ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2016 I. ZAMAWIAJĄCY KAFFERIA S.C. Dobiesław Jocek Tomasz Wawryczuk, ul. Sprzętowa 2, 10-467 Olsztyn. II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem Zamówienia jest przeprowadzenie usługi indywidualnego audytu wzorniczego i na jego podstawie opracowanie strategii wzorniczej w firmie KAFFERIA S.C. Dobiesław Jocek Tomasz Wawryczuk, przez co najmniej dwuosobowy zespół audytowy w ramach projektu pt. Design kluczem do rozwoju firmy KAFFERIA. III. INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE Zamawiający KAFFERIA S.C. Dobiesław Jocek Tomasz Wawryczuk będzie ubiegał się o dofinansowanie projektu pt. Design kluczem do rozwoju firmy KAFFERIA w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest: a) audyt wzorniczy analiza działalności Zamawiającego pod względem potencjału i potrzeb wzorniczych. Audyt obejmuje m.in.: analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie modelu biznesowego, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie technologii, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie struktury organizacyjnej, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie procesów komunikacji, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie strategii marketingowej, analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, analizę potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego. b) strategia wzornicza raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego zawierający co najmniej następujące elementy: ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, działań marketingowych firmy, 1
ogólny opis otoczenia Zamawiającego w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych, określenie kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Zamawiającego, ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie Zamawiającego oraz jej potencjału w tym zakresie, zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie Zamawiającego, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie Zamawiającego, rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla Zamawiającego. Specyfikacja techniczna raportu: 1. wydruk w formie papierowej, format A4, spięty na trwałe w jedną całość, ilość sztuk 2; 2. nośnik elektroniczny (np. CD/DVD) zawartość identyczna jak w wersji papierowej w formacie.doc i pdf. 2) Kod CPV usługi : 79212000-3 Usługi audytu 3) Przedmiot działalności zamawiającego obejmuje: PKD 47.99.Z Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona poza siecią sklepową, straganami i targowiskami branża: - spożywcza - maszyny i urządzenia 4) Po zakończeniu postępowania ofertowego, Zamawiający zawrze z wyłonionym Wykonawcą Zamówienia warunkową umowę na realizację audytu wzorniczego. Wzór umowy warunkowej stanowi zał. nr 5. 5) Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający uzależnia od otrzymania informacji od PARP o przyznaniu dotacji do realizacji projektu Design kluczem do rozwoju firmy KAFFERIA w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję", I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 2020. V. MIEJSCE, TERMIN I ZASADY REALIZACJI USŁUGI 1) Audyt wzorniczy powinien przeprowadzony być w biurze firmy, tj. KAFFERIA S.C. Dobiesław Jocek Tomasz Wawryczuk ul. Stalowa 7A, 10-420 Olsztyn oraz w wybranych lokalizacjach w terenie, gdzie funkcjonują urządzenia Zamawiającego (aktualna lista miejsc zostanie przedstawiona Wykonawcy przez Zamawiającego, w celu wyboru reprezentatywnej grupy). 2) Realizacja usługi powinna zostać rozpoczęta najpóźniej w terminie jednego miesiąca od daty zawarcia przez Zlecającego umowy o dofinansowanie w ramach Programu 2
Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję etap I i powinna trwać maksymalnie 5 miesięcy. 3) W przypadku skierowania wniosku o dofinansowanie do oceny merytorycznej, przedstawiciel wybranego przez Zamawiającego wykonawcy audytu wzorniczego zobowiązany będzie do udziału w posiedzeniu Panelu Ekspertów, o którym mowa w 10 Regulaminu konkursu w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, w terminie wyznaczonym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania prezentacji projektu na posiedzenie Panelu Ekspertów na podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych. VI. WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW 1) Oferent posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) w trzech różnych branżach gospodarki, tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie z wdrożeniem na rynek, w ostatnich pięciu latach. W przypadku, gdy Oferent będzie posiadał doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów tylko w jednej branży, musi być to branża Zamawiającego, a projektowanie i wdrażanie produktów zostało zrealizowane w dwóch firmach z tej branży. Spełnienie wymagania będzie ocenione na podstawie: a) dostarczonych referencji odbiorców produktów i usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami (do oferty należy załączyć kopie referencji potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Oferenta) oraz b) linków do produktów i usług zaprojektowanych przez Oferenta, a wdrożonych przez klienta Oferenta, które są obecnie dostępne na rynku. 2) Do realizacji audytu Oferent wskaże co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. każdy z ekspertów przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Wymagane jest, aby ekspert posiadał doświadczenie w rożnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy ekspert posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu produktów lub usług tylko w jednej branży, może być ekspertem w projekcie, o ile posiada doświadczenie w branży Zamawiającego. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie ekspertów są referencje odbiorców produktów i usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. Wymagane jest, aby co najmniej jeden z wyznaczonych ekspertów posiadał udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa. 3) Wykonawca zobowiązany jest znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia. Spełnienie wymagania będzie ocenione na podstawie przedłożenia stosownego zaświadczenia z banku o środkach zgromadzonych na koncie w wysokości minimum liczby pięciocyfrowej będącej minimum jednokrotnością liczby 30.000 PLN. 4) Niepozostawanie w trybie postepowania likwidacyjnego ani w stanie upadłości, a także niezaleganie z opłacaniem podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne 3
(z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu). Jako dowód Oferent przedstawi aktualne (nie starsze niż 3 miesiące): zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w opłacaniu podatków oraz zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. 5) Wymagane jest, aby oferent przedstawił aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 3 miesiące) lub wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej. W przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, wspólnicy spółek cywilnych) niezbędne jest przedstawienie w/w dokumentów indywidualnie dla każdego z podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia. 6) Brak powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7) Niezbędnym jest, aby oferta oraz wszystkie załączniki opatrzone zostały podpisem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8) Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty. VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY 1) Rozpatrywane będą jedynie oferty spełniające kryteria formalne (pkt VI). 2) Zamawiający Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium CENY BRUTTO Wynik (w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku) = (cena najniższa / cena oferenta) *100 Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów w ramach tego kryterium wynosi 100. Uwzględniając powyższe kryteria oceny ofert, wybrana zostanie oferta z najwyższą ilością punktów. VIII. OFERTA 1) Wymagania podstawowe: a) oferta powinna być sporządzona wg wzoru FORMULARZ OFERTY (Załącznik nr 1). b) oferta powinna zawierać cenę netto i brutto w polskich złotych. c) cena przestawiona w ofercie powinna zawierać pełny koszt dla Zamawiającego. d) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postepowania. 4
2) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. Dokumenty (załączniki) sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym za zgodność ze stanem faktycznym przez Oferenta. 3) Kopie dokumentów powinny zostać opatrzone napisem Za zgodność z oryginałem i podpisem osoby uprawnionej do składania oferty. W przypadku przedstawienia kopii nieczytelnej lub budzącej wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnego potwierdzenia. 4) Termin złożenia oferty upływa w dniu 20.09.2016 r. o godz. 10:00. Oferty prosimy składać osobiście, przesyłać przesyłką pocztową lub kurierską na adres biura firmy, tj. KAFFERIA S.C. Dobiesław Jocek Tomasz Wawryczuk ul. Stalowa 7A, 10-420 Olsztyn do dnia 20.09.2016 r. (decyduje data wpływu oferty do biura Zamawiającego). Na kopercie należy umieścić adnotację: Oferta na audyt wzorniczy. 5) Oferty złożone w inny sposób, w tym w szczególności za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej nie będą rozpatrywane. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. 6) O wynikach konkursu Zamawiający zawiadomi Oferentów w terminie do 7 dni po upływie terminu składania ofert. 7) Tryb udzielania wyjaśnień do oferty: a) każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego. b) osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego jest: Karolina Cydzik email: cydzik@mag.olsztyn.pl. c) pytania muszą być wysłane na adres e-mail: cydzik@mag.olsztyn.pl. IX. POSTANOWIENIA DODATKOWE 1) Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych. 3) Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian do dokumentacji zapytania ofertowego wraz z załącznikami. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na swojej stronie internetowej. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 5) Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 5