Protokół z posiedzenia w dniu 26 września 2015 r. godzina 9.00. 1. Stwierdzenie prawomocności obrad. 2. Zatwierdzenie protokołu z poprzedniego zebrania. 3. Sprawy bieżące: a) W oparciu o posiadaną dokumentacje ogrodu czyli dokumenty z walnych zebrań i posiedzeń zarządu, zarząd postanowił podjąć próbę stworzenia Kroniki Ogrodu. Kronika sukcesywnie w miarę jej powstawania będzie publikowana na stronie internetowej. W tym miejscu apel do działkowców, którzy posiadają jakiekolwiek zdjęcia z początku powstawania ogrodu do przesyłania ich (najlepiej w formie elektronicznej) na adres e-mail ogrodu; b) Stan wpłat omówiono stan wpłat na koniec sierpnia 2015 r. czyli ostatecznej daty wpłaty wszystkich zobowiązań za 2015 r. Niestety nie jest on zadawalający. Do dnia dzisiejszego wpłat nie dokonało ok. 74 % działkowców, z tego 61 osób nie wpłaciło drobnych sum do 10 złotych, 41 osób kwoty do 100 złotych oraz 47 osób zalega z wpłatami powyżej 1.000 złotych. W tej sprawie do zarządu wpłynęło 6 pism z prośbą o przesunięcie lub rozłożenie na raty większych zaległości. Każdy z działkowców otrzyma indywidualną odpowiedź w zależności od uzasadnienia prośby. Należy przypomnieć, że komunikat nr 2 z 17 maja 2015 r. wraz ze stanem zobowiązań wysłano do ponad 100 osób i pomimo potwierdzenia odbioru zawiadomienia o konieczności uregulowania zobowiązań do końca sierpnia 2015 r. 4 działkowców w 2015 r. nie dokonało żadnej wpłaty, a 4 wpłaciło minimalne kwoty (należność za prąd). W stosunku do 4 pierwszych działkowców zarząd postanowił wszcząć procedurę pozbawienia prawa do działki, natomiast w stosunku do pozostały wysłać przesądowe wezwanie do zapłaty. W tym miejscu należy przypomnieć, że wszystkie opłaty za ubiegły rok i bieżące zobowiązania należało uregulować do dnia 31 sierpnia 2015 r. Po tym terminie zarząd ma prawo naliczać odsetki ustawowe. Stan zobowiązań zostanie przesłanych do wszystkich działkowców przy komunikacie nr 3. c) Szkolenie w Okręgowym Zarządzie nowi członkowie zarządu zostali zaproszeni do obowiązkowego uczestnictwa w szkoleniu mającym na celu przybliżenie prawnych aspektów leżących u podstaw działania zarządu. Prelegenci jako podstawę działania wskazali aktualnie obowiązująca ustawę o rodzinnych ogrodach działkowych, która w większym stopniu niż poprzednia ustawa, umożliwia ściąganie należności od dłużników. Uczestnicy zebrania zostali poinformowani o fakcie zarejestrowania Statutu w Krajowym Rejestrze Sadowym. Stowarzyszenie zostało zarejestrowane jako inna organizacja społeczna. W ostatniej fazie przygotowania jest również Regulamin ROD. Krajowa Rada PZD planuje wydanie wszystkich aktów prawnych w formie broszury. Duży nacisk położona na zakres uprawnień zarządu, w tym konieczność przyjecie przez walne zebranie członków regulaminów porządkujących ogół spraw na ogrodzie. Wskazano na konieczność przestrzegania zapisów ustawy
w zakresie metrażu altan i nieprawnego poświadczenia zameldowania na terenie ogrodu. W tym miejscu prezes ogrodu poinformowała zebranych, że według ustaleń gminy Tarnowo Podgórne na naszym ogrodzie nie ma osób zameldowanych, gdyż nieruchomość nie jest oznaczona. d) W dniu 9 sierpnia 2015 r., na skutek interwencji jednego z działkowców (niezadowolonego z ustawienia kontenerów na śmieci przy jego działce) Okręgowy Zarząd PZD przeprowadził wizje lokalną na naszym terenie. Komisja w składzie 3 osób zapoznała się z pismami działkowca wysyłanym do OZ od 2013 r. i zwizytowała miejsca ustawienia kontenerów. Efektem wizyty OZ jest protokół, który pozytywnie ocenia działania zarządu w tym temacie, ale zobowiązuje zarząd do: Przyjęcia regulaminu wjazdu i poruszania się po terenie pojazdów mechanicznych zakazującego transportowanie samochodami śmieci do kontenerów; Przeprowadzenia rozmowy z użytkownikami działek zlokalizowanych w pobliżu kontenerów w celu usytuowania pojemników na odpady komunalne w jednakowych odległościach od działek; Zamontowanie przy spornych kontenerach elementów wygłuszających; Po uregulowaniu sprawy drogi dojazdowej do bramy nr 2 konieczne będzie zabezpieczenie miejsca na kontenery ekranami. Wszystkie zalecenia mają być wykonane do końca 2015 r. Zarząd postanowił zakupić dwa metalowe pojemniki ażurowe na tworzywa sztuczne i dwa na odpady szklane. W tym miejscu prezes omówiła sprawę użytkowania przez ogród drogi do bramy nr 2. Z posiadanej dokumentacji wynika, że ogród od 1988 r. ponosi mniejsze lub większe, ale coroczne koszty związane z jej użytkowaniem. W dniu 5.05.1988 r. zawarta została umowa pomiędzy właścicielem gruntu a zarządem POD na dzierżawę drogi dojazdowej - koszt 20.000,-; W następnych latach podwyższono opłatę do kwoty 32.000,- W 1996 r. dotychczasowy właściciel gruntu sprzedaje go następnej osobie, która kilkakrotnie wzywa zarząd do regulowania różnego rodzaju należności np. z zniszczone nasadzenia. W końcowym efekcie sporne sprawy regulowane są polubownie. Jedna z uchwał zarządu skreśla konserwację płotu przy alejce Akacjowej ze stałych prac wykonywanych przez działkowców na rzecz ogrodu. W 2004 r. zarząd wyraża zgodę na użyczenie wody po wniesieniu opłaty na eksploatację wodociągu i uiszczeniu kosztów według wskazań licznika. Końcowym dokumentem jest porozumienie z dnia 30 lipca 2005 r. zarząd zezwala na posadowienie szafki pomiarowej na terenie ROD i użyczenie wody w zamian za dalszą zgodę na użytkowanie drogi. e) Prezes zarządu omówiła zadania, które należy wykonać do końca roku. Poszczególni członkowie zarządu w osobach J. Nawrot i M. Liberski czyli stała komisja ds. zagospodarowania ogrodu, dokonają przeglądu działek pod względem rozpoczętych robót budowlanych, zajmą się ustaleniem wykazu działek, które nie mają wjazdu dla samochodów na działkę oraz ocenią stan alejek ogrodowych. Natomiast kolega
A. Bukowski wraz z gospodarzem zajmą się oznaczeniem numerami porządkowymi lamp, studni i pompy przygotowując się do corocznej inwentury. Położenie lamp i studni zostanie naniesione na plan. Zostanie również przeprowadzona inwentaryzacja kaplicy. Kolega Stanisław - wraz z gospodarzem będzie sukcesywnie dokonywał przeglądu przyłączy wody i nanosił ich położenie na kartach C z uwzględnieniem lokalizacji licznika wody. f) Sprawa przeniesienia prawa do działki. Do zarządu wpłynęło 9 wniosków o przeniesieni praw do działki. Zarząd postanowił, że w oparciu o regulamin ogrodu przed podjęciem uchwały w tym zakresie, konieczne jest sprawdzenie powierzchni działki, powierzchni altany i lokalizacji przyłączy oraz wypełnienie kart C. W tym celu wiceprezes Kolega Błażej wraz z gospodarzem przy udziale obecnych użytkowników dokonają pomiarów i ocenią prawidłowość zagospodarowania działki. g) Prezes zarządu poinformowała zebranych o konieczności wykonania mapy geodezyjnej, która jest niezbędna do wszystkich działań inwestycyjnych. Planowane jest miedzy innymi - likwidacja działki nr 355 - od początku istnienia ogrodu jest to teren zajęty przez transformator. W tym temacie zostaną zebrane oferty, które będą podstawą do wykonania mapy w przyszłym roku. h) Na poprzednim zebraniu zasygnalizowano konieczność wycinki drzew na placu zabaw i terenie przyległym oraz w rowku melioracyjnym. Gospodarz ustalił, że konieczne jest wycięcie 25 drzew. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej biorący udział w zebraniu z głosem doradczym - wyraził chęć przeglądu drzew zakwalifikowanych do wycinki. W obecnym stanie prawnym wydawaniem zezwolenia na wycinkę drzew zajmuje się gmina. Jednakże do dnia dzisiejszego nie opublikowano wzoru wniosku, który należy złożyć by zezwolenie otrzymać. Przedstawiciel gminy odpowiedzialny za wydawanie zezwoleń ustalił, że działkowcy, którzy zamierzają prowadzić wycinkę drzew stosowny wniosek będą składać do zarządu ROD i) Omówiono sprawę drogi do bramy nr 2. Ustalono, że konieczne są dalsze nakłady w tym zakresie. Zarząd podjął uchwałę o konieczności ostatecznego w tym roku utwardzenia drogi, której koszt brutto nie może przekroczyć 5.000,- W ramach zleconych prac wykonane zostanie również uporządkowanie alejki Spacerowej i Akacjowej. Sprawę pilotuje kol. M.Liberski wraz z gospodarzem. j) W dniach 18-19 września 2015 r. dokonano kolejnego odczytu prądu. Informacje zostaną w najbliższym czasie wywieszone w gablotach ogrodowych. k) Uwzględniając zgłoszenia niektórych działkowców na okres jednego miesiąca założone zostały liczniki kontrolne u działkowców wykazujących zaniżone odczyty.
Odczytano zużycie prądu w podlicznikach kontrolnych i ustalono, że w 3 przypadkach licznik jest niesprawny. Działkowcy, których liczniki zostały poddane kontroli zostaną zaproszeni na następne posiedzenie zarządu celem wyjaśnienia sprawy. W tym miejscu zarząd informuje, że wszystkie liczniki prądu, które wykazują niskie zużycie zostaną poddane okresowej kontroli. l) Na dzień 31 października 2015 r. ustalono końcowy termin odczytu zużycia wody. Ustalono, że działkowcy mogą samodzielnie dokonać odczytu, a stan zużycia podać e- mailem Mariola@otowo.info lub telefonicznie/ SMS na telefon gospodarza 697-191-338 lub pisemnie do skrzynki kontaktowej w biurze zarządu. Osoby, które nie mogą dokonać odczytu samodzielnie proszone są o informacje do gospodarza, który odczytu dokona. Jednocześnie ustalono, że z uwagi na zmianę formy odczytów liczników zarząd wyrywkowo skontroluje niektóre liczniki celem weryfikacji poprawności zgłoszeń. Osoby, które nie posiadają liczników na wodę lub nie zgłosiły faktu założenia licznika zostaną obciążone ryczałtem. Wysokość ryczałtu ustalona zostanie po zamknięciu wody i spisaniu wszystkich stanów. m) Ochrona ogrodu w okresie zimowym z uwagi na brak odpowiednich warunków pracy, duży koszt ogrzewania i brak nadzoru nad dyżurnymi - zarząd po analizie wpłat na ten cel zaproponował zmianę formy ochrony ogrodu. W tym celu wykorzystano oferty złożone prze 2 firmy w zakresie monitoringu terenu działek. Proponowany system wymaga zatrudnienia jednej osoby np. gospodarza do obsługi systemu. Założono wykorzystanie posiadanych przez działkowców pilotów do otwierania bram w okresie letnim tj od początku kwietnia do końca października. W okresie od listopada do końca marca każdy działkowiec otrzyma 2 karty, które będą otwierały bramy przy jednoczesnym zarejestrowaniu wjazdu lub wyjazdu. Wjazd na teren będą mieli wyłącznie działkowcy. Pozostałe osoby będą musiały zgłosić chęć wjazdu do gospodarza dyżurującego w biurze zarządu. Czytniki kart będą zamontowane na istniejących słupach konstrukcji bram. Zarząd 5 głosami za i 1 wstrzymującym podjął uchwałę o zleceniu firmie EXEnet M. Banaszyk dostarczenie, instalację i uruchomienie opisywanego wyżej systemu. Koszt uruchomienia wyniesie ok. 40.000,-. n) W ramach zebranych środków podjęto wymianę żarówek w lampach ogrodowych. Próbnie zakupiono 10 żarówek ledowych o mocy 20 Watt, które zostaną zamontowane w poszczególnych lampach. Lampy z wymienionymi żarówkami zostaną podane kontroli zużycia prądu do celów porównawczych z żarówkami dotychczas stosowanymi. W przypadku zadawalających efektów, czyli zmniejszeniu zużycia prądu. W przyszłym roku zostanie wymieniona kolejna część żarówek. o) Wobec kończącego się sezonu podjęto decyzję o wysłaniu komunikatu do wszystkich działkowców z informacją o planowanym zamknięciu wody. Wraz z komunikatem
zostaną do działkowców, którzy dokonali wpłat na ochronę ogrody przesłane karty umożliwiające wjazd na teren ogrodu w sezonie zimowym. Jednocześnie zostanie wysłana informacja o stanie zobowiązań każdej działki. p) Uczestniczący w posiedzeniu zarządu Przewodniczący Komisji Rewizyjnej odczytał protokół z posiedzenia komisji rewizyjnej z dnia poprzedniego. Protokół zobowiązał zarząd do przeprowadzenia dodatkowego badania wody. Ustalono, że po dostarczeniu zarządowi uchwały komisji rewizyjnej w tej sprawie, zarząd zleci badanie wody profesjonalnej firmie. Próbki wody zostaną pobrane przez firmę, której zarząd zleci badanie. Jednocześnie ustalono, że w dniu 24 października 2015 r. o godzinie 12.00 komisja rewizyjna przeprowadzi kontrolę na podstawie uchwał komisji rewizyjnej z dnia 2 lipca 2015 r.
Podjęte uchwały Uchwała na 25/2015 Zarządu ROD OTOWO z dnia 26 września 2015 r. W sprawie: zakupu używanych pojemników na odpady segregowane W oparciu o obowiązujące przepisy prawa w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi i w celu zminimalizowania kosztów ponoszonych przez działkowców za wywóz odpadów komunalnych zarząd postanawia: 1. zakupić 2 używane ażurowe pojemniki na odpady tworzyw sztucznych oraz 2 na odpady szklane. 2. Koszt zakupu jednego pojemnika nie może przekroczyć 1.000 zł. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Skarbnik Zarządu ROD Małgorzata Jabłecka-Jędrzejczak Prezes Zarządu ROD Mariola Kokocińska Uchwała na 26/2015 Zarządu ROD OTOWO z dnia 26 września 2015 r. W sprawie: ostatecznego utwardzenia drogi dojazdowej W oparciu o uchwałą walnego zebrania nr 8/2015 zarząd ROD OTOWO w Otowie zleca utwardzenia drogi dojazdowej do bramy nr 2 firmie D.J.Trans-SERWICE J.Danielewski na kwotę brutto 5.000,- Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Skarbnik Zarządu ROD Małgorzata Jabłecka-Jędrzejczak Prezes Zarządu ROD Mariola Kokocińska
Uchwała na 27/2015 Zarządu ROD OTOWO z dnia 26 września 2015 r. W sprawie: monitoringu ogrodu W oparciu o uchwałą walnego zebrania nr 12/2015 zarząd ROD OTOWO w Otowie zleca firmie EXEnet M. Banaszyk dostarczenie, instalację i uruchomienie systemu monitoringu w celu ochrony ogrodu w okresie zimowym. Koszt uruchomienia wyniesie ok. 40.000,-. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Skarbnik Zarządu ROD Małgorzata Jabłecka-Jędrzejczak Prezes Zarządu ROD Mariola Kokocińska