Zapewnienie przychodów (Revenue Assurence)

Agenda 1. Przedstawienie referencji 2. Kontekst zabezpieczenia przychodów w organizacji 3. Revenue Assurance korzyści biznesowe 4. Kontekst Revenue Assurance i platforma IDEA CaseWare 5. IDEA CaseWare omówienie platformy 6. Oprogramowanie IDEA CaseWare przegląd funkcji 7. Oprogramowanie IDEA CaseWare przykładowe badania w zakresie Revenue Assurance 8. Case study Wyłączny dystrybutor w Polsce Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 2 l 35

Kontekst zabezpieczenia przychodów w organizacji Możliwości w zakresie zapewniania dochodów występują zawsze Rozszerzenie zakresu działalności i poszerzenie celów Nowe działania stanowią nowe wyzwanie i zwiększone ryzyko Umiejętności wymagane do realizacji nowych wyzwań w zakresie RA Wyłączny dystrybutor w Polsce Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 5 l 35

Kontekst Revenue Assurance i platforma IDEA CaseWare Finanse IT Zamówienia HR Operacje Sprzedaż Wsparice Filtrowanie danych Usługi ź Prawo Statystyka ź IDEA RA Automatyzacja ź Marketing ź Standaryzacja Wyłączny dystrybutor w Polsce Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 6 l 35

Revenue Assurance i platforma IDEA CaseWare korzyści biznesowe Zmniejszenie strat do 12% wartości przychodów organizacji, średnio 4-7% Automatyzacja badań z zakresu Revenue Assurance w oparciu o gotowe metody badawcze Szybka reakcja i bieżąca analiza dzięki systemowi ciągłego monitoringu Możliwość tworzenia własnych raportów analitycznych w oparciu o BigData, zoptymalizowanych do potrzeb organizacji Wyłączny dystrybutor w Polsce Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 7 l 35

IDEA CaseWare współpraca z bazami danych IDEA pozwala na import i eksport danych z lub do wielu formatów, włączając pliki pochodzące z różnych systemów: Microsoft Access, pliki tekstowe, pliki XML, pliki SAP, pliki PDF tekst, bazy dbase, technologia ODBC, bazy Oracle. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 9 l 35

IDEA CaseWare omówienie Użytkowanie programu nie wymaga wyspecjalizowanej wiedzy IT, jak chociażby znajomości języka programowania czy strukturalnego języka zapytań baz danych Program umożliwia przeprowadzanie badań na 2 miliardach rekordów, arkusz kalkulacyjny obsługuje między 60 tys. 100 tys. Rekordów Odtworzenie każdego zarejestrowanego ciągu czynności związanego z poszczególnym badaniem dzięki funkcjonalności Makro jest intuicyjne Ewidencjonowanie zmian dokonanych na zbiorach danych odbywa się automatycznie, w związku z czym jest idealnym narzędziem dla pracowników audytu i kontrolingu Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 10 l 35

IDEA CaseWare Model wykonania badania z dowolnego źródła Import danych Wykonanie analizy szybkie sortowanie grupowanie, wyciąganie danych obliczanie pól, podsumowywanie stratyfikacja, próbkowanie wiekowanie etc. raporty tabele przestawne wykresy eksport historia przegląd projektu Przegląd wyników Automatyzacja Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 11 l 35

Idea CaseWare Funkcja: wczytywanie danych z pdf IDEA umożliwia wczytywanie danych z plików o rozszerzeniu pdf, a także raportów generowanych z systemów księgowych i wyciągów bankowych. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 13 l 35

Idea CaseWare Funkcja: identyfikacja luk i wyszukiwanie brakujących numerów faktur Identyfikacja luk (na przykładzie rozliczeń sprzedaży) celem badania jest wyszukanie brakujących faktur. Wyszukanie tego typu anomalii umożliwia rozpoznanie błędów systemowych lub błędów będących następstwem celowego działania pracowników. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 15 l 35

Idea CaseWare Funkcja: identyfikacja duplikatów Wyszukanie dla wskazanego kontrahenta operacji realizowanej na nowe, nieznane wcześniej konto. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 16 l 35

Idea CaseWare Funkcja: łączenie tabel Łączenie tabel (na przykładzie analiz w dziale zakupu) celem badania jest identyfikacja zrealizowanych zakupów składników majątku, dla których nie złożono wcześniej zamówienia. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 17 l 35

Idea CaseWare Funkcja: badanie czasu wykonania zadania (z zastosowaniem metody pivot table) Celem analizy jest identyfikacja obszarów, w których następuje wydłużenie realizacji zadań wykonywanych przez firmę. Możliwość analizy większej ilości cech, niż w przypadku MS Excel Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 19 l 35

Idea CaseWare Funkcja: tworzenie makr Cały proces badawczy możemy łatwo powtórzyć poprzez zarejestrowanie makro i odtworzenie całej analizy. Jeżeli jest taka potrzeba, możemy intuicyjnie dokonać zmian w zarejestrowanym makro. Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 20 l 35

Idea CaseWare Funkcje matematyczne Funkcja Opis @abs() Zwraca wartość bezwzględną @Age() Wylicza różnice dni między dwiema wskazanymi datami @AllTrim() Usuwa wszystkie spacje Zwraca 1 jeżeli wartość będzie zawarta między wskazanymi przedziałami, @Between() w przeciwnym wypadku zwraca 0 @CompIf() Funkcja podobna do @if(), tutaj istnieje możliwość zastosowania wielu warunków @CompareNoCase W trakcie porównywania tekstów ignoruje występowanie dużych liter @Ctod() Wykonuje konwersje z danych tekstowych na datę @Date() Zwraca aktualną datę @Delete() Usuwa określoną liczbę znaków we wskazanym miejscu w tekście @DoW() Wyliczanie dnia tygodnia @If() Funkcja logiczna, przy spełnieniu warunku dokonuje stosownych wyliczeń @Int() Zaokrągla liczbę w dół. @IsBlank() Zwraca 1 jeżeli pole jest puste, w przeciwnym wypadku zwraca 0 Zwraca 1 jeżeli dane typu data są prawidłowo sformułowane, @IsFieldDataValid() w przeciwnym wypadku zwraca 0 Wyszukuje fragment tekstu w innym tekście, gdy odnajdzie fragment tekstu @Isin() wskazuje na numer litery od, której fragment się pojawia @JustLetters() Usuwa wszystkie znaki, pozostawia tylko litery @JustNumbers() Usuwa wszystkie znaki, pozostawia tylko cyfry @Left() Wyodrębnia określoną liczbę znaków z tekstu, licząc od lewej strony @len() Zwraca ilość znaków występujących w tekście Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 22 l 35

Idea CaseWare Funkcje matematyczne Funkcja Opis @Lower() Konwersja tekstu na małe litery @NoMatch() Wyszukuje rekordy, które nie posiadają wartości podanej w funkcji @Max() Zwraca wartość największą @Proper() Konwersja na tekst złożony z małych liter i pierwszą literę z dużej litery @Qtr() Zwraca numer kwartału dla podanej daty @Remove() Usuwa wszystkie myślniki @Replace() Zamień fragment tekstu na inny fragment tekstu @Right() Wyodrębnia określoną liczbę znaków z tekstu, licząc od prawej strony Zwraca z tekstu fragment tekstu jaki pojawia się między podanym innym fragmentem @SimpleSplit() początkowym i fragmentem końcowym tekstu @SmilarPhrase() Oblicza podobieństwo między dwiema wskazanymi frazami, lub polami tekstowymi Oblicza podobieństwo między dwoma ciągami tekstowymi (jak również pojedynczymi @SmilarWord () słowami) oraz kolumną tekstową @SpanExcluding() Zwraca fragment tekstu do momentu aż pojawi się wskazana litera/litery @Strip() Usuwa wszystkie znaki, pozostawia tylko cyfry i litery @StripAccent() Zamienia znaki nieanglojęzyczne na znaki angielskie @Trim() Usuwa spacje występujące na początku i końcu tekstu @Upper() Konwersja tekstu na duże litery Konwersja tekstu na liczbę (w momencie wystąpienia litery w tekście przerywa @Val() konwertowanie pozostałych znaków) @Workday() Zwraca dla dnia pracującego 0, dla soboty i niedzieli 1 @Lower() Konwersja tekstu na małe litery Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 23 l 35

Wyszukiwanie niezgodności w obszarze płatności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje występowanie duplikatów oraz luk w numerach faktur. Wykonywane działania 1. Łączenie baz dla poszczególnych miesięcy 2. Sortowanie kolumny z numerami faktur 3. Ręczne wyszukiwanie niezgodności Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 25 l 35

Wyszukiwanie niezgodności w obszarze płatności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje występowanie duplikatów oraz luk w numerach faktur. Czas wykonywania badania bez narzędzia > 3 godziny w zależności od ilości rekordów Czas wykonywania badania z IDEA CaseWare < 5 minut Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 26 l 35

Wydzielanie baz Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu raportuje występowanie najwyższych wartości faktur dla poszczególnych sprzedawców. Wykonywane działania 1. Sortowanie bazy według numeru sprzedawcy 2. Tworzenie osobnych baz danych dla danego numeru sprzedawcy 3. Wyszukiwanie 3 najwyższych wartości faktur Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 27 l 35

Wydzielanie baz Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu raportuje występowanie najwyższych wartości faktur dla poszczególnych sprzedawców. Czas wykonywania badania bez narzędzia > 1 godziny w zależności od ilości rekordów Czas wykonywania badania z IDEA CaseWare < 1 minuta Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 28 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje autoryzacje poszczególnych zakupów przez osoby do tego uprawnione. Wykonywane działania 1. Połączenie bazy płatności z bazą słownikową autoryzacji 2. Wyszukanie transakcji, których wartość jest wyższa niż limit zakładany przez słownik autoryzacji 3. Wydzielenie niezgodnych transakcji do nowej bazy Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 29 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje autoryzacje poszczególnych zakupów przez osoby do tego uprawnione. Czas wykonywania badania bez narzędzia > 1 godziny w zależności od ilości rekordów Czas wykonywania badania z IDEA CaseWare < 1 minuta Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 30 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje termin rozpatrywania reklamacji. Wykonywane działania 1. Wyszukanie rekordów, dla których nie wystąpiła data rozpatrzenia reklamacji 2. Obliczenie ilości dni między datą złożenia reklamacji a datą jej rozpatrzenia 3. Porównanie obliczonej ilości dni z wartością oczekiwaną w tym przypadku 14 dni Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 31 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje termin rozpatrywania reklamacji. Czas wykonywania badania bez narzędzia > 5 godzin Czas wykonywania badania z IDEA CaseWare < 1 minuta Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 32 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje zapasy magazynowe dla poszczególnych produktów. Wykonywane działania 1. Połączenie bazy dokonanych zamówień z bazą zapasów magazynowych dla poszczególnych produktów 2. Obliczenie różnicy w ilości produktów, które zostały zamówione a stanem magazynowym Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 33 l 35

Wyszukiwanie niezgodności Opis sytuacji Pracownik działu kontrolingu monitoruje zapasy magazynowe dla poszczególnych produktów. Czas wykonywania badania bez narzędzia > 1 godzina Czas wykonywania badania z IDEA CaseWare < 1 minuta Copyright 2017 PBSG Wszelkie prawa zastrzeżone www.pbsg.pl 34 l 35