28 Czerwiec 2010 r. DELEGACJE KRAJOWE I ZAGRANICZNE Projektowane zmiany Marcin Górski, adwokat
Źródła prawa Projekt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 kwietnia 2010 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Rozporządzenie).
Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakooczenia podróży krajowej Zgodnie z 4 Rozporządzenia, miejscowośd rozpoczęcia i zakooczenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznad za miejscowośd rozpoczęcia (zakooczenia) podróży miejscowośd pobytu stałego lub czasowego pracownika. 3
Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży krajowej Zgodnie z 10 Rozporządzenia, czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji: 1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; 2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; 3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 4
Świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowych 1) diety; 2) zwrot kosztów przejazdów i dojazdów; 3) zwrot kosztów noclegów; 4) zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 5
Diety z tytułu podróży zagranicznych Zgodnie z 11 ust. 1 Rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Zgodnie z 11 ust. 2 Rozporządzenia, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego paostwa podróży. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej paostw pracodawca może ustalid więcej niż jedno paostwo docelowe. Zgodnie z 11 ust. 3 Rozporządzenia, należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę podróży zagranicznej: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje ½ diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Zgodnie z 11 ust. 4 Rozporządzenia, wysokośd diet za dobę podróży w poszczególnych paostwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Zgodnie z 12 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, pracownikowi, który otrzymuje za granicą całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 % diety, natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie 15% diety, 2) obiad 30% diety, 3) kolację 30% diety, 4) inne wydatki 25% diety. Zgodnie z 12 ust. 3 i 4 Rozporządzenia, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelowej, w ramach której świadczono wyżywienie, przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio, natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granica należnośd pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należnośd pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. 6
Diety z tytułu podróży krajowych Zgodnie z 5 ust. 1 Rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 30 zł za dobę podróży. Zgodnie z 5 ust. 2 Rozporządzenia, należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcie podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje, b) od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin przysługuje połowa diety, b) ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Zgodnie z 5 ust. 4 Rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie 25 % diety, 2) obiad 50 % diety, 3) kolacja 25 % diety. Zgodnie z 5 ust. 5 Rozporządzenia, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelowej (noclegowej), w ramach której świadczono wyżywienie, przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio. 7
Zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży krajowych oraz podróży zagranicznych Zgodnie z 3 ust. 2 Rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. W myśl 3 ust. 3 Rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdu wagonem sypialnym z miejscem do leżenia lub opłat dodatkowych za przejazd oraz przelotu samolotem dokonuje się w wysokości udokumentowanej biletami lub rachunkami. Zgodnie z 3 ust. 4 Rozporządzenia, na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazid zgodę na przejazd: 1) W podróży krajowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy 2) W podróży zagranicznej samochodem osobowym lub motocyklem niebędącym, własnością pracodawcy Zgodnie z 3 ust. 5 Rozporządzenia, za przejazd w podróży krajowej i podróży zagranicznej, w przypadkach o których mowa w ust. 4, pracownikowi przysługuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może byd wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art.34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r., Nr 125, poz. 874, ze zm.). 8
Zwrot kosztów noclegów z tytułu podróży krajowych Zgodnie z 7 ust. 1 Rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Zgodnie z 7 ust. 2 Rozporządzenia, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w 7 ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. W myśl 7 ust. 3 Rozporządzenia, ryczałt przysługuje także, gdy w przypadku gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zgodnie z 7 ust. 4 Rozporządzenia, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwośd codziennego powrotu do miejscowości Zgodnie z 8 Rozporządzenia, pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. 9
Zwrot kosztów noclegów z tytułu podróży zagranicznych Zgodnie z 15 ust. 1 Rozporządzenia, za nocleg, przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Zgodnie z 15 ust. 2 Rozporządzenia, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przyjazdu. Zgodnie z 15 ust. 3 Rozporządzenia, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazid zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Zgodnie z 15 ust. 4 Rozporządzenia, przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. 10
Zwrot kosztów poruszania się komunikacją miejscową w podróży krajowej Zgodnie z 6 ust. 1 Rozporządzenia, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Zgodnie z 6 ust. 2 Rozporządzenia, ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Zgodnie z 6 ust. 3 Rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. 11
Zwrot kosztów poruszania się komunikacją miejscową w podróży zagranicznej Zgodnie z 16 ust. 1 Rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (tzw. dieta dojazdowa) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Zgodnie z 16 ust. 2 Rozporządzenia, na pokrycie kosztów dojazdów kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Zgodnie z 16 ust. 3 Rozporządzenia, ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2 nie przysługują, jeżeli: 1) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym ( służbowym lub prywatnym), 2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy 3) pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczibne są ryczałty.
Zaliczki z tytułu podróży krajowej Zgodnie z 9 ust. 1 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Zaliczki z tytułu podróży zagranicznej Zgodnie z 19 ust. 1 Rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zgodnie z 19 ust. 2 Rozporządzenia, za zgodą pracownika, zaliczka może byd wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartośd przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. 14
Dokumentowanie wydatków z tytułu podróży krajowej Zgodnie z 9 ust. 2 Rozporządzenia, rozliczenie kosztów podróży krajowej przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dnu od dnia zakooczenia tej podróży Zgodnie z 9 ust. 3 Rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności: rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku, faktury, biletu) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zgodnie z 9 ust. 4 Rozporządzenia, koszty przejazdu środkami publicznego transportu kolejowego lub autobusowego, z wyjątkiem przejazdu wagonem sypialnym lub z miejscami do leżenia nie wymagają udokumentowania biletami. 15
Dokumentowanie wydatków z tytułu podróży zagranicznej Zgodnie z 19 ust. 3 Rozporządzenia, rozliczenie kosztów podróży zagranicznej przez pracownika jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej w terminie 14 dnu od dnia zakooczenia tej podróży Zgodnie z 19 ust. 4 Rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności: rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku, faktury, biletu) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 16
Odpowiednie stosowanie przepisów Zgodnie z 20 Rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju przepisy 5 9 stosuje się odpowiednio 17
Dziękuję za uwagę Pytania i wątpliwości: Kancelaria Adwokacka Adwokata Marcina Górskiego ul. Słomioskiego 5 lok. 122 00 195 Warszawa tel.: (22) 241 11 95 E-mail: kancelaria@gorski.waw.pl biuro@taxfin.pl www.taxfin.pl