załącznik nr 3 do Regulaminu konkursu Instrukcja wypełniania załączników do wniosku o dofinansowanie projektu w ramach I osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego DZIAŁANIE 1.4 SCHEMAT B Rzeszów, marzec 2009 r. 1
Lista dokumentów niezbędnych do załączenia do wniosku o dofinansowanie w ramach I osi RPO WP na lata 2007-2013 w zakresie działania 1.4 Schemat B. 1. Biznesplan 2. Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej lub inny dokument rejestrowy 3. Umowa określająca rolę w realizacji projektu oraz wzajemne zobowiązania stron w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie 4. Kopie deklaracji PIT/CIT lub równoważne dokumenty za ostatnie 2 lata obrachunkowe 5. Kopie sprawozdań finansowych za ostatnie 2 lata obrachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (w przypadku JST kopie opinii RIO o sprawozdaniach z wykonania budżetu) 6. Oświadczenie o zabezpieczeniu środków finansowych niezbędnych do realizacji projektu 7. Oświadczenie o wielkości i przeznaczeniu pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis 8. Dokumenty potwierdzające otrzymanie pomocy publicznej i/lub zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis 9. Oświadczenie o braku współfinansowania (finansowania) projektu z innych wspólnotowych oraz krajowych środków publicznych 10. Oświadczenie o posiadaniu/nie posiadaniu statusu podatnika VAT 11. Oświadczenie dotyczące tego, czy nabywane towary i usługi związane z realizacją projektu będą/nie będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT 12. Oświadczenie o spełnieniu kryteriów podmiotowych przez przedsiębiorcę 13. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniom 14. Inne dokumenty wymagane prawem lub charakterem projektu 14.1. Dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów jakościowych 14.2.Dokumenty potwierdzające zgłoszenie udziału w imprezie targowowystawienniczej/misji gospodarczej 14.3. Oświadczenie w sprawie złożenia wniosku w generatorze wniosków 2
1. Biznesplan Załącznik składają wszyscy Wnioskodawcy. Dokument należy wypełnić elektronicznie, zgodnie z Instrukcją wypełniania biznesplanu do Działania 1.4 Schemat B. 2. Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej lub inny dokument rejestrowy Należy przedłożyć dokument potwierdzający stan prawny i zasady reprezentacji Wnioskodawcy, tj. wypis z Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku Wnioskodawców podlegających wpisowi do KRS), Ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) lub innego właściwego rejestru. Załączone dokumenty muszą być aktualne tj. wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku. W przypadku, gdy wnioskodawcą jest spółka cywilna, należy dołączyć dokumenty rejestrowe wszystkich wspólników oraz kopię umowy spółki. Podmioty nie podlegające wpisowi do żadnego z ww. rejestrów przedkładają statut jednostki bądź, w przypadku jego braku, inny dokument potwierdzający status prawny i zasady reprezentacji Wnioskodawcy. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, ww. dokumenty przedkładają także Partnerzy. Załącznik nie dotyczy Wnioskodawców będących jednostkami samorządu terytorialnego. 3. Umowa określająca rolę w realizacji projektu oraz wzajemne zobowiązania stron w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie W przypadku projektów realizowanych przez klika podmiotów należy dostarczyć umowę zawartą pomiędzy zaangażowanymi podmiotami. Umowa ta powinna określać w szczególności: strony umowy, przedmiot umowy, zadania partnerów, zasady wspólnego zarządzania projektem oraz sposób przekazywania przez beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych kosztów ponoszonych przez partnerów na realizację zadań w ramach projektu, wydatki ponoszone przez każdą ze stron umowy, zasady rozliczeń pomiędzy stronami umowy. 3
Podkreślić należy, że partnerami w projekcie mogą być jedynie beneficjenci znajdujący się w katalogu beneficjentów dla działania 1.4 Schemat B. 4. Kopie deklaracji PIT/CIT lub równoważne dokumenty za ostatnie 2 lata obrachunkowe Załącznik składają podmioty rozliczające swoją działalność w formie odpowiednio PIT lub CIT. Wnioskodawcy załączają kopie deklaracji PIT/CIT ze stemplem urzędu skarbowego lub innym potwierdzeniem wpływu PIT/CIT do US, za 2 ostatnie lata obrachunkowe poprzedzające rok złożenia wniosku (jeżeli nie jest możliwe złożenie deklaracji za 2008 r. należy złożyć deklaracje za lata 2006 i 2007). Wnioskodawcy działający krócej niż 2 lata obrachunkowe powinni złożyć kopie dokumentów za dotychczasowy okres działalności. 5. Kopie sprawozdań finansowych za ostatnie 2 lata obrachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (w przypadku JST kopie opinii RIO o sprawozdaniach z wykonania budżetu) Załącznik przedkładają Wnioskodawcy zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Sprawozdanie finansowe musi być potwierdzone przez głównego księgowego podmiotu zgodnie z przepisami o rachunkowości. Jednostki samorządu terytorialnego przedkładają kopie opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej o sprawozdaniach z wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe. Jeżeli nie jest możliwe złożenie sprawozdań/opinii dokumentów za 2008 r., należy złożyć dokumenty za lata 2006 i 2007. Wnioskodawcy działający krócej niż 2 lata obrachunkowe powinni złożyć kopie sprawozdań za 1 rok obrachunkowy, natomiast Wnioskodawcy działający krócej niż 1 rok przedstawiają bilans otwarcia. Jeśli wnioskodawca jest zobowiązany do przeprowadzania badania sprawozdania przez biegłego rewidenta odrębnymi przepisami, należy dołączyć jego opinię. 6. Oświadczenie o zabezpieczeniu środków finansowych niezbędnych do realizacji projektu Załącznik przedkładają wszyscy Wnioskodawcy zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do wniosku. W przypadku gdy kwota niezbędna do finansowania projektu w pierwszym kwartale jego realizacji rzeczowej przekracza wysokość wymaganego wkładu własnego, wówczas Wnioskodawca ma obowiązek zapewnić środki finansowe na realizację rzeczową projektu w całym pierwszym kwartale jego realizacji. 4
Jeżeli w finansowaniu projektu uczestniczą partnerzy, należy przedłożyć również oświadczenia tych partnerów, dot. kwot stosownych do wartości ich wkładu. 7. Oświadczenie o wielkości i przeznaczeniu pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis Załącznik należy przedłożyć w przypadku projektów podlegających regułom pomocy publicznej (niezależnie od tego czy Wnioskodawca taka pomoc otrzymał). W załączniku należy przekazać dane dot. wartości oraz przeznaczenia otrzymanej pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis) w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych, na które Wnioskodawca ubiega się o wsparcie. Oświadczenie przedkładają Wnioskodawcy, a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie także Partnerzy. 8. Dokumenty potwierdzające otrzymanie pomocy publicznej i/lub zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis Dla wniosków dotyczących pomocy publicznej należy załączyć dokumenty potwierdzające: otrzymanie pomocy de minimis w okresie bieżącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych, otrzymanie wszelkiej pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis) w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych, na które Wnioskodawca ubiega się o wsparcie. Zaświadczenie o pomocy de minimis powinno być zgodne ze wzorem określonym w Załącznikach nr 1 i 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (Dz. U. Nr 53 poz. 354). Dokumenty przedkładają Wnioskodawcy (a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie także Partnerzy) ubiegający się o udzielenie pomocy de minimis. 9. Oświadczenie o braku współfinansowania (finansowania) projektu z innych wspólnotowych oraz krajowych środków publicznych W ramach RPO WP niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych tzw. zakaz podwójnego finansowania. W związku z powyższym wszyscy Wnioskodawcy zobowiązani są złożyć oświadczenie zgodne z wzorem stanowiącym załącznik do wniosku. 5
Zgodnie z Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013, podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, zrefundowanie wydatku poniesionego przez leasingodawcę na zakup dobra leasingowanego beneficjentowi w ramach leasingu finansowego, a następnie zrefundowanie rat opłacanych przez beneficjenta w związku z leasingiem tego dobra. Oświadczenie przedkładają wszyscy Wnioskodawcy, a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie także Partnerzy. 10. Oświadczenie o posiadaniu/nie posiadaniu statusu podatnika VAT Należy przedłożyć oświadczenie sporządzone zgodnie z obowiązującym wzorem. Należy wykreślić niewłaściwą odpowiedź. Oświadczenie stanowić będzie podstawę do określenia możliwości odzyskania podatku VAT, a w konsekwencji kwalifikowalności tego podatku. Oświadczenie składają Wnioskodawcy, a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie również Partnerzy. 11. Oświadczenie dotyczące tego, czy nabywane towary i usługi związane z realizacją projektu będą/nie będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT Należy przedłożyć oświadczenie sporządzone zgodnie z obowiązującym wzorem. Należy wykreślić niewłaściwą odpowiedź. Oświadczenie stanowić będzie podstawę do określenia możliwości odzyskania podatku VAT, a w konsekwencji kwalifikowalności tego podatku. Oświadczenie składają Wnioskodawcy, a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie również Partnerzy. 6
12. Oświadczenie o spełnieniu kryteriów podmiotowych przez przedsiębiorcę Oświadczenie przedkładają Wnioskodawcy (a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie także Partnerzy) ubiegający się o udzielenie pomocy de minimis). 13. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniom Oświadczenie należy zmodyfikować (usunąć zbędną treść załącznika) w zależności od potrzeby, biorąc pod uwagę, że: 1) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na mocy Rozporządzenia MRR w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (część oznaczona jako 1) zobowiązani są złożyć wszyscy Wnioskodawcy/Partnerzy w przypadku projektów podlegających regułom pomocy publicznej (pomocy de minimis); 2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na mocy ustawy o finansach publicznych (część oznaczona jako 2) zobowiązani są złożyć wszyscy Wnioskodawcy, z wyjątkiem jednostek samorządu terytorialnego. Oświadczenie przedkładają Wnioskodawcy, a w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie także Partnerzy. 14. Inne dokumenty wymagane prawem lub charakterem projektu 14.1. Dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów jakościowych W przypadku projektów polegających na udziale w krajowych imprezach targowowystawienniczych należy przedłożyć poświadczenie organizatora, że targi/wystawa mają charakter międzynarodowy, ewentualnie inny dokument potwierdzający międzynarodowy zasięg imprezy pochodzący od organizatora. Przyjmuje się, że impreza ma charakter międzynarodowy, jeżeli bierze w niej udział przynajmniej jeden podmiot zagraniczny. Ponadto w przypadku projektów polegających na udziale przedsiębiorcy w krajowej imprezie targowo-wystawienniczej o zasięgu międzynarodowym - dla celów oceny, czy projekt przyczynia się do rozwoju współpracy przedsiębiorców z regionu Podkarpacia z firmami z terenu Ukrainy lub Słowacji - na etapie oceny formalnej należy przedłożyć poświadczenie organizatora, że w imprezie wezmą udział przedsiębiorcy z terenu Ukrainy lub Słowacji, ewentualnie inny dokument pochodzący od organizatora. 7
14.2. Dokumenty dotyczące zgłoszenia udziału w imprezie targowowystawienniczej/misji gospodarczej Jeżeli Wnioskodawca dokonał już zgłoszenia (rejestracji) swojego udziału w przedsięwzięciu objętym projektem jest zobowiązany do przedłożenia kopii właściwych dokumentów (karty zgłoszenia, umowy itp.). 14.3. Oświadczenie w sprawie złożenia wniosku w generatorze wniosków Wnioskodawca zobowiązany jest do uzupełnienia elektronicznej wersji wniosku w Generatorze Wniosków niezwłocznie po pojawieniu się aplikacji na stronie internetowej: www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum oraz dostarczenia jej na płycie DVD/CD na adres Departamentu Wspierania Przedsiębiorczości, ul. Hanasiewicza 17, 35-103 Rzeszów lub przesłanie pocztą wraz ze wskazaniem nazwy i adresu Wnioskodawcy, tytułu projektu, którego dotyczy oraz numeru ewidencyjnego projektu tożsamego z numerem ewidencyjnym na potwierdzeniu przyjęcia wniosku. Wnioskodawca powinien dołączyć do wniosku wszelkie inne załączniki mogące pomóc w należytej ocenie przedstawionego wniosku (wszelkiego rodzaju dodatkowe ekspertyzy, badania, na skutek których przyjęto szczególne rozwiązania projektu, ewentualne pełnomocnictwa itp.), oznaczając je odpowiednio jako 13.4, 13.5 itd. Uwagi ogólne: 1. Wszystkie kopie dokumentów stanowiące załączniki do wniosku, o których mowa w niniejszej instrukcji powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem winno zawierać klauzulę za zgodność z oryginałem oraz czytelny podpis Wnioskodawcy lub osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu (jedna z osób wymieniona w pkt. A.6.2. wniosku) lub parafkę wraz z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się dwa rodzaje potwierdzenia za zgodność z oryginałem : potwierdzenie na każdej stronie zgodnie z powyższym opisem, na pierwszej stronie dokumentu zawarta jest klauzula za zgodność z oryginałem od strony 1 do strony X oraz czytelny podpis lub parafka wraz z imienną pieczątką jednej z osób wymienionych w pkt. A.6.2.wniosku. 2. Każdy załącznik powinien być podpisany i opieczętowany przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotów (zgodnie z pkt. A.6.2 wniosku o dofinansowanie). 3. Każdy załącznik powinien być opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią Wnioskodawcy. 4. Załączniki do wniosku winny być ponumerowane i umieszczone za wnioskiem, ściśle według podanej w nim numeracji. 5. Załączniki więcej niż jednostronicowe powinny być zszyte oraz mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji). 8