UMOWA Nr./UM/DIF/2018 O DOFINASOWANIE Z BUDŻETU WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO KOSZTÓW DZIAŁALNOŚCI ZARZĄDCY ZARZĄDZAJĄCEGO INFRASTRUKTURĄ KOLEJOWĄ W OKRESIE OD 1 STYCZNIA 2018 R. DO 31 GRUDNIA 2018 R. ZAWARTA POMIĘDZY: WOJEWÓDZTWEM POMORSKIM ORAZ POMORSKĄ KOLEJĄ METROPOLITALNĄ S.A.
Niniejsza umowa została zawarta w Gdańsku w dniu...2018 r. pomiędzy: Województwem Pomorskim z siedzibą przy ul. Okopowej 21/27, 80-810 Gdańsk, NIP: 583-31-63-786; REGON: 191674836 reprezentowanym przez: 1. 2. w dalszej części zwanym: Dofinansowującym a Pomorską Koleją Metropolitalną S.A. z siedzibą przy ul. Budowlanych 77, 80-298 Gdańsk, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 0000365210, o kapitale zakładowym w wysokości 184.563.000,00 złotych, wpłaconym w całości, NIP 583-310- 36-72, REGON 221037360, reprezentowaną przez: 1. 2. w dalszej części zwanym: Zarządcą zwanymi również dalej łącznie Stronami lub każda z osobna Stroną Strony ustaliły, co następuje: Niniejsza umowa o dofinansowanie z budżetu Województwa Pomorskiego kosztów działalności Zarządcy zarządzającego infrastrukturą kolejową w okresie 1 stycznia 2018 r. 31 grudnia 2018 r. (zwana w dalszej treści: Umową) zostaje zawarta na podstawie art. 38b ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 2117 z późn. zm., zwanej dalej: ustawą o transporcie kolejowym). 1. Postanowienia ogólne 1.1. Definicje i skróty 1) Dotacja dotacja przekazywana przez Dofinansowującego na rzecz Zarządcy, przyznawana w trybie art. 38b ustawy o transporcie kolejowym przeznaczona na dofinasowanie kosztów działalności Zarządcy, jako zarządcy zarządzającego infrastrukturą kolejową; 2) Infrastruktura infrastruktura kolejowa w rozumieniu art. 4 pkt 1 ustawy o transporcie kolejowym udostępniana przez Zarządcę przewoźnikom kolejowym. Wykaz elementów infrastruktury kolejowej oraz obiekty infrastruktury usługowej zawarte są w załączniku 7; str. 2
3) Koszty podlegające dofinansowaniu koszty działalności Zarządcy, jako zarządcy zarządzającego Infrastrukturą, kwalifikujące się do dofinansowania na podstawie Umowy oraz art. 38b ustawy o transporcie kolejowym; 1.2. Oświadczenia 1.2.1. Zarządca oświadcza, że jest zarządcą infrastruktury w rozumieniu art. 4 pkt 7 ustawy o transporcie kolejowym i udostępnia przewoźnikom kolejowym Infrastrukturę na zasadach przewidzianych w rozdziale 6 ustawy o transporcie kolejowym. 1.2.2. Zarządca oświadcza, że nie jest przedsiębiorstwem kolejowym w rozumieniu art. 3 pkt 1 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2012/34/UE z dnia 21 listopada 2012 r. w sprawie utworzenia jednolitego europejskiego obszaru kolejowego. 1.2.3. Zarządca oświadcza, że na 14 dni przed zawarciem Umowy, opublikował projekt Umowy na swojej stronie internetowej pod adresem www.pkm-sa.pl w zakładce informacje dla aplikantów ze wskazaniem sposobu oraz terminu, w jakim aplikanci w rozumieniu art. 4 pkt 9b ustawy o transporcie kolejowym, mogli wyrazić swoje opinie co do treści projektu Umowy. Zestawienie zgłoszonych przez aplikantów opinii stanowi załącznik nr 10. 2. Przedmiot Umowy i podstawowe obowiązki Stron 2.1. Przedmiotem Umowy jest dofinansowanie z budżetu Województwa Pomorskiego kosztów działalności Zarządcy, jako zarządcy zarządzającego Infrastrukturą, w okresie od dnia 1 stycznia 2018 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., przy zapewnieniu przez Zarządcę udostępnienia Infrastruktury z zachowaniem wymogów w zakresie bezpieczeństwa przewidzianych dla zarządców udostępniających Infrastrukturę na podstawie świadectwa bezpieczeństwa, z uwzględnieniem działań racjonalizujących koszty działalności Zarządcy. 2.2. Obowiązki Zarządcy obejmują w szczególności: a) udostępnianie przewoźnikom kolejowym Infrastruktury zgodnie z obowiązującym prawem, z zachowaniem wymogów jakościowych, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa prowadzenia ruchu pociągów; b) realizację działań racjonalizujących koszty działalności Zarządcy; c) prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej, pozwalającej na kontrolę wydatkowania środków pozyskanych z Dotacji; d) obowiązek wskazania w opisie dokumentów źródła finansowania: dotacja podmiotowa z budżetu Województwa Pomorskiego; e) terminowe złożenie raportu półrocznego z wydatkowania Dotacji; f) terminowe złożenie rozliczenia Dotacji; g) przedstawianie na pisemne wystąpienie Dofinansowującego w terminie 14 dni, od dnia otrzymania tego wystąpienia, i formie przez niego str. 3
określonej wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Umowy; h) przechowywanie dokumentów związanych z realizacją Umowy przez okres 5 lat od zakończenia obowiązywania Umowy i ich udostępniania na żądanie Dofinansowującego w całym okresie przechowywania. 2.3. Obowiązki Dofinansowującego obejmują w szczególności: a) terminowe przekazywanie transz Dotacji według zasad określonych w Umowie, przy czym za dzień przekazania dotacji uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Dofinansowującego; b) niezwłoczne informowanie Zarządcy o stwierdzonych nieprawidłowościach związanych ze sprawozdawczością półroczną oraz rozliczeniem Dotacji. 3. Zasady realizacji Umowy i obowiązki Zarządcy 3.1. Zarządca zobowiązany jest do stosowania zasad zarządzania Infrastrukturą, w tym jej utrzymywania w granicach norm, standardów konstrukcyjnych, dopuszczalnych odchyłek i innych wymagań, określonych w (i) Planie Utrzymania - Warunki Eksploatacji Podsystemu Infrastruktura dla PKM, (ii) Planie Utrzymania urządzeń SRK oraz w Instrukcjach Zarządcy tj.: a) PKM - 07 Instrukcja obsługi, eksploatacji i utrzymania urządzeń sterowania ruchem kolejowym; b) PKM - 08 Instrukcja warunków technicznych budowy i utrzymania nawierzchni kolejowej; c) PKM - 09 Instrukcja o utrzymaniu i badaniach technicznych rozjazdów d) PKM - 15 Instrukcja warunków technicznych i utrzymania obiektów inżynierskich; - wszystkie do wglądu w siedzibie Zarządcy. 3.2. Zarządca zobowiązany jest do bezpiecznego prowadzenia ruchu pociągów, w tym do określenia ograniczeń w zakresie dopuszczalnych nacisków osi, a także dozwolonej prędkości, z uwzględnieniem warunków technicznych oraz do systematycznego usuwania stwierdzonych usterek w nawierzchni kolejowej. 3.3. Zarządca zobowiązany jest do stosowania zasad wprowadzania ograniczeń eksploatacyjnych w ruchu kolejowym w związku z realizacją inwestycji, naprawami infrastruktury i wykonywaniem innych robót zawartych w Regulaminie realizacji robót i ich wykonywania na obszarze kolejowym Pomorskiej Kolei Metropolitalnej dostępnym na stronie internetowej Zarządcy pod adresem: www.pkm-sa.pl (w zakładce O Spółce/Dokumenty i regulaminy). 3.4. Prace konserwacyjne, naprawcze i konfiguracyjne o których mowa w pkt 3.3, o ile to możliwe będą wykonywane bez zakłóceń w ruchu kolejowym. 3.5. Zarządca zobowiązany jest do utrzymania oczekiwanej niezawodności infrastruktury na poziomie co najmniej 80%, obliczanej w sposób określony w załączniku nr 9. 3.6. Zarządca zobowiązany jest do utrzymania Infrastruktury w stanie umożliwiającym punktualną realizację przez licencjonowanych przewoźników str. 4
kolejowych rozkładu jazdy pociągów oraz bieżącego monitorowania realizacji rozkładu jazdy pociągów przez licencjonowanych przewoźników kolejowych dla potrzeb własnych oraz Dofinansowującego, jako organizatora przewozów, aby zapewniona została oczekiwana punktualność na poziomie minimum 90%. Przy czym oczekiwana punktualność, rozumiana będzie, jako oczekiwany, procentowy udział liczby pociągów pasażerskich przewoźnika kolejowego, które nie zostaną opóźnione z jego winy, w ogólnej liczbie uruchomionych przez niego pociągów, przy założeniu, że za pociąg kursujący planowo uznaje się pociąg opóźniony poniżej pięciu minut włącznie. 3.7. Zarządca zobowiązany jest do utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa kolejowego m.in. poprzez opracowanie i realizowanie programu poprawy bezpieczeństwa określającego cele ilościowe lub jakościowe poprawy bezpieczeństwa, jakie Zarządca planuje osiągnąć w dłuższej perspektywie. 3.8. Zarządca zobowiązany jest do ograniczenia skutków negatywnego oddziaływania linii kolejowej na środowisko. W celu określenia wpływu Infrastruktury na środowisko oraz zapobiegania skutkom zmian Zarządca obowiązany jest do przeprowadzenia w okresie realizacji Umowy monitoringu przejść dla zwierząt w celu określenia ich efektywności i skuteczności, zgodnie z zawartą przez Zarządcę z FPP Enviro Sp. z o.o. umową nr 69/PKM/2015 z dnia 6 lipca 2015 r., kontynuując działania rozpoczęte w tym zakresie w lipcu 2015 roku); 3.9. Plany utrzymania urządzeń SRK i GSM-R związane są ściśle z dokumentacją techniczno-ruchową producenta jak również oparte są na aktualnych przepisach dotyczących minimalnych czasookresów przeglądów urządzeń SRK. Urządzenia zabudowane na linii posiadają 5-cio letni okres gwarancji i w chwili obecnej nie wykazują cech przyśpieszonego zużycia. W związku z powyższym Zarządca w okresie obowiązywania Umowy nie planuje remontów elementów wyżej wymienionej Infrastruktury, co Dofinansowujący niniejszym akceptuje. 3.10. Zarządca zobowiązany jest do dostosowania się, przy uwzględnieniu możliwości technicznych Infrastruktury, do wymagań Dofinansowującego, jako organizatora przewozów wynikających z parametrów rozkładu jazdy pociągów. Analiza parametrów Infrastruktury w kontekście przepustowości linii Zarządcy dokonywana jest przez PKP PLK S.A. na potrzeby konstruowanych rozkładów. Zgodnie z opinią PKP PLK S.A. Infrastruktura ma obecnie rezerwy na ewentualny wzrost popytu, ponieważ przy aktualnie obowiązującym rozkładzie jazdy jest obciążona w około 40%. 3.11. Zarządca zobowiązany do monitorowania przepełnienia elementów Infrastruktury. Analiza przepełnienia elementów infrastruktury dokonywana będzie przez PKP PLK S.A. na potrzeby konstruowanych rozkładów jazdy zgodnie z zawartą przez Zarządcę umową nr 60/012/013/00/21041078/17 (144/PKM/2017) z dnia 28 listopada 2017 r. o współpracy zarządców w zakresie połączenia dróg kolejowych w rozkładzie jazdy pociągów 2017/2018. 3.12. Zważywszy na fakt, iż obowiązek sporządzenia rejestru aktywów, o którym mowa w art. 37a Ustawy o transporcie kolejowym, zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o zmianie ustawy o transporcie kolejowym oraz niektórych innych ustaw. (Dz. U. poz. 1923) został odroczony w czasie, str. 5
Zarządca zobowiązany jest do sporządzenia zasad zarządzania aktywami nie później niż w terminie 3 lat od dnia wejścia w życie tejże ustawy. Do czasu sporządzenia zasad zarządzania aktywami, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, Zarządca obowiązany jest zakresie zarządzania aktywami do przestrzegania postanowień Regulaminu Sieci PKM na roczny rozkład jazdy 2017/2018, w zakresie w jakim znajduje on zastosowanie do zarządzania posiadanymi przez Zarządcę aktywami. 3.13. W przypadku zaistnienia poważnych zakłóceń w ruchu pociągów, mają zastosowanie postanowienia przepisów wewnętrznych Zarządcy, w tym: a) Instrukcji o prowadzeniu ruchu pociągów PKM-01 - dostępna na stronie Zarządcy pod adresem: www.pkm-sa.pl (w zakładce Informacje dla przewoźników; b) Instrukcję postępowania w sprawach zdarzeń kolejowych PKM-13 dostępna na stronie Zarządcy pod adresem: www.pkm-sa.pl (w zakładce Informacje dla przewoźników); c) Instrukcji postępowania w sytuacjach potencjalnie niebezpiecznych PKM-13a - dostępna na stronie Zarządcy pod adresem: www.pkm-sa.pl (w zakładce Informacje dla przewoźników); d) Regulaminu Technicznego LCS PKM z zakresie: (i) Działki 21 Postępowanie w razie zdarzeń kolejowych: Procedura ewakuacji pomieszczenia nastawni LCS PKM, Procedura przywrócenia funkcjonowania nastawni LCS PKM, Procedura prowadzenia ruchu po zaistnieniu pożaru lub innej katastrofy w budynku LCS PKM oraz (ii) Działki 25 Postanowienia nie objęte treścią poprzednich działek: Zasady postępowania w czasie awarii GSM-R na obszarze linii Pomorskiej Kolei Metropolitalnej S.A. - do wglądu w siedzibie Zarządcy; e) Umowy nr 151/PKM/2017 z dnia 8 grudnia 2017 r. o wykorzystanie zdolności przepustowej do przewozu osób w rozkładzie jazdy pociągów 2017/2018 zawarta z PKP Szybka Kolej Miejska Sp. z o. o.; f) Umowy nr 60/012/013/00/21041078/17 (144/PKM/2017) z dnia 28 listopada 2017 r. o współpracy zarządców w zakresie połączenia dróg kolejowych w rozkładzie jazdy pociągów 2017/2018 zawarta z PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. ( 8. Postępowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i w szczególnie trudnych warunkach, w tym tryb wyjaśniania przyczyn poważnych wypadków, wypadków i incydentów na liniach kolejowych); g) Regulaminu Sieci PKM na roczny rozkład jazdy pociągów 2017/2018; 3.14. Zarządca oświadcza, że nie posiada jakiejkolwiek niewykorzystywanej Infrastruktury. Infrastruktura Zarządcy wykorzystywana jest w całości i Zarządca zobowiązuje się ten stan utrzymać przez cały okres obowiązywania Umowy. 3.15. Zarządca zobowiązuje się rozliczać w ramach niniejszej Umowy koszty według przyjętej metodologii rozliczania kosztów, ujętej w Polityce rachunkowości Zarządcy, która stanowi Załącznik nr 8 do Umowy. 3.16. Zarządca nie przewiduje w okresie obowiązywania rocznego rozkładu jazdy na lata 2017/2018 zmniejszania kosztów udostępniania Infrastruktury i poziomu opłat za dostęp do Infrastruktury, na co Dofinansowujący niniejszym wyraża zgodę, przy czym Dofinansowujący oświadcza, iż dopuszcza str. 6
możliwość zmniejszenia opłaty za dostęp do Infrastruktury, w wypadku, gdy Zarządca uzyska finansowanie ulgi w opłacie podstawowej przez Ministra właściwego do spraw transportu na zasadach przewidzianych w art. 38d ustawy o transporcie kolejowym. 4. Określenie wysokości i sposobu wypłacania Dotacji 4.1. Na podstawie budżetu województwa pomorskiego przyjętego przez Sejmik Województwa Pomorskiego uchwałą nr 442/XLII/17 z dnia 21 grudnia 2017 r. wraz z późniejszymi zmianami, w sprawie uchwalenia budżetu województwa pomorskiego na 2018 rok, Dofinansowujący przyznaje Zarządcy dotacje podmiotową w kwocie 16.155.000,00 zł (słownie szesnaście milionów sto pięćdziesiąt pięć tysięcy złotych i 00/100) przeznaczoną na pokrycie kosztów działalności Zarządcy, o których mowa w pkt. 4.3, jako kosztów Zarządcy zarządzającego infrastrukturą kolejową i służy pokryciu tych kosztów, które nie mogą być sfinansowane z opłaty podstawowej za minimalny dostęp do infrastruktury kolejowej oraz opłaty za dostęp do obiektów infrastruktury usługowej. 4.2. Podstawą rozliczenia Dotacji są Koszty podlegające dofinansowaniu, które zostały przez Zarządcę poniesione w ujęciu kasowym. 4.3. Dotacja przeznaczana jest na pokrycie kosztów ponoszonych przez Zarządcę (Kosztów podlegających dofinansowaniu), które nie są finansowane z opłaty za usługi wykonane w ramach minimalnego dostępu do infrastruktury kolejowej oraz z opłaty za usługi świadczone w obiektach infrastruktury usługowej, a w szczególności kosztów : a) administracji, b) ochrony infrastruktury i porządku na terenach kolejowych, c) finansowych, d) pośrednich, e) amortyzacji, f) części zapasowych do utrzymania infrastruktury kolejowej (magazyn), g) utrzymania i remontów infrastruktury kolejowej, h) prowadzenia ruchu pociągów, i) kosztów ponoszonych w celu zachowania trwałości projektów realizowanych przez Zarządcę przy udziale środków z Funduszy Europejskich Szczegółowy wykaz planowanych Kosztów podlegających dofinansowaniu oraz planowanych przychodów przedstawiono w wykazie kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami, stanowiącym załącznik nr 1. 4.4. Dofinansowujący na wniosek Zarządcy dopuszcza możliwość wprowadzenia zmiany (przesunięcia) w poszczególnych grupach kosztowych przedstawionych w wykazie kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami, stanowiącym załącznik nr 1. str. 7
4.5. Warunkiem wprowadzenia zmiany, o której mowa w pkt 4.4. jest przedłożenie przez Zarządcę zaktualizowanego wykazu kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami, stanowiącego załącznik nr 1 wraz z uzasadnieniem oraz uzyskanie pisemnej akceptacji na taką zmianę przez Dofinansowującego. Zmiana taka nie stanowi zmiany Umowy. 4.6. Z dniem uzyskania przez Zarządcę akceptacji Dofinansowującego, o której mowa w pkt. 4.5. obowiązującym staje się zaktualizowany wykaz kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami. 4.7. Dotacja przekazywana będzie przez Dofinansowującego miesięcznie w Transzach i terminach określonych w Harmonogramie wypłat Transz Dotacji, stanowiącym załącznik nr 2. 4.8. Dotacja przekazywana będzie przez Dofinansowującego na rachunek bankowy Zarządcy w Banku Gospodarstwa Krajowego o numerze 93 1130 1121 0006 5607 7320 0015. 5. Zmiana wysokości Transz Dotacji 5.1. W przypadku wystąpienia konieczności zmiany wysokości Transzy dotacji określonej w załączniku nr 2, Zarządca zobowiązany jest do złożenia Dofinansowującemu Wniosku o wypłatę Transz Dotacji w wysokości innej niż określona w Harmonogramie, stanowiącego załącznik nr 3. Zarządca zobowiązany jest do uzasadnienia zmiany i przedstawienia Zaktualizowanego Harmonogramu wypłat Transz Dotacji, stanowiącego element Wniosku. 5.2. Zmiana wysokości Transzy Dotacji nie może przekroczyć 30% tej Transzy. 5.3. Zmiana wysokości poszczególnych Transz Dotacji nie może wpłynąć na wysokość Dotacji, określonej w pkt. 4.1. 5.4. Zarządca składa do Dofinansowującego Wniosek, o którym mowa w pkt. 5.1 najpóźniej do 20 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym wypłata Transzy Dotacji ma nastąpić w wysokości innej niż wynikająca z Harmonogramu stanowiącego załącznik nr 2 lub ostatniego zaakceptowanego przez Dofinansowującego Zaktualizowanego Harmonogramu Wypłat Transz Dotacji. 5.5. Dofinansowujący pisemnie zaakceptuje lub odmówi akceptacji Wniosku, o którym mowa w pkt. 5.1 w terminie 10 dni od daty jego złożenia przez Zarządcę. Dofinansowujący może wezwać Zarządcę do udzielenia wyjaśnień i informacji w zakresie złożonego Wniosku. 5.6. Z dniem zaakceptowania przez Dofinansowującego Wniosku, o którym mowa w pkt. 5.1 obowiązującym staje się Zaktualizowany Harmonogram stanowiący część tego Wniosku, zmiana taka nie wymaga zmiany Umowy w formie pisemnego aneksu. 6. Zmiana wysokości Dotacji str. 8
6.1. Zarządca może ubiegać się o zmianę wysokości Dotacji (zwiększenie lub zmniejszenie kwoty Dotacji), o której mowa w pkt. 4.1. w trakcie roku budżetowego, w przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności których nie można było przewidzieć na etapie planowania dotacji. W takim przypadku Zarządca składa Wniosek o zmianę wysokości Dotacji, stanowiący załącznik nr 4. 6.2. We Wniosku, o którym mowa w pkt. 6.1 Zarządca zobowiązany jest do uzasadnienia zmiany wysokości Dotacji. Ponadto do Wniosku Zarządca zobowiązany jest załączyć zaktualizowany Wykaz kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami, stanowiący załącznik nr 1 z dokładnym wskazaniem, które pozycje ulegają zmianie oraz Harmonogram wypłat Transz Dotacji, stanowiący załącznik nr 2 uwzględniający zmianę wysokości Dotacji. Dofinansowujący może wezwać Zarządcę do udzielenia wyjaśnień i informacji w zakresie złożonego Wniosku, o którym mowa w pkt. 6.1. 6.3. W przypadku zasadności zmiany wysokości Dotacji, zgodnie z Wnioskiem, o którym mowa w pkt. 6.1, Strony zawrą pisemny aneks do Umowy zmieniający wysokość Dotacji, przy czym w przypadku konieczności zmiany budżetu województwa, o którym mowa w pkt. 4.1., aneks zostanie zawarty pod warunkiem podjęcia przez Sejmik Województwa uchwały zmieniającej ten budżet. Załącznikami do Wniosku będą zmieniony Wykaz kosztów podlegających dofinansowaniu wraz z planowanymi przychodami oraz Harmonogram wypłat Transz Dotacji. 7. Sprawozdawczość półroczna i rozliczenie Dotacji 7.1. Po zakończeniu półrocza obowiązywania Umowy, Zarządca zobowiązany jest do złożenia Dofinansowującemu Raportu półrocznego w dwóch formach: (i) pisemnej na adres Dofinansowującego i (ii) elektronicznej w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel na adres e-mail: dif@pomorskie.eu. Wzór Raportu półrocznego stanowi załącznik nr 5. Dofinansowujący może w każdym czasie wezwać Zarządcę do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia Raportu półrocznego. Za termin złożenia dokumentacji sprawozdawczej i informacyjnej uznaje się termin jej wpływu do Dofinansowującego w wypadku składania bezpośrednio lub datę stempla pocztowego z dnia nadania, w wypadku nadania jej pocztą. 7.2. Termin złożenia Raportu półrocznego za okres od dnia 01.01.2018r do dnia 30.06.2018r. wyznacza się do dnia 31.07.2018r. 7.3. W przypadku zaistnienia wątpliwości co do dokumentacji sprawozdawczej i informacyjnej, o której mowa w Umowie, Dofinansowujący będzie miał prawo żądania, w terminie wskazanym w pkt 2.2. ppkt g, złożenia przez Zarządcę wyjaśnień, uzupełnień lub sprostowań istotnych błędów. 7.4. Dofinansowujący dokona sprawdzenia prawidłowości merytorycznej Raportu półrocznego w terminie 7 dni roboczych od dnia jego przedłożenia. Wypłata str. 9
kolejnej Transzy dotacji zgodnie z treścią Harmonogramu wypłat Transzy Dotacji może zostać wstrzymana w przypadku nieprzedłożenia przez Zarządcę w terminie wynikającym z Umowy: a) niezawierających istotnych błędów Raportu półrocznego, o którym mowa w pkt. 7.1, przy czym wstrzymanie wypłaty Transzy Dotacji nastąpi w takiej sytuacji do dnia przedłożenia przez Zarządcę prawidłowego, nie zawierającego błędów Raportu półrocznego, b) danych, dokumentów i informacji, o której mowa w pkt. 7.3. przy czym wstrzymanie wypłaty Transzy Dotacji nastąpi w takiej sytuacji do dnia przedłożenia takich danych, dokumentów i informacji. 7.5. Zarządca zobowiązany jest do przekazania Dofinansowującemu rocznego rozliczenia Dotacji objętej niniejszą Umową w dwóch formach: (i) pisemnej na adres Dofinansowującego i (ii) elektronicznej w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel na adres e-mail: dif@pomorskie.eu w terminie do dnia 15 stycznia 2019 r., wg wzoru określonego w załączniku nr 6, z możliwością złożenia korekty do dnia 31 stycznia 2019 r. Za termin złożenia rocznego rozliczenia dotacji uznaje się termin jej wpływu do Dofinansowującego w wypadku składania bezpośrednio lub datę stempla pocztowego z dnia nadania, w wypadku nadania jej pocztą. Ostateczne rozliczenie dotacji nastąpi z chwilą zaakceptowania przez Dofinansowującego złożonego przez Zarządcę rozliczenia Dotacji. 7.6. Ostateczny termin wykorzystania Dotacji przez Zarządcę ustala się na dzień 31 grudnia 2018 r., przy czym pod pojęciem wykorzystanie Dotacji rozumie się faktyczne opłacenie kosztów, na które Dotacja została udzielona. 7.7. Niewykorzystana część Dotacji, podlega zwrotowi na rachunek bankowy Dofinansowującego numer 86 1020 1811 0000 0702 0312 3148 w terminie do dnia 31 stycznia 2019 r. 7.8. W przypadku niedokonania zwrotu środków w terminie, o którym mowa w pkt 7.7, Zarządca jest zobowiązany do zapłaty odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po upływie terminu zwrotu, określonego w pkt 7.7. 7.9. W przypadku stwierdzenia, iż Zarządca wykorzystał Dotację lub jej część niezgodnie z przeznaczeniem lub, że została pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, Dotacja lub jej część podlega zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności wykorzystania Dotacji lub jej część niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania jej nienależnie czy też w nadmiernej wysokości. Zwrotu dotacji lub jej części należy dokonać na rachunek bankowy Dofinansowującego numer 86 1020 1811 0000 0702 0312 3148. W przypadku, gdy do takiego ustalenia dojdzie w toku realizacji Umowy, Dofinansowujący może również wstrzymać wypłatę kolejnych Transz Dotacji do czasu wyjaśnienia przez Zarządcę ujawnionych nieprawidłowości. str. 10
8. Kontrola 8.1. Dofinansowujący uprawniony jest do kontroli dokumentów związanych z realizacją Umowy w celu weryfikacji: a) rzeczywistej wysokości Kosztów podlegających dofinansowaniu, b) racjonalności i efektywności Kosztów wskazanych jako podlegających dofinansowaniu, c) naruszenia przez Zarządcę Umowy lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie objętym Umową. 8.2. Kontrolę mogą przeprowadzać osoby posiadające pisemne upoważnienie Dofinansowującego. Zarządca powinien zostać uprzedzony o celu i zakresie kontroli, co najmniej na 7 dni naprzód za wyjątkiem sytuacji o charakterze nadzwyczajnym. 8.3. Osoby upoważnione do kontroli uprawnione są do: a) wstępu na teren Zarządcy z ograniczeniami wynikającymi ze względów bezpieczeństwa określonymi w Regulaminie w sprawie zasad organizacji i kontroli ruchu osób i pojazdów na Obszarze i w Obiektach kolejowych Zarządcy, b) żądania od upoważnionej przez Zarządcę osoby pisemnych lub ustnych wyjaśnień, okazania dokumentów i udostępnienia danych, mających związek z prowadzoną kontrolą. 8.4. Wszelkie ewentualne nieprawidłowości wynikające z ustaleń kontrolnych zostaną przedstawione w formie protokołu pokontrolnego, który zostanie niezwłocznie udostępniony Zarządcy z możliwością zgłoszenia do niego umotywowanych zastrzeżeń w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu pokontrolnego. 9. Kary umowne i wcześniejsze rozwiązanie Umowy 9.1. W przypadku rażącego naruszenia przez Zarządcę obowiązków, o których mowa w pkt. 3.1-3.16, Dofinansowujący uprawniony będzie do żądania od Zarządcy zapłaty kary umownej w wysokości 5000,00 złotych (słownie złotych: pięć tysięcy 00/100) za każdy przypadek naruszenia. 9.2. Kara umowna, o której mowa w pkt. 9.1 płatna będzie w terminie 21 dni od dnia doręczenia Zarządcy żądania jej zapłaty przelewem na rachunek bankowy Dofinansowującego wskazany w tymże żądaniu. 9.3. Dofinansowujący jest uprawniony do naliczenia kary umownej, o której mowa w pkt. 9.1 pod warunkiem uprzedniego wezwania Zarządcy na piśmie do usunięcia zaistniałego naruszenia w terminie nie krótszym niż 30 dni od dnia doręczenia tego wezwania Zarządcy. str. 11
9.4. W przypadku opóźnienia się przez Dofinansowującego w płatności jakiejkolwiek transzy Dotacji określonej w Harmonogramie wypłat Transz Dotacji, stanowiącym Załącznik nr 2, Zarządca wezwie Dofinansowującego do przekazania Dotacji w terminie nieprzekraczającym 7 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zarządca uprawniony będzie do domagania się od Dofinansowującego żądania zapłaty transzy Dotacji wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych od dnia wymagalności. 9.5. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, których Strony nie mogły przewidzieć w chwili zawierania Umowy i za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie Umowy. 9.6. Umowa może być rozwiązana przez Dofinansowującego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: a. wykorzystywania przez Zarządcę Dotacji, o której mowa w pkt. 4.1 niezgodnie z jej przeznaczeniem, w tym w szczególności jej przeznaczania na pokrycie kosztów innych niż Koszty podlegające dofinansowaniu i nie usunięcia tego naruszenia na pisemne wezwanie Dofinansowującego w wyznaczonym przez niego terminie, nie krótszym niż 30 dni; b. co najmniej trzykrotnej odmowy poddania się przez Zarządcę kontroli, o której mowa w pkt. 8. 10. Przepływ informacji 10.1. Strony będą kontaktować się z zastosowaniem poczty elektronicznej e-mail oraz jednocześnie w formie pisemnej. Korespondencja w sprawie Umowy będzie każdorazowo wysyłana uprzednio w formie wiadomości e-mail oraz jednocześnie w formie pisemnej za pośrednictwem przesyłek poleconych, za wyjątkiem drobnych spraw o charakterze organizacyjnym, które będę ustalane wyłącznie w formie wiadomości e-mail lub telefonicznie. Strony wskazują następujące osoby kontaktowe w sprawie Umowy: - ze strony Zarządcy: Pan Dawid Feister adres korespondencyjny: Pomorska Kolej Metropolitalna S.A., ul. Budowlanych 77, 80-298 Gdańsk adres e-mail: dawid.feister@pkm-sa.pl telefon: 58 35 01 136 - ze strony Dofinansowującego: Pan Tomasz Iżycki-Herman adres korespondencyjny: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk adres e-mail: t.izycki@pomorskie.eu telefon: 58 32 68 626 str. 12
10.2. Terminy określone w Umowie obliczane będą od dnia doręczenia korespondencji w formie pisemnej. 10.3. Zmiana osób kontaktowych lub ich danych kontaktowych nie stanowi zmiany Umowy i następuje wyłącznie w formie pisemnej (pismo zawierające odpowiednią informację w tym zakresie). 11. Postanowienia końcowe 11.1. Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia. 11.2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa w tym w szczególności ustawa o transporcie kolejowym oraz ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 11.3. Umowa sporządzona została w 4 jednobrzmiących egzemplarzach po 2 dla każdej ze Stron. DOFINANSOWUJĄCY ZARZĄDCA str. 13