Podpowiedź 1: Sprawdź, kiedy musisz publikować zapytania ofertowe... 1 Podpowiedź 2: Upewnij się, czy musisz przeprowadzić rozeznanie rynku... 2 Podpowiedź 3: Sprawdź, gdzie musisz opublikować zapytanie ofertowe... 3 Podpowiedź 4: Oszacuj wartość zamówienia... 3 Podpowiedź 5: Opisz przedmiot zamówienia... 4 8 niezbędnych elementów opisu zapytania ofertowego, o których nie możesz zapomnieć:... 5 Podpowiedź 6: Zadbaj o kompletny protokół... 5 Przyznanie dofinansowania oznacza, że instytucja finansująca udziela Ci wsparcia finansowego. W związku z tym jako podmiot dotowany, stajesz się dysponentem środków publicznych. W konsekwencji przy dokonywaniu zakupów musisz przestrzegać zasady konkurencyjności, uczciwej konkurencji, efektywności oraz przejrzystości. Skorzystaj z 6 podpowiedzi, które gwarantują sprawne przeprowadzenie postępowania ofertowego. Przestrzeganie wspomnianych zasad przejawia się tym, że podmioty zobowiązane do stosowania Prawa zamówień publicznych dokonują wyboru dostawców zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r. poz. 2164) dalej: Pzp, która reguluje tę sferę działalności publicznej. Z kolei prywatny przedsiębiorca lub inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień Pzp powinien dokonywać zakupów na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 - dalej jako: wytyczne. Jednym z głównych obowiązków nałożonych na beneficjentów środków unijnych jest konieczność publikowania zapytań ofertowych. Zakres tego obowiązku jest uzależniony od wysokości kwoty wydatku, stanowiącego przedmiot danego zakupu oraz od charakteru prawnego podmiotu, który będzie go ponosił. W przypadku wydatków od 20 tysięcy złotych netto do 50 tysięcy złotych netto włącznie wszyscy beneficjenci muszą przeprowadzić rozeznanie rynku i opublikować zapytanie ofertowe na swojej 1
stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych. Poszczególne instytucje zarządzające mogą ustanowić dodatkowe wymagania, które będą obowiązywały beneficjentów ponoszących wydatki o takich wartościach. Zapytanie jest upubliczniane po to, aby pozyskać min. trzy ważne ofert konkurencyjne pochodzące od różnych wykonawców. Dodatkowo beneficjent może upublicznić zapytanie ofertowe: we własnej siedzibie, w miejscu publicznie dostępnym, w gazetach, dziennikach, czasopismach albo publikacjach specjalistycznych, w tym specjalizujących się w zamówieniach publicznych, o zasięgu krajowym lub regionalnym. Jeżeli uzyskasz wymagane minimum trzy ważne oferty, przystępujesz do ich analizy pod kątem zgodności oferowanego towaru/usługi/roboty budowlanej z: opisem przedmiotu zamówienia, opisem warunków i wymogów, żądanych dokumentów oraz kryteriów oceny ofert. Jeżeli nie uzyskasz minimalnej liczby ofert, musisz ponowić zapytanie ofertowe. Wówczas przesyłasz go pocztą tradycyjną, e-mailem lub faksem do min. trzech niezależnych wykonawców oferujących wymagane towary/usługi/roboty budowlane, aby pozyskać oferty. W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50 tysięcy złotych netto, beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów Pzp, muszą przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jednym z podstawowych wymogów jest w tym przypadku publikacja rozeznania rynku. Zapytania ofertowe muszą być publikowane w Bazie konkurencyjności. Ich treść powinna wpisywać się w formularz ogłoszenia dostępny na tej stronie i być zgodna z wymogami określonymi w wytycznych oraz wymaganiami opublikowanymi przez instytucję zarządzającą programem operacyjnym, w ramach którego realizowany jest projekt (o ile dana instytucja opracowała takie wytyczne). W przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp (poniżej progów unijnych), zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. 2
Beneficjenci zobowiązani do stosowania przepisów Pzp w przypadku zamówień, których wartość zawiera się w przedziale od 50 tysięcy złotych netto do 30 tysięcy euro (tzn. do progu, powyżej którego stosować należy przepisy Pzp), powinni postępować zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jeśli zamówienie o takiej wartości będzie realizowane zgodnie z przepisami Pzp, to wymogi wynikające z wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków będą uznane za spełnione. W przypadku zamówień, których wartość przekracza 30 tysięcy euro, beneficjenci stosujący przepisy Pzp są zobowiązani do realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy. W przypadku gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Opublikowanie zapytania zarówno w Bazie konkurencyjności, jak i w Dzienniku jest szczególnie ważne dla beneficjentów, gdyż niedochowanie tego obowiązku może skutkować nałożeniem korekty finansowej nawet w wysokości 100%. Instytucje zarządzające programami mogą określić dodatkowe wymogi zamawiania towarów i usług oraz robót budowlanych specyficzne dla danego programu operacyjnego. Beneficjenci mogą także mieć własne procedury wewnętrzne, które należy również stosować podczas dokonywania wydatków. Zgodnie z wytycznymi podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania Pzp, szacują wartość zamówienia publicznego w odniesieniu do danego projektu. Z kolei podmioty zobowiązane do stosowania Pzp powinny szacować wartość zamówień publicznych nie tylko w ramach projektu, ale i w odniesieniu do planów zamówień sporządzanych w jednostkach. Zgodnie z art. 32 ust. 1 i 2 Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Jako zamawiający nie możesz, aby uniknąć stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. 3
Zabroniony jest podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej. Przy czym ustalając wartość zamówienia publicznego, musisz wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełniania następujących przesłanek: usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie, możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę. Szacując wartość zamówienia na dostawy i usługi, musisz bazować na aktualnych cenach na rynku zamawianych dóbr. W tym celu, tam gdzie jest to możliwe, przeprowadź rozeznanie wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, przedstaw uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Szacując wartość zamówienia, możesz również opierać się na podobnych zamówieniach przeprowadzonych w ciągu trzech miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli ich przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż sześć miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, gdy ich przedmiotem są roboty budowlane, a ich wykonawców wybrałeś w procedurze konkurencyjnej. Dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia powinieneś zarchiwizować łącznie z dokumentacją tego zamówienia. Prawidłowość oszacowania wartości zamówienia w ramach współfinansowanych inwestycji będzie podlegała kontroli, w związku z czym rekomendujemy dołożenie wszelkiej staranności podczas udzielania zamówień publicznych (zamówień udzielanych zgodnie z Pzp, jak również udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności). Powinieneś również prawidłowo opisać przedmiot zamówienia, tak aby jego opis nie odnosił się do określonego wyrobu lub źródła, lub znaków towarowych, patentów, rodzajów, lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie będzie uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego, a beneficjent określi zakres (stopień) równoważności tego produktu. Istotne jest także, abyś warunki udziału w postepowaniu określił w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Nie mogą one zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców (o ile zostały przewidziane). Podobnie postąpisz w odniesieniu do kryteriów oceny ofert. 4
opis przedmiotu zamówienia publicznego, warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, termin składania ofert, informacje na temat zakresu wykluczenia, określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. Protokół powinien zawierać następujące informacje: o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile były stawiane, o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, dotyczące wskazania wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego. Do protokołu dołącz następujące załączniki: potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej, złożone oferty, oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. 5
Podstawa prawna: Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). Autorzy: Paulina Sawicka ekspert ds. funduszy unijnych Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek specjalista ds. funduszy unijnych 6
Redaktor: Iwona Jeleń ISBN: 978-83-269-5849-6 E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0524 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 7