ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA NR

Załącznik nr 5 do SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA NR zawarta w dniu 2017 r. w Skierniewicach pomiędzy: Instytutem Ogrodnictwa przy ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 w Skierniewicach (96-100) wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000375603, REGON: 101023342, NIP: 8361848508, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym lub Instytutem Ogrodnictwa, reprezentowanym przez:.. a... zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą, reprezentowanym przez: 1...... 2.. Zamawiający i Wykonawca zwani są w treści Umowy łącznie Stronami, a odrębnie Stroną, W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579.), dalej zwaną ustawą Pzp pn. Aktualizacja i wdrożenie nowego oprogramowania, nr referencyjny postępowania: 35/ZP/2017, w którym oferta Wykonawcy została wybrana przez Zamawiającego, jako najkorzystniejsza, Strony zawierają umowę o następującej treści: 1 Definicje Na potrzeby niniejszej umowy Strony uzgadniają następujące znaczenie użytych określeń: Strona 1 z 11

1) Oprogramowanie oprogramowanie Macrologic ERP Xpertis, nabyte przez Zamawiającego na podstawie odrębnych umów, wdrożone u Zamawiającego w wersji 12.10. 2) Aktualizacja aktualizacja oprogramowania do wersji 12.50 opartej na licencjonowaniu typu ONCE. 3) Licencjonowanie typu ONCE oznacza sposób dystrybucji licencji dla stacji roboczych Xpertis, polegający na tym, że licencja pobierana jest na stację uruchamiającą moduł Xpertis. Przy uruchomieniu na jednej stacji roboczej kilku modułów pobierana jest tylko jedna licencja. 4) Asysta techniczna asysta przy pracy na danych rzeczywistych, obejmująca w szczególności udzielenie bieżących wyjaśnień, wskazówek oraz pomoc bądź wspólne wykonanie z Zamawiającym czynności operatorskich. 5) Usterka uszkodzenie jednego lub więcej elementów zaktualizowanego oprogramowania, skutkujące utrudnieniem w używaniu zaktualizowanego oprogramowania. 6) Awaria uszkodzenie jednego lub więcej elementów zaktualizowanego oprogramowania, skutkujące utrudnieniem w używaniu zaktualizowanego oprogramowania i ograniczające wydajność lub funkcjonalność tego oprogramowania w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu korzystanie z zaktualizowanego oprogramowania. 7) Dzień roboczy dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy u Zamawiającego. 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest przeprowadzenie aktualizacji obecnego systemu Macrologic ERP w wersji 12.10 do wersji 12.50 opartej na licencjonowaniu typu ONCE. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy, zgodnie z niniejszą umową, specyfikacją istotnych warunków zamówienia, szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SIWZ) i złożoną przez Wykonawcę ofertą które stanowią integralną część umowy. 3. W ramach realizacji przedmiotu umowy i w ramach przewidzianego umową wynagrodzenia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu niezbędne licencje oraz zapewni świadczenie Asysty technicznej, serwisu gwarancyjnego oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Zamawiającego. 4. Wykonawca oświadcza, że dysponuje wiedzą i doświadczeniem gwarantującymi należyte wykonanie przedmiotu umowy, oraz posiada potencjał techniczny i osobowy niezbędny do należytej realizacji przedmiotu umowy. Strona 2 z 11

5. Wykonawca oświadcza, że jest podmiotem autoryzowanym i uprawnionym do świadczenia asysty technicznej i serwisu gwarancyjnego. 6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania umowy przy zachowaniu należytej staranności, o której mowa w art. 355 2 Kodeksu cywilnego. 3 Prawa autorskie i licencje 1. Wykonawca oświadcza, że przysługuje mu prawo do rozporządzania i zarządzania prawami autorskimi do wszystkich składników, w szczególności aktualizacji oprogramowania, dokumentacji, kluczy, licencji, w tym jest uprawniony do sprzedaży aktualizacji oprogramowania oraz udzielania licencji na zaktualizowane oprogramowanie z niezbędnymi licencjami oraz kluczami. 2. W przypadku wystąpienia osób trzecich wobec Zamawiającego z roszczeniami opartymi na twierdzeniu, że używanie przez Zamawiającego zaktualizowanego oprogramowania narusza jakiekolwiek prawa tych osób, w szczególności prawa producenta oprogramowania, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jakiekolwiek naruszenie praw osobistych lub majątkowych osób trzecich, w tym zobowiązuje się do niezwłocznego podjęcia działań zwalniających Zamawiającego z jakiejkolwiek odpowiedzialności z tytuły takiego naruszenia. Wykonawca zobowiązuje się także do zrekompensowania Zamawiającemu wszelkich udokumentowanych kosztów, jakie Zamawiający poniesie lub będzie zobowiązany ponieść w związku z roszczeniami, o których mowa w zdaniu pierwszym. 3. Aktualizacja oprogramowania do wersji 12.50 zostanie oparta na licencjonowaniu typu ONCE. 4. Udzielenie Zamawiającemu licencji niewyłącznej następuje na czas użytkowania przez Zamawiającego zaktualizowanego oprogramowania i rozpoczyna się od momentu podpisania bez zastrzeżeń przez Strony, protokołu odbioru, na podstawie którego zaktualizowane oprogramowanie zostanie odebrane przez Zamawiającego. 5. Udzielenie licencji obejmuje następujące pola eksploatacji: a) instalację w systemie informatycznym Zamawiającego i możliwość użytkowania zgodnie z warunkami udzielonej licencji; b) wskazane w art. 74 ust. 4 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2017.880 t.j.); Strona 3 z 11

c) używania aplikacji, w tym uruchamiania, wyświetlania, uzyskiwania dostępu, drukowania, wprowadzania własnych danych, dokonywania eksportu danych, publicznego odtwarzania, wyświetlania, korzystania z wszystkich funkcjonalności zaktualizowanego oprogramowania; d) dowolnego dysponowania raportami i wydrukami generowanymi przez aplikacje, zarówno w wersji elektronicznej i papierowej. 6. W przypadku potrzeby rozszerzenia pól eksploatacji, dodatkowe pola zostaną określone w protokole odbioru oprogramowania lub na etapie korzystania z oprogramowania. Strony podejmą negocjacje w celu zawarcia aneksu do umowy na dodatkowe pola eksploatacji. 7. Z chwilą udzielenia licencji na Zamawiającego przechodzi własność nośników, na których utrwalono zaktualizowane oprogramowanie. 4 Termin i miejsce realizacji 1. Termin wykonania przedmiotu umowy: zgodnie z terminem wskazanym w ofercie. 2. W przypadku zaoferowania terminu realizacji zamówienia skróconego względem Harmonogramu wykonania wskazanego w pkt 6 Załącznika nr 1 do SIWZ, Wykonawca przed podpisaniem umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji, Harmonogram wykonania uwzględniający skrócenie terminu realizacji. Przy braku zaoferowania skróconego terminu realizacji zamówienia wiążący Wykonawcę jest Harmonogram wykonania określony w pkt 6 Załącznika nr 1 do SIWZ. 3. Umowa będzie realizowana w dni robocze w miejscu i godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że czynności wymagające udziału Zamawiającego, mogą być realizowane wyłącznie w godzinach od 8:00 do 15:00. 4. O planowanym przystąpieniu do realizacji przedmiotu umowy Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego niezwłocznie pisemnie lub faksem, najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy. 5 Odbiór przedmiotu umowy i współpraca Stron 1. Strony zobowiązują się do współpracy przy realizacji przedmiotu umowy. Strona 4 z 11

2. Osobami upoważnionymi przez Strony do podpisania protokołów odbioru oraz do nadzoru nad realizacją umowy, w tym kontaktów i rozpatrywania bieżących spraw związanych z realizacją umowy są: a. ze strony Zamawiającego:. b. ze strony Wykonawcy: 3. Odbiór wersji produkcyjnej zaktualizowanego oprogramowania zostanie dokonany niezwłocznie po ukończeniu przez Wykonawcę Etapu 5, o którym mowa w Załączniku nr 1 do SIWZ. 4. Z czynności odbioru zostanie sporządzony protokół odbioru, zawierający co najmniej datę wykonania odbioru oraz podpisy przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego. 5. Z chwilą odbioru Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację techniczną, w tym instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i inne dokumenty niezbędne do normalnego korzystania z przedmiotu umowy, o ile będzie to konieczne. Przekazane dokumenty sporządzone będą w języku polskim. 6. W przypadku stwierdzenia usterek, awarii lub niezgodności z SIWZ, w tym ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia wykonanego przedmiotu umowy, Zamawiający odmówi potwierdzenia zrealizowania umowy (podpisania protokołu odbioru) oraz wyznaczy Wykonawcy termin, nie krótszy niż 7 dni, na usunięcie wad lub uzupełnienie braków. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w części lub w całości. 7. Zmiana osób, o którym mowa w ust. 2 nie wymaga aneksu do umowy. Strony zobowiązują się do niezwłocznego poinformowania drugiej Strony (faksem lub e-mailem) o zmianie osoby wskazanej w ust. 2. 6 Asysta techniczna, serwis gwarancyjny i szkolenia 1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć asystę techniczną w wymiarze 10 dni roboczych, po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin. 2. Celem asysty technicznej jest wsparcie Zamawiającego w używaniu zaktualizowanego oprogramowania przy pracy na danych rzeczywistych. 3. Asysta techniczna będzie świadczona po zakończeniu Etap 5, o którym mowa w Załączniku nr 1 do SIWZ i po dokonaniu odbioru, zgodnie z 5. Zamawiający wyznaczy Wykonawcy dni robocze asysty technicznej. 4. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć asystę techniczną w miejscu wskazanym przez Zamawiającego przez wykwalifikowany personel, posiadający odpowiednie kwalifikacje Strona 5 z 11

merytoryczne, techniczne i interpersonalne, w tym wiedzę na temat zakupionej wersji oprogramowania. Zamawiający nie dopuszcza zdalnego świadczenia asysty technicznej. 5. Po każdorazowej realizacji asysty technicznej Strony podpiszą protokół odbioru opisujący w szczególności czas trwania i zakres asysty technicznej. 6. Wykonawca udziela Zamawiającemu.. miesięcznej gwarancji (wpisać okres z treści oferty) na przedmiot umowy i zobowiązuje się świadczyć serwis gwarancyjny na zaktualizowane oprogramowanie. 7. Okres gwarancji rozpoczyna się z chwilą podpisania protokołu, o którym mowa w 5 ust. 4. 8. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania świadczeń polegających na: a. usuwaniu zgłoszony usterek lub awarii. Usunięcie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia w przypadku usterek i nie później niż w terminie 1 dnia roboczego od dnia zgłoszenia w przypadku awarii. W uzasadnionych przypadkach czas usunięcia usterki lub awarii może zostać wydłużony za porozumieniem przedstawicieli Stron. b. świadczeniu merytorycznych konsultacji i rozwiązywania zgłoszonych problemów, w tym odpowiadania na zapytania Zamawiającego w zakresie funkcjonowania i obsługi oprogramowania i jego poszczególnych elementów w terminie do 5 dni roboczych od dnia wysłania zgłoszenia do Wykonawcy. Strony dopuszczają możliwość świadczenia konsultacji i rozwiązywania zgłoszonych problemów telefonicznie, mailowo lub poprzez faks. c. dostarczeniu, instalacji, wdrożeniu zmian bądź poprawek wprowadzonych do wersji 12.50, wraz z przekazaniem niezbędnej dokumentacji i instrukcji, w tym instrukcji użytkowania. Wykonawca zobowiązuje się informować Zamawiającego o dostępnych poprawkach lub aktualizacjach. d. świadczeniu innych niezbędnych działań związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania zakupionego oprogramowania w zakresie i terminach ustalonych przez przedstawicieli Stron. 9. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać świadczenia objęte gwarancją przez wykwalifikowany personel, posiadający odpowiednie kwalifikacje merytoryczne, techniczne, w tym wiedzę na temat zakupionej wersji oprogramowania. 10. Wykonawca w ramach realizacji Etapu 4, o którym mowa w Załączniku nr 1 do SIWZ, zobowiązany jest przeprowadzić szkolenia dla pracowników Zamawiającego z nowych funkcjonalności w łącznym wymiarze 10 dni, tj. 10 dni roboczych po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin. Strona 6 z 11

11. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić szkolenie w miejscu i terminach wskazanych przez Zamawiającego, przez wykwalifikowany personel, posiadający odpowiednie kwalifikacje merytoryczne, techniczne i interpersonalne, w tym wiedzę na temat zakupionej wersji oprogramowania. Zamawiający nie dopuszcza zdalnego świadczenia szkolenia. 12. Po przeprowadzeniu szkoleń, o których mowa w ust. 10, Strony podpiszą protokół opisujący w szczególności czas trwania i zakres szkoleń. 13. Strony zgodnie przyjmują, że okres rękojmi na zrealizowany przedmiot umowy zakończy się wraz z upływem okresu gwarancji udzielonej przez Wykonawcę. 7 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie: netto:... słownie :... brutto z podatkiem VAT (..%):... słownie :... 2. Kwota brutto wynagrodzenia, określona w ust. 1, jest kwotą wyczerpującą wszelkie roszczenia Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu realizacji niniejszej umowy. 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę i doręczonej Zamawiającemu faktury VAT, na wskazany w niej rachunek bankowy Wykonawcy, po podpisaniu przez Zamawiającego bez uwag protokołów odbioru, o których mowa w 5 ust. 4, 6 ust. 5 i 12 niniejszej umowy, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 4. Zamawiający dopuszcza dokonanie płatności częściowych, odpowiednio do zakresu świadczeń potwierdzonych protokołami, o którym mowa w ust. 3, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę i doręczonej Zamawiającemu faktury VAT, na wskazany w niej rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 5. Za datę płatności, Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6. W przypadku nieterminowej zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zapłatę odsetek ustawowych. Strona 7 z 11

8 Kary umowne 1. W przypadku opóźnienia w dochowaniu przez Wykonawcę terminu realizacji przedmiotu umowy, określonego w 4 ust. 1, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 7 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia. 2. W przypadku wystąpienia osób trzecich wobec Zamawiającego z roszczeniami, o których mowa w 3 ust. 2 umowy i poniesienia z tego tytułu odpowiedzialności przez Zamawiającego, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 7 ust. 1. 3. W przypadku niezrealizowania asysty technicznej, o której mowa w 6 ust. 1, szkoleń, o których mowa w 6 ust. 10 lub nieterminowej realizacji świadczeń gwarancyjnych, o których mowa w 6 ust. 8 lit. a i b, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 1% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 7 ust. 1, za każdy przypadek. 4. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 7 ust. 1. 5. W przypadku, gdy wysokość szkody poniesionej przez Zamawiającego przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, zaś Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości. 6. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie nałożonych przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia, określonego w 7 ust. 1. 7. Przed nałożeniem kary umownej Zamawiający wezwie wpierw wykonawcę do zaprzestania naruszeń umowy, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. 9 Prawo odstąpienia i rozwiązania umowy 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający stosownie do treści art. 145 ust. 1 ustawy Pzp może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych Strona 8 z 11

okolicznościach. W takim przypadku, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 2. Poza przypadkami określonymi wprost w przepisach Kodeksu cywilnego, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w przypadku: 1) gdy przedmiot umowy nie będzie realizowany zgodnie z wymaganiami określonymi niniejszą umową i jej integralnymi załącznikami; 2) opóźnienia w dochowaniu terminu określonego w 4 ust. 1 przekraczającego 14 dni; 3) o którym mowa w 5 ust. 6 umowy. 4) w przypadku, gdy Wykonawca podlegał wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Aktualizacja i wdrożenie nowego oprogramowania, nr referencyjny postępowania: 35/ZP/2017. 3. Zamawiający może skorzystać z prawa odstąpienia w terminie 30 dni od daty powzięcia wiadomości o okoliczności uprawniającej go do wykonania przysługującego mu prawa odstąpienia. Przed skorzystaniem z prawa odstąpienia Zamawiający wezwie wpierw Wykonawcę do zaprzestania naruszeń zobowiązań objętych umową, wyznaczając w tym celu stosowny termin. 4. W przypadku odstąpienia od umowy Zamawiający nie traci prawa do należnych kar umownych i odszkodowań. 10 Zmiany umowy 1. Zmiany treści umowy mogą być dokonane wyłącznie w zakresie: 1) zmiany terminu realizacji przedmiotu Umowy w przypadku, gdy potrzeba zmiany jest następstwem przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w tym na wypadek przedłużenia się postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również w przypadku wystąpienia zdarzeń losowych, niezależnych od Stron. Zmiana terminu realizacji przedmiotu Umowy możliwa jest ponadto, gdy przemawia za tym interes Zamawiającego, w tym potrzeba zachowania terminów płatności środków, a Wykonawca dysponuje możliwością wykonania zamówienia w krótszych, uzgodnionych przez Strony, terminach. Pod pojęciem zdarzeń losowych Strony rozumieją okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie np. klęska żywiołowa, strajk. Termin realizacji może ulec przedłużeniu o okres trwania przeszkody uniemożliwiającej realizację umowy. Strona 9 z 11

2) zmiany pól eksploatacji, jeżeli zmiana jest niezbędna dla prawidłowego i pełnego korzystania przez Zamawiającego z przedmiotu umowy. Warunkiem zmiany jest określenie przez Strony dodatkowych pól eksploatacji. 3) zmiany miejsca wykonania przedmiotu Umowy, jeżeli zmiana jest konieczna dla prawidłowej realizacji zamówienia i nie spowoduje znacznych utrudnień bądź kosztów po stronie Wykonawcy; 4) skrócenia terminu realizacji Etapu 6, jeżeli przemawia za tym interes Zamawiającego, w tym potrzeba zachowania terminów płatności środków, a Wykonawca dysponuje możliwością wykonania zamówienia w krótszym, uzgodnionym przez Strony, terminie. 2. Zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania aneksu w formie pisemnej podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności. 11 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia w treści Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Gdyby jakiekolwiek postanowienie umowy okazało się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych jej postanowień. W takim przypadku Strony zastąpią postanowienie uznane za nieważne lub bezskuteczne, innym, zgodnym z prawem, realizującym możliwie najbardziej cel niniejszej umowy. 3. W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy mają zastosowanie obowiązujące przepisy, w tym m.in. Kodeksu cywilnego i ustawy Pzp. 4. Integralną częścią umowy jest SIWZ, w tym załącznik nr 1 do SIWZ, i oferta Wykonawcy. 5. Spory wynikłe w związku z realizacją niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których 2 otrzymuje Zamawiający, a 1 Wykonawca. podpis Wykonawcy podpis Zamawiającego Strona 10 z 11

Załącznik: 1. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami. 2. Oferta Wykonawcy. Strona 11 z 11