POLITYKA DOBORU I OCENY KWALIFIKACJI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ Zamość 2018 1
Metryka dokumentu Komórka opracowująca regulację Pełna nazwa dokumentu Data ostatniej aktualizacji Zespół organizacyjno-administracyjny Polityka doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej nd Data utworzenia 15.04.2018 r. Uchyla Politykę doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej wprowadzoną Uchwałą Zebrania Przedstawicieli nr 13/2015 z dnia 07.06.2015 r. Historia zmian: Data 15.04.2018r Rodzaj zmian ( syntetyczny opis) Utworzenie dokumentu Autor ( komórka opracowująca regulację) Zespół organizacyjnoadministracyjny Dokumenty powiązane: Lp. Nazwa regulacji Uwagi 1 Statut Banku 2 Regulamin Organizacyjny 3 Regulamin działania Rady Nadzorczej 2
I. Postanowienia ogólne 1 1. Zasady określone w Polityce doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej zwanej dalej Polityką, Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu stosuje w przypadku dokonywania doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej Banku. 2. Celem oceny jest stwierdzenie, czy kandydaci na członków Rady Nadzorczej oraz czy członkowie Rady Nadzorczej w czasie sprawowania swoich funkcji, dają rękojmię sprawowania tych funkcji w sposób określony przepisami prawa, czy posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji swoich funkcji oraz czy ich reputacja osobista nie stwarza zagrożenia dla utraty reputacji Banku. Przyjęte w niniejszej Polityce określenia oznaczają: 1) Bank Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu; 2 2) członek Rady Nadzorczej członek Rady Nadzorczej Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu; 3) kwalifikacje odpowiednie wymogi, które powinien spełnić członek Rady Nadzorczej, obejmujące: a) kwalifikacje zawodowe kwalifikacje teoretyczne, w tym wykształcenie, oraz kwalifikacje nabyte w trakcie sprawowania określonych funkcji, wykonywania pracy, kwalifikacje nabyte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym rolniczą (prowadzenie gospodarstwa rolnego), b) reputację tj. nieposzlakowaną opinię wynikającą z postępowania w życiu zawodowym i osobistym oraz z odpowiedzialności karnej, administracyjnej i cywilnej, c) zarządzanie czas poświęcany zajmowanemu stanowisku, konflikt interesów. 3 W Regulaminie Zebrania Grupy Członkowskiej, które dokonuje wyboru kandydatów na członków Rady Nadzorczej oraz ocenia ich kwalifikacje na tym etapie i w Regulaminie obrad Zebrania Przedstawicieli, które dokonuje indywidualnej oceny kwalifikacji poszczególnych członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji oraz dokonuje oceny odpowiedniości Rady Nadzorczej jako organu nadzoru, powinny zostać zawarte odpowiednio postanowienia niniejszej Polityki. 4 1. Ocena kwalifikacji kandydatów na członków Rady Nadzorczej dokonywana jest przez Zebranie Grypy Członkowskiej przed dokonaniem wyboru członka. 2. Zebranie Przedstawicieli dokonuje oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji członka Rady Nadzorczej oraz dokonuje oceny funkcjonowania Rady Nadzorczej jako organu nadzoru. 3. W każdym przypadku członkowie Rady Nadzorczej powinni cieszyć się nieposzlakowaną reputacją przed wyborem jak i podczas sprawowania funkcji. 4. Uznaje się, że kandydat ma nieposzlakowaną opinię o ile nie ujawniono informacji temu zaprzeczających. 3
II. Ocena kwalifikacji na etapie wyboru członka Rady Nadzorczej przez Zebranie Grupy Członkowskiej 5 1. Szczegółowy tryb postępowania przy ocenie kwalifikacji kandydatów na członków Rady Nadzorczej na etapie wyboru zawiera Regulamin Zebrania Grupy Członkowskiej. 2. Ocenie podlega zaangażowanie kandydata jako członka Banku zarówno jeśli chodzi o działalność społeczną w organach Banku jak również aktywność jako klienta Banku (rachunki, kredyty, depozyty). 3. Przed zgłoszeniem kandydata należy uwzględnić poniższe warunki, które powinny zostać bezwzględnie spełnione: 1) kandydat na członka Rady Nadzorczej musi być członkiem Banku, 2) kandydat na członka Rady Nadzorczej nie może być powiązany w linii prostej i do drugiego stopnia pokolenia w liniach bocznych z członkiem Zarządu Banku. 4. Ocena kryteriów kwalifikacji dokonywana jest na podstawie oświadczeń podpisanych przez kandydatów na członków Rady Nadzorczej. 5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 stanowią Załączniki nr 1,2,3 do niniejszej Polityki. Kandydat na członka Rady Nadzorczej musi je złożyć pracownikowi, o którym mowa w ust. 6, podczas Zebrania Grupy Członkowskiej, po zgłoszeniu jego kandydatury. 6. Ocena kandydatów na członków Rady Nadzorczej dokonywana jest metodą punktową, co oznacza, że za każde kryterium określone w złożonych oświadczeniach kandydat otrzymuje punkty zgodnie z Metodyką przeprowadzania oceny, opisaną w niniejszej Polityce Rozdział VI. Za prawidłowe, zgodne z Metodyką, obliczenie punktów odpowiedzialny jest pracownik Banku prowadzący dokumentację Rady Nadzorczej lub podczas jego nieobecności, inny pracownik Banku wyznaczony przez Zarząd. 7. Wyniki oceny punktowej osób kandydatów na członków Rady Nadzorczej przedkładane są Przewodniczącemu Zabrania Grupy Członkowskiej, który przedstawia je przed ogłoszeniem głosowania na członków Rady Nadzorczej. Przewodniczący Zebrania informuje zebranych czy suma punktów otrzymana przez poszczególnych kandydatów na członków Rady Nadzorczej mieści się w zakresie punktów oznaczonych w Metodyce i na podstawie tego stwierdza czy kandydat na członka Rady Nadzorczej daje rękojmię sprawowania tej funkcji w sposób określony przepisami prawa, czy posiada wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji tej funkcji oraz czy jego reputacja osobista nie stwarza zagrożenia dla utraty reputacji Banku czy posiada odpowiedniość. Osoby nie posiadające odpowiedniości nie mogą kandydować na członka Rady Nadzorczej. 4
III. Ocena kwalifikacji członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji dokonywana przez Zebranie Przedstawicieli 6 1. Oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej, na podstawie złożonych oświadczeń (Załączniki nr 1,2,3 do niniejszej Polityki) dokonuje raz w roku Zwyczajne Zebranie Przedstawicieli po zapoznaniu się z informacją sporządzoną przez pracownika Banku prowadzącego dokumentację Rady Nadzorczej, a przedstawioną przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej w ramach sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej. 2. W oświadczeniach, o których mowa w ust. 1, członek Rady informuje o okolicznościach, które mogą wpływać na utratę lub obniżenie kwalifikacji zawodowych lub reputacji. 3. W roku wyborczym, gdy członkiem Rady Nadzorczej zostaje wybrana osoba, która nie pełniła obowiązków członka Rady Nadzorczej w poprzedniej kadencji, oceny kwalifikacji tego członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji Zebranie Przedstawicieli dokonuje w roku następnym, ocenie podlegają natomiast ustępujący członkowie Rady Nadzorczej. 4. W przypadku uzyskania przez członka rady Nadzorczej oceny punktowej niższej o 50% (włącznie) niż za poprzedni okres, Rada Nadzorcza powinna zidentyfikować tego przyczynę i jeśli jest to możliwe ze względu na rodzaj kryterium naruszenia nieodpowiedniości, może zobowiązać członka Rady Nadzorczej do zneutralizowania przyczyny obniżenia oceny. Jeżeli uzyskana ocena punktowa jest niższa ponad 50% od oceny za poprzedni okres Rada Nadzorcza może zawiesić członka Rady Nadzorczej lub rozważyć wystąpienie do Zebrania Przedstawicieli o odwołanie go. IV. Sposób dokonywania oceny kwalifikacji zawodowych kandydata na członka Rady Nadzorczej i członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji. 7 1. Ocenę kwalifikacji zawodowych dokonuje się biorąc pod uwagę: 1) przygotowanie teoretyczne, 2) przygotowanie praktyczne. 2. Oceniając przygotowanie teoretyczne bierze się pod uwagę wykształcenie, ukończone szkoły, ukończone szkolenia, inne posiadane kwalifikacje. 3. Oceniając przygotowanie praktyczne bierze się pod uwagę umiejętności i doświadczenie nabyte w związku ze sprawowanymi funkcjami, w tym w organach zarządzających, dotychczasowym zatrudnieniem, wykonywaniem zawodu lub prowadzeniem działalności gospodarczej w tym rolniczej. 4. Nabycie doświadczenia i wiedzy może następować poprzez wcześniejszą pracę w Radzie Nadzorczej Banku. 5. W sposób szczególny dokonuje się oceny Przewodniczącego Rady Nadzorczej biorąc pod uwagę w szczególności umiejętności w kierowaniu zespołami ludzkimi nabyte podczas prac w Radzie Nadzorczej Banku lub innych przedsiębiorstwach. V. Sposób dokonywania oceny zarządzania kandydata na członka Rady Nadzorczej i członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji. 8 Oceny zarządzania kandydata na członka Rady Nadzorczej i Członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji dokonuje się na podstawie złożonego oświadczenia o sprawowanych stanowiskach i funkcjach w firmach lub instytucjach. 5
VI. Metodyka przeprowadzania oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej i członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji metoda punktowa 1. Załącznik nr 1 Ocena reputacji 9 1) Wskazując odpowiedzi zgodnie ze stanem faktycznym kandydat/członek RN może uzyskać maksymalnie 7 pkt. 2) Jeden punkt za każdą negatywną odpowiedź. Każda odpowiedź pozytywna to 0 pkt. 3) Sumę punktów należy przemnożyć przez wagę 20%. 4) Maksymalna możliwa ocena to 1,4 pkt. 2. Załącznik nr 2 Ocena doświadczenia 1) Wskazując odpowiedzi zgodnie ze stanem faktycznym kandydat/członek RN może uzyskać maksymalnie 3 pkt. 2) Jeden punkt za każdą pozytywną odpowiedź. Każda odpowiedź negatywna to 0 pkt. 3) Sumę punktów należy przemnożyć przez wagę 60%. 4) Maksymalna możliwa ocena to 1,8 pkt. 3. Załącznik nr 3 Ocena zarządzania Im więcej stanowisk / funkcji kandydat na członka Rady Nadzorczej/członek Rady wskaże tym niższą ocenę otrzyma. Spowodowane to jest obawą o możliwy brak czasu, który powinien poświęcić zajmowanemu stanowisku. Zgodnie z Rozporządzeniem CRR dopuszcza się aby poza bankiem kandydat/członek RN pełnił tylko jedną funkcję / zajmował stanowisko. 1) Jeżeli kandydat/członek RN nie pełni funkcji / nie zajmuje stanowisk w żadnej firmie lub pełni funkcję/zajmuje stanowisko dodatkowo w jednej firmie - otrzymuje 5 pkt. 2) Jeżeli kandydat/członek RN wskazał, że pełni funkcje / zajmuje stanowiska dodatkowo w więcej niż w dwu innych firmach / instytucjach odejmuje się jeden punkt za każdą firmę / instytucję pomniejszając sumę punktów o 1. 3) Jeżeli kandydat/członek RN wskaże dodatkowo, więcej niż sześć firm / instytucji nie otrzymuje żadnego punktu. 4) Otrzymaną ilość punktów przemnażamy przez wagę 20%. 5) Maksymalna możliwa ocena to 1,0 4. Pozytywna ocena odpowiedniości kandydata/członka Rady Nadzorczej wg metody punktowej to suma punktów, która znajduje się w zakresie punktów, włącznie, od 1,4 do 4,2. Im wyższą sumę punktów otrzymał kandydat/członek Rady Nadzorczej, tym kandydat/członek bardziej odpowiedni do pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej. Ocena punktowa niższa niż 1,4 dyskwalifikuje osobę jako kandydata/członka Rady Nadzorczej. 5. Pracownik Banku dokonujący sumowania punktów, o którym mowa w 5 ust. 6, zobowiązany jest, aby przy prezentowaniu wyników tej czynności niezbędnej do dokonania oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej przez Zebrania Grupy Członkowskiej lub członków Rady Nadzorczej w czasie pełnienia przez nich funkcji przez Zebranie Przedstawicieli, przedstawiać tylko uzyskane wartości punktowe, ponieważ informacje zbierane do dokonania oceny objęte są ochroną danych osobowych. 6
VII. Ocena kolektywna członków Rady Nadzorczej jako organu nadzoru 10 1. Kompetencje członków Rady Nadzorczej powinny dopełniać się, aby umożliwić odpowiedni poziom kolegialnego wykonywania zadań tego organu. 2. Ocena funkcjonowania Rady Nadzorczej jako organu nadzoru dokonywana jest przez Zebranie Przedstawicieli poprzez głosowanie nad uchwałą o zatwierdzeniu Sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej z uwzględnieniem wyników oceny poszczególnych członków Rady Nadzorczej przez Zebranie Przedstawicieli. VIII. Przechowywanie dokumentacji związanej z oceną kwalifikacji 11 Dokumentacja związana z oceną odpowiedniości dokonywanej przez Zebranie Grupy Członkowskiej i Zebranie Przedstawicieli przechowywana jest przez pracownika Banku prowadzącego sprawy Rady Nadzorczej, w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osób nieuprawnionych. IX. Postanowienia końcowe 12 Zasady Polityki w sprawie doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej w Powiatowym Banku Spółdzielczym w Zamościu, zostały opracowane w oparciu o następujące regulacje prawne i zalecenia organów nadzorujących sektor bankowy w Polsce: 1) ustawę z dnia 29.08.1997 r. Prawo bankowe; 2) ustawę z dnia 7.12.2000 r. o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach Zrzeszających; 3) Wytyczne Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego z dnia 22.11.2012 r. wydane w sprawie oceny kwalifikacji członków organów zarządzających w Banku ; 4) zalecania przedstawione przez Komisję Nadzoru Finansowego wskazane w wystąpieniu Zastępcy Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego, skierowanym do Banków działających w sektorze bankowym w Polsce z dnia 17.04.2013 r. 5) Zasady Ładu Korporacyjnego wydane 22.07.2014 r. przez Komisję Nadzoru Finansowego dla instytucji nadzorowanych Uchwałą Nr 218/2014. 13 1. Polityka doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej dla swojej ważności wymaga zatwierdzenia przez Zebranie Przedstawicieli Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu. 2. Polityka doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej musi być dostępna publicznie, co oznacza, że każdy członek Banku może zapoznać się ze sposobem oceny każdego kandydata na członka Rady Nadzorczej. Niniejsza Politykę Bank udostępnia na stronie internetowej Banku www.pbs.zamosc. 7
8
Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a 22-400 Zamość Załącznik nr 1 - Ocena reputacji (Imię i nazwisko kandydata/członka RN ) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Oświadczenie Ja niżej podpisany, pouczony o odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 233 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks karny (tekst jednolity Dz. U. z 2017 poz 2204 z późn. zm.) za składanie fałszywych oświadczeń, oświadczam, że: 1. byłem /nie byłem (odpowiednie skreślić) karany za przestępstwa gospodarcze, 2. jest / nie jest (odpowiednie skreślić) prowadzone przeciwko mnie dochodzenie służące egzekwowaniu prawa, 3. odmówiono / nigdy nie odmówiono (odpowiednie skreślić) mi rejestracji firmy lub działalności gospodarczej, 4. odwołano / nie odwołano (odpowiednie skreślić) mnie ze stanowiska wymagającego zaufania, 5. orzeczono / nie orzeczono (odpowiednie skreślić) wobec mnie zakazu pełnienia funkcji kierowniczych, 6. jestem / nie jestem (odpowiednie skreślić) wpisany na listę nierzetelnych dłużników, 7. ogłosiłem / nie ogłosiłem upadłość / ci konsumencką /-ckiej. (Podpis kandydata/członka RN) 9
Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a 22-400 Zamość Załącznik nr 2 Ocena doświadczenia (Imię i nazwisko kandydata/członka RN ) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Oświadczenie Oświadczam, że: 1. posiadam / nie posiadam (odpowiednie skreślić) wykształcenia z zakresu bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych, 2. uczestniczyłem / nie uczestniczyłem (odpowiednie skreślić) w szkoleniach z zakresu bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych, 3. posiadam / nie posiadam (odpowiednie skreślić) doświadczenia praktycznego w zakresie bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych.. (Podpis kandydata/członka RN) Załączniki: Do niniejszego oświadczenia załączam: 1. świadectwo szkolne / dyplom z uczelni, 2. certyfikaty / zaświadczenia z odbytych szkoleń. 3..... 10
Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a 22-400 Zamość Załącznik nr 3 Ocena zarządzania (Imię i nazwisko kandydata/członka RN ) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Wykaz stanowisk, które kandydat na członka Rady Nadzorczej lub członek Rady nadzorczej sprawuje Nazwa firmy / instytucji Stanowisko / funkcja. (Podpis kandydata/członka RN) 11