TBS/REG/61/2018 (Nr rejestru wniosków) UMOWA Nr CRU/TBS/ /2018 PROJEKT zawarta w dniu 2018 roku pomiędzy: pomiędzy: TOWARZYSTWEM BUDOWNICTWA SPOŁECZNEGO WARSZAWA PÓŁNOC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-471) przy ul. Gen. T. Pełczyńskiego 30, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000019230, NIP: 522-25-92-920, o kapitale zakładowym 86 666 000,00 zł, przez:.. zwaną dalej Zamawiającym, a..., wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez.. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS.., NIP.., REGON.., kapitał zakładowy zł wpłacony w całości, reprezentowaną przez:.. zwaną dalej Wykonawcą, a w dalszej części odpowiednio również jako Strona lub Strony Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) do niniejszej umowy (dalej: Umowy) wyżej wymienionej ustawy nie stosuje się. 1. Zamawiający powierza Wykonawcy a Wykonawca niniejszym przyjmuje do wykonania: 1 1) dostosowanie do dnia 30.04.2018r. organizacji i działalności Zamawiającego do wymagań wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) i innych stosownych przepisów obowiązującego w Polsce prawa, m.in. pod względem technicznym (m.in. informatycznym), organizacyjnym oraz prawnym, 2) pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD) u Zamawiającego jako administratora danych osobowych, na podstawie RODO oraz stosownych przepisów obowiązującego w Polsce prawa, od dn. 25.05.2018 do dn. 31.12.2018; 1
z uwzględnieniem profilu i specyfiki działalności TBS Warszawa Północ Sp. z o.o. 2. Szczegółowy zakres obowiązków Wykonawcy jest zawarty w Opisie Przedmiotu Zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy. 3. Na podstawie informacji zawartych w ofercie, Wykonawca do 7 dni po zawarciu umowy sporządzi Harmonogram wykonania Umowy, który będzie stanowił Załącznik nr 3 do Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Umowy z zachowaniem najwyższej staranności. 4. Wykonawca oświadcza, że: 1) w wykonaniu Umowy po stronie Wykonawcy będą brały udział osoby wskazane w wykazie osób załączonym do oferty, z tymże Strony postanawiają, że będzie to co najmniej: 1 osoba, która uzyskała dyplom ukończenia magisterskich studiów prawniczych oraz 1 osoba, która uzyskała dyplom ukończenia magisterskich studiów informatycznych. Wykaz stanowi Załącznik nr 4 do Umowy. 2) do kontaktu z Zamawiającym Wykonawca wyznacza:.. 5. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie doświadczenie, kompetencje oraz wiedzę w zakresie ochrony danych, w szczególności ochrony danych osobowych oraz, że w celu wykonania Umowy będzie się posługiwał personelem spełniającym przedmiotowe warunki. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania i zaniechania, za działania i zaniechania osób za pomocą których będzie wykonywał Umowę. 7. Wykonawca zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany regulacji prawnych w zakresie ochrony danych osobowych i dostosowywać sposób przetwarzania danych, procedury wewnętrzne i sposoby zabezpieczenia danych osobowych u Zamawiającego, do aktualnych wymagań prawnych. W przypadku gdy, w trakcie obowiązywania Umowy wejdą w życie nowe przepisy, Wykonawca jest zobowiązany do dostosowania dotychczas wykonanych prac / Utworów do nowych przepisów prawa. 8. Wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za nienależyte wykonanie lub niewykonanie Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niekorzystne akty administracyjne i/lub orzeczenia sądowe oraz sankcje/kary nałożone na Wykonawcę przez organy administracji publicznej lub sądy, w związku z: (i) brakiem ochrony lub nienależytą ochroną danych osobowych, (ii) nie przestrzeganiem lub nienależytym przestrzeganiem odpowiednich przepisów prawa UE oraz prawa polskiego, w zakresie danych osobowych. 9. Wykonawca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie przedmiotu Umowy na kwotę co najmniej 3 mln zł przez okres obowiązywania Umowy, czego potwierdzenie stanowi kopia polisy ubezpieczeniowej załączona do Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania polisy ubezpieczeniowej w zakresie i na warunkach nie gorszych niż wskazane w zd. 1, przez cały okres obowiązywania Umowy i okazania przedmiotowej polisy na żądanie Zamawiającego. 2 1. W zakresie wykonania przedmiotu Umowy Zamawiający będzie dokonywał protokolarnych: odbiorów częściowych oraz następnie odbioru końcowego, w terminach wskazanych w Harmonogramie wykonania Umowy. Dokonanie odbioru częściowego nie wyłącza możliwości: (i) zgłoszenia zastrzeżeń przez Zamawiającego do prac wcześniej odebranych, (ii) nie dokonania odbioru końcowego przez Zamawiającego. 2. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń w zakresie nienależytego wykonania prac/utworów przedstawionych do odbioru, Wykonawca jest zobowiązany do ich ponownego przedstawienia do odbioru, z uwzględnieniem ww. zastrzeżeń, w terminie nie dłuższym niż 7 dni. 2
3. Nie przedstawienie przez Wykonawcę prac/utworów do odbioru w terminach wynikających z Umowy może spowodować nałożenie przez Zamawiającego kary umownej o której mowa w 5 ust. 5 Umowy. Dokonanie przez Zamawiającego odbioru (-ów), o którym (-ch) mowa w 2 nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności Wykonawcy wskazany m.in. w 1 ust. 8 zd. 1 i 2. 4. W przypadku wadliwego albo sprzecznego z Umową wykonywania przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający po bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy do należytego wykonywania przedmiotu Umowy z wyznaczeniem dodatkowego, nie dłuższego niż 7 dni terminu, niezależnie od innych uprawnień wynikających z Umowy, może odstąpić od Umowy w całości. 3 1. Strony zawierają Umowę na czas określony: od.. r. do 31 grudnia 2018 r. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia umowy na zasadzie zamówienia uzupełniającego, tj. polegającego na powtórzeniu wykonania odpowiedniego zakresu przedmiotu Umowy, wskazanego przez Zamawiającego, do wysokości 50% wartości Umowy. 3. Umowa może być rozwiązana w każdym czasie za zgodnym porozumieniem Stron, bądź z zachowaniem okresu jednomiesięcznego wypowiedzenia, dokonanego na piśmie, ze skutkiem prawnym na koniec miesiąca kalendarzowego. 4 1. Łączne, ryczałtowe wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy wynosi brutto zł, słownie złotych:., w tym podatek VAT w wysokości zł, słownie złotych:., zgodnie ze złożoną w dniu.ofertą. Przedmiotowe wynagrodzenie obejmuje również wynagrodzenie z tytułu: (i) udzielenia licencji i prawa zależne, o których mowa w 8 Umowy, (ii) nośników na jakich Utwory przekazane Zamawiającemu zostały utrwalone oraz (iii) gwarancji udzielanej przez Wykonawcę. 2. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia miesięcznie, w wysokości zł słownie złotych:.., w tym podatek VAT w wysokości.. zł słownie złotych:..., przy czym okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. 3. Wynagrodzenie będzie płatne z dołu za każdy okres rozliczeniowy przelewem na konto Wykonawcy w.. nr., w terminie 21 dni dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury. Warunkiem wystawienia faktury jest protokolarny odbiór prac / Utworów przez Zamawiającego, których faktura ma dotyczyć. 4. Fakturę należy wystawić na: Towarzystwo Budownictwa Społecznego Warszawa Północ Sp. z o.o. z Warszawie (01-471) przy ul. Gen. T. Pełczyńskiego 30, NIP: 522-25-92-920 5. Zamawiający wyraża zgodę na wysyłanie Zamawiającemu faktur VAT na adres poczty elektronicznej: tbs@tbspolnoc.pl. Tak wysłane faktury VAT uważa się za doręczone Zamawiającemu. 6. Dla uniknięcia jakichkolwiek wzajemnych roszczeń strony ustalają, iż poza wynagrodzeniem określonym w 4 Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy nie przysługuje jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie. 5 1. Wykonawca nie ma prawa powierzyć wykonania przedmiotu Umowy innej osobie, bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie, pod rygorem nieważności. 2. W razie naruszenia postanowienia ust. 1 Zamawiający może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym. 3
3. Zamawiający może żądać zapłaty kar umownych w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto ustalonego w 4 ust. 1, a także rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku, gdy Wykonawca narusza warunki Umowy, a w szczególności, gdy: 1) nie przystąpił do realizacji Umowy, 2) realizuje Umowę niezgodnie z jej zapisami, 3) złożył fałszywe oświadczenia lub inne dokumenty poświadczające nieprawdę, bądź nie podał istotnych okoliczności, mających wpływ na zawarcie Umowy. 4. Wykonawcy jest, między innymi, zobowiązany do reagowania na zagrożenia naruszenia zasad ochrony danych oraz incydenty naruszenia zasad ochrony danych, w czasie i na zasadach obowiązujących u Zamawiającego. 5. Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wys. 0,5 % wynagrodzenia brutto, za każdy dzień opóźnienia w dotrzymaniu jakiegokolwiek terminu wskazanego w Umowie, m.in. w wykonaniu przedmiotu Umowy. Przedmiotowa kara umowna może być nałożona m.in. w przypadku, o którym mowa w 5 ust. 4 powyżej. 6. Zapłata kary lub jej potrącenie przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku wykonania zobowiązań umownych oraz nie pozbawia Zamawiającego innych uprawnień mu przysługujących, wynikających z Umowy. 7. Zamawiający jest uprawniony do nakładania więcej niż jednej kary umownej w odniesieniu do tego samego zdarzenia. W razie, gdy nałożone kary umowne nie pokryją szkody poniesionej przez Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach przewidzianych w Kodeksie Cywilnym. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącenia kar umownych oraz innych należności z wynagrodzenia należnego Wykonawcy bez wcześniejszego wezwania Wykonawcy do jej zapłaty na co Wykonawca wyraża zgodę. 9. Postanowienia 5 ust. 6-8 stosuje się do wszelkich kar umownych wskazanych w Umowie. 10. W przypadku nienależytego wykonywania Umowy, niezależnie od innych uprawnień przysługujących Zamawiającemu na podstawie Umowy, Zamawiający może skorzystać z wykonania zastępczego na koszt Wykonawcy, bez zgody sądu, po uprzednim wyznaczeniu Wykonawcy dodatkowego nie dłuższego niż 7 dni kalendarzowych terminu na należyte wykonanie Umowy. Prawo wykonania zastępczego obejmuje również okres gwarancji. 6 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu 3 letniej gwarancji na przedmiot Umowy. Podstawą roszczeń z gwarancji jest brak właściwości przedmiotu Umowy określonych w Umowie. Dokonanie odbioru częściowego lub końcowego przez Zamawiającego nie wpływa na możliwość skorzystania przez Zamawiającego z gwarancji. Na podstawie gwarancji Zamawiającemu przysługuje prawo do zwrotu zapłaconej ceny lub usunięcia wady, według jego wyboru. Usunięcie wady przez Wykonawcę powinno nastąpić niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 3 dni od daty jej zgłoszenia przez Zamawiającego. 2. Niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji, Zamawiającemu przysługuje prawo do skorzystania z rękojmi. Wykonanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu rękojmi. 3. Okres gwarancji na przedmiot Umowy biegnie od daty dokonania odbioru zakresu przedmiotu Umowy, w odniesieniu do którego Zamawiający zgłosił wady. 4
4. Niezależnie od upływu okresu gwarancyjnego, gwarancja obejmuje również usunięcie błędów, które zostały zgłoszone jeszcze przed zakończeniem terminu obowiązywania gwarancji. 5. Umowa stanowi dokument gwarancyjny bez konieczności składania dodatkowego dokumentu na okoliczność udzielenia gwarancji. 6. Zamawiający nie jest zobowiązany do wydania przedmiotu Umowy lub jego elementu w celu świadczenia usług gwarancyjnych, w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego o gwarancji. 7 1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie i w celu niezbędnym do realizacji Umowy. Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi wystarczającymi do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych oraz zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującym prawem. 2. Wykonawca zobowiązuje się zachować w poufności wobec osób trzecich wszelkie informacje otrzymane od Zamawiającego podczas wykonywania przedmiotu Umowy, w tym w szczególności informacje dotyczące działalności, organizacji i finansów Zamawiającego. Powyższe zastrzeżenie nie dotyczy informacji, do których ujawnienia wobec organów administracji publicznej i sądów Wykonawca jest zobowiązany na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. 3. Obowiązek zachowania tajemnicy pozostaje w mocy również po ustaniu Umowy. 8 1. Strony zgodnie oświadczają, że na potrzeby Umowy, przez Utwory należy rozumieć utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 04 lutego 1994r., z zastrzeżeniem programu komputerowego (dalej: Ustawa), dostarczone przez Wykonawcę Zamawiającemu, w ramach realizacji Umowy (włącznie ze świadczeniem usług gwarancyjnych). 2. Wykonawca oświadcza, że: 1) przysługują mu majątkowe prawa autorskie do Utworów, w zakresie umożliwiającym udzielenie Zamawiającemu licencji zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu; 2) Utwory są wolne od wszelkich wad fizycznych, usterek i wad prawnych oraz nie stanowią przedmiotu jakichkolwiek umów czy też roszczeń, które stanowiłyby przeszkodę do udzielenia Zamawiającemu licencji, o której mowa w niniejszym paragrafie; 3) zawarcie Umowy oraz jej realizacja nie narusza i nie będzie naruszać (i) jakichkolwiek umów, decyzji administracyjnych, porozumień oraz orzeczeń w stosunku do których Wykonawca jest stroną, (ii) jakichkolwiek praw lub regulacji mających zastosowanie do Wykonawcy, (iii) jakichkolwiek innych praw lub dóbr osób trzecich; 4) osoby uprawnione z tytułu autorskich praw osobistych do Utworów nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Zamawiającego i/lub osób trzecich działających na zlecenie Zamawiającego. 3. Strony ustalają, że w ramach wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1 Umowy Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie, bezterminowej licencji do Utworów oraz ich nowych wersji, dostarczonych przez Wykonawcę w ramach realizacji Umowy (włącznie ze świadczeniem usług gwarancyjnych), na wszelkich polach eksploatacji, istniejących w terminie zawarcia Umowy (m.in. wymienionych w art. 50 Ustawy), np. takich jak: 1) wprowadzanie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej w nieograniczonej ilości; 2) wprowadzanie do obrotu przy użyciu Internetu i innych technik przekazu danych wykorzystujących sieci telekomunikacyjne, informatyczne i bezprzewodowe; 5
3) utrwalanie na jakimkolwiek nośniku, a w szczególności na dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego; wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworów, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; 4) rozpowszechnianie, m.in. poprzez wykorzystywanie na stronach internetowych i w utworach multimedialnych; 5) użyczenie, najem, dzierżawa lub wymiana nośników na jakich je utrwalono; 6) publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlenie, odtwarzanie; 7) zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką, w tym techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, 4. W przypadku gdy eksploatacja, o której mowa w ust. 3 powyżej wymaga - według Zamawiającego - stworzenia utworu zależnego, nabycie praw o których mowa w niniejszym paragrafie obejmuje również zezwolenie na wykonywanie zależnych praw autorskich na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 3, na co Wykonawca niniejszym wyraża zgodę. 5. Przejście praw, o których mowa w niniejszym paragrafie następuje z chwilą dokonania odbioru Utworu przez Zamawiającego. Z ta chwilą Zamawiający nabywa również własność przedmiotu (nośnika) na którym Utwór utrwalono. 6. Strony postanawiają, że Utwory będą przekazywane Wykonawcy w formie papierowej w il. 3 oraz na nośniku cyfrowym optycznym- w il. 3 egz 7. Wykonawca jest uprawniony do wypowiedzenia licencji wyłącznie w przypadku rażącego zawinionego naruszenia postanowień niniejszego paragrafu Umowy przez Zamawiającego, po uprzednim wezwaniu Zamawiającego przez Wykonawcę w formie pisemnej do zaprzestania naruszeń, z wyznaczeniem dodatkowego 14 dniowego terminu w tym celu. Wypowiedzenie licencji przez Wykonawcę w innych przypadkach, uprawnia Zamawiającego do nałożenia na Wykonawcę kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia brutto. 8. Wykonawca gwarantuje, iż w związku z realizacją Umowy oraz korzystaniem z Utworów, wobec Zamawiającego nie zostaną skierowane żadne roszczenia osób trzecich z tytułu korzystania z Utworów. W przypadku wystąpienia osób trzecich z roszczeniami względem Zamawiającego, Wykonawca zaspokoi wszelkie poniesione przez Zamawiającego koszty powstałe w związku z tymi roszczeniami. 1. Zmiana postanowień Umowy wymaga dla swej ważności zachowania formy pisemnej. 9 2. W sprawach nie unormowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, m.in. przepisy Kodeksu cywilnego oraz RODO. Załączniki stanowią integralną część Umowy. 3. Ewentualne spory, jakie mogą wyniknąć z realizacji Umowy, strony poddają rozstrzygnięciu Sądu właściwego dla Zamawiającego. 4. Umowa została spisana w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Załączniki: ZAMAWIAJĄCY: 1. Opis Przedmiotu Zamówienia; 2. Kopia polisy ubezpieczeniowej Wykonawcy 3. Harmonogram wykonania Umowy; 4. Wykaz osób wyznaczonych do realizacji Umowy. WYKONAWCA: 6