Opole, dnia 18.12.2017 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/RPO-WO/2017 na zakup i wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego B2B, B2C, B2E W związku z ubieganiem się o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014 2020 Oś Priorytetowa 2 Konkurencyjna Gospodarka Działanie 2.1 Nowe produkty i usługi w MSP Poddziałanie: 2.1.2 Wsparcie TIK w przedsiębiorstwach Cel tematyczny: Wzmocnienie konkurencyjności MSP 1. ZAMAWIAJĄCY Fundacja Football Academy Group ul. Niedurnego 15/5 45-712 Opole 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) Na zakup i wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego B2B, B2C, B2E 2) Szczegółowe dane oraz wymagania wraz z opisem rozwiązania technicznego zostały przedstawione w poniższej tabeli: Wspólny słownik zamówień Kody CPV przedmiotu zapytania: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Lp. Przedmiot zamówienia CPV Ilość 1. Zakup i wdrożenie części B2B systemu informatycznego, o parametrach nie gorszych niż: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Zamawiający w ramach projektu planuje wdrożenie nowoczesnego systemu obsługi klienta biznesowego. Wdrażany system ułatwi współpracę w ramach projektu Football Academy między przedsiębiorcami. Będzie to między innymi platforma komunikacji, obsługi zamówień, księgowości, realizacji zleceń etc. Dzięki technologii push service, z jakiej korzystać będzie system i aplikacja mobilna, będziemy mieli do czynienia z nowoczesnymi rozwiązaniami 1
teleinformatycznymi. Technologia push umożliwia m.in. szybkie, efektywne i automatyczne dostarczenie określonych danych do urządzenia, przede wszystkim mobilnego. Wykorzystując tą technologię Wnioskodawca będzie mógł w łatwy sposób kontaktować się z partnerami biznesowymi (część trenerów, managerów, franczyzobiorców). System będzie składać się z następujących modułów: 1. Moduł fakturowania Umożliwia zarządzanie fakturami cyklicznymi (za treningi) oraz sprzedażowymi dostępnymi dla każdej firmy korzystającej z systemu na własnej działalności. Umożliwia tworzenie raportów, analiz. 2. Moduł systemu sportowego Umożliwia dostęp do systemu dzienników obecności, programu skautingowego (oceniania zawodnika pod kątem sportowym) 3. Moduł trenerski Moduł udostępniający narzędzia dla trenerów i managerów do budowania strony i zarządzania ich treścią, w tym: obiektami, trenerami, treningami, harmonogramem treningowym, aktualnościami. 4. Moduł kontaktu Moduł dla trenerów, managerów do kontaktu z klientami, kontakt z grupami treningowymi przez email/sms oraz z rodzicami przez newsletter aktualności 5. Moduł integracji do systemu Moduł udostępniający API do wdrażanego systemu, dzięki któremu możliwe będzie połączenie (komunikacja) wdrażanego systemu z innymi programami czy też aplikacjami lub dopisywanie zewnętrznych modułów do wdrażanego systemu. 6. Moduł dostępu mobilnego dla trenera Moduł ten umożliwi na dostęp do systemu wnioskodawcy z urządzeń mobilnych dla trenerów, managerów i franczyzobiorców.
2. Zakup i wdrożenie części B2E systemu informatycznego o parametrach nie gorszych niż: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Zamawiający w ramach projektu planuje wdrożenie nowoczesnego systemu B2E. Wdrażany system przede wszystkim zoptymalizuje procesy zarządzania wewnętrzne firmy. Dzięki wykorzystaniu technologii usługi internetowej oraz systemu ERP opartego na Framework Bootstrap firma korzystać będzie z najnowocześniejszych systemów organizacji pracy i wymiany informacji w przyjaznym, ergonomicznym środowisku pracy. 1 System będzie składać się z następujących modułów: 1. Moduł rozliczeń Moduł umożliwiający zarządzanie: Fakturami kosztowymi, cyklicznym, sprzedażowymi, Automatycznymi upomnieniami klientów o przeterminowanych płatnościach, Raportami osi czasu faktur cyklicznych, Saldami wewnętrznymi (zadłużenie franczyzobiorców względem centrali), Zakupami w sklepie, sprzedażą towarów. Ponadto moduł ma umożliwiać kontrolowanie poprawności wystawianych faktur (np. stawka VAT), musi udostępniać API z możliwością łączenia danych z innymi programami oraz automatycznie rozliczać faktury w oparciu o przelewy z możliwością ręcznej kontroli lub poprawy. 2. Moduł zarządzania oddziałami (dla centrali) Moduł będzie umożliwiał obsługę, podgląd tego, co się dzieje na oddziałach. Będzie umożliwiał raportowanie działań oddziałów franczyzowych, kontrolę zadłużenia na saldach wewnętrznych i z zakupów. 3. Moduł CMS Moduł udostępniający narzędzia do budowania strony i zarządzania ich treścią w obrębie systemu B2E wnioskodawcy.
4. Moduł CRM Moduł umożlwiający wysyłanie wiadomości w postaci newslettera, wiadomości sms do kontaktu wnioskodawcy z franczyzobiorcami. 5. Moduł API Moduł udostępniający API do wdrażanego systemu, dzięki któremu możliwe będzie połączenie (komunikacja) wdrażanego systemu z programem finansowo-księgowym oraz kadrowopłacowym do automatycznego wystawiania umów dla trenerów i managerów Ponadto w zakresie systemu B2E Zamawiający część modułów chce zakupić, jako licencjonowany produkt pudełkowy w postaci nowoczesnej wersji systemu ERP, co znacznie usprawni prowadzenie spraw księgowo-finansowych oraz płacowo-kadrowych. Większość procesów zostanie zautomatyzowana. Będzie to kompleksowe rozwiązanie, otwarte na integrację z systemami zewnętrznymi. Dostarczy spójnych informacji z najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy. System ERP jest niezbędny do automatyzacji procesów zachodzących w firmie. W tym zakresie należy dostarczyć oraz wdrożyć następujące moduły systemu ERP: Finanse i Księgowość 1 licencja, Kadry 1 licencja, Handel 1 licencja, Deklaracje 1 licencja, JPK 1 licencja. 3. Zakup i wdrożenie części B2C systemu informatycznego o parametrach nie gorszych niż: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Zamawiający w ramach projektu planuje wdrożenie nowoczesnego systemu obsługi klienta indywidualnego. Jedną ze składowych przygotowywanego systemu będzie platforma dla klienta (rodzica), która umożliwi płynne funkcjonowanie w ramach treningów, komunikację i współprace z firmą. 1 System będzie składać się z następujących modułów: 1. Moduł płatności Moduł ten będzie udostępniał klientom informacji na temat wystawionych faktur, płatności za wystawione faktury, a także będzie wyświetlał powiadomienia o przeterminowanych płatnościach. Dostępne będą dane bieżące, jak i archiwalne.
2. Moduł podopiecznego Moduł odpowiedzialny za prezentację informacji na temat obecności na zajęciach, terminach i miejscach odbywających się zajęć, newsletterach zarówno za pośrednictwem strony www, wiadomości sms. 3. Moduł zapisów online Moduł będzie umożliwiał zapisanie się nowego klienta indywidualnego na szkółkę lub obozy piłkarskie. 4. Moduł zdalny rodzica Moduł ten umożliwi na zdalny dostęp do systemu wnioskodawcy z urządzeń mobilnych dla klientów indywidualnych: rodziców i opiekunów. 3. MAKSYMALNE TERMINY REALIZACJI: Maksymalny całkowity czas realizacji nie może przekroczyć 31.12.2019 r. Przy czym Zamawiający zaznacza, że w przypadku gdy IZ RPO WO nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu realizacji projektu - umowa na realizację przedmiotowego zamówienia zostanie rozwiązana, chyba że oferent wyrazi zgodę na skrócenie terminu realizacji do terminu przewidzianego we wniosku o dofinansowanie, tj. do 31.12.2018r. Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów, związanych z rozpoczęciem realizacji zamówienia, jeżeli decyzja odmowna IZ RPO WO nastąpi już po tym momencie, a decyzją obu stron umowa z Wykonawcą ulegnie rozwiązaniu. Powyższe zmiany zostaną wprowadzone do umowy z Wykonawcą w formie aneksu. 4. MIEJSCE DOSTAWY: Fundacja Football Academy Group ul. Niedurnego 15/5 45-712 Opole 5. NADZÓR NAD WDROŻENIEM: Dostawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad pierwszym uruchomieniem na wezwanie Zamawiającego. Termin uruchomienia zostanie określony w późniejszym terminie.
1) W ramach wsparcia Dostawca będzie realizował konsultacje techniczne w siedzibie Zamawiającego. 2) Konsultacje techniczne będą realizowane drogą telefoniczną i elektroniczną. Na życzenie Zamawiającego Dostawca zobowiązuje się do realizowania konsultacji technicznych w siedzibie Zamawiającego. 6. KRYTERIA OCENY OFERT Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami określonymi poniżej: a) Całkowita cena netto za dostawę zamówienia w PLN 80 pkt, b) Okres gwarancji (liczony w miesiącach) 20 pkt. a) Liczba punktów w kryterium cena przyznawana będzie wg poniższego wzoru: Pa= (Cmin/Ca) x 80 pkt, gdzie: Pa- liczba punktów dla oferty nr a w kryterium cena, Cmin- najmniejsza cena całkowita ze wszystkich cen zaproponowanych przez wszystkich oferentów, Ca- cena całkowita oferty a. b) Liczba punktów w kryterium okres gwarancji będzie przyznawana wg poniższego wzoru: Pa= (Ga/Gmax) x 20 pkt, gdzie: Pa- liczba punktów dla oferty a w kryterium okres gwarancji, Ga- okres gwarancji wskazany w ofercie a Gmax- najdłuższy okres gwarancji wśród wszystkich ważnych ofert będących przedmiotem oceny. Podsumowanie oferty nastąpi poprzez dodanie punktacji uzyskanej z każdego z kryterium (cena + okres gwarancji). W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru. W przypadku pominięcia jednego z kryterium oferta zostanie uznana za nieważną. 7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
Należy również dostarczyć załącznik nr 2 stanowiący oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych. 7. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać w terminie do dnia 17.01.2018 r. elektronicznie na adres: info@footballacademy.pl w postaci skanów podpisanych dokumentów lub w siedzibie Zamawiającego w formie papierowej. 8. OKREŚLENIE ISTOTNYCH WARUNKÓW ZMIAN UMOWY Z DOSTAWCĄ ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w umowie zawartej z Wykonawcą, który zostanie wybrany w wyniku przeprowadzonego postępowania. 2) Ewentualne zmiany zapisów umowy będą zawierane w formie pisemnego aneksu, a ponadto będą one mogły być wprowadzone z powodu: - wystąpienia uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia; - wystąpienia obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy; - wystąpienia okoliczności będących wynikiem działania siły wyższej; - zmiany istotnych regulacji prawnych; - zmiany terminu realizacji projektu Zamawiającego 3) Zamawiający dopuszcza dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, jeżeli zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: - konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć; - wartość zmiany nie przekracza 50 % wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 9. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z OFERENTAMI Informacji dotyczących niniejszego zapytania ofertowego udziela od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00 Pan Radosław Soperczak pod nr tel. +48 77 406 46 58, e-mail: info@footballacademy.pl
10. DODATKOWE INFORMACJE: 1) Z postępowania wykluczeni zostaną Dostawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Dostawca jest zobowiązany do przedłożenia podpisanego oświadczenia o braku powiązań stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2) Zamawiający może przerwać procedurę wyboru Oferenta bez podania przyczyny. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w przypadku niezachowania przez Dostawcę ostatecznego terminu realizacji zamówienia. 4) W przypadku, gdy cena ofert przekroczy wartość środków zabezpieczonych na ten cel w budżecie projektu, wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż wycena zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30 % od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione w określonym przez Zamawiającego terminie. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli Oferent nie złoży w wyznaczonym terminie wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzającymi wykaże, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 6) Termin związania ofertą: 30 dni od terminu złożenia oferty. 7) Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8) Z tytułu odrzucenia oferty Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie przeciw Zamawiającemu. 9) Zamawiający zastrzega możliwość dokonywania i wprowadzania zmian w postępowaniu. 10) Usługa zostanie zrealizowana zgodnie z zasadą równość szans oraz z zachowaniem przepisów Ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2007 r. nr 176 poz. 1238 z późn. zm.). 11) Oferent zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji udostępnionych lub uzyskanych w związku z wykonaniem zlecenia. Dotyczy to wszelkich nieujawnionych do publicznej wiadomości informacji technicznych, technologicznych, handlowych oraz organizacyjnych Zamawiającego. 12) Przedmiot zamówienia stanowi dla zamawiającego jedną całość i nie dopuszcza się składania ofert obejmujących część zakresu zamówienia. 13) Przedmiot zamówienia stanowi dla zamawiającego jedną całość współpracującą ze sobą, dlatego poszczególne moduły/urządzenia muszą być kompatybilne.
14) W przypadku wskazania w opisie przedmiotu zamówienia znaków towarowych lub pochodzenia Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość zastosowania równoważnych rozwiązań, tzn. takich, których parametry techniczne są równoważne- co najmniej takie same (nie gorsze) od tych podanych w przedmiocie zamówienia. 15) W przypadku opisania przedmiotu zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. 16) Zakazuje się istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty. 17) Oferta zostanie odrzucona, jeśli: - jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, - jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, - jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa, - jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach, brak kompletnych danych w załącznikach).
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/RPO-WO/2017 z dnia 18.12.2017 r. FORMULARZ OFERTY W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/RPO-WO/2017 z dnia 18.12.2017 r. składamy poniższą ofertę: Dane Oferenta Nazwa Adres Dane Osoby Kontaktowej Imię i Nazwisko Adres e- mail Telefon Parametry oferty Data przygotowania oferty Data ważności oferty Przedmiot zamówienia Zakup i wdrożenie części B2B systemu informatycznego, o parametrach nie gorszych niż opisane w pkt 2 Zapytania Ofertowego Zakup i wdrożenie części B2C systemu informatycznego, o parametrach nie gorszych niż opisane w pkt 2 Zapytania Ofertowego Zakup i wdrożenie części B2E systemu informatycznego, o parametrach nie gorszych niż opisane w pkt 2 Zapytania Ofertowego Wypełnia Dostawca Proszę o odpowiedz TAK lub NIE Proszę o odpowiedz TAK lub NIE Proszę o odpowiedz TAK lub NIE Odniesienie do kryteriów wyboru oferty Całkowita cena (netto) Okres gwarancji (liczony w miesiącach)
Oświadczenie oferenta: Oświadczam/y, że: 1) Zapoznałem/am się z Zapytaniem Ofertowym i potwierdzam, że oferta zawiera wszystkie elementy określone w Zapytaniu. 5) Zapoznałem/Zapoznałam/Zapoznaliśmy się ze specyfikacją przedmiotu i warunków zamówienia, przedstawionymi w Zapytaniu Ofertowym i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz zdobyliśmy informacje niezbędne do przedłożenia Oferty uwzględniającej właściwe wykonanie zamówienia; 6) Jestem/Jesteśmy związani niniejszą Ofertą do końca terminu jej ważności, określonego w Ofercie, odpowiadającego warunkom Zamawiającego określonym w Zapytaniu Ofertowym; 7) Zobowiązuję się/zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej Oferty do zawarcia umowy z Zamawiającym w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego i na warunkach zgodnych ze złożoną Ofertą. 8) Akceptuję/Akceptujemy bezwarunkowo termin i warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu Ofertowym, do którego przedkładam/przedkładamy Ofertę, Imię i nazwisko osoby upoważnionej do złożenia oferty Stanowisko służbowe Data i podpis
Załącznik nr 2 Zapytania Ofertowego nr 1/RPO-WO/2017 z dnia 18.12.2017 r. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/RPO-WO/2017 z dnia 18.12.2017 r. dotyczące zakupu i wdrożenia nowoczesnego systemu informatycznego B2B, B2C, B2E oświadczam(y), że nie jestem(eśmy) powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Dostawcy a Dostawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis osoby reprezentującej Oferenta