Radom, dnia 21.06.2017r. ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usługi cateringu. Tryb postępowania zgodny z procedurą przewidzianą Regulaminem udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 EURO wprowadzonym Zarządzeniem nr 34/2014 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 16.04.2014 roku z pożń zm. I. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Miasta Radomia Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu jednostka budżetowa, 26-600 Radom, ul. Bolesława Limanowskiego 134, tel. (48) 360 84 88, faks (48) 360 84 88 Szanowni Państwo, zwracamy się z prośbą o przedstawienie przez Państwa ofert na usługę cateringu dla uczestników projektu pt. Czas na aktywność!. II. SZCZEGÓŁÓWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA 1. Opis Przedmiotu Zamówienia - Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Szczegółowy opis realizacji przedmiotowego zamówienia: 1. Realizacja usługi Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania cateringu dla 40 uczestników projektu pt. Czas na aktywność! według asortymentu wykazanego w opisie przedmiotu zamówienia i dostarczenia go w odpowiednich ilościach do miejsca i w terminie realizacji poszczególnych zajęć, każdorazowo wskazanych przez Zamawiającego (orientacyjne miejsca realizacji zajęć zawiera Tabela nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia). W ramach świadczonych usług Wykonawca będzie realizował zamówienie/usługę sukcesywnie, zgodnie ze zgłaszanym zapotrzebowaniem przez Zamawiającego na wskazane zajęcia (lista uczestników zajęć potwierdzających odbiór posiłku) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w postaci: 1) List uczestników zajęć potwierdzających odbiór posiłku, które sporządzi Zamawiający przed realizacją zajęć w ramach poszczególnych zadań projektu -Tabela nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia. 2) Kart usługi cateringu, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do umowy
2. Rozliczenie realizacji zadań 3. Pozostałe Wykonawca w każdym miesiącu realizacji usługi, do ostatniego dnia danego miesiąca do akceptacji Koordynatora Projektu Karty usługi cateringu oraz List uczestników zajęć potwierdzających odbiór posiłku. Koordynator Projektu dokona analizy dokumentów w terminie 2 dni roboczych od dnia ich przedłożenia. W przypadku konieczności skorygowania dokumentów Koordynator Projektu wskaże zakres korekty i wyznaczy termin przedłożenia skorygowanych dokumentów. Uzyskanie akceptacji Koordynatora Projektu w zakresie poprawności złożonych dokumentów jest warunkiem koniecznym do możliwości przedłożenia faktury/rachunku za zrealizowane usługi. Wykonawca przedłoży fakturę/rachunek za realizację usługi za dany miesiąc w terminie 2 dni roboczych po uzyskaniu akceptacji przedłożonych dokumentów, o których mowa w punkcie II.2. Warunkiem końcowego rozliczenia realizacji usługi jest przedłożenie wszystkich Kart usługi cateringu i wszystkich List uczestników zajęć potwierdzających odbiór posiłku w ramach poszczególnych zadań projektu oraz uzyskanie akceptacji Koordynatora Projektu w zakresie ich poprawności. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany osób na liście uczestników zajęć potwierdzających odbiór posiłku, do czasu rozpoczęcia zajęć w ramach poszczególnych zadań projektu oraz w czasie ich trwania. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego, w tym zgodnie z postanowieniami umowy stanowiącej Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego (wzór umowy). III. WYKONAWCA OBOWIĄZANY JEST SPEŁNIAĆ NASTĘPUJĄCE WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie: a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów, b) sytuacji ekonomicznej i finansowej, c) zdolności technicznej lub zawodowej, d) posiadania doświadczenia w zakresie realizacji usługi tożsamej z przedmiotem zamówienia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowego zamówienia przez okres
3 miesięcy od dnia zawarcia umowy. V. DO OFERTY NALEŻY ZAŁĄCZYĆ: 1. Formularz oferty Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego z podpisem i pieczęcią osób uprawnionych, 2. podpisane przez kandydata oświadczenie wykazane w Załączniku Nr 3 do zapytania ofertowego, 3. Wykaz usług Załącznik Nr 4 do zapytania ofertowego, 4. pełnomocnictwo osoby lub osób podpisujących ofertę, jeżeli wynika to bezpośrednio ze złożonych dokumentów. VI. DANE O CHARAKTERZE INFORMACYJNYM: 1. Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedłożenia dokumentów, które w ocenie Zamawiającego są niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania lub wykonania zamówienia w szczególności, które potwierdzają spełnianie przez oferowane dostawy lub usługi wymogów Zamawiającego. 2. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy, zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. 3. Wszystkie dokumenty i oświadczenia żądane przez Zamawiającego należy złożyć w formie pisemnej (oryginału) lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, z zachowaniem sposobu reprezentacji. Umocowanie (w szczególności pełnomocnictwo) do podpisania oferty, w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby do tego upoważnione (osobę udzielającą pełnomocnictwa bądź notariusza), powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych załączonych przez Wykonawcę dokumentów. 4. Zamawiający poprawi w ofercie:oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z warunkami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. 5. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczenia o treści wskazanej załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający może wezwać do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo Zamawiający pozostawi postępowanie bez rozstrzygnięcia lub postępowanie będzie unieważnione przez Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie co nie może być podstawą żadnych roszczeń Wykonawcy względem Zamawiającego. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, trwałą techniką pisarską, pismem czytelnym, na formularzu zgodnym z treścią formularza oferty (załącznik nr 2) przekazanego w materiałach oraz musi zawierać wszelkie niezbędne załączniki.
VII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA PROPOZYCJI CENOWEJ Oferty należy składać w formie pisemnej wg. Załącznika Nr 2 wraz z dodatkowymi dokumentami do dnia 28.06.2017r do godziny 15:00 w kopercie opatrzonej napisem: Usługi dotyczące cateringu dla uczestników projektu Czas na aktywność! Oferta. Nie otwierać przed dniem 28.06.2017r. do godz. 15.00 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Limanowskiego 134, 26-600 Radom, w pokoju nr 003 (Kancelaria) w godzinach pracy Ośrodka tj. od godz. 7.30 do 15.30. W przypadku ofert przesyłanych pocztą należy uwzględnić czas dojścia przesyłki pocztowej w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. Ceny podane w ofercie powinny być wyrażone w walucie polskiej (PLN) cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferta Wykonawcy winna być czytelna i napisana w języku polskim. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane w niniejszym postępowaniu. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania którejkolwiek oferty. VIII. SPOSÓB OBLICZENIA CENY Cenę ofertową stanowi łączna wartość brutto (wraz z podatkiem VAT), jaką Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy w przypadku wykonania przedmiotu zamówienia. Ofertowa cena zamówienia musi zostać podana w walucie polskiej (PLN) cyfrowo i słownie. Opis obliczenia ceny ofertowej. Cena ofertowa winna uwzględniać wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia a także podatek VAT. Przedstawiona przez Wykonawcę w ofercie cena brutto będzie obowiązywała przez cały okres realizacji zamówienia. Wartość brutto stanowiąca cenę oferty musi być podana liczbą i słownie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późń. zm.): Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za właściwe określenie stawki podatku od towarów i usług VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dla porównania złożonych ofert Zamawiający zastosuje wzór przedstawiony w rozdz.x.
Wykonawca nie może żądać podwyższenia ceny zamówienia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów związanych z wykonaniem całości zamówienia. IX. WALUTA W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, dokonywane będą w złotych polskich PLN. X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, PODANIE ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert: 1) Do oceny w oparciu o wymienione w ppkt. 2 kryterium dopuszczone zostaną oferty spełniające wymagania Zamawiającego określone niniejszym zapytaniem. 2) Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium: a) Kryterium najniższa cena 100% Dla porównania złożonych ofert liczba punktów za kryterium ceny przyznawana będzie według następującego wzoru: gdzie: Cmin C = --------------- x 100 pkt, Cx C liczba punktów za kryterium najniższa cena (max 100 pkt), Cmin najniższa cena ofertowa zamówienia spośród ofert poddanych ocenie, Cx cena ofertowa zamówienia wynikająca z oferty badanej. Obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Opis sposobu punktacji ofert: W wyliczeniu punktacji będą miały zastosowanie zaokrąglenia arytmetyczne do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każda oferta otrzyma liczbę punktów określoną w sposób opisany szczegółowo w rozdz. X pkt 1 (kryteria oceny ofert). Uzyskane łącznie punkty za kryteria oceny stanowić będą końcową ocenę danej oferty. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.
XI. CENA OFERTOWA - stanowi łączna wartość brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego przedmiotu zamówienia, wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza ofertowego, Cena ofertowa jest ceną ryczałtową (wynagrodzeniem ryczałtowym) w pojęciu ustawy Kodeks Cywilny. Cena musi być podana w walucie polskiej (PLN), cyfrowo i słownie. Cena ofertowa ustalona wg w/w zasad stanowić będzie wartość ryczałtową niepodlegającą zmianom. XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawcy związani będą ofertą przez okres 30 dni licząc od ostatecznego terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Wykonawcy nie przysługują żadne środki ochrony prawnej od decyzji Zamawiającego. XIII. ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE : a) prawo do rezygnacji z 60 % przedmiotu zamówienia ( tj. 60 % ilości osób wskazanych do udziału w zajęciach). b) prawo do pozostawienia postępowania bez rozstrzygnięcia w każdym czasie - co nie może byś podstawą żadnych roszczeń Wykonawcy względem Zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu jakichkolwiek kosztów udziału w niniejszym postępowaniu. XIV. NFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymogom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert, z zastrzeżeniem pkt. 2. 2. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania którejkolwiek oferty. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia we wskazanym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. XV. INFORMACJA O ZAKRESIE STOSOWANIA W SPOSÓB POMOCNICZY PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W sytuacjach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym i w przypadku gdy Zamawiający uzna, iż jest to konieczne dla przeprowadzenia niniejszego postępowania Zamawiający może zastosować odpowiednio przepisy Prawa Zamówień Publicznych. XVI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI W zakresie przedmiotu zamówienia: Marzanna Dykyj Biuro Projektu Czas na aktywność! ; tel. 48/360 94 87 wew. 125, Radom, ul. Grabowa 17 p. 103 e-mail: marzanna.dykyj@mops.radom.pl, XVII. ZAŁĄCZNIKI: Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2 - Formularz oferty Załącznik Nr 3 Oświadczenie Załącznik Nr 4 Wykaz usług
Załącznik Nr 5 Wzór umowy DYREKTOR Marcin Gierczak