UMOWA WZÓR zawarta w dniu... w Kielcach pomiędzy: Powiatem Kieleckim Starostwem Powiatowym w Kielcach z siedzibą przy ul. Wrzosowej 44, 25 211 Kielce, NIP: 9591645790, REGON: 291009372, reprezentowanym przez:...... przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Kieleckiego Marii Klusek zwanym dalej Zamawiającym a... wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej NIP, REGON. reprezentowanym przez:..... (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)... z siedzibą... wpisanym do rejestru prowadzonego przez Sąd Rejonowy... Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:..., NIP:..., REGON:..., reprezentowanym przez:...... zwanym dalej Wykonawcą Przedmiot zamówienia płatny z działu 750 rozdziału 75020 4300 oraz 4270 Wartość usługi poniżej 30.000 euro bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi w okresie od dnia 01.08.2016r. przez okres 17 miesięcy do dnia 31.12.2017r., polegającej na obsłudze serwisowej i konserwacji instalacji niskoprądowych oraz stałej instalacji gaszenia gazem, zainstalowanych w budynku Starostwa Powiatowego w Kielcach przy ul. Wrzosowej 44, 25 211 Kielce, a także naprawach awaryjnych przeprowadzonych w taki sposób, aby nie utracić warunków gwarancji Generalnego Wykonawcy budynku Starostwa, na warunkach określonych w niniejszej umowie. 2. Przedmiot umowy obejmuje w szczególności: system wykrywania i sygnalizacji pożaru SAP (prod. BOSCH), system oddymiania klatek schodowych (prod. BOSCH), stałą instalację gaśniczą KD-200 w pomieszczeniu serwerowni (prod. KIDDE), system ochrony i sygnalizacji włamania SSWiN (prod. SIEMENS), system Kontroli Dostępu (prod. VIRDI), system przywoławczy w WC dla niepełnosprawnych. Ponadto, w ramach realizacji zamówienia, Wykonawca przeprowadzi instruktaż w zakresie wyżej wymienionych systemów dla pracowników ochrony, którzy świadczą usługę ochrony i zabezpieczenia budynku Starostwa.
3. Zakresy i czasookresy usług serwisowych dla przedmiotu zamówienia w budynku Starostwa Powiatowego w Kielcach: 3.1. System wykrywania i sygnalizacji pożaru SAP oraz System Oddymiania Klatek Schodowych: a) co miesiąc: próbne sprawdzenie zasilania awaryjnego centrali, test wskaźników; b) co 3 miesiące: sprawdzenie centrali sygnalizacji pożarowej poprzez spowodowanie zadziałania co najmniej jednej czujki lub ręcznego ostrzegacza pożarowego w każdej strefie pożarowej; sprawdzanie ma wykazywać czy centrala prawidłowo odbiera i wyświetla określone sygnały, eliminuje alarm akustyczny oraz uruchamia wszystkie inne urządzenia ostrzegawcze i pomocnicze, sprawdzenie czy monitoring uszkodzeń centrali sygnalizacji pożarowej funkcjonuje prawidłowo, sprawdzenie centrali sygnalizacji pożarowej w zakresie uaktywnienia wszystkich trzymaków i zwalniaków drzwi, sprawdzenie 25% elementów całego systemu, poprzez zadymienie czujek oraz wyzwolenie ręcznych ostrzegaczy pożarowych; w okresie 17 miesięcy obowiązywania umowy należy sprawdzić 100% elementów systemu, sprawdzenie stanu papieru w drukarce centrali ppoż., a w razie konieczności uzupełnienie papieru; c) co 6 miesięcy: badanie okresowe centrali, sprawdzenie stanu technicznego czujek dymu, sprawdzenie stanu technicznego przycisków ROP, sprawdzenie stanu technicznego sygnalizatorów, sprawdzenie prawidłowej reakcji elementów sterowanych, w tym: klap pożarowych na kanałach wentylacyjnych, drzwi ewakuacyjnych, klap dymowych. Sprawdzenie elementów systemu odbywać się powinno podczas symulacji zadymienia czujek dymu oraz ręcznego uruchomienia przycisków ROP; d) co 12 miesięcy: sprawdzenie każdego czujnika na poprawność działania zgodnie z zaleceniami producenta, wzrokowe sprawdzenie stanu połączeń kablowych, przegląd czujek pod kątem odległości składowanych materiałów wokół czujek, widoczności ROP-ów, sprawdzenie stanu akumulatorów, w przypadku ewentualnych zmian aranżacyjnych i budowlanych, sprawdzenie właściwego rozmieszczenia czujek w kontekście tych zmian. 3.2. Stała instalacja gaśnicza KD-200 w pomieszczeniu serwerowni: a) co 6 miesięcy: przegląd konserwacyjny instalacji. 3.3. System ochrony i sygnalizacji włamania SSWiN oraz system Kontroli Dostępu: a) co 3 miesiące: sprawdzenie poprawności działania wszystkich czujek (automatycznych i ręcznych), sprawdzenie poprawności działania wszystkich sygnalizatorów,
sprawdzenie poprawności wykrywania sabotażu, sprawdzenie czy system jest całkowicie w stanie gotowości, sprawdzenie poprawności działania włączania i wyłączania systemu wraz z procedurami, wejścia i wyjścia (czasy i drogi), w przypadku ewentualnych zmian aranżacyjnych i budowlanych, sprawdzenie właściwego rozmieszczenia czujek w kontekście tych zmian; b) co 6 miesięcy: sprawdzenie poprawności działania zasilania głównego i rezerwowego, sprawdzenie rzeczywistej pojemności akumulatorów zasilania rezerwowego, sprawdzenie poprawności połączeń giętkich, sprawdzenie stanu technicznego kontaktronów przy drzwiach (poprzez zadziałanie), sprawdzenie stanu technicznego sygnalizatorów (poprzez zadziałanie); c) co 12 miesięcy: sprawdzenie instalacji, rozmieszczenia oraz zamocowania całego wyposażenia i urządzeń oraz zgodności z dokumentacją, sprawdzenie stanu połączeń elementów i urządzeń. 3.4. System przywoławczy w WC dla niepełnosprawnych: co 6 miesięcy: sprawdzenie instalacji, rozmieszczenia oraz zamocowania całego wyposażenia i urządzeń oraz zgodności z dokumentacją, sprawdzenie stanu połączeń elementów i urządzeń, sprawdzanie poprawności działania. 4. W zakresie instruktażu pracowników ochrony, którzy świadczą usługę ochrony i zabezpieczenia obiektu Starostwa Powiatowego w Kielcach przy ul. Wrzosowej 44: co 3 miesiące: Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zorganizuje i przeprowadzi instruktaż stanowiskowy dla pracowników ochrony w zakresie obsługi systemów zainstalowanych w budynku, w tym: systemu sygnalizacji włamania i napadu SSWiN, systemu alarmu pożaru wraz z oddymianiem klatek schodowych SAP, systemu kontroli dostępu SKD, systemu gaszenia stałego urządzenia gaśniczego SUG. Wykonawca jest odpowiedzialny za odebranie po szkoleniu oświadczeń wg wzoru opracowanego przez Wykonawcę o odbytym szkoleniu, w tym o znajomości działania i obsługi tych systemów, od pracowników wykonujących czynności związane z ochroną obiektu i przekazanie ich Zamawiającemu. 5. Ustala się częstotliwość przeglądów: a) okresowych, o których mowa w ust. 3.1. lit. d) i ust. 3.3. lit. c) powyżej: 1 przegląd w czasie trwania umowy do dnia 31.01.2017r., b) półrocznych, o których mowa w ust. 3.1. lit. c), ust. 3.2. lit. a), ust. 3.3. lit. b) i ust. 3.4 powyżej: 3 przeglądy w czasie trwania umowy pierwszy przegląd będzie wykonany do dnia 31.10.2016r., drugi do dnia 30.04.2017r., zaś trzeci do dnia 31.10.2017r., c) kwartalnych, o których mowa w ust. 3.1. lit. b) i ust. 3.3. lit. a) powyżej: przeglądy w czasie trwania umowy (co 3 miesiące) do dnia 31.08.2016r., do dnia 30.11.2016r., do dnia 28.02.2017r., do dnia 31.05.2017r., do dnia 31.08.2017r. oraz do dnia 30.11.2017r., d) bieżących, o których mowa w ust. 3.1. lit. a) powyżej: przynajmniej 1 raz w miesiącu (do końca danego miesiąca kalendarzowego) przez okres obowiązywania umowy.
2 Termin realizacji 1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na okres 17 miesięcy, począwszy od dnia 1 sierpnia 2016r. do dnia 31.12.2017r., z zastrzeżeniem 9 ust. 2 niniejszej umowy. 2. W zakresie usług serwisowych Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres trwania umowy do utrzymywania gwarantowanej dyspozycyjności pracy. 3 Obowiązki Zamawiającego 1. Za nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego będą odpowiedzialne: Pani Agnieszka Bębacz i Pani Anna Prokop. 2. Zamawiający: a) ma prawo żądać przedstawienia przez Wykonawcę atestów i innych świadectw na materiały, urządzenia i instalacje wymieniane w związku z ich eksploatacją; b) zobowiązany jest do zapewnienia w godzinach pracy urzędu oraz, w sytuacjach awaryjnych wymagających natychmiastowej reakcji, poza godzinami pracy urzędu i w dni wolne od pracy dostępu do urządzeń, instalacji oraz pomieszczeń towarzyszących w obecności przedstawiciela Zamawiającego. 4 Obowiązki i wymagania dotyczące Wykonawcy: 1. Wykonawca zobowiązuje się do: a) przeprowadzania serwisowych przeglądów systemów, urządzeń i instalacji wymienionych powyżej, b) przeprowadzanie bieżących czynności kontrolno-pomiarowych oraz utrzymywanie systemów, urządzeń i instalacji w dobrym stanie technicznym, c) nadzorowanie poprzez cykliczne sprawdzanie prawidłowego funkcjonowania systemów, urządzeń i instalacji, d) informowanie Zamawiającego o uszkodzeniach nieobjętych naprawami gwarancyjnymi i uzgadniania z nim zakresu napraw, e) dokonywanie niezbędnych napraw i wymiany uszkodzonych lub zużytych części zamiennych, niepodlegających naprawom gwarancyjnym. Naprawy przeprowadzone zostaną odpłatnie na uzasadniony wniosek Wykonawcy na podstawie faktycznie wykonanych prac, zużytych materiałów oraz zastosowanego sprzętu wg zasady: - koszt robocizny za r-g pracy na podstawie stawki przyjętej z oferty Wykonawcy, - koszt materiału cena katalogowa producenta/cena rynkowa; f) w razie konieczności dokonywanie demontażu i montażu płyt sufitowych podwieszanych w celu uzyskania dostępu do elementów detekcyjnych, z uwagi na fakt, że czujki dymu znajdują się również w przestrzeni międzysufitowej, pod warunkiem, że demontaż ten nie wymaga czynności specjalistycznych, np. wynikających z konieczności demontażu innych instalacji uniemożliwiających uzyskanie dostępu do elementów detekcyjnych, g) odnotowywanie wszystkich czynności wykonywanych na obiekcie w ramach realizacji niniejszej umowy w książkach serwisowych poszczególnych systemów, które są zlokalizowane w Wydziale Obsługi Infrastruktury w pok. 335, III piętro w budynku Starostwa, h) zabezpieczenie materiałów, narzędzi i sprzętów niezbędnych do wykonania robót, i) zapewnienie ciągłości i fachowości robót,
j) utrzymanie porządku podczas realizacji robót oraz dbałość i zabezpieczenie przed ewentualnymi zniszczeniami, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz budynku, k) wykonywanie wszystkich prac (badań, przeglądów i zabiegów konserwacyjnych, bieżących napraw oraz oględzin) zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym przepisami Prawa Budowlanego, Prawa Energetycznego, Przepisami Eksploatacji Urządzeń Elektroenergetycznych, Dokumentacją Techniczno- Ruchową, Warunkami Technicznymi Wykonania i Odbioru Robót, Polską Normą, Instrukcją Użytkowania Obiektu i przepisami prawnymi w zakresie bhp i ppoż. oraz instrukcjami fabrycznymi, serwisowymi producentów urządzeń i instalacji w jakie wyposażony jest budynek, l) przestrzeganie obowiązujących przepisów bhp i ppoż. podczas wykonywania robót, m) niezwłoczne reagowanie i podjęcie działań na wynikłe zakłócenia lub awarie: - czas reakcji na wezwanie do usunięcia awarii, rozumiany jako czas od powiadomienia o awarii systemu do momentu przybycia serwisu i podjęcia przez niego czynności w celu jej usunięcia, nie może być dłuższy niż 4 godziny, jeżeli zgłoszenie zostało złożone w dniu roboczym w godzinach 8.00 12.00. W przypadku dokonania zgłoszenia po godzinie 12.00, wizyta serwisu może nastąpić maksymalnie do godziny 10.00 w następnym dniu roboczym, - czas usuwania awarii nie może być dłuższy niż 48 godzin, licząc godziny i dni robocze, od momentu przyjęcia zgłoszenia o wystąpieniu awarii przez Wykonawcę. W uzasadnionych przypadkach, np. jeżeli naprawa będzie wymagała zakupu części zamiennych trudno dostępnych i Wykonawca nie będzie mógł wykonać naprawy w ww. terminie, czas ten może zostać wydłużony przez Zamawiającego. 2. Ustala się właściwe powiadamianie przez Zamawiającego o nieprawidłowościach działania urządzeń telefonicznie na nr telefonu:... oraz e-mailem na adres:... lub na nr faksu:... 3. Za realizację umowy ze strony Wykonawcy będzie odpowiedzialna/y..., nr telefonu:..., e-mail:... 4. Wykonawca nie może powierzyć wykonania swych obowiązków osobie trzeciej bez zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie. 5. Wykonawca oświadcza, że w zakresie usługi serwisowania urządzeń, instalacji niskoprądowych i stałej instalacji gaszenia gazem: a) posiada uprawnienia, pozwalające na obsługę serwisową i konserwacyjną systemów zgodną z warunkami gwarancji, w tym: autoryzację lub przeszkolenie producenta systemu SAP, których kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem stanowi Załącznik nr 2 do umowy, certyfikat firmy UTC CCS Manufacturing Polska Sp. z o. o., dotyczący obsługi i konserwacji stałej instalacji gaśniczej zainstalowanej w pomieszczeniu serwerowni budynku Starostwa, którego kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem stanowi Załącznik nr 3 do umowy, uprawnienia nadane przez producentów systemów SSWiN oraz SKD, których kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem stanowią Załącznik nr 4 do umowy; b) dysponuje odpowiednią wiedzą, doświadczeniem, a także wykwalifikowanymi pracownikami i odpowiednimi środkami technicznymi do realizacji serwisu w sposób gwarantujący spełnienie wymagań producenta w tym zakresie. Pracownicy Wykonawcy, którzy faktycznie będą skierowani do wykonywania konserwacji i sprawowania bezpośredniego nadzoru nad personelem wykonującym prace, muszą posiadać aktualne uprawnienia do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku eksploatacji i dozoru w zakresie wymaganym Rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 kwietnia 2003r. w sprawie
szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci (Dz. U. z 2003r. Nr 89, poz. 828 z późn. zm.). 6. Terminy wymaganych przeglądów będą każdorazowo uzgadniane przez Wykonawcę z Zamawiającym na co najmniej 5 dni przed jego wymaganym terminem. 7. Wykonawca ma możliwość wglądu do dokumentacji powykonawczej w godzinach 8 00 14 00 w siedzibie Starostwa Powiatowego w Kielcach, III piętro, pokój nr 335. 5 Wartość umowy 1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy ryczałtowego wynagrodzenia za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy za cały okres obowiązywania umowy w kwocie... zł brutto (uwzględniając podatek VAT), słownie brutto:... zł, które będzie płatne w okresach miesięcznych po 1/17, tj. po... zł brutto (uwzględniając podatek VAT), słownie brutto:... za każdy miesiąc świadczenia usługi. 2. W przypadku wystąpienia robót naprawczych, stawka za jedną roboczogodzinę wynosi brutto:... zł, słownie brutto:... /100 zł. 3. Materiały powinny odpowiadać co do jakości wymogom wyrobów dopuszczonych do obrotu i stosowania w budownictwie, określonym w ustawie Prawo budowlane. 4. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany okazać w stosunku do wskazanych materiałów deklarację zgodności lub certyfikat na znak bezpieczeństwa lub certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatą techniczną. 6 Warunki płatności 1. Rozliczenie usług nastąpi na koniec każdego miesiąca kalendarzowego po otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. W przypadku robót naprawczych, Wykonawca wystawi oddzielną fakturę, która będzie zawierać stawkę jednej roboczogodziny wraz z ilością przepracowanych godzin. 2. Wynagrodzenie będzie płatne za dany miesiąc po wykonaniu i odnotowaniu w książkach serwisowych poszczególnych systemów czynności serwisowych, przypadających w danym miesiącu, potwierdzonych przez Zamawiającego oraz po sporządzeniu stosownych protokołów z przeglądów. Powyższe wynagrodzenie w okresie obowiązywania umowy nie podlega wzrostowi. 3. Płatność zostanie dokonana w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT przelewem na rachunek bankowy podany na fakturze przez Wykonawcę. 4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Za nieterminowe płatności Wykonawca ma prawo naliczenia ustawowych odsetek. 7 Zakres odpowiedzialności 1. Wykonawca jest odpowiedzialny za wszelkie szkody i straty, które spowodował w czasie wykonywania swoich obowiązków. 2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za czynności dokonane w urządzeniach i instalacji elektrycznej przez Zamawiającego lub osoby działające w jego imieniu bez wcześniejszego powiadomienia i uzgodnienia z Wykonawcą.
3. Wszelkie awarie urządzeń, niewynikające z winy Wykonawcy będą usuwane na koszt Zamawiającego. 4. Wszelkie awarie i uszkodzenia urządzeń, wynikające z winy Wykonawcy powstałe w wyniku przeprowadzanych czynności konserwacyjnych, będą usuwane przez Wykonawcę, bądź przez Zamawiającego na koszt Wykonawcy. 8 Kary umowne 1. W przypadku uchybienia któremukolwiek terminowi, o którym mowa w 4 ust. 1 lit. m), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 1% miesięcznej kwoty wynagrodzenia brutto za każdą pełną godzinę zwłoki, zaś w przypadku uchybienia któremukolwiek terminowi, o którym mowa w 1 ust. 3 5, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 2% miesięcznej kwoty wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki. 2. Za odstąpienie od umowy z przyczyn dotyczących Wykonawcy, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę w wysokości 10% wartości umowy brutto. 3. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 30% wartości łącznego wynagrodzenia Wykonawcy. 4. Kary umowne będą potrącane z bieżącego wynagrodzenia Wykonawcy, na co ten wyraża zgodę. 5. Wykonawca pokrywa wszelkie szkody i straty powstałe w wyniku niewłaściwego świadczenia usług lub jego zaniedbania. 6. W przypadku, gdy kary umowne nie pokryją szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. 7. W razie nieusunięcia przez Wykonawcę ujawnionych awarii w terminach, o których mowa w 4 ust. 1 lit. m), Zamawiający może zlecić ich usunięcie innemu podmiotowi na koszt i ryzyko Wykonawcy, niezależnie od możliwości naliczenia kar umownych. 9 Postanowienia końcowe 1. Strony zgodnie postanawiają, że wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności, podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron. 2. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 21 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie, w przypadku dwukrotnego uchybienia któremukolwiek terminowi, o którym mowa w 4 ust. 1 lit. m) oraz w 1 ust. 5. 3. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego na podstawie ust. 2 powyżej, kwota wynagrodzenia ulega proporcjonalnemu obniżeniu o każdy niewykorzystany dzień pozostający do czasu trwania umowy, o którym mowa w 2 ust. 1 (przyjmuje się, że miesiąc ma 30 dni). 4. We wszelkich sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 5. Wszelkie ewentualne spory, mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy, Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 6. Niniejsza umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego dwa otrzymuje Zamawiający, zaś jeden otrzymuje Wykonawca. 7. Załącznikami do umowy, stanowiącymi jej integralną część, są: 1) Oferta Wykonawcy;
2) Kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem autoryzacji lub przeszkolenia producenta systemu SAP; 3) Kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem certyfikatu firmy UTC CCS Manufacturing Polska Sp. z o. o., dotyczącego stałej instalacji gaśniczej; 4) Kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem uprawnień nadanych przez producentów systemów SSWiN oraz SKD. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA