ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/POPW WK/2015 z dnia 30 listopada 2015 roku W związku z ubieganiem się przez firmę NetLand Finance Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję etap I, zapraszamy do składania ofert na Przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej dla firmy NetLand Finance Sp. z o.o. 1. ZAMAWIAJĄCY NetLand Finance Sp. z o.o., ul. W. Trylińskiego 16, 10-683 Olsztyn 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 2.1. Przedmiotem Zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu wzorniczego w firmie NetLand Finance Sp. z o.o., ul. W. Trylińskiego 16, 10-683 Olsztyn i na jego podstawie opracowanie strategii wzorniczej. Usługa audytu wzorniczego polegająca na analizie działalności firmy pod względem potencjału i potrzeb wzorniczych, obejmie m.in. : analizę wzorniczą beneficjenta w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, analizę potrzeb beneficjenta w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego beneficjenta. Strategia wzornicza Wykonawca opracuje raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego zawierający co najmniej następujące elementy: 1. ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej; 2. ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych; 3. określenie kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek beneficjenta; 4. ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie; 5. zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie; 6. rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy. Specyfikacja techniczna raportu: 1. wydruk w formie papierowej, format A4, spięty na trwałe w jedną całość, ilość sztuk 2 2. nośnik elektroniczny (CD/DVD) zawartość identyczna jak w wersji papierowej w formacie.doc i pdf 2.2. Kod CPV usługi: 79212000-3 Usługi audytu
3. TERMIN i MIEJSCE I WARUNKI REALIZACJI USŁUGI 3.1. Realizacja usługi zostanie rozpoczęta najpóźniej w terminie jednego miesiąca od zawarcia przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję etap I i będzie trwała maksymalnie 3 miesiące. 3.2. Usługa zostanie wykonana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia wszystkich czynności związanych z zebraniem informacji potrzebnych do sporządzenia strategii wzorniczej przez Wykonawcę. Zakres audytu i strategii wzorniczej powinien być zgodny z opisem zawartym w punkcie 2.1. Ostateczny, uzgodniony z Zamawiającym sposób realizacji usługi zostanie opisany w Umowie warunkowej, o której mowa w punkcie 5.3, zgodnie z 5.3 ppkt a). 3.3. Po przeprowadzeniu audytu i opracowaniu strategii Wykonawca przedstawi i omówi wyniki przeprowadzonego audytu oraz opracowaną na jego podstawie strategię wzorniczą dla firmy NetLand Finance Sp. z o.o. na spotkaniu z Zamawiającym w jego siedzibie. 3.4. Zamawiający ma prawo wniesienia uwag do przedstawionej strategii, ostateczna wersja strategii wzorniczej zostanie uzgodniona z Zamawiającym. 3.5.Wykonawca uwzględni również uwagi wniesione do strategii wzorniczej przez PARP. 4. WYMAGANIA FORMALNE WOBEC OFERENTÓW 4.1. Oferent posiada potencjał niezbędny do należytego świadczenia usług oraz zapewnia ich realizację przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje, w szczególności: 4.1.1. Oferent posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Wskazane jest, aby Oferent posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów w trzech różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy Oferent posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie. Branża Zleceniodawcy, w której wymagane jest doświadczenie Oferenta ICT ( technologie informacyjno-komunikacyjne). Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. 4.1.2. Do realizacji audytu Oferent wskaże co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Wskazane jest, aby ekspert posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów w różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy ekspert posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu produktów lub usług tylko w jednej branży, może być ekspertem w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie. Branża Zleceniodawcy, w której wymagane jest doświadczenie eksperta ICT ( technologie informacyjno-komunikacyjne).
Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. 4.2. Brak powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5. POZOSTAŁE WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW 5.1. W przypadku, gdy Oferent będzie wskazany jako wykonawca w innych projektach w ramach działania, zobowiązuje się do zapewnienia należytej staranności przy realizacji zamówienia oraz możliwości zrealizowania usług w ramach wszystkich zgłoszonych projektów. 5.2. W przypadku, gdy ten sam ekspert jest wskazany będzie ekspert w innych projektach w ramach działania, Oferent zapewnia możliwości eksperta do zrealizowania usług w ramach wszystkich zgłoszonych projektów. 5.3. Oferent zobowiązuje się do podpisania z Zamawiającym Umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego, w przypadku wyłonienia go jako Wykonawcy po zakończeniu postępowania ofertowego, uwzględniającej w szczególności: a) opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji, b) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej, c) informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań, d) informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej, e) wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej, f) kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej, g) zobowiązanie Wykonawcy do nie naruszania niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, w tym praw autorskich, oraz że w chwili przejścia na Zamawiającego praw autorskich będą one wolne od obciążeń prawami na rzecz osób trzecich, h) zobowiązanie Wykonawcy do zachowania z najwyższą starannością w tajemnicy wszelkich informacji poufnych (rozumianych jako wszelkie informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne i inne) otrzymanych lub uzyskanych niezależnie od ich formy lub postaci od NetLand Finance Sp. z o.o. i jej pracowników,
i) zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW, j) zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW, k) zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej z Zamawiającym, l) zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych przez PARP, m) warunek uzależniający obowiązywanie umowy od otrzymania przez Zamawiającego informacji od PARP o przyznaniu dofinansowania do realizacji Projektu. n) zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW. 6. KRYTERIA WYBORU OFERTY 6.1. Ocena nastąpi w oparciu o informacje zamieszczone przez Oferenta w Formularzu ofertowym (Załącznik 1) i załączoną do niego dokumentację potwierdzającą. 6.2. Rozpatrywane będą jedynie oferty spełniające kryteria formalne. 6.3. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium cena - waga 100%. Łączna maksymalna liczba punków możliwa do uzyskania wynosi 100. 6.4. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone według następującego wzoru: (cena oferty najtańszej : cena oferty badanej) x 100 = liczba punktów Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. OFERTA 7.1 Oferta musi zawierać: - kompletnie wypełniony formularz ofertowy (Załącznik nr 1) wraz z wymaganą dokumentacją potwierdzającą, - wypełnione oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik nr 2) 7.2 Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty. 7.3 Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto w polskich złotych. 7.4 Cena przedstawiona w ofercie powinna zawierać pełny koszt dla Zamawiającego. 7.5 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w wersji papierowej. 7.6 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych. 8. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 8.1. Termin złożenia oferty upływa o godz. 14.00 w dniu 9 grudnia 2015r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.
8.2. Oferta powinna być dostarczona pod wskazany adres: NetLand Finance Sp. z o.o., ul. Trylińskiego 16, Budynek B3, 10-683 Olsztyn z dopiskiem na kopercie Zapytanie ofertowe 02/POPW WK/2015 z dnia 30 listopada 2015 roku. NIE OTWIERAĆ PRZED 9 grudnia 2015 roku, godzina 14.00 9. POSTANOWIENIA DODATKOWE 9.1. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 9.2. Kopie dokumentów powinny zostać opatrzone napisem Za zgodność z oryginałem i podpisem osoby uprawnionej do składania oferty. W przypadku przedstawienia kopii nieczytelnej lub budzącej wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału. 9.3. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian do dokumentacji zapytania ofertowego wraz z załącznikami. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na swojej stronie internetowej. 9.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 9.5. Wszelkie zapytania prosimy kierować drogą elektroniczną na adres bickiewicz@netlandgroup.pl 9.6. Zapytanie zostało upublicznione na stronie Zamawiającego www.netlandfinance.pl 9.7. Informacja o wyniku postępowania zostanie wysłana do każdego Oferenta, który złożył ofertę oraz umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. 10. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych.