Obieg kosztorysów i tabel wstępnej kalkulacji kosztów w formie elektronicznej w systemie EZD Wersja 1.0, Warszawa dnia 15 września 2015 r. 1
2
Spis treści 1. Kosztorys studiów podyplomowych... 4 2. Kosztorys studiów doktoranckich... 6 3. Kosztorys kursu dokształcającego... 8 3
1. Kosztorys studiów podyplomowych lp Nazwa etapu Pracownik odpowiedzialny za dany etap 1. Przygotowanie kosztorysu Osoba prowadząca sprawę Działania a. Dołączenie do prowadzonej sprawy dot. studiów podyplomowych wypełnionego kosztorysu korzystając z dostępnych w EZD wzorów; b. Uzupełnienie metadanych dokumentu; c. Akceptacja kosztorysu; Funkcje EZD niezbędne do zakończenia etapu -> [Kosztorys studiów podyplomowych] 2. Weryfikacja kosztorysu przez pracownika kwestury Projektowej d. Udostępnienie kosztorysu w trybie DO EDYCJI do właściwego pracownika kwestury. a. Weryfikacja kosztorysu; b. W przypadku stwierdzenia rozbieżności i konieczności uzyskania ponownej akceptacji osoby sporządzającej kosztorys należy zakończyć koszulkę z prośbą o akceptację poprawionej wersji i ponowne udostępnienie; c. Akceptacja kosztorysu w przypadku stwierdzenia braku błędów oraz przekazanie koszulki do Kwestora. DO EDYCJI 3. Uzyskanie akceptacji Kwestora Kwestor c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do kierownika właściwego biura kolegium celem dalszej akceptacji. 4
4. Uzyskanie akceptacji Dziekana Biuro Kolegium/Dziekan c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika sekretariatu rektora. 5. Uzyskanie akceptacji Rektora Sekretariat Rektora/Rektor c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika działu księgowości projektowej. 6. Wprowadzenie danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów Projektowej finansowo-księgowych UWAGA! Jeżeli podczas któregoś etapu kosztorys ulegnie zmianie (zostaną wprowadzone poprawki), musi on wrócić do DKF, który rozpoczyna proces akceptacji. Lista pracowników DKP zajmująca się sprawami określonej jednostki: a. Dołączenie notatki z informacją o wprowadzeniu danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów finansowo-księgowych, zatwierdzenie wkładu i zakończenie Rodzaj działalności KAE KES KGS KNOP KZIF studia podyplomowe Paulina Mirosz Edyta Wasiak Edyta Wasiak Ilona Mirosz Ewa Falba 5
2. Kosztorys studiów doktoranckich lp Nazwa etapu Pracownik odpowiedzialny za dany etap 1. Przygotowanie kosztorysu Osoba prowadząca sprawę Działania a. Dołączenie do prowadzonej sprawy dot. studiów doktoranckich wypełnionego kosztorysu korzystając z dostępnych w EZD wzorów; b. Uzupełnienie metadanych dokumentu; c. Akceptacja kosztorysu; Funkcje EZD niezbędne do zakończenia etapu -> [Kosztorys studiów doktoranckich] 2. Weryfikacja kosztorysu przez pracownika kwestury Projektowe d. Udostępnienie kosztorysu w trybie DO EDYCJI do właściwego pracownika kwestury. a. Weryfikacja kosztorysu; b. W przypadku stwierdzenia rozbieżności i konieczności uzyskania ponownej akceptacji osoby sporządzającej kosztorys należy zakończyć koszulkę z prośbą o akceptację poprawionej wersji i ponowne udostępnienie; c. Akceptacja kosztorysu w przypadku stwierdzenia braku błędów oraz przekazanie koszulki do Kwestora. DO EDYCJI 3. Uzyskanie akceptacji Kwestora Kwestor c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do kierownika właściwego biura kolegium. 6
4. Uzyskanie akceptacji Dziekana Biuro Kolegium/Dziekan c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika sekretariatu rektora. 5. Uzyskanie akceptacji Rektora Sekretariat Rektora/Rektor c. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika działu księgowości projektowej. 6. Wprowadzenie danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów finansowo-księgowych Projektowej UWAGA! Jeżeli podczas któregoś etapu kosztorys ulegnie zmianie (zostaną wprowadzone poprawki), musi on wrócić do DKP, który rozpoczyna nowy proces akceptacji. Lista pracowników DKP zajmująca się sprawami określonej jednostki: Rodzaj działalności KAE KES KGS KNOP KZIF niestacjonarne studia doktoranckie a. Dołączenie notatki z informacją o wprowadzeniu danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów finansowo-księgowych, zatwierdzenie wkładu i zakończenie Ilona Mirosz Edyta Wasiak Edyta Wasiak Ilona Mirosz Patrycja Topolewska 7
3. Kosztorys kursu dokształcającego lp Nazwa etapu Pracownik odpowiedzialny za dany etap 1. Przygotowanie kosztorysu Osoba prowadząca sprawę Działania a. Dołączenie do prowadzonej sprawy dot. kursu dokształcającego wypełnionego kosztorysu korzystając z dostępnych w EZD wzorów; b. Uzupełnienie metadanych dokumentu; c. Akceptacja kosztorysu; Funkcje EZD niezbędne do zakończenia etapu -> [Kosztorys kursu dokształcającego] 2. Weryfikacja kosztorysu przez pracownika kwestury Projektowe d. Udostępnienie kosztorysu w trybie DO EDYCJI do właściwego pracownika kwestury. a. Weryfikacja kosztorysu; b. W przypadku stwierdzenia rozbieżności i konieczności uzyskania ponownej akceptacji osoby sporządzającej kosztorys należy zakończyć koszulkę z prośbą o akceptację poprawionej wersji i ponowne udostępnienie; c. Akceptacja kosztorysu w przypadku stwierdzenia braku błędów oraz przekazanie koszulki do Kwestora. DO EDYCJI 3. Uzyskanie akceptacji Kwestora Kwestor d. Zapoznanie się z treścią kosztorysu; e. Naniesienie uwag w postaci notatki, zatwierdzenie jej i zakończenie f. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do kierownika właściwego biura kolegium. 8
4. Uzyskanie akceptacji Dziekana Biuro Kolegium/Dziekan d. Zapoznanie się z treścią kosztorysu; e. Naniesienie uwag w postaci notatki, zatwierdzenie jej i zakończenie f. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika sekretariatu rektora. 5. Uzyskanie akceptacji Rektora Sekretariat Rektora/Rektor d. Zapoznanie się z treścią kosztorysu; e. Naniesienie uwag w postaci notatki, zatwierdzenie jej i zakończenie f. Akceptacja dokumentu w przypadku braku uwag oraz przekazanie do pracownika działu księgowości projektowej. 6. Wprowadzenie danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów finansowo-księgowych Projektowej UWAGA! Jeżeli podczas któregoś etapu kosztorys ulegnie zmianie (zostaną wprowadzone poprawki), musi on wrócić do DKP, który rozpoczyna nowy proces akceptacji. Lista pracowników DKP zajmująca się sprawami określonej jednostki: d. Dołączenie notatki z informacją o wprowadzeniu danych z zaakceptowanego kosztorysu do systemów finansowo-księgowych, zatwierdzenie wkładu i zakończenie Rodzaj działalności KAE KES KGS KNOP KZIF kursy dokształcające Paulina Mirosz Edyta Wasiak Edyta Wasiak Ilona Mirosz Natalia Weber 9