INSTRUKCJA O KANCELARII PARAFIALNEJ Jedną z form troski proboszcza i jego współpracowników o wspólnotę parafialną, tym samym jedną z form pracy duszpasterskiej jest posługa w kancelarii parafialnej. I. MIEJSCE KANCELARII PARAFIALNEJ 1. Kancelaria parafialna jest miejscem, w którym urzędujący w niej prezbiter może spotkać się z powierzonymi sobie wiernymi oraz pomieszczeniem, w którym sporządza się i przechowuje dokumenty związane z administracyjną działalnością parafii jako osoby prawnej i kościelnej jednostki administracyjnej. 2. Na kancelarię parafialną powinno być przeznaczone specjalne, łatwo dostępne pomieszczenie z odpowiednią poczekalnią. 3. Na budynku, w którym mieści się kancelaria powinna znajdować się informacja o dniach i godzinach przyjmowania w kancelarii. 4. Kancelaria powinna być urządzona estetycznie i funkcjonalnie. Powinny znajdować się w niej szafy na przechowywanie dokumentów, biurko i inne niezbędne meble biurowe; zasadne jest, aby był tam także m.in. telefon, kserokopiarka i komputer wraz z licencjonowanym oprogramowaniem; należy troszczyć się także o zachowanie w kancelarii porządku i czystości. II. PRACOWNICY KANCELARII 5. Odpowiedzialnym za funkcjonowanie kancelarii jest proboszcz, który powinien angażować w pracę kancelaryjną także wikariuszy parafial- 192
*** Instrukcja o kancelarii parafialnej * * * nych, ale zasadniczo on sam winien załatwiać wszelkie sprawy kancelaryjne. 6. Do pracy w kancelarii parafialnej mogą być zaangażowane osoby świeckie lub siostry zakonne, ale jedynie do prac biurowych. W takim przypadku powinno istnieć osobne pomieszczenie do kontaktów duszpasterskich z wiernymi. 7. Jeżeli proboszcz uzna za stosowne zaangażowanie osoby świeckiej, winna ona przed objęciem pracy złożyć przysięgę, jak przy obejmowaniu urzędów w Kościele. 8. Wszyscy pracownicy kancelarii, zarówno duchowni, jak i świeccy, zobowiązani są do zachowania dyskrecji i tajemnicy urzędowej. III. KSIĘGI KANCELARYJNE 9. Zgodnie z przepisami prawa kanonicznego (zob. KPK kan. 535 1) każdy proboszcz jest zobowiązany prowadzić księgi metrykalne, które powinny być odpowiednio oprawione i przechowywane. 10. Do ksiąg metrykalnych zalicza się: księgę chrztów, księgę małżeństw i księgę zmarłych. 11. Do księgi chrztów zalicza się także księgę extraneorum zawierającą zapisy chrztów na podstawie przysięgi i prowadzi się ją na takich samych zasadach, jak księgę chrztów. 12. Księgi metrykalne należy prowadzić według formularza zatwierdzonego przez Konferencję Episkopatu Polski. 13. Proboszcz zobowiązany jest (zob. KPK kan. 535 2) do wpisywania w odpowiednim miejscu księgi ochrzczonych informacji dotyczących: zawarcia małżeństwa, przyjęcia święceń, złożenia profesji zakonnej, przyjęcia sakramentu bierzmowania, zmiany obrządku, adopcji prawnej, a także ewentualnego orzeczenia sądu kościelnego o nieważności małżeństwa oraz dyspensy Stolicy Apostolskiej. 14. Na dokonanie jakichkolwiek zmian w zapisie w księgach metrykalnych należy mieć zezwolenie Legnickiej Kurii Biskupiej. 15. Księgi metrykalne należy wypełniać pismem starannym i czytelnym, posługując się atramentem. Nie należy używać długopisu. 16. Księgi metrykalne mogą mieć swój odpowiednik w zapisie cyfrowym, pod warunkiem, że posiadają swoje odzwierciedlenie w księgach tradycyjnych. Te ostatnie są podstawową formą zapisu informacji. 193
*** PROGRAM ODNOWY RELIGIJNO-MORALNEJ *** 17. Poza księgami metrykalnymi w każdej kancelarii winny być prowadzone także następujące księgi kancelaryjne: księga bierzmowanych, księga I Komunii św., księga chorych, księga zapowiedzi, księga nawróconych, księga wystąpień z Kościoła, księga cmentarna, aktualna księga intencji mszalnych, dziennik podawczy, kronika parafialna, księga finansowa iura stolae, księga ogłoszeń parafialnych, księga protokołów zebrań rady parafialnej, księga celebransów. IV. DUPLIKATY 18. Księgi metrykalne: księga ochrzczonych, księga małżeństw i księga zmarłych, powinny mieć swoje duplikaty złożone w Archiwum kurialnym. 19. Duplikat musi być wierną kopią księgi przechowywanej w kancelarii parafialnej. Dokonuje się to najczęściej przez wierne przepisanie lub skopiowanie przy użyciu kopiarki. V. PIECZĘCIE PARAFIALNE 20. Każda kancelaria parafialna powinna posiadać swoje pieczęcie. 21. Zasadnicze pieczęcie parafialne są dwojakiego rodzaju: pieczęć informacyjna (podłużna) i pieczęć uważniająca stempel (okrągła). 22. Pieczęć informacyjna zawiera najczęściej: nazwę parafii, miejscowość, adres parafii, numer telefonu, ponadto REGON i NIP parafii. 23. Pieczęć okrągła stawiana jest na końcu pisma, obok podpisu osoby uprawnionej do podpisywania pisma. Pieczęć okrągła wraz z podpisem osoby uprawnionej czyni pismo ważnym (w sensie potwierdzenia jego oryginalności). Konsekwentnie, brak pieczęci lub podpisu osoby uprawnionej podważa ważność pisma. Pieczęć okrągła zawiera w otoku pełną nazwę parafii i miejscowość. W środku niekiedy umieszcza się znak krzyża lub jakiś szczególny znak parafii. Należy unikać przesadnej dekoracyjności. 24. Wzór pieczęci parafialnych określa biskup diecezjalny w dekrecie erekcyjnym parafii. 25. Każda zmiana wyglądu pieczęci lub zmiana treści wymaga zezwolenia Legnickiej Kurii Biskupiej. 194
*** Instrukcja o kancelarii parafialnej * * * 26. Należy zwrócić baczną uwagę, aby pieczęcie były przechowywane w miejscu bezpiecznym, tzn. chroniącym przed zniszczeniem, zaginięciem lub kradzieżą. W przypadku kradzieży lub zaginięcia pieczęci należy bezzwłocznie poinformować o tym Legnicką Kurię Biskupią oraz podać ten fakt do publicznej wiadomości (np. za pomocą środków społecznego przekazu) i za zezwoleniem Kurii wykonać nowe pieczęcie. W takim przypadku nowa pieczęć powinna mieć zasadniczo inny wygląd niż poprzednia. VI. DZIENNIK PODAWCZY 27. Każda kancelaria parafialna powinna prowadzić dziennik podawczy, do którego należy wpisywać wszelkie pisma wychodzące oraz przychodzące. 28. Każdy akt, który wpłynął lub jest wydawany przez kancelarię parafialną powinien być zaopatrzony w osobną liczbę dziennika. 29. Tę samą liczbę dziennika otrzymują pisma, będące odpowiedzią na dane pismo i pod taką liczbą dziennika są przechowywane w archiwum. VII. KARTOTEKA PARAFIALNA 30. W kancelarii parafialnej powinny znajdować się kartoteki, będące podstawowym źródłem informacji o osobach tworzących parafialną wspólnotę. 31. Kartoteka parafialna powinna obejmować m.in.: nazwisko rodziny, adres zamieszkania, imiona członków rodziny, datę ich urodzin, chrztu, ślubu (dodatkowo innych sakramentów), informację o zgonie członka rodziny, informację o wykonywanym zawodzie, informacje dotyczące uczęszczania na lekcje religii dzieci i młodzieży, stan materialny rodziny w przypadku, gdy należy ją objąć pomocą charytatywną, dodatkowo inne informacje ważne dla duszpasterstwa. 32. Aby kartoteki mogły spełniać swoją rolę, muszą być nieustannie aktualizowane. Dokonuje się to najczęściej w czasie wizyty duszpasterskiej, tzw. kolędy, lub podczas indywidualnych kontaktów w kancelarii parafialnej. 33. Przy prowadzeniu i korzystaniu z danych osobowych zawartych w kartotekach rodzinnych należy bezwzględnie przestrzegać zasad 195
*** PROGRAM ODNOWY RELIGIJNO-MORALNEJ *** zawartych w ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (zob. DzU nr 133, poz. 883). Sprawy te reguluje instrukcja opracowana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz Sekretariat Konferencji Episkopatu Polski z 2009 r. zatytułowana Ochrona danych osobowych w działalności Kościoła Katolickiego w Polsce. Zatem bezwzględnie należy zatroszczyć się o to, aby dostęp do kartotek osobowych mieli tylko i wyłącznie duszpasterze. Ponadto powinny być one przechowywane w miejscu zabezpieczonym (zamkniętym), z ograniczoną możliwością dostępu. VIII. WZÓR PISMA URZĘDOWEGO 34. Każde parafialne pismo urzędowe, obok zwyczajnej treści, z zachowaniem odpowiednich marginesów, bezwzględnie powinno zawierać: datę wystawienia, miejsce wystawienia, liczbę dziennika (zgodną z liczbą w zapisie w dzienniku podawczym), nadawcę (pieczęć podłużna w lewym górnym rogu, jeżeli pismo nie jest sporządzane na papierze firmowym), podpis (imię i nazwisko) osoby uprawnionej oraz odcisk pieczęci okrągłej. IX. ARCHIWUM PARAFIALNE 35. Każda parafia powinna posiadać specjalne pomieszczenie, w którym można w sposób bezpieczny (tzn. zabezpieczony m.in. przed kradzieżą, pożarem itp.) przechowywać dokumenty związane z działalnością parafialną. 36. W archiwum przechowywać należy m.in.: stare księgi metrykalne, kroniki parafialne, stare księgi intencji mszalnych, stare kartoteki parafialne, stare dokumenty mówiące o działalności gospodarczej oraz charytatywnej parafii, księgi inwentarzowe, protokoły rozmów kanoniczno-duszpasterskich z narzeczonymi, listy biskupów diecezjalnych, episkopatu Polski, papieża i inne tego typu dokumenty. Również dokumenty nowsze, ale takie, w których zawarte sprawy są już załatwione, i wszystkie pozostałe dokumenty urzędowe związane z działalnością duszpasterską, gospodarczą i charytatywną parafii. 196
*** Instrukcja o kancelarii parafialnej * * * 37. Dokumenty powinny być posegregowane tematycznie i zabezpieczone w odpowiednich segregatorach lub teczkach, tak aby w razie potrzeby można było łatwo je odnaleźć. 38. Osoby inne, które chcą korzystać z dokumentów archiwalnych (np. przy pisaniu rozpraw naukowych), muszą mieć zezwolenie nie tylko proboszcza, ale również Legnickiej Kurii Biskupiej i mogą z nich korzystać jedynie na miejscu przechowywania dokumentów. 39. Szczególnie cenne i ważne dokumenty należy złożyć w depozycie Archiwum kurialnego, podobnie jak pieczęcie historyczne. 197