Karty informacyjne Karty informacyjne -> Wydział Spraw Obywatelskich Udostępnienie danych z rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców 1. Co powinienem wiedzieć? Dane z rejestru mieszkańców udostępnia organ gminy prowadzący ten rejestr. Dane z rejestru mieszkańców mogą być udostępnione: osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny, jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą, innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą. Interes prawny do uzyskania danych mogą potwierdzać: wezwania sądowe, komornicze, kopie wyroków sądowych, umów, wezwań do zapłaty faktur, postanowienia i decyzje innych organów potwierdzające zobowiązanie wobec wnioskodawcy osoby, której dane mają być udostępnione. Udostępniane są dane jednostkowe na wniosek złożony: w formie pisemnej,, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 1
w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap. Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem. 2. Kto może załatwić sprawę? Uzyskać dane jednostkowe z rejestru mieszkańców mogą: Osoby lub jednostki organizacyjne, Pełnomocnik legitymujący się pełnomocnictwem w formie pisemnej, po okazaniu pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu. 3. Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie? Od ręki przy zgłoszeniu. W przypadku sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku. 4. Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty? 1., 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 2 przez
WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DANYCH JEDNOSTKOWYCH Z REJESTRU MIESZKANCÓW, REJESTRU ZAMIESZKANIA CUDZOZIEMCÓW ORAZ REJESTRU PESEL - wypełniony formularz. 2. Dokument potwierdzający interes prawny do uzyskania danych kserokopia, oryginał do wglądu. Dokumentem potwierdzającym interes prawny mogą być w szczególności: wezwania sądowe, wezwania komornicze, umowy, wezwania do zapłaty, faktury, wyroki sądowe. Dokumenty te są wymagane jeżeli żądanie danych nie wynika wprost z przepisów prawa. 3. Dowód wniesienia opłaty za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców. 4. Wzór pełnomocnictwa jeżeli wniosek składany jest w czyimś imieniu dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa oraz opłatę skarbową z tytułu udzielenia pełnomocnictwa. 5. Dowód osobisty pełnomocnika do wglądu w przypadku jego ustanowienia, a w uzasadnionych przypadkach inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika. 5. Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 3
Opłata za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców wynosi 31 zł. (nie jest to opłata skarbowa) Obowiązek uiszczenia opłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców, a w przypadku udostępnienia danych w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku dokonanie opłatę wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania. Dowód uiszczenia opłaty odpowiednio załącza się do złożonego wniosku albo przekazuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania. Opłat za udostępnienie danych jednostkowych dokonywać można w kasach tutejszego urzędu lub przelewem na rachunek bankowy w ING BSK S.A.: Nr 17 1050 1230 1000 0022 7694 9456 *z dopiskiem Ḁ漀瀁䈀愀琀愀 za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz dane osoby składającej wniosek. Wpłaty gotówkowe dokonywane na rachunki Urzędu Miejskiego w Gliwicach, są przyjmowane przez ING Bank Śląski S.A. we wszystkich jego placówkach na terenie całego kraju bez dodatkowych opłat prowizyjnych. W przypadku pełnomocnictwa obowiązuje ponadto opłata skarbowa. W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa). - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 4
. Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy. Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w kasach głównego budynku Urzędu przy ul. Zwycięstwa 21 lub przelewem na rachunek bankowy w ING BSK S.A. URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH ING BSK S.A nr : 51 1050 0099 5261 0410 0000 0055 (a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy: IBAN: PL51 1050 0099 5261 0410 0000 0055 Nr BIC (SWIFT): INGBPLPW) Informujemy, że wpłaty gotówkowe dokonywane na rachunki Urzędu Miejskiego w Gliwicach, są przyjmowane przez ING Bank Śląski S.A. we wszystkich jego placówkach na terenie całego kraju bez dodatkowych opłat prowizyjnych. Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy nacisnąć przycisk "Zapłać", który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Blue Media S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty. Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy. OPŁATA ZA UDOSTĘPNIENIE DANYCH Z EWIDENCJI LUDNOŚCI I REJESTRU DOWODÓW OSOBISTYCH: Kwota Tytuł płatności 31 zł W zakresie wskazanej osoby zap? 31 zł W zakresie wykazu osób zameldowanych pod wskazanym adresem zap? 31 zł W zakresie jednego dokumentu lub jednej osoby zap? OPŁATA ALTERNATYNA: Kwota Tytuł płatności 17 zł Z tytułu pełnomocnictwa - Udostępnianie danych z ewidencji ludności zap?, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 5
6. Jak krok po kroku załatwić sprawę? Krok 1 Wypełnić formularz wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL. Krok 2 Dokonać opłaty za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców, a w przypadku działania przez pełnomocnika także opłaty skarbowej - w kasie Urzędu Miejskiego w Biurze Obsługi Interesantów (parter budynku) lub wykonać opłaty przez bankowość internetową, a następnie zrobić wydruk z dokonanej transakcji. Krok 3 Skompletować wymagane załączniki do wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL. Opis załączników w punkcie 4. Krok 4 Złożyć dokumenty w Kartotece Adresowej Wydziału Spraw Obywatelskich, pokój 228, II piętro budynku Urzędu Miejskiego. Krok 5 Uzyskać wskazane dane osobowe. 7. Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania? Wydział Spraw Obywatelskich Kartoteka Adresowa pokój nr 228, II piętro budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach Telefon: (32) 239 11 68 lub (32) 239 11 47, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 6
E-mail: so@um.gliwice.pl 8. Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu? W tym momencie nie dotyczy. Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę SEKAP, klikając w link - Udostępnienie danych z rejestru mieszkańców 9. Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy? 1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz.1382). 2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 836). 3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1388). 4. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1044). 10. Skargi i wnioski Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu. Formularz skargi, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 7
Formularz wniosku Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego. 11. Tryb odwoławczy Odwołanie od decyzji wnosi się do Wojewody Śląskiego za pośrednictwem Prezydenta Miasta Gliwice, w terminie 14 dni od dnia doręczenia. W trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję. Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania, decyzja staje się ostateczna i prawomocna - zgodnie z art. 127a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Złożenie do organu przedmiotowego oświadczenia nie podlega wycofaniu. Decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, jeżeli jest zgodna z żądaniem wszystkich stron lub jeżeli wszystkie strony zrzekły się prawa do wniesienia odwołania (art. 130 4 KPA). 12. Bezpieczeństwo danych osobowych Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności) TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA Administratorami są: 1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru PESEL, 2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 8
określonych w ustawie. 3. Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) ul. Zwycięstwa 21, w zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych, które prowadzi jako organ ewidencji ludności. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA Z administratorem Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować poprzez adres email so@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH Administrator Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu: zarejestrowania w związku z: nadaniem lub zmianą numeru PESEL, zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem, zmianą obywatelstwa, wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu,, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 9
zmianą dokumentu podróży cudzoziemca; rejestracji obowiązku meldunkowego polegającego na: zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego lub czasowego, wymeldowaniu się z miejsca pobytu stałego lub czasowego, zgłoszeniu wyjazdu i powrotu z wyjazdu poza granice Polski; uzyskania przez Panią/Pana zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w rejestrze PESEL; usunięcia niezgodności w danych. Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie ustawy o ewidencji ludności. ODBIORCY DANYCH Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym, zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności podmiotom: służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych; osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny; jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą; innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą określonych w odrębnych przepisach. Odbiorcą danych jest także Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA w zakresie realizacji zadania udostępnienia Pani/Pana danych. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Dane w rejestrze PESEL będą przetwarzane bezterminowo. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 10
popełnienia domniemanego naruszenia. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH Pani/Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy: kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego, organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty, wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport, wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego. INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności. Numer karty: SO.42.8/U, 44-100 Gliwice ul. Zwycięstwa 21 Strona 11