ebook Aspekty prawne ogłoszeń rekrutacyjnych

ebook Aspekty prawne ogłoszeń rekrutacyjnych

Spis treści 1. Wprowadzenie 2. Zakazane treści 2.1 Jakie informacje są zakazane w ofertach pracy? 2.2 Jak uniknąć dyskryminacji ze względu na płeć? 2.3 Jak uniknąć dyskryminacji ze względu na wiek? 2.4 Jak uniknąć dyskryminacjize względu na stan zdrowia? 3. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów 3.1 Jakich danych ma prawo żądać pracodawca od osoby aplikującej na ogłoszenie? 3.2 Czy można oczekiwać od kandydatów innych danych? 3.3 Jak długo można przechowywać dane osobowe kandydata? 3.4 Jakie dane pracodawca musi przekazać kandydatom? 4. Podsumowanie strona 2

1 WPROWADZENIE Gdy chcesz zatrudnić nowego pracownika, publikujesz ofertę pracy. Szczegółowo opisujesz w niej zakres obowiązków oraz wymagania w stosunku do przyszłego pracownika. Zależy Ci bowiem na zatrudnieniu odpowiedniej osoby. Czy możesz napisać wszystko w ogłoszeniu? Nie. Niektóre aspekty rekrutacji są regulowane np. przez Kodeks Pracy. Dowiedz się m.in.: 1 2 3 4 5 6 Jakie treści są zakazane w ogłoszeniach rekrutacyjnych? Na czym polega dyskryminacja pozytywna? Których danych masz prawo żądać od kandydata? Jakie dane musisz przekazać kandydatom? Czy możesz oczekiwać od kandydata CV ze zdjęciem? Jak długo możesz przechowywać CV kandydatów?

2 ZAKAZANE TREŚCI

1Jakie informacje są zakazane w ofertach pracy? Kodeks Pracy art. 183a 1. Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania ( ) stosunku pracy ( ) bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną ( ). Na pozór może wydawać się, że równe traktowanie pracowników to truizm. Zdarza się jednak, że pracodawca nieświadomie łamie ten przepis na etapie rekrutacji i w efekcie dyskryminuje część kandydatów. Tymczasem Kodeks Pracy wyraźnie nakazuje, aby pracowników (w tym także kandydatów na pracowników) traktować równo. Najczęstsze powody dyskryminacji w ofertach pracy: 1 2 3 Płeć Wiek Stan zdrowia strona 5

2Jak uniknąć dyskryminacji ze względu na płeć? Dyskryminacja kandydata ze względu na jego płeć może wystąpić, gdy wskażesz w ogłoszeniu, że jesteś zainteresowany zatrudnieniem pracownika wyłącznie określonej płci np.: Poszukujemy dziewczyny do pracy na recepcji. Jeśli płeć pracownika nie ma wpływu na prawidłowe wykonanie powierzonych mu obowiązków, Kodeks Pracy wymaga, abyś dał równe szanse wszystkim kandydatom. Zwróć uwagę także na nazwę stanowiska podaną w treści oferty pracy. Jeżeli w języku polskim funkcjonuje zarówno męska jak i żeńska jego forma, możesz niecelowo dyskryminować kandydatów, podając tylko jedną z form. Przykładowe rozwiązania: podaj nazwę stanowiska w obu formach np.: Sekretarz/Sekretarka umieść dopisek K/M po nazwie stanowiska np.: Asystent (K/M) dopisz w treści ogłoszenia, że płeć kandydata nie ma znaczenia w procesie rekrutacji Pytanie od pracodawcy Czy należy odmienić nazwę stanowiska przez płeć w przypadku ogłoszeń obcojęzycznych? Nie, jeśli oznaczysz dowolność płci kandydatów w inny sposób. strona 6

Jak uniknąć dyskryminacji ze względu na wiek? 3Według Kodeksu Pracy wiek kandydata nie może być kryterium selekcji. Na etapie rekrutacji musisz dać równe szanse wszystkim kandydatom, nawet jeśli z Twojego doświadczenia wynika, że określona grupa wiekowa ponadprzeciętnie radzi sobie z powierzonymi zadaniami. Czego unikać? Unikaj jednoznacznych stwierdzeń, że rekrutacja obejmuje osoby wyłącznie w określonym wieku np. 20-30 lat. Przykładowe rozwiązanie: Zastanów się, z jakiego powodu preferujesz pracowników w określonym wieku. Swoje wnioski zapisz w ofercie pracy. Być może Twoje wymagania będą spełniać także osoby z innych grup wiekowych. Np.: Poszukujemy osób z długoletnim doświadczeniem zawodowym. Poszukujemy osób otwartych na częste zmiany, podróże służbowe oraz śledzących nowinki technologiczne. Oferujemy pracę w młodym, dynamicznym zespole Czy wiesz, że... Możesz okresowo (a więc nie permanentnie) prowadzić politykę tzw. pozytywnej dyskryminacji, mającą na celu wyrównanie szans np. osób w wieku 45+. Polityka taka musi być adresowana do szerszego grona osób (nie może, więc dotyczyć sytuacji jednostkowych) i powinna być uregulowana w dokumentacji pracodawcy. Ze względu na wrażliwość problematyki zaleca się, aby politykę pozytywnej dyskryminacji pracodawca każdorazowo konsultował ze swoim działem prawnym. strona 7

Jak uniknąć dyskryminacji ze względu na stan zdrowia? 4Zgodnie z Kodeksem Pracy stan zdrowia kandydata może być przyczyną odrzucania aplikacji tylko wtedy, gdy uniemożliwia prawidłowe wykonywanie powierzonych zadań. Unikaj zatem umieszczania w ofercie pracy oczekiwań w stosunku do stanu zdrowia kandydatów, jeśli nie ma on wpływu na zdolność do wypełnienia obowiązków służbowych. Zdarza się jednak sytuacja odwrotna - pracodawcy zależy na zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej np. ze względu na politykę firmy lub uczestniczenie w programie dofinansowania miejsc pracy. Tak jak w przypadku pozytywnej dyskryminacji w celu wyrównania szans osób w określonej grupie wiekowej, pracodawca może przez pewien okres czasu prowadzić politykę pozytywnej dyskryminacji w celu wyrównanie szans osób niepełnosprawnych. Propozycje rozwiązań: Napisz w ogłoszeniu: Stanowisko przystosowane do pracy dla osób niepełnosprawnych Mile widziane osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności Czego unikać? Jednoznacznych stwierdzeń wskazujących, że rekrutacja jest zamknięta dla osób innych niż osoby niepełnosprawne. Pytanie od pracodawcy Czy niezdolność do wykonywania pracy w pełnym wymiarze godzin ze względu na udokumentowaną niepełnosprawność może być podstawą do niezatrudnienia kandydata? Tak. Jeżeli kandydat nie spełnia wymagań pracodawcy z przyczyn obiektywnych (taką przyczyną może być niemożność wykonywania pracy w pełnym wymiarze godzin), to pracodawca nie ma obowiązku zatrudniania go. strona 8

PRZETWARZANIE 3 DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW

Jakich danych ma prawo żądać pracodawca od osoby aplikującej na ogłoszenie? 1Kodeks Pracy szczegółowo określa dane, jakich pracodawca może żądać od kandydatów. Zgodnie z art. 22 1 1. Kodeksu Pracy są to: 1 2 3 4 5 6 Imię (imiona) i nazwisko Imiona rodziców Data urodzenia Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) Wykształcenie Przebieg dotychczasowego zatrudnienia Pytanie od pracodawcy Czy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie 6 wymienionych danych? Nie. Jeżeli kandydat przekazuje pracodawcy tylko dane wymienione w art. 22 1 1 nie musi wyrażać zgody na ich przetwarzanie na potrzeby rekrutacji. strona 10

Czy można oczekiwać od kandydatów innych danych? 2Pracodawca może poprosić (ale nie żądać) kandydatów o dostarczenie dodatkowych informacji, które są niezbędne do procesu rekrutacji. Kandydat, który zdecyduje się na ich podanie, powinien także wyrazić zgodę na ich przetwarzanie. Wielu kandydatów nie ma świadomości, że powinni wyrazić zgodę na przetwarzanie informacji dodatkowo umieszczonych w CV. Warto, abyś na wszelki wypadek poinformował ich o takim wymogu. Możesz umieścić taką informację np. na końcu ogłoszenia rekrutacyjnego. Przykład klauzuli/zgody kandydata: Jeśli chce Pani/Pan podać w CV dodatkowe dane np. zdjęcie, informujemy, że [tu należy wstawić rejestrową nazwę firmy] będzie mogła je przetwarzać wyłącznie w razie zamieszczenia w CV dobrowolnej zgody o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej aplikacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926, ze zm.), prowadzonych przez firmę [nazwa firmy] z siedzibą w [miasto]. Pytanie od pracodawcy Czy można żądać od kandydatów CV ze zdjęciem? Zdjęcie kandydata znajduje się poza listą danych osobowych, których wg art. 22 1 1. Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Możesz jednak zachęcić kandydatów do dobrowolnego przesyłania aplikacji wraz ze swoim zdjęciem. Kandydaci, którzy zdecydują się na dołączenie do CV także swojego zdjęcia, powinni dodatkowo wyrazić zgodę na jego przetwarzanie na potrzeby rekrutacji. strona 11

Jak długo można przechowywać dane osobowe kandydata? 3Możesz przechowywać dane przez cały czas trwania rekrutacji, do której kandydat się zgłosił. Jeżeli chcesz przetwarzać dane kandydata na potrzeby kolejnych rekrutacji potrzebujesz osobnej zgody. Pytanie od pracodawcy Czy mogę przekazać CV kandydata innej firmie lub osobie, która prowadzi podobną rekrutację? Tak, ale tylko jeżeli na etapie rekrutacji, do której zgłosił się kandydat, poinformowałeś go o takiej ewentualności (np. w klauzuli informacyjnej) albo uzyskałeś odrębną zgodę kandydata na udostępnianie jego CV innym firmom. W innych wypadkach nie możesz przekazać CV kandydata innej firmie. strona 12

Jakie dane pracodawca musi przekazać kandydatom? 4Pracodawca ma obowiązek podania pełnej nazwy firmy w ofercie pracy. Dzięki niej kandydaci mogą sprawdzić wiarygodność ogłoszenia. Dodatkowo, żądając od kandydatów jakichkolwiek danych osobowych, masz obowiązek poinformowania ich, kto będzie administrował przekazanymi danymi. Przykładowy tekst klauzuli: Administratorem danych jest [tu należy wstawić rejestrową nazwę firmy] z siedzibą w [tu należy podać adres siedziby]. Dane zbierane są dla potrzeb obecnej i przyszłych rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych jest obowiązkowe. Nazwa firmy powinna jednoznacznie wskazywać na określonego pracodawcę. Jeśli Twoja działalność ma popularną nazwę, zachęcamy do podania dodatkowo np. imienia i nazwiska właściciela lub NIPu firmy. Przykładowe rozwiązania: Pol-Trans S.A. Agencja reklamowa Anna Nowak Firma usługowo-sprzedażowa (NIP 0123456789) strona 13

Istnieją pewne wyjątkowe sytuacje, w których pracodawcom zależy na zachowaniu anonimowości i ukryciu nazwy firmy w ogłoszeniu. Dzieje się tak np. wtedy, gdy firma chce ukryć informację o prowadzonej rekrutacji przed konkurentami lub obecnymi pracownikami firmy. Ogłoszenie z ukrytą nazwą firmy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku poinformowania aplikujących, kto prowadzi rekrutację oraz kto przetwarza ich dane osobowe. Niedopełnienie przez pracodawcę powyższego obowiązku może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego przez GIODO. W szczególnych przypadkach nie podanie informacji o tożsamości pracodawcy może doprowadzić do powstania odpowiedzialności karnej po stronie pracodawcy. Radzimy Publikując ogłoszenie z ukrytą nazwą firmy niezwłocznie poinformuj kandydatów o nazwie pracodawcy oraz administratorze danych. Nie chcąc ujawnić takich danych w ogłoszeniu, wielu pracodawców wysyła niezbędne informacje do kandydatów mailowo w odpowiedzi na przesłane CV. strona 14

4 PODSUMOWANIE

Podsumowanie W tej publikacji powołujemy się na przepisy Kodeksu Pracy, który odnosi do ogólnych zasad traktowania kandydatów w trakcie prowadzenia rekrutacji. Każda rekrutacja jest jednak inna i wymaga indywidualnego podejścia. Warto abyś wiedział, że istnieją także szczególne przepisy, regulujące rekrutację w określonych branżach i kategoriach pracy. Zachęcamy do zapoznania się z także z nimi, abyś mógł maksymalnie dopasować ofertę pracy do swoich potrzeb. Podstawowe zasady: 1 2 3 4 Daj szansę wszystkim kandydatom bez względu na ich wiek, płeć czy stan zdrowia. Poinformuj kandydatów, kto będzie administrował ich danymi osobowymi oraz jak nazywa się pracodawca. Proś kandydatów tylko o te dane, których potrzebujesz do przeprowadzenia rekrutacji. Jeśli potrzebne Ci dane nie zostały wymienione w art. 22 1 1., poproś kandydatów o zgodę na ich przetwarzanie. Życzymy powodzenia! Pracuj.pl strona 16

Pracuj.pl to wiodący polski serwis rekrutacyjny skierowany do specjalistów i menadżerów. Specjalizuje się w rekrutacji przez Internet oraz w kształtowaniu wizerunku pracodawców, wspierając firmy w pozyskiwaniu najlepszych kandydatów do pracy. Kandydatom dostarcza codziennie 20 tysięcy ofert pracy, a także porady specjalistów dotyczące poszukiwania pracy, rozwoju kariery zawodowej oraz zdobywania dodatkowych kwalifikacji. Pracuj.pl jest także członkiem-założycielem największego na świecie sojuszu niezależnych serwisów rekrutacyjnych The Network, zrzeszającego serwisy działające w ponad 120 krajach świata. Właścicielem marki Pracuj.pl jest Grupa Pracuj S.A. ul. Prosta 51, 00-838 Warszawa tel.: 022 373 73 00, faks: 022 373 73 01 e-mail: bok@pracuj.pl