Organizatorzy Konkursu: REGULAMIN KONKURSU WZORCOWY Współorganizator: URZĄD W MAŁOPOLSCE Patronaty medialne: 1
Rozdział I Informacje ogólne 1 Cel Konkursu 1. Ideą Konkursu Wzorcowy Urząd w Małopolsce jest stałe doskonalenie jakości instytucji administracji samorządowej w Województwie Małopolskim. 2. Celem Konkursu jest nagrodzenie najlepszych rozwiązań zarządczych w administracji samorządowej Województwa Małopolskiego. 3. Konkurs słuŝy: a) wyróŝnianiu postaw prorozwojowych i prospołecznych wśród kadry kierowniczej i pracowników małopolskiej administracji samorządowej, b) promocji systemu zarządzania jakością w administracji oraz propagowaniu dobrych rozwiązań zarządczych. c) upowszechnianiu rozwiązań informatycznych w pracach administracji, d) tworzeniu regionalnej bazy dobrych praktyk, e) tworzeniu bodźców do rozwoju instytucjonalnego jednostek administracji samorządowej, f) integrowaniu działań doskonalących podejmowanych przez jednostki administracji samorządowej Małopolski z celami strategicznymi regionu, g) zapewnianiu kompleksowej współpracy środowisk odpowiedzialnych za doskonalenie administracji samorządowej. 2 Przedmiot i zakres Konkursu 1. Przedmiotem Konkursu są wdroŝone rozwiązania zarządcze ukierunkowane na: a) nowoczesne zarządzanie sprawami publicznymi w Małopolsce. b) doskonalenie wewnętrznych systemów organizacji i funkcjonowania urzędu oddziaływujących na rozwój danej jednostki samorządu terytorialnego, c) doskonalenie metod zarządzania projektami w jst d) budowę i rozwój społeczeństwa informacyjnego e) promocję wizerunku administracji publicznej f) innowacyjne formy współpracy z otoczeniem. 2
g) doskonalenie wewnętrznych procedur zapewniających przejrzystość działania i doskonalszą obsługę obywateli 2 W ramach Konkursu rozpatrywane są przedsięwzięcia podjęte przez jednostki samorządu terytorialnego w zakresie: a) systemowych rozwiązań podnoszących jakość organizacji i funkcjonowania danego urzędu b) doskonalenia zarządzania zasobami ludzkimi w praktyce działania urzędu c) inicjatyw wspierających rozwój społeczno-gospodarczy podejmowanych przez dany urząd w zakresie oddziaływania lokalnego i ponadlokalnego d) rozwiązań ukierunkowanych na doskonalenie systemu zarządzania strategicznego daną jednostką samorządu terytorialnego e) rozwoju usług komunalnych realizowanych na rzecz mieszkańców f) przedsięwzięć z zakresu partycypacji społecznej, rozwoju gospodarczego w tym partnerstwa publiczno-prywatnego g) upowszechniania i ułatwienia dostępu do informacji publicznej, h) współpracy z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i) wdraŝania procedur umoŝliwiających obsługę mieszkańców z wykorzystaniem Internetu, j) upowszechniania dostępu do technologii informatycznych w danym urzędzie, k) podejmowania inicjatyw w zakresie kształtowania nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań administracyjnych, l) informatyzacji procesu pracy. 3 Patronat 1. Honorowy patronat nad Konkursem sprawują: a) Marszałek Województwa Małopolskiego, b) Prezes Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej. 2. Patronat medialny nad Konkursem sprawują: a) Telewizja Polska S.A. Oddział w Krakowie b) Gazeta Samorządu i Administracji c) Serwis Samorządowy PAP 4 3
Organizatorzy Konkursu 1. Organizatorami wiodącymi Konkursu są: a) Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. b) FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie. 2. Współorganizatorem Konkursu jest Bank Gospodarstwa Krajowego, Oddział w Krakowie. 5 Kapituła Konkursu 1. Kapitułę Konkursu, w tym Przewodniczącego Kapituły, powołują wspólnie Marszałek Województwa Małopolskiego oraz Dyrektor FRDL MISTiA. 2. W skład Kapituły Konkursu wchodzą przedstawiciele organizatorów oraz instytucji związanych z rozwojem i upowszechnianiem doświadczeń administracji publicznej oraz mediów. 3. Kapituła Konkursu nadzoruje realizację załoŝeń Konkursu i decyduje o jego rozstrzygnięciu. 4. Przewodniczący Kapituły kieruje, organizuje oraz koordynuje pracami Kapituły. 5. Decyzje Kapituły podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, w przypadku uzyskania równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego Kapituły. 6. Wykładni przepisów Regulaminu dokonuje Przewodniczący Kapituły po zasięgnięciu opinii członków. 7. Członkowie Kapituły zobowiązani są do zachowania tajemnicy informacji uzyskanych na kaŝdym etapie postępowania konkursowego. 8. Od decyzji Kapituły nie przysługuje odwołanie. 9. W sprawach nie objętych niniejszym Regulaminem decyduje Przewodniczący Kapituły po zasięgnięciu opinii jej członków. 10. Zakres prac Kapituły 4
a) ustalanie zasad organizacji Konkursu z uwzględnieniem rekomendacji osób pełniących honorowy patronat nad Konkursem, b) ustalanie harmonogramu realizacji Konkursu, c) ocena nadesłanych aplikacji, d) przeprowadzenie audytów w urzędach zakwalifikowanych do finału Konkursu e) rozstrzygnięcie Konkursu, f) podejmowanie ostatecznej decyzji w sprawie rozdzielenia nagród, g) podejmowanie inicjatyw upowszechniających idee i rezultaty Konkursu. Rozdział II Informacje szczegółowe 6 Przebieg Konkursu 1. Procedura realizacji Konkursu obejmuje: a. ZłoŜenie ankiet aplikacyjnych. b. Ocenę informacji zawartych w ankietach aplikacyjnych (I etap Konkursu). c. Przeprowadzenie audytu w urzędach zakwalifikowanych do finału (II etap Konkursu). d. Wyłonienie laureatów Konkursu. e. Przyznanie nagród. f. Upowszechnienie wyników Konkursu. 7 Zgłaszanie wniosków 1. W Konkursie Wzorcowy Urząd w Małopolsce moŝe wziąć udział kaŝdy Urząd Gminy, Starostwo Powiatowe oraz jednostka organizacyjna poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, mające swoją siedzibę na terenie Województwa Małopolskiego. 2. Warunkiem przystąpienia do Konkursu jest złoŝenie aplikacji wraz z załącznikami do Sekretariatu Konkursu (FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, z dopiskiem Konkurs-Wzorcowy Urząd ) 3. Aplikacja składa się z: a. Wypełnionej ankiety kwalifikacyjnej. 5
b. Załączników potwierdzających wdroŝenie danego rozwiązania zarządczego w formie prawnej podjętej przez instytucję (np. uchwały, zarządzenia, polecenia, itp.) 4. Formularz ankiety aplikacyjnej stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu. 5. Wypełnioną ankietę aplikacyjną wraz z precyzyjnym wykazem załączników opisujących przedsięwzięcie wdroŝone w bieŝącej edycji Konkursu naleŝy dostarczyć na podany w ust. 2 adres w terminie do 14 marca 2008 r. O przyjęciu wniosku wysłanego pocztą decyduje data stempla pocztowego. 6. KaŜdy Urząd Gminy, Starostwo Powiatowe oraz jednostki organizacyjne poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego mogą w danej edycji Konkursu złoŝyć jedną aplikację do Konkursu. 7. Zgłoszenia niekompletne nie będą rozpatrywane przez Kapitułę Konkursu. 8. Treść nadesłanej aplikacji moŝe być wykorzystana po zakończeniu Konkursu przez organizatorów w celu upowszechniania godnych naśladowania rozwiązań zarządczych wśród innych jednostek, z podaniem źródła pochodzenia i autora opracowania. 9. Wszelkie koszty przygotowania i przesłania aplikacji ponosi zgłaszająca jednostka. 10. Materiały nadesłane na Konkurs nie podlegają zwrotowi. 11. Dodatkowe informacje na temat Konkursu moŝna uzyskać w Sekretariacie Konkursu FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, tel/fax 012 633-51-54, e-mail: mistia@mistia.org.pl 12. Niniejszy Regulamin wraz z ankietą aplikacyjną dostępny jest na stronie internetowej www.mistia.org.pl oraz www.malopolskie.pl 8 Ocena aplikacji Etap I - kwalifikacja 1. Nadesłane aplikacje oceniane są pod względem: a) formalnym b) merytorycznym. 2. Ocena formalna nadesłanych aplikacji polega na zbadaniu: 6
a) kompletności wniosku (aplikacji wraz ze stosownymi załącznikami), b) zgodności wniosku z tematyką Konkursu. 3. Po dokonaniu oceny formalnej, aplikacje, które łącznie spełniają wymienione w ust. 2 kryteria, poddawane są ocenie merytorycznej. 4. Ocena merytoryczna nadesłanych aplikacji dokonywana jest zgodnie z przyporządkowaną skalą punktową na podstawie następujących kryteriów: Lp. Kryterium Charakterystyka kryterium Nowatorski Opis innowacyjnego wymiaru wdroŝonego charakter przedsięwzięcia na tle dotychczasowych 1 przedsięwzięcia oraz rozwiązań funkcjonujących w instytucji lub metodologia szerzej w skali sektora samorządowego. wdroŝenia Wskazanie sposobu oraz metod rozwiązania zarządzania projektem. Wskazanie wymiernych korzyści z podjętego działania zarówno w wymiarze organizacyjnym (np. Efektywność 2 usprawnienie danego obszaru, poprawa rozwiązania obsługi stron) jak i kosztowym (oszczędności, inne korzyści finansowe). Skala punktowa 1-10 (max) 1-10 (max) Wskazanie sekwencji oddziaływania danego 3 Zakres oddziaływania przedsięwzięcia oraz wpływ zastosowanego rozwiązania na dostępność usług rozwiązania na dynamikę funkcjonowania innych obszarów danej instytucji lub jednostki samorządu terytorialnego. Wskazanie dostępności do nowych rozwiązań. Określenie jak wdroŝenie danego przedsięwzięcia (sposobu pracy) wpłynęło na zwiększenie dostępności do informacji publicznej lub ułatwiło dostęp do 1-10 (max) urzędu osobom dysfunkcyjnym 5. Kapituła Konkursu dokonuje merytorycznej oceny aplikacji w terminie do 15 kwietnia 2008 r. 7
6. Do finału (II Etapu) Konkursu kwalifikuje się maksymalnie 6 projektów, które uzyskały najwięcej punktów w I etapie Konkursu. 7. Przewodniczący Kapituły, po zatwierdzeniu protokołu z posiedzenia Kapituły Konkursu, informuje zainteresowane jednostki o dotychczasowej ocenie nadesłanych przez nie aplikacji. 9 Etap II - Finał Konkursu 1. Audyt jest ostatnim etapem postępowania konkursowego. 2. Audyt przeprowadzany jest przez jednego lub więcej członków Kapituły w trakcie wizyt w zakwalifikowanych do finału instytucjach. 3. W trakcie audytu weryfikowane są informacje przekazane w ankiecie aplikacyjnej. 4. Audyt w połączeniu z wcześniej przeprowadzoną oceną, stanowi podstawę do sformułowania przez Kapitułę Konkursu końcowej oceny, wyłonienia grona laureatów oraz nominowania najlepszego z nich do Nagrody Głównej. 5. Czynności, o których mowa w ust. 4, Kapituła Konkursu dokonuje w terminie do 10 maja 2008 r. 10 Nagrody i wyróŝnienia 1. Zwycięzcą Konkursu jest instytucja, której projekt został uznany za najlepszy przez Kapitułę Konkursu. Projekt ten musi zostać wytypowany spośród projektów zakwalifikowanych wcześniej do etapu finałowego. 2. Pozostali uczestnicy finału otrzymują tytuł Laureata Konkursu oraz zostają wyróŝnieni bez wskazywania ich kolejności. 3. Zwycięzca Konkursu otrzymuje: a) Nagrodę Główną, b) Dyplom Zwycięzcy, c) prawo posługiwania się znakiem i hasłem Konkursu z uwzględnieniem informacji o roku jej przyznania. 8
4. Laureaci Konkursu, zakwalifikowani do etapu finałowego otrzymują Nagrody oraz Dyplomy Laureata 5. Rozstrzygnięcie Konkursu, ogłoszenie wyników oraz wręczenie nagród odbywa się w trakcie uroczystości Święta Samorządu Terytorialnego w Krakowie 6. Nagrodzone rozwiązania zarządcze mogą zostać, w części lub w całości, opisane w osobnym wydawnictwie. 11 Postanowienia końcowe 1. Konkurs ma charakter cykliczny; organizowany jest corocznie. 2. Niniejszy Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. 3. Przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przyrzeczenia publicznego stosowane są odpowiednio. 9