Struktura danych osobowych programu E-Urząd Wersja 1.0 Damian Barczyk
Spis treści ZAKRES DOKUMENTU...1 PRZEPŁYWY DANYCH...1 ZAKRES PRZECHOWYWANYCH DANYCH OSOBOWYCH...2 Schemat struktury danych osobowych przechowywanych w bazach systemu:...2 STRUKTURA ZBIORÓW DANYCH I ICH POWIĄZANIA...3 Tabela nadawcy...3 Tabela sprawy...4 Tabela załączniki...5 ZAKRES DOKUMENTU Poniższy dokument skierowany jest do administratorów systemów komputerowych, zobligowanych do prowadzenia dokumentacji opisującej metody przetwarzania danych osobowych. Opracowanie to przedstawia strukturę i zakres przechowywanych danych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentacji E-Urząd PRZEPŁYWY DANYCH W systemie relacyjnych baz danych na których opiera się struktura programu E-Urząd, przechowywane są dane osobowe petentów tj. osób składających wszelkiego rodzaju wnioski, pisma i innego rodzaju dokumenty do jednostek samorządowych. Dane osobowe wprowadzane są do systemu poprzez formularze - lub transfer z systemu E-PUAP - gdzie zostają zapisane w pamięci systemu i stanowią późniejszą bazę nadawców. Jednocześnie w trakcie wprowadzania wszelkich dokumentów do systemu kopie ich zostają one zapisane w postaci plików graficznych, lub tekstowych. Dane osobowe przechowywane w systemie E-Urząd nie podlegają dalszej redystrybucji. Poniższy schemat prezentuje przepływ danych zawierających dane osobowe w systemie E-Urząd. 1
ZAKRES PRZECHOWYWANYCH DANYCH OSOBOWYCH Schemat struktury danych osobowych przechowywanych w bazach systemu: Baza nadawców zawiera dane jednoznacznie identyfikujące Osobę fizyczną, firmę czy instytucje w systemie Baza pism zawiera dane dotyczących wniosków składanych do jednostki. Każde z pism jest powiązane poprzez numer identyfikacyjny z nadawcą. Baza dokumentów zawiera informacje o załączonych do wniosków dokumentach. Każdy z dokumentów jest powiązany poprzez numer identyfikacyjny z jednym pismem 2
STRUKTURA ZBIORÓW DANYCH I ICH POWIĄZANIA Struktura bazy danych systemu E-urząd składa się z dwóch rodzajów tabel: 1. Zawierających dane osobowe; należą do nich tabele: nadawców, załączników i spraw 2. Zawierających informacje techniczne umożliwiające funkcjonowanie systemu Tabela nadawcy zawiera informacje o interesantach Nazwa id_nadawcy nazwa pesel adres telefon mail imie kod poczta wojewodztwo budynek lokal kraj firma ulica miejscowosc krs nip fax epuap Opis Zawiera unikalny numer przypisany do interesanta i jednoznacznie identyfikujący go w systemie Zawiera nazwę interesanta Zawiera pesel interesanta Zawiera adres interesanta Zawiera telefon interesanta Zawiera adres e-mail interesanta Zawiera imię interesanta Zawiera kod interesanta Zawiera pocztę interesanta Zawiera województwo interesanta Zawiera nr budynku interesanta Zawiera lokal interesanta Zawiera kraj interesanta Zawiera nazwę firmę firmy przypisanej do interesanta Zawiera ulicę firmy przypisanej do interesanta Zawiera miejscowość firmy przypisanej do interesanta Zawiera krs firmy przypisanej do interesanta Zawiera NIP firmy przypisanej do interesanta Zawiera fax firmy przypisanej do interesanta Zawiera adres skrzynki EPUAP interesanta 3
Tabela sprawy zawiera informacje o piśmie przyjętym do realizacji Nazwa id_sprawy id_interesanta id_typu nr przyjeto realizacja_do zrealizowano tytul opis uwagi odpowiedz id_wydzialu id_pracownika stan forma_odpowiedzi archiwum znak rwa w_sprawie sprawa wychodzaca polecenia termin_typ znak_obcy id_wprowadz czas_przyjecia potwierdzenie Opis Zawiera unikatowy numer sprawy pozwalający na jej jednoznaczną identyfikację Zawiera unikatowy numer interesanta pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację i nawiązanie relacji nadawca-sprawa Zawiera numer jednoznacznie wskazujący rodzaj/typ złożonego pisma Zawiera kancelaryjny numer pisma Data wpłynięcia pisma Planowana data realizacji pisma wynikająca z przyjętych kryteriów Data zakończenia pracy nad pismem Zawiera tytuł danego pisma Zawiera skrótowy opis danego pisma Zawiera uwagi wprowadzone do danego pisma Zawiera odpowiedź do danego pisma Zawiera numer identyfikujący wydział do jakiego pismo zostało zadekretowane Zawiera numer pracownika odpowiedzialnego za realizację danego pisma Wskazuje stan realizacji pisma Wskazuje końcową formę odpowiedzi Oznaczenie wskazujące czy pismo jest traktowane jako archiwalne Zawiera znak pisma Zawiera numer RWA zgodny z charakterem danego pisma Zawiera informacje w jakiej sprawie zostało złożone pismo Zawiera informacje czy dane pismo jest sprawą Zawiera informacje czy dane pismo jest korespondencją wychodzącą Zawiera polecenie Decydenta Zawiera rodzaj terminu Zawiera znak nadany przez zewnętrzną instytucje Zawiera numer pracownika odpowiedzialnego za wprowadzenie pisma Dokładna godzina przyjęcia pisma Zawiera potwierdzenie przyjęcia dokumentacji papierowej 4
Tabela załączniki zawiera informacje o plikach dołączonych do pisma Nazwa id_zalacznika id_sprawy nazwa typ size dane id_pracownika dodany Opis Zawiera unikalny numer jednoznacznie identyfikujący załącznik Zawiera unikalny numer jednoznacznie identyfikujący pismo do jakiego został załączony plik Zawiera nazwę załącznika Zawiera typ załącznika Zawiera rozmiar załącznika zawartość jest konwertowana do typu string i szyfrowana AES lub Blowfish Zawiera unikalny numer jednoznacznie identyfikujący pracownika który dodał załącznik Zawiera datę dodania załącznika 5