Sprawozdanie z działalności Dyrektora Biura Pracodawców Pomorza i Kujaw Związku Pracodawców w 2013 roku Zgodnie ze statutem Biuro Związku wykonuje zadania wynikające z programu działania i wspiera organizacyjnie prace organów Związku. Omówienie głównych rezultatów wynikających z programu działania obejmuje sprawozdanie Zarządu Związku. Biuro realizowało organizacyjno-merytoryczną i techniczno-biurową obsługę organów statutowych Związku. W 2013 organizowało i obsługiwało merytorycznie: - Zgromadzenie Ogólne Członków Związku (czerwiec 2013, październik 2013) - prace Komisji Rewizyjnej i Komisji Etyki, - 17 posiedzeń Zarządu, - 8 posiedzeń Prezydium. Biuro Związku realizowało cykliczne działania wspierające komunikację firm członkowskich i promujące organizację w regionie. Prowadziło też prace organizacyjnomarketingowe związane z wyborem nowego logotypu organizacji i zmianą nazwy. Pracownicy we współpracy z Zarządem na bieżąco uczestniczyli w opracowywaniu stanowisk Związku oraz reprezentacji opinii przedsiębiorców w komitetach monitorujących, zespołach strategicznych i zespołach roboczych powoływanych m.in. przez samorząd terytorialny. Szczegółowe informacje o rezultatach tej aktywności określa sprawozdanie Zarządu za 2013r. W 2013 roku Biuro Związku obsłużyło 1629 Klientów, w tym firmy członkowskie organizacji. Ta znacząca liczba Klientów wynika głównie z realizacji projektów unijnych oferujących usługi wspierające przedsiębiorczość i innowacyjność regionalnej gospodarki. Związek realizuje usługi informacyjne, szkoleniowe oraz doradcze o charakterze ogólnym i proinnowacyjnym, również z wykorzystaniem środków unijnych. W ich wykonywaniu współpracuje z innymi instytucjami w ramach Krajowego Systemu Usług, dzięki czemu usługi 1
wykonywane są według jednolitych standardów. Związek utrzymuje w tym celu System Zarządzania Jakością spełniający wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 w zakresie w/w usług (w 2013 roku przeszliśmy pozytywnie audyt nadzoru). Organizacja realizuje również projekty wspierające finansowo rozwój innowacyjny firm, w tym współpracę z jednostkami naukowymi. Oferowane wsparcie realizowane jest przez Biuro Związku z udziałem stałych pracowników oraz zewnętrznych trenerów i doradców. Średniorocznie zatrudnienie w ramach Biura Związku w 2013 roku objęło 17,33 etatu, Część stanowisk pracy była związana wyłącznie do realizacją projektów unijnych wspierających rozwój przedsiębiorstw (9 osób zaangażowanych tylko do projektów), zaś pozostałe stanowiska były częściowo związane z wykonywaniem obowiązków w projektach unijnych. Aż 71,77% wydatków na wynagrodzenia pracowników wraz z narzutami pracodawcy finansowanych było ze środków publicznych pozyskanych na realizację projektów. Dzięki realizacji projektów unijnych zasoby Związku zwiększyły się o specjalistyczne oprogramowania do obsługi klientów, sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem, meble i sprzęt biurowy oraz aparat fotograficzny o łącznej wartości 90 489,49 zł. Usługi informacyjne Biuro Związku realizowało bezpłatne usługi informacyjne, głównie w ramach projektu unijnego Świadczenie usług informacyjnych i doradczych w sieci Punktów Konsultacyjnych KSU, finansowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Oferta ta obejmowała: - informacje o bieżących działaniach Związku oraz wydarzeniach gospodarczych, regionu na stronie internetowej i portalach społecznościowych, - bieżące komunikaty mailowe do firm członkowskich z aktualną informacją o zmianach prawnych i zaproszeniach na spotkania, konferencje, szkolenia, misje gospodarcze organizowane w regionie kujawsko-pomorskim oraz innych wydarzeniach istotnych dla pozyskania informacji gospodarczej, - informacje w zakresie administracyjno-prawnych aspektów zakładania i prowadzenia firmy, informacje dotyczące organizacji, marketingu i finansowania działalności, w tym informacje o dostępnej pomocy publicznej i źródłach kredytowania, 2
- opieka nad klientem bezpłatna pomoc w korzystaniu z dostępnych w KSU usług specjalistycznych np. oferty funduszy pożyczkowych i poręczeniowych czy usług doradztwa proinnowacyjnego. Punkt Konsultacyjny zrealizował 1613 usług informacyjnych, z których skorzystały 723 osoby zakładające firmę, 425 mikroprzedsiębiorstw, 29 małych, 11 średnich, 7 dużych. Usługi doradcze Biuro w ramach projektu Świadczenie usług informacyjnych i doradczych w sieci Punktów Konsultacyjnych KSU wykonywało również usługi doradcze o charakterze ogólnym, które polegały na: - asyście w rozpoczynaniu działalności gospodarczej (usługa dla osób zakładających działalność gospodarczą) oraz -asyście w prowadzeniu działalności gospodarczej (usługa dla przedsiębiorców). Usługi te były w 90% finansowane z projektu, zaś 10% ich wartości finansował Klient w ramach tzw. wkładu własnego. Asysta w rozpoczynaniu działalności gospodarczej obejmowała maksymalnie 16 godzin doradztwa w ramach projektu. Biuro oferowało tu wsparcie w wyborze formy prawnej, tworzeniu biznes planu i zarejestrowaniu firmy. W ramach asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej Klient mógł maksymalnie wykorzystać 24 godziny doradztwa w ramach projektu. Wsparcie polegało na pomocy w wywiązywaniu się z podstawowych obowiązków prawnych przedsiębiorcy, konsultacjach w zakresie organizacji i marketingu w firmie, doradztwie w pozyskiwaniu finansowania, w tym pomocy w przygotowaniu wniosków i biznes planów. Ponadto Biuro realizowało komercyjne usługi doradcze związane z opracowaniem wniosków o dofinansowanie unijne. Łącznie w ramach działalności Biura zrealizowano 200 usług doradczych ogólnych (w tym usługi Punktu Konsultacyjnego), z których skorzystały 103 osoby zakładające firmę, 81 mikroprzedsiębiorstw, 11 małych i 2 średnie. Biuro wykonywało w 2013 roku również 2 usługi doradcze proinnowacyjne, które polegały na audycie innowacyjności, czyli identyfikacji możliwości rozwoju i potrzeb przedsiębiorcy w obszarze innowacji produktowych, procesowych, marketingowych i organizacyjnych. Doradztwo proinnowacyjne było współfinansowane ze środków unijnych 3
w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Doradztwo KSI KSU dla innowacyjnych przeznaczonego dla sektora MŚP. Biuro rozpoczęło realizację tych usług w III kwartale 2013r. Przewiduje się w tym projekcie docelowo wykonanie 6 usług doradztwa proinnowacyjnego rozpoczynających się audytem innowacyjności, a zakończonych doradztwem we wprowadzeniu innowacji w przedsiębiorstwie. Firmy z sektora MŚP partycypują w kosztach II etapu usługi na poziomie 15%. Usługi szkoleniowe W ramach działalności szkoleniowej Biuro Związku zrealizowało cykl 12 bezpłatnych seminariów dla firm członkowskich. Tematyka tych spotkań obejmowała następujące aspekty: dotacje na rozwój gospodarki elektronicznej w MŚP, dotacje na rozwój mikroprzedsiębiorstw, wsparcie dla przedsiębiorstw w zakresie dostosowywania do wymogów ochrony, środowiska, inne instrumenty finansowania rozwoju przedsiębiorstw, strategiczna rola zakupów (platformy zakupowe), prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych, skuteczna sprzedaż, coachingowe podejście do pracy i do współpracy, coaching w firmie, zmiany w przepisach prawa pracy, kształtowanie wizerunku firmy. Biuro Związku organizowało również komercyjne usługi szkoleniowe (8 otwartych spotkań dla przedstawicieli różnych firm) dotyczące następujących zagadnień: ochrona i przetwarzanie danych osobowych, zmiany w programie Płatnik, nowelizacja Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, szkolenie okresowe dla pracodawców z zakresu bhp, zmiany w przepisach prawa pracy, 4
prawne aspekty windykacji należności. Łącznie w ramach działalności szkoleniowych odbyło się 20 sesji szkoleniowych dla 235 uczestników, w tym 52 z mikroprzedsiębiorstw, 68 z małych, 72 z średnich oraz 43 z dużych. Finansowanie działalności innowacyjnej i szkoleniowej Biuro zakończyło w 2013 roku realizację Programu pilotażowego w województwie kujawsko-pomorskim Voucher badawczy w ramach działania 5.4 Wzmocnienie regionalnego potencjału badań i rozwoju technologii Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2007-2013. Pracownicy projektu prowadzili działania monitorujące i rozliczeniowe związane z dofinansowanymi przedsięwzięciami badawczymi w ramach 194 umów o udzielenie wsparcia zawartymi z MŚP. W ramach zawartych umów w 9 przypadkach doszło do rezygnacji z realizacji vouchera badawczego z powodu problemów we współpracy z wykonawcami, zaś w jednym przypadku firma nie rozliczyła się z zawartej umowy. Finalnie vouchery badawcze odebrało 152 mikro, małych i średnich przedsiębiorców z regionu kujawsko-pomorskiego (32 firmy skorzystały z vouchera dwukrotnie). Łącznie w ramach projektu wypłacono dotacje o wartości 5 916 392,00 zł. Jedocześnie został opracowany i złożony w konkursie projekt Voucher badawczy również w ramach działania 5.4 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2007-2013. Realizowane były wielomiesięczne prace merytoryczne związane ze składaniem wyjaśnień w ramach oceny formalnej i merytorycznej tego niestandardowego projektu. Finalnie projekt został przyjęty do realizacji w III kw 2013 roku. Jego realizacja odbywa się w partnerstwie z innymi instytucjami otoczenia biznesu wspierającymi działania promocyjno-informacyjne: Toruńską Agencją Rozwoju Regionalnego SA, Izbą Przemysłowo-Handlową w Toruniu, Kujawsko-Pomorską Izbą Rzemiosła i Przedsiębiorczości, Polskim Towarzystwem Ekonomicznym. Związek pełni tu funkcję Lidera organizującego konkursy i udzielającego dotacji w formie vouchera badawczego indywidualnego (na pierwszy kontakt z jednostką naukową lub na kontynuację współpracy z jednostką naukową) oraz vouchera badawczego kooperacyjnego. W projekcie na wsparcie przedsięwzięć badawczych przewidziano łącznie 8 mln zł. 5
W 2013 roku kontynuowaliśmy realizację projektu Kujawsko-Pomorskie Region Otwarty na Innowacje w ramach poddziałania 8.2.1. Wsparcie dla współpracy sfery nauki i przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Projekt skierowany jest do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) i naukowców z województwa kujawskopomorskiego. W projekcie zorganizowane zostały spotkania dyskusyjne na temat otwartych innowacji oraz powstała baza regionalnych jednostek naukowych na stronie www.otwarteinnowacje.pl. Główną inicjatywą projektu była możliwość otrzymania dotacji na tymczasowe zatrudnienie naukowca w przedsiębiorstwie. Mikro, mali i średni przedsiębiorcy działający w województwie kujawsko-pomorskim chcący wprowadzić innowacyjne rozwiązanie mieli możliwość otrzymania bezzwrotnego wsparcia w formie pomocy de minimis na tymczasowe zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu naukowego. Zorganizowany został nabór ofert współpracy i wniosków, a następnie udzielono wsparcia finansowego na tymczasowe zatrudnienie naukowców w 19 firmach (łączna wartość dotacji w ramach zawartych umów o dofinansowanie to 565 750,00 zł). W październiku 2013 roku rozpoczęliśmy działania kontynuujące wsparcie ma tymczasowe zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu w MŚP w ramach projektu Region Otwarty na Innowacje dofinansowanego z poddziałania 8.2.1. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Opracowany został regulamin wsparcia, które jest przyznawane wyłącznie firmom korzystającym uprzednio z vouchera badawczego. W projekcie założono wsparcie finansowe dla 30 MŚP z województwa kujawskopomorskiego w ramach dostępnej alokacji wynoszącej 1 125 000,00 zł. Biuro Związku w grudniu 2013r rozpoczęło ponadto realizację projektu Fundusze szkoleniowe w MŚP w ramach Poddziałania 2.1.2 Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. W ramach tej inicjatywy 20 mikro, małych i średnich przedsiębiorców posiadających siedzibę lub oddział na terenie województwa kujawsko-pomorskiego przeanalizowało swoje potrzeby szkoleniowe, które są podstawą dla określenia planu szkoleniowego. Związek dokona dokapitalizowania ze środków projektu tzw. funduszu szkoleniowego w maksymalnej kwocie 27 tys. zł na jedną firmę (15% środków funduszu musi zapewnić firma). Łącznie w projekcie przeznaczono na ten cel 540 000,00 zł. Środki z funduszu szkoleniowego firma będzie mogła wykorzystać na działania wskazane w opracowanym planie szkoleniowym do 31.07.2015r. 6
Promocja Związku i dialogu społecznego, komunikacja wewnątrz organizacji W 2013 roku Związek pozyskał wsparcie na realizację projektu Dialog pracodawców Pomorza i Kujaw w ramach poddziałania 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Jego głównym założeniem jest wzmocnienie potencjału eksperckiego i organizacyjnego naszego związku do realizacji dialogu społecznego. Zakładamy, iż dzięki inicjatywom projektu nastąpi wzrost uczestnictwa o 100 pracodawców w działaniach organizacji pracodawców oraz wzrost świadomości o dialogu społecznym wśród 5000 pracodawców w województwie kujawsko-pomorskim. By osiągnąć te założenia związek prowadzi kampanię promocyjno-informacyjną dotyczącą dialogu społecznego i własnych osiągnięć w tym zakresie na terenie regionu kujawsko-pomorskiego. Powstał folder i film promocyjny, zmieniła się wizualizacja wszystkich materiałów promocyjno-informacyjnych organizacji, przygotowywane są działania reklamowe w prasie, internecie oraz w ramach bezpośredniego kontaktu z firmami regionu kujawsko-pomorskiego. Uaktywniamy swoich 20 przedstawicieli przez cykl szkoleń na temat zasad dialogu społecznego, zagadnień ekonomiczno-prawnych i komunikacji. W ten sposób przygotowaliśmy wybranych członków Związku do pełnienia funkcji ambasadorów dialogu społecznego, którzy odwiedzą wiodące firmy regionu z zaproszeniem do członkostwa. Ponadto regionalni pracodawcy zostaną zaproszeni do udziału w cyklu spotkań (seminaria, konferencje, debaty branżowe) w największych miastach regionu, dzięki którym zdobędą informacje na temat dobrych praktyk wynikających z prowadzenia dialogu społecznego. Istotnym działaniem projektu jest też wdrożenie specjalistycznej platformy elektronicznej wspierającej zarządzanie i komunikację w Związku. Będziemy tu korzystać z rozwiązań ułatwiających m.in. przekazywanie wiadomości do firm członkowskich na temat bieżących wydarzeń i istotnych informacji gospodarczych, wymianę ofert współpracy, prowadzenie dyskusji o bieżących problemach rozwojowych i wspólnych projektach, obieg dokumentów w organizacji. Biuro Związku zainicjowało w 2013 roku działania promujące wykorzystanie narzędzi internetowych. Została opracowana i uruchomiona nowa strona internetowa organizacji pod domeną www.pracodawcy.info.pl. Rozwijane są profile na portalach społecznościowych Twitter i Facebook. 7
W ramach działań wspierających komunikację wewnątrz organizacji Biuro zorganizowało 8 spotkań okolicznościowych i sportowych dla członków Związku. Na bieżąco realizowane były też działania wspierające nawiązywanie kontaktów gospodarczych w ramach organizacji. W 2013 roku Biuro Związku realizowało też wszystkie prace organizacyjne związane z regionalną konferencją Okrągły Stół Gospodarczy, której pomysłodawcami byli Andrzej Malinowski i Jan Kulczyk. Przygotowania do nowych inicjatyw W 2013 roku Biuro realizowało działania związane z przygotowaniem projektów unijnych w ramach ostatnich konkursów o dofinansowanie w perspektywie finansowej 2007-2013: - Voucher badawczy - Działanie 5.4 Wzmocnienie regionalnego potencjału badań i rozwoju technologii Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2007-2013 (zawarta została już umowa o dofinansowanie, zakres projektu został opisany powyżej), - Doradztwo KSI KSU dla innowacyjnych Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (zawarta została już umowa o dofinansowanie, zakres projektu został opisany powyżej), - Inteligentna organizacja - Poddziałanie 8.1.3 Wzmacnianie lokalnego partnerstwa na rzecz adaptacyjności Pogram Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 - projekt zakładający wsparcie szkoleniowo-doradcze dla firm z terenu Bydgoszczy i powiatu bydgoskiego w zakresie wdrażania modelu organizacji uczącej się poprzez skuteczne przewidywanie i zarządzanie zmianą gospodarczą, - Strategie innowacji - Poddziałanie 2.1.2 Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności Pogram Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 projekt zakładający wsparcie szkoleniowodoradcze dla MŚP z kluczowych branż regionu kujawsko-pomorskiego w zakresie opracowania i wdrożenia strategii innowacyjnej. Hanna Wygocka Dyrektor Biura 8