I. Wstęp. Misja i wizja firmy

Transkrypt

1 KODEKS ETYCZNY MALOW Spółki z o.o. w Suwałkach I. Wstęp 1. Niniejszy Kodeks Etyczny wyraża podstawowe wartości oraz prezentuje normy uznane przez społeczność Spółki z o.o. Malow za wspólne. 2. Celem naszego Kodeksu Etycznego jest kształtowanie silnej, funkcjonalnej, proefektywnościowej kultury organizacyjnej stwarzającej warunki umożliwiające pracownikom tworzenie wartości firmy. 3. Nasza Firma szanuje ład społeczny oraz angażuje się w działania na rzecz przyzwoitości w działalności gospodarczej. II. Misja i wizja firmy 1. Misją Spółki Malow jest: Osiągnięcie pozycji partnera strategicznego dla klientów i otoczenia biznesowego, oferując kompleksową ofertę i obsługę najwyższej jakości w zakresie mebli metalowych, stwarzając możliwość rozwoju pracownikom, dostarczając udziałowcom korzyści. 2. Nasza wizja: Osiągnąć pozycję lidera europejskiego w produkcji nowoczesnych mebli metalowych, wysokiej jakości, promując markę MALOW III. Wartości Spółka Malow za swe kluczowe wartości uznaje: Rozwój Odpowiedzialność Przejrzystość Zaufanie Uczciwość Efektywną komunikację

2 IV. Klienci 1. Nasi klienci traktowani są z najwyższą starannością. Jesteśmy odpowiedzialni za dostarczanie produktów najwyższej jakości. Szukamy coraz lepszych, bardziej nowoczesnych rozwiązań konstrukcyjnych i użytkowych. 2. Dbamy o dobre imię naszych Klientów i zapewniamy im bezpieczeństwo wszelkich informacji uzyskanych w trakcie współpracy. 3. Jasno przedstawiamy nasze możliwości i perspektywy współpracy. Nie składamy obietnic bez pokrycia. 4. W kontaktach z Klientem, nawet w drobnych sprawach, obowiązuje nas zasada przekazywania wyłącznie prawdziwych informacji. 5. Dla podtrzymania dobrych kontaktów handlowych z Klientem wręczamy symboliczne upominki firmowe - nigdy pieniądze. Postępujemy w tej mierze z umiarem, robimy to w sposób jawny, w taki sposób by Klient wiedział, że otrzymuje upominek od firmy, a nie od konkretnego pracownika. 6. Relacje z Klientem traktujemy długofalowo, dążąc do budowania wzajemnego zaufania. 7. Na pojawiające się problemy reagujemy jak najszybciej. Z uwagą, otwartością i życzliwością wysłuchujemy pytań Klienta, doradzamy i szukamy najlepszych rozwiązań dla zażegnania problemu. Dążymy do tego, żeby ewentualne niedociągnięcia nie powtarzały się w przyszłości. 8. Kontaktując się z naszymi Klientami dbamy o dobre imię i interes Spółki Malow ; przestrzegamy obowiązujących zasad ochrony informacji. 9. Nasze wyroby są wytwarzane zgodnie z obowiązującymi normami, z należytą starannością o jakość produktów oraz bezpieczeństwo ich użytkowania. 10. Dbamy o prawdziwość informacji o naszych produktach oraz przestrzegamy zasad rzetelnego marketingu i reklamy. 1. Ogólne zasady postępowania: V. Pracownicy 1) Spółka z o.o. Malow traktuje swoich pracowników jak klientów wewnętrznych oczekując od nich jednocześnie zaangażowania i uczciwego wykonywania obowiązków oraz unikania konfliktu interesów, szanując godność i inne dobra osobiste każdego pracownika 2) Spółka Malow jest odpowiedzialna wobec pracowników za zapewnienie im bezpiecznych i godnych warunków pracy. Życie i zdrowie naszych pracowników jako wartości najwyższe podlegają szczególnej ochronie. Przyjmujemy, że w naszej firmie bezpieczne i przyjazne warunki pracy są prawem wszystkich pracowników. 3) Pracodawca zobowiązuje się chronić te informacje dotyczące pracowników, które są zastrzeżone ustawowo. Przełożeni dbają o poszanowanie tajemnic i innych dóbr osobistych podwładnych. 4) Pracownicy mogą korzystać z Internetu i poczty elektronicznej wyłącznie do celów służbowych i wyłącznie za pomocą kont pocztowych przyznanych przez administratora systemu. 5) Niedopuszczalne są przejawy dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie czy orientację seksualną.

3 6) W sytuacjach konfliktowych kierujemy się obiektywizmem, starając się znaleźć wspólne, satysfakcjonujące obie strony, rozwiązania. 7) Nasi pracownicy mają prawo do prawdziwych i aktualnych informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, a także do znajomości faktów i danych o firmie oraz perspektywach jej rozwoju. 8) Ocena pracy pracowników jest dokonywana na podstawie jasno sprecyzowanych, określonych kryteriów znanych zarówno ocenianemu, jak i dokonującemu oceny. 9) Niedopuszczalna jest publiczna krytyka i wytykanie błędów. Publicznie można krytykować pewne niepożądane zachowania czy zjawiska ale nie poszczególne osoby. 10) Mówimy otwarcie i bez obaw o nurtujących nas problemach - zamiast narzekań, proponując rozwiązania. 11) Wewnętrzne kontakty służbowe opieramy na profesjonalizmie i wzajemnej życzliwości; współpracę pomiędzy zespołami powinny cechować: otwartość i wychodzenie naprzeciw potrzebom kolegów. 12) Rywalizując między sobą kierujemy się zasadami czystej gry. Nie dopuszcza się stosowania podstępu, nieuczciwości, zrzucania odpowiedzialności na innych, ukrywania własnych błędów lub łamania obowiązujących procedur. 13) Nie pozostajemy obojętni na błędy i zaniedbania współpracowników. Pomagamy koledze naprawić błąd zgodnie z interesem i zasadami firmy. Wspólnie analizujemy przyczyny powstania błędów, szukamy sposobów eliminacji oraz współdziałamy w celu usunięcia skutków. Przy stwierdzeniu błędu, który może mieć negatywny wpływ na wizerunek naszej firmy, powodować obniżenie jakości wyrobu lub też straty materialne włączamy w sprawę przełożonego. Zawsze reagujemy na przejawy wykonywania pracy w sposób niebezpieczny, zagrażający życiu lub zdrowiu ludzkiemu. 14) Dążymy do polubownego rozstrzygania spraw spornych w atmosferze koleżeńskości i poszanowania dla odmienności poglądów. 15) Pamiętamy, że jesteśmy dla siebie klientami wewnętrznymi i w związku z tym obowiązuje nas profesjonalizm, wzajemne dotrzymywanie zobowiązań oraz inicjatywa wykraczania, w razie potrzeby, poza rutynę stanowiska pracy. 2. Każdy pracownik Spółki Malow powinien: 1) Przyczyniać się do realizacji misji firmy, sumiennie wykonując swoje obowiązki zawodowe. 2) Dbać o dobre imię Firmy i godnie ją reprezentować. 3) Kierować się w działalności zawodowej zasadą dobra klienta (zewnętrznego i wewnętrznego). 4) Dołożyć najwyższej staranności, aby produkty oferowane klientom spełniały normy jakościowe. 5) Przestrzegać terminowości i punktualności oraz ogólnie przyjętych form grzeczności w bezpośrednich kontaktach i korespondencji. 6) Dążyć do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych, poziomu wiedzy i kompetencji. 7) Podejmować odpowiedzialność za własne słowo pamiętając o tym, że zobowiązuje ono tak, jak formalnie sporządzony dokument. 8) Dbać o własność intelektualną i materialną firmy w każdej postaci: elektronicznej, papierowej itp. 9) Dbać o swój wygląd zewnętrzny i zachowanie w stosunku do klienta wewnętrznego, zewnętrznego, kontrahentów i innych osób. 3. Zasady dotyczące postępowania z informacjami będącymi własnością firmy.

4 1) Informacje dotyczące działań i strategii firmy oraz jej dane biznesowe stanowią przedmiot jej praw majątkowych. Nieuprawnione ujawnienie informacji może szkodzić firmie lub zapewnić innym podmiotom nieuczciwą przewagę, dlatego zobowiązujemy swoich pracowników do zachowania poufnego charakteru informacji służbowych i ich aktywnej ochrony. 2) Pracownikom nie wolno ujawniać bez pisemnego pozwolenia żadnych informacji będących własnością Spółki. Pracownicy w czasie trwania stosunku pracy, jak również po ustaniu pracy zobowiązani są do zachowania poufności w odniesieniu do wszelkich informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób podczas wykonywania czynności zawodowych na rzecz pracodawcy. 3) Każdy pracownik mający dostęp do informacji jest zobowiązany do zabezpieczenia jej przed nadużyciem. Nadużycie informacji może polegać na wykorzystaniu jej do celów prywatnych lub ujawnieniu w zamian za materialną korzyść lub w celu sabotowania interesu firmy. 4) Wszelkie materiały, bez względu na ich formę, w tym dokumenty finansowe, prawne, dokumentacja techniczna itp. udostępnione w związku z wykonywaniem czynności zawodowych pracownikom objęte są poufnością. 5) Pracownicy zobowiązani są do utrzymania porządku we wszelkiej dokumentacji związanej z wykonywaniem czynności zawodowych i zwrotu wszelkich dokumentów w momencie zakończenia zatrudnienia. 4. Konflikty interesów 1) Każdy pracownik ponosi osobistą odpowiedzialność za unikanie sytuacji mogących prowadzić do konfliktu interesów, czyli sytuacji w której jego osobisty interes stoi w sprzeczności z interesem firmy. Najbardziej typowe sytuacje, w których pojawiają się konflikty interesów, to: posiadanie nie zadeklarowanych powiązań finansowych i innych z klientami, kontrahentami i innymi podmiotami współpracującymi z firmą, powiązania z konkurentami, np. przez częściowe zatrudnienie albo konsultacje itp., niejawne zaangażowanie się w produkcję wyrobów konkurencyjnych wobec firmy, wykonanie pracy dla osób trzecich z wykorzystaniem urządzeń firmy i czasu pracy. 2) W przypadku, gdy pracownik może być zaangażowany w biznes, inwestycje lub działalność, która może być w faktycznym lub potencjalnym konflikcie z interesem firmy, ma on obowiązek natychmiastowego złożenia pisemnego oświadczenia o tym fakcie i uzyskania zgody zarządu. VI. Dostawcy i partnerzy 1. Nasze relacje z dostawcami opieramy na długofalowym partnerstwie i uczciwości w działaniach handlowych. Współpracujemy poprzez wymianę doświadczeń oraz poszukiwanie coraz lepszych rozwiązań dla osiągnięcia wzajemnych korzyści. 2. Pracujemy z najlepszymi dostawcami na zasadzie zaufania i partnerstwa; dostawcy mają dostęp tylko do tych informacji, które są niezbędne do tego, aby wykonywana przez nich usługa osiągała wymagany wysoki poziom. 3. Współpracę z naszymi dostawcami i partnerami cechuje wysoka kultura osobista i organizacyjna w ten sposób kształtujemy dobry wizerunek Spółki Malow.

5 4. Kierując się dobrem naszej firmy precyzyjnie określamy warunki współpracy dążąc do najlepszych warunków cenowych i wysokiej jakości produktu lub usługi. 5. Wszyscy dostawcy traktowani są na równych prawach według przyjętych zasad współpracy. 6. Wybór dostawcy opiera się na zaletach oferowanego produktu lub usługi i uczciwych zasadach konkurencyjności. Unikamy sytuacji wiążących się z możliwością powstania konfliktu interesów. O wyborze dostawcy nie może decydować osoba będąca w bliskich związkach z oferentem usługi lub produktów. 7. Nie przyjmujemy prezentów od dostawców. Kierując się umiarem i zdrowym rozsądkiem dopuszczamy możliwość przyjęcia upominków firmowych, które nie stanowią istotnej wartości materialnej, a są jedynie promocją dostawcy. Obowiązuje bezwzględny zakaz przyjmowania korzyści materialnych w postaci pieniężnej. 8. Przywiązujemy szczególną wagę do poszanowania praw z tytułu ochrony własności intelektualnej swych partnerów i oczekujemy od nich podobnych zachowań. VII. Konkurencja 1. Uznajemy uczciwą konkurencję za naturalny czynnik przyczyniający się do rozwoju naszej firmy i rynku. Zdobywamy Klientów, opierając działania na zaletach naszej oferty handlowej bez podważania wiarygodności konkurencji. 2. Konkurencję traktujemy jako bodziec do udoskonalenia naszych produktów, usług i organizacji. 3. Nasze profesjonalne podejście charakteryzuje się szacunkiem wyrażonym wobec konkurencji, rozumiemy wspólny interes branży i nie mówimy negatywnie o firmach konkurencyjnych. 4. Zdobyte w sposób legalny informacje o konkurencji wykorzystujemy do użytku wewnętrznego. 5. Nie wymieniamy informacji z konkurencją odnośnie cen, udziału w rynku lub jakichkolwiek innych danych, które naruszałyby dobro naszej firmy lub Ustawę o nieuczciwej konkurencji. VIII. Otoczenie społeczne i środowisko naturalne 1. Spełniamy obowiązki dobrego obywatela społeczności, w której funkcjonujemy uczestnicząc w życiu naszego regionu i miasta służąc wiedzą i doświadczeniem oraz wspierając w miarę możliwości inicjatywy społeczne. 2. Uznajemy działalność charytatywną jako ważny przejaw społecznej odpowiedzialności i wspieramy postawy filantropijne wśród pracowników. 3. Sponsorujemy Klub Badmintona SKB "Litpol-Malow" oraz Suwalski Klub Sportowy WIGRY - promując nasze miasto na wszystkich ważniejszych imprezach sportowych na arenie krajowej i międzynarodowej. 4. Nasza działalność powinna uwzględniać interesy społeczności lokalnej oraz być zgodna z zasadami ochrony środowiska naturalnego. W miarę możliwości wspieramy inicjatywy charytatywne i wprowadzamy innowacyjne rozwiązania w dziedzinie ochrony środowiska. 5. Prowadzimy swoją działalność tak, aby nie była ona uciążliwa dla naszych sąsiadów. 6. Dążymy do ograniczania emisji zanieczyszczeń i poziomu hałasu.

6 7. Udzielamy pomocy szczególnie potrzebującym, włączając się w charytatywne inicjatywy o charakterze instytucjonalnym. W sytuacjach katastrof i klęsk żywiołowych w miarę możności uczestniczymy w akcjach niesienia pomocy. 8. Szanujemy przyrodę w naszym otoczeniu oraz dbamy i poprawiamy stan zieleni. 9. Prowadzimy racjonalną gospodarkę energią elektryczną. Wyłączamy zbędne źródła prądu i gazu. Oszczędzamy wodę. Dbamy o szczelność kanalizacji i oczyszczanie ścieków. 10. Staramy się wykorzystywać powtórnie opakowania i wytwarzać jak najmniej odpadów. 11. Prowadzimy gospodarkę odpadami poprzez ich segregację i nowoczesną utylizację. 12. Staramy się używać materiałów i surowców jak najmniej szkodliwych dla środowiska naturalnego. W możliwie małych ilościach używamy materiałów szkodzących środowisku. 13. W trosce o środowisko naturalne stosujemy wyłącznie przyjazne technologie i nie przekraczamy obowiązujących norm w zakresie ochrony środowiska. IX. Właściciele 1. Działamy w kierunku zapewnienia długofalowych perspektyw rozwojowych, zapewniając właścicielom należyty wynik finansowy. 2. Zarząd Spółki i jej Kierownictwo dostarcza właścicielom pełnej i uczciwej informacji o działalności firmy. X. Przestrzeganie standardów etycznych 1. Naczelną zasadą jest pełna jawność obowiązujących w naszej firmie standardów etycznych. 2. Obowiązujące standardy etyczne mają charakter powszechny i dotyczą wszystkich członków jej społeczności, bez względu na pozycję w firmie. 3. Wszelkie przypadki naruszenia norm i zasad Kodeksu Etycznego Spółki każdy pracownik ma prawo zgłosić swojemu przełożonemu lub Pełnomocnikowi Zarządu ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi, który każdorazowo przeprowadza odpowiednie postępowanie wyjaśniające oraz podejmuje odpowiednie działania naprawcze. 4. Przeprowadzamy okresowe przeglądy przestrzegania standardów etycznych, podejmując w miarę potrzeby niezbędne działania naprawcze. Suwałki, 1 marca 2011 r.