załcznik nr 3 do siwz KM/ZP/U /09 PROJEKT UMOWA Nr

Transkrypt

1 PROJEKT UMOWA Nr zawarta w dniu... pomidzy Urzdem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, NIP , REGON , z siedzib w Warszawie przy ul. Jagielloskiej 26, zwanym dalej Zamawiajcym, reprezentowanym przez Waldemara Kuliskiego Sekretarza Województwa, Dyrektora Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, a firm..., NIP..., REGON... zarejestrowan w...z kapitałem zakładowym w wysokoci...pln, zwan dalej Wykonawc, reprezentowan przez: Strony zawieraj umow w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z pón. zm.) Przedmiotem umowy jest wiadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzeday i dostarczania biletów lotniczych oraz biletów kolejowych na trasach zagranicznych wraz z ubezpieczeniem na czas trwania podróy, które bd wykonywane sukcesywnie w 2009 roku do momentu wyczerpania wartoci umowy o której mowa w 3. wraz z prowadzeniem wszystkich zwizanych z tym formalnoci. 2. Zamawiajcy zastrzega, i niemal wszystkie podróe dotycz połcze midzynarodowych realizowanych na terenie Unii Europejskiej, natomiast podróe poza UE stanowi warto marginaln. 3. Zamawiajcy zastrzega, i podró moe nastpowa w kadym dniu tygodnia, terminie podanym w zleceniu zamówienia (zamawiajcy przewiduje, i ok. 90 % podróy odbywa si bdzie w dni powszednie tygodnia tj. od poniedziałku do pitku). 4. Zamawiajcy zakłada, e podró zaczyna si i koczy: w Porcie Lotniczym im. F. Chopina Warszawa-Okcie / na Dworcu Centralnym w Warszawie. 5. Zamawiajcy zastrzega, i miejscem docelowym podróy w krajach zleconych przez Zamawiajcego s główne porty lotnicze/dworce główne. 6. Zamawiajcy ustala, e bilety lotnicze to bilety elektroniczne. Jeeli na danej trasie nie jest dostpny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje bilet papierowy. Analogicznie odnosi si to do biletów kolejowych i polis ubezpieczeniowych. 7. Zamawiajcy dokonywa bdzie zlecenia zamówienia na podró wraz z ubezpieczeniem podróy, w formie pisemnej ( em lub faksem), w terminie nie krótszym ni 48 godzin przed planowanym terminem podróy. 8. Zamawiajcy zastrzega sobie jednodniowy termin odstpienia od złoonego zlecenia zamówienia bez koniecznoci ponoszenia dodatkowych kosztów. 9. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowizany bdzie do: a. rezerwacji i sprzeday biletów lotniczych w klasach zleconych przez Zamawiajcego; b. rezerwacji, wystawiania i sprzeday biletów kolejowych w klasach zleconych przez Zamawiajcego; c. wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zalenoci od kierunku podróy oraz decyzji Zamawiajcego; d. wystawiania i sprzeday polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych osób delegowanych za granic w terminach wyznaczonych przez Zamawiajcego obejmujcy cały okres trwania podróy (na min. kwoty: leczenie szpitalne EUR, NNW PLN, OC PLN, ubezpieczenie bagau zł) Strona 1 z 5

2 e. przedstawiania Zamawiajcemu minimum dwóch wariantów połcze z uwzgldnieniem najkorzystniejszej dostpnej taryfy przewonika i promocji, długoci trasy oraz czasu podróy; f. zapewnienia rezerwacji, wystawienia i sprzeday biletów najtaszych z dostpnych na rynku taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych na danej trasie, zachowujc jednoczenie wymagany standard podróy w klasach zlecanych przez Zamawiajcego, bezkolizyjnej realizacji połcze wieloetapowych i najkrótszych połcze na danej trasie, dokonanie optymalnego wyboru przewonika oraz trasy pod wzgldem ceny i czasu trwania podróy; g. potwierdzenia ( em lub faksem w cigu maksymalnie 2 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia) Zamawiajcemu informacji o otrzymaniu zgłoszenia rezerwacji biletów oraz rezerwacji biletów; h. przypominania w formie elektronicznej lub owej o zbliajcych si terminach wykupu biletów przy dokonanych wczeniej rezerwacjach; i. zapewnienia kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowizujcymi przepisami krajów docelowych (dot. wszelkiego rodzaju opłat np. opłat lotniskowych czy podatków); j. bezpłatnej dostawy zamówionych biletów wraz z ubezpieczeniem podróy do siedziby Zamawiajcego w terminie uzgodnionym z Zamawiajcym, ale nie póniej ni 24 godziny przed terminem planowanej podróy, której dotyczy rezerwacja i zakup biletów oraz polis ubezpieczeniowych; k. bezpłatnego dostarczenia w nagłych sytuacjach biletu/biletów wraz z ubezpieczeniem do siedziby Zamawiajcego nie póniej ni w cigu 2 godzin od momentu złoenia zamówienia; w wyjtkowych sytuacjach, gdy podró rozpoczyna si bdzie w innym miejscu ni Warszawa lub poza granicami kraju, bilet powinien by dostpny w przedstawicielstwie linii lotniczej, na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób, umoliwiajcy rozpoczcie podróy, uzgodniony z Zamawiajcym; l. zapewnienia upowanionemu pracownikowi Zamawiajcego moliwoci całodobowego dokonywania zmian dyspozycji zwizanych z wykupem biletów; m. umoliwienia Zamawiajcemu, w sytuacjach nie dajcych si przewidzie, zmiany rezerwacji, klasy, czasu, terminu podróy oraz danych pasaera. Jeeli powysze zmiany bd si wiza z koniecznoci dokonania rekalkulacji ceny biletu, Zamawiajcy zobowizany bdzie do pokrycia udokumentowanej powstałej z tego tytułu niedopłaty, za Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Poza tym Wykonawca nie bdzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie; n. dostarczenia Zamawiajcemu do 10 dnia kadego miesica lub kadorazowo na yczenie Zamawiajcego sprawozdania z tytułu wykonania niniejszej umowy, obejmujcego zestawienia ze sprzedanych biletów lotniczych i kolejowych oraz polis ubezpieczeniowych za okres jednego poprzedniego miesica kalendarzowego; sprawozdanie powinno zawiera nastpujce informacje: imi i nazwisko pasaera, tras podróy, daty i godziny wylotu/wyjazdu i powrotu, cen jednostkow biletu uwzgldniajc wszelkie opłaty oraz warto polis ubezpieczeniowych; o. przyjcia obowizków dotyczcych składania ewentualnych odwoła i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiajcego w sprawach reklamacyjnych dotyczcych przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególnoci w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewonika lub ze wzgldów losowych Wykonawca zobowizuje si przetwarza powierzone mu przez Zleceniodawc dane osobowe wyłcznie w celu wystawiania polis ubezpieczeniowych i wyłcznie w zakresie danych osoby ubezpieczanej tj; imi i nazwisko, data urodzenia, pesel, adres zameldowania. 2. Wykonawca zobowizany jest spełni wymagania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z pón. zm.) i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, a w szczególnoci spełni wymagania zawarte w art i art. 39a ww. ustawy. Strona 2 z 5

3 3. W przypadku wykrycia przez Zamawiajcego, e Wykonawca postpuje niezgodnie z treci niniejszej umowy, Wykonawca zobowizuje si do niezwłocznego przywrócenia stanu zgodnoci. 4. Wykonawca zobowizuje si do niezwłocznego poinformowania Zamawiajcego o kadym incydencie dotyczcym przekazanych przez Zamawiajcego danych osobowych. 5. Wykonawca przejmuje na siebie pełn odpowiedzialno z tytułu wszelkich szkód poniesionych przez Zamawiajcego oraz z tytułu szkód poniesionych przez osoby, których dane zostały powierzone Wykonawcy, wynikłe na skutek celowych lub przypadkowych działa pracowników Wykonawcy, a w szczególnoci za szkody powstałe na skutek: 1) nieuprawnionego dostpu do danych przez pracowników Wykonawcy, 2) nieuprawnionego udostpnienia danych osobom trzecim, 3) przetwarzania danych w celach i zakresie innych ni okrelone w umowie. 6. Zamawiajcy nie odpowiada za szkody spowodowane działalnoci pracowników Wykonawcy Wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 nie moe przekroczy kwoty jak Zamawiajcy zamierza przeznaczy na realizacj zamówienia tj. na łczn kwot brutto (z VAT)... PLN (słownie złotych:...). 2. Opłata transakcyjna za kade wystawienie jednego biletu lotniczego na połczenia midzynarodowe jest stałej wysokoci i wynosi PLN brutto (z VAT) (słownie złotych:.). 3. Opłata transakcyjna za kade wystawienie jednego biletu kolejowego na połczenia midzynarodowe jest stałej wysokoci i wynosi PLN brutto (z VAT) (słownie złotych:.). 4. Wykonawca udzieli Zamawiajcemu przy sprzeday biletu upustu w wysokoci: 1) od ceny brutto biletu lotniczego przewonika dla jednego biletu na połczenia midzynarodowe %; 2) od ceny brutto biletu kolejowego przewonika dla jednego biletu na połczenia midzynarodowe.. %; 5. Wysoko składki ubezpieczeniowej za jeden dzie podróy osoby ubezpieczanej jest stała i wynosi PLN brutto (z VAT) (słownie złotych: ) 6. Opłaty wskazane w ust. 2 i 3, ceny biletów według taryfy przewonika, kadorazowo pomniejszone o opust wskazany w ust. 4 oraz wysoko składki ubezpieczeniowej s całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za kady wydany bilet. 7. Wielkoci cenowe okrelone w ust. 2 i 3, wielkoci upustów okrelone w ust. 4 oraz wysoko składki ubezpieczeniowej okrelona w ust. 5 s niezmienne przez cały okres obowizywania umowy Wykonanie przedmiotu umowy bdzie realizowane sukcesywnie, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami i wskazaniami Zamawiajcego co do terminu podróy, od dnia podpisania umowy do momentu wyczerpania wartoci umowy o której mowa w W przypadku nie wykorzystania do koca 2009 roku rodków przeznaczonych na realizacj przedmiotu umowy, Zamawiajcy zastrzega sobie moliwo podpisania z Wykonawc aneksu do umowy dotyczcego wykorzystania pozostałych rodków. 3. Umowa automatycznie wygasa w przypadku wyczerpania rodków o których mowa w 3 ust Zamawiajcy dokona zapłaty nalenoci przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawc, za kade zrealizowane dostarczenie zamówionego biletu/biletów lotniczych lub kolejowych wraz z ubezpieczeniem podróy. 2. Na fakturze bdzie wyszczególniona cena biletu lub cena ubezpieczenia podróy oraz cena wysoko opłaty transakcyjnej, upustu, prowizji wraz z danymi pasaera oraz innymi danymi dotyczcymi podróy. Strona 3 z 5

4 3. Faktura bdzie wystawiana za kady bilet/polis oddzielnie - imiennie na kad osob wyjedajc. 4. Za dat dokonania płatnoci strony bd uwaały dat przekazania przez Zamawiajcego polecenia do banku prowadzcego jego rachunek. 5. Zamawiajcy owiadcza, e jest płatnikiem podatku VAT i upowania Wykonawc do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy. 6. Faktur VAT naley wystawi na Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie ul. Jagielloska 26, Warszawa, NIP , REGON Wykonawca zapłaci Zamawiajcemu kar umown w wysokoci 0,5 % wartoci brutto przedmiotu umowy okrelonej w 3 ust.1 za kady dzie zwłoki w wykonaniu lub naleytym wykonania wiadczenia przez Wykonawc. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wykonania umowy Zamawiajcy moe pomniejszy kwot wynagrodzenia do 25% ceny brutto uwidocznionej na fakturze skierowanej do zapłaty. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy stwierdza i opisuje powołana komisja, w skład której wchodzi przedstawiciel Wykonawcy i Zamawiajcego. 3. Wykonawca zapłaci Zamawiajcemu kar umown w wysokoci 20% wartoci brutto przedmiotu umowy okrelonej w 3 ust. 1, jeeli odstpienie od umowy nastpi z winy lecej po stronie Wykonawcy. 4. W razie wystpienia istotnej zmiany okolicznoci powodujcej, e wykonanie umowy nie ley w interesie publicznym, czego nie mona było przewidzie w chwili zawarcia niniejszej umowy, Zamawiajcy moe odstpi od umowy w terminie 30 dni od powzicia decyzji o powyszych okolicznociach. W takim wypadku Wykonawca moe zada nalenoci za wykonan cz umowy. 5. W przypadku nie dostarczenia biletu w ustalonym przez strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne ni wskazane w zamówieniu Zamawiajcy bdzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciy Wykonawc bdcego stron niniejszej umowy. 6. Zamawiajcy zastrzega sobie prawo do weryfikacji otrzymanych propozycji cenowych. W przypadku, gdy Zamawiajcy stwierdzi i udowodni, e cena biletu dostarczonego przez Wykonawc (wraz z opłat transakcyjn, lotniskow, itp.) jest wysza, ni cena biletów dostpnych w momencie wystawienia biletu na rynku (np. oferowanych przez innych przewoników), Wykonawca zobowizany bdzie do zwrotu rónicy, jaka powstanie pomidzy cen biletu sprzedanego, a cen przedstawion przez Zamawiajcego. 7. Zamawiajcy moe rozwiza umow w trybie natychmiastowym, bez wypowiedzenia w nastpujcych przypadkach: 1) gdy Wykonawca pomimo dwukrotnego pisemnego wezwania przez Zamawiajcego do poprawienia jakoci wiadczenia umowy, nadal wykonuje umow w sposób nienaleyty; 2) w przypadku, gdy sytuacja opisana w ust. 5 powtórzy si co najmniej dwa razy w cigu kolejnych trzech miesicy, ust. 3 stosuje si odpowiednio. 8. Umowa moe by rozwizana przez Zamawiajcego w kadym czasie, ze skutkiem na koniec miesica w przypadku nienaleytego wywizania si z umowy przez Wykonawc lub utraty zaufania przez Zamawiajcego w stosunku do Wykonawcy, ust. 3 stosuje si odpowiednio. 9. Umowa moe by przez kad ze stron rozwizana z dwumiesicznym wypowiedzeniem. 10. W nieprzewidzianych sytuacjach Zamawiajcy moe odwoła rezerwacj, zmieni tras lub termin podróy, klas lub dane osobowe pasaera, o ile Wykonawca zostanie o tym fakcie powiadomiony nie póniej ni 24 godziny przed rozpoczciem podróy. Jeeli powysze zmiany wiza si bd z koniecznoci dokonania rekalkulacji ceny biletu Zamawiajcy zobowizuje si do wyrównania udokumentowanej ewentualnej rónicy cenie. Poza tym Wykonawca nie bdzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. 11. Strony zastrzegaj prawo dania odszkodowania przenoszcego wysoko zastrzeonych w niniejszej umowie. 12. Przez nieprawidłowe wykonanie umowy rozumie si umieszczenie na bilecie z winy Wykonawcy nieprawidłowych danych dotyczcych przelotu, w szczególnoci; danych osobowych pasaera, Strona 4 z 5

5 niewłaciwej klasy/terminu/i trasy przelotu lub niedostarczenie bilety we wskazanym przez Zamawiajcego terminie i miejscu z konsekwencjami o których mowa w ust. 1 i Zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem niewanoci. 8. Strony umowy zobowizuj si do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczcych procesu wykonywania postanowie Umowy. Wszelkie dane i informacje uzyskane w zwizku z wykonywaniem niniejszej umowy na temat stanu, organizacji i interesów drugiej strony nie zostan ujawnione, udostpnione lub upublicznione ani w czci, ani w całoci, o ile nie wynika to z niniejszej umowy lub nie słuy jej realizacji. 9. W celu wykonania niniejszej umowy, dla biecych kontaktów stron niniejszej umowy, wyznacza si nastpujce osoby ze strony Wykonawcy: 10. W sprawach nie uregulowanych niniejsz umow zastosowanie maj przepisy Prawa zamówie publicznych, Kodeksu cywilnego i innych aktów prawnych. 11. W przypadku zaistnienia sporu właciwym miejscowo sdem bdzie sd właciwy dla siedziby Zamawiajcego. 12. Umowa została sporzdzona w trzech jednobrzmicych egzemplarzach dwóch dla Zamawiajcego i jednym dla Wykonawcy Umowa wchodzi w ycie z dniem zawarcia. 13. Zamawiajcy Wykonawca Strona 5 z 5