Na podstawie art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z póź. zm.) zarządzam, co następuje: 1.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 82/2010 WÓJTA GMINY BOGORIA z dnia 23 września 2010 r. w sprawie ustalenia zasad postępowania z mandatami karnymi w Urzędzie Gminy. Na podstawie art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z póź. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Ustalam zasady postępowania z mandatami karnymi w Urzędzie Gminy Bogoria stanowiące załącznik do zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Gminy mgr Władysław Brudek

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 82/10 Wójta Gminy Bogoria z dnia 23 września 2010 r. ZASADY POSTĘPOWANIA MANDATOWEGO W URZĘDZIE GMINY BOGORIA 1. Wydawanie bloczków mandatów karnych i ich ewidencja. 1) Straż Gminna zaopatruje się w bloczki mandatów karnych w Świętokrzyskim Urzędzie Wojewódzkim w Kielcach na podstawie pisemnego zapotrzebowania, podpisanego przez Wójta lub Komendanta Straży Gminnej. 2) Straża Gminna nabywa bloczki mandatowe odpłatnie (po wystawieniu przez tamtejszy Urząd faktury VAT). 3) Fakt pobierania większej partii bloczków przez Straż Gminną, powinien być wcześniej zgłoszony telefonicznie. 4) Zaopatrzenie powinno określać żądaną ilość bloczków z uwzględnieniem podziału na bloczki 10 mandatowe i 20 mandatowe, dla których sporządza się dwa oddzielne zapotrzebowania. 5) W zaopotrzebowaniu wskazuje się imiennie osobę upoważnioną przez Wójta lub Komendanta do odbioru druków, która przy odbiorze powinna legitymować się dokumentem potwierdzającym tożsamość. 6) Dwa egzemplarze zaopatrzenia przekazuje się do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego, przy czym jeden egzemplarz pozostawia się w ŚUW, a drugi egzemplarz otrzymuje pobierający, jako dowód przychodu tych bloczków. 7) Na każdym egzemplarzu zapotrzebowania umieszcza się klauzulę stwierdzajacą liczbę wydanych bloczków mandatowych, numerację poczatkową i końcową bloczka, ich nominalna wartość, czytelne podpisy osoby wydającej i pobierajacej bloczki mandatowe oraz miejscowość, datę i pieczęć ŚUW. 8) Osoba pobierająca bloczki zobowiązana jest sprawdzić, czy wydano żądaną ilość druków i czy są one ponumerowane. 9) Przychód bloczków jest podstawą do dokonania odpowiedniego zapisu w Księdze druków ścisłego zarachowania i w zbiorczej informacji w rubryce :Pobrano z ŚUW. 10) Formularz mandatu karnego składa się z 5 odcinków: A, B, C, D i E. Odcinki A i B mandatów karnych znajdujące się w bloczkach powinny zawierać nazwę i adres oraz konto budżetu Urzędu Gminy. 11) Odcinki C i D podlegają oznakowaniu w prawym, górnym rogu, w miejscu oznaczonym literami mp okrągłą pieczęcią Wójta o treści Wójt Gminy Bogoria. Umieszczenie

3 pieczęci następuje w sposób umożliwiający identyfikację podmiotu i nie zakrywający numerów mandatów. 12) Za dystrybucję bloczków mandatowych, ich ewidencję i zabezpieczenie, odpowiedzialny jest Referat Budżetu i Finansów Urzędu Gminy, natomiast za prowadzenie ewidencji nałożonych mandatów karnych i sporządzanie zbiorczej informacji dotyczącej liczby otrzymanych i wykorzystanych bloczków mandatowych do ŚUW odpowiedzialny jest Komendant Straży Gminnej. 13) Obowiązki pracowników odpowiedzialnycy za gospodarkę mandatową w jednostce, określone są w zakresie uprawnień i obowiązków. 14) Referat Budżetu i Finansów Urzędu Gminy w Bogorii, ewidencjonuje wpływy i należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego, zgodnie z przepisami o zasadach rachunkowości oraz prowadzi postępowanie egzekucyjne w stosunku do osób nieopłacających nałożonych mandatów karnych. 15) Bloczki mandatowe wydawane są przez upoważnionego pracownika Referatu Budżetu i Finansów Urzędu Gminy strażnikom gminnym uprawnionym do nakładania mandatów i posiadającym stosowne upoważnienia do ich wystawienia. 16) Strażnicy gminni nakładający mandaty muszą być przeszkoleni w zakresie wystawienia mandatów (Powinni być zapoznani z przepisami i powyższymi zasadami, a fakt ten należy potwierdzić w aktach osobowych). 17) Bloczki mandatowe są drukami ścisłego zarachowania, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. Ewidencję bloczków mandatowych prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania, która znajduje się w Referacie Budżetu i Finansów Urzędu Gminy. 18) W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą, serię i liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych bloczków mandatów karnych i każdorazowo wyprowadza się ich stan końcowy. 19) Stan ilościowy bloczków danej jednostki, na koniec każdego miesiąca musi być zgodny ze stanem bloczków wykazanych w ewidencji księgowej, prowadzonej przez Świętokrzyski Urząd Wojewódzki. 20) Zapisy w Księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie. 21) Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, przerabianie lub zmazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można było go odczytać a potem wpisać prawidłowy. 22) Osoba dokonująca korekty powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości- Dz.U. z 2009 r. Nr. 152 poz z późn zm.) 23) Pobranie bloczka funkcjonariusz kwituje w ewidencji własnoręcznym podpisem w obecności osoby odpowiedzialnej za prowadzenie gospodarki mandatowej w jednostce. 24) Funkcjonariuszowi wydaje się nowy bloczek mandatów karnych po uprzednim rozliczeniu się z już posiadanego. Dopuszcza się możliwość odstąpienia od tego wymogu w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

4 25) Obligatoryjnie zabrania się funkcjonariuszowi użyczania, oddawania i zamieniania bloczków mandatów karnych.. 26) Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku funkcjonariuszowi bloczka mandatowego nie ujętego w ewidencji i nie posiadającego na odcinkach C i D pieczęci organu stosującego postępowanie mandatowe. II. Wypisywanie mandatów karnych i ich ewidencja 1) Mandaty należy wypisywać w taki sposób, aby wszystkie odcinki była czytelne 2) Funkcjonariusz powinien wyraźnie zaznaczyć rodzaj nakładanego mandatu tj. (kredytowany, gotówkowy czy zaoczny) oznaczenie powinno mieć formę koła lub elipsy (zgodnie z zaleceniami Departamentu Porządku Publicznego MSWiA). Zabrania się stosowania podkreśleń i skreśleń. 3) Wysokość wymierzonej grzywny powinna być wpisana cyframi oraz słownie i nie budzić żadnej wątpliwości. Kwota mandatu musi być identyczna na wszystkich odcinkach i zaokrąglona do dziesiątek np. 30 zł, 40 zł, 150 zł.. 4) W przypadku mandatu karnego kredytowanego i zaocznego wysokość nałożonej grzywny wpisuje się na odcinkach A, B, C, D i E, natomiast w przypadku mandatu karnego gotówkowego części A i B nie wypełnia się. 5) Mandaty powinny zawierać pełną informację o ukaranym tj. imię i nazwisko ukaranego, imię ojca, PESEL, miejsce zamieszkania (a w nim ulice, nr domu i mieszkania, kod miejscowości, gminę, województwo) oraz nazwę i numer dokumentu na podstawie którego funkcjonariusz ustalił tożsamość ukaranego i wpisał jego dane na mandacie. Z tym,że w przypadku mandatu karnego zaocznego na odcinku C zamiast danych osobowych i adresu można wpisać inne informacje wskazujące sprawcę wykroczenia. Funkcjonariusz podaje prawidłową kwalifikację prawną wykroczenia, zbieżną z opisem czynu i rodzajem ujawnionego wykroczenia, a w przypadku naruszenia przepisów o ruchu drogowym, wpisuje liczbę punktów przewidzianych za to naruszenie na podstawie odrębnych przepisów. 6) Datę nałożenia mandatu, wpisuje sie wyraźnie rozpoczynając od podania roku, miesiąca i dnia ukarania, zgodnie z kolejnością określoną na mandacie. 7) Strażnik podaje na mandacie swój numer identyfikacyjny(służbowy) i składa podpis. 8) Sprawca wykroczenia ukarany mandatem karnym kredytowanym oraz zaocznym otrzymuje odcinki A, B i C natomiast, w przypadku mandatu gotówkowego tylko odcinek C. Ukarany potwierdza przyjęcie mandatu składając czytelny podpis na odcinku C (jednocześnie D i E z uwagi na zastosowanie w bloczkach papieru samokopiującego). 9) Mandat karny zaoczny zgodnie z dyspozycją art Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenie (Dz.U. z 2008 r. Nr 133 poz. 848 z póź. zm.) można nałożyć w razie stwierdzenia wykroczenia, którego sprawcy nie zastano na miejscu jego popełnienia, gdy nie zachodzi wątpliwość co do osoby tego sprawcy.

5 10) Mandat karny zaoczny można pozostawić osobie pełnoletniej, która zobowiąże się do przekazania go sprawcy wykroczenia, Osoba ta potwierdza otrzymanie odcinków A, B i C wpisując swoje imię, nazwisko i adres zamieszkania oraz składając własnoręczny podpis na odwrocie odcinka E. W razie niemożności doręczenia osobiście sprawcy wykroczenia odcinków formularza mandatu przesyła się mu stosowne zawiadomienie. 11) Zawiadomienie, powinno wskazywać, gdzie i kiedy odcinki mandatu karnego pozostawiono, oraz że należy je odebrać w ciągu 7 dni wraz z pouczeniem, że odcinki mandatu karnego nieodebranego w terminie uważa się za doręczone. 12) Przy wypisywaniu mandatów wymaga się dwukrotnego stosowania podkładek, tj. po odcinku B i odcinku E. 13) Zapisy ujęte na mandatach nie mogą być zamazane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane np. korektorem. Błędne zapisy mogą być korygowane w ściśle określony sposób, polegający na: - przekreśleniu błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem ich czytelności. - wpisaniu zapisów poprawnych, - złożeniu podpisu obok wniesionej poprawki i wpisaniu daty dokonania tej czynności. 14) Osobą upoważniona do dokonywania poprawek jest wyłącznie funkcjonariusz, który nałożył przedmiotowy mandat. 15) Jeżeli w trakcie wypisywania mandatu, funkcjonariusz dokona na odcinku C błędnego zapisu np. kwoty mandatu, Nr PESEL, nazwisko, kwalifikacji prawnej wykroczenia czy daty wystawienia mandatu, powinien przekreślić błędny zapis, nanieść prawidłowy, złożyć swój podpis, datę dokonania poprawki i dalej kontynuować wypisywanie mandatu dla ukaranego albo może go anulować. 13) Funkcjonariusz, który nałożył mandat zobowiązany jest niezwłocznie po zakończeniu służby wyrwać z bloczka odcinek D, wpisać do rejestru potwierdzeń ukarania mandatem i przekazać go za osobie zajmującej się w jednostce przyjmowaniem nałożonych mandatów. Osoba ta po sprawdzeniu terminowości rozliczenia się z mandatu, kwituje odbiór odcinka składajac w rejestrze swój podpis i datę przyjęcia. 14) W razie omyłkowego wyrwania przez funkcjonariusza odcinka D i przekazania go osobie ukaranej wraz z innymi odcinkami mandatu, należy oderwać z bloczka odcinek E, postawić w prawym górnym rogu pieczątkę organu nakładającego mandat i dołączyć do rejestru nałożonych mandatów. W miejsce brakującego odcinka, należy włożyć do bloczka kserokopię odcinka E, potwierdzoną za zgodność z oryginałem. 15) Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art kpw) mandatem karnym gotówkowym może być nałożona grzywna jedynie wobec osoby czasowo przebywającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nie mającej stałego miejsca zamieszkania lub pobytu. 16) Jeżeli osobą karaną jest cudzoziemiec, który legitymuje się kartą pobytu, funkcjonariusz powinien za każdym razem sprawdzić, czy figuruje on w bazie danych PESEL. W przypadku, gdy cudzoziemiec posiada Nr PESEL, funkcjonariusz zobowiązany jest wystawić mu mandat

6 kredytowawy, natomiast, jeśli nie ma nadanego Nr PESEL lub gdy nie było możliwe natychmiastowe ustalenie numeru PESEL, funkcjonariusz powinien ukarać go wyłącznie mandatem karnym gotówkowym. 17) Jeżeli zachodzi podejrzenie, że osobą karaną jest osoba bezdomna, funkcjonariusz powinien sprawdzić w bazie danych PESEL jej dane osobowe i dane dotyczące miejsca zameldowania. Jeśli okaże się, że ukarany nie jest nigdzie zameldowany, funkcjonariusz zobowiązany jest wystawić mu mandat gotówkowy. III. Zasady postępowania z mandatami anulowanymi. 1. Druk mandatu karnego (wszystkie jego odcinki) anuluje się przez wyraźne umieszczenie na mandacie napisu anulowano wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności (bezpośredniego przełożonego funkcjonariusza) z podpisem imienia, nazwiska, stanowiska służbowego i powodu anulowania mandatu. 2. Błędnie wypisany przez funkcjonariusza druk mandatu (mandat zawierający błędy pisarskie, techniczne, omyłkowy wpis) może zostać anulowany przez Komendanta Straży. IV. Sprawozdawczość. 1. Komendant Straży zobowiązany jest do sporządzenia comiesięcznej zbiorczej informacji dotyczącej liczby otrzymanych i wykorzystanych bloczków oraz nałożonych i uiszczonych grzywien. 2. Informacja sporządzona jest w trzech egzemplarzach: - pierwszy egzemplarz informacji przesyła się w terminie do 5 dnia następnego miesiąca do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego - drugi egzemplarz otrzymuje Straż Gminna - trzeci egzemplarz przekazuje się do Referatu Budżetu i Finansów V. Inwentaryzacja bloczków karnych. 1) Nie rzadziej niż raz w roku dokonuje się kontroli ilości bloczków będących na stanie faktycznym ze stanem ewidencyjnym, wykazanym w Księdze druków ścisłego zarachowania, na zasadach określonych w Ustawie o rachunkowości. 2) W tym celu Wójt na koniec roku kalendarzowego zarządzeniem powołuje komisję inwentaryzacyjną. 3) Inwentaryzacja obejmuje również bloczki niewydane (czyste) 4) W arkuszach spisu z natury podaje się serię i numer bloczków, ilość i kwotę mandatów kredytowanych, zaocznych, a w przypadku mandatów gotówkowych, okazane dowody wpłat na kwotę nałożonych grzywien oraz ilość niewykorzystanych odcinków mandatów znajdujących się w bloczkach 5) W razie stwierdzenia różnic w obciążeniu bloczkami, osoba odpowiedzialna za gospodarkę mandatową oraz Straż Gminna dokonują wyjaśnień oraz korekty takiego stanu rzeczy. 6) Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, które pozostają w dyspozycji Referatu Budżetu i Finansów. Kopię protokołu można udostępnić także Straży Gminnej na wniosek Komendanta.

7 VI. Dokumentacja mandatowa. 1. Rozliczenia mandatowe należy sporządzać starannie i rzetelnie a informacje w nich zawarte, muszą opierać się na faktach. 2. Wszystkie pozycje i rubryki w dokumentach, wypełnia się zgodnie z ich przeznaczeniem. 3. Rozliczenia z bloczków mandatów karnych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnego zapisu i wpisanie prawidłowego oraz złożenie podpisu i daty przez osobę, która dokonała tej poprawki. 4. Dokumentacja mandatowa powinna być przechowywana w siedzibie jednostki w należyty sposób. Podlega ona ochronie przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 5. Dokumenty powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, w celu: - łatwego ich odszukania i sprawdzenia, - uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym 6. Dokumenty podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego po okresie przechowywania w komórce organizacyjnej (przeważnie po roku czasu).