WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 lipca 2015 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 lipca 2015 r. NK-KE KL Pan Andrzej Knuter Zastępca Wójta Gminy Łagiewniki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 8-9 czerwca 2015 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 525), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 14 maja 2015 r. nr: NK-KE KL, NK-KE KL oraz NK-KE KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki, Iga Jaworska inspektor wojewódzki przeprowadził w Urzędzie Gminy Łagiewniki z siedzibą przy ul. Jedności Narodowej 21, Łagiewniki, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r., Nr 167, poz z późn. zm.); - prowadzeniu spraw dotyczących ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 388); - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r., Nr 220, poz z późn. zm.) - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 144 z późn. zm.) Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 29 grudnia 2014 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na I półrocze 2015 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1

2 1. Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r., Nr 167, poz z późn. zm.), tj.: - realizacji obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych, - udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, 2. Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 388), a także aktów wykonawczych do tych ustaw, tj.: - prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - terminowości prowadzenia postepowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, - wydawania przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), - terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), - udostępniania danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego). 2. Ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie i imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz z późn. zm.), tj.: - prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, - terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia lub nazwiska, - zawiadamiania o zmianie imienia lub nazwiska. 3. Ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 144 z późn. zm.), tj.: - sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, - realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, - terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, - wzywania do kwalifikacji wojskowej, - prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku o powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, - realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, - terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli w przedmiocie: dowody osobiste i ewidencja ludności; - od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli w przedmiocie: zmiana imienia i nazwiska oraz rejestracja i kwalifikacja wojskowa. 2

3 W okresie kontrolowanym funkcję kierownika Urzędu sprawował Pan Janusz Szpot Wójt Gminy Łagiewniki, przy czym od dnia 5 maja 2015 r., na podstawie art. 28g ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) jego zadania i kompetencje przejął Zastępca Wójta Gminy Łagiewniki Pan Andrzej Knuter (pismo przewodniczącego Rady Gminy Łagiewniki Pawła Kondrakiewicza nr BR z dnia 13 maja 2015 r.). Sprawy z kontrolowanego zakresu prowadzili: a) Pani Elżbieta Skonecka inspektor ds. dowodów osobistych (do dnia 28 lutego 2015 r. sprawy prowadzone były przez Panią Martę Mazur inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach) - w zakresie dowodów osobistych: b) Pani Ewelina Wolak - inspektor ds. ewidencji ludności i działalności gospodarczej - w zakresie ewidencji ludności, c) Pani Marta Mazur Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach (do dnia 28 lutego 2015 r. zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach) w zakresie zmiany imienia i nazwiska, d) Pan Tadeusz Szot inspektor ds. wojskowych, obrony cywilnej i przeciwpożarowych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej. Realizację przez Wójta Gminy Łagiewniki zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności III. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska IV. pozytywnie z uchybieniami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE KL z dnia 24 czerwca 2015 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego w ustawowym terminie nie wniesiono zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. USTALENIA KONTROLI DOWODY OSOBISTE Realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych Kontroli poddano 15 kopert dowodowych dotyczących dowodów osobistych wydanych od 1 marca 2015 r. dla następujących osób: Anety Kafki, Elizy Kozdrowskiej, Mieczysława Surowca, Marii Pilarczyk, Jakuba Lenarczyka, Alicji Krawczyszyn, Klaudii Krawczyk, Kingi Patyk, Aleksandra Ozgi, Krystyny Kwaśniewskiej, Filipa Sołtysa, Jadwigi Wyrembak, Krzysztofa Bały, Zofii Bronowickiej i Teresy Jędrzejczyk. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz z późn. zm.), 3

4 zwanej dalej u.d.o., w związku z 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawie wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. poz. 212) zwanej dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, we wszystkich trzech przypadkach wniosek składał rodzic. W toku czynności kontrolnych ustalono, że do wszystkich wniosków została dołączona prawidłowa fotografia, odzwierciedlająca w sposób niebudzący uzasadnionych wątpliwości wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z art. 29 ust. 1 u.d.o. oraz 7 r.d.o. Wyjątek stanowi wniosek Alicji Krawczyszyn, gdzie zdjęcie nie obejmuje linii barków. Wobec powyższego należy wskazać, że zgodnie z 7 ust. 1 r.d.o. do wniosku załącza się kolorową fotografię osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego o wymiarach 35 x 45 mm, wykonaną na jednolitym jasnym tle, mająca dobrą ostrość oraz odwzorowującą naturalny kolor skóry, obejmującą wizerunek od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała % fotografii, pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, i przedstawiającą osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami nieprzysłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami. Jak widać prawodawca stawia zdjęciu do dowodu osobistego szereg wymagań, których niespełnienie, powinno skutkować nieprzyjęciem przez pracownika organu wniosku o wydanie dowodu osobistego. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że co do zasady wnioski były kompletne (wyjątek stanowi wniosek Alicji Krawczyszyn, gdzie nie wskazano płci posiadacza dowodu osobistego). Ponadto na wszystkich wnioskach znajdowała się adnotacja urzędowa o sposobie ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Jednak na wniosku o wydanie dowodu osobistego Elizy Kozdrowskiej znajduje się adnotacja o ustaleniu tożsamości wnioskodawcy na podstawie prawa jazdy. Należy wskazać, że powyższe postępowanie stanowi naruszenie 9 r.d.o., który wskazuje, że tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego ustala się na podstawie przedłożonego przez wnioskodawcę dotychczasowego dowodu osobistego lub ważnego dokumentu paszportowego tej osoby. Ponadto w ustępie 2. prawodawca doprecyzowuje, że jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego nie posiada dokumentu o którym mowa powyżej, organ ustala jej tożsamość na podstawie danych zawartych w dostępnych w rejestrach publicznych. Zgodnie z 18 r.d.o. posiadaczowi dowodu osobistego, który dokonał osobistego zgłoszenia w organie gminy utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, wydaje się zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Wobec powyższego, w toku czynności kontrolnych ustalono, iż przedmiotowe zaświadczenia nie są przechowywane ad acta (sprawy dotyczące dowodów osobistych Elizy Kozdrowskiej, Marii Pilarczyk i Krzysztofa Bały). Zgodnie z 60 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), który stanowi, że prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt. Ustalono, że we wszystkich przypadkach pracownik prawidłowo wprowadził do Rejestru Dowodów Osobistych informacje o nowym dokumencie. [dowód: akta kontroli str.: 51-73] 4

5 Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące realizacji obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi Kontroli poddano wszystkie sprawy z kontrolowanego zakresu, tj. 1 sprawę dotyczącą udostępnienia danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz 2 sprawy dotyczące udostępnienia danych z dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Stwierdzono, że kompletne wnioski zostały złożone na właściwych formularzach, zgodnie z 1 pkt 1 i pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz.U. z 2011 r. Nr 243, poz z późn. zm.). Ponadto organ na wszystkie wnioski odpowiedział zgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że wszystkie wnioski podlegały zwolnieniu z opłaty za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi na podstawie art. 73 ust. 1 lub art. 75 ust. 4 u.d.o. Ustalono, iż w odpowiedziach na wnioski, w nagłówkach prawidłowo stosowano oznaczenie organu (Wójta Gminy Łagiewniki) oraz że zostały podpisane przez upoważnioną do tego osobę. [dowód: akta kontroli str.: 74-87] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi należało ocenić pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Łagiewniki zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t. j. Dz. U. Nr 167, poz z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. EWIDENCJA LUDNOŚCI Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych oraz terminowość realizacji spraw w tym zakresie W okresie podlegającym kontroli przedmiotowe zagadnienie regulowane było przez dwa akty prawne: ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t. j. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), zwanej dalej u.e.l.d.o., obowiązującą do dnia 28 lutego 2015 r. oraz ustawę z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 388), zwanej dalej u.e.l. Postępowania administracyjne w sprawach 5

6 meldunkowych prowadzone były przez Panią Ewelinę Wolak- inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegały 4 postępowania administracyjne 2 zakończone wydaniem decyzji na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o (nr decyzji ELiD , i ELiD ) oraz 2 postępowania wydane na podstawie art. 35 u.e.l. (nr decyzji ELiD i ELiD ). W wymienionych powyżej sprawach wydano: - 2 decyzje o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki do wymeldowania (wydane na podstawie art. 35 u.e.l.), - 2 decyzje o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy. W każdym z opisanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym, w szczególności weryfikował uiszczenie opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej. W sprawie nr ELiD Monika Wilczak wniosła o wymeldowanie męża Krzysztofa Wilczaka. Z dołączonego do wniosku aktu notarialnego Repertorium A nr 10856/2004 (umowa darowizny) wynika, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność sześciu osób. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania organ wystosował tylko do wnioskodawczyni i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność kilku osób, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W trakcie kontroli poproszono o wyjaśnienie powyższej kwestii. Pracownik udzielający odpowiedzi wyjaśnił, iż wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego w sprawie o wymeldowanie Krzysztofa Wilczaka wpłynął w dniu r. Następnego dnia wysłano zawiadomienie o wszczęciu postępowania do wnioskodawczyni oraz osoby, której dotyczyło wymeldowanie. W tym samym dniu r. wstawił się osobiście Pan Krzysztof Wilczak i dokonał czynności wymeldowania z miejsca pobytu stałego ( ). Wobec czego postępowanie stało się bezprzedmiotowe. Zaniechałam poszukiwania i ustalania kto jest jeszcze współwłaścicielem nieruchomości wskazanej w akcie notarialnym, którym należało wysłać zawiadomienie o wszczęciu postępowania. Taka argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. W powyższej sprawie został naruszony art. 28 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), zwanej dalej Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art pkt 4 Kpa. Artykuł 35 u.e.l. (analogicznie art. 35 u.e.l.) stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu 6

7 decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia 5 grudnia 2011 r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. W opisanym postępowaniu organ miał obowiązek najpierw ustalić wszystkie osoby będące jego stronami a następnie skierować do nich zawiadomienie o wszczęciu postępowania, ewentualne pisma procesowe oraz doręczyć im decyzję. Nie zwalnia z takiego obowiązku fakt, że postępowanie zostało zakończone wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania. W chwili wszczęcia organ gminy nie miał wiedzy jaką decyzję wyda na zakończenie postępowania. We wszystkich skontrolowanych sprawach w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania stwierdzono brak publikatora ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Natomiast w decyzji nr ELiD powołano nieaktualny publikator ww. ustawy. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawach o nr ELiD i ELiD , gdzie brak publikatora odnotowano także w zawiadomieniach o oględzinach lokalu wydanych na podstawie art. 79 Kpa oraz w zawiadomieniu o zakończeniu postępowania. Powyższe stanowi uchybienie formalne niepowodujące następstw dla kontrolowanej działalności. Jednakże pamiętać należy, iż zgodnie z zasadą praworządności, o której mowa w art. 6 Kpa, organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Powyższe oznacza: - działanie na podstawie obowiązującej normy prawnej, - prawidłowe ustalenie znaczenia normy prawnej, - niewadliwie ustaloną subsumpcję, - prawidłowe ustalenie następstw prawnych. Zatem organy administracji podejmując każdą czynność procesową obowiązane są zbadać jej zgodność z prawem. Strona natomiast powinna znać przepisy prawne dające podstawę do działania organu w konkretnej sprawie. By realizować ww. zasadę należy podawać pełną nazwę ustawy i publikator. Organ administracji publicznej obowiązany jest wykazać działanie na podstawie prawa w ciągu całego postępowania, a zatem od momentu jego wszczęcia (por. Kodeks postępowania administracyjnego Komentarz, B. Adamiak, J. Borkowski, wydanie 10, str. 52). W toku czynności kontrolnych ustalono, że w decyzjach nr ELiD i ELiD organ identyfikował stronę przez podanie zbyt dużej ilości danych osobowych, tj. wpisywano imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż art. 107 Kpa wskazuje elementy konieczne, które powinna zawierać decyzja. Jednym z nich jest oznaczenie strony (stron). Z praktyki wynika, iż oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia (imion), nazwiska oraz miejsca zamieszkania. (Z. Janowicz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, 1995, s. 260). Tym samym nie jest konieczne wskazywanie tak dużej ilości danych w oznaczeniu strony (daty i miejsca urodzenia czy imion rodziców). Przy oznaczeniu stron w decyzji administracyjnej dobrą praktyką będzie ograniczenie wskazywania danych osobowych, przy jednoczesnym zachowaniu jednoznacznej identyfikacji podmiotu. Powyższe 7

8 uznano za uchybienie. Opisane postępowania zakończyły się wydaniem decyzji orzekających o wymeldowaniu osób z miejsca pobytu stałego, gdyż spełnione zostały przesłanki z art. 35 u.e.l. Rozstrzygnięcia merytoryczne decyzji były prawidłowe. Przy prowadzeniu postępowań administracyjnych właściwie stosowano przepisy prawa procesowego, a strony na każdym etapie miały zapewniony czynny udział w postępowaniu. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli w podstawie prawnej zawierały właściwy przepis prawa materialnego. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające, mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Każda sprawa miała prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a ustawy Kpa. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż wszystkie sprawy załatwione były terminowo. [dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: - wydawanie przez Wójta Gminy Łagiewniki decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. i art. 35 u.e.l. oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, - terminowość prowadzenia przez Wójta Gminy Łagiewniki postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. i art. 35 u.e.l. oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 28 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie: - 10 zgłoszeń pobytu stałego przyjętych do dnia 28 lutego 2015 r., - 4 zgłoszenia pobytu czasowego przyjęte do dnia 28 lutego 2015 r., - 10 zgłoszeń pobytu stałego przyjętych po dniu 1 marca 2015 r., - 4 zgłoszenia pobytu czasowego przyjęte po dniu 1 marca 2015 r. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach oraz były wypełnione kompletnie. Formularze meldunkowe złożone do dnia 28 lutego 2015 r. zawierały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 i w art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o. Natomiast formularze przyjęte po dniu 1 marca 2015 r. były zgodne z obowiązującymi wzorami i zawierały wszystkie dane przewidziane przepisami prawa (art. 28 ust. 1 i art. 30 ust. 1 i 2 u.e.l.). Wszystkie formularze, zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz z art. 28 ust. 2 u.e.l. i 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego, zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu oraz adnotację o tytule prawnym do lokalu. Zgodnie z art. 28 ust. 2 u.e.l. obywatel polski dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy przedstawia potwierdzenie pobytu w lokalu, dokonane przez właściciela lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu na formularzu zgłoszenia pobytu stałego lub formularzu zgłoszenia pobytu 8

9 czasowego, oraz do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu. Ponadto przy zameldowaniu na pobyt czasowy wnioskodawca wskazywał deklarowany okres pobytu w tym miejscu (art. 28 ust. 3 u.e.l.). Ustalono, iż w przypadku osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych lub posiadających ograniczoną zdolność do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonywał jej przedstawiciel ustawowy, tj. rodzic. Powyższe jest zgodne z art. 24 ust. 3 u.e.l. Zgodnie z art. 32 ust. 1 i 2 u.e.l. osobie dopełniającej obowiązku zameldowania na pobyt stały, organ dokonujący zameldowania wydaje z urzędu zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały. Natomiast, organ dokonujący zameldowania na pobyt czasowy wydaje osobie, na jej wniosek, zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy. Podczas kontroli ustalono, iż zaświadczenia potwierdzające dokonanie czynności zameldowania nie są przechowywane w urzędzie. Wydawane są wyłącznie osobie dokonującej zameldowania. W związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Ewelina Wolak wyjaśniła, że osobie dokonującej zameldowania na pobyt stały wydaje zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały z urzędu. Natomiast osobie dokonującej zameldowania na pobyt czasowy wydaje zaświadczenia, gdy osoba złoży odrębny wniosek. Zaświadczenie zawiera wszystkie dane określone w art. 32 ust. 3 u.e.l., ponieważ jest drukowane z Rejestru Pesel. Natomiast w sytuacji, gdy wydaje zaświadczenie na wniosek to wypisuje je na komputerze wprowadzając wszystkie dane, o których mowa w ww. przepisie. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż po przyjęciu zgłoszenia meldunkowego do Rejestru PESEL wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Fakt ten ustalono na podstawie porównania danych zawartych na formularzu z danymi wprowadzonymi do rejestru. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. [dowód: akta kontroli str.: ] Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), a także terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Kontroli poddano 15 spraw (7 dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz 8 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski, złożone w formie pisemnej przez uprawnione osoby, a organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej, bowiem w sprawach tego wymagających, do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. Ustalono, że na wydanych zaświadczeniach znajdują się adnotacje zarówno o uiszczonej opłacie skarbowej, jak również o jej niepodleganiu, co jest zgodne z 4 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 3 lit. a rozporządzenia 9

10 Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). Wszystkie znajdujące się w aktach zaświadczenia zostały wydane zgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy, wyjątek stanowią sprawy nr ELiD oraz nr ELiD , gdzie organ zawarł w zaświadczeniu drugie imię osoby, mimo braku takiego żądania we wniosku. Wydane zaświadczenia zawierały prawidłową podstawę prawną oraz zostały podpisane przez uprawnioną osobę. W nagłówkach wydanych zaświadczeń znajduje się również prawidłowe oznaczenie organu, który je wydał. Odnosząc się do terminowości wydanych zaświadczeń należy wskazać, że zgodnie z art Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na wszystkich 15 skontrolowanych wnioskach znajduje się potwierdzenie odbioru wydanego zaświadczenia przez wnioskodawcę, a także pieczęć wpływu do organu, co jest zgodne z 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Wobec powyższego stwierdzono, że zaświadczenia były wydawane terminowo, we wszystkich przypadkach w dniu złożenia wniosku. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), a także terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych) Kontroli poddano 15 spraw (8 spraw dotyczących udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz 7 spraw dotyczących udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych). W toku czynności kontrolnych ustalono, że wnioski składane były na właściwych formularzach określonych na podstawie 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz z późn. zm.) w zakresie wniosków, które wpłynęły do końca lutego 2015 r. albo na podstawie 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. Nr 243, poz z późn. zm.) w zakresie wniosków złożonych od 1 marca 2015 r. W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku, organ wzywał na podstawie art Kpa do ich uzupełnienia 10

11 w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania (wyjątek stanowi sprawa nr ELiD oraz nr ELiD ). W wyniku czynności kontrolnych ustalono, iż w 14 na 15 podanych kontroli spraw wnioskodawcami były podmioty zwolnione z opłaty za udostępnienie danych. Ponadto w odpowiedziach na wnioski znajdowała się stosowna adnotacja o zwolnieniu z opłaty, co należy uznać za poprawną praktykę. Pomimo że opłata za udostępnienie danych nie stanowi opłaty skarbowej, to należy uznać za zasadne analogiczne stosowanie przepisów regulujących jej uiszczanie. W sprawie nr ELiD złożony wniosek dotyczył wydania dokumentu potwierdzającego, iż pod wskazanym przez właściciela adresem nie figurują zameldowane osoby. Należy zauważyć, że pomimo złożenia przez wnioskodawcę wniosku na wzorze obowiązującym do udostępnienia danych, organ powinien wydać stosowne zaświadczenie w trybie art Kpa. Jak sama nazwa wskazuje, oceniane sprawy dotyczą udostępniania danych osobowych, natomiast stwierdzenie, że nikt nie jest zameldowany pod konkretnym adresem nie wypełnia cech tego pojęcia, wobec powyższego należy odnieść się do uniwersalnej instytucji zawartej w Kpa. W konsekwencji złego zakwalifikowania przez organ wniosku uwagę zwraca wysokość pobranej opłaty. W powyższej sprawie organ pobrał opłatę w wysokości 31 zł, natomiast za wydanie zaświadczenia opłata wynosi 17 zł. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że organ udostępniał dane zgodnie z żądaniem wnioskodawcy oraz w zakresie w jakim wykazał on uprawnienia do uzyskania żądanych danych. Stwierdzono, że we wszystkich nagłówkach pism stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych widniało prawidłowe oznaczenie organu, który dane udostępnia (Wójta Gminy Łagiewniki). W toku czynności ustalono, iż w sytuacji gdy organ uznał się za niewłaściwy w sprawie na podstawie art Kpa przekazywał wniosek według właściwości, równocześnie zawiadamiając o tym fakcie wnioskodawcę, co należy uznać za poprawną praktykę (sprawa nr ELiD ). [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców, ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Łagiewniki zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. 11

12 ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Tematyka z kontrolowanego zagadnienia regulowana jest przez ustawę z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz z późn. zm.), zwanej dalej ziin, która została znowelizowana na mocy art. 120 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2014, poz z późn. zm.). Zmiany weszły w życie z dniem 1 marca 2015 r. Od tego dnia obowiązuje także ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz z późn. zm.), zwanej dalej Poasc. Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy Poasc kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Artykuł 8 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba inna niż wskazana w art. 6 ust. 3, która: 1) ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych; 2) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe; 3) posiada: a) dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub, b) dyplom potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą uznany w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 191a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.) albo dyplom ukończenia studiów wyższych za granicą uznany za równoważny z polskim dyplomem potwierdzającym uzyskanie tytułu zawodowego magistra na podstawie umowy międzynarodowej lub w drodze nostryfikacji lub, c) dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji; 4) posiada łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi. W jednostce kontrolowanej, w okresie podlegającym kontroli funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach do dnia 28 lutego 2015 r. pełnił Pan Janusz Szpot Wójt Gminy Łagiewniki. W tym okresie funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach pełniła Pani Marta Mazur (poprzednio Kowalewska). Od dnia 1 marca 2015 r. stanowisko Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach zostało powierzone dotychczasowemu zastępcy - Pani Marcie Mazur, natomiast stanowisko Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego zostało powierzone Pani Ewelinie Wolak (inspektor ewidencji ludności i działalności gospodarczej). W toku kontroli poproszono pracowników (Panią Martę Mazur oraz Panią Ewelinę Wolak) o okazanie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy Poasc. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż Pani Ewelina Wolak nie spełnia wymogu określonego w art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy Poasc. Zastępca Kierownika 12

13 Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach posiada dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra, jednak nie posiada świadectwa ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że Pani Ewelinie Wolak powierzono funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego ( ) z powodu braku na rynku lokalnym pracy osób o odpowiednich kwalifikacjach. Jesteśmy Urzędem małym i ekonomicznie nie jest uzasadnione zatrudnianie pracownika spełniającego tylko tę funkcję. ( ) Zobowiązano Panią Ewelinę Wolak do podjęcia i ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji. ( ) Do czasu uzupełnienia wykształcenia przez Panią Ewelinę Wolak funkcję zastępcy pełnić będzie Pan Janusz Szpot Wójt Gminy, który spełnia wymogi kwalifikacyjne. ( ) W przygotowaniu są stosowne dokumenty niezbędne do usunięcia ww. nieprawidłowości (umowa, regulamin organizacyjny). Wobec powyższego, wyjaśnić należy, iż prawodawca określił wymogi, jakie powinna spełniać osoba piastująca stanowisko kierownika urzędu stanu cywilnego oraz jego zastępca, mając na uwadze fakt, iż wykonywanie zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego wiąże się ze stosowaniem skomplikowanych procedur prawnych, których rezultatem jest sporządzanie dokumentów będących dokumentami źródłowymi, którymi obywatele posługują się w życiu codziennym, np. przy ubieganiu się o wydanie dowodu osobistego lub paszportu. Zatrudnienie zatem na stanowisku pracownika, który nie spełnia wymogów formalnych stanowi oczywiste naruszenie przepisu art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. c Poasc. Zauważyć również należy, że czynności dokonane przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub jego zastępcę, niespełniające ustawowych wymogów do pełnienia tej funkcji, nie powodują ich nieważności ex lege, z uwagi na brak przepisu określającego taki rygor. Natomiast zgodnie z art. 39 ust. 1 Poasc unieważnienia aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego wzmianki dodatkowej dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli akt ten lub wzmianka stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym lub stwierdzono uchybienia, które zmniejszają jego moc dowodową. Wobec powyższego, w celu weryfikacji prawidłowości sporządzenia przez Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach Panią Ewelinę Wolak aktów stanu cywilnego, zasadnym byłoby zwrócenie się przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach do sądu z wnioskiem na podstawie art. 39 ust. 1 Poasc. Pozwoli to na uniknięcie w przyszłości ewentualnych negatywnych konsekwencji przedmiotowej nieprawidłowości. W piśmie z dnia 19 maja 2015 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach wskazał, iż w kontrolowanym okresie wydano 10 decyzji administracyjnych w zakresie zmiany imienia i nazwiska. W toku kontroli ustalono jednak, iż faktycznie wydano 5 decyzji administracyjnych dotyczących zmiany nazwiska (3 w 2015 r. oraz 2 w 2014 r.). Powyższa rozbieżność wynikała z błędnej interpretacji pisma. Wszystkie wydane rozstrzygnięcia dotyczyły zmiany nazwiska. Nie wydano zatem żadnego rozstrzygnięcia w zakresie zmiany imienia. Kontroli poddano postępowania nr: USC , USC , USC , USC , USC Wszystkie wnioski zostały złożone osobiście przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach. Były one kompletne zawierały przewidziane przepisami prawa dane oraz dołączone dokumenty. W przypadku wniosków złożonych do dnia 28 lutego 2015 r. wnioskodawcy dołączali odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, a w przypadku wniosków złożonych po dniu 1 marca 2015 r. wskazywali 13

14 kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa, jeżeli zmiana nazwiska dotyczyła tego aktu. Sprawy nr USC oraz USC dotyczyły zmiany nazwiska dzieci, które nie ukończyły 13 lat. Do akt spraw załączone zostały stosowne dokumenty potwierdzające zgodę drugiego rodzica (lub zastępujący tę zgodę dokument potwierdzający pozbawienie władzy rodzicielskiej tego rodzica). Stwierdzono, iż w aktach wszystkich analizowanych sprawach znajdują się potwierdzenia dokonania przez wnioskodawców zapłaty opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany nazwiska w wysokości 37 zł oraz zawiadomienia stron o wszczęciu postępowań administracyjnych. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono również, że Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego badał przesłanki do wydania decyzji pozytywnej, o których mowa w art. 2-6 ustawy ziin. Wszystkie sprawy zakończone zostały wydaniem decyzji, które zgodnie z art. 107 Kpa, zawierały: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. W rozstrzygnięciach wydanych po dniu 1 marca 2015 r. prawidłowo przywoływano art. 12 ust. 2 ziin, który stanowi, iż decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu. W decyzjach odstępowano od uzasadnień, jednocześnie prawidłowo powołując się na przepis art Kpa. Decyzje doręczane są stronom, a w aktach znajdują się potwierdzenia skutecznego doręczenia rozstrzygnięć. Stwierdzono ponadto, iż wszystkie sprawy zostały załatwione terminowo. [dowód: akta kontroli str.: , ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania: - prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska należało ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami - terminowość realizacji spraw w ww. zakresie należało ocenić pozytywnie. Zawiadamianie o zmianie imienia lub nazwiska W wyniku nowelizacji ustawy o zmianie imienia i nazwiska od dnia 1 marca 2015 r. decyzje o zmianie imienia i nazwiska podlegają natychmiastowemu wykonaniu (art. 12 ust. 2 ustawy o zmianie imienia i nazwiska). Wskutek informatyzacji rejestrów państwowych kierownik urzędu stanu cywilnego albo jego zastępca, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska przesyła ją, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony rejestr stanu cywilnego, do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy, a jeżeli zmiana rozciąga się na małoletnie dzieci - również do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akty urodzenia dzieci (art. 13 ust. 1 ziin w brzmieniu obowiązującym od 1 marca 2015 r.). Przepis art. 145 ust. 10 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego dopuszcza możliwość przesłania decyzji w formie papierowej. Natomiast do dnia 28 lutego 2015 r. kierownik urzędu stanu cywilnego zobowiązany był do niezwłocznego informowania: 1) kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce sporządzenia aktu urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy, a także miejsce sporządzenia aktów urodzenia jego 14

15 małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na dzieci, przekazując decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, (art. 13 ust. 1 pkt 1 ziin); 2) organ gminy prowadzący ewidencję ludności właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy i jego małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na dzieci; w przypadku braku miejsca pobytu stałego tych osób - organ gminy prowadzący ewidencję ludności właściwy ze względu na ich ostatnie miejsce pobytu stałego lub organ gminy prowadzący ewidencję ludności właściwy ze względu na miejsce pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, jeżeli wnioskodawca lub jego małoletnie dzieci są zameldowani wyłącznie na ten pobyt, przekazując zawiadomienie o zmianie imienia lub nazwiska (art. 13 ust. 1 pkt 2 ziin); 3) organ, który wydał dowód osobisty wnioskodawcy i jego małoletnim dzieciom, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na te dzieci, przekazując zawiadomienie o zmianie imienia lub nazwiska, (art. 13 ust. 1 pkt 4 ziin). Użyte w przepisie art. 13 sformułowanie niezwłocznie należało rozumieć w kontekście art. 26 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264), obowiązującej do dnia 28 lutego 2015 r. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem sądy i inne organy państwowe obowiązane były przekazywać urzędom stanu cywilnego odpisy prawomocnych orzeczeń, ostatecznych decyzji oraz innych dokumentów stanowiących podstawę wpisu do ksiąg stanu cywilnego. Decyzję o zmianie imienia i nazwiska kierownik urzędu stanu cywilnego zobowiązany był wykonać (przekazać decyzję lub zawiadomienie) właściwemu organowi niezwłocznie, przy czym najwcześniej w dniu, w którym rozstrzygnięcie stało się ostateczne. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż co do zasady Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach kierował decyzje o zmianie nazwiska do właściwych kierowników urzędu stanu cywilnego. Wyjątek stanowiła sprawa nr USC (zakończona do dnia 28 lutego 2015 r.), w której decyzja nie została przesłana do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu, właściwego wg sporządzenia aktu urodzenia osoby, której zmiana dotyczyła. W tej kwestii Kierownik USC w Łagiewnikach wyjaśnił, że ( ) omyłkowo pominięto USC Wrocław i nie wysłano decyzji o zmianie nazwiska.. W przypadku, gdy organem właściwym wg sporządzenia aktu stanu cywilnego osoby, której zmiana dotyczyła był Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Łagiewnikach, tj. w sprawie nr USC do aktu stanu cywilnego została wpisana stosowna wzmianka dodatkowa. W sprawach zakończonych do dnia 28 lutego 2015 r. decyzje wykonywane były niezwłocznie, po uzyskaniu przez rozstrzygnięcie przymiotu ostateczności. Co do zasady prawidłowo określano dzień, w którym decyzje uzyskiwały przymiot ostateczności. Wyjątek stanowiła sprawa nr USC , w której decyzja została doręczona stronie w dniu 17 lutego 2015 r. Rozstrzygnięcie stało się zatem ostateczne w dniu 4 marca 2015 r. Na decyzji umieszczona została informacja, iż decyzja jest ostateczna z dniem 3 marca 2015 r. W tym miejscu przypomnieć należy, iż przepis art Kpa zd. pierwsze stanowi, iż decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy są ostateczne. Natomiast art Kpa określa, iż odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Z powyższego wynika zatem, iż decyzja staje się ostateczna z upływem ostatniego dnia terminu, w którym strona ma prawo wnieść skutecznie odwołanie (tj. od następnego dnia). W analizowanej powyżej sprawie adnotacja o dacie, 15

16 w której decyzja stała się ostateczna została sporządzona w dniu 9 marca 2015 r., tj. w dniu kiedy rozstrzygnięcie było ostateczne. W tej dacie informacja została przekazana do właściwych organów. W decyzjach wydanych do dnia 28 lutego 2015 r. znajdują się adnotacje, iż rozstrzygnięcia zostały skierowane do Urzędu Gminy Łagiewniki Biura Ewidencji Ludności. Natomiast w aktach spraw brak dokumentów potwierdzających przekazanie zawiadomień do organu, który wydał dowód osobisty. W tej kwestii poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Marta Mazur wskazała, że decyzje dot. zmiany nazwiska były przekazywane do r. do Ewid. Ludn. jako podstawa do zmiany danych w systemie. Nie dokonywano tego w formie zawiadomienia. Natomiast w przypadku dowodów przekazywane również były decyzje, a w przypadku, gdy akt stanu cywilnego osoby sporządzony był w tutejszym USC przekazywany był akt małżeństwa na białej kartce z adnotacją o zmianie nazwiska. Ja jako osoba prowadząca sprawy zarówno z zakresu USC jaki i dowodów osobistych sama tych zmian dokonywałam, dlatego nie drukowałam dodatkowych zawiadomień.. Opisana powyżej praktyka stanowi naruszenie art. 13 ust. 1 pkt 2 i 4 ziin w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r. Przepisy wskazywały bowiem wprost organy, które należało zawiadomić poprzez przekazanie decyzji administracyjnej, a które poprzez przesłanie zawiadomienia zawierającego dane, o których mowa w art. 13 ust. 2 ziin (w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r.). Na aprobatę zasługuje jednak fakt, iż pomimo braku wystosowania zawiadomień na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 4 ziin (w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r.) pracownik dokonywał czynności unieważnienia dowodu osobistego osoby, której zmiana dotyczyła. Analogicznie w przypadku wprowadzania zmian do ewidencji ludności, gdzie pomimo nieprawidłowej formy przekazania informacji (decyzja zamiast zawiadomienie) dane były przekazywane do komórki ewidencji ludności. W wyniku weryfikacji aktualności oraz prawidłowości danych w Rejestrze PESEL w zakresie zmiany nazwisk stwierdzono, iż w sprawie nr USC (decyzja z dnia 23 maja 2014 r., ostateczna z dniem 10 czerwca 2014 r.) nieprawidłowo wprowadzona została data zmiany nazwiska (23 maja 2014 r., zamiast 10 czerwca 2014 r. data w której decyzja stała się ostateczna). W sprawach zakończonych po dniu 1 marca 2015 r. (USC i USC ) decyzje zostały przekazane do kierowników właściwych wg sporządzenia aktów stanu cywilnego, zgodnie z art. 145 ust. 9 pkt 10 Poasc. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ziin (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 marca 2015 r.) decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu. W sprawie nr USC do Rejestru PESEL została wprowadzona nieprawidłowa data zmiany. Decyzja wydana została w dniu 7 maja 2015 r., natomiast do systemu informatycznego wprowadzono datę 11 maja 2015 r. Powyższe stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o ewidencji ludności w związku z art. 12 ust. 2 ziin. W sprawie nr USC informacja o zmianie została wprowadzona do Rejestru PESEL. Zauważyć jednak należy, iż choć dane podstawowe są aktualne, to z historii zmian nazwiska wynika, iż osoba nigdy nie zmieniała nazwiska, co jest informacją nieprawdziwą. W toku kontroli nie ustalono przyczyn wskazanej nieprawidłowości. Zauważyć należy, iż pracownik niezwłocznie podjął czynności mające na celu doprowadzenie do zgodności danych zawartych w Rejestrze PESEL ze stanem faktycznym. [dowód: akta kontroli str.: ] 16