POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 12/2014/2015 Dyrektora Zespołu Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie z dnia r. POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI ZESPOŁU SZKÓŁ EKONOMICZNO-GASTRONOMICZNYCH IM. J. PIŁSUDSKIEGO W TARNOWIE

2 SPIS TREŚCI Podstawa prawna... 3 Podstawowe pojęcia... 4 POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH I.1 Wykaz miejsc w których przetwarzane są dane osobowe... 5 I.2 Zbiory i struktura danych przetwarzanych w systemach informatycznych I.2.1 Zbiory danych przetwarzanych w systemach informatycznych..6 I.2.2 Struktura zbiorów danych przetwarzanych w systemach informatycznych. 9 I.3 Zbiory i struktura danych przetwarzanych tradycyjnie I.3.1 Zbiory danych przetwarzanych tradycyjnie.. 12 I.3.2 Struktura zbiorów danych przetwarzanych tradycyjnie 21 I.4 System przetwarzania danych osobowych...27 I.5 Środki techniczne i organizacyjne stosowane w przetwarzaniu danych I.5.1 Cele i zasady funkcjonowania polityki bezpieczeństwa I.5.2 Kompetencje i odpowiedzialność w zarządzaniu bezpieczeństwem danych osobowych I.5.3 Zasady udzielania dostępu do danych osobowych I.5.4 Udostępnianie i powierzanie danych osobowych I.5.5 Bezpieczeństwo w przetwarzaniu danych osobowych w formie tradycyjnej I.5.6 Bezpieczeństwo w przetwarzaniu danych osobowych w systemach informatycznych I.6 Analiza ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych I.6.1 Identyfikacja zagrożeń I.6.2 Sposób zabezpieczenia danych I.6.3 Określenie wielkości ryzyka I.6.4 Identyfikacja obszarów wymagających szczególnych zabezpieczeń INSTRUKCJA ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INFORMATYCZNYM II.1 Nadawanie i rejestrowanie uprawnień do przetwarzania danych w systemie informatycznym II.2 Zabezpieczenie danych w systemie informatycznym II.3 Zasady bezpieczeństwa podczas pracy w systemie informatycznym II.4 Tworzenie kopii zapasowych II.5 Udostępnienie danych II.6 Przeglądy i konserwacje systemów II.7 Niszczenie wydruków i nośników danych INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W SYTUACJI NARUSZENIA DANYCH III.1 Istota naruszenia danych osobowych III.2 Postępowanie w przypadku naruszenia danych osobowych III.3 Sankcje karne Załączniki Strona 2 z 47

3 Podstawa prawna Konstytucja RP (art. 47 i 51) Konwencja nr 108 Rady Europy dotycząca ochrony osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych Dyrektywa PE i RE z dnia 24 października 1995 r. (95/46/EC) w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.) Rozporządzenie MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024) Kodeks pracy Strona 3 z 47

4 Podstawowe pojęcia 1 Szkoła w tym dokumencie jest rozumiana, jako Zespół Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie, zlokalizowany przy ulicy Bema 9/11; Polityka - w tym dokumencie jest rozumiana jako Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w Zespół Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie; Instrukcja w tym dokumencie rozumiana jest jako Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Zespół Szkół Ekonomiczno- Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie; Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) pracownik szkoły wyznaczony przez Administratora Danych Osobowych (Dyrektora) do nadzorowania przestrzegania zasad ochrony danych osobowych, oraz przygotowania dokumentów wymaganych przez przepisy ustawy o ochronie danych osobowych w Zespole Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie. Administrator Systemu Informatycznego (ASI) pracownik odpowiedzialny za funkcjonowanie systemu teleinformatycznego, oraz stosowanie technicznych i organizacyjnych środków ochrony stosowanych w tym systemie; Użytkownik systemu osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych w systemie. Użytkownikiem może być osoba zatrudniona w szkole, osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy cywilno-prawnej, osoba odbywająca staż w szkole; Identyfikator użytkownika jest to ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym; System informatyczny zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych; Przetwarzanie danych rozumie się to w tym dokumencie, jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie; Zabezpieczenie danych w systemie informatycznym wdrożenie i wykorzystywanie stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem; Wysoki poziom bezpieczeństwa musi występować wtedy, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służące do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną, Sieć lokalna połączenie komputerów pracujących w szkole w celu wymiany danych (informacji) dla własnych potrzeb, przy wykorzystaniu urządzeń telekomunikacyjnych; Sieć publiczna sieć telekomunikacyjna, niebędąca siecią wewnętrzną służąca do świadczenia usług telekomunikacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. - Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz. 852, z późn. zm.); Sieć telekomunikacyjna urządzenia telekomunikacyjne zestawione i połączone w sposób umożliwiający przekaz sygnałów pomiędzy określonymi zakończeniami sieci za pomocą przewodów, fal radiowych, bądź optycznych lub innych środków wykorzystujących energię elektromagnetyczną w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz.852 z późń. zm.); Strona 4 z 47

5 POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH I.1 Wykaz miejsc, w których przetwarzane są dane osobowe 2 LP. ADRES BUDYNEK POMIESZCZENIA ZABEZPIECZENIE dyrektora kluczami dysponuje dyrektor, Tarnów, główny klucze dostępne w sekretariacie ul. Bema 9/11 głównym, wyznaczony pracownik obsługi główny kluczami dysponuje dyrektor, v-ce dyrektorzy, kierownik szkolenia praktycznego, pracownicy u, wyznaczony pracownik obsługi młodzieżowy Strona 5 z 47 kluczami dysponują pracownicy u młodzieżowego, klucze dostępne w sekretariacie głównym, wyznaczony pracownik obsługi kluczami dysponują pracownicy, dyrektor szkoły, wyznaczony pracownik obsługi v-ce dyrektora kluczami dysponują v-ce dyrektor, dyrektor, klucze dostępne w sekretariacie głównym, wyznaczony pracownik obsługi kierownika szkolenia praktycznego pedagoga szkolnego pielęgniarki szkolnej zakładowa składnica akt kluczami dysponują kierownik szkolenia praktycznego, klucze dostępne w sekretariacie głównym, wyznaczony pracownik obsługi kluczami dysponuje pedagog, klucze dostępne w sekretariacie głównym, wyznaczony pracownik obsługi kluczami dysponuje pielęgniarka, klucze dostępne w sekretariacie głównym, wyznaczony pracownik obsługi kluczami dysponuje wyznaczony pracownik u biblioteka kluczami dysponuje bibliotekarz, wyznaczony

6 pracownik obsługi pokój nauczycielski kod dostępu udostępniony wszystkim szkoły, zmieniany 1 raz w roku oraz wyznaczony pracownik obsługi sale lekcyjne klucze dostępne w pokoju nauczycielskim i w sekretariacie głównym, pracownie komputerowe, klucze dostępne w sekretariacie głównym, opiekun pracowni, socjalny wyznaczony pracownik obsługi zaplecze pracowni wyznaczony nauczyciel komputerowej portiernia kluczami dysponują pracownicy obsługi, klucze dostępne w sekretariacie głównym Wykaz podmiotów, z którymi zawarto umowy powierzenia danych osobowych stanowi załącznik nr 7. I.2 Zbiory i struktura danych przetwarzanych w systemach informatycznych I.2.1 Zbiory danych przetwarzanych w systemach informatycznych 3a ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH PROGRAM INFORMATYCZNY SŁUŻĄCY DO PRZETWARZANIA ZBIORU DANYCH MIEJSCE PRZETWARZANIA ODPOWIEDZIALNY Pracownicy EDUNET - SIGMA zdalne logowanie dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, kierownik szkolenia praktycznego, główny księgowy OPTIVUM PLAN LEKCJI OPTIVUM - ZASTĘPSTWA dyrektora szkoły v-ce dyrektora zaplecze pracowni komputerowej dyrektor szkoły dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, kierownik szkolenia praktycznego wyznaczony nauczyciel Strona 6 z 47

7 EDUNET UONET+ zdalne logowanie samodzielny,, dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły OPTIVUM KADRY główny specjalista ds. kadrowych QZP starszy Poczta HOME OPTIVUM PŁACE OPTIVUM - FINANSE księgowość główny księgowy, księgowy PŁATNIK PZU-ERU ZUS-PUE zdalne logowanie główny księgowy, specjalista ds. kadrowych, samodzielny CITY DIRECT dyrektora szkoły dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, Strona 7 z 47 dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, główny księgowy, księgowy, starszy SIO główny specjalista ds. kadrowych, kierownik gospodarczy, starszy OFFICE (WORD, EXCEL) młodzieżowy główny, samodzielny, główny księgowy, księgowy specjalista ds. kadrowych, kierownik gospodarczy, starszy młodzieżowy samodzielny, ` główny księgowy, księgowy dyrektora szkoły dyrektor szkoły v-ce dyrektora v-ce dyrektor szkoły kierownika szkolenia praktycznego kierownika szkolenia praktycznego pedagoga pedagog szkolny szkolnego pokój nauczycielski, nauczyciel socjalny, sale lekcyjne, pracownia komputerowa biblioteka bibliotekarz opieki medycznej pielęgniarka szkolna MOLL biblioteka bibliotekarz Uczniowie Poczta HOME główny starszy, kierownik gospodarczy OFFICE (WORD, główny starszy, kierownik

8 EXCEL) gospodarczy młodzieżowy samodzielny, główny księgowy, księgowy dyrektora szkoły dyrektor szkoły v-ce dyrektora v-ce dyrektor szkoły kierownika szkolenia praktycznego kierownika szkolenia praktycznego pedagoga pedagog szkolny szkolnego pokój nauczycielski, nauczyciel socjalny, sale lekcyjne, pracownia komputerowa biblioteka bibliotekarz opieki medycznej pielęgniarka szkolna CITY-DIRECT dyrektora szkoły dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, główny księgowy, księgowy, starszy OPTIVUM - ŚWIADECTWA zdalne logowanie nauczyciel informatyki, wychowawca EDUNET UONET+ zdalne logowanie starszy, kierownik gospodarczy samodzielny,, dyrektor szkoły, v-ce dyrektor szkoły, kierownik szkolenia praktycznego, pedagog szkolny, nauczyciel, bibliotekarz SIO młodzieżowy samodzielny, VULCAN (Punkt Naboru) OBIEG SMOK zdalne logowanie zdalne logowanie samodzielny,, starszy, Komisja Rekrutacyjna powoływana na konkretny rok szkolny samodzielny,, dyrektor szkoły, kierownik szkolenia praktycznego Strona 8 z 47

9 Korespondencja Poczta HOME główny starszy, kierownik gospodarczy Archiwum Kandydaci nie przyjęci do szkoły Uczestnicy konkursów międzyszkolnych OFFICE (WORD, EXCEL) WSZYSTKIE UZYWANE PROGRAMY VULCAN (Punkt Naboru) OFFICE (WORD, EXCEL) zakładowa składnica akt, główny zdalne logowanie główny, pokój nauczycielski starszy samodzielny,, starszy, Komisja Rekrutacyjna powoływana na konkretny rok szkolny starszy, nauczyciele organizatorzy konkursu Monitoring Monitoring lokalny system wizyjny telewizji przemysłowej dyrektora szkoły dyrektor szkoły, kierownik gospodarczy I.2.2 Struktura zbiorów danych przetwarzanych w systemach informatycznych 3b ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH PROGRAM INFORMATYCZNY SŁUŻĄCY DO PRZETWARZANIA ZBIORU DANYCH Strona 9 z 47 Struktura zbioru/ zakres przetwarzanych danych Pracownicy EDUNET - SIGMA imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, wykształcenie, staż pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkami, wymiar zatrudnienia, przydział czynności, stanowisko służbowe OPTIVUM PLAN LEKCJI OPTIVUM - ZASTĘPSTWA EDUNET UONET+ OPTIVUM KADRY imię, nazwisko, wymiar zatrudnienia, przydział czynności, czas pracy imię,nazwisko, PESEL imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, wykształcenie, stanowisko służbowe, nazwisko rodowe, płeć, adres zamieszkania i zameldowania, numer telefonu, , nr i seria dowodu osobistego, data i organ wydania, imiona rodziców, stan cywilny i

10 QZP Poczta HOME OPTIVUM PŁACE OPTIVUM - FINANSE PŁATNIK CITY DIRECT PZU-ERU SIO OFFICE (WORD, EXCEL) MOLL rodzinny, stosunek do służby wojskowej, dokument wojskowy, seria i numer, stopień wojskowy, numer legitymacji służbowej, status majątkowy, emeryt, rencista, obywatelstwo, dane osoby do kontaktu, wykształcenie, nazwa szkoły i rok ukończenia, warunki zatrudnienia, staż i historia pracy, kary, nagrody, tytuł zawodowy, zawód wyuczony i wykonywany, uzyskane kwalifikacje urlopy bezpłatne, okolicznościowe, macierzyńskie, tacierzyńskie, rodzicielskie, zaświadczenia o stanie zdrowia i niepełnosprawności, imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr konta, dochód, wysokość wynagrodzenia, wysokość oszczędności i zadłużenia imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, nr telefonów, adres PESEL, NIP, imię, nazwisko, adres, data i miejsce urodzenia imię, nazwisko, numer konta bankowego PESEL, imię, nazwisko, adres, data i miejsce urodzenia pracownika i członków rodziny imię, nazwisko, adres, numer konta bankowego, wysokość wynagrodzenia Imię, nazwisko, adres, numer konta bankowego, sytuacja rodzinna, zdrowotna, losowa, dane osób uposażonych imię i nazwisko pracownika, PESEL, płeć, adres zamieszkania, wykształcenie, kwalifikacje, staż pracy, awans zawodowy, umowy o pracę zakres danych zgodny z tworzonym w danym momencie dokumentem imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, nr telefonu, nr PESEL Uczniowie Poczta HOME imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, nr telefonu, nr PESEL, sytuacja rodzinna i bytowa, oceny i frekwencja, klasa OFFICE (WORD, EXCEL) zakres danych zgodny z tworzonym w danym momencie dokumentem CITY-DIRECT OPTIVUM - ŚWIADECTWA MOLL EDUNET UONET+ imię, nazwisko, adres, numer konta bankowego, wysokość stypendium lub zapomogi imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, nr PESEL, oceny i frekwencja imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, nr telefonu, nr PESEL PESEL, imię i nazwisko data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, , imiona rodziców, obywatelstwo, opiekun prawny, wykształcenie, historia nauki, nazwa szkoły i rok ukończenia, informacje o stanie zdrowia zaświadczenie o przydatności do nauki w danym zawodzie imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, rodzaj i nr dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, stopień i symbol Strona 10 z 47

11 niepełnosprawności, wskazania, uzasadnienie, oceny, frekwencja, zachowanie SIO VULCAN (Punkt Naboru) dane rodzica/opiekuna: PESEL, imię i nazwisko rodzica, opiekuna, , adres zamieszkania, numer telefonu, , stan cywilny, stan rodzinny imię i nazwisko, PESEL, płeć, adres zamieszkania, wykształcenie, przystąpienie do kwalifikacji, pomoc psychologiczna, nazwa szkoły i rok ukończenia PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, , imiona rodziców, obywatelstwo, opiekun prawny, wykształcenie, historia nauki, nazwa szkoły i rok ukończenia, informacje o stanie zdrowia zaświadczenie o przydatności do nauki w danym zawodzie rodzaj i nr dokumentu tożsamości, stopień i symbol niepełnosprawności, wskazania, uzasadnienie, ilość punktów rekrutacyjnych dane rodzica/opiekuna: PESEL, imię i nazwisko rodzica/opiekuna, , adres zamieszkania, numer telefonu, , stan cywilny, stan rodzinny OBIEG PESEL, imię (imiona), nazwisko, nazwisko rodowe, adres, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, obywatelstwo, SMOK PESEL, imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe, adres, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, , nazwa zawodu, nazwa zdawanej kwalifikacji Korespondencja Poczta HOME imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, nr telefonów, Archiwum Kandydaci nie przyjęci do szkoły Uczestnicy konkursów międzyszkolnych OFFICE (WORD, EXCEL) WSZYSTKIE UZYWANE PROGRAMY KSIĘGOWE, KADROWE I PŁACOWE VULCAN (Punkt Naboru) OFFICE (WORD, EXCEL) adres , miejsce pracy nazwiska i imiona, adresy zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy, nr telefonu, , stanowisko służbowe PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, , imiona rodziców, obywatelstwo, opiekun prawny, wykształcenie, historia nauki, nazwa szkoły i rok ukończenia, informacje o stanie zdrowia zaświadczenie o przydatności do nauki w danym zawodzie rodzaj i nr dokumentu tożsamości, stopień i symbol niepełnosprawności, wskazania, uzasadnienie, ilość punktów rekrutacyjnych dane rodzica/opiekuna: PESEL, imię i nazwisko rodzica/opiekuna, , adres zamieszkania, numer telefonu, , stan cywilny, stan rodzinny imię i nazwisko uczestnika konkursu, szkoła, klasa, zawód, wiek, imiona i nazwiska rodziców /prawnych opiekunów, nr telefonu Monitoring Monitoring lokalny - Wizerunek osób, nr rejestracyjny samochodów Strona 11 z 47

12 system wizyjny telewizji przemysłowej I.3. Zbiory i struktura danych przetwarzanych tradycyjnie I.3.1 Zbiory danych przetwarzanych tradycyjnie 4a ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH DOKUMENTACJA SŁUZĄCA DO PRZETWARZANIA ZBIORU DANYCH MIEJSCE PRZETWARZANIA /ODPOWIEDZIALNY Pracownicy Akta osobowe główny/sp. ds. kadrowych Ewidencja zatrudnienia pracowników Ewidencja i rejestr urlopów, okoliczn., bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych /podania/ Ewidencja i rejestr legitymacji nauczycielskich /wnioski/ Ewidencja i rejestr nagród i odznaczeń Państwowych /wnioski/ Ewidencja i rejestr pracowników podnoszących swoje kwalifikacje Dokumentacja awansów zawodowych nauczycieli, ewidencja, rejestr Zaświadczenie o zatrudnieniu Rejestr emerytów i rencistów główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych Strona 12 z 47 MIEJSCE PRZECHOWYWANIA główny główny główny główny główny główny główny główny główny ZABEZPIECZENIE szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a sekr. szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a sekr. sekr. sekr.

13 Ewidencja i rejestr dokumentacji ubezpieczeniowej pracowników /zarejestrowanie i wyrejestrowanie z ubezp. społecznych i zdrowotnych pracowników i członków rodziny pracownika / Ewidencja czasu pracy pracowników /zwolnienia lekarskie i inne nieobecności w pracy / Listy motywacyjne i życiorysy/cv/ Korespondencja przychodząca /obciążenia komornicze, podziękowania, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe/ Korespondencja wychodząca /opinie, listy polecające, zgłoszenia do konkursów/ główny/sp. ds. kadrowych główny/sp. ds. kadrowych / główny księgowy, księgowy główny/sp. ds. kadrowych główny/starszy główny/starszy główny główny główny główny główny sekr. szafa pancerna, klucz u specjalisty ds. kadrowych i a sekr. sekr. sekr. Dokumentacja ZFŚS /rejestr wniosków, wnioski o świadczenia, oświadczenia o dochodzie, protokoły z posiedzenia Komisji, listy wypłat/ Dokumentacja księgowa PKZP Składnica Zakładowa Akt główny/starszy / główny księgowy, księgowy główny/starszy główny/starszy główny główny główny sekr. sekr. Strona 13 z 47

14 Listy obecności pracowników administracji i obsługi Wnioski i ewidencja /karty urlopowe/ urlopów pracowników administracji i obsługi Ewidencja wyjść służbowych Ewidencja czasu pracy pracowników adm. i obsługi Ewidencja środków ochrony osobistej/pracującyc h przy monitorach ekranowych Skierowania i zaświadczenia do celów sanitarno - epidemiologicznych Skierowania na badania profilaktyczne Rejestr zaświadczeń lekarskich Ewidencja szkoleń bhp Protokoły powypadkowe Księga kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Protokoły odpowiedzialności materialnej główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny/kierownik gospodarczy główny główny główny główny główny główny główny główny główny główny główny główny sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. sekr. Strona 14 z 47

15 Skład Komisji Dodatkowych i Przedmiotowych główny/kierownik gospodarczy główny prac. sekr. Arkusz organizacyjny gab. dyrektora / dyrektor szkoły Dokumentacja gab. dyrektora / nadzoru dyrektor szkoły pedagogicznego Kroniki i dokumentacja historii szkoły Notatki służbowe Ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych; Wykaz klas i wychowawców Oświadczenia o ochronie materiałów egzaminacyjnych gab. dyrektora / dyrektor szkoły gab. dyrektora/ dyrektor szkoły główny/ starszy gab. dyrektora/ dyrektor szkoły główny/pracowni cy u młodzieżowy/ pracownicy u młodzieżowego gab. pedagoga/ pedagog gab. kierownika szkolenia praktycznego/ kierownik szkolenia praktycznego gab. opieki medycznej/ pielęgniarka szkolna gab. kierownika szkolenia praktycznego/ kierownik szkolenia praktycznego Strona 15 z 47 dyrektora szkoły dyrektora szkoły dyrektora szkoły dyrektora szkoły główny dyrektora, szkoły główny pedagoga kierownika szkolenia praktycznego opieki medycznej kierownika szkolenia praktycznego u dyrektora szkoły u dyrektora szkoły do u dyrektora szkoły w sekretariacie głównym u dyrektora szkoły sekr. sekr. sekr. sekr. pedagogowi kierownikowi szkolenia praktycznego pielęgniarce szkolnej kierownikowi szkolenia praktycznego główny

16 Karty wycieczek Dane osobowe pracowników i emerytów Odcinki list płac dla pracowników Dokumentacja ubezpieczeniowa pracowników /składki i raporty miesięczne ZUS/ Informacje o zarobkach (PIT- y) Listy płac Umowy o pracę Karty wynagrodzeń Karty zasiłkowe Zaświadczenia o zarobkach Rejestr potrąceń komorniczych Rejestr kont bankowych pracowników i główny/ specjalista ds. kadrowych v-ce dyrektora/ v-ce dyrektor szkoły młodzieżowy/ samodzielny młodzieżowy/ samodzielny / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, v-ce dyrektora młodzieżowy młodzieżowy u v-ce dyrektorowi u młodzieżowego u młodzieżowego Strona 16 z 47

17 emerytów księgowy Dokumentacja dobrowolnych ubezpieczeń grupowych pracowników / główny księgowy, księgowy Orzeczenia o niepełnosprawności pracowników Dokumentacja emerytalno-rentowa pracowników i byłych pracowników Oświadczenia do celów podatkowych Oświadczenia o potrąceniach z listy płac / min. oświadczenia o przynależności związkowej/ / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy Uczniowie Akta osobowe ucznia młodzieżowy/ samodzielny Księga uczniów Rejestr wydanych legitymacji Rejestr wydanych zaświadczeń i zaświadczenia Legitymacje uczniowskie Orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego młodzieżowy/ samodzielny młodzieżowy/ samodzielny młodzieżowy/ samodzielny młodzieżowy/ samodzielny młodzieżowy/ samodzielny Strona 17 z 47 młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy u młodzieżowego u młodzieżowego u młodzieżowego u młodzieżowego u młodzieżowego u

18 Opinie poradni psychologicznopedagogicznych Orzeczenia o niepełnosprawności uczniów Arkusze ocen Rejestr wydanych świadectw ukończenia szkoły Świadectwa Wnioski o wydanie duplikatów świadectw Dzienniki zajęć specjalistycznych Dzienniki zajęć pozalekcyjnych pedagoga/ pedagog, wychowawca młodzieżowy/ samodzielny pedagoga/ pedagog, wychowawca / księgowy główny/starszy ; pokój nauczycielski/ wychowawca główny/starszy pokój socjalny/wychow awca, nauczyciel główny /starszy dyrektora szkoły/ dyrektor szkoły młodzieżowy/ samodzielny główny/starszy pokój nauczycielski, sale lekcyjne/ nauczyciele prowadzący Strona 18 z 47 pedagoga młodzieżowy pedagoga główny główny pokój socjalny główny dyrektora szkoły młodzieżowy główny młodzieżowego pedagogowi u młodzieżowego pedagogowi u sekr. klucz w sekretariacie głównym starszemu owi u młodzieżowego sekr. pokój nauczycielski szyfr do pokoju nauczycielskiego Dziennik pedagoga pedagoga szafka na klucz

19 Deklaracje przystąpienia do matury i kwalifikacji w zawodzie Informacje o wynikach egzaminu maturalnego, dyplomy maturalne i wyniki egzaminów zawodowych Pomoc socjalna: (zasiłki szkolny, stypendia socjalne, wyprawka, pomoc materialna z Rady Rodziców) Listy wypłat pomocy socjalnej Numery kont bankowych uczniów i rodziców (dotyczące wypłaty pomocy socjalnej) Zwolnienia z W-F Dane Prezydium Rady Rodziców Dokumentacja ubezpieczeniowa Protokoły powypadkowe Karta zdrowia ucznia, karty szczepień Listy uczestników wycieczek Ewidencja uczniów przystępujących do egzaminów zewnętrznych pedagoga/ pedagog młodzieżowy/ młodzieżowy/ młodzieżowy/ / główny księgowy, księgowy / główny księgowy, księgowy młodzieżowy/ młodzieżowy/ młodzieżowy/ główny/inspektor BHP pielęgniarki szkolnej v-ce dyrektora/ v-ce dyrektor szkoły dyrektora szkoły /dyrektor szkoły młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy młodzieżowy główny pielęgniarka szkolna v-ce dyrektora szkoły dyrektora szafa na klucz szafa na klucz szafa na klucz szafa na klucz szafa na klucz szafa na klucz sekr. pielęgniarce szkolnej v-ce dyrektorowi u dyrektora Strona 19 z 47

20 Korespondencja Archiwum Kandydaci nie przyjęci do szkoły Uczestnicy konkursów międzyszkolnych Karty informacyjne śródroczne i roczne Protokoły rad pedagogicznych i Komisji przedmiotowych Deklaracje uczęszczania na religię, sprzeciw od zajęć z wychowania do życia w rodzinie Dziennik korespondencji Wszystkie wytworzone w jednostce dokumenty podlegające archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Tymczasowe akta osobowe Karty zgłoszeń, listy uczestników, protokoły wręczenia nagród młodzieżowy/ samodzielny, kierownika szkolenia praktycznego/ kierownik szkolenia praktycznego pokój nauczycielski/ wychowawcy dyrektora szkoły /dyrektor szkoły pokój nauczycielski/ wychowawca główny/ starszy główny, zakładowa składnica akt/ starszy młodzieżowy/ samodzielny główny, pokój nauczycielski/ starszy, nauczyciele organizatorzy danego konkursu młodzieżowy kierownika szkolenia praktycznego dyrektora szkoły dyrektora szkoły pokój nauczycielski główny główny, zakładowa składnica akt młodzieżowy główny, pokój nauczycielski u młodzieżowego kierownikowi szkolenia praktycznego u dyrektora u dyrektora szafki na klucz dostępne poszczególnym wychowawcom. sekr. wyznaczonemu pracownikowi sekr. u młodzieżowego u, szafki na klucz dostępne organizatorowi konkursu Strona 20 z 47

21 I.3.2 Struktura zbiorów danych przetwarzanych tradycyjnie 4b ZBIÓR DANYCH DOKUMENTACJA SŁUZĄCA DO Struktura zbioru/ zakres przetwarzanych danych OSOBOWYCH PRZETWARZANIA ZBIORU DANYCH Pracownicy Akta osobowe imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, wykształcenie, stanowisko służbowe, nazwisko rodowe, płeć, adres zamieszkania i zameldowania, numer telefonu, , nr i seria dowodu osobistego, data i organ wydania, imiona rodziców, stan cywilny i rodzinny, stosunek do służby wojskowej, dokument wojskowy, seria i numer, stopień wojskowy, numer legitymacji służbowej, status majątkowy, emeryt, rencista, obywatelstwo, dane osoby do kontaktu, wykształcenie, nazwa szkoły i rok ukończenia, warunki zatrudnienia, staż i historia pracy, kary, nagrody, tytuł zawodowy, zawód wyuczony i wykonywany, uzyskane kwalifikacje urlopy bezpłatne, okolicznościowe, macierzyńskie, tacierzyńskie, rodzicielskie, zaświadczenia o stanie zdrowia i niepełnosprawności, wizerunek - zdjęcie Ewidencja zatrudnienia pracowników PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, Ewidencja i rejestr urlopów, okoliczn., bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych /podania/ Ewidencja i rejestr legitymacji nauczycielskich /wnioski/ zatrudnienie, staż pracy nazwisko i imię, stanowisko, powód urlopu,data urlopu imię i nazwisko, nr legitymacji, data ważności legitymacji, wizerunek - zdjęcie Ewidencja i rejestr nagród i odznaczeń Państwowych /wnioski/ Ewidencja i rejestr pracowników podnoszących swoje kwalifikacje Dokumentacja awansów zawodowych nauczycieli, ewidencja, rejestr Zaświadczenie o zatrudnieniu Rejestr emerytów i rencistów imię i nazwisko, nazwisko rodowe,data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, adres zamieszkania, dowód osobisty seria i nr imię i nazwisko, nazwa uczelni,rok rozpoczęcia i zakończenia studiów imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, okres zatrudnienia,stanowisko wymiar zatrudnienia, status nauczyciela, historia pracy, uzyskane kwalifikacje, przebieg stażu, zaświadczenie o ukończeniu stażu imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, stanowisko, data i czasookres zatrudnienia imię i nazwisko, data urodzenia,adres zamieszkania, nr telefonu, nr emerytury Strona 21 z 47

22 Ewidencja i rejestr dokumentacji ubezpieczeniowej pracowników /zarejestrowanie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników i członków rodziny pracownika / Ewidencja czasu pracy pracowników /zwolnienia lekarskie i inne nieobecności w pracy / Listy motywacyjne i życiorysy/cv/ Korespondencja przychodząca /obciążenia komornicze, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe/ Korespondencja wychodząca /opinie, listy polecające, zgłoszenia do konkursów/ Dokumentacja ZFŚS /rejestr wniosków, wnioski o świadczenia, oświadczenia o dochodzie, protokoły z posiedzenia Komisji, listy wypłat/ Dokumentacja księgowa PKZP Składnica Zakładowa Akt Listy obecności pracowników administracji i obsługi Wnioski i ewidencja /karty urlopowe/ urlopów pracowników administracji i obsługi Ewidencja wyjść służbowych Ewidencja czasu pracy pracowników adm. i obsługi Ewidencja środków ochrony osobistej/pracujących przy monitorach ekranowych Skierowania i zaświadczenia do celów sanitarno - epidemiologicznych Skierowania na badania profilaktyczne PESEL, imię i nazwisko, data urodzenia,adres zamieszkania, tytuł i kod ubezpieczania, data ubezpieczenia, data ustania ubezpieczenia nazwisko i imię, okres i powód zwolnienia z pracy imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, nr telefonu, , wykształcenie, zatrudnienie, staż pracy, wizerunek zdjęcie, stan cywilny imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu, adres , obciążenia komornicze, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu, adres , staż pracy, osiągnięcia imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu, dochody, sytuacja rodzinna, bytowa, zdrowotna pracownika lub emeryta oraz członków jego rodziny, daty urodzenia, oraz miejsce pobierania nauki przez jego dzieci, nr i wysokość renty lub emerytury imię, nazwisko, adres zamieszkania, dochody, sytuacja rodzinna, bytowa, zdrowotna pracownika lub emeryta oraz członków jego rodziny, wysokość jego oszczędności i zadłużenia wszystkie dane - w zależności od struktury poszczególnych akt imię, nazwisko, czas pracy, powód i data nieobecności, wymiar etatu, stanowisko imię, nazwisko, czas pracy, powód i data nieobecności, wymiar etatu, stanowisko imię, nazwisko, czas, powód i data nieobecności, cel wyjścia imię, nazwisko, czas pracy, powód i data nieobecności, wymiar etatu, stanowisko imię, nazwisko, wymiar etatu, stanowisko imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL, informacja o stanie zdrowia imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL, informacja o stanie zdrowia Strona 22 z 47

23 Rejestr zaświadczeń lekarskich imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania Ewidencja szkoleń bhp imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL Protokoły powypadkowe imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, imię ojca, stanowisko służbowe, nr dowodu osobistego, imiona i nazwiska świadków wypadku, data, okoliczności i przyczyna wypadku, forma zatrudnienia, Księga kontroli wewnętrznych i zewnętrznych imię i nazwisko kontrolującego, stanowisko służbowe, nazwa jednostki kontrolującej, data kontroli Protokoły odpowiedzialności imię i nazwisko, stanowisko materialnej Skład Komisji Dodatkowych i Przedmiotowych imię i nazwisko, stanowisko, przydział czynności dodatkowych Arkusz organizacyjny imię i nazwisko, stanowisko, wymiar zatrudnienia, przydział czynności Dokumentacja nadzoru pedagogicznego imię i nazwisko, stanowisko, przydział czynności, osiągnięcia, Kroniki i dokumentacja historii imię, nazwisko, wychowawstwo, wizerunek, szkoły Notatki służbowe imię i nazwisko, stanowisko Ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych; Wykaz klas i wychowawców Oświadczenia o ochronie materiałów egzaminacyjnych, listy powołanych członków komisji egzaminacyjnych (Nadzorujących i Przedmiotowych) Karty wycieczek Dane osobowe pracowników i emerytów Odcinki list płac dla pracowników Dokumentacja ubezpieczeniowa pracowników /składki i raporty miesięczne ZUS/ Informacje o zarobkach (PIT- y) Strona 23 z 47 imię i nazwisko, identyfikator, nr i zakres upoważnienia, data nadania imię, nazwisko, wykształcenie, przydział czynności, imię, nazwisko, wykształcenie, nr dowodu osobistego, nr egzaminatora, nazwa nauczanego przedmiotu, imię, nazwisko, nr telefonu imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu imię, nazwisko, stanowisko, PESEL, kod ubezpieczenia, wymiar etatu, staż pracy, wynagrodzenie, okres i powód nieobecności w pracy, imię, nazwisko, PESEL, kod ubezpieczenia, podstawa opodatkowania, wysokość zasiłków ZUS imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce zamieszkania, wynagrodzenie Listy płac imię, nazwisko, stanowisko, PESEL, kod ubezpieczenia, wymiar etatu, staż pracy, wynagrodzenie, okres i powód nieobecności w pracy, Umowy o pracę imię, nazwisko, PESEL, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, nr telefonu, stanowisko, okres obowiązywania umowy, wynagrodzenie

24 Karty wynagrodzeń imię, nazwisko, PESEL, stanowisko, wynagrodzenie Karty zasiłkowe imię, nazwisko, PESEL, okres i przyczyna nieobecności, wynagrodzenie Zaświadczenia o zarobkach imię, nazwisko, stanowisko, PESEL, okres zatrudnienia, wynagrodzenie i jego obciążenia, wysokość świadczeń socjalnych Rejestr potrąceń komorniczych imię, nazwisko, wysokość i tytuły obciążeń komorniczych Rejestr kont bankowych imię, nazwisko, nr konta bankowego pracowników i emerytów Dokumentacja dobrowolnych imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, miejsce ubezpieczeń grupowych urodzenia, adres zamieszkania, nr telefonu, pracowników , informacje o stanie zdrowia i zdarzeniach Orzeczenia o niepełnosprawności pracowników Dokumentacja emerytalnorentowa pracowników i byłych pracowników Strona 24 z 47 losowych, dane osób uposażonych imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, stopień i symbol niepełnosprawności imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, stopień i symbol niepełnosprawności, imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, Oświadczenia do celów podatkowych Oświadczenia o potrąceniach z imię, nazwisko, adres zamieszkania, informacja o listy płac / min. oświadczenia o przynależności do związków i stowarzyszeń przynależności związkowej/ Uczniowie Akta osobowe ucznia PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, , imiona rodziców, obywatelstwo, opiekun prawny, wykształcenie, historia nauki, nazwa szkoły i rok ukończenia, informacje o stanie zdrowia zaświadczenie o przydatności do nauki w danym zawodzie rodzaj i nr dokumentu tożsamości, stopień i symbol niepełnosprawności, wskazania, uzasadnienie, ilość punktów rekrutacyjnych, wizerunek - fotografia Dane rodzica/opiekuna: PESEL, imię i nazwisko rodzica/opiekuna, , adres zamieszkania, numer telefonu, , stan cywilny, stan rodzinny Księga uczniów Rejestr wydanych legitymacji Rejestr wydanych zaświadczeń i zaświadczenia Legitymacje uczniowskie Orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania rodziców, data przyjęcia i ukończenia szkoły, nr wydanego świadectwa imię i nazwisko, klasa, nr legitymacji, data wydania imię i nazwisko, klasa, data wydania, cel wydania - nazwa instytucji imię i nazwisko, klasa, nr legitymacji, data wydania, wizerunek - fotografia imię, nazwisko wnioskodawcy i ucznia, data i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, klasa, imiona i nazwiska

25 rodziców(opiekunów prawnych) oraz ich adres zamieszkania, stopień upośledzenia, diagnoza, uzasadnienie, zalecenia Opinie poradni psychologicznopedagogicznych imię, nazwisko wnioskodawcy i ucznia, data i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, klasa, imiona i nazwiska rodziców(opiekunów prawnych) oraz ich adres zamieszkania, stopień upośledzenia, diagnoza, uzasadnienie, zalecenia Orzeczenia o niepełnosprawności uczniów imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, stopień i symbol niepełnosprawności Arkusze ocen imię i nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania rodziców (opiekunów), data przyjęcia i ukończenia szkoły, nr w księdze uczniów, informacje o ocenach, zachowaniu, szczególnych osiągnięciach, egzaminach poprawkowych i klasyfikacyjnych, indywidualnym toku nauki, data i przyczyna opuszczenia szkoły, Rejestr wydanych świadectw ukończenia szkoły imię i nazwisko, PESEL, klasa, nr i data wydania świadectwa, rok ukończenia szkoły Świadectwa imię i nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia, klasa, nr i data wydania świadectwa, data ukończenia szkoły, oceny, zachowanie, szczególne osiągnięcia, indywidualny tok nauki Wnioski o wydanie duplikatów imię, nazwisko, nazwisko rodowe, adres świadectw zamieszkania, nr telefonu, rok i typ ukończonej szkoły, nr dowodu osobistego, dane osoby upoważnionej do odbioru duplikatu Dzienniki zajęć specjalistycznych imię, nazwisko, klasa, frekwencja, opinia specjalistyczna ( psychologiczno - pedagogiczna) Dzienniki zajęć pozalekcyjnych imię,nazwisko, klasa, frekwencja Dziennik pedagoga imię i nazwisko ucznia, klasa, imię i nazwisko rodziców, sytuacja zawodowa rodziców, okoliczności powodujące trudne warunki materialne, stan rodzinny, opinia pedagoga szkolnego Deklaracje przystąpienia do matury i kwalifikacji w zawodzie PESEL, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, płeć, adres stały, numer telefonu, , nazwa szkoły i rok ukończenia, opinia poradni psychologiczno pedagogicznej o specyficznych trudnościach w uczeniu się Informacje o wynikach egzaminu maturalnego, dyplomy maturalne i wyniki egzaminów zawodowych Pomoc socjalna: (zasiłki szkolny, stypendia socjalne, wyprawka) Strona 25 z 47 PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, wyniki uzyskane z poszczególnych części egzaminów, nazwa kwalifikacji zawodowej PESEL, imię i nazwisko wnioskodawcy, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, płeć, adres stały, nr telefonu, , imiona rodziców, stan cywilny i rodzinny, posiadanie gospodarstwa rolnego, dochody członków rodziny, sytuacja

26 rodzinna i bytowa, decyzja o przyznaniu pomocy Pomoc socjalna: pomoc PESEL, imię i nazwisko ucznia, klasa, imię materialna z Rady Rodziców) i nazwisko rodziców, sytuacja zawodowa rodziców, okoliczności powodujące trudne warunki materialne, miejsce pracy rodziców, stan rodzinny, opinia pedagoga szkolnego, decyzja Prezydium Rady Rodziców Listy wypłat pomocy socjalnej imię i nazwisko ucznia, klasa, imię,nazwisko i adres wnioskodawcy, kwota przyznanej pomocy Numery kont bankowych uczniów i rodziców (dotyczące imię i nazwisko ucznia, imię i, nazwisko, adres, nr konta wnioskodawcy wypłaty pomocy socjalnej) Zwolnienia z W-F Imię i nazwisko, klasa, imię i nazwisko rodzica, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia, PESEL, okres i przyczyna zwolnienia lekarskiego Dane Prezydium Rady Rodziców Dokumentacja ubezpieczeniowa Protokoły powypadkowe Karta zdrowia ucznia, karty szczepień Listy uczestników wycieczek Ewidencja uczniów przystępujących do egzaminów zewnętrznych Karty informacyjne śródroczne i roczne Protokoły rad pedagogicznych i Komisji przedmiotowych Deklaracje uczęszczania na religię, sprzeciw od zajęć z wychowania do życia w rodzinie Strona 26 z 47 PESEL, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, płeć, adres stały, numer telefonu, dowód osobisty (seria i nr, wydany przez, data wydania), karty wzorów podpisu PESEL, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania imię i nazwisko, klasa, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, imiona i nazwiska świadków wypadku, data, okoliczności i przyczyna wypadku imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, informacje o stanie zdrowia, wykonanych szczepieniach imię i nazwisko, PESEL, nr telefonu, imię, nazwisko, i nr telefonu rodzica/prawnego opiekuna, adres zamieszkania PESEL, imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, płeć, adres zamieszkania numer telefonu, , nazwa szkoły i rok ukończenia, opinia poradni psychologiczno pedagogicznej o specyficznych trudnościach w uczeniu się imię i nazwisko, klasa, średnia ocen, udział w olimpiadach i konkursach imię i nazwisko, klasa, oceny, zachowanie, frekwencja, średnia ocen, decyzje o egzaminach poprawkowych i klasyfikacyjnych, decyzje o skreśleniu z listy uczniów imię i nazwisko, klasa, podpis rodzica, decyzja o uczęszczaniu na lekcje religii, etyki, rezygnacja z zajęć wychowania do życia w rodzinie. Korespondencja Dziennik korespondencji imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, nr telefonów, adres , miejsce pracy Archiwum Wszystkie wytworzone w jednostce dokumenty podlegające archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie nazwiska i imiona, adresy zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy, nr telefonu, , stanowisko służbowe

27 Kandydaci nie przyjęci do szkoły Uczestnicy konkursów międzyszkolnych przepisami Tymczasowe akta osobowe Karty zgłoszeń, listy uczestników, protokoły wręczenia nagród PESEL, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, , imiona rodziców, obywatelstwo, opiekun prawny, wykształcenie, historia nauki, nazwa szkoły i rok ukończenia, informacje o stanie zdrowia zaświadczenie o przydatności do nauki w danym zawodzie rodzaj i nr dokumentu tożsamości, stopień i symbol niepełnosprawności, wskazania, uzasadnienie, ilość punktów rekrutacyjnych dane rodzica/opiekuna: PESEL, imię i nazwisko rodzica/opiekuna, , adres zamieszkania, numer telefonu, , stan cywilny, stan rodzinny imię i nazwisko uczestnika konkursu, szkoła, klasa, zawód, wiek, imiona i nazwiska rodziców /prawnych opiekunów, nr telefonu I.4 System przetwarzania danych osobowych 5 W skład systemu wchodzą: dokumentacja papierowa (korespondencja, dokumenty pracowników i uczniów); wydruki komputerowe; urządzenia i oprogramowanie komputerowe służące do przetwarzania informacji; procedury przetwarzania danych w tym systemie, w tym procedury awaryjne. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami 6 Nazwa programu Kierunek Nazwa programu Sposób przekazywania danych przepływu danych EDUNET - SIGMA OPTIVUM PLAN LEKCJI manualny SIO manualny OPTIVUM PLAN LEKCJI OPTIVUM ZASTĘPSTWA półautomatyczny VULCAN (Punkt Naboru) UONET+ półautomatyczny OFFICE półautomatyczny, manualny UONET+ OFFICE półautomatyczny, manualny OBIEG OFFICE półautomatyczny, manualny SMOK OFFICE półautomatyczny, manualny OPTIVUM - PŁACE CITY DIRECT półautomatyczny PŁATNIK półautomatyczny OFFICE POCZTA HOME półautomatyczny, manualny Przetwarzanie danych osobowych w systemie informatycznym odbywa się przy zachowaniu wysokiego poziom bezpieczeństwa. Strona 27 z 47

28 I.5 Środki techniczne i organizacyjne stosowane w przetwarzaniu danych I.5.1 Cele i zasady funkcjonowania polityki bezpieczeństwa 7 Realizując Politykę bezpieczeństwa informacji zapewnia się ich: poufność informacja nie jest udostępniana lub ujawniana nieupoważnionym osobom, podmiotom i procesom, integralność dane nie zostają zmienione lub zniszczone w sposób nie autoryzowany, dostępność istnieje możliwość wykorzystania ich na żądanie, w założonym czasie, przez autoryzowany podmiot, rozliczalność możliwość jednoznacznego przypisania działań poszczególnym osobom, autentyczność zapewnienie, że tożsamość podmiotu lub zasobu jest taka, jak deklarowana, niezaprzeczalność uczestnictwo w całości lub części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie jest niepodważalne, niezawodność zamierzone zachowania i skutki są spójne. 8 Polityka bezpieczeństwa informacji w Szkole ma na celu zredukowanie możliwości wystąpienia negatywnych konsekwencji naruszeń w tym zakresie, tj.: 1) naruszeń danych osobowych rozumianych jako prywatne dobro powierzone Szkole; 2) naruszeń przepisów prawa oraz innych regulacji; 3) utraty lub obniżenia reputacji Szkoły; 4) strat finansowych ponoszonych w wyniku nałożonych kar; 5) zakłóceń organizacji pracy spowodowanych nieprawidłowym działaniem systemów. 9 Realizując Politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych Szkoła dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, aby dane te były: przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celu, w jakim są przetwarzane, przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Strona 28 z 47

29 I.5.2 Kompetencje i odpowiedzialność w zarządzaniu bezpieczeństwem danych osobowych 10 Za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z prawem, celami przetwarzania lub przechowywanie ich w sposób niezapewniający ochrony interesów osób, których te dane dotyczą grozi odpowiedzialność karna wynikająca z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych lub pracownicza na zasadach określonych w kodeksie pracy. 11 Administrator Danych Osobowych (ADO) Dyrektor Szkoły: formułuje i wdraża warunki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, prowadzi i aktualizuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych, na którą składa się niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym oraz odpowiada za jej przestrzeganie zapewnia zapoznanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych decyduje o zakresie, celach oraz metodach przetwarzania i ochrony danych osobowych, wydaje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych określając w nich zakres i termin ważności wzór upoważnienia określa załącznik nr 1, odwołuje upoważnienie załącznik nr 2, prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych wzór rejestru określa załącznik nr 3, odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w Szkole. 12 Administrator Danych Osobowych może powołać z pośród pracowników Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI), którego kompetencje i zakres zadań ustala ustawa o ochronie danych osobowych. 13 Administrator Systemu Informatycznego (ASI) pracownik Szkoły wyznaczony przez Dyrektora: zarządza bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym zgodnie z wymogami prawa i wskazówkami ABI, doskonali i rozwija metody zabezpieczenia danych przed zagrożeniami związanymi z ich przetwarzaniem, przydziela identyfikatory użytkownikom systemu informatycznego oraz zaznajamia ich z procedurami ustalania i zmiany haseł dostępu, nadzoruje prace związane z rozwojem, modyfikacją, serwisowaniem i konserwacją systemu, zapewnia bezpieczeństwo wewnętrznego i zewnętrznego obiegu informacji w sieci i zabezpieczenie łączy zewnętrznych, prowadzi nadzór nad archiwizacją zbiorów danych oraz zabezpiecza elektroniczne nośniki informacji zawierających dane osobowe. Strona 29 z 47

30 14 Pracownik przetwarzający dane (PPD) pracownik upoważniony przez ABI: chroni prawo do prywatności osób fizycznych powierzających Szkole swoje dane osobowe poprzez przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami określonymi w Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym Szkoły, zapoznaje się zasadami określonymi w Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym Szkoły i składa oświadczenie o znajomości tych przepisów. I.5.3 Zasady udzielania dostępu do danych osobowych 15 Dostęp do danych osobowych może mieć wyłącznie osoba zaznajomiona z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zasadami zawartymi w obowiązującej w Szkole Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. Osoba zaznajomiona z zasadami ochrony danych potwierdza to w pisemnym oświadczeniu. 16 Dostęp do danych osobowych może mieć wyłącznie osoba posiadająca pisemne oraz imienne upoważnienie wydane przez ADO. 17 ADO może wyznaczyć upoważnionych do przetwarzania danych osobowych pracowników Szkoły do nadzoru nad upoważnionymi pracownikami podmiotów zewnętrznych lub innymi upoważnionymi osobami przetwarzającymi dane osobowe w Szkole. I.5.4 Udostępnianie i powierzanie danych osobowych 18 Dane osobowe mogą być udostępnione osobom i podmiotom z mocy przepisów prawa lub jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią one potrzebę ich posiadania, a ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których one dotyczą. 19 Udostępnienie danych może nastąpić na pisemny wniosek (załącznik nr 8)zawierający następujące elementy: adresat wniosku (administrator danych), wnioskodawca, podstawa prawna (wskazanie potrzeby), wskazanie przeznaczenia, zakres informacji. 20 Administrator odmawia udostępnienia danych jeżeli spowodowałoby to naruszenie dóbr osobistych osób, których dane dotyczą lub innych osób. 21 Powierzenie danych może nastąpić wyłącznie w drodze pisemnej umowy, w której osoba przyjmująca dane zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Umowa powinna zawierać informacje o podstawia prawnej powierzenia danych, celu i sposobie ich przetwarzania. Strona 30 z 47