S P E C Y F I K A C J A ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Wodociągi i Kanalizacja Spółka z o.o. ul. Kilińskiego 25a, Dzierżoniów tel. (074) do 04, fax. (074) NIP REGON wik@wik.dzierzoniow.pl Kapitał Zakładowy: ,00 zł. S P E C Y F I K A C J A ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy: TT /15 Przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie Luty 2015 r.

2 Strona 2 z 18 I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o. ul. Kilińskiego 25A, Dzierżoniów tel. centr. (074) do 04, fax. (074) Konto: BZ WBK S.A. O/Dzierżoniów NIP : ; REGON ; wik@wik.dzierzoniow.pl Kapitał zakładowy: ,00 zł. Spółka zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocław Fabryczna, KRS: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony o szacunkowej wartości zamówienia nie przekraczającej kwoty zł. III. PODSTAWA PRAWNA : 1. Regulamin udzielania zamówień o wartości zamówienia nie przekraczającej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z dnia 29 listopada 2007 r. Nr 223, poz ze zm.) udzielanych w celu wykonywania działalności sektorowej, przez którą należy rozumieć tworzenie sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami oraz związanych z kanalizacją i oczyszczaniem ścieków oraz działalnością związaną z pozyskiwaniem wody pitnej w Wodociągach i Kanalizacji Sp. z o.o. w Dzierżoniowie z siedzibą: ul. Kilińskiego 25a, Dzierżoniów zwany dalej w treści ogłoszenia Regulaminem udzielania zamówień. 2. Z treścią Regulaminu udzielania zamówień można zapoznać się na stronie internetowej w folderze Przetargi. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Nazwa zadania: Przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie. Informacje ogólne: 1. Analiza funkcjonującego obecnie systemu ochrony danych osobowych, min.: a. weryfikacja oraz uzupełnienie dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych; b. weryfikacja sposobu realizacji obowiązku rejestracyjnego (ewentualne uzupełnienie i aktualizacja zbiorów); c. weryfikacja poprawności stosowania procedur przez pracowników; 2. Zidentyfikowanie i zweryfikowanie przetwarzanych zbiorów danych osobowych oraz sprawdzenie dopuszczalności przetwarzania tych zbiorów; 3. Analiza zabezpieczeń fizycznych oraz informatycznych, min.:

3 Strona 3 z 18 a. weryfikacja zabezpieczeń fizycznych pod kątem spełniania minimalnych standardów; b. weryfikacja środków organizacyjnych podjętych przez administratora danych pod kątem spełniania minimalnych standardów; c. weryfikacja zabezpieczeń systemów informatycznych pod kątem spełniania minimalnych standardów; d. weryfikacja procedur i poziomu bezpieczeństwa w stosowanych systemach informatycznych; e. analiza procedur korzystania ze służbowych laptopów oraz mobilnych nośników danych; 4. Analiza przetwarzanie danych osobowych klientów, min.: a. sprawdzenie warunków pozyskiwania danych bezpośrednio od klientów oraz okresu przechowywania danych klientów; b. sprawdzenie poprawności formularzy służących do zbierania danych osobowych od klientów; c. zbadanie adekwatności zbieranych danych (szczegółowość w stosunku do celu jaki chce się osiągnąć); d. weryfikacja stosowania obowiązku informacyjnego w stosunku do klientów; e. weryfikacja poprawności umów zawieranych z klientami; f. sprawdzenie respektowania praw klientów: prawa do sprzeciwu, cofnięcia zgody, prawa do informacji; 5. Analiza dokumentacji kadrowej a. audyt wymaganej dokumentacji pracowniczej: regulaminów pracy, kwestionariuszy; regulaminów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Statutów Zakładowych Kas Zapomogowo Pożyczkowych i innych, itd.; b. sprawdzenie procesu rekrutacji ze zgodnością z przepisami o ochronie danych osobowych (formularze rekrutacyjne, oferty pracy, sposób zabezpieczania i niszczenia CV etc.); 6. Przeprowadzenie certyfikowanego szkolenia dla: a. pracowników w zakresie odpowiedzialnego zachowania wobec danych osobowych Klientów, kandydatów na pracowników i współpracowników; b. ADO/ABI wraz z przygotowaniem materiałów do szkolenia nowych pracowników; Po przeprowadzonym audycie należy zaktualizować i uzupełnić wymaganą dokumentację, min. o: a. Politykę bezpieczeństwa danych osobowych; b. Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi; c. Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; d. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla każdego pracownika; e. Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; f. Dokumenty pracowniczych (kwestionariusze osobowe, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w poufności);

4 Strona 4 z 18 g. Inne dokumenty i formularze związane z przetwarzaniem danych osobowych (m.in. klauzule informacyjne, klauzule zgód na przetwarzanie danych osobowych, regulaminy); V. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. VI. INFORMACJE O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. VII. OPIS SPOSOBU PRZEDSTAWIANIA OFERT WARIANTOWYCH ORAZ MINIMALNE WARUNKI, JAKIM MUSZĄ ODPOWIADAĆ OFERTY WARIANTOWE, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA ICH SKŁADANIE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Oferta alternatywna (wariantowa) nie będzie brana pod uwagę i zostanie odrzucona wraz z ofertą podstawową. VIII. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wymagany termin wykonania zamówienia: do 30 dni licząc od dnia podpisania umowy. IX. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy złożą ofertę nie podlegającą odrzuceniu. 2. Oferta ważna spełniać musi następujące warunki: a) pisemna oferta winna być sporządzona i podpisana zgodnie z rozdziałem XIV niniejszej specyfikacji i złożona w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, b) nie dopuszcza się składania ofert w postaci elektronicznej. 3. Wykonawca składający ofertę: a) winień udokumentować prawidłowe wykonanie co najmniej 10-ciu audytów dotyczących przedmiotu postępowania, przedkładając pozytywne referencje od firm w których to audyty te wykonał b) musi być uprawniony do występowania w obrocie prawnym, c) musi spełniać warunki zawarte w rozdziale IV ust. 4.1 Regulaminu udzielania zamówień, d) nie może podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie rozdziału IV ust Regulaminu udzielania zamówień, e) musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia, f) musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. X. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Do wypełnionego formularza oferty (Załącznik Nr 1) winny być dołączone następujące oświadczenia i dokumenty: a) oświadczenie Wykonawcy przystępującego do udziału w postępowaniu o zamówienie zgodnie z ust. 4.1 Regulaminu udzielania zamówień wg wzoru stanowiącego Zał. Nr 2,

5 Strona 5 z 18 b) Wykonawca winień udokumentować prawidłowe wykonanie co najmniej 10-ciu audytów dotyczących przedmiotu postępowania, przedkładając pozytywne referencje od firm w których to audyty te wykonał, c) odpis z właściwego rejestru (sądowego, przedsiębiorstw, handlowego) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. 2. Wymagane wyżej dokumenty (informacje, oświadczenia, potwierdzenia, zaświadczenia) winny odzwierciedlać aktualny stan rzeczy. 3. Dokumenty, o których mowa wyżej winny być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność przez Wykonawcę. 4. Podmioty występujące wspólnie zobowiązane są do załączenia do oferty umowy regulującej współpracę tych podmiotów. W przypadku składania ofert przez konsorcjum do oferty musi być załączona umowa konsorcyjna, która musi zawierać: - określenie celu gospodarczego, - oznaczenie czasu trwania konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, rękojmii, - wykluczenia możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia oraz upływu czasu rękojmii, - zakaz zmian w umowie bez zgody Zamawiającego. Nie dopuszcza się składania umowy przedwstępnej konsorcjum lub umowy zawartej pod warunkiem zawieszającym. 5. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. XI. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje i inne dokumenty przekazywane będą pisemnie lub faxem (nr faksu (74) ) w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od 7 00 do Informacje przekazywane faxem uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. 2) Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. 3) Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4) Zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. XII. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami w celu udzielania wyjaśnień jest Katarzyna Krak Inspektor ds. technicznych WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie w godz do 14 00, tel. (74) XIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Wadium nie wymagane. XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. XV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

6 Strona 6 z Oferta powinna być sporządzona w 1 egzemplarzu, na formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 1 do S.I.W.Z., w języku polskim oraz w walucie PLN. 3. Oferta musi zawierać cenę bez podatku VAT (netto) i z podatkiem VAT (brutto) za wykonanie przedmiotowego zadania oraz typ posiadanego certyfikatu. 4. Do oferty muszą być załączone wszystkie dokumenty wymagane S.I.W.Z. 5.Oferta i wszystkie załączniki do oferty (w tym oświadczenia) winny być sporządzone w sposób czytelny, zawierać datę sporządzenia oraz podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. 6. Wszystkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 7. Ofertę należy umieścić w nieprzeźroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie opisanej następująco: Wodociągi i Kanalizacja Spółka z o.o., ul. Kilińskiego 25A, Dzierżoniów. Oferta przetargowa - Przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie. Nie otwierać przed dniem r. godz Na kopercie oprócz opisu jw. należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy, aby umożliwić zwrot oferty złożonej po terminie. 9. Wykonawca może, przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert, zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. a) Zmiana złożonej oferty. Zmiany, poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę zawierającą zmianę należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem ZMIANA. W przypadku złożenia kilku ZMIAN kopertę każdej ZMIANY należy dodatkowo opatrzyć napisem ZMIANA NR.... b) Wycofanie złożonej oferty. Wycofanie oferty już złożonej następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez umocowanego na piśmie przedstawiciela Wykonawcy. Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem WYCOFANIE. XVI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Zamkniętą kopertę zabezpieczoną przed nieniszczącym otwarciem i opisaną jak w pkt. XV.7. specyfikacji zawierającą ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Kilińskiego 25A w Dzierżoniowie Sekretariat na I piętrze w budynku administracyjno-biurowym nie później niż do godz w dniu r. 2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po wyżej wymienionym terminie zostaną bez otwierania zwrócone Wykonawcom po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 3. Zamawiający otworzy koperty z ofertami w swojej siedzibie przy ul. Kilińskiego 25A w Dzierżoniowie w dniu r. o godz Sala posiedzeń na I piętrze w budynku administracyjno-biurowym. 4. Otwarcie ofert jest jawne. 5. W przypadku, gdy Wykonawca nie był obecny przy otwarciu ofert, na jego pisemny wniosek Zamawiający prześle informację zawierającą nazwy i adresy Wykonawców, których oferty zostały otwarte oraz ceny ofertowe.

7 Strona 7 z W toku badania ofert (część niejawna) Zamawiający stwierdzi ich ważność oraz zawartość merytoryczną. 7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 8. Zamawiający zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień poprawi oczywiste omyłki pisarskie w tekście oferty oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie informując o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. Wykonawca w terminie 2 dni od otrzymania zawiadomienia musi wyrazić zgodę na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny pod rygorem odrzucenia oferty. XVII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY 1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 2. Ostateczna cena oferty ustalona przez Wykonawcę powinna uwzględniać ewentualne upusty, jakie Wykonawca stosuje. 3. Cena oferty nie może być wyrażona w walucie obcej. 4. Oferta winna uwzględniać cenę bez podatku VAT i z podatkiem VAT. XVIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. 1. Przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: Cena 100% 2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionego wyżej kryterium oraz jego wagi. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zaoferuje najniższą cenę. 4. Porównanie będzie dotyczyć wyłącznie ofert uznanych za ważne i nie podlegających odrzuceniu. Ofert odrzuconych lub uznanych za nieważne nie porównuje się. XIX. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA 1. O wyborze ofert Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, podając nazwę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jego cenę. 2. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. XX. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA, OGÓLNE WARUNKI UMOWY 1. Przyszłe zobowiązania Wykonawcy i Zamawiającego reguluje umowa (wzór umowy Zał. Nr 3). 2. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach określonych w przepisach ustawy z dnia r. - Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). 3. Niezależnie od wypadków, o których mowa w ust.1 Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w następujących okolicznościach:

8 Strona 8 z 18 a) Wykonawca przerwał wykonywanie zadania, a przerwa trwa na tyle długo, iż zachodzi uzasadniona obawa niedotrzymania terminu umownego. 4. Wykonawca może odstąpić od umowy w przypadkach określonych w przepisach ustawy z dnia r. - Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). 5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących okolicznościach: za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy, za każdy dzień zwłoki, za zwłokę w usunięciu wad przedmiotu zamówienia w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki, za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy, za odstąpienie Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje jednorazowa kara w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy. 6. Zamawiającemu przysługuje ponadto prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego (art. 471 Kodeksu Cywilnego), jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych. 7. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. 8. Zapłata za wykonanie całości zadania nastąpi w terminie do 30 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. Podstawą do wystawienie faktury będzie protokół zdawczo odbiorczy wykonania usługi. Podstawę do wystawienia faktury częściowej i końcowej będzie stanowić: protokół zdawczo odbiorczy, podpisany przez Zamawiającego. Zapłata należności nastąpi w terminie 30 dni po odbiorze przedmiotu zamówienia oraz otrzymaniu faktury od Wykonawcy. Podstawą wystawienia faktury jest protokół odbioru podpisany przez obie strony. XXI. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Środki ochrony prawnej przysługują wyłącznie Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Regulaminu udzielania zamówień. 2. Wobec czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego czynności, do której jest obowiązany na podstawie Regulaminu udzielania zamówień, można wnieść pisemny protest do Zarządu Spółki. Zamawiający nie dopuszcza wnoszenia protestu faksem lub drogą elektroniczną. 3. Protest wnosi się w terminie 3 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Protest dotyczący postanowień S.I.W.Z. może być wniesiony nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Protest uważa się za wniesiony z chwilą, gdy doszedł on do Zamawiającego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. 4. Wniesienie protestu jest dopuszczalne tylko przed zawarciem umowy. 5. Zamawiający odrzuci protest wniesiony po terminie lub wniesiony przez podmiot nieuprawniony. 6. Protest powinien wskazywać oprotestowaną czynność lub zaniechanie Zamawiającego, a także zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie protestu. 7. Wniesienie protestu nie przerywa biegu związania ofertą.

9 Strona 9 z Decyzja Zarządu Spółki o rozstrzygnięciu protestu jest ostateczna i nie podlega odwołaniu ani skardze. Data decyzji Zarządu w sprawie protestu jest datą rozstrzygnięcia protestu. XXII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji mają ponadto zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny. 2. Zamawiający powiadomi niezwłocznie o wyniku przetargu wszystkich Wykonawców. 3. W procedurze przetargowej Zamawiający na równych prawach traktuje wszystkich Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji, wg reguły dotyczącej jawności postępowania i dokumentowania czynności w formie pisemnej. 4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, na podstawie decyzji Zarządu Spółki, bez podania przyczyn. Sporządziła Komisja Przetargowa w składzie: 1/ Kazimierz Pietkiewicz... 2/ Rafał Rychlik... 3/ Katarzyna Krak... Dzierżoniów dnia r. Specyfikację I.W.Z. zatwierdził :... ( podpis kierownika jednostki zamawiającej)

10 Strona 10 z 18 Załącznik Nr 1 do Specyfikacji I.W.Z. O F E R T A 1. Nazwa i adres Wykonawcy : Tel. NIP. REGON. 2. Przedmiot oferty: 3. Cena oferty: Przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie a) brutto... (słownie : ) b) netto (bez VAT)... zł. c) podatek VAT % zł 4. Wymagany termin wykonania zamówienia: do 30 dni licząc od dnia podpisania umowy. 5. Oświadczamy iż zobowiązujemy się do nieszkodliwego dla środowiska sposobu realizacji zamówienia i odpowiedniego postępowania ze środkami produkcji, używania bezpiecznych ekologicznie technologii i materiałów oraz postępować z odpadami powstającymi w związku z realizacją zadania - zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 27 kwietnia 2001 r. 6. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, zakresem przedmiotu zamówienia, wzorem umowy i nie wnosimy zastrzeżeń. 7. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w S.I.W.Z. 8. Częściowy zakres usług objętych zamówieniem zamierzamy /nie zamierzamy* powierzyć podwykonawcom. 9. Wykonawca oświadcza, że posiada/nie posiada * certyfikowany system zarządzania jakością lub system zarządzania środowiskowego. 10. Załącznikami do oferty są ponumerowane kolejno niżej wymienione dokumenty:

11 Strona 11 z 18 *niepotrzebne skreślić... (data, podpis) /upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy/

12 Strona 12 z 18 Załącznik Nr 2 do Specyfikacji I.W.Z. Oświadczenie w trybie ust. 4.1 Regulaminu udzielania zamówień o wartości zamówienia nie przekraczającej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z dnia 29 listopada 2007 r. Nr 223, poz ze zm.) udzielanych w celu wykonywania działalności sektorowej, przez którą należy rozumieć tworzenie sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami oraz związanych z kanalizacją i oczyszczaniem ścieków oraz działalnością związaną z pozyskiwaniem wody pitnej w Wodociągach i Kanalizacji Sp. z o.o. w Dzierżoniowie z siedzibą: ul. Kilińskiego 25A, Dzierżoniów. Nazwa Wykonawcy : Adres Wykonawcy : Przystępując do udziału w postępowaniu o zamówienie oświadczam, że: 1) posiadam uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, 2) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.... (data, podpis) /upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy/

13 Strona 13 z 18 Załącznik Nr3 do Specyfikacji I.W.Z. U m o w a N r. / 2015 W dniu r. w Dzierżoniowie pomiędzy : Wodociągi i Kanalizacja Spółką z o.o., ul. Kilińskiego 25A, Dzierżoniów, reprezentowaną przez: 1/ Prezesa Zarządu - Andrzeja Bronowickiego, 2/ Dyrektora d/s Finansowych - Irenę Augustynowicz, zwaną dalej w treści umowy Zamawiającym, a firmą:..., reprezentowaną przez: 1/ , 2/ zwaną dalej w treści umowy Wykonawcą, została zawarta umowa o następującej treści: Zamawiający zleca Wykonawcy wykonanie zadania pn. Przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie. 2. Podstawą zawartej umowy jest oferta Wykonawcy z dnia.. r. zwana dalej Ofertą, stanowiącą załącznik do niniejszej umowy Prace określone w 1 tj. zostaną wykonane w terminie: do 30 dni licząc od dnia podpisania umowy. 2. Jeżeli pomimo upływu określonego w ust. 1 terminu Wykonawca nie wykona prac określonych w niniejszej umowie, Zamawiający ma prawo odstąpić od niniejszej umowy, ale jedynie po uprzednim pisemnym powiadomieniu Wykonawcy. 3. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych w WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie. I. Informacje ogólne: 7. Analiza funkcjonującego obecnie systemu ochrony danych osobowych, min.: a. weryfikacja oraz uzupełnienie dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych; b. weryfikacja sposobu realizacji obowiązku rejestracyjnego (ewentualne uzupełnienie i aktualizacja zbiorów); c. weryfikacja poprawności stosowania procedur przez pracowników; 8. Zidentyfikowanie i zweryfikowanie przetwarzanych zbiorów danych osobowych oraz sprawdzenie dopuszczalności przetwarzania tych zbiorów; 9. Analiza zabezpieczeń fizycznych oraz informatycznych, min.: a. weryfikacja zabezpieczeń fizycznych pod kątem spełniania minimalnych standardów; b. weryfikacja środków organizacyjnych podjętych przez administratora danych pod kątem spełniania minimalnych standardów;

14 Strona 14 z 18 c. weryfikacja zabezpieczeń systemów informatycznych pod kątem spełniania minimalnych standardów; d. weryfikacja procedur i poziomu bezpieczeństwa w stosowanych systemach informatycznych; e. analiza procedur korzystania ze służbowych laptopów oraz mobilnych nośników danych; 10. Analiza przetwarzanie danych osobowych klientów, min.: a. sprawdzenie warunków pozyskiwania danych bezpośrednio od klientów oraz okresu przechowywania danych klientów; b. sprawdzenie poprawności formularzy służących do zbierania danych osobowych od klientów; c. zbadanie adekwatności zbieranych danych (szczegółowość w stosunku do celu jaki chce się osiągnąć); d. weryfikacja stosowania obowiązku informacyjnego w stosunku do klientów; e. weryfikacja poprawności umów zawieranych z klientami; f. sprawdzenie respektowania praw klientów: prawa do sprzeciwu, cofnięcia zgody, prawa do informacji; 11. Analiza dokumentacji kadrowej a. audyt wymaganej dokumentacji pracowniczej: regulaminów pracy, kwestionariuszy; regulaminów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Statutów Zakładowych Kas Zapomogowo Pożyczkowych i innych, itd.; b. sprawdzenie procesu rekrutacji ze zgodnością z przepisami o ochronie danych osobowych (formularze rekrutacyjne, oferty pracy, sposób zabezpieczania i niszczenia CV etc.); 12. Przeprowadzenie certyfikowanego szkolenia dla: a. pracowników w zakresie odpowiedzialnego zachowania wobec danych osobowych Klientów, kandydatów na pracowników i współpracowników; b. ADO/ABI wraz z przygotowaniem materiałów do szkolenia nowych pracowników; Po przeprowadzonym audycie należy zaktualizować i uzupełnić wymaganą dokumentację, min. o: h. Politykę bezpieczeństwa danych osobowych; i. Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi; j. Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; k. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla każdego pracownika; l. Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; m. Dokumenty pracowniczych (kwestionariusze osobowe, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w poufności); n. Inne dokumenty i formularze związane z przetwarzaniem danych osobowych (m.in. klauzule informacyjne, klauzule zgód na przetwarzanie danych osobowych, regulaminy);

15 Strona 15 z Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie ze zleceniem Zamawiającego, zasadami współczesnej wiedzy technicznej oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami i normami Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 strony określają na kwotę: brutto :.. zł. (słownie:.). netto: zł. podatek VAT %... zł. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie jedną fakturą, wystawioną po wykonaniu całości zadania i uzyskaniu protokołu wykonania usługi w wysokości 100 % wynagrodzenia ryczałtowego. 3.Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 staje się wymagalne w terminie 30 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego faktury od Wykonawcy. Podstawą wystawienia faktury są protokoły określone w 5 ust. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie przekazane za pomocą przelewu bankowego z konta Zamawiającego w B.Z. WBK S.A. O/Dzierżoniów na konto Wykonawcy w... nr konta Za datę dokonania płatności strony będą uważały datę przekazania przez Zamawiającego polecenia przelewu do banku. 5. Faktury wystawione bezpodstawnie lub nieprawidłowo zostaną zwrócone Wykonawcy. Okres płatności rozpoczyna swój bieg od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 6. Zamawiający oświadcza, że posiada środki finansowe wystarczające na pełne i terminowe pokrycie wynagrodzenia Wykonawcy. 7. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT, posiada NIP i podlega pod Urząd Skarbowy w Dzierżoniowie. 8. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT, posiada NIP.. i podlega pod Urząd Skarbowy w Przedstawicielem Wykonawcy będzie:., tel Jako koordynatora w zakresie realizacji obowiązków umownych Zamawiającego, Zamawiający wyznacza Rafała Rychlik Informatyka WiK Sp. z o.o. w Dzierżoniowie, tel O zauważonych wadach opracowania Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę w terminie 14 dni od daty wykrycia wady Zamawiający, po stwierdzeniu istnienia wady w opracowaniu, wykonując uprawnienia względem Wykonawcy może: a/ żądać ich usunięcia, wyznaczając w tym celu Wykonawcy odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie terminu nie przyjmie usunięcia wad i odstąpi od umowy,

16 Strona 16 z 18 b/ odstąpić od umowy, bez wyznaczenia terminu do usunięcia wad, gdy wady mają charakter istotny i nie dadzą się usunąć, c/ obniżyć wynagrodzenie Wykonawcy w przypadku, gdy wady nie dadzą się usunąć, lecz nie mają charakteru istotnego. 9. Za wadę istotną uważa się wadę uniemożliwiającą wykorzystanie opracowania w całości lub w części na potrzeby realizacji inwestycji Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach określonych w przepisach ustawy z dnia r. - Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93, z późn.zm.). 2. Niezależnie od wypadków, o których mowa w punkcie 1, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w następujących okolicznościach: Wykonawca przerwał wykonywanie zadania a przerwa trwa na tyle długo, iż zachodzi uzasadniona obawa niedotrzymania terminu umownego. 11. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy naliczane będą kary umowne. 12. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących okolicznościach: za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy, za każdy dzień zwłoki, za zwłokę w usunięciu wad oprogramowania w wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy za każdy dzień zwłoki, za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, w wysokości 20,0 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy, za odstąpienie Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje jednorazowa kara w wysokości 20,0 % wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy. 13. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego (art. 471 Kodeksu Cywilnego), jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych. 14. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. 15. Zmiany postanowień niniejszej umowy, w tym jej rozwiązanie lub uzupełnienie, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 16. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, prawa budowlanego i prawa autorskiego.

17 Strona 17 z Ewentualne spory mogące wyniknąć z tytułu wykonania niniejszej umowy Strony umowy zobowiązują się rozwiązywać polubownie. W razie braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez właściwy dla siedziby Zamawiającego sąd gospodarczy. 18. Wykonawca i jego pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad zawartych w Załączniku Nr 2 do niniejszej umowy oraz do uczestniczenia w szkoleniach z zakresu występujących zagrożeń oraz związanych z nimi środków zapobiegawczych i ochronnych, prowadzonych przez pracowników Spółki. 19. Niniejszą umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

18 Strona 18 z 18 Załącznik Nr 4 do Umowy