INSTRUKCJA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W PGNiG SA

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 37/2016 Prezesa Zarządu Spółki PGNiG S.A. z dnia 12 lipca 2016 r. INSTRUKCJA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W PGNiG SA

2 SPIS TREŚCI: Definicje... 3 Dział I Przepisy ogólne... 6 Dział II Zasady prowadzenia Postępowania zakupowego... 8 Rozdział 1. Przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania... 8 Rozdział 2. Przeprowadzenie Postępowania zakupowego dla Zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza zł... 9 Dział III Zamówienia podlegające ustawie Prawo zamówień publicznych (Zamówienia publiczne) Dział IV Zamówienia niepodlegające ustawie Prawo zamówień publicznych (Zamówienia niepubliczne) Rozdział 1. Przepisy ogólne Rozdział 2. Przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia niepublicznego Rozdział 3. Tryby udzielania Zamówień niepublicznych Rozdział 4. Wymagania dotyczące Wykonawców Rozdział 5. Wybór najkorzystniejszej oferty Rozdział 6. Wymagania dotyczące podstawowych dokumentów stosowanych w Zamówieniach niepublicznych Rozdział 7. Zamówienia udzielane przez Lokalne Jednostki Zakupowe Rozdział 8. Procedura uproszczona Zamówienia od zł (netto) do wartości zł (netto) Dział V Umowy Rozdział 1. Umowy w sprawach zamówień niepublicznych Rozdział 2. Zakup awaryjny Dział VI - Zasady udzielania zamówień do zł Dział VII Kontrola udzielania Zamówień Dział VIII Przepisy przejściowe i końcowe Załączniki

3 1 Definicje Ilekroć w postanowieniach Instrukcji udzielania zamówień w PGNiG SA jest mowa o: 1) Cenie - należy przez to rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie przepisów prawa sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym; 2) Departamencie Zakupów - należy przez to rozumieć Departament właściwy ds. zakupów w Centrali PGNiG SA; 3) Dialogu lub Dialogu Technicznym - należy przez to rozumieć procedurę, polegającą na podejmowaniu spotkań indywidualnych, prowadzeniu panelu dyskusyjnego lub przyjmującą inną, wskazaną przez Zamawiającego formę, mającą na celu umożliwienie wymiany i pozyskania informacji, opinii i doświadczeń, dotyczących możliwości technicznych, technologicznych, organizacyjnych, prawnych i faktycznych realizacji zamówienia, prowadzoną przed wszczęciem Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu pozyskania informacji, które mogą być wykorzystane do sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, SIWZ oraz warunków umowy; 4) Dokumentacji postępowania - należy przez to rozumieć wszystkie dokumenty w szczególności w formie pisemnej, dokumenty przesłane faksem, mailem i na informatycznych nośnikach danych, sporządzone od chwili uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego i przez Wykonawców w związku z danym Postępowaniem; 5) Dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 6) Dyrektorze Departamentu Zakupów - należy poprzez to rozumieć Dyrektora Departamentu właściwego ds. zakupów w Centrali PGNiG SA lub jego Zastępcę; 7) Dyrektorze Merytorycznym - należy przez to rozumieć Dyrektora w Centrali Spółki, o którym mowa w pkt. 1.8 Regulaminu Organizacyjnego Centrali Spółki, właściwego merytorycznie w danej sprawie, zgodnie z kompetencjami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Centrali Spółki oraz Dyrektora Oddziału Spółki zgodnie z kompetencjami określonymi we właściwym regulaminie organizacyjnym oddziału; 8) Inicjatorze Postępowania - należy przez to rozumieć wskazanych w Wykazie podkategorii wraz z Inicjatorami Postępowań zakupowych, dla danej podkategorii: a) Dyrektora Merytorycznego, w odniesieniu do spraw związanych z działalnością Centrali i Oddziałów Spółki; b) Dyrektora Departamentu Zakupów w odniesieniu do Kategorii Kierowanych; 9) Grupie Kapitałowej PGNiG lub GK PGNiG - grupę spółek z udziałem kapitałowym PGNiG SA; 10) Instrukcji - należy przez to rozumieć niniejszą Instrukcję udzielania zamówień w PGNiG SA; 11) Jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć Centralę, Oddział i Przedstawicielstwo Spółki; 3

4 12) Kategorii Kierowanej - należy przez to rozumieć Kategorię Zakupową, dla której Inicjatorem Postępowania jest Dyrektor Departamentu Zakupów; 13) Kategorii Zakupowej - należy przez to rozumieć zbiór obejmujący produkty, usługi i dostawy, które ze względu na swoje specyficzne cechy powinny być zarządzane w jednorodny sposób; 14) Kierowniku Zamawiającego - należy przez to rozumieć Zarząd Spółki; 15) Komisji Dialogu Technicznego - należy przez to rozumieć powołany decyzją Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego zespół do przygotowania i prowadzenia Dialogu; 16) Komisji Przetargowej lub Komisji - należy przez to rozumieć zespół pomocniczy Kierownika Zamawiającego (Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego) powoływany do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania zakupowego prowadzonego w oparciu o przepisu Ustawy; 17) Lokalna Jednostka Zakupowa - należy przez to rozumieć Oddziały PGNiG SA w Odolanowie, Sanoku, Zielonej Górze, Oddział Geologii i Eksploatacji; 18) OGiE - należy przez to rozumieć Oddział Geologii i Eksploatacji PGNiG SA; 19) Pełnomocniku Kierownika Zamawiającego - należy przez to rozumieć osobę wykonującą na podstawie udzielonego pełnomocnictwa czynności zastrzeżone w Ustawie lub wewnętrznych procedurach, regulujących zasady i sposób udzielania zamówień w Spółce, dla Kierownika Zamawiającego; 20) Planie Zamówień - należy przez to rozumieć zestawienie Zamówień, których udzielenie jest planowane w następnym roku kalendarzowym przez PGNiG SA; 21) Podmiocie ubiegającym się o dopuszczenie do udziału w Dialogu - należy przez to rozumieć podmiot, który złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w Dialogu; 22) Portalu lub Portalu Informacji Przetargowej - należy przez to rozumieć system informatyczny, usprawniający i automatyzujący pracę przy prowadzeniu Postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i niepublicznego; 23) Postępowaniu lub Postępowaniu zakupowym - należy przez to rozumieć proces mający na celu wyłonienie Wykonawcy dla realizacji Zamówienia, prowadzony w oparciu o przepisy Ustawy i Instrukcji; 24) Projekcie - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie finansowane w ramach programu operacyjnego, na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie z budżetu Unii Europejskiej, zawartej między PGNiG SA a Instytucją zarządzającą, Instytucją pośredniczącą lub Instytucją wdrażającą; 25) Robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290 z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego; 26) SIWZ - należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia w rozumieniu przepisów Ustawy oraz Instrukcji lub inny dokument, w którym określone są warunki, na jakich zostanie udzielone Zamówienie; 4

5 27) Spółce lub PGNiG SA - należy przez to rozumieć Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo SA; 28) Uczestnikach Dialogu - należy przez to rozumieć podmioty dopuszczone i zaproszone przez Zamawiającego do udziału w Dialogu; 29) Umowie jednorazowej - należy przez to rozumieć umowę inną niż Umowa ramowa oraz Umowa wykonawcza; 30) Umowie ramowej - należy przez to rozumieć umowę zawartą między Zamawiającym a jednym lub większą liczbą Wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących Zamówień, jakie mogą zostać udzielone tym Wykonawcom w okresie obowiązywania Umowy ramowej; 31) Umowie wykonawczej - należy przez to rozumieć umowę zawartą w ramach Umowy ramowej; 32) Uruchomieniu postępowania - należy przez to rozumieć podjęcie Uchwały przez Zarząd PGNiG SA, bądź podjęcie decyzji przez Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego w sprawie uruchomienia procedury, mającej na celu wyłonienie Wykonawcy dla realizacji Zamówienia prowadzonej w oparciu o przepisy Ustawy i wewnętrzne procedury regulujące zasady i sposób udzielania Zamówień w Spółce; 33) Usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy; 34) Ustawie lub Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r., poz ); 35) Wartości szacunkowej zamówienia - należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy (bez podatku VAT) w złotych polskich, ustalone z należytą starannością i przeliczane na euro według średniego kursu ogłoszonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu wydanym na podstawie Ustawy; 36) Wniosku zakupowym - należy przez to rozumieć wniosek Inicjatora Postępowania będący podstawą do Uruchomienia Postępowania zakupowego; 37) Wykazie podkategorii - należy przez to rozumieć ustalane przez Dyrektora Departamentu Zakupów zestawienie Kategorii Kierowanych, podkategorii wraz ze wskazaniem Inicjatorów Postępowań zakupowych, a także podkategorii realizowanych przez Lokalną Jednostkę Zakupową wraz ze wskazaniem Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego; 38) Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie Zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie Zamówienia; 39) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo SA; 40) Zamówieniu - należy przez to rozumieć umowę odpłatną, której przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane, zawartą pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą; 41) Zamówieniu niepublicznym - należy przez to rozumieć Zamówienie, którego Spółka może udzielić bez zastosowania przepisów Ustawy; 5

6 42) Zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć Zamówienie, którego udzielenie podlega przepisom Ustawy, tj. gdy Wartość szacunkowa zamówienia jest równa bądź przekracza kwoty określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy; Departament Zakupów publikuje w Portalu Informacji Przetargowej aktualnie obowiązujące kwoty, od których powstaje obowiązek stosowania Ustawy; 43) Zamówieniu współfinansowanym ze środków UE - należy przez to rozumieć Zamówienie przewidziane do współfinansowania lub też współfinansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w ramach programu operacyjnego, co do którego Spółka zamierza złożyć wniosek o dofinansowanie, złożyła wniosek o dofinansowanie lub zawarła umowę o dofinansowanie; 44) Zakończeniu postępowania - należy przez to rozumieć datę wyboru najkorzystniejszej oferty albo datę unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia; 45) Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd PGNiG SA; 46) Zespole Zakupowym - należy przez to rozumieć zespół osób odpowiedzialnych za przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania zakupowego dla postępowań realizowanych bez stosowania przepisów Ustawy; Dział I Przepisy ogólne 2 Zakres regulacji 1. Instrukcja reguluje zasady, tryby i sposób udzielania Zamówień w PGNiG SA. 2. Instrukcję stosuje się do udzielania Zamówień współfinansowanych ze środków UE (publicznych lub niepublicznych) w zakresie w jakim nie jest ona sprzeczna z przepisami obowiązującego prawa, wytycznymi szczegółowych programów pomocowych, postanowieniami wniosku oraz umowy o dofinansowanie. 3. Do Zamówień, z którymi może wiązać się dostęp do informacji niejawnych lub tajemnicy PGNiG SA, należy odpowiednio stosować przepisy ustawy z dnia r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 182, poz ze. zm.) lub ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 503 z późn. zm.). 4. W przypadku Zamówień udzielanych podmiotom powiązanym z PGNiG SA Inicjatorzy Postępowania zobowiązani są sporządzić dokumentację transakcji z podmiotami powiązanymi, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 9a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851 ze. zm.). 3 Progi kwotowe 1. W przypadku udzielenia Zamówienia, którego Wartość szacunkowa jest niższa niż kwota zł (netto), należy stosować postanowienia Działu VI Instrukcji. 2. W przypadku udzielenia Zamówienia, którego Wartość szacunkowa jest równa bądź przekracza kwotę zł (netto) i jest niższa niż kwota zł (netto), należy stosować postanowienia Działu II, IV i V Instrukcji z uwzględnieniem odrębności wskazanych w W przypadku udzielenia Zamówienia, którego Wartość szacunkowa jest równa lub wyższa niż kwota zł (netto) a nie przekracza kwot zobowiązujących PGNiG SA do stosowania Ustawy, należy stosować postanowienia Działu II, IV i V Instrukcji z uwzględnieniem odrębności wskazanych w 42. 6

7 4. W przypadku udzielenia Zamówienia, którego Wartość szacunkowa jest równa lub wyższa niż kwoty zobowiązujące PGNiG SA do stosowania Pzp, należy stosować przepisy Ustawy, aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia Działu II i III Instrukcji. 5. Opis Postępowania zakupowego ze wskazaniem czynności oraz uczestników określa Załącznik nr 1 do Instrukcji Schemat Postępowania zakupowego. 6. Zarząd może w każdym przypadku określić zasady udzielenia Zamówienia odrębne od zasad określonych w Dziale IV, V i VI Instrukcji. 4 Planowanie 1. Celem planowania zakupów jest sprawne i terminowe przeprowadzenie procesu zakupowego, w tym w szczególności umożliwienie agregacji potrzeb zakupowych w skali PGNiG SA. 2. Na wniosek Dyrektora Departamentu Zakupów Jednostki organizacyjne Spółki zobowiązane są opracować potrzeby zakupowe dla danej Kategorii Zakupowej i przekazać je do Departamentu Zakupów. Potrzeby zakupowe dla istotnych planowanych działań powinny być adekwatne do planów działalności danej Jednostki organizacyjnej i zgodne z jej budżetem. 3. Na etapie planowania następuje agregacja Zamówień, w ramach której Departament Zakupów przypisuje Inicjatorów Postępowań do poszczególnych Postępowań zakupowych. Na wniosek Departamentu Zakupów agregacja może być dokonana także w trakcie realizacji planu. 4. Departament Zakupów sporządza Plan Zamówień obejmujący planowane przez Jednostki organizacyjne dostawy, usługi lub roboty budowlane do realizacji w danym roku kalendarzowym, który zawiera informacje na temat planowanych Zamówień, o wartości równej lub przekraczającej kwotę zł (netto). 5. Jednostki organizacyjne zgłaszają do Departamentu Zakupów planowane do nabycia w kolejnym roku dostawy, usługi lub roboty budowlane w czwartym kwartale danego roku. 6. Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania Planu Zamówień przygotowuje Dyrektor Departamentu Zakupów i komunikuje je do końca trzeciego kwartału danego roku Jednostkom organizacyjnym. 7. Inicjator Postępowania zobowiązany jest do przekazania do Departamentu Zakupów informacji niezbędnych do przygotowania Planu Zamówień, zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi określonymi przez Dyrektora Departamentu Zakupów. 5 Kategorie Kierowane 1. Departament Zakupów odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania zakupowego w odniesieniu do Kategorii Kierowanych. 2. W odniesieniu do Kategorii Kierowanych Inicjatorem Postępowania jest Dyrektor Departamentu Zakupów. 3. Dyrektor Departamentu Zakupów ustala, aktualizuje i publikuje w Portalu Informacji Przetargowej Wykaz podkategorii zawierający listę Kategorii Kierowanych. 7

8 Dział II Zasady prowadzenia Postępowania zakupowego Rozdział 1. Przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania 6 Przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania 1. Przygotowanie Postępowania zakupowego pod względem merytorycznym należy do obowiązków Inicjatora Postępowania, w zakresie nabycia dostawy, usługi lub roboty budowlanej w przypisanej mu podkategorii zakupowej, z zastrzeżeniem postanowień 9 ust. 2 i Do obowiązków Inicjatora Postępowania, należy w szczególności przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia (w tym kosztorysów/formularzy cenowych), Wartości szacunkowej zamówienia, propozycji warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert oraz projektu umowy/istotnych postanowień umowy, w sposób zgodny z przepisami Ustawy oraz wewnętrznych procedur regulujących zasady i sposób udzielania Zamówień w Spółce. 3. Inicjator Postępowania jest zobowiązany w szczególności do skierowania kompletnego Wniosku zakupowego w terminie gwarantującym czas na weryfikację i przygotowanie dokumentów przez Departament Zakupów, przeprowadzenie Postępowania oraz zawarcie umowy w wymaganym terminie, który zapewni realizację Zamówienia w okresie wskazanym przez Inicjatora Postępowania we Wniosku zakupowym. 7 Kierownik Zamawiającego i osoby wykonujące czynności Kierownika Zamawiającego 1. Kierownikiem Zamawiającego jest Zarząd Spółki. 2. Czynności zastrzeżone dla Kierownika Zamawiającego wykonuje: 1) Dyrektor Departamentu Zakupów, 2) Inicjatorzy Postępowania w zakresie zamówień określonych w 27 ust. 4, 3) Dyrektorzy Oddziałów w zakresie Zamówień realizowanych przez Lokalną Jednostkę Zakupową, 4) Dyrektorzy Merytoryczni w zakresie Zamówień, o których mowa w W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w okolicznościach wskazanych w 10 Zarząd Spółki może upoważnić do wykonywania czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego inne osoby niż wskazana w ust Osoby wykonujące czynności zastrzeżone dla Kierownika Zamawiającego działają na podstawie udzielonych pełnomocnictw. 5. W przypadku, gdy Pełnomocnikiem Kierownika Zamawiającego w stosunku do zamówień niepublicznych jest Dyrektor Merytoryczny, działa on na podstawie swojego umocowania do zaciągania zobowiązań w ramach posiadanego pełnomocnictwa. Gdy udzielone przez Zarząd pełnomocnictwo zobowiązuje pełnomocnika przy zaciąganiu zobowiązań do działania łącznego z drugim pełnomocnikiem, Pełnomocnikiem Kierownika Zamawiającego jest pełnomocnik właściwy merytorycznie w danej sprawie. 6. Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego jest upoważniony w szczególności do: 1) uruchamiania Postępowań zakupowych, 2) powoływania Komisji Przetargowej/Zespołu Zakupowego, 3) zatwierdzania dokonywanych w Postępowaniu zakupowym czynności, w tym wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty, unieważnienia Postępowania. 8

9 Rozdział 2. Przeprowadzenie Postępowania zakupowego dla Zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza zł 8 Uruchomienie Postępowania zakupowego Postępowanie zakupowe uruchamia Zarząd albo Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego. 9 Wniosek zakupowy 1. Dla postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwotę zł, Inicjator Postępowania wypełnia i zatwierdza w Portalu Informacji Przetargowej elektroniczny Wniosek zakupowy. Wniosek zakupowy zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 3 do Instrukcji. 2. Jeżeli Postępowanie jest uruchamiane na rzecz innej Jednostki organizacyjnej niż Inicjator Postępowania, Dyrektor tej Jednostki organizacyjnej wypełnia w Portalu Informacji Przetargowej Wniosek zakupowy i wysyła do Inicjatora Postępowania celem jego zatwierdzenia. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, Inicjator Postępowania zatwierdza Wniosek zakupowy albo go odrzuca. Odrzucenie Wniosku zakupowego następuje w szczególności, gdy jest on niekompletny, został skierowany do niewłaściwego Inicjatora Postępowania albo gdy Inicjator Postępowania zaplanował agregację zamówień w przedmiocie objętym Wnioskiem zakupowym. 4. Inicjator Postępowania uzgadnia Wniosek zakupowy z: 1) właściwymi organizacyjnie służbami kontrolingowymi - w zakresie środków finansowych niezbędnych do sfinansowania zamówienia, 2) Departamentem Zakupów, 3) Departamentem właściwym do spraw prawnych jeżeli przedmiot zamówienia obejmuje choćby w części usługi prawnicze lub usługi te mają być świadczone przez podwykonawcę w związku z przedmiotem zamówienia, 4) z innymi służbami Spółki, jeżeli jest to niezbędne ze względu na przedmiot zamówienia, w innych przypadkach niż wskazane w punkcie poprzednim. 5. W przypadkach, o których mowa w 10, jeżeli Wniosek zakupowy kierowany jest do Zarządu, wymaga dochowania formy i procedury kierowania wniosków na posiedzenie Zarządu. 10 Zastrzeżenia Departamentu Zakupów w procesie uzgodnień Wniosku zakupowego 1. W przypadku, gdy Dyrektor Departamentu Zakupów ma zastrzeżenia dotyczące prawidłowości proponowanego przez Inicjatora Postępowania trybu udzielenia Zamówienia, zgłasza Inicjatorowi Postępowania ryzyka prawne wynikające z zastosowania tego trybu. 2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, Inicjator Postępowania: 1) odstępuje od wskazanego trybu i składa nowy Wniosek zakupowy z zastosowaniem jednego z trybów podstawowych, albo 2) wnioskuje do Zarządu o wyrażenie zgody na uruchomienie postępowania i upoważnienie do wykonywania w danym postępowaniu czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego, określając szczegółowo ryzyka wynikające z zastosowania przy udzieleniu Zamówienia jednego z trybów konkurencyjnych, a w szczególności ryzyka finansowe, biznesowe, operacyjne. 3. W przypadku, gdy Dyrektor Departamentu Zakupów ma istotne zastrzeżenia dotyczące treści Wniosku zakupowego lub wprowadzenia wnioskowanych postanowień do Dokumentacji postępowania, zgłasza do Inicjatora Postępowania ryzyka wynikające z 9

10 Uruchomienia postępowania lub wprowadzenia propozycji postanowień do Dokumentacji postępowania. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Inicjator Postępowania: 1) odstępuje od procedowania Wniosku zakupowego lub wprowadzenia zakwestionowanych postanowień do Dokumentacji postępowania, albo 2) wnioskuje do Dyrektora Departamentu Zakupów o Uruchomienie postępowania lub wprowadzenie zakwestionowanych postanowień oraz określa szczegółowo ryzyka finansowe, biznesowe lub operacyjne wynikające z nieuruchomienia postępowania albo braku lub zmiany w Dokumentacji postępowania zakwestionowanych postanowień. 5. Dyrektor Departamentu Zakupów po zapoznaniu się z ryzykami, o których mowa w ust. 4 pkt 2, może: 1) Uruchomić i prowadzić Postępowanie zgodnie z Wnioskiem zakupowym Inicjatora Postępowania, albo 2) odmówić wykonywania czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego - w takim przypadku Inicjator Postępowania występuje do Zarządu o wyrażenie zgody na Uruchomienie postępowania i upoważnienie do wykonywania w danym Postępowaniu czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego. Osoba wykonująca czynności zastrzeżone dla Kierownika Zamawiającego Uruchamia i prowadzi Postępowanie uwzględniając wszystkie zidentyfikowane ryzyka. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 i ust. 5 pkt 2 Inicjator Postępowania wnioskując o upoważnienie do wykonywania w danym postępowaniu czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego, zobowiązany jest w uzasadnieniu wniosku o udzielenie pełnomocnictwa poinformować o przyczynach wystąpienia o takie pełnomocnictwo, w tym o ryzykach zidentyfikowanych przez Dyrektora Departamentu Zakupów. 7. W przypadkach, o których mowa w niniejszym paragrafie obsługę proceduralną postępowania zapewnia Departament Zakupów. 11 Akceptacja Wniosku zakupowego 1. Uruchomienie postępowania następuje poprzez akceptację kompletnego Wniosku zakupowego przez podmiot, o którym mowa w 8, po uprzednim uzgodnieniu Wniosku z podmiotami, o których mowa w 9 ust Wniosek zakupowy podlega akceptacji albo odrzuceniu przez podmiot, o którym mowa w 8 w ciągu 7 dni roboczych od jego przekazania przez Inicjatora Postępowania. 3. Wniosek zakupowy niekompletny lub niezgodny z Instrukcją zostaje odrzucony wraz z kierowaną do Inicjatora Postępowania informacją o stwierdzonych uchybieniach. 12 Czynności po Uruchomieniu postępowania 1. W odniesieniu do postępowań uruchamianych decyzją Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego akceptacja Wniosku zakupowego jest równoznaczna z nadaniem numeru odpowiednio w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych, Umów i Aneksów lub Centralnym Rejestrze Zamówień, którym należy posługiwać się w trakcie prowadzonego Postępowania. 2. W odniesieniu do postępowań uruchamianych decyzją Zarządu, niezwłocznie po Uruchomieniu Postępowania zakupowego Inicjator Postępowania rejestruje postępowanie w Portalu Informacji Przetargowej, celem nadania numeru, o którym mowa w ust Po rejestracji, o której mowa w ust. 1 i 2 dalsze czynności podejmuje Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego, w szczególności powołuje Komisję Przetargową lub Zespół Zakupowy. 4. Szczegółowe zasady pracy Komisji Przetargowej lub Zespołu Zakupowego określa Regulamin pracy Komisji Przetargowej stanowiący Załącznik nr 4 do Instrukcji. 10

11 Dział III Zamówienia podlegające ustawie Prawo zamówień publicznych (Zamówienia publiczne) 13 Zakres zastosowania 1. Do postępowań o udzielenie Zamówienia publicznego oraz postępowań mających na celu zawarcie Umowy ramowej, podlegającej Ustawie stosuje się przepisy Ustawy oraz postanowienia Działu II i III Instrukcji. 2. Departament Zakupów jest zobowiązany do przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Bez uszczerbku dla zasad udzielania i odwoływania pełnomocnictw obowiązujących w PGNiG S.A., Dyrektor Departamentu Zakupów jest uprawniony, na podstawie i w granicach udzielonego pełnomocnictwa, do reprezentowania Spółki w zakresie wszelkich spraw dotyczących postępowań o udzielenie Zamówienia publicznego przed: 1) Krajową Izbą Odwoławczą, 2) Urzędem Zamówień Publicznych lub Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych. 14 Dialog Techniczny Przed wszczęciem Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dopuszcza się przeprowadzenie Dialogu Technicznego, na zasadach określonych w Regulaminie Dialogu Technicznego w PGNiG SA, stanowiącym Załącznik nr 2 do Instrukcji udzielania zamówień w PGNiG SA. 15 Zamówienia udzielane spółkom zależnym 1. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się do Zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane udzielane przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej PGNiG, które spełniają przesłanki wskazane w art. 136 Ustawy. 2. Zamawiający może udzielić Zamówienia na podstawie art. 136 Ustawy jedynie podmiotom z Grupy Kapitałowej PGNiG gwarantującym samodzielne wykonanie całości lub znacznej części powierzonego zamówienia. 3. Jednostka organizacyjna PGNiG S.A. zamierzająca udzielić Zamówienia na postawie art. 136 Ustawy podmiotom z Grupy Kapitałowej PGNiG zobowiązana jest do weryfikacji przedmiotu planowanego zamówienia z zakresem prowadzonej przez spółkę zależną działalności podstawowej, wskazanym w liście opublikowanej przez Departament Zakupów. 4. Dyrektor Departamentu Zakupów do końca lutego każdego roku publikuje w Portalu Informacji Przetargowej listę zawierającą wykaz podmiotów, o których mowa w ust. 1 przygotowaną zgodnie z właściwymi przepisami, rozszerzoną o informacje dotyczące podstawowego przedmiotu działalności podmiotów, o których mowa w ust Departament Zakupów aktualizuje listę, o której mowa w ust. 4. w zakresie informacji dotyczących podstawowego przedmiotu działalności podmiotów, o których mowa w ust. 1 raz na sześć miesięcy oraz w każdym przypadku uzyskania informacji o zmianach w zakresie podstawowego przedmiotu prowadzonej przez nie działalności. 6. W przypadku, gdy w GK PGNiG jest jeden Wykonawca świadczący usługi, dostawy lub roboty budowlane, Zamawiający udziela Zamówienia na podstawie art. 136 Ustawy w trybie z wolnej ręki. W przypadku, gdy w GK PGNiG jest więcej niż jeden Wykonawca świadczący usługi, dostawy lub roboty budowlane, Zamawiający udziela Zamówienia na podstawie art. 136 Ustawy w trybie zapytania ofertowego. 11

12 7. W odniesieniu do Postępowań prowadzonych w oparciu o postanowienia niniejszego paragrafu Zamawiający może nie stosować przepisów Instrukcji dotyczących wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, żądania dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Dział IV Zamówienia niepodlegające ustawie Prawo zamówień publicznych (Zamówienia niepubliczne) Rozdział 1. Przepisy ogólne 16 Zakres zastosowania Do przeprowadzenia Postępowań o udzielenie zamówienia niepublicznego stosuje się postanowienia Instrukcji. 17 Wyłączenia 1. Przepisów Instrukcji w zakresie Zamówień niepublicznych nie stosuje się do: 1) Zamówień, które są Zakupami Wspólnymi zgodnie z Polityką Zakupów Wspólnych dla Spółek Grupy Kapitałowej PGNiG, 2) Zamówień, względem których wyłączone zostało stosowanie Ustawy na podstawie przepisów prawa, 3) Zamówień udzielanych przez Oddziały zagraniczne PGNiG SA, 4) innych Zamówień, względem których Zarząd podjął decyzję o odstąpieniu od stosowania Instrukcji. 2. Zwolnienie ze stosowania Instrukcji w stosunku do Zamówień, o których mowa w ust. 1 nie zwalnia z obowiązku uzupełnienia informacji związanych z danym Zamówieniem w odpowiednim narzędziu informatycznym rejestrującym wydatki Spółki. 18 Zasady udzielania Zamówień niepublicznych 1. Postępowanie niepodlegające Ustawie prowadzi się z uwzględnieniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców przy zachowaniu interesu PGNiG SA. 2. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem Postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 19 Odpowiedzialność w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia niepublicznego 1. Departament Zakupów jest zobowiązany do przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego, z zastrzeżeniem 27 ust. 4, 42 i Inicjator Postępowania jest zobowiązany do: 1) skierowania Wniosku zakupowego w trybie określonym w postanowieniach Instrukcji, 2) udziału w wyborze najkorzystniejszej oferty/unieważnieniu postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty, 3) zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą, w tym Umowy ramowej oraz Umowy wykonawczej zawartej na podstawie Umowy ramowej, jeżeli wynika to z udzielonych mu pełnomocnictw, o ile nie powierzono tej czynności innemu podmiotowi, 4) realizacji umowy, o której mowa w pkt 3, o ile realizacji umowy nie powierzono innemu podmiotowi. 12

13 3. Wszystkie czynności dokonane w trakcie trwania Postępowania o udzielenie Zamówienia niepublicznego wymagają zatwierdzenia przez Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego lub wyznaczoną przez niego osobę. Po zakończeniu Postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego Zespół Zakupowy zobowiązany jest do sporządzenia protokołu podsumowania postępowania zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do Instrukcji. 4. Protokół podsumowania postępowania wymaga zatwierdzenia przez: 1) Zespół Zakupowy, 2) Pełnomocnika Kierownika Zamawiającego. 5. Przedstawiciel Inicjatora Postępowania w Zespole Zakupowym odpowiada za przekazanie umowy do podpisu i jej rejestrację. 20 Zespół Zakupowy 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia niepublicznego prowadzi Zespół Zakupowy, składający się z dwóch osób - przedstawiciela Departamentu Zakupów i przedstawiciela Inicjatora Postępowania, z zastrzeżeniem 27 ust. 4, 42 i W uzasadnionych przypadkach Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego podejmuje decyzję o powołaniu Zespołu Zakupowego składającego się z większej liczby osób. Jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem Zamówienia, w skład Zespołu Zakupowego mogą być także powołane osoby nie będące pracownikami Spółki. 3. Szczegółowe zasady pracy Zespołu Zakupowego określa Regulamin pracy Komisji Przetargowej stanowiący Załącznik nr 4 do Instrukcji. Rozdział 2. Przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia niepublicznego 21 Ustalenie Wartości szacunkowej zamówienia 1. Nie można dzielić przedmiotu Zamówienia niepublicznego na części lub zaniżać jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur określonych w niniejszym Dziale. 2. Wartość szacunkowa zamówienia powinna być określona z należytą starannością, z uwzględnieniem bieżącej sytuacji rynkowej oraz innych dostępnych informacji, przez osobę dysponującą wiedzą merytoryczną dotyczącą przedmiotu Zamówienia. Wartość szacunkowa zamówienia określana jest na etapie przygotowywania Wniosku zakupowego. 3. Pełną dokumentację określającą Wartość szacunkową zamówienia należy dołączyć do Dokumentacji postępowania. 4. W przypadku robót budowlanych wymaga się sporządzenia kosztorysu inwestorskiego albo planowanych kosztów robót budowlanych albo planowanych kosztów prac projektowych i planowanych kosztów robót budowlanych. 5. Wszelkie dokumenty związane z określeniem Wartości szacunkowej zamówienia powinny być podpisane przez osobę ją określającą i opatrzone datą. 6. Jeżeli przewidywana jest możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, przy ustalaniu Wartości szacunkowej zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień. 7. Jeżeli dopuszcza się udzielenie zamówienia w częściach i w związku z tym składanie ofert częściowych, na podstawie których udzielić można odrębnych zamówień, wartością Zamówienia niepublicznego jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 8. Wartością Umowy ramowej niepodlegającej Ustawie jest łączna wartość zamówień wykonawczych, których Zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania Umowy ramowej. 9. Jeżeli Zamówienia udziela się: 1) na czas nieoznaczony Wartością szacunkową zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania tego Zamówienia, 13

14 2) na czas oznaczony Wartością szacunkową zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu jego trwania. 10. Inicjator Postępowania dokonuje ustalenia Wartości szacunkowej zamówienia nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem wszczęcia Postępowania dla dostaw i usług oraz nie wcześniej niż sześć miesięcy przed dniem wszczęcia Postępowania dla robót budowlanych. 11. Jeżeli po ustaleniu Wartości szacunkowej zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, Zespół Zakupowy przed wszczęciem Postępowania dokonuje zmiany Wartości szacunkowej zamówienia. Zmiana Wartości szacunkowej zamówienia musi być zatwierdzona przez Inicjatora Postępowania. 22 Opis przedmiotu Zamówienia 1. Przedmiot Zamówienia niepublicznego określa się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą obiektywnych cech technicznych, jakościowych lub wymagań funkcjonalnych, a w odniesieniu do robót budowlanych na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. Przedmiotu i warunków zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję oraz zawężać rynek Wykonawców bez uzasadnionej przyczyny. 2. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać, z zastrzeżeniem ust. 3, przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia lub nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. 3. Zespół Zakupowy, może podjąć decyzję o dopuszczeniu opisu przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, w szczególności w następujących przypadkach: 1) zamówień, których przedmiotem jest dostawa części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych rekomendowanych przez producenta, 2) zamówień, których przedmiotem jest uzasadniona technologicznie, funkcjonalnie, organizacyjnie lub biznesowo rozbudowa, remont lub modernizacja funkcjonujących systemów. 4. Użycie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, w przypadkach o których mowa w ust. 2 i 3 wymaga pisemnego uzasadnienia. Rozdział 3. Tryby udzielania Zamówień niepublicznych 23 Tryby udzielania Zamówień 1. Zamówienia niepublicznego udziela się w jednym z następujących trybów: 1) przetargu nieograniczonego, 2) zapytania ofertowego, 3) licytacji elektronicznej, 4) zamówienia z wolnej ręki. 2. Jeżeli Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego lub zapytania ofertowego, Zespół Zakupowy po przeprowadzeniu oceny ofert może dodatkowo przeprowadzić aukcję elektroniczną w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli została ona przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ lub zaproszeniu do składania ofert. 3. W przypadku trybów określonych w ust. 1 pkt 1 i pkt 2 istnieje możliwość dodatkowego zastosowania negocjacji. 14

15 24 Przetarg nieograniczony 1. Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia Zamówienia niepublicznego, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą złożyć wszyscy Wykonawcy, którzy chcą wziąć w nim udział. 2. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 6 do Instrukcji. 3. Wszczęcie Postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego następuje w momencie zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ na stronie internetowej PGNiG SA. Informacja o wszczęciu Postępowania może także dodatkowo zostać opublikowana w dzienniku lub czasopiśmie lub na portalu internetowym. Informacja taka zawiera przynajmniej nazwę postępowania oraz adres strony internetowej, gdzie znajduje się kompletne ogłoszenie oraz SIWZ. 4. Po wszczęciu Postępowania, w celu zwiększenia liczby Wykonawców, którzy złożą oferty w postępowaniu, Zespół Zakupowy może kontaktować się z potencjalnymi Wykonawcami, informując ich o toczącym się postępowaniu oraz przesyłać im informacje. 5. Zespół Zakupowy może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert dokonać zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu lub SIWZ. Dokonaną zmianę przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano lub którzy pobrali SIWZ, a także zamieszcza się na stronie internetowej Spółki. 6. SIWZ zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 7 do Instrukcji. 7. W przypadku, gdy Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu lub SIWZ i jej załączników Zespół Zakupowy może udzielić odpowiedzi, przekazując treść zapytania wraz z wyjaśnieniami wszystkim Wykonawcom, którzy zgodnie z wiedzą Zamawiającego otrzymali SIWZ, nie ujawniając przy tym źródła zapytania, a także zamieszcza na stronie internetowej Spółki. 8. W trybie przetargu nieograniczonego Zespół Zakupowy wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zespół Zakupowy może skrócić ten termin, co wymaga pisemnego uzasadnienia. 9. Po wszczęciu Postępowania, Zespół Zakupowy może przedłużyć termin składania ofert. 25 Zapytanie ofertowe 1. Zapytanie ofertowe to tryb udzielenia Zamówienia niepublicznego, w którym Zespół Zakupowy kieruje do wybranych Wykonawców zaproszenie do składania ofert, w którym zwraca się o podanie ceny dostaw, usług lub robót budowlanych albo ceny i innych czynników mających wpływ na ocenę ofert. 2. Zespół Zakupowy w oparciu o posiadaną wiedzę na temat rynku Wykonawców ustala listę potencjalnych Wykonawców, do których kieruje zaproszenie do składania ofert. 3. Wszczęcie postępowania w trybie zapytania ofertowego następuje w wyniku wysłania do wybranych przez Zamawiającego Wykonawców zaproszenia do składania ofert wraz z koniecznymi załącznikami. Zespół Zakupowy decyduje czy przygotowywany jest SIWZ, stosując się jednocześnie do 24 ust Zaproszenie do składania ofert zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 8 do Instrukcji. 5. W przypadku, gdy sporządzona jest SIWZ zaproszenie do składania ofert zawiera jedynie informację o przedmiocie zamówienia i terminie składania ofert. Pozostałe informacje znajdują się w SIWZ. 6. Zaproszenie do składania ofert kierowane jest do takiej liczby Wykonawców, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, jednak nie mniej niż do 3. Jeżeli specjalistyczny charakter zamówienia ogranicza liczbę Wykonawców, zaproszenie kierowane jest do wszystkich potencjalnych Wykonawców; w 15

16 takim przypadku Zespół Zakupowy przedstawia analizę rynku i uzasadnienie skierowania zaproszenia do składania ofert do mniejszej liczby Wykonawców. 7. Wykonawcy składają oferty na warunkach określonych w zaproszeniu do składania ofert lub SIWZ. Do czasu upływu terminu składania ofert, warunki określone w zaproszeniu do składania ofert lub SIWZ mogą być zmienione. Do wyjaśnień treści SIWZ stosuje się odpowiednio 24 ust W trybie zapytania ofertowego Zespół Zakupowy wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zespół Zakupowy może skrócić ten termin, co wymaga pisemnego uzasadnienia. 9. Po wszczęciu postępowania, Zespół Zakupowy może przedłużyć termin składania ofert. 26 Licytacja elektroniczna 1. Licytacja elektroniczna to tryb udzielenia Zamówienia niepublicznego, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, Wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji. Licytacja elektroniczna może być stosowana, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. 2. Wszczęcie postępowania w trybie licytacji elektronicznej następuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej Spółki lub na stronie, na której będzie prowadzona licytacja lub poprzez wysłanie zaproszenia do składania ofert w trybie licytacji elektronicznej. 3. W postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej nie wymaga się sporządzania SIWZ. 4. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 6 do Instrukcji. 5. Zamawiający może przeprowadzić proces weryfikacji Wykonawców, którzy zamierzają wziąć udział w licytacji elektronicznej. W tym celu Zamawiający wyznacza termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej nie krótszy niż 7 dni od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. 6. W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu weryfikacji Wykonawców, Zamawiający dopuszcza do udziału w licytacji elektronicznej i zaprasza do składania ofert wszystkich Wykonawców, którzy spełnili warunki udziału w postępowaniu oraz potwierdzili we wniosku o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej możliwość wykonania zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 7. Zamawiający może wysłać do wybranych Wykonawców zaproszenie do składania ofert w trybie licytacji elektronicznej. Zaproszenie może być przesłane Wykonawcom w formie elektronicznej i zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 8 do Instrukcji. 8. Zamawiający otwiera licytację elektroniczną w terminie określonym w zaproszeniu do składania ofert, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania Wykonawcom zaproszenia. 9. Zamawiający i Wykonawcy od otwarcia do zamknięcia licytacji przekazują wnioski, oświadczenia i inne informacje drogą elektroniczną. 10. Oferta złożona w toku licytacji przestaje wiązać, gdy inny Wykonawca złożył ofertę korzystniejszą. 11. Zamawiający zamyka licytację: 1) w czasie określonym w zaproszeniu do składania ofert, 2) jeżeli w określonym w zaproszeniu do składania ofert terminie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia. 16

17 12. Po zamknięciu licytacji Zamawiający może podać, na wskazanej w zaproszeniu do składania ofert stronie internetowej, nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą. 13. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zespół Zakupowy może skrócić terminy, o których mowa w ust. 5 i ust. 8. Skrócenie terminów, o których mowa w zdaniu pierwszym wymaga pisemnego uzasadnienia. 14. Po wszczęciu postępowania, Zespół Zakupowy może przedłużyć termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej. 27 Zamówienie z wolnej ręki 1. Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia Zamówienia niepublicznego, w którym udziela się Zamówienia po negocjacjach tylko z jednym Wykonawcą. 2. Tryb ten może być stosowany, gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) dostawy i usługi mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, w szczególności gdy przedmiotem Zamówienia są: a) dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, b) dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, c) dostawy gazu z sieci gazowej, d) dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, e) usługi przesyłowe energii elektrycznej, ciepła i paliw gazowych. 2) Zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, 3) Zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę w przypadku udzielania Zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej, 4) udziela się Zamówień, których przedmiotem są usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem lub transferem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych, w szczególności związane z transakcjami mającymi na celu uzyskanie dla Zamawiającego środków pieniężnych lub kapitału, 5) udziela się Zamówień na usługi prawnicze lub usługi doradztwa podatkowego, 6) udziela się Zamówień na usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych, eksperymentu lub sporządzania opinii bądź ekspertyz naukowych, 7) udziela się zamówień na usługi zdrowotne, socjalne, restauracyjne lub hotelarskie, 8) udziela się Zamówień na usługi w zakresie szkoleń, kultury, sportu lub rekreacji, 9) względy bezpieczeństwa, ekonomiczne lub techniczne przemawiają za udzieleniem Zamówienia wybranemu Wykonawcy, 10) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Inicjatora Postępowania, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie Zamówienia, 11) w postępowaniu prowadzonym w innym trybie nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, 12) udziela się zamówień uzupełniających, tj. Zamówień udzielanych dotychczasowemu Wykonawcy, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego, dotyczących przedmiotu zamówienia przewidzianego i opisanego w SIWZ i polegających na: - powtórzeniu tego samego rodzaju Zamówień, w przypadku usług lub robót budowlanych, - w przypadku dostawy, na jej rozszerzeniu. 13) udziela się zamówień dodatkowych, tj. Zamówień udzielanych dotychczasowemu Wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych, nieobjętych zamówieniem podstawowym, dotyczących przedmiotu zamówienia przewidzianego i opisanego w 17

18 SIWZ, nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego, które są niezbędne do jego prawidłowego wykonania, a których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, w szczególności, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego, 14) możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym lub w związku z trwającymi przez krótki okres szczególnie korzystnymi okolicznościami możliwe jest udzielenie zamówienia po cenie niższej niż ceny rynkowe. 3. Udzielenie Zamówienia w trybie z wolnej ręki wymaga pisemnego uzasadnienia oraz wskazania obiektywnych argumentów przemawiających za wyborem Wykonawcy, któremu ma być udzielone Zamówienie. 4. Dla Zamówień udzielanych w trybie z wolnej ręki, których Wartość szacunkowa jest niższa niż kwota zł (netto), Postępowanie zakupowe przygotowuje i przeprowadza Inicjator Postępowania. 5. W przypadku Zamówień, o których mowa w ust. 4 Wniosek zakupowy wymaga rejestracji w Portalu Informacji Przetargowej. 6. Dla Zamówień, których Wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwotę zł (netto), do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wymagana jest zgoda Członka Zarządu właściwego merytorycznie w danej sprawie zgodnie z kompetencyjną uchwałą Zarządu poprzedzona opinią Dyrektora Departamentu Zakupów wyrażoną nie później niż w terminie 7 dni od dnia przekazania wniosku do zaopiniowania. 7. Postanowienia ust. 6 stosuje się odpowiednio w przypadku kiedy Zarząd udzieli pełnomocnictwa do wyrażania zgody na udzielenie zamówienia z wolnej ręki. 8. Wszczęcie Postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki następuje w wyniku przekazania wybranemu Wykonawcy zaproszenia do negocjacji. Nie wymaga się sporządzania SIWZ. 9. Zaproszenie do negocjacji zawiera w szczególności informacje określone w Załączniku nr 9 do Instrukcji. 10. Negocjacje prowadzone są w celu ustalenia wszystkich warunków umowy. Rozdział 4. Wymagania dotyczące Wykonawców 28 Warunki udziału w Postępowaniu 1. O udzielenie Zamówienia niepublicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Dopuszcza się wspólne ubieganie się Wykonawców o udzielenie zamówienia. W przypadku dopuszczenia takiej możliwości, od podmiotów występujących wspólnie żąda się pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich podmiotów w toku postępowania o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu oraz do zawarcia umowy w sprawie tego Zamówienia. 3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, przed zawarciem umowy w sprawie Zamówienia niepublicznego Zamawiający może żądać umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. 18