REGULAMIN KONKURSU OFERT

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU OFERT na najem, zagospodarowanie i prowadzenie bufetu gastronomicznego dla pracowników i interesantów Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach przy ul. Francuskiej 70A w Katowicach. 1. Podmiot ogłaszający konkurs: 1 Postanowienia ogólne Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach ul. Lompy 14, Katowice Telefon : , fax Godziny urzędowania od 7:30 do 15:30 Konto bankowe : NBP O/Okręgowy w Katowicach nr NIP , Regon Strona internetowa Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach 2. Do konkursu ofert nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 2 Przedmiot konkursu 1. Przedmiotem konkursu jest lokal przeznaczony na zagospodarowanie i prowadzenie bufetu gastronomicznego dla pracowników Sądu i interesantów w piwnicy budynku Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach przy ul. Francuskiej 70A. 2. Najem dotyczy lokalu mieszczącego się w Katowicach, ul. Francuskiej 70A o łącznej powierzchni 84,68 m 2 (wykaz pomieszczeń lokalu wraz z metrażem zawiera załącznik nr 5 do regulaminu). 3. Lokal znajduje się w piwnicy budynku. Wyposażony jest w sieci: wodociągową, elektryczną i kanalizacyjną 4. Przewidywany termin rozpoczęcia prowadzenia bufetu r. 5. Termin obowiązywania umowy: 3 lata, licząc od dnia podpisania umowy, z tym, że datą rozpoczęcia najmu będzie pierwszy dzień następnego miesiąca, w którym podpisano umowę. Od tego dnia będzie liczony 3 letni okres umowy najmu. 6. W budynku pracuje około 250 osób. 7. Lokal jest wyposażony w sprzęt gastronomiczny i meble zgodnie z rzutem pomieszczeń aranżacja (Załącznik nr 6 do regulaminu), za wyjątkiem: Lady chłodniczej (pozycja nr 21 załącznika nr 6), Zmywarki uniwersalnej z funkcją wyparzania z pompą spustową (pozycja nr 5 załącznika nr 6), Kuchenki elektrycznej z piekarnikiem elektrycznym (pozycja nr 12 załącznika nr 6), Kuchenki mikrofalowej 1000W, pojemność komory 25 l (pozycja nr 10 załącznika nr 6) 8. Sprzęt wymieniony w pkt 7 Najemca dostarczy, najpóźniej na 3 dni przed uruchomieniem bufetu na własny koszt. 9. Przed złożeniem oferty należy dokonać wizji obiektu w dniu 15 lutego 2013r., w godzinach 9:00-12:00 w obecności pracownika Oddziału Gospodarczego Wynajmującego. 3 Zakres świadczenia usług 1. Najemca będzie świadczył usługi w zakresie prowadzenia bufetu szybkiej obsługi w dniach i godzinach pracy sądu tj. od poniedziałku do piątku od godz do 15.30, a to sprzedaży: dań gorących jedno i dwu daniowych, zarówno mięsnych, jak i bezmięsnych w zakresie otrzymanego zezwolenia i warunków technologicznych bufetu, wyrobów garmażeryjnych (np. naleśniki, pierogi, pasty, pyzy), przekąsek gorących (np. hamburger, zapiekanka, hot-dog, frytki itp.), gotowych kanapek świeżych i zapiekanych, surówek i sałatek, pieczywa, wyrobów cukierniczych, słodyczy, deserów, gorących napoi (herbata, kawa z ekspresu), napoi zimnych, artykułów nabiałowych (np. serki, jogurty, masło itp.) Strona 1 z 6

2 2. Najemca będzie również świadczył usługi cateringu na doraźne potrzeby Wynajmującego w ramach osobnego zlecenia. 3. Zabrania się sprzedaży i podawania napojów alkoholowych, wyrobów tytoniowych i odurzających. 4. Zabrania się sprzedaży asortymentu, towarów, które w ocenie Wynajmującego naruszają powagę instytucji. 4 Obowiązki Najemcy 1. Kompleksowe wyposażenie bufetu z wyjątkiem wyposażenia, które zostało dostarczone przez Wynajmującego. Wyposażenie winno spełniać wymogi estetyczne i funkcjonalne oraz współgrać z ogólnym wystrojem bufetu oraz być zgodne z wymogami bezpieczeństwa, sanitarnymi, technologicznymi oraz przeciwpożarowymi, 2. Zaopatrzenie w artykuły i sprzęt niezbędny w prowadzeniu działalności. 3. Wynajmujący na podstawie protokołu przekazania udostępni Najemcy dostarczone wyposażenie bufetu. Najemca będzie ponosił odpowiedzialność za przekazane mienie. 4. Najemca będzie prowadził powyższą działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym wymogami sanitarnymi, epidemiologicznymi i technologicznymi stawianymi przez Państwową Inspekcją Sanitarną. 5. Najemca będzie utrzymywał lokal w należytym stanie technicznym, technologicznym i sanitarnym, a także będzie przestrzegał zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego i sanitarnego oraz ponosił odpowiedzialność z tego tytułu. 6. Nakłady i ulepszenia związane na stałe z pomieszczeniem, wykonane przez Najemcę, nieodpłatnie przechodzą na rzecz Wynajmującego. 7. Najemca obowiązany będzie do uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń na rozpoczęcie działalności gastronomicznej w lokalizacji Sądu przy ul. Francuskiej 70A, które muszą zostać okazane Wynajmującemu. 8. Najemcy nie wolno oddawać wynajmowanych pomieszczeń w podnajem do bezpłatnego użytkowania lub na podstawie jakiegokolwiek tytułu prawnego. 9. Po zakończeniu umowy najmu Najemca zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić przedmiot najmu Wynajmującemu w stanie niepogorszonym. 10. Najemca zapewni uprawnionym przedstawicielom Wynajmującego nieograniczony dostęp do przedmiotu najmu. 11. Najemca będzie informował Wynajmującego niezwłocznie o awariach instalacji należących do Wynajmującego, pożarze oraz innych szkodach w przedmiocie najmu, a także będzie natychmiastowo podejmował niezbędne działania celem uniknięcia dalszych szkód w przedmiocie najmu. 12. Najemca zwróci Wynajmującemu wszelkie wydatki i koszty poniesione przez niego w związku ze szkodami, jeśli zostały one spowodowane z winy Najemcy. 13. Wszelkie prace remontowe Najemca będzie wykonywał za zgodą Wynajmującego. 14. Najemca na żądanie Wynajmującego będzie zobowiązany przedstawić aktualne badania lekarskie wszystkich pracowników. 5 Czynsz i opłaty z tytułu najmu 1. Czynsz najmu lokalu będzie ustalony na poziomie zadeklarowanym przez oferenta w wybranej ofercie. Zaproponowana stawka czynszu nie może być niższa niż 14,85 zł brutto za 1 m Stawka czynszu za najem podlegać będzie corocznej waloryzacji począwszy od 2014 r. przez powiększenie stawki za 1 m 2 obowiązującej w roku poprzednim o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanych przez Prezesa GUS za rok ubiegły z naliczeniem od stycznia danego roku. 3. Oprócz czynszu najmu Najemca zobowiązany jest do ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem pomieszczeń, w tym za: centralne ogrzewanie (opłata stała i opłata zmienna) - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni (1,92%). Dla przykładu w miesiącu grudniu 2012r. opłata za centralne ogrzewanie wyniosłaby 244,49 zł brutto. dostawy energii elektrycznej - według wskazań podlicznika i obowiązującymi stawkami u dostawcy energii elektrycznej (dystrybucja i sprzedaż), dostawy wody i odprowadzenie ścieków - według wskazań wodomierza i obowiązującymi stawkami u dostawcy, usługi usuwania odpadów i nieczystości stałych - Najemca we własnym zakresie podpisuje umowę z wykonawcą usługi. Wynajmujący wskaże po podpisaniu umowy a przed rozpoczęciem działalności miejsce ustawienia przez Najemcę kontenera, Strona 2 z 6

3 podatek od nieruchomości (jednorazowo do każdego roku, a w 2013 r. do dnia 30.04), w wysokości ustalonej decyzją Rady Miasta Katowice na dany rok - proporcjonalnie do wynajmowanej powierzchni oraz czasu obowiązywania umowy w danym roku. 4. Średnia wysokość opłat z tytułu ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem pomieszczeń wynosi od 600 zł do 800 zł brutto. 5. Opłata z tytułu podatku od nieruchomości wg stawek ustalonych decyzją Rady Miasta Katowice na rok 2013r. wynosi 154,54 zł za 1 miesiąc. 6 Warunki udziału Oferty w konkursie mogą składać podmioty, które: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie 3. Dysponują odpowiednim potencjałem oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. Znajdują się sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację zadania. 5. Nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, 6. Nie prowadzi się względem nich postępowania upadłościowego, nie ogłoszono ich upadłości ani nie są w likwidacji 7. W stosunku do osób będących właścicielami oraz wchodzących w skład zarządu nie toczyło się i nie toczy się postępowania karne, 8. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonał lub wykonuje usługę polegającą na prowadzeniu lokalu gastronomicznego przez okres, co najmniej 12 miesięcy. 7 Wymagane dokumenty 1. Wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do regulaminu Formularz ofertowy, 2. Wypełniony i podpisany załącznik nr 2 do regulaminu Szczegółowy opis oferty, 3. Wypełniony i podpisany załącznik nr 3 do regulaminu Oświadczenie 4. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, (odpis z właściwego rejestru sądowego albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 5. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 6. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu -wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 7. Referencje lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie lub wykonywanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert jednej usługi polegającej na prowadzeniu lokalu gastronomicznego przez okres co najmniej 12 miesięcy. Dokumenty winny być złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez oferenta. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski sporządzonym lub poświadczonym przez oferenta. W przypadku, gdy Oferenta reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Wynajmujący może zażądać przedstawienia oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie dokumentu przedłożonego przez oferenta, którego oferta była najkorzystniejsza dla Wynajmującego. Wynajmujący może zażądać od oferenta, którego oferta była najkorzystniejsza dla Wynajmującego informacji z Krajowego Rejestru Karnego nie wcześniej niż 6 miesięcy przez terminem składania ofert. Strona 3 z 6

4 8 Zasady konkursu 1. Konkurs uznaje się za ważny, jeżeli wpłynie, co najmniej jedna oferta. 2. Złożone oferty weryfikuje i ocenia komisja konkursowa powołana w tym celu przez Dyrektora Sądu. 3. Komisja konkursowa: przyjmuje oferty, otwiera oferty, przyjmuje dodatkowe oświadczenia i wyjaśnienia oferentów, dokonuje analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub stwierdza, ze żadna z ofert nie może zostać przyjęta, odrzuca ofertę, jeżeli oferta nie spełnia wymogów formalnych, może wystąpić do oferenta z wnioskiem o uzupełnienie brakujących dokumentów oraz dodatkowe wyjaśnienia, sporządza protokół z wyboru oferty wraz z uzasadnieniem, który przedkłada Dyrektorowi Sądu do zatwierdzenia. 9 Opis sposobu przygotowania oferty 1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, 2. Wymaga się, aby oferta była przygotowana na piśmie, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści, 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, 4. Oferent winien umieścić ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami w prawidłowym, zamkniętym opakowaniu, w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. 5. Koperta ( wraz z oznaczeniem Oferenta ) winna zawierać następujące informacje Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, Oddział Gospodarczy, ul. Lompy 14, Katowice pokój nr 05 oznaczenie : Oferta na prowadzenie bufetu NIE OTWIERAĆ PRZED dniem 22 lutego 2013r. godz Ze względu na możliwość uszkodzenia opakowania podczas przesyłania oferty, zaleca się zastosowanie dwóch kopert oznakowanych jak wyżej. 6. Wymaga się, by oferta wraz ze wszystkimi załącznikami była podpisana przez: przedstawiciela (-li) przedsiębiorcy (-ów) wymienionego (-ych) w rejestrze lub w ewidencji działalności gospodarczej upoważnionego (-ych) do zaciągania zobowiązań w imieniu oferenta, pełnomocnika (-ów) umocowanego (-ych) przez osoby przenoszące uprawnienia do reprezentowania podmiotu zgodnie z wpisem do rejestru (KRS) lub zgodnie z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej upoważnionego (-ych) do zaciągania zobowiązań w imieniu oferenta. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii. 7. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i złączone w sposób uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek z kartek. 8. Dokumenty powinny być sporządzone zgodnie z zaleceniami oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorcami - załącznikami, a w szczególności zawierać wszystkie informacje oraz dane. 9. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone datą dokonania poprawki oraz podpisem osób uprawnionych. 10. Oferta musi zawierać wymagane dokumenty wskazane w 7 regulaminu. Strona 4 z 6

5 10 Kryteria wyboru oferty 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty decydować będzie łączna cena brutto za 1 m 2 powierzchni bufetu oraz punkty za przedstawiony szczegółowy opis oferty. 2. Wynajmujący dokona oceny ofert według następujących kryteriów: Lp. Kryterium Opis kryterium 1 Cena brutto za 1m 2 powierzchni 2 Szczegółowy opis oferty Stosunek oferowanej ceny brutto za 1 m 2 powierzchni do najwyższej ceny brutto za 1 m 2 powierzchni spośród ocenianych ofert Liczba punktów przyznana przez Komisję za szczegółowy opis oferty Waga kryterium Maksymalna ilość punktów 80% 80 punktów 20% 20 punktów Sposób oceny oferty. 3. Obliczenie liczby punktów przyznanych każdej ofercie zostanie dokonane na podstawie wzoru: gdzie : P i i C C max C P i = x80 + punkty w kryterium szczegółowy opis oferty C max liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie, numer ocenianej oferty, cena brutto za 1 m 2 powierzchni ocenianej oferty najwyższa cena brutto za 1 m 2 powierzchni spośród ocenianych ofert. 4. Punkty przyznane każdej ofercie będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeżeli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów wynikająca z małej różnicy zaoferowanych cen. 5. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta o największej liczbie zgromadzonych punków. 6. W razie uzyskania przez dwie lub więcej ofert takiej samej liczby punktów komisja konkursowa podejmuje rozstrzygnięcie w drodze głosowania większością głosów. W razie równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego komisji. 7. W przypadku nie podpisania umowy najmu przez wybranego oferenta w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie zostanie wybrana kolejna oferta o największej liczbie punktów. 11 Miejsce, termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy składać lub przesłać do dnia 22 lutego 2013r. do godziny w Oddziale Gospodarczym Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach, ul. Lompy 14, Katowice, pokój nr Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez ich otwierania. 3. Publiczne otwarcie ofert odbędzie się w dniu 22 lutego 2013r. o godzinie w Oddziale Gospodarczym Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach, ul. Lompy 14, Katowice, pokój nr Otwarcie ofert jest jawne. Oferenci mogą być obecni przy otwarciu ofert. 5. Podczas otwarcia ofert Wynajmujący poda nazwy firmy oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące zaoferowanej ceny brutto za 1 m 2 powierzchni 6. Termin związania ofertą: 30 dni. 12 Wadium 1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 3.000,00 PLN. 2. Termin wniesienia wadium upływa dnia 22 lutego 2013r. o godz. 10:00. Strona 5 z 6

6 3. Oferta, która nie będzie zabezpieczona wadium, zostanie przez Wynajmującego odrzucona. 4. Wadium należy wnieść wyłącznie w pieniądzu w formie przelewu na rachunek Sądu wskazany w 1 z adnotacją Wadium bufet. 5. W przypadku wpłaty wadium na rachunek bankowy uważa się, że termin określony w pkt 2 został dotrzymany, jeżeli przed jego upływem zostało uznane konto Wynajmującego. 6. Zwrot wadium wraz z odsetkami oferentom, których oferta nie została wybrana zostanie dokonamy najpóźniej do 7 dni od daty podpisania umowy. 7. Wybrany w wyniku konkursu oferent otrzyma zwrot wadium wraz z odsetkami w wysokości zł najpóźniej do 7 dni od daty podpisania umowy. Pozostała kwota tj zł zostanie zatrzymana u Wynajmującego na poczet zabezpieczenia (kaucja). Kaucja wraz z odsetkami zostanie zwrócona Najemcy po zakończeniu umowy i wywiązaniu się z niej bez zastrzeżeń. 8. W przypadku, gdy oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Wynajmującego będzie uchylał się od zawarcia umowy lub zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie oferenta Wynajmujący zatrzyma wadium w pełnej wysokości wraz z odsetkami. 13 Umowa najmu 1. Umowa najmu zostanie podpisana z wybranym oferentem, w terminie do 14 dni od daty zamieszczenia zawiadomienia o wygraniu konkursu na stronie internetowej Wynajmującego 2. Szczegółowe zasady najmu lokalu regulować będzie umowa najmu zawarta pomiędzy tut. Sądem a oferentem wybranym w konkursie, której istotne postanowienia zostały zawarte w załączniku nr 4 do regulaminu. 3. Oferent, którego oferta została wybrana, musi posiadać polisę ubezpieczeniową OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę min zł. Oferent, którego oferta została wybrana zobowiązany jest przedłożyć do dnia uruchomienia bufetu kopię polisy OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej wraz z potwierdzeniem opłacenia polisy. 4. Umowa zostanie zawarta na okres 3 lat z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia przypadającego na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. 5. Umowa zostanie wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zalegania przez Najemcę z opłaceniem czynszu lub regulaminowych opłat za media za okres 2 miesięcy. 14 Postanowienia końcowe 1. Wynajmującemu przysługuje prawo dokonania wyboru oferty wg kryteriów określonych w 4 pkt 5, jak również uznania, że konkurs nie dał rezultatu oraz unieważnienia konkursu w każdym czasie bez podania przyczyny. 2. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do rozstrzygnięcia konkursu bez podania uzasadnienia. 3. Integralną część regulaminu konkursu ofert stanowią załączniki: a) Formularz ofertowy załącznik nr 1, b) Szczegółowy opis oferty załącznik nr 2, c) Oświadczenie załącznik nr 3, d) Istotne postanowienia umowy załącznik nr 4, e) Wykaz pomieszczeń lokalu załącznik nr 5, f) Rzut pomieszczeń aranżacja załącznik nr 6, g) Rzut pomieszczeń technologia załącznik nr 7, h) Protokół zdawczo-odbiorczy załącznik nr 8 Strona 6 z 6