ZASADY PRZECIWDZIAŁANIA NADUŻYCIOM FINANSOWYM W REGIONALNYM PROGRAMIE OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA

Transkrypt

1 ZASADY PRZECIWDZIAŁANIA NADUŻYCIOM FINANSOWYM W REGIONALNYM PROGRAMIE OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA Wersja nr 1 z dnia 7 marca 2016 roku

2 Spis treści Wykaz skrótów i pojęć WSTĘP DEFINICJE MECHANIZMY ZAPEWNIAJĄCE PRZECIWDZIAŁANIE NADUŻYCIOM FINANSOWYM W RPO WP System realizacji RPO WP zaprojektowany z uwzględnieniem odporności na nadużycia Zasady postępowania obowiązujące pracowników Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczących Zasady i procedury Instytucji Zarządzającej Zasady i procedury Instytucji Pośredniczących Zalecenia dla beneficjentów Dodatkowe działania mające na celu wzmocnienie ochrony przed nadużyciami ŹRÓDŁA DODATKOWYCH INFORMACJI, REKOMENDACJI I DOBRYCH PRAKTYK Strona 2 z 13

3 Wykaz skrótów i pojęć Kodeks karny ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U nr 88 poz. 553 ze zm.) Konwencja w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich - Konwencja w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich z dnia 26 lipca 1995 r. (Dz. Urz. C 316 z ), dotycząca ochrony budżetu UE przed nadużyciami finansowymi KOP - Komisja Oceny Projektów powołana zgodnie z zasadami określonymi w ustawie wdrożeniowej OLAF Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych rozporządzenie finansowe - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euroatom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE L 298 z , str. 1, ze zm.) rozporządzenie ogólne - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z r., str. 320) RPO WP Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata ustawa o CBA ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.) ustawa o pracownikach samorządowych ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.) ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz ze zm.) Strona 3 z 13

4 1. WSTĘP Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata realizuje politykę kompleksowego przeciwdziałania nadużyciom finansowym. Zgodnie z art. 125 ust. 4 lit. c rozporządzenia ogólnego w odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu operacyjnego instytucja zarządzająca wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka. Przepis ten odzwierciedla szczególny nacisk, jaki w okresie został położony na eliminowanie wyłudzania, defraudacji i sprzeniewierzania środków unijnych we wszystkich formach i postaciach. Niniejszy dokument stanowi element wspomnianej powyżej polityki oraz wykonanie obowiązku Instytucji Zarządzającej określonego w Rozdziale 11 pkt 1) Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata Jest on adresowany do wszystkich podmiotów i osób (pracowników) związanych z realizacją RPO WP oraz dofinansowanymi w ramach tego programu projektami: do Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących, wnioskodawców i beneficjentów oraz wykonawców zamówień publicznych. Dokument obejmuje informacje na temat zasad, sposobów i mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w RPO WP Zapoznanie się z nim przez wnioskodawców, beneficjentów i wykonawców zamówień publicznych pozwoli tym podmiotom na uświadomienie sobie wysokiego poziomu zabezpieczeń przeciw nadużyciom, jakie zostały zastosowane w systemie realizacji programu. 2. DEFINICJE Poniżej zostały zestawione definicje najważniejszych pojęć mających zastosowanie w przeciwdziałaniu nadużyciom finansowym. Ich znajomość jest istotna ze względu na konieczność rozróżnienia działań bądź sytuacji dopuszczalnych, od tych, które są nieprawidłowe i wiążą się z negatywnymi konsekwencjami oraz muszą być eliminowane. (1) Nadużycie finansowe 1 zgodnie z art. 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich jest to jakiekolwiek umyślne działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na: wykorzystaniu lub przedstawieniu fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu, nieujawnieniu informacji, mimo istniejącego obowiązku w tym zakresie, w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu, 1 Definicje od (1) do (4) zgodnie z Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata Strona 4 z 13

5 niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane. (2) Podejrzenie nadużycia finansowego - jest to nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego. (3) Nieprawidłowość indywidualna poprzez nieprawidłowość indywidualną należy rozumieć nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego, tj. każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy polityki spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem. (4) Nieprawidłowość systemowa zgodnie z art. 2 pkt 38 rozporządzenia ogólnego, jest to każda nieprawidłowość, która może mieć charakter powtarzalny, o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia w podobnych rodzajach projektów i jednocześnie taka, która jest konsekwencją istnienia poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, w tym nieprawidłowość polegająca na niewprowadzeniu odpowiednich procedur zgodnie z rozporządzeniem ogólnym oraz przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy. (5) Konflikt interesów na podstawie definicji zawartej w art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego można go określić jako sytuację, w której bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu lub osoby upoważnionej do określonych działań jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą wsparcia. (6) Korupcja zgodnie z art. 1 ust. 3a ustawy o CBA jest to czyn: 1) polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji; 2) polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji; 3) popełniany w toku działalności gospodarczej, obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu, bezpośrednio lub pośrednio, osobie kierującej jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującej w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub na rzecz jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie; 4) popełniany w toku działalności gospodarczej obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na żądaniu lub przyjmowaniu bezpośrednio lub po- Strona 5 z 13

6 średnio przez osobę kierującą jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującą w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie. 3. MECHANIZMY ZAPEWNIAJĄCE PRZECIWDZIAŁANIE NADUŻYCIOM FINANSOWYM W RPO WP System realizacji RPO WP zaprojektowany z uwzględnieniem odporności na nadużycia Instytucja Zarządzająca RPO WP , opracowując system realizacji programu, brała pod uwagę, jako jeden z istotnych czynników determinujących kształt tego systemu, konieczność takiego jego zaprojektowania, aby zminimalizować ryzyko popełnienia nadużyć finansowych (a także szerzej: ryzyko wszelkich nieprawidłowości i błędów). Mechanizmy i rozwiązania zapobiegające nadużyciom wbudowane są we wszystkie części systemu realizacji RPO WP , niemniej szczególnie istotne są w tych obszarach, w których prawdopodobieństwo wystąpienia nadużyć jest zwiększone. W szczególności dotyczy to wyboru projektów do dofinansowania w trybie konkursowym oraz szeroko pojętej kontroli projektów realizowanych przez beneficjentów: weryfikacji wniosków o płatność, weryfikacji ex-ante (uprzedniej) zamówień publicznych, kontroli na miejscu realizacji projektu bądź w siedzibie beneficjenta. Odpowiednie rozwiązania zapobiegawcze zastosowane są zarówno w wymaganiach wobec wnioskodawców i beneficjentów, jak i w procedurach wewnętrznych określonych w Instrukcjach Wykonawczych Instytucji Zarządzającej (w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego) oraz Instytucji Pośredniczących (Agencji Rozwoju Pomorza S.A., Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, Związku Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych). Projektując system realizacji Instytucja Zarządzająca kierowała się wiedzą i doświadczeniami wyniesionymi z wdrażania programów w okresie oraz dostępnymi wytycznymi i zaleceniami w zakresie zwalczania nadużyć finansowych opracowanymi przez instytucje europejskie oraz krajowe. Znaczna część mechanizmów zmniejszających poziom ryzyka wynika z obowiązujących przepisów zawartych w ustawie wdrożeniowej oraz z zasad określonych w wytycznych horyzontalnych wydanych na podstawie tej ustawy. Skutecznym środkiem stosowanym przez Instytucję Zarządzającą RPO WP w celu zapewnienia odpowiedniej wykrywalności ewentualnych nadużyć (mającym również znaczenie prewencyjne) jest dobrze zaprojektowany system kontroli, poddawany przeglądom w ramach przygotowywania Rocznych Planów Kontroli. Nadużycie finansowe jest nieprawidłowością, ale taką w której występuje świadome i celowe działanie lub zaniechanie osoby, która się go dopuszcza. Te same mechanizmy w większości przypadków zabezpieczają zarówno przed nadużyciami, jak i przed nieprawidłowości niebędącymi nadużyciem, wynikającymi przeważnie z błędów, pomyłek lub niewiedzy. Zatem system przeciwdziałania nadużyciom stanowi integralną część systemu zarządzania i kontroli RPO WP nastawionego na eliminowanie wszelkich nieprawidłowości. Strona 6 z 13

7 Niezależnie od dokładania należytych starań na etapie projektowania systemu wdrażania, aby był on w znacznym stopniu odporny na nadużycia, Instytucja Zarządzająca oraz każda z Instytucji Pośredniczących przeprowadziły i będą okresowo ponawiać systematyczną ocenę ryzyka nadużyć pozwalającą stwierdzić, czy istniejące zabezpieczenia są wystarczające. Ocenę ryzyka nadużyć przeprowadza się zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej na okres programowania dotyczącymi analizy ryzyka oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z 19 grudnia 2013 r., w szczególności przy użyciu narzędzia do oceny ryzyka nadużyć finansowych zawartego w załączniku nr 1 do przedmiotowych wytycznych, z uwzględnieniem specyfiki systemu realizacji i kontekstu wdrażania RPO WP , w tym typów i wielkości projektów, rodzajów beneficjentów, otoczenia instytucjonalnego i prawnego. W procesie oceny uwzględnia się różnorodne źródła informacji, w tym takie jak sprawozdania/raporty z kontroli/audytu, raporty dotyczące nieprawidłowości (w tym nadużyć finansowych), wyniki samooceny procesu kontroli. Ocena przeprowadzana jest w odniesieniu do zidentyfikowanych w ww. wytycznych trzech kluczowych obszarów ryzyka: procesu wyboru projektów, realizacji projektów przez beneficjentów (w aspekcie zamówień publicznych i kosztów pracy), płatności i certyfikacji. Ocenę przeprowadza specjalnie powołany w danej instytucji Zespół ds. oceny ryzyka nadużyć, w którego skład wchodzą osoby posiadające dużą wiedzę i doświadczenie w zakresie obszarów ryzyka będących przedmiotem oceny. W każdym z kluczowych procesów, dla każdego szczególnego rodzaju ryzyka przeprowadzana jest ocena ryzyka brutto wystąpienia konkretnego scenariusza nadużyć finansowych, a następnie określa się i ocenia skuteczność istniejących już mechanizmów zabezpieczających i kontrolnych, ukierunkowanych na ograniczenie występowania tych rodzajów ryzyka lub dopilnowanie, by nie pozostawały one niewykryte. Dzięki temu określone zostaje ryzyko netto, co w przypadku znacznego lub krytycznego ryzyka rezydualnego skutkuje wprowadzeniem dodatkowych środków zwalczania nadużyć finansowych. Instytucja Zarządzająca RPO WP zapewnia poprzez stosowne zapisy w zawartych porozumieniach oraz poprzez właściwy nadzór systemowy, że każda z powołanych Instytucji Pośredniczących również przeprowadza ocenę ryzyka nadużyć oraz stosuje środki przeciwdziałania nadużyciom finansowym w zakresie, który uzasadniony jest specyfiką danej instytucji oraz skalą powierzonych jej zadań. Podstawowe mechanizmy i rozwiązania zapobiegające nadużyciom w systemie realizacji RPO WP Na etapie oceny i wyboru projektów do dofinansowania W ocenie wniosków o dofinansowanie nie uczestniczą przedstawiciele grup interesów, lobbyści i podobne kategorie osób, które mogłyby wywierać wpływ na jej wynik w celu faworyzowania konkretnego wnioskodawcy lub kategorii wnioskodawców. Skład oraz tryb pracy Komisji Oceny Projektów w trybie konkursowym jest zgodny z odpowiednimi przepisami zawartymi w ustawie wdrożeniowej, które zostały skonstruowane (w oparciu o doświadczenia z okresu ) w taki sposób, aby gwarantowały ocenę i wybór projektów w sposób w maksymalnym stopniu wolny od nieuprawnionych wpływów. W szczególności, w skład KOP wchodzą z zasady pracownicy instytucji organizującej konkurs, nie ma w niej przedstawicieli grup interesów. W skład KOP mogą wchodzić eksperci, lecz są oni wyłaniani zgodnie z przejrzystym trybem określonym w ustawie wdrożeniowej. Strona 7 z 13

8 Każdy członek KOP podpisuje oświadczenie o bezstronności oraz deklarację poufności i rzetelności (analogiczne dokumenty podpisują również eksperci), a następnie wypełnioną szczegółową kartę oceny projektu. Z tego względu odpowiedzialność członków KOP za dokonywaną ocenę jest zindywidualizowana. Poprzez regulamin konkursu podawany z wyprzedzeniem do publicznej wiadomości wszyscy wnioskodawcy mają równy dostęp do informacji o zasadach ubiegania się o dofinansowanie, kryteriach oceny i obowiązujących standardowych dokumentach aplikacyjnych. Równy dostęp wszystkich wnioskodawców do szczegółowych informacji o zasadach aplikowania pozwala każdemu z nich przygotować dobry wniosek zawierający wszystkie niezbędne do dokonania oceny informacje, co ogranicza zakres uznaniowości członków KOP. Ocena wniosków dokonywana jest przez członków KOP wyłącznie na podstawie kryteriów zatwierdzonych w jawnej i demokratycznej procedurze przez Komitet Monitorujący RPO WP wyłoniony w sposób reprezentatywny zgodnie z zasadami określonymi w ustawie wdrożeniowej. Zapobiega to dokonywaniu oceny na podstawie niejasnych lub tendencyjnych przesłanek, które mogłyby sprzyjać nieuzasadnionemu faworyzowaniu określonych wnioskodawców. Proces analizowania wniosków o dofinansowanie obejmuje dokładną weryfikację wszystkich dokumentów uzupełniających. W procesie analizowania wniosków, który wykonywany jest przez doświadczonych i kompetentnych pracowników (a czasami również ekspertów), wykorzystywana jest wiedza na temat wcześniejszych niezgodnych z prawem wniosków i innych nieuczciwych praktyk. Oświadczenia oraz dane zawarte we wniosku o dofinansowanie projektu są składane przez wnioskodawców pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (zgodnie z ustawą wdrożeniową). Ocena wniosków podzielona jest na kilka etapów, w których w dużym stopniu uczestniczą różni oceniający, a niektóre etapy mają charakter kolegialny, co ogranicza możliwość oraz ewentualną skuteczność nieuzasadnionego faworyzowania określonych wnioskodawców przez niektórych członków KOP. Na etapach, które nie mają charakteru kolegialnego zawsze obowiązuje zasada co najmniej dwóch par oczu. Na etapach, w których obowiązuje ocena kolegialna, dokonywana jest ona na posiedzeniach, podczas których wymagane jest kworum. Wszystkie etapy oceny dokonywane są ściśle według szczegółowych reguł określonych w regulaminie pracy KOP przyjmowanym uchwałą przez Zarząd Województwa Pomorskiego. Wszystkie wnioski o dofinansowanie są rejestrowane (w tym poprzez Generator Wniosków Aplikacyjnych), wszystkie etapy oceny są dokumentowane w formie szczegółowych kart oceny i protokołu, po każdym etapie oceny sporządzana jest i podawana do publicznej wiadomości lista wniosków, które przeszły do następnego etapu. Po rozstrzygnięciu konkursu skład KOP podawany jest do publicznej wiadomości. Zapobiega to możliwości manipulacji wnioskami i innym podobnym działaniom, które mogłyby mieć potencjalnie miejsce, gdyby proces oceny nie był przejrzysty. Po każdym etapie oceny wnioskodawcy mogą skorzystać z uregulowanej w ustawie wdrożeniowej procedury odwoławczej, włącznie z drogą sądową. Ma to znaczenie nie tylko kontrolne, ale również prewencyjne, powstrzymując członków KOP od ewentualnych tendencyjnych ocen, a w konsekwencji przed nieuzasadnionym faworyzowaniem słabszych projektów. 2. Na etapie realizacji i rozliczania projektów Strona 8 z 13

9 Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych muszą przestrzegać licznych przepisów tej ustawy, których funkcją jest zapobieganie nadużyciom. Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące konsekwentnie kontrolują przestrzeganie prawa zamówień publicznych przez beneficjentów i nakładają stosowne korekty finansowe, których dotkliwość powinna skłaniać beneficjentów do prawidłowego działania. Odpowiednie zasady przewidziane są w stosunku do zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności. Instytucje kontrolują stosowanie się przez beneficjentów do tych zasad. W odniesieniu do pracowników zatrudnianych przez beneficjentów wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków ustanawiają bardzo szczegółowe reguły dokumentowania i rozliczania zadań wykonywanych w projekcie, w zależności od formy zatrudnienia (stosunek pracy, cywilnoprawny, samozatrudnienie, inne formy), także z uwzględnieniem podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie. Jednym z mechanizmów zabezpieczających przed nadużyciami jest limit zaangażowania zawodowego osoby w wysokości 276 godzin miesięcznie w projektach unijnych i zadaniach finansowanych z wszystkich innych źródeł, a także obowiązek wprowadzania danych dotyczących zaangażowania personelu do centralnego systemu informatycznego, co umożliwia kontrolę krzyżową pomiędzy projektami w skali całego kraju. Reguły te są wystarczające do wyeliminowania większości potencjalnych nadużyć w tym obszarze, a stosowanie się do nich jest szczegółowo sprawdzane przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucje Pośredniczące. Zgodnie z ustawą wdrożeniową weryfikacji poddaje się każdy wniosek beneficjenta o płatność, a także w każdym projekcie przeprowadzana jest kontrola na zakończenie co najmniej w zakresie sprawdzenia kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu. Ponadto w Rocznym Planie Kontroli jest zapisana i poddawana przeglądom metodyka doboru próby projektów do kontroli na miejscu oraz próby dokumentów źródłowych do weryfikacji wydatków, oparta na czynnikach ryzyka występujących w projektach. Co do zasady w każdym projekcie o charakterze infrastrukturalnym przeprowadzana jest kontrola na miejscu na zakończenie. Wszystkie procesy związane z weryfikacją wydatków i kontrolą uregulowane są szczegółowo w ustawie wdrożeniowej, uzupełniających ją wytycznych horyzontalnych oraz Instrukcjach Wykonawczych instytucji. Stosowana jest zasada dwóch par oczu, powoływania zespołu kontrolnego, stosowania szczegółowych list sprawdzających i informacji pokontrolnych podpisywanych przez członków zespołu kontrolującego oraz zatwierdzanych przez przełożonych. W trakcie kontroli kontrolowany beneficjent korzysta z zapisanej w ustawie wdrożeniowej procedury kontradyktoryjnej. Pracownicy przeprowadzający weryfikację wydatków i kontrole są odpowiednio wykwalifikowani, doświadczeni i przeszkoleni. Uczestniczą w szkoleniach aktualizujących wiedzę na temat przepisów, których przestrzeganie zobowiązani są kontrolować (np. w dziedzinie zamówień publicznych, VAT itp.) oraz w dokształcaniu z zakresu świadomości w dziedzinie nadużyć finansowych. Liczba pracowników jest wystarczająca do skali zadań, które mają do wykonania na danym etapie realizacji Programu Zasady postępowania obowiązujące pracowników Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczących Nadużycia finansowe są szczególnie szkodliwym typem nieprawidłowości, gdyż ich wystąpienie, bez względu na rzeczywisty rozmiar finansowy, z reguły ma negatywny wpływ na reputację instytucji i Strona 9 z 13

10 podmiotów uczestniczących w realizacji programu: Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących, beneficjentów. Wszyscy pracownicy Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących powinni wykazywać jednoznacznie negatywną postawę wobec nadużyć oraz nieetycznych zachowań, które mogą sprzyjać ich popełnianiu. Wszyscy pracownicy Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących w ramach realizowanych procesów i zadań mają obowiązek zwracać uwagę na symptomy wystąpienia nadużyć finansowych i w razie powzięcia podejrzeń ich wystąpienia zgłaszać je bezpośrednim przełożonym. Niezależnie od tego w każdym przypadku pracownicy mogą zgłaszać podejrzenia nadużyć przełożonym wyższego szczebla lub bezpośrednio do organów ścigania w przypadku spełnienia właściwych przesłanek podejrzenia popełnienia czynu zabronionego, określonych w prawie karnym. Wykryte nadużycia finansowe podlegają wszystkim obowiązującym w ramach RPO WP rozbudowanym procedurom właściwym dla nieprawidłowości, w tym zgłaszaniu oraz podejmowaniu działań korygujących i naprawczych (zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych poszczególnych instytucji) Zasady i procedury Instytucji Zarządzającej Pracowników Instytucji Zarządzającej RPO WP obowiązują zasady etyczne wynikające z uznanych standardów opartych na zasadach wynikających z obowiązującego prawa, w tym w szczególności z ustawy o pracownikach samorządowych, która m.in. nakazuje pracownikowi bezstronne wykonywanie zadań, oraz zakazuje wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność. Ponadto nowozatrudnieni pracownicy są kierowani do udziału w kończącej się egzaminem służbie przygotowawczej, która obejmuje m.in. tematykę etyki w administracji. Następnie działanie zgodnie z zasadami etyki podlega cyklicznej ocenie w ramach oceny pracowniczej, która obejmuje wszystkich pracowników samorządowych. Pracownicy mają wystarczającą świadomość zasad etycznych oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przestępstw określonych w Kodeksie karnym. Pracownicy Instytucji Zarządzającej RPO WP nie angażują się w żadne działania, które mogłyby mieć znamiona korupcji oraz nie przyjmują żadnych prezentów lub upominków (dopuszczalne są jedynie zwyczajowe gadżety promocyjne o niskiej wartości lub przedmioty o podobnym charakterze). Dodatkowe działania, o których mowa w części 3.4 niniejszego dokumentu, w szczególności szkolenia, będą nastawione głównie na informowanie o praktycznych aspektach wykrywania i eliminowania nadużyć, takich jak znajomość aktualnych sygnałów ostrzegawczych, rozróżnianie zachowań akceptowalnych od niedopuszczalnych na podstawie analizy konkretnych przypadków, przedstawienie dobrych i złych praktyk w zakresie przeciwdziałania nadużyciom. Co do zasady w razie powzięcia podejrzeń wystąpienia nadużyć o dowolnym charakterze (np. korupcji, fałszerstwa dokumentów, konfliktu interesów, zmowy przetargowej) pracownicy powinni zgłaszać je bezpośrednim przełożonym i/lub przełożonym wyższego szczebla. Instytucja Zarządzająca dołoży wszelkich starań, aby jej pracownik zgłaszający w dobrej wierze podejrzenie wystąpienia nadużycia nie spotkał się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami oraz żeby została zachowana poufność (jeśli takie jest życzenie pracownika). Na tych samych zasadach będzie traktowane zgłoszenie ze strony wnioskodawcy, beneficjenta, eksperta lub innej osoby. Strona 10 z 13

11 Pracownicy powinni mieć na względzie, że w razie zaistnienia takiej konieczności mają możliwość odmowy wykonania polecenia służbowego wynikającą z ustawy o pracownikach samorządowych. Ponadto przepisy Kodeksu pracy 2 dają im ochronę przed bezpodstawnym zwolnieniem. Pracownik, który ma wątpliwości, czy zgłoszenie nadużycia przełożonym doprowadzi do skutecznego wyjaśnienia sprawy, może bezpośrednio zawiadomić prokuratora, policję, Centralne Biuro Antykorupcyjne lub inne właściwe organy. Oprócz bezpośredniego zawiadomienia organów ścigania istnieje możliwość skorzystania z instrumentów takich jak Zgłoś korupcję na stronie lub adres korupcja-kwp@pomorska.policja.gov.pl. Każdy może również zgłosić nadużycie bezpośrednio do OLAF za pośrednictwem strony W Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej zawarta jest szczegółowa procedura postepowania w przypadku podejrzenia nadużycia finansowego. Obejmuje ona m.in. sporządzenie pisemnej informacji oraz zorganizowanie tzw. Kolegium Dyrektorów na szczeblu jednego lub kilku departamentów. W razie uznania informacji za zasadną uruchamiana jest procedura powiadomienia organów ścigania. W Instytucji Zarządzającej RPO WP zostało utworzone stanowisko ds. zapobiegania nadużyciom Zasady i procedury Instytucji Pośredniczących Instytucje Pośredniczące posiadają własne zasady i procedury przeciwdziałania nadużyciom finansowym oparte na takich samych standardach, które obowiązują w Instytucji Zarządzającej. Odpowiednie dokumenty przyjęte przez Instytucje Pośredniczące obejmują m.in. zasady etyki, sposoby zgłaszania nadużyć i postępowania z nadużyciami oraz ochronę pracowników zgłaszających podejrzenie popełnienia nadużycia Zalecenia dla beneficjentów Instytucja Zarządzająca zaleca beneficjentom RPO WP stosowanie adekwatnych do realizowanych projektów mechanizmów i narzędzi przeciwdziałania nadużyciom i ich eliminowania. Niedopuszczenie do wystąpienia w projekcie nadużyć, bądź ich wykrycie i wyeliminowanie zanim zostaną stwierdzone przez Instytucję Zarządzającą lub Pośredniczącą zapobiega lub zmniejsza skalę późniejszych dotkliwych konsekwencji, w szczególności nakładania korekt finansowych prowadzących niejednokrotnie do zwrotu wypłaconych środków wraz z odsetkami. Nadużycia, z którymi beneficjenci mogą się zetknąć w związku z realizacją projektu (i często ponieść w ich wyniku szkodę) występują w szczególności w obszarze zamówień publicznych. Istotna jest świadomość występowania w tym zakresie tzw. sygnałów ostrzegawczych, czyli zachowań własnych pracowników lub wykonawców świadczących o tym, że być może zostało popełnione lub jest popełniane nadużycie. Instytucje unijne i krajowe stworzyły odpowiednie poradniki oraz katalogi sygnałów ostrzegawczych dostępne publicznie w Internecie, które mogą być pomocne w zapobieganiu, wykrywaniu i eliminowaniu nadużyć (odpowiednie informacje na ten temat i adresy znajdują się w części 4). 2 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz ze zm.). Strona 11 z 13

12 3.4. Dodatkowe działania mające na celu wzmocnienie ochrony przed nadużyciami Niezależnie od mechanizmów zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania wbudowanym w podstawowe procesy realizacji RPO WP , Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące prowadzą uzupełniające działania o charakterze przede wszystkim informacyjnym, edukacyjnym i uświadamiającym, mające na celu wzmocnienie ochrony przeciw nadużyciom: Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące przekazują wnioskodawcom i beneficjentom informacje na temat stosowanej przez nie polityki zwalczania nadużyć finansowych oraz mechanizmów i narzędzi przeciwdziałania nadużyciom i ich eliminowania, a także zalecenia, które powinni stosować beneficjenci w związku z realizowanymi projektami (w szczególności na stronie internetowej RPO WP w specjalnej części dedykowanej zwalczaniu nadużyć Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące organizują szkolenia oraz akcje uświadamiające i informacyjne na temat zwalczania nadużyć finansowych zarówno dla swoich pracowników i współpracowników (np. ekspertów), jak i wnioskodawców i beneficjentów, ze szczególnym uwzględnieniem aktualnych sygnałów ostrzegawczych, czyli zachowań i zjawisk świadczących o tym, że być może zostało popełnione lub jest popełniane nadużycie. 4. ŹRÓDŁA DODATKOWYCH INFORMACJI, REKOMENDACJI I DOBRYCH PRAKTYK 1. Broszura Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: Zmowy przetargowe, Warszawa 2012 ( 2. Wytyczne OECD dotyczące zwalczania zmów przetargowych ( 3. Broszura Policji: Jak złożyć zawiadomienie o przestępstwie?, Warszawa 2007 ( 4. Podręcznik antykorupcyjny dla urzędników, opublikowany na stronie 5. Podręcznik antykorupcyjny dla przedsiębiorców, opublikowany na stronie 6. Konflikt interesów w polskiej administracji rządowej - prawo, praktyka, postawy urzędników - publikacja opublikowana na stronie 7. Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych ( 8. Wykrywanie przerobionych dokumentów w dziedzinie działań strukturalnych ( 9. Rekomendacje postepowań antykorupcyjnych przy udzielaniu zamówień publicznych ( Strona 12 z 13

13 10. Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide ( -risk.pdf); 11. Fraud and Corruption Awareness Handbook - Podręcznik dla urzędników zaangażowanych w zamówienia publiczne, opracowany wspólnie przez Centralne Biuro Antykorupcyjne i Bank Światowy; 12. Nota COCOF - Nota informacyjna dotycząca przesłanek nadużyć finansowych dla EFRR, EFS i FS ( , COCOF 09/0003/00-EN) (dostępna na stronie: pdf). Strona 13 z 13