SYSTEM E-RPO. erpo.malopolska.pl

Transkrypt

1 SYSTEM E-RPO erpo.malopolska.pl

2 FUNKCJONALNOŚCI: SYSTEM E-RPO podstawowe informacje wprowadzanie, przechowywanie, modyfikowanie danych aplikowanie o wsparcie finansowe (wniosek aplikacyjny) składanie wniosków o dofinansowanie, będących załącznikiem do umowy/aneksu do umowy o dofinansowanie prowadzenie wszelkiej korespondencji pomiędzy IZ lub IP a Wnioskodawcą na etapie naboru i oceny projektów do zawarcia umowy o dofinansowanie projektu. Regulamin korzystania z systemu e-rpo Szczegółowe warunki ubiegania się o dofinansowanie za pośrednictwem systemu e-rpo jak i sposób korespondencji określony jest w Regulaminie konkursu, jak również w umowie o dofinansowanie projektu.

3 SYSTEM E-RPO podstawowe informacje c.d. Składanie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta wniosku aplikacyjnego, załączników, oświadczeń, wszelkiej innej korespondencji możliwe jest WYŁĄCZNIE za pośrednictwem Systemu e-rpo z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego ZEWNĘTRZNEGO z ważnym certyfikatem kwalifikowalnym. W przypadku przesyłania za pośrednictwem Systemu e-rpo kopii dokumentów, Wnioskodawca oświadcza, że przesłane kopie dokumentów są zgodne z oryginałem. Wniosek o dofinansowanie projektu przyjmowany jest wyłącznie za pośrednictwem Systemu e-rpo. Wniosek złożony w innej formie, np. wypełniony odręcznie lub w edytorze tekstu wydrukowany lub zapisany na nośniku elektronicznym, nie będzie rozpatrywany. W przypadku, gdy Wnioskodawca złoży dokumentację, niebędącą wnioskiem o dofinansowanie, uznaje się, że wniosek nie został złożony. Wniosek o dofinansowanie projektu należy wypełnić w języku polskim.

4 Rejestracja w systemie E-RPO Użytkownik/ Wnioskodawca/ Beneficjent wprowadza wymagane dane i informacje za pomocą formularza rejestracji. Wymagane dane: imię i nazwisko adres potwierdzenie zapoznania się z zapisami Regulaminu korzystania z systemu e-rpo System e-rpo, po uzyskaniu powyższych danych, w sposób automatyczny przesyła na podany w toku rejestracji adres poczty elektronicznej wiadomość, potwierdzającą rozpoczęcie procedury rejestracji. Do wiadomości załączony jest link, za pośrednictwem którego Użytkownik/ Wnioskodawca/ Beneficjent aktywuje konto. Hasło dostępu nadawane jest przy pierwszym logowaniu do systemu. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków oraz zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry

5 Warunki techniczne korzystania z systemu E-RPO dostęp do Internetu o sugerowanej przepustowości 1 Mb/s zastosowanie przeglądarek Explorer 10, (Firefox 30), Chrome 36, Opera 11 oraz Safari 5.0 skonfigurowanych w sposób umożliwiający korzystanie z Javascriptu, Cookies, SSL oraz Apletów Java maksymalna wielkość załączników przesyłanych w systemie e-rpo: 20 MB (sugerowana wielkość 5 MB) zaleca się zainstalowanie na komputerze oprogramowania antywirusowego System e-rpo nie posiada funkcji przesyłania plików skompresowanych.

6 Warunki techniczne korzystania z systemu E-RPO System, dla uwierzytelnienia przesyłanych danych wykorzystuje bezpieczny podpis elektroniczny ZEWNĘTRZNY z ważnym certyfikatem kwalifikowalnym. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są RÓWNOWAŻNE POD WZGLĘDEM SKUTKÓW PRAWNYCH dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi. Bezpieczny podpis elektroniczny jest składany przy pomocy specjalnej karty procesorowej oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego.

7 Podmioty świadczące usługi certyfikacyjne:

8 Schemat zgłoszenia wniosku za pomocą systemu RPO Zalogowanie się do systemu po wcześniejszej rejestracji; Wypełnienie zgodnie z instrukcją stanowiącą załącznik do Regulaminu konkursu i zatwierdzenie formularza wniosku; Pobranie wersji PDF wniosku wraz z wygenerowaną sumą kontrolną; Opatrzenie dokumentacji podpisem elektronicznym; Wysłanie podpisanego elektronicznie wniosku wraz z wymaganymi załącznikami w systemie e-rpo

9 Wskazówki dotyczące przygotowania dokumentacji do wysłania Po zakończeniu edycji wniosku i zweryfikowaniu danych w celu nadania sumy kontrolnej należy wniosek zatwierdzić, używając przycisku ZATWIERDŹ. UWAGA: Zatwierdzenie wniosku spowoduje opuszczenie generatora oraz utratę możliwości dalszego edytowania wniosku. Zatwierdzenie wniosku nie jest równoważne z wysłaniem wniosku do urzędu. Zarówno edycja wniosku jak i jego zatwierdzenie jest możliwe nawet po zamknięciu naboru. W module Wnioski aplikacyjne status wniosku zostanie zmieniony na ukończony oraz pojawi się informacja o sumie kontrolnej. Używając przycisku znajdującego się po prawej stronie należy wygenerować plik w formacie PDF z wnioskiem aplikacyjnym. Wygenerowany plik (o nazwie wniosekaplikacyjnymrpo.pdf) należy zapisać na dysku UWAGA: Podpisywanie wniosku i załączników odbywa się poza systemem e-rpo, z wykorzystaniem oprogramowania do podpisu elektronicznego posiadanego przez Wnioskodawcę. Zarówno plik wniosku, jak i pliki załączników (jeśli dotyczy) wymaganych w Regulaminie konkursu należy podpisać elektronicznie.

10 Jak złożyć podpis? 1) Należy pobrać dokument z systemu e-rpo 2) Należy uruchomić oprogramowanie do programu umożliwiający podpis elektroniczny (czynność odbywa się poza systemem e-rpo) 3) Należy nacisnąć przycisk Podpisz (przycisk znajduje się w menu głównym programu) 4) Należy wskazać plik, który ma zostać podpisany. W tym celu trzeba nacisnąć przycisk Dodaj plik. Plik zostanie umieszczony na liście plików do podpisania 5) W celu złożenia podpisu pod wybranymi plikami trzeba nacisnąć przycisk Podpisz znajdujący się w prawym dolnym rogu okna programu 6) Komputer zacznie szukać wszystkich dostępnych certyfikatów. Należy wybrać certyfikat, przy użyciu którego ma zostać złożony podpis, a następnie potwierdzić swój wybór przyciskiem OK 7) Należy podać numer PIN do karty i nacisnąć przycisk OK 8) Jeżeli podano prawidłowy numer PIN oprogramowanie informuje o prawidłowym podpisaniu pliku 9) Należy załączyć podpisany dokument w systemie e-rpo

11 WYSYŁANIE wniosku/dokumentacji do instytucji w systemie E-RPO

12 Wskazówki dotyczące przygotowania dokumentacji do wysłania UWAGA: Wysłanie wniosku jest możliwe wyłącznie po zatwierdzeniu wniosku w generatorze. Wysłanie wniosku jest możliwe wyłącznie przed zakończeniem naboru. Wniosek aplikacyjny należy wgrać w części formularza Korespondencja. Analogicznie należy postąpić z pasującym do niego plikiem podpisu. Aby wgrać do systemu załączniki wraz z podpisami, dla każdego z załączników należy użyć przycisku Dodaj załącznik, znajdującego się w części Dodatkowe załączniki. Spowoduje to utworzenie dodatkowego wiersza z miejscem na wczytanie pliku załącznika oraz pliku podpisu. UWAGA: Wysłanie dokumentacji aplikacyjnej do IOK jest możliwe po wgraniu do systemu pary plików (pliku dokumentu oraz pasującego do niego pliku podpisu. Po wczytaniu do systemu e-rpo podpisanego wniosku oraz załączników wskazane jest zapisanie korespondencji przy użyciu przycisku Zapisz. Następnie należy użyć przycisku Wyślij wniosek. Spowoduje to przesłanie dokumentacji do IOK.

13 LSI WM E-RPO: WYSŁANIE WNIOSKU 1 W celu wysłania wniosku należy w Teczce projektu w zakładce korespondencja kliknąć przycisk Utwórz dokument 2 Dodanie wniosku i wszystkich wymaganych załączników wraz z ich podpisem kwalifikowanym 3 Wysłanie wniosku wraz z załącznikami 4 Informacje o wysłanym wniosku i jego obecnym statusie systemowym

14 WYSYŁANIE PISM krok po kroku 1) Beneficjent za pomocą systemu e-rpo wysyła pismo do IZ/ IP 2) W oknie umożliwiającym wysłanie dokumentu Beneficjent musi wybrać jeden z rodzaju dokumentu, który przesyła w systemie 3) Na podany podczas rejestracji adres automatycznie wysłana zostaje informacja o przekazaniu pisma 4) W systemie e-rpo w zakładce korespondencja znajduje się wysłany dokument wraz z datą i godziną wykonania czynności

15 ODBIERANIE PISM krok po kroku 1) Na podany podczas rejestracji adres automatycznie wysłana zostaje informacja o nowej korespondencji w systemie e-rpo 2) Beneficjent loguje się do systemu 3) W zakładce korespondencja widoczna jest nowa wiadomość 4) Po kliknięciu w nową wiadomość pojawia się komunikat o obowiązku wygenerowania UPO, a następnie odblokowania pisma 5) Należy pobrać UPO (przycisk Generuj UPO) 6) Należy podpisać UPO podpisem kwalifikowanym (poza systemem e-rpo) 7) Należy załączyć do systemu wygenerowane UPO wraz z podpisem 8) W systemie pojawia się możliwość odczytania korespondencji z IZ/IP (przycisk Odblokuj pismo)

16 UPO Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to wiadomość elektroniczna, zapewniająca o integralności złożonych dokumentów, stanowiąca dowód dostarczenia dokumentu elektronicznego do adresata. System jest dostępny dla Użytkownika całodobowo przez bezpieczne szyfrowane połączenie SSL pod adresem: erpo.malopolska.pl z zastrzeżeniem możliwości wystąpienia przerw technicznych.

17 Pełna nazwa Podmiotu, któremu doręczono dokument elektroniczny: PRZYKŁADOWE UPO URZĘDOWE POŚWIADCZENIE ODBIORU Dokumentu Elektronicznego w Systemie e-rpo Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Wnioskodawcy: Jan Kowalski Tytuł projektu: XXXXXXXXX Numer projektu: RPMP /15 Informacje o dokumencie: Dokument został zarejestrowany w systemie e-rpo Województwa Małopolskiego Identyfikator dokumentu (suma kontrolna): 9e3c4524d6b928e7939fcdad1fa325e2 Data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego (rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu informatycznego podmiotu publicznego): :59:44 Dokument wystawiony przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Departament Funduszy Europejskich Data i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru:

18 ZASADY ZAKOŃCZENIA NABORÓW W SYSTEMIE e-rpo Zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach nabory konkursów kończą się w ostatnim dniu naboru o godz. 15:00 Złożenie wniosku poprzez System e-rpo możliwe jest do godz. 14:59:59 Należy założyć, iż podpisanie wniosku aplikacyjnego i załączników w zewnętrznych aplikacjach do składania podpisu oraz wgranie niniejszych dokumentów wraz z zewnętrznymi podpisami kwalifikowanymi zajmuje co najmniej minut Największe obciążenie pracy Systemu e-rpo występuje w ostatnim dniu naborów, najczęściej w godz. 12:00-15:00. Tym samym przy dużych naborach wniosków w ww. godzinach może nastąpić kumulacja obciążenia zasobów sprzętowych (serwerów), co może przyczynić się do wolniejszej pracy Systemu Instytucja Zarządzająca apeluje o składanie wniosków WCZEŚNIEJ!!!!!!!!!

19 NAJCZĘŚCIEJ SPOTYKANE PROBLEMY PODCZAS PRACY W SYSTEMIE e-rpo 1) Zbyt późne rozpoczęcie prac nad wnioskiem o dofinansowanie w Systemie e-rpo 2) Posługiwanie się nieaktualnymi dokumentami/ instrukcjami dotyczącymi pracy w Systemie e-rpo 3) Próba wgrywania dokumentów o wielkości powyżej 20MB oraz w niewłaściwych formatach m.in. o rozszerzeniach: doc., docx., exe 4) W miejscach przeznaczonych na nowy wniosek aplikacyjnych wnioskodawcy dodają inne dokumenty (załączniki) 5) Brak umiejętności z zakresu podpisywania dokumentów bezpiecznym podpisem kwalifikowanym (po zakupie należy sprawdzić procedurę składania podpisu na dowolnych dokumentach) 6) Nieumiejętność składania podpisów przez więcej niż 1 osobę upoważnioną w ramach projektu wszystkie podpisy osób upoważnionych muszą znajdować się w jednym pliku XADES 7) Nieaktualny certyfikat podpisu kwalifikowanego 8) Błędna konfiguracja zewnętrznych programów podpisujących dokumenty bezpiecznym podpisem kwalifikowanym: a) Wymagany jest podpis zewnętrzny b) Wymagane jest odznaczenie twórz podpis specjalny PDF (PADES)

20 e-rpo: AKTYWNOŚĆ WNIOSKODAWCÓW W GENERATORZE WNIOSKÓW DLA FE UMWM

21 e-rpo: AKTYWNOŚĆ WNIOSKODAWCÓW W GENERATORZE WNIOSKÓW DLA MCP

22 e-rpo: AKTYWNOŚĆ WNIOSKODAWCÓW W GENERATORZE WNIOSKÓW DLA WUP

23 Zgłaszanie WAD/ USTEREK/ BRAKÓW FUNKCJONALNOŚCI systemu E-RPO Nabory ogłaszane przez WUP: Nabory ogłaszane przez MCP:

24 LOGOWANIE DO SYSTEMU e-rpo

25 Pytania? Wątpliwości? Zapraszamy do kontaktu Główny Punkt Informacyjny Kraków: ul. Wielicka 72 B, parter tel. (12) ; fem@umwm.pl Lokalne Punkty Informacyjne Chrzanów: ul. Grunwaldzka 5 tel. (32) , (32) fem_chrzanow@umwm.pl Tarnów: ul. Wałowa 37 tel. (14) , (14) fem_tarnow@umwm.pl Nowy Sącz: ul. Wazów 3 tel. (18) , (18) fem_nowysacz@umwm.pl Nowy Targ: al lecia 35 tel. (18) , (18) fem_nowytarg@umwm.pl

26 Gdzie szukać dodatkowych informacji?

27 Dziękuję za uwagę Zachęcamy do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej Katarzyna Kasprzyk Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Zarządzania Programami Operacyjnymi Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Nowym Sączu tel. (18) , fem_nowysacz@umwm.pl