Zarządzanie projektem badawczym punkty krytyczne i aspekty praktyczne

Transkrypt

1 Zarządzanie projektem badawczym punkty krytyczne i aspekty praktyczne Czyli czym różni się projekt badawczy (B+R) od biznesowego i na co należy zwrócić szczególną uwagę dr Anna Prusak Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie

2 Plan prezentacji zagadnienia Co to jest i czym charakteryzuje się projekt? Źródła finansowania badań (projektów badawczych) w Polsce Struktura Podziału Prac (WBS) na co zwrócić uwagę w projekcie badawczym Rodzaje działań B+R (badania podstawowe, przemysłowe i prace rozwojowe) Rodzaje innowacji Co to jest wdrożenie prac B+R? Harmonogram Budżet rodzaje kosztów Zespół i zarządzanie zespołem, partnerstwo Co determinuje sukces projektu? Ogólne zasady pisania wniosku projektu B+R z sukcesem

3 Co to jest i czym charakteryzuje się projekt? określona złożoność tymczasowy charakter określony czas realizacji, ograniczone w czasie, z wyróżnionym początkiem i końcem niepowtarzalność (unikalność) pod względem celu, kosztów, jakości, rezultatów, produktów, itp. wymaga zaangażowania i zużycia limitowanych środków (zasobów) rzeczowych, ludzkich i finansowych wiąże się z ryzykiem technicznym, organizacyjnym i ekonomicznym wymaga zastosowania specjalnych narzędzi przygotowania i realizacji jest realizowany przez wysoko-wykwalifikowanych wykonawców z różnych dziedzin Projekt to jednorazowy wysiłek podjęty po to by wytworzyć unikalny projekt lub usługę oraz zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik działania projektu w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań udziałowców związanych z tym projektem (PM BOK) Kategorie projektów: Informatyczne (IT) Inwestycyjne Organizacyjne Badawczo-rozwojowe (B+R)

4 Źródła finansowania badań (projektów badawczych) w Polsce Źródło: opracowanie własne

5 Struktura Podziału Prac (WBS) na co zwrócić uwagę w projekcie badawczym PROJEKT Projekt badawczy wymaga działań badawczych (B+R). A A1 A2 A3 A4 B C D E A4.1 A4.2 Działania na najniższym poziomie stanowią ciało harmonogramu, czyli pakiety prac wymagające czasu na ich realizację (=najmniejszy element projektu). F W projektach biznesowych zarządzanie projektem to jedno z zadań i jest kosztem bezpośrednim. Tak jest w niektórych H2020 (programy ramowe). W większości projektów badawczych zarządzanie nie stanowi jednak kosztu bezpośredniego. A4.3

6 Rodzaje działań B+R definicja badań wg Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki / art. 2 pkt 85 i 86 Rozporza dzenia Komisji (UE) nr 651/2014 Badania podstawowe: wg starej definicji: oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie praktyczne zastosowanie lub użytkowanie wg starej definicji (od 25 maja b.r.): oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne [Ustawa z dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki oraz niektórych innych ustaw] Badania stosowane: prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce Badania przemysłowe Prace rozwojowe

7 Badania przemysłowe badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności w celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te uwzględniają tworzenie elementów składowych systemów złożonych, budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub w środowisku symulującym istniejące systemy, szczególnie do oceny przydatności danych rodzajów technologii, a także budowę niezbędnych w tych badaniach.

8 Prace rozwojowe nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, istniejących usług oraz innych operacji w toku, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń, w szczególności: opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych oraz demonstracje, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt nie został określony. opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku gdy prototyp lub projekt pilotażowy stanowi produkt końcowy gotowy do wykorzystania komercyjnego, a jego produkcja wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych jest zbyt kosztowna.

9 Badania przemysłowe vs. prace rozwojowe. Intensywność wsparcia w POIR Premia 15% więcej z tytułu rozpowszechniania wyników projektu na konferencjach naukowych i technicznych (co najmniej 3), za pośrednictwem publikacji (co najmniej 2 lista A MNiSW), ogólnodostępnych baz bądź oprogramowania bezpłatnego lub otwartego

10 Badania przemysłowe vs. prace rozwojowe. Prosty przykład. Badania przemysłowe to działania, które mają na celu poznanie wybranego aspektu materii pod kątem konkretnego zastosowania lub rozwiązania problemu technologicznego, i wiedza ta ma być przydatna w projektowaniu nowego produktu stanowiącego końcowy rezultat projektu (w odróżnieniu od badań podstawowych, które mają na celu jedynie zdobycie nowej wiedzy w danej dziedzinie, bez podania jej komercyjnego zastosowania, nie mogą być finansowane w ramach projektu). Z tego wynika, że badania przemysłowe wymagają istnienia pewnego podstawowego poziomu wiedzy w danej dziedzinie. Na przykład, jeśli nowym produktem ma być silnik o napędzie wodorowym, badaniami przemysłowymi mogą być badania materiału, z którego ten silnik będzie wykonany, pod kątem jego wytrzymałości. Prace rozwojowe (prace, a więc nie badania) to rozwijanie czegoś nowego, czyli projektowanie nowego produktu (poszczególnych jego części, oraz łączenie ich w całość prototyp, i testowanie finalnej wersji prototypu). Prace rozwojowe powinny opierać się na wynikach badań przemysłowych.

11 Projekty badawcze muszą kończyć się innowacją Innowacja wprowadzenie do praktyki w gospodarce nowego lub znacząco ulepszonego rozwiązania w odniesieniu do produktu (towaru lub usługi), procesu, marketingu lub organizacji. Rodzaje innowacji: produktowa wprowadzenie na rynek nowego towaru lub usługi lub znaczące ulepszenie oferowanych uprzednio towarów i usług w odniesieniu do ich charakterystyk lub przeznaczenia; procesowa wprowadzenie do praktyki w przedsiębiorstwie nowych lub znacząco ulepszonych metod produkcji lub dostawy; marketingowa zastosowanie nowej metody marketingowej obejmującej znaczące zmiany w wyglądzie produktu, jego opakowaniu, pozycjonowaniu, promocji, polityce cenowej lub modelu biznesowym, wynikającej z nowej strategii marketingowej przedsiębiorstwa; organizacyjna - zastosowanie w przedsiębiorstwie nowej metody organizacji jego działalności biznesowej, nowej organizacji miejsc pracy lub nowej organizacji relacji zewnętrznych.

12 Czym jest wdrożenie prac B+R? np. POIR wprowadzenie wyników badań lub prac do własnej działalnos ci gospodarczej poprzez rozpoczęcie produkcji lub świadczenia usług na bazie uzyskanych wyników projektu, udzielenie licencji (na zasadach rynkowych) na korzystanie z przysługujących praw własności przemysłowej w działalności gospodarczej prowadzonej przez innego przedsiębiorce, sprzedaż (na zasadach rynkowych) praw do wyników tych badań lub prac w celu wprowadzenia ich do działalności gospodarczej innego przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem, że za wdrożenie wyników badań przemysłowych lub prac rozwojowych nie uznaje sie zbycia wyników tych badań lub prac w celu ich dalszej odsprzedaży).

13 Harmonogram Zazwyczaj wymaga tzw. wykresu Gantt a. Zasada 8/80 (lub 4/40) pakiet prac nie powinien być krótszy niż 8h, a dłuższy niż 80h (od 1 dnia do 2 tygodni). Zadania krótsze niż 1 dzień pracy trudno rozliczać, a dłuższe mogą pozostawać bez kontroli. Zasada dwóch okresów raportowania. Zadania nie powinny trwać dłużej niż dwa okresy raportowania (w sytuacji, gdy mamy do czynienia z regularnym raportowaniem o postępach projektu). Zasada alternatywna do 8/80. Osobomiesiąc/miesiąc/kwartał najczęściej stosowana jednostka czasu w projektach B+R. Jeden osobomiesiąc oznacza miesięczny czas pracy jednej osoby. Kamienie milowe. W SPP należy uwzględnić kamienie milowe (zadania o zerowym czasie trwania), które sygnalizują początki i końce etapów.

14 Budżet Budżety zadaniowe spójne z harmonogramem projektu. Projekt realizowany w partnerstwie wymaga wiedzy dotyczącej kosztu pracy osoby (zazw. za 1 miesiąc) w danej instytucji na danym stanowisku. Różnice w kosztach wynagrodzeń pomiędzy krajami problemy. Każdy koszt należy szczegółowo rozpisać i dobrze uzasadnić. Koszty kwalifikowane (kwalifikowalne). Koszty bezpośrednie ws. pośrednie. Kategorie kosztów w projekcie badawczym. Nie każdy konkurs pozwala na uwzględnienie zarządzania w kosztach bezpośrednich.

15 Koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie; zgodne z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz krajowego; poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie; uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym / budżecie projektu; niezbędne do realizacji projektu i poniesione w związku z jego realizacją; dokonane w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; należycie udokumentowane; wykazane we wniosku o płatnośc ; dotyczą towarów dostarczonych, usług wykonanych lub robót zrealizowanych; poniesiony zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy) lub zgodnie z zasadą konkurencyjności WSZYSTKIE POWYŻSZE WARUNKI MUSZĄ BYĆ SPEŁNIONE!

16 Kategorie kosztów i ich ograniczenia Koszty bezpos rednie (związane z danym zadaniem): Wynagrodzenia (W) Podwykonawstwo (E) Pozostałe koszty bezpośrednie (Op), w tym: koszty aparatury (amortyzacja, wynajem) oraz wartości niematerialnych i prawnych koszty budynków i gruntów pozostałe koszty operacyjne, np. materiały, sprzęt, wynajem powierzchni laboratoryjnych, promocji projektu (do 1%) Koszty pos rednie (nie da się przyporządkować do konkretnego zadania) (O) % kosztów kwalifikowanych bezpośrednich, pomniejszonych o podwykonawstwo (E)

17 Podwykonawstwo (E) Zlecanie stronie trzeciej części merytorycznych prac projektu, które nie sa wykonywane na terenie i pod bezpośrednim nadzorem beneficjenta oraz koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie Ograniczenia: W niektórych projektach stanowić mogą aż 50% kosztów kwalifikowanych (np. POIR tam jednak uczelnie nie mogą być partnerem) Zmniejszają wartość kosztów pośrednich (wyłączone z podstawy naliczania kosztów pośrednich)

18 Koszty pos rednie (O) Co obejmują: Koszty wynajmu lub utrzymania budynków Koszty administracyjne (np. opłaty skarbowe, materiały biurowe) Koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia Koszty delegacji osób zaangażowanych w realizację projektu W przypadku projektów NCN narzut ok. 20% Są to koszty rozliczane metodą ryczałtową, czyli traktowane jako wydatki poniesione. Oznacza to, że beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w celu potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały rozliczone jako koszty pośrednie!

19 Zespół i zarządzanie zespołem, partnerstwo Zaufani partnerzy i podwykonawcy ważna jest osoba, nie instytucja. Doświadczenie zespołu projektowego w niektórych projektach jest równie ważne, co część merytoryczna. W pierwszej kolejności należy zaprosić do współpracy tych, z którymi już wcześniej dobrze się współpracowało. Kompetencje partnerów powinny się uzupełniać, a nie dublować. Ważna jest różnorodność partnerów (szczególnie dotyczy H2020). Podwykonawstwo to czasami jedyna forma współpracy (np. POIR uczelnie tylko na zasadzie podwykonawstwa, 50% - współpraca z nauką). Problemy w zespołach międzynarodowych. Zabezpieczenie praw własności intelektualnej, poufność czy ufamy naszym partnerom? Kto pisze wniosek?

20 Co determinuje sukces projektu? Docenienie rezultatów zarządzania projektem przez odpowiednich interesariuszy (IPMA, NCB3.0) W projekcie mówimy o tzw. trójkącie ograniczeń projektowych. Podstawowym kryterium sukcesu jest zmieszczenie się w zaplanowanych ramach trójkąta projektu, tj.: koszt, czas i zakres. ale: są projekty, które które nie spełniły żadnego z kryteriów uznane za sukces, np. opera w Sydney (10 lat po czasie, 14x budżet, 7 mln turystów rocznie); są też projekty które spełniły wszystkie założone parametry trójkąta ale nie odniosły sukcesu (metro w Los Angeles) Na przykład, jeśli projektem jest zrobienie zakupów, to: zakresem jest lista zakupów, czas oczekiwanej realizacji to ok. 2 godzin, natomiast budżet wynosi 200 zł. Co się jednak stanie, gdy na miejscu okaże się, że produkty w sklepie, w którym chcemy zrobić zakupy, podrożały i będziemy musieli wydać na nie 250 zł?

21 Ogólne zasady pisania wniosku projektu B+R z sukcesem Podstawą jest jasno zdefiniowany pomysł badawczy wiemy, co chcemy robić i jak to robić. Zachowanie spójności problemu badawczego, celów, działań, rezultatów i produktów. Formułowanie celów zasada SMART. Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu. Analiza ryzyka w projekcie badawczym (naukowo-technologiczne, administracyjne) Konkretne źródła literaturowe.

22 Dziękuję za uwagę