Procedura kontroli zarządczej Gimnazjum nr 11 im. Jerzego Kukuczki w Bielsku-Białej

Transkrypt

1 Procedura kontroli zarządczej Gimnazjum nr 11 im. Jerzego Kukuczki w Bielsku-Białej Uzasadnienie wprowadzenia procedury: Organizacja kontroli zarządczej ma za zadanie usystematyzowanie działań w celu zarządzania ryzykiem i zwiększenia prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i zadań na podstawie: - ustawy o systemie oświaty z 7 września 1991 r. - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych I. Ustalenia organizacyjne. 1. Misja określona została w Konstytucji RP oraz ustawie o systemie oświaty. Oświata w Rzeczypospolitej Polskiej stanowi wspólne dobro całego społeczeństwa; kieruje się zasadami zawartymi w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także wskazaniami zawartymi w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Międzynarodowym Pakcie Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Konwencji o Prawach Dziecka. Nauczanie i wychowanie - respektując chrześcijański system wartości - za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u młodzieży poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Szkoła winna zapewnić każdemu uczniowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotować go do wypełniania obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności. 2. Zagadnienia dotyczące struktury organizacyjnej, zarządzania i delegowania uprawnień Strukturę organizacyjną określa Ustawa o systemie oświaty oraz Statut Szkoły zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną Zmiany struktury organizacyjnej nie następują zbyt często. 1

2 2.3. Zakresy czynność poszczególnych pracowników sporządzane są w formie pisemnej i przechowywane są w dokumentacji kadrowej w szkole Dla nauczycieli sporządzane są przydziały czynności na piśmie Za pracowników nieobecnych ustalane są zastępstwa Księgowość Gimnazjum prowadzi Miejski Zarząd Oświaty w Bielsku-Białej W szkole sporządzany jest na każdy rok szkolny arkusz organizacyjny, który podlega zaopiniowaniu przez Radę Pedagogiczną i jest zatwierdzony przez organ prowadzący 2.8. W szkole funkcjonują przedmiotowe zespoły nauczycielskie przedmiotowe oraz zespoły nauczycielskie do spraw pomocy psychologiczno pedagogicznej Szkoła posiada zatwierdzony roczny plan finansowy, określający wydatki na poszczególne cele i zadania placówki Zasady kontroli wewnętrznej dokumentów określa procedura. 3. Ciągłość działalności Gimnazjum. Ciągłość działalności zapewnia: 3.1. Odpowiedni dobór kadr zajmujących poszczególne stanowiska oraz zapewnienie dostępu do szkoleń Wdrożenie i stosowanie procedur w zakresie ochrony zasobów, ochrony operacji finansowych i gospodarczych, ochrony systemów informatycznych Bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej - wykonywany przez: Prezydenta Miasta Bielska Białej oraz Kuratorium oświaty wykonywany na podstawie rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego. 4. Cele i zadania. Cele, zadania i mierniki określone zostały w załączniku. II. Cele kontroli zarządczej według art. 68 ust.1, 2 ustawy o Finansach Publicznych. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywność działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 2

3 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) ochrony operacji finansowych i gospodarczych; 8) ochrony systemów informatycznych; 9) zarządzanie ryzykiem. III. Sposoby realizacji celów kontroli zarządczej. 1) Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi (pkt. 6, 11 standardów KZ). Zapewnienie powyższego odbywa się poprzez działanie faktyczne według przepisów obowiązujących oraz za pomocą: a) Mechanizmów kontroli i nadzoru: - przeprowadzanie nadzoru pedagogicznego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego, - weryfikacji procedur wewnętrznych pod względem zgodności z stanem faktycznym i prawnym, dokonanie kontroli odnotowuje się na wykazie regulaminów, - kontroli wewnętrznej sprawowanej na mocy procedury kontroli wewnętrznej - kontroli zewnętrznej wykonywanej przez wydział audytu i kontroli Urzędu Miejskiego w Bielsku Białej. b) Kompetencji zawodowych zapewnionych poprzez: - dostęp do szkoleń, na których pracownicy i nauczyciele uzyskują wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. - rekrutację nowych pracowników przeprowadzoną w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 z późn. zm.) Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 3

4 - dokonywaniu okresowej oceny, zgodnie z: ustawa - Karta Nauczyciela - art. 6a, rozporządzeniem MEN z dn r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, rozporządzenie MEN z dn r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego. 2) Skuteczność i efektywność działania - zapewniony jest poprzez wprowadzenie do stosowania w szkole procedur regulujących poszczególne obszary działalności oraz procedury zawierające postanowienia dotyczące wymogu rzetelnej pracy, wynagradzania i motywacji. - Statut Gimnazjum - Zarządzenie w sprawie Regulaminu Pracy - Regulamin wynagradzania - Zarządzenie w sprawie wprowadzenia kontroli wewnętrznej - Regulamin premiowania pracowników obsługi i administracji. Skuteczność i efektywność działań zostaje zapewniona poprzez działania faktyczne: - realizację kontroli wewnętrznej przez wszystkich pracowników zgodnie z obowiązującą procedurą. - pracownicy posiadają zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań na zajmowanym stanowisku. - nauczycielom stażystom i nauczycielom kontraktowym Dyrektor przydziela opiekuna stażu. - zapewnienie przepływu informacji w strukturach Gimnazjum oraz z rodzicami i instytucjami zewnętrznymi. - zapewnienie dostępu do szkoleń oraz rekrutacja nowych pracowników według obowiązujących przepisów. 3) Wiarygodność sprawozdań - zapewniony jest poprzez realizację postanowień następujących zarządzeń (pkt.6 standardów KZ): - procedura kontroli wewnętrznej Dyrektor sporządza w ciągu roku sprawozdanie zgodnie z obowiązującym prawem tj; - Sprawozdanie z nadzoru pedagogicznego dyrektora za dany rok szkolny - podstawa prawna; b) Rozporządzenie MEN w sprawie nadzoru pedagogicznego Dokumentacja nadzoru pedagogicznego jest kompletna, rzetelna i aktualna. 4

5 W ramach zapewnienia wiarygodności sporządzanych sprawozdań finansowych i bilansowych stosuje się Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 sprawie sprawozdawczości budżetowej, ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku oraz następujące zarządzenia: - Zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości i planu kont - Zarządzenia procedury kontroli wewnętrznej Wiarygodność sprawozdań zapewniona zostaje poprzez postanowienia dotyczące weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych w punkcie 7 procedury kontroli zarządczej. 4) Ochrona zasobów - realizowany jest poprzez wykonywanie następujących zarządzeń i działań faktycznych: (pkt.6 standardów KZ) - Statut - Instrukcję inwentaryzacyjną. W szkole powoływana jest komisja spisowa w celu przeprowadzenia inwentaryzacji i komisja likwidacyjna do likwidacji majątku ruchomego. Z czynności zniszczenia majątku sporządzane są protokoły. W szkole prowadzona jest ewidencja środków trwałych i wyposażenia. Umowy najmu spisuje się z osobami z zewnątrz. Przydziału sal lekcyjnych dla klas dokonuje się w planie lekcji, w przydziale czynności niektórym nauczycielom przydziela się opiekę nad salą. W salach, na boiskach, przy urządzeniach do ćwiczeń gimnastycznych umieszczone są tablice informacyjne określające bezpieczne ich użytkowanie. W Gimnazjum prowadzona jest dokumentacji obiektu budowlanego: Księga obiektu - aktualne wpisy wyników przeglądów, Instrukcja przeciwpożarowa, plany ewakuacyjne. Zawarta jest umowa z firmą ochroniarską. Obejmuje ona obsługę systemu alarmowego i interwencje w przypadku uruchomienia alarmu oraz wezwania z pilota w przypadku tzw. agresji. W szkole zainstalowany jest system alarmowy, uruchamiany w przypadku ruchu, obejmujący hol główny, pracownię komputerową, pokój nauczycielski, kancelarię i sekretariat oraz monitoring wizyjny wewnątrz (20 kamer) i na zewnątrz (8 kamer) szkoły. Z zakresu BHP prowadzi się następującą dokumentację: - Ocena ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy - Tabele środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na poszczególnych stanowiskach - Instrukcje bhp na stanowiskach na których występują zagrożenia w tym instrukcje obsługi urządzeń 5

6 - Procedury postępowania w razie wypadków przy pracy oraz dokumentacja powypadkowa - Dokumentacja szkoleń bhp. W szkole dokonywana jest kontrola pod względem wymogów BHP. 5) Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania. (pkt.1, 2,3, 6 standardów KZ) a) Zasady etyczne i wymagania formalno - prawne dla nauczycieli określa Karta nauczyciela i Ustawa o systemie oświaty. b) Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla innych pracowników określa Kodeks Pracy. c) Wszyscy zobowiązani są do przestrzegania zasad etycznego postępowania i powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. d) Nauczyciele podlegają okresowej ocenie, zgodnie z ustawą Karta Nauczyciela art. 6a i rozporządzeniem MEN z dn r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, rozporządzenie MEN z dn r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego. 6) Efektywność i skuteczność przepływu informacji - realizowany jest poprzez następujące zasady (pkt.4,6,16,17 standardów KZ): a) Informacja musi być przekazana niezwłocznie i powinna być prawdziwa i uporządkowana. Wiadomości muszą posiadać pewną strukturę i tworzyć całość. Nie powinna być zlepkiem różnych faktów, które w żaden sposób nie są ze sobą powiązane - musi zostać wcześniej przeanalizowana przez nadawcę. Nadawca powinien wybrać tylko istotne fakty, na które jest zapotrzebowanie, a nie wysyłać wszystkich danych. b) Dla przepływu informacji zastrzega się formę pisemną. c) Efektywność i skuteczność przepływu informacji realizowane jest przez: (pkt standardów KZ): - Tradycyjne kanały komunikacyjne takie jak: kontakt osobisty, poczta tradycyjna i elektroniczna, telefon, fax, tablicę ogłoszeń, którą pracownicy obowiązani są systematycznie czytać, zarządzenia i uchwały. 6

7 - Przepływ informacji dotyczący przepisów prawa wewnętrznego i powszechnie obowiązującego polega na zapoznawaniu na radach pedagogicznych nauczycieli z zarządzeniami dyrektora, przyjęcie do wiadomości potwierdzają podpisem. - Procedury, instrukcje, zarządzenia przechowywane są w teczkach z opisem danego roku, w którym obowiązują i znajdują się odpowiednio w gabinecie dyrektora. Każdy pracownik ma prawo dostępu do powyższych dokumentacji. - Zakresy czynności i delegowanie uprawnień dokonywane jest wyłącznie w formie pisemnej za potwierdzeniem odbioru przez pracowników. Przydział czynności sporządza się dla pracowników pedagogicznych. 7) Ochrona operacji finansowych i gospodarczych poprzez wprowadzenie następujących mechanizmów kontroli (pkt.14 standardów KZ): a) rzetelne i pełne dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych - operacje dokumentowane są zgodnie z prawem obowiązującym ( faktury, rachunki, OT) oraz zawartymi umowami (protokoły odbioru robót) b) zatwierdzanie operacji finansowych i gospodarczych przez Dyrektora lub osoby przez niego upoważnione operacje są zatwierdzane poprzez: podpisywanie dokumentów finansowych tak jak: listy płac, zaliczki i ich rozliczenia oraz zatwierdzanie pod względem merytorycznym faktur i rachunków, potwierdzenie wykonania robót inwestycyjnych i remontowych na terenie szkoły. Zatwierdzaniu podlegają wszelkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem, c) podział kluczowych obowiązków- każdą operację finansową lub gospodarczą prowadzą co najmniej dwie osoby, tj. żaden pojedynczy pracownik nie prowadzi wszystkich kluczowych etapów operacji d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych weryfikacja operacji dokonywana jest na bieżąco oraz po zakończeniu zgodnie z procedurą kontroli wewnętrznej e) ochrona operacji realizowana jest w szczególności poprzez wykonywanie następujących zarządzeń: - Zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości i planu kont, - Zarządzenie w sprawie wprowadzenia kontroli wewnętrznej. 7

8 8) Ochrona systemów informatycznych zapewniona zostaje poprzez wykonanie postanowień zarządzeń (pkt.13,15 standardów KZ): - Zapewniona została fizyczna ochrona systemów informatycznych według punktu dotyczącego ochrony zasobów. 9) Zarządzanie ryzykiem. a) Identyfikacji ryzyka dokonuje Dyrektor (pkt.7 standardów KZ). Identyfikacja ryzyka polega na określeniu możliwych zagrożeń, które mogą wystąpić jako przeszkody w realizacji celów Gimnazjum w analizowanym obszarze działalności, co przyniesie za sobą straty. Identyfikacja dokonywana jest raz do roku. Strata w wyniku wystąpienia rozpatrywanego zagrożenia może: - mieć charakter finansowy - wywoływać skutek prawny - wywołać utratę reputacji. Należy identyfikować ryzyko zarówno dotyczące całego Gimnazjum, jak i odnoszące się do każdego istotnego obszaru jego działalności. Identyfikacja ryzyka poprzedzona jest następującymi działaniami: - końcem roku odbywa się spotkanie w sprawie ustalenia zaistniałych lub przewidywanych zagrożeń, w którym biorą udział osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary. Uczestnicy zobowiązani są do przygotowania pisemnych raportów wskazujących na ewentualne przeszkody w realizacji celów - tzw. samoocena (pkt. 20 standardów KZ) ujęta w załączniku. - analizą materiałów audytu i kontroli - realizacja zadań, wnioski i zalecenia pokontrolne, interpretacje itp.; - analizą wprowadzonych w jednostce zmian personalnych, organizacyjnych, przepisów prawa itp. - analizą kompetencji i wiedzy pracowników oraz przejawiane przez nich wartości etyczne. b) Ocena ryzyka ( pkt.9, 8 standardów KZ). Ocena ryzyka polega na: - określeniu wpływu 8

9 - określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia - określeniu poziomu istotności. Określenie wpływu polega na określeniu stopnia zagrożenia dla realizacji zadań lub celów. Do określenia wpływu używana jest następują skala ocen: Wysoki - 3 pkt Średni - 2 pkt Niski - 1 pkt. Wpływ Wysoki Średni Niski Przesłanki Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację zadań i osiąganie celów, poważną stratę finansową lub niekorzystny wizerunek Gimnazjum. Wiąże się z tym długotrwały proces przywracania stanu poprzedniego Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje stratę posiadanych zasobów lub ma negatywny wpływ na efektywność realizacji zadań i osiąganie celów oraz na wizerunek Gimnazjum. Może się z tym wiązać długotrwały proces przywracania stanu poprzedniego Powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w realizacji zadań. Nie ma wpływu na wizerunek Gimnazjum. Skutki można łatwo usunąć. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości wystąpienia danego zdarzenia narażonego na ryzyko. Do określenia prawdopodobieństwa używana jest następują skala ocen : Wysokie - 3 pkt. Średnie - 2 pkt. Niskie - 1 pkt. Wpływ Wysokie Przesłanki Istnieją powody, aby sądzić że wydarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku 9

10 Średnie Niskie Istnieją powody, aby sądzić że wydarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku Istnieją powody, aby sądzić że wydarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie wystąpi w ogóle Określenie poziomu istotności: W oparciu o ocenę wpływu oraz prawdopodobieństwa ustalany jest poziom istotności ryzyka: Ryzyko poważne - iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 6 lub 9 pkt. Ryzyko umiarkowane - iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 3 lub 4 pkt. Ryzyko nieznaczne - iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 1 lub 2 pkt. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko nieznaczne i umiarkowane. Ryzyko przekraczające akceptowalny poziom wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowanego poprzez zmianę jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia. c) Reakcja na ryzyko (pkt. 9 standardów KZ) Reakcją na ryzyko są działania skierowane na obniżenie wpływu ryzyka na funkcjonowanie Szkoły i podejmowanie odpowiednich środków przeciwdziałania i minimalizacji ryzyka. Czynności te zależą od rodzaju stwierdzonych przeszkód i mogą polegać na: - przeprowadzeniu szkolenia wewnątrz lub skierowanie na szkolenie zewnętrzne, - kontroli, - wydaniu wytycznych i zaleceń, - dokonaniu rotacji personalnych, - materialne obciążenie pracownika, - inne działania. IV. Dokumentowanie kontroli zarządczej (pkt. 10 standardów KZ). a) Obowiązuje zasada pisemności w realizowaniu kontroli zarządczej na każdej jej etapie. b) Kontrola zarządcza dokumentowana jest przez: - wewnętrzne instrukcje, procedury, zarządzenia; - wytyczne; - konspekty ze spotkań; - listy obecności ze spotkań; 10

11 - protokoły kontroli; - sprawozdania z audytu, - pisemne zalecenia poaudytowe i pokontrolne; - pisemne odpowiedzi na zalecenia poaudytowe i pokontrolne; - wnioski pokontrolne i poaudytowe; - zastrzeżenia do protokółów lub sprawozdań audytowych; - wnioski; - kwestionariusze samooceny; - roczne raporty samooceny; - zakresy obowiązków i pisemne delegowanie uprawnień; - pisemne wnioski osób odpowiedzialnych przygotowane na coroczne spotkanie w sprawie identyfikacji ryzyk; - pisemna ocena funkcjonowania kontroli za dany rok dokonana przez Dyrektora; - oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. c) Oświadczenie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej - jest wynikiem: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli (czy wykryto istotne niezgodności, czy dokonano korekty lub wprowadzono usprawnienia) potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. V. Monitorowanie kontroli zarządczej (pkt standardów KZ) Monitorowanie kontroli zarządczej polega między innymi na: - udział w zebraniach, - gromadzeniu informacji mających wpływ na poziom ryzyka, - wprowadzaniu procedur, - zlecaniu kontroli, - prowadzeniu nadzoru, - wystosowaniu pisemnych wytycznych, zaleceń oraz obligowanie do odpowiedzi, - weryfikacje dokonywanych korekt i ulepszeń, - wystawianie oświadczenia. Dokumentacja systemu kontroli jest łatwo dostępna w celu badania przez audytorów wewnętrznych, zewnętrznych czy kontrolerów 11