Regulamin udziału w Konferencji 14. Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter listopada 2019 r.

Transkrypt

1 Regulamin udziału w Konferencji 14. Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter listopada 2019 r. I. Postanowienia ogólne 1. Międzynarodowy Kongres PMI PC, odbędzie się w dniach listopada 2019 r. w hotelu Sound Garden, ul. Żwirki i Wigury 18, Warszawa. 2. Organizatorem i podmiotem odpowiedzialnym za wydarzenie jest PMI Poland Chapter z siedzibą w Warszawie (02-672), ul. Domaniewska 47/10, NIP Regulamin udziału w Konferencji reguluje zasady: a) uczestnictwa w Konferencji w dniach listopada 2019 roku oraz kwestie związane z płatnością i anulacją uczestnictwa, b) udziału w Warsztatach odbywających się w dniu 20 listopada 2019 roku, w tym płatności za Warsztaty oraz anulacji uczestnictwa. 4. Strona internetowa wydarzenia umożliwia zapoznanie się z informacjami na temat Konferencji i Warsztatów, dokonanie rejestracji oraz płatności za udział w Konferencji i Warsztatach. II. Zasady udziału w Konferencji 1. Podstawą uczestnictwa w Konferencji jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie wydarzenia w zakładce Rejestracja oraz uiszczenie opłaty konferencyjnej. Rejestracja trwa do 17 listopada 2018 roku do godziny 23: Warunkiem udziału w Konferencji jest zapoznanie się i zaakceptowanie Regulaminu. 3. Uczestnictwo w Konferencji jest odpłatne, a koszt udziału obejmuje uczestnictwo w wykładach i networkingu organizowanych w czasie dwudniowego wydarzenia (18-19 listopada 2019 roku), materiały konferencyjne i pokonferencyjne, przerwy kawowe oraz lunch. Aktualna cena jest podawana na stronie internetowej Konferencji. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu, noclegu oraz parkingu. Organizator nie pośredniczy w poszukiwaniu zakwaterowania. 4. Wysokość opłaty konferencyjnej uzależniona jest od daty rejestracji Uczestnika i ewentualnych rabatów udzielonych Uczestnikowi indywidualnemu lub grupom Uczestników. Ostateczna cena jest ustalana przez Organizatora. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny, o czym poinformuje za pośrednictwem strony internetowej Zmiana ceny nie ma zastosowania do już zarejestrowanych Uczestników. 6. Rabaty promocyjne i grupowe nie łączą się. 7. Organizator w ramach opłaty konferencyjnej nie zapewnia dojazdu na miejsce Kongresu oraz noclegu. 8. Zgłoszenia uczestnictwa przyjmowane będą do wyczerpania miejsc. 9. Organizator ma prawo do nie dopuszczenia uczestnika do udziału w Kongresie bez podania przyczyny. 10. Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia konkursów i akcji promocyjnych, w których nagrodami będą indywidualne zniżki na uczestnictwo w Konferencji lub Warsztatach (indywidualne kody promocyjne).

2 11. Uczestnictwo w Konferencji i Warsztatach musi zostać potwierdzone podpisem Uczestnika na liście obecności podczas obydwu dni Konferencji oraz jednego dnia Warsztatów. III. Zasady udziału w Warsztatach 1. Podstawą uczestnictwa w Warsztatach jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie wydarzenia w zakładce Rejestracja oraz uiszczenie opłaty. Rejestracja trwa do 19 listopada 2019 roku do godziny 18: Warunkiem udziału w Warsztatach jest zapoznanie się i zaakceptowanie Regulaminu. 3. Rejestracja na Warsztaty jest odrębna od rejestracji na Konferencję. 4. Koszt udziału w wybranym Warsztacie obejmuje uczestnictwo w zajęciach, materiały warsztatowe, przerwy kawowe i lunch. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu, noclegu oraz parkingu. Ceny poszczególnych Warsztatów mogą różnić się od siebie. Informacja o koszcie znajduje się na stronie internetowej konferencji. 5. Informacje o Warsztatach i ich cenach będą podawane na bieżąco na stronie internetowej wydarzenia. 6. Maksymalna liczba osób biorących udział w jednych Warsztatach wynosi Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany maksymalnej i minimalnej liczby uczestników. 8. Miejsce Warsztatów zostanie ogłoszone przed ich rozpoczęciem na stronie internetowej konferencji. 9. Zmiana wybranych przez Uczestnika Warsztatów na inne jest możliwa jedynie w sytuacji gdy na nowo wybrane przez Uczestnika warsztaty są jeszcze wolne miejsca. W przypadku gdy cena Warsztatów będzie wyższa niż wybranych pierwotnie, Uczestnik zobowiązany jest do wpłaty różnicy cen. Organizator zwraca różnicę cen w przypadku, gdy cena wybranych Warsztatów będzie niższa od wybranych pierwotnie. 10. Uczestnik jest zobowiązany do wniesienia opłaty za Warsztaty w terminie 14 dni od daty rejestracji na Warsztaty. 11. W przypadku gdy płatność nie zostanie wykonana w podanym terminie, uczestnik powinien poinformować o tym fakcie Organizatora Warsztatów pod adresem participants@pmi.org.pl. 12. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania warsztatów w przypadku niezgłoszenia się odpowiedniej liczby uczestników lub w innej sytuacji, niezależnej od Organizatora. O odwołaniu Warsztatów Uczestnicy zostaną poinformowani drogą . Jeżeli Uczestnik wyrazi wolę zmiany Warsztatów, będzie miał zapewnioną taką możliwość, przy czym wybrane Warsztaty powinny mieć dostępne wolne miejsca. W innym przypadku Organizator zwróci Uczestnikowi koszty Warsztatów. IV. Koszt netto udziału w Konferencji osób niebędących członkami PMI 1. Dla uczestników zarejestrowanych do dnia r. włącznie (early birds) 1900 zł/os. (rabat 350 zł), a) w przypadku nieuiszczenia opłaty we wskazanym w roz. VII pkt. 1 terminie, rabat 350 zł (early birds) zostanie anulowany. Uczestnik ryzykuje utratę rezerwacji na rzecz uczestników płacących w terminie. 2. Dla uczestników zarejestrowanych od dnia r. włącznie (standard price) 2250 zł/os. 2

3 a) w przypadku nieuiszczenia opłaty we wskazanym w roz. VII pkt. 1 terminie, uczestnik ryzykuje utratę rezerwacji na rzecz uczestników płacących w terminie. V. Koszt netto udziału w Kongresie dla członków PMI 1. Dla uczestników zarejestrowanych do dnia r. włącznie (early birds) 1350 zł/os. (rabat 900 zł) a) w przypadku nieuiszczenia opłaty podanej w roz. VII pkt.1 terminie rabat 900 zł (early birds) zostanie anulowany. Uczestnik ryzykuje utratę rezerwacji na rzecz uczestników płacących w terminie. 2. Dla uczestników zarejestrowanych od dnia r. włącznie (standard price) 1600 zł/os. (rabat 650 zł) a) w przypadku nieuiszczenia opłaty we wskazanym w roz. VI terminie, uczestnik ryzykuje utratę rezerwacji na rzecz uczestników płacących w terminie. VI. Koszt netto udziału w Kongresie dla organizacji zgłaszających 5 osób i więcej 1. Dla uczestników zarejestrowanych do dnia r. włącznie (early birds) 1550 zł/os. (rabat 700 zł). 2. Dla uczestników zarejestrowanych od dnia r. (standard price) zł/os. (rabat 450 zł). 3. Uczestnicy zgłaszający się z jednej organizacji proszeni są o dokonanie rejestracji grupowej poprzez wpisanie w formularzu rejestracyjnym w polu UWAGI informacji dotyczącej potraktowania zgłoszenia jako część zgłoszenia grupowego danej organizacji w celu wystawienia faktury zbiorczej i zastosowania preferencyjnych zniżek grupowych. 4. Przy zgłoszeniach grupowych (dla grup min. 5 osób) każdy członek zgłaszanej grupy musi zaakceptować przelew bankowy jako formę płatności. VII. Terminy dokonywania płatności za udział w Konferencji dni od daty otrzymania potwierdzenia rejestracji w przypadkach wskazanych w roz. IV pkt. I i II oraz roz. V pkt. I i II dni od daty otrzymania faktury VAT w przypadkach wskazanych w roz. VI pkt. I i II VIII. Zasady płatności 1. Uczestnik zawiera umowę uczestnictwa w Konferencji i Warsztatach z chwilą rejestracji. 2. Uczestnik dokonuje płatności za udział w Konferencji i Warsztatach w podany niżej sposób: a) przelew bankowy (w przypadku wyboru przelewu bankowego jako formy płatności w systemie rejestracji online). Po otrzymaniu potwierdzenia wpłynięcia zgłoszenia od Organizatora drogą , Uczestnik proszony jest o dokonanie płatności przelewem zgodnie z poniższymi danymi; 3

4 PMI Poland Chapter ul. Domaniewska 47/ Warszawa mbank S.A. Numer Konta: IBAN: PL Tytuł przelewu: 14. Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter b) płatność PayPal (w przypadku wyboru płatności PayPal jako formy płatności w systemie rejestracji online). Po wypełnieniu formularza Uczestnik otrzyma link do bezpiecznej, zaszyfrowanej strony operatora, na której dokona płatności. 3. Po potwierdzeniu rejestracji drogą , Organizator w ciągu 7 dni przesyła Uczestnikowi drogą fakturę VAT. Istnieje możliwość wystawienia faktury VAT w formie papierowej i wysłania jej do Uczestnika na podany adres, a także odbiór faktury osobiście w czasie Konferencji lub/i Warsztatów. W tym celu należy zgłosić się do Organizatora na adres participants@pmi.org.pl lub wpisać odpowiednią adnotację w sekcji UWAGI formularza rejestracyjnego. 4. Na życzenie uczestnika możliwe jest wystawienie faktury pro-forma. 5. W przypadku, gdy płatność nie zostanie zrealizowana zgodnie z terminami wskazanymi w VII pkt. 1 i 2, Uczestnik powinien poinformować o tym Organizatora drogą na adres: participants@pmi.org.pl, wskazując powody opóźnienia płatności. 6. Nieobecność Uczestnika w czasie Kongresu lub/i Warsztatach i brak anulacji oraz płatności przed wydarzeniem, wiąże się z przesłaniem przez PMI Poland Chapter faktury oraz wszelkimi możliwymi procesami windykacyjnymi, łącznie z wpisem do KRD. 7. Istnieje możliwość przepisania wniesionej opłaty za Konferencję lub/i Warsztaty na inną, wskazaną osobę, po wcześniejszym porozumieniu z Organizatorem i ustaleniami potwierdzonymi drogą z adresu participants@pmi.org.pl. 8. Organizator zastrzega sobie prawo do indywidualnego obniżenia kwoty opłaty kongresowej. 9. Możliwe jest dokonanie opłaty kongresowej tylko za Warsztaty (3 dzień Kongresu) lub tylko za Konferencję (dzień 1 oraz 2). IX. Odstąpienie do umowy 1. Uczestnik może odstąpić od umowy, bez podawania przyczyn, w terminie 14 dni od daty rejestracji. Uczestnik nie może jednak odstąpić od umowy w przypadku, gdy nastąpiło już otwarcie konferencji, czyli w dniu 18 listopada 2019 r. W przypadku skutecznego skorzystania z prawa odstąpienia od umowy przez Uczestnika, opłacona przez niego kwota zostanie zwrócona za pośrednictwem tego samego kanału płatności, którym dokonano płatności za usługę. 2. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji lub/i Warsztatach należy powiadomić Organizatora poprzez wiadomość wysłaną na adres participants@pmi.org.pl o temacie: Rezygnacja, podając w niej dane osoby zarejestrowanej. Jednocześnie w przypadku rezygnacji niewynikającej z roz. IX pkt. 1 niniejszego regulaminu: a) gdy Uczestnik zrezygnuje z udziału w Kongresie w terminie do 08 października 2019 roku, Organizator zwraca uczestnikowi 100 % opłaty, pomniejszone o ewentualną różnicę wynikającą ze zmiany przysługującej zniżki grupowej, wynikającej z tej rezygnacji; 4

5 b) gdy uczestnik zrezygnuje z udziału w konferencji w terminie od 07 października do 03 listopada 2019 roku, Organizator zwraca uczestnikowi 50 % opłaty, pomniejszone o ew. różnicę wynikającą ze zmiany przysługującej zniżki grupowej, wynikającej z tej rezygnacji; c) gdy uczestnik zrezygnuje z udziału w konferencji po 04 listopada 2019 roku, Organizator zatrzymuje całość wpłaty, na rzecz poniesionych kosztów organizacyjnych. X. Bezpieczeństwo 1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Kongresu. 2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie Kongres. XI. Postanowienia końcowe 3. W przypadku chęci zgłoszenia reklamacji za nienależycie wykonaną usługę, prosimy o kontakt na adres congress@pmi.org.pl. Organizator zastrzega sobie prawo do rozpatrzenia reklamacji w ciągu 14 dni roboczych od dnia wpłynięcia reklamacji. 4. Ostateczna interpretacja regulaminu Kongresu należy do Organizatora. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, o czym Uczestnicy zostaną powiadomieni. 6. Zabronione jest filmowanie, nagrywanie i fotografowanie uczestników Kongresu bez zgody Organizatora. 7. Kongres może być nagrywany i fotografowany przez Organizatora. 8. Udział w Kongresie jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz z wyrażeniem zgody na komercyjne ich wykorzystanie w przypadku: a) gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany na terenie obiektu; b) gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu przed kamerą, bądź pozowanie do zdjęcia. 9. Przetwarzanie danych podczas konferencji, w tym poprzez udostępnianie nagrań i zdjęć, jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. 10. Wszelkie kwestie sporne dotyczące organizacji zapisów rozstrzyga Prezydent PMI Poland Chapter, a dotyczące realizacji umowy sąd powszechny. 11. Wszelkie spory będą rozstrzygane w przypadku Uczestników będących konsumentami przez właściwy sąd powszechny, przy czym konsument ma możliwość korzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności może on: a) złożyć wniosek o rozstrzygnięcie sporu do stałego polubownego sądu konsumenckiego działającego przy Inspekcji Handlowej, b) złożyć wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego w sprawie polubownego zakończenia sporu między konsumentem, a Usługodawcą do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej, c) skorzystać z pomocy powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów. 5

6 12. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników. 13. Organizator ma prawo do zmiany miejsca i terminu Kongresu, o czym Uczestnicy zostaną powiadomieni owo. 14. Organizator ma prawo do zmian w niniejszym Regulaminie, o których Uczestnicy zostaną powiadomieni drogą . XII. Przetwarzanie danych osobowych 1. Administratorem danych jest PMI Poland Chapter, z siedzibą w Warszawie (02-672), przy ul. Domaniewskiej 47/10, KRS , NIP , REGON Dane kontaktowe administratora danych: biuro@pmi.org.pl, W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa: a) cofnięcia zgody jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, b) dostępu do danych informacji o tym, jakie dane i w jakim celu są przetwarzane, c) sprostowania, zmiany, uaktualnienia danych, d) żądania usunięcia danych, e) żądania ograniczenia przechowywania danych, f) wniesienia sprzeciwu, g) przeniesienia danych, h) wniesienia skargi do organu nadzoru. 4. W zakresie danych, których podanie jest obowiązkowe w formularzu: a) podstawą przetwarzania będzie wykonanie umowy zawartej pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem i realizacja prawnie uzasadnionych celów administratora, a więc realizacja celów statutowych Stowarzyszenia, tj. promowanie profesjonalizmu w zarządzaniu projektami w organizacjach i ośrodkach akademickich oraz wspieranie, przyjmowania i rozpowszechniania w Polsce najlepszych praktyk zarządzania projektami, oraz pobudzanie świadomości społeczeństwa w tej dziedzinie, b) dane będą udostępniane osobom zaangażowanym w organizację konferencji i przetwarzane do zakończenia czynności związanych z rozliczeniem konferencji. 5. W zakresie danych, których podanie jest dobrowolne w formularzu: a) podstawą przetwarzania będzie wyrażona zgoda, dokonana poprzez podanie określonych danych w polach formularza, b) dane będą udostępniane osobom zaangażowanym w organizację konferencji i przetwarzane do zakończenia czynności związanych z rozliczeniem konferencji, chyba że wcześniej zgoda zostanie cofnięta. 6. Dane podawane na potrzeby wystawienia faktur: a) przetwarzane będą na podstawie wykonania umowy zawartej pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, realizacją celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora i wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze, wynikających z roszczeń związanych z realizacją umowy i obowiązków księgowych i rozliczeniowych wynikających z obowiązujących przepisów prawnych, b) przechowywane będą przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy, a udostępniane w zakresie niezbędnym, procesorom, jak np. księgowości. 6

7 7. Dane rejestrowane i udostępniane w formie zdjęć i nagrań video: a) przetwarzane będą na podstawie realizacji prawnie uzasadnionych celów administratora oraz wykonania umowy, a więc realizacji celów statutowych Stowarzyszenia, tj. promowania profesjonalizmu w zarządzaniu projektami w biznesie, organizacjach i ośrodkach akademickich oraz wspierania, przyjmowania i rozpowszechniania w Polsce najlepszych praktyk zarządzania projektami, oraz pobudzania świadomości społeczeństwa w tej dziedzinie, b) dane będą udostępniane osobom zaangażowanym w organizację konferencji oraz zajmującym się profesjonalnym nagrywaniem, fotografowaniem i obróbką materiałów. 8. Dane, w których wyrażono zgodę na cele marketingowe, networkingowe lub handlowe: a) przetwarzane będą na podstawie wyrażonej zgody w formularzu, b) przechowywane będą do czasu cofnięcia zgody, c) przekazywane będą podmiotom wskazanym w składanych oświadczeniach. 7