Filmoteka Małopolska. Regulamin

Transkrypt

1 Filmoteka Małopolska Regulamin 1 Postanowienia ogólne 1. Program Filmoteka Małopolska, zwany w dalszej części Programem, jest organizowany w ramach zadania Promocja Województwa. 2. Organizatorem Programu jest Samorząd Województwa Małopolskiego, zwany dalej Organizatorem. 3. W ramach Programu Filmoteka Małopolska Samorząd Województwa Małopolskiego realizuje cel, którym jest: utrwalenie wydarzeń, miejsc, ludzi związanych z Małopolską w postaci filmów dokumentalnych, budowanie pozytywnego wizerunku Małopolski, jako regionu, dokumentującego swoją historię i teraźniejszość, tworzenie klimatu do rozwoju produkcji filmowych w Małopolsce, wspieranie rozwoju artystycznego i promocja twórczości filmowej. 4. Zasady Programu Filmoteka Małopolska zostały określone w niniejszym Regulaminie. 5. Regulamin Programu dostępny jest do wglądu w siedzibie Organizatora oraz na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego: Wykładnia Regulaminu należy wyłącznie do Organizatora. 2 Założenia Programu 1. Program realizowany jest poprzez zakup usług promocyjnych, polegających na promocji marki Małopolska w filmach dokumentalnych, wyprodukowanych na podstawie konspektów scenariuszy zgłoszonych i wybranych w Programie Filmoteka Małopolska z zastrzeżeniem zapisów niniejszego regulaminu. Film, utwór audiowizualny w rozumieniu art. 4 ustawy o kinematografii ma spełniać cechy utworu w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 2. Program ma na celu zakup przez Województwo Małopolskie usług promocyjnych w oryginalnych produkcjach filmowych o charakterze dokumentalnym, dokumentujących wydarzenia, miejsca oraz ludzi związanych jednoznacznie z Małopolską, w dwóch kategoriach: a) Małopolska dawniej : filmy mające w założeniu, ocalenie od zapomnienia i upamiętnienie miejsc, wydarzeń i rocznic historycznych, postaci związanych z Małopolską (ludzi środowisk twórczych, świata nauki, sportowców, społeczników, postaci historycznych), osób jednoznacznie utożsamianych z regionem Małopolski. b) Małopolska dziś : filmy dokumentujące aktualne wydarzenia kulturalne, sportowe oraz istotne zdarzenia o charakterze społecznym i historycznym, życie mieszkańców Małopolski, filmy o ludziach, którzy swoim życiem, swoją postawą obrazują region i promują Małopolskę. 3. Technika, jaką zostaną wykonane filmy jest dowolna, jednak musi pozostać zachowany kształt i charakter filmu dokumentalnego. 4. Czas trwania filmów, które powstaną na podstawie wybranych konspektów scenariuszy, nie może przekroczyć 26 minut. 5. Wykonawca jest zobowiązany także do produkcji oraz przekazania Organizatorowi 1-minutowego traileru filmu. 6. Na realizację Programu w roku 2014 Samorząd Województwa Małopolskiego przeznaczył kwotę w wysokości złotych brutto. 1

2 7. Maksymalna wartość zakupionych przez Organizatora usług promocyjnych w ramach jednego Zgłoszenia nie może przekroczyć zł brutto oraz 50% kosztów realizacji filmu. 8. Organizator zadecyduje o wartości zakupionych usług promocyjnych w terminie wyznaczonym w Regulaminie. 9. Kwoty przyznane ostatecznie wybranym projektom dotyczą zakupu usług promocyjnych i nie wiążą się bezpośrednio z kosztami produkcji filmu. Do pozyskania środków koniecznych do wyprodukowania filmu nakręconego na podstawie wybranego konspektu scenariusza zobowiązany jest Podmiot składający Zgłoszenie. 3 Zgłoszenia do Programu 1. Nabór do Programu zostanie przeprowadzony w terminie od 10 do 28 lutego 2014 r. 2. Podmioty zainteresowane udziałem w Programie zobowiązane są dostarczyć do siedziby Organizatora w wersji papierowej oraz w formie plików utrwalonych na płycie CD (w formacie.doc): a) formularz zgłoszeniowy zał. nr 1 do Regulaminu, b) konspekt scenariusza filmu dokumentalnego (opis przedsięwzięcia), na podstawie, którego zostanie nakręcony film; zajmujący maksymalnie dwie strony A-4, c) kosztorys realizacji filmu, 3. Wersja elektroniczna materiałów wymienionych w ust. 2 musi być wierną kopią ich wersji papierowej. 4. Podmiot zainteresowany udziałem w Programie zobowiązany jest wraz ze Zgłoszeniem złożyć następujące dokumenty: a) (nie dotyczy osób fizycznych) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Zgłoszeń, a w razie jego braku inny dokument wskazujący sposób reprezentacji Podmiotu przy zawieraniu umów, (w przypadku nie przedłożenia oryginału wszystkie strony dokumentu muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem oraz opatrzone datą). Jeżeli Podmiot składa więcej niż jedno Zgłoszenie wystarczy załączyć jeden odpis, b) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zał. nr 2 do Regulaminu, c) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia - zał. nr 3 do Regulaminu, d) oświadczenie o spełnieniu przez oferowane usługi wymagań określonych przez Organizatora - zał. nr 4 do Regulaminu, e) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zał. nr 5 do Regulaminu, f) pełnomocnictwo, jeżeli Zgłoszenie podpisuje inna osoba (osoby) niż uprawniona do reprezentowania Podmiotu, 5. Sposób przygotowania Zgłoszenia: a) zgłoszenie do Programu musi być wypełnione pismem maszynowym (komputerowym), w języku polskim według wzoru (zał. nr 1 do Regulaminu), b) każda kolejno zapisana strona Zgłoszenia ma być ponumerowana, c) wszystkie strony Zgłoszenia mają być zszyte, spięte, oprawione, zbindowane itp., w sposób uniemożliwiający ich wypięcie (zdekompletowanie) w dwóch częściach: I. konspekt filmu, II. wszystkie pozostałe materiały i dokumenty, d) wszystkie strony wypełnionego Formularza zgłoszeniowego wraz z załącznikami w wersji papierowej - muszą być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną lub upoważnioną do reprezentowania Podmiotu. 6. Zgłoszenie wraz z kompletem dokumentów w wersji papierowej oraz w formie plików utrwalonych na płycie CD (w formacie.doc) z widocznym dopiskiem FILMOTEKA MAŁOPOLSKA należy składać na: 2

3 Dzienniku Podawczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego Ul. Racławicka Kraków (parter, nowy budynek) lub przesyłać na adres korespondencyjny: Departament Turystyki, Sportu i Promocji Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Ul. Racławicka Kraków w terminie od 10 do 28 lutego 2014 r. Za datę złożenia Zgłoszenia uznaje się datę jego wpływu, potwierdzoną pieczęcią wpływu do Organizatora, a nie datę stempla pocztowego. 7. Podmiot może złożyć więcej niż jedno Zgłoszenie, z zastrzeżeniem, iż każde ze Zgłoszeń dotyczyć będzie innego konspektu scenariusza realizowanego w ramach Programu. 8. Wszystkie zgłoszone konspekty scenariuszy pozostają w archiwum organizatora 9. Konspekty scenariuszy zgłoszone do Programu: a) muszą być oryginalne, wcześniej niezrealizowane i spełniać cechy utworów w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, b) muszą być pomysłowe i nowatorskie, ukazujące w oryginalny sposób walory, specyfikę i niepowtarzalność Małopolski, c) muszą powodować zwiększenie rozpoznawalności Małopolski w kraju i zagranicą, d) nie mogą stanowić elementu większej całości / cyklu. 10. Zgłoszenia niespełniające wymagań formalnych określonych w niniejszym Regulaminie nie będą uwzględniane przy ocenie merytorycznej. 11. Zgłoszenie do programu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu, w tym także zgodę na zawarcie z Organizatorem umowy, której projekt stanowi zał. nr 6 do Regulaminu. 12. Zgłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych, a także nie stanowi podstawy roszczeń względem Organizatora o zawarcie umowy na zakup usług promocyjnych, ani innych roszczeń odszkodowawczych w przypadku, gdy nie dojdzie do zawarcia umowy. 13. Podmiot może odstąpić od realizacji zadania w przypadku przeznaczenia na zakup usług promocyjnych kwoty niższej niż oczekiwana w Zgłoszeniu. W takim przypadku ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Organizatora o swojej decyzji forma pisemna. 14. Formularz zgłoszeniowy wraz z załącznikami, Regulamin Programu, wzór umowy są dostępne w wersji elektronicznej na stronie Zawarcie umowy z Organizatorem zobowiązuje Podmiot do wyprodukowania i dostarczenia Organizatorowi kopii filmu na podstawie złożonego konspektu scenariusza w określonym umową czasie, jednak nie później niż do dnia 7 listopada 2014 roku. 16. Podmiot udzieli Organizatorowi Programu bezterminowej, niewyłącznej licencji na korzystanie z praw do filmu w zakresie nadawania i emitowania filmu wyprodukowanego na podstawie wybranego konspektu scenariusza w drodze emisji telewizyjnej z prawem udzielania sublicencji. Warunki udzielenia licencji określa 3 wzoru umowy stanowiącej zał. nr 6 do Regulaminu. 17. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania materiału filmowego, powstałego zgodnie z niniejszym regulaminem w innych działaniach promocyjnych, podejmowanych przez Województwo Małopolskie na rzecz upowszechniania wizerunku Małopolski. 3

4 4 Uczestnicy 1. W ramach Programu Zgłoszenia mogą być składane przez: a) organizacje pozarządowe w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, b) jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowane, c) przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, d) pełnoletnie osoby fizyczne, 2. Z udziału w Programie wyłączone są podmioty, których projekt zgłoszony do Programu, jest wspierany finansowo, współorganizowany lub którego Partnerem jest Województwo Małopolskie, na mocy odrębnych umów lub porozumień. 5 Tryb i kryteria oceny ofert 1. Konspekty będą oceniane w dwóch kategoriach: a) formy krótkie, do 8 min., b) formy długie, do 26 min. 2. Złożone zgłoszenia podlegają następującym etapom oceny: a) ocena formalna, podczas której weryfikowane jest spełnianie przez złożone Zgłoszenie wszystkich wymogów określonych w Regulaminie, b) ocena komisji preselekcyjnej ocenie merytorycznej podlegają tylko Zgłoszenia, które pomyślnie przeszły ocenę formalną, c) ocena komisji powołanej przez Zarząd Województwa Małopolskiego dokonywana jest w oparciu o ocenę wydaną przez komisję preselekcyjną, efektem tej oceny jest rekomendacja wybranych zgłoszeń dla ostatecznej decyzji Zarządu Województwa Małopolskiego, d) ocena i ostateczna decyzja Zarządu Województwa Małopolskiego, e) komisja preselekcyjna po wyprodukowaniu filmów dokona oceny pod kątem zgodności z kryteriami i wyda opinię. Po otrzymaniu pozytywnej opinii nastąpi podpisanie protokołu odbioru i dokonanie płatności. W przypadku otrzymania negatywnej opinii nastąpi odstąpienie od umowy zgodnie z zapisami zawartymi w przedmiotowej umowie. 3. Komisja preselekcyjna składa się z dwóch ekspertów oraz przedstawiciela Organizatora. 4. Komisja preselekcyjna może przyznać każdemu z ocenianych Zgłoszeń maksymalnie 100 punktów. Ocenę pozytywną uzyskują konspekty, które uzyskały minimum 50 punktów. 5. Komisja preselekcyjna, dokonując wyboru Zgłoszeń, które będą rekomendowane do dalszej oceny przez komisję powołaną przez Zarząd Województwa Małopolskiego, ocenia następujące elementy: a) walor promocyjny sposobu ujęcia tematu max 40 punktów b) pomysł zawarty w konspekcie scenariusza max 20 punktów c) opis dokumentacji tematu max 20 punktów d) walory realizacji filmowej czy telewizyjnej max 20 punktów 6. Komisja preselekcyjna rekomenduje do dalszej oceny pozytywnie ocenione Zgłoszenia, przygotowując ich listę rankingową (w kolejności od najwyżej do najniżej ocenionego Zgłoszenia) wraz z uzasadnieniami do każdego zgłoszonego konspektu scenariusza. 7. Wszystkie konspekty scenariuszy będą ocenianie anonimowo. 8. Komisja, powołana przez Zarząd Województwa Małopolskiego, po zapoznaniu się z oceną komisji preselekcyjnej, dokonuje wstępnego wyboru Zgłoszeń, przyporządkowując jednocześnie propozycje kwot każdemu z wybranych projektów. 4

5 9. Komisja powołana przez Zarząd Województwa Małopolskiego dokonując wyboru Zgłoszeń, które zostaną przedłożone do akceptacji Zarządu Województwa Małopolskiego, kieruje się następującymi kryteriami: a) walory promocyjne projektu, w tym m.in.: ranga i znaczenie tematu / pomysłu filmu dla promocji Małopolski, kompleksowe ujęcie tematu - wpisanie w szerszy kontekst wydarzeń / działań, b) walory artystyczne zawarte w konspekcie scenariusza, w tym m. in.: oryginalność tematu nowatorskie ujęcie w kontekście promocji Małopolski, atrakcyjność i oryginalność formy. 10. Komisja powołana przez Zarząd Województwa Małopolskiego w skład, której wchodzą członkowie komisji preselekcyjnej przedkłada Zarządowi Województwa Małopolskiego listę pozytywnie zaopiniowanych Zgłoszeń, z przyporządkowanymi kwotami. 11. Zarząd dokonuje ostatecznego wyboru Zgłoszeń, także w zakresie wysokości kwoty, na jaką zostaną zakupione usługi promocyjne. Podjęcie przez Zarząd uchwały wskazującej Podmioty, z którymi zostanie zawarta umowa jest podstawą do przeprowadzenia z wybranymi podmiotami negocjacji, o których mowa w art. 66 ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Decyzja Zarządu w formie uchwały Zarządu Województwa Małopolskiego ma charakter ostateczny i nie przysługuje od niej odwołanie. 13. Treść decyzji zostanie zamieszczona w wersji elektronicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w terminie do dwóch tygodni od dnia posiedzenia Zarządu w tej sprawie. 14. Organizator zastrzega sobie prawo do rozdysponowania kwoty mniejszej niż pierwotnie przewidziano na sfinansowanie Programu, a także do zwiększenia kwoty wskazanej w 2 ust. 6 w przypadku zabezpieczenia stosownych kwot w budżecie Województwa. 6 Postanowienia końcowe 1. Osobami upoważnionymi do kontaktu ze strony Organizatora są Jakub Jarek (tel ) z Departamentu Turystyki, Sportu i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. 2. Podmiot wybrany decyzją Zarządu Województwa Małopolskiego ma obowiązek skontaktować się z Jakubem Jarek (tel ) w terminie do dwóch tygodni od daty ogłoszenia o rozstrzygnięciu naboru w celu ustalenia warunków i terminu zawarcia umowy o zakup usług promocyjnych. 5