ZAPYTANIE OFERTOWE. Niniejsze zapytanie dotyczy przeprowadzenia działań promocyjnych ww. Projektu.

Transkrypt

1 Strona1 Gdańsk, dn. 29 listopada 2017 r. Zamawiający: Centrum Hewelianum Jednostka budżetowa Gminy Miasta Gdańska ul. Gradowa Gdańsk sekretariat@hewelianum.pl Znak sprawy: DM ZAPYTANIE OFERTOWE Promocja Projektu pn. Modernizacja oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne na terenie Centrum Hewelianum w Gdańsku, z zastosowaniem towarzyszącego systemu zarządzania energią, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 1. Niniejszym zapraszamy Państwa do złożenia oferty na prowadzenie działań promocyjnych dla Projektu pn. Modernizacja oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne na terenie Centrum Hewelianum w Gdańsku, z zastosowaniem towarzyszącego systemu zarządzania energią, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w zakresie wynikającym z pkt Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Niniejsze zapytanie dotyczy przeprowadzenia działań promocyjnych ww. Projektu. Przedmiotem działalności Centrum Hewelianum jest realizacja podzielonego na kilka etapów programu inwestycyjnego zakładającego rewitalizację zespołu fortu Góry Gradowej w Gdańsku oraz zaadaptowanie go do czterech wiodących funkcji: edukacyjnej, rekreacyjnej, turystycznej oraz społecznej. Nowe oświetlenie parku i zabytkowych obiektów - to kolejny etap spektakularnej metamorfozy przestrzeni parkowej Centrum Hewelianum, który zrealizowany zostanie ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego. W ramach Projektu wymienionych lub zmodernizowanych zostanie ok. 200 punktów świetlnych znajdujących się na głównych ciągach pieszych tj. Sucha Fosa, otoczenie Redity Napoleońskiej, Bastion Jerozolimski oraz ponad 60 lamp podświetlających zabytkowe budynki Centrum Hewelianum. Specjalne oświetlenie zyska także Krzyż Milenijny i jego otoczenie. Nowe LED-owe oświetlenie to przede wszystkim ekologia i oszczędność. Dzięki modernizacji i wymianie oświetlenia zmniejszą się koszty zużywanej energii elektrycznej, a co za tym idzie redukcja emisji gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń do atmosfery.

2 Strona2 Istotnym elementem Projektu jest również wdrożenie kompleksowego Systemu Zarządzania Energią, który będzie optymalizował pracę oświetlenia, dostarczał dane o zużyciu i parametrach energii oraz ewentualnych awariach oświetlenia. Termin zakończenia realizacji Projektu ustalono na dzień 30 maja 2018 r. Powyższa data stanowi jednocześnie datę zakończenia realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie jednak prawo do przedłużenia lub skrócenia terminu wykonania zamówienia o okres nie dłuższy niż 6 miesięcy oraz zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego Promocja Projektu będzie prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , zawartymi w Załączniku nr 11 do Zasad wdrażania RPO WP Zakres zamówienia obejmuje: 1) wykonanie materiałów poligraficznych, tj. samoprzylepnych plakietek informacyjnych; 2) produkcję i postprodukcję filmu (spotu) podsumowującego realizację Projektu; 3) produkcję oraz emisję artykułu sponsorowanego na portalu o wysokim zasięgu regionalnym. 1) Materiały poligraficzne - plakietka samoprzylepna Zakres prac obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i dostawę 200 szt. samoprzylepnych plakietek informacyjnych przeznaczonych do oznaczenia wybranych składników majątkowych finansowanych w ramach Projektu. Ostateczny projekt graficzny plakietki wymaga akceptacji Zamawiającego i zostanie przekazany Zamawiającemu w plikach JPG i PDF oraz plikach otwartych na dowolnym nośniku danych (DVD lub pendrive) Plakietka musi zawierać oznaczenia wymagane aktualnymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , w tym zestaw logo - znaki FE i UE oraz znak Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego. Plakietki w formacie 50x100 mm wydrukowane zostaną na papierze samoprzylepnym o gramaturze g/m 2. Ostateczny rozmiar plakietki zostanie potwierdzony przez Zamawiającego przed ich planowanym wykonaniem. Jeżeli niemożliwe lub niezasadne okaże się umieszczenie plakietki o takich rozmiarach Wykonawca dostarczy dodatkowo plakietki o zmniejszonym rozmiarze (w sumie nie więcej niż dwa rozmiary po 100 szt.). 2) Film promocyjny (spot) Zakres prac obejmuje wykonanie (opracowanie kompleksowego scenariusza, produkcję oraz postprodukcję) jednego filmu trwającego około 2-3 minuty, który umieszczony zostanie na stronie internetowej Zamawiającego i/lub w mediach społecznościowych, jak również będzie odtwarzany podczas spotkań, konferencji oraz dystrybucji bezpośredniej na płytach DVD/USB oraz promocji w mediach dla potrzeb realizacji Projektu. Zamówienie realizowane będzie na zakończenie realizacji Projektu. Zdjęcia plenerów wykonywane mogą być sukcesywnie w miarę postępu robót. Film powinien prezentować efekty uzyskane w wyniku realizacji Projektu czyli iluminację terenów oraz zabytkowych obiektów Centrum Hewelianum. Celem spotu jest promocja Projektu W filmie powinny znaleźć się ujęcia fotograficzne terenów i obiektów objętych Projektem, wykonane z powietrza z wykorzystaniem urządzenia dron. Ujęcia określonych plenerów powinny być wykonywane w godzinach wieczornych i nocnych, kiedy iluminacja

3 Strona3 terenu Centrum Hewelianum prezentuje się najatrakcyjniej. Znaczącym elementem filmu będzie prezentacja iluminacji Pomnika Milenijnego w dwóch zmieniających się scenach świetlnych tj. scena w barwie neutralnej oraz scena w barwach białej i czerwonej (nawiązanie do barw narodowych). Spot powinien mieć formę nowoczesną i dynamiczną, prezentując nie tylko potencjał i oryginalność miejsca, ale także lokalizację w przestrzeni miasta, z zaakcentowaniem jego położenia na obszarze zabytkowym oraz atrakcyjności położenia Pomnika w jednym ze znaczących punktów widokowych. Film musi prezentować zmodernizowaną iluminację poniżej wymienionych miejsc, na terenie Centrum Hewelianum: 1) teren Bastionu Jerozolimskiego, 2) ścieżka od ulicy Gradowej do Pomnika Milenijnego, 3) teren Suchej Fosy tj. ścieżka prowadząca od parkingu przy stacji Orlen do obiektu Kaponiery Południowej, 4) droga brukowa od ul. Gradowej przez Bramę Północną do obiektu Redity Napoleońskiej, 5) droga brukowa od budynku Sądu Rejonowego Gdańsk Południe do obiektu Wartowni Południowej oraz chodnik do obiektu Redity Napoleońskiej, 6) oświetlenie od Domu Wałmistrza do obiektu Galerii Strzeleckiej oraz droga do budynku Sądu Rejonowego, 7) oświetlenie zabytkowych schronów, 8) iluminację fortyfikacji, 9) skwer w okolicach Mokrej Fosy tj. okolice skrzyżowania ul. Nowe Ogrody i ul. Powstańców Warszawskich, 10) ścieżkę w Ogrodzie Tysiąca Róż tj. ścieżka od Mokrej Fosy do okolic Kaponiery Południowej. Precyzyjne lokalizacje plenerów Zamawiający wskaże w trakcie realizacji zamówienia. Film powinien być nagrany w technologii Full HD i w rozdzielczości nie mniejszej niż 1440x1080. Wykonawca dostarczy kompletny scenariusz filmu wraz z propozycją dotyczącą napisów i/lub lektora i/lub muzyki. Film powinien zawierać tytuł filmu oraz napisy końcowe zawierające informację o projekcie zgodnie z wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Wykonawca w zależności od potrzeb i scenariusza zapewni profesjonalne oświetlenie, efekty specjalne, montaż filmu, udźwiękowienie (podkład muzyczny - w co najmniej dwóch opcjach do wyboru) oraz opracowanie graficzne. Wykonawca dostarczy równocześnie Zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranego przez Zamawiającego fragmentu muzycznego do produkcji filmu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia. Zamawiający zobowiązany jest we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki zostały utrwalone w poszczególnych ujęciach filmu na ich rozpowszechnianie. Wykonawca zorganizuje kolaudację, podczas której przedstawi Zamawiającemu do akceptacji zmontowany film promocyjny (po uzyskaniu zgody Zamawiającego Wykonawca może przedstawić film bez ostatecznej ścieżki dźwiękowej lektora i/lub napisów). W terminie 3 dni roboczych Zamawiającemu przysługuje prawo do zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do filmu promocyjnego, a Wykonawca zobowiązuje się nanieść poprawki, w terminie 7 dni od zgłoszenia ich przez Zamawiającego. Po tym terminie materiał zostanie dostarczony w całości, wraz ze ścieżką dźwiękową lektora, jeśli będzie ona przewidziana.

4 Strona4 3) Artykuł sponsorowany Zakres prac obejmuje opracowanie oraz emisję na portalu o wysokim zasięgu regionalnym, artykułu sponsorowanego promującego Projekt. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu trzy propozycje portali o wysokim zasięgu regionalnym do wyboru w okresie bezpośrednio poprzedzającym realizację kampanii (wg. raportu Gemius, np.: Artykuł sponsorowany napisany zostanie na podstawie wstępnych wytycznych Zamawiającego. Pełna koncepcja zostanie opracowana i dostarczona przez Wykonawcę. Ostateczny projekt zostanie dostarczony do Zamawiającego w plikach doc i pdf. Artykuł musi zawierać oznaczenia wymagane aktualnymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , w tym zestaw logo - znaki FE i UE oraz znak Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wszystkich utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj.: Dz.U poz. 880), powstałych w związku z realizacją niniejszego zamówienia na poniżej określonych polach eksploatacji: 1) użytkowanie i wykorzystanie utworów na potrzeby wszelkiej odpłatnej i nieodpłatnej działalności Zamawiającego o charakterze statutowym; 2) nieograniczone ilościowo utrwalanie i zwielokrotnianie utworów-wytwarzanie i zwielokrotnianie dowolną techniką filmową, drukarską, reprograficzną, fotograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, za pomocą jakiegokolwiek nośnika informacji, niezależnie od standardu systemu i formatu; 3) obrót oryginałami albo egzemplarzami, na których utwory utrwalono- wprowadzenie do obrotu, oddanie do bezpłatnego używania, najem lub dzierżawa oryginału albo egzemplarzy; 4) rozpowszechnianie utworów w sposób inny, niż określony w pkt. 1-3: wprowadzenie do pamięci komputerów Zamawiającego, rozpowszechnianie przez Internet (np. strona www, poczta elektroniczna, serwery ftp), Intranet, Extranet i inne sieci komputerowe, nadawanie za pomocą wizji przewodowej i bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, a także publiczne wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz inne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Realizacja poszczególnych etapów Promocji przewidziana jest na 2018 rok. Niniejsze zamówienie realizowane będzie na podstawie zawartej umowy. W terminie 7 dni od dnia podpisania umowy Strony ustalą szczegółowy harmonogram rzeczowo-finansowy jej realizacji. 3. Nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) Usługi prowadzenia kampanii reklamowych Usługi drukowania Materiały audiowizualne Artykuły informacyjne i promocyjne

5 Strona5 4. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawca musi wykazać się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum jednego zamówienia na usługę, której przedmiotem była kampania promocyjno-informacyjna projektu lub produktu o wartości co najmniej PLN netto, przy czym przynamniej jedno z działań w ramach tej kampanii obejmowało produkcję i postprodukcję filmu promocyjnego lub reklamy telewizyjnej, załączając do oferty wykaz usług sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 5. Forma złożenia oferty Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego w terminie do dnia 08 grudnia 2017 r., do godz za pośrednictwem poczty elektronicznej agata.ferenc@hewelianum.pl W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do zapisów opisu przedmiotu zamówienia uprzejmie proszę o kontakt mailowy (agata.ferenc@hewelianum.pl), przed terminem składania ofert. 6. Kryteria wyboru oferty Cena 100%. Cena brutto podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty przedmiotu zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. W cenie powinien zostać uwzględniony podatek VAT w ustawowej wysokości. Cena oferty jest ceną ryczałtową. Rozliczenia między Zamawiającym a wybranym Wykonawcą prowadzone będą w polskich złotych. Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę ,00 zł brutto (netto: ,00 zł) Do zapytania dołączono: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wykaz usług