POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA PROCESÓW REKRUTACJI W RAMACH GRUPY INGKA

Transkrypt

1 Data opublikowania POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA PROCESÓW REKRUTACJI W RAMACH GRUPY INGKA Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas bardzo ważne. Poniżej znajdziesz informacje w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy i zabezpieczamy Twoje dane osobowe w ramach rekrutacji prowadzonych przez spółki Grupy Ingka. Zachęcamy do uważnego zapoznania się z tymi informacjami oraz do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD), Sebastianem Faber (prywatnosc@ikea.com), w razie pojawienia się jakichkolwiek pytań lub wątpliwości. Jednocześnie pragniemy zaznaczyć, iż IOD nie będzie w stanie odpowiedzieć na żadne pytania związane z konkretnymi rekrutacjami prowadzonymi przez spółki Grupy Ingka. Administratorem Twoich danych osobowych w ramach rekrutacji jeśli z treści ogłoszenia lub innych otrzymanych informacji nie wynika inaczej jest spółka Grupy Ingka, która prowadzi rekrutację na stanowisko, na które aplikujesz. Jeśli aplikujesz na stanowisko w Polsce, ww. spółkami mogą być: IKEA Retail Sp. z o.o. Ingka Centres Polska Sp. z o.o. IKEA Business Service Center Sp. z o.o. Zakres obowiązywania niniejszej Polityki Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych umieszczonych w Twoim profilu kandydata oraz dokumentach rekrutacyjnych (w tym dane osobowe, które zdecydujesz się zaimportować z mediów społecznościowych takich jak LinkedIn, Facebook, czy Google+, itp.). Dotyczy to również wszelkich notatek sporządzonych przez naszych pracowników podczas procesu rekrutacji, informacji otrzymanych od podmiotów trzecich (np. poprzednich pracodawców), innych referencji oraz informacji, do których gromadzenia jesteśmy uprawnieni lub zobowiązani na mocy obowiązujących przepisów prawa. W jaki sposób wykorzystamy Twoje dane? Twoje dane osobowe będą wykorzystane przez administratora danych na potrzeby weryfikacji Twojej kandydatury, poprawności podanych przez Ciebie informacji oraz, jeśli to konieczne dla konkretnego stanowiska, zebrania informacji od podmiotów trzecich. Wykorzystamy je również, aby kontaktować się z Tobą w związku z prowadzoną rekrutacją. Jeśli aplikujesz na konkretne stanowisko, administrator danych otrzyma również informacje o powiadomieniach o ofertach pracy zdefiniowanych na Twoim profilu i może kontaktować się z Tobą w sprawie innych rekrutacji, które mogą być zgodne z Twoimi preferencjami. Jeśli nie życzysz sobie podobnych kontaktów ze strony naszych 1

2 rekruterów, możesz usunąć zdefiniowane w swoim profilu powiadomienia. Jeśli zaoferujemy Ci stanowisko, Twoje dane mogą zostać przeniesione do systemów kadrowych administratora Twoich danych osobowych, w celach związanych z nawiązaniem stosunku pracy. Nawet jeśli nie zaoferujemy Ci stanowiska, na które aplikowałeś, wciąż możesz być dla nas interesującym kandydatem. W takim przypadku, poprosimy Ciebie o zgodę na zachowanie Twoich danych w naszej bazie danych kandydatów w celu weryfikacji Twojej kandydatury na potrzeby przyszłych rekrutacji na stanowiska w ramach Grupy Ingka. Zachowamy Twoje dane wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą przez okres 6 miesięcy. Na dwa tygodnie przed upłynięciem tego terminu, wyślemy do Ciebie prośbę o potwierdzenie chęci pozostania w naszej bazie danych kandydatów. Jeśli nie otrzymamy Twojego potwierdzenia w ciągu 2 tygodni od otrzymania wiadomości, Twój profil oraz dokumenty związane z rekrutacją zostaną usunięte z naszej bazy. Baza danych kandydatów jest zarządzana przez IKEA Services AB z siedzibą w Szwecji, która jest administratorem danych osobowych w tym zakresie. Grupa Ingka gromadzi informacje o płci oraz przedziale wiekowym każdego z kandydatów, wyłącznie w celach statystycznych oraz w celach raportowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tego typu informacje nigdy nie zostaną wykorzystane w celu oceny Twojej kandydatury. Kto ma dostęp do Twoich danych? Do Twoich danych dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni pracownicy Grupy Ingka (lub zewnętrzni rekruterzy zaangażowani przez Grupę Ingka), odpowiedzialni za obsługę rekrutacji na stanowisko na które aplikujesz lub którzy wykorzystają Twoje dane na potrzeby innych rekrutacji, wyszukując Cię w bazie kandydatów. Twoje dane osobowe zostaną wykorzystane wyłącznie w celu oceny Twojej kandydatury na dane stanowisko i nigdy nie będą ujawnione lub odsprzedane podmiotom trzecim w innych celach. Platforma rekrutacyjna Avature jest zarządzana przez firmę Avature, a Twoje dane osobowe są przechowywane w Niemczech lub Holandii. Jeśli aplikujesz na stanowisko w ramach spółki Grupy Ingka z siedzibą w Chinach lub Rosji, Twoje dane będą przechowywane w jednym z tych krajów, zgodnie z miejscem prowadzenia rekrutacji. Podstawy prawne przetwarzania W związku z tym, że Twoja aplikacja została wysłana dobrowolnie, naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ją obsłużyć w celu oceny Twojej kandydatury pod kątem naszych oczekiwań oraz podjąć odpowiednie kroki w celu przeprowadzenia rekrutacji. Nie będziemy oceniać Twojej kandydatury na potrzeby innych rekrutacji bez Twojej wyraźnej zgody. Jeśli zostanie Ci zaoferowane stanowisko, Twoje dane będą przetwarzane w celu podjęcia odpowiednich kroków przed nawiązaniem stosunku pracy. Dostęp do danych, ich poprawianie lub usuwanie Po udostępnieniu nam swoich danych na potrzeby rejestracji profilu i/lub aplikowania na stanowisko, w każdej chwili możesz zaktualizować lub usunąć te informacje. Ważnym jest, abyśmy otrzymali Twoje aktualne dane osobowe po to, aby prawidłowo ocenić Twoją kandydaturę. Jeśli chcesz otrzymać kopię swoich danych osobowych, możesz się skontaktować z naszym IOD pod adresem prywatnosc@ikea.com. 2

3 Jak długo przechowamy Twoje dane osobowe? Administrator danych będzie przetwarzał Twoje dane osobowe do momentu zakończenia procesu rekrutacji, a następnie przez okres 12 miesięcy od momentu przesłania Twojej aplikacji. Jeśli w tym czasie ponownie aplikujesz na stanowisko w ramach Grupy Ingka, będziemy przetwarzać Twoje dane przez kolejne 12 miesięcy. Ma to na celu obronę przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z przebiegu rekrutacji. Jeśli wyrazisz zgodę na zachowanie Twojego profilu w naszej bazie kandydatów, przechowamy Twoje dane przez okres 6 miesięcy od momentu wyrażenia zgody. Jeśli jesteś pracownikiem Grupy Ingka, Twoje dane osobowe oraz przesłane aplikacje będą przechowywane przez cały okres zatrudnienia. W jaki sposób zabezpieczymy Twoje dane? Bezpieczeństwo Twoich danych traktujemy bardzo poważnie. Zastosowaliśmy stosowne środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoim danym i stale kontrolujemy je w celu ich udoskonalania. Szyfrujemy Twoje dane osobowe oraz stosujemy inne środki, takie jak Firewall e, czy zabezpieczenia bezpiecznym hasłem. Oznacza to, że Twoje dane są bezpieczne i dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych przez Grupę Ingka, które potrzebują takiego dostępu do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Stosujemy również szereg środków kontroli fizycznej w naszych budynkach, aby ograniczyć dostęp do nich wyłącznie do wąskiego grona uprawnionych osób. Modyfikacje Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności. W przypadku istotnych zmian, poinformujemy Cię o nich, jednak prosimy o regularne sprawdzanie informacji tutaj zawartych dla upewnienia się, że masz świadomość ewentualnych zmian. Skargi Jeśli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane w niewłaściwy sposób przez Grupę Ingka, możesz w każdej chwili wnieść skargę do organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ( 3

4 Date of publishing INGKA GROUP PRIVACY NOTICE FOR RECRUITMENT The security of your personal data is very important to Ingka Group (i.e the companies owned by Ingka Holding B.V, hereinafter referred to as we or us ). This Privacy Notice tells you about how we collect, use and keep your personal information secure. We encourage you to read this Privacy Notice carefully and if you have any questions or concerns about how Ingka Group uses your personal data, please contact our DPO, Sebastian Faber at and we will try to address your concerns. However, please keep in mind that contacts provided in this Privacy Notice will not be able to answer to any questions related to your job application. For the purposes of applicable data protection legislation, the data controller of your employment-related personal data will, unless otherwise advised, be the Ingka Group legal entity in Poland, recruiting for the specific position for which you apply. When you apply for a job inpoland, the recruiting legal entities are: IKEA Retail Sp. z o.o. Ingka Centres Polska Sp. z o.o. IKEA Business Service Center Sp. z o.o. Scope of this Privacy Notice This Privacy Notice applies to all personal data provided by you in your candidate profile and job application(s) (including personal data that you choose to import to your application from social media such as LinkedIn, Facebook or Google+ and etc., any subsequent information supplied by you in connection with your application and any information obtained from third parties such as prior employers, other references, credit agencies, security firms and other sources where we are entitled to collect that data as well as any notes taken by the Data Controller during the application process. How will we use your data? Your personal data will be used by the Data Controller to assess your application, verify your information and, if required for a specific position, conduct background checks and collect feedback from references. We will also use your information to handle the necessary contacts with you. If you apply for a job, the Data Controller will also see any job alerts that you have created and may contact you about other positions that fit your interest. If you do not want to be contacted by Ingka Group recruiters you can always choose to delete the job alert. If you are offered a position, your information may also be transferred to the Data Controller s HR systems for employment administration purposes. Even if you are not offered the position you applied for, you may still be an interesting candidate to Ingka Group. In such case, we will ask you for consent to keep your application in our talent data base for the purpose of evaluating you for other positions 4

5 within Ingka Group. We will only store your application in the talent database if you explicitly consent hereto and your application will be kept during a period of six months thereafter. Two weeks before the expiry of the six months period you will receive an from us asking you to confirm that you want to remain in the talent database. If you do not confirm this within 2 weeks from receiving the your candidate profile and application will be removed from the talent data base. The talent database is administrated by IKEA Services AB, who is the data controller for the processing of your personal data therein. Ingka Group collects information about all applicants gender and age range solely for statistical and/or legal reporting purposes. This data will never be used in the assessment of your application. Who has access to your data? Only those Ingka Group employees (or external recruiters engaged by Ingka Group) responsible for recruitment for the specific position for which you have applied or who find your candidate profile in the talent pool, will access your personal data. Your personal data will be used solely for the purpose of assessing your application and your information will not be disclosed or sold to third parties for other unrelated purposes. The Avature recruitment platform is operated by Avature and your personal data is stored in Germany or the Netherlands unless you apply for a position with a Russian or Chinese Ingka Group entity in which case your personal data will be stored in Russia or China respectively. Legal ground for processing Since you have voluntarily sent your job application to us we have a legitimate interest to process your application for the purpose of assessing you for the specific position for which you have applied and to take the measures necessary to administrate the recruitment process. We will not assess you for any other position within Ingka Group unless you have explicitly consented thereto. If you are offered a position, we will process your personal data for the purpose of initial preparations to your employment. Data access, correction or removal After you have provided us with the personal data necessary to create your profile and/or complete your application, you will be able to change or delete this information at any time. It is important that you provide us with the most up to date personal information in order for us to be able to make a correct assessment of your application. If you would like to obtain a copy of your personal data you can do this by contacting our DPO at prywatnosc@ikea.com. How long will we keep your data? The Data Controller will keep your profile, application and all personal data connected thereto, until the position(s) for which you applied has been filled and during a period of12 months thereafter. If you apply for new positions during this time, your profile and all thereto related applications will be kept during a period of 12 months from the date of your last application. The reason for keeping the data after the position has been filled is to be able protect Ingka Group s interests in the event of any claim related to the recruitment process. If you have consented to Ingka Group keeping your application in 5

6 the talent database, we will keep your profile and application(s) during six months from the date of your consent. If you are already an employee of Ingka Group, your profile and application(s) will be kept as long as you remain employed with us. How will we secure your data? We take the security of your personal data very seriously. We have implemented various strategies, controls, policies and measures to keep your data secure and keep these measures under close review. We protect your data by using encryption techniques and we use other safeguards such as firewalls and password protection. This means that your data is protected and only accessible by Ingka Group employees who need it to carry out their job responsibilities. We also ensure that there are strict physical controls in our buildings which restricts access to your personal data to keep it safe. Modifications We may update this Privacy Notice from time to time. If we make significant changes we will let you know, but please regularly check this Privacy Notice to ensure you are aware of the most updated version. Complaints If you are unhappy with the way Ingka Group processes your personal data you can always to complain to your local data protection authority ( 6