Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych

Transkrypt

1 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS osób fizycznych, których dane są gromadzone na kontach ubezpieczonych, lub których dane są przetwarzane z uwagi na przyznawane lub wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych świadczenia: zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy Lp. Kategoria osób Odbiorcy danych Cele przetwarzania danych Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych Planowane terminy usunięcia danych Akty prawne stanowiące podstawę prawną przetwarzania danych zaprojektowania zakresu danych i sposobu ich przetwarzania oraz konsekwencje niepodania danych 1. Osoby, które mają założone konto ubezpieczonego oraz osoby zamieszkałe w Polsce/za granicą, którym ZUS ustala ustawodawstwo właściwe na podstawie przepisów unijnych rozporządzeń o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz obowiązujących umów międzynarodowych o zabezpieczeniu ubezpieczeni płatnicy składek na własne ubezpieczenia instytucje uprawnione, w tym instytucje zabezpieczenia społecznego państw członkowskich UE/EOG i Szwajcarii, instytucje zabezpieczenia społecznego państw, z którymi Polska zawała umowy o zabezpieczeniu podmioty przetwarzające z którymi ZUS zawarł umowy na świadczenie usług z obszaru IT (umowy utrzymaniowe, rozwojowe i utrzymanioworozwojowe) 1. Ustalanie okresów podlegania ubezpieczeniom oraz podstaw wymiaru i wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP, FEP, SFWON. 2. Prowadzenie kont ubezpieczonych (ewidencjonowanie składek oraz informacji dotyczących przebiegu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego danej osoby) zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 oraz art. 40 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. 3. Udostępnianie danych z kont ubezpieczonych 4. Ustalanie ustawodawstwa właściwego na podstawie przepisów unijnych rozporządzeń o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz obowiązujących umów międzynarodowych o zabezpieczeniu 5. Potwierdzanie na wniosek instytucji zagranicznych okresów ubezpieczenia przebytych w Polsce (w ZUS) instytucjom zagranicznym dla celów: choroba, ojcostwo i macierzyństwo na formularzach E104 i SED S041 na podstawie art. 6 rozporządzenia (WE) nr 883/2004; art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 dane identyfikacyjno-ewidencyjne osoby (PESEL lub NIP lub seria i numer dowodu albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia, imię drugie, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć), informacje o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, dane wymienione w drukach : zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym, deklaracji rozliczeniowej, dane o członkostwie w otwartym funduszu emerytalnym i o terminach przekazania składek do funduszu, dane o członkostwie w kasie chorych i terminach przekazania składek do tej kasy z okresu gdy takie kasy funkcjonowały, dane o okresach podlegania/zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego dane o wysokości podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dane o wysokości należnych i wpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne oraz o wysokości należnych i odprowadzonych składek podlegających odprowadzeniu do otwartego funduszu emerytalnego, dane o wartości środków wypłaconych z tytułu okresowej emerytury kapitałowej, dane o faktach pozaubezpieczeniowych, mających wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i na ich wysokość, dane niezbędne do przyznania i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach, dane niezbędne do ustalenia, ponownego ustalenia lub przeliczenia kapitału początkowego, dane o kapitale początkowym oraz zwaloryzowanym kapitale początkowych, dane niezbędne do realizacji przez Zakład zadań zleconych na podstawie odrębnych przepisów, dane o okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, dane o małżeńskich stosunkach majątkowych oraz osobach fizycznych, na rzecz których ma nastąpić w razie śmierci wypłata środków zaewidencjonowanych na subkoncie, w przypadku osób niebędących członkami otwartego funduszu emerytalnego, dla których Zakład Dane dotyczące okresów podlegania i składek powinny być przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia sprawy art. 6 ust. 1 lit. c) i e), art. 9 ust. 2 lit. b) oraz art. 10 RODO ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, rozporządzenie MPiPS z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów, akty prawa Unii Europejskiej, umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu Pełny wykaz znajdziesz w Załączniku. Konsekwencje niepodania danych: wydłużenie postępowania nieprawidłowości na koncie brak możliwości potwierdzenia okresów ubezpieczenia dla celów przyznania świadczeń polskich lub zagranicznych

2 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS Lp. Kategoria osób Odbiorcy danych Cele przetwarzania danych Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych Planowane terminy usunięcia danych Akty prawne stanowiące podstawę prawną przetwarzania danych zaprojektowania zakresu danych i sposobu ich przetwarzania oraz konsekwencje niepodania danych prowadzi subkonto, dane o kwocie środków zaewidencjonowanych na subkoncie, dane o osobach uposażonych, dane o oświadczeniach o przekazywaniu do otwartego funduszu emerytalnego składki oraz o zaewidencjonowaniu składki na subkoncie, w tym : dane o zwaloryzowanej wysokości wpłaconych składek, odsetek i opłacie prolongacyjnej, dane o kwocie środków odpowiadających wartości umorzonych przez otwarte fundusze emerytalne jednostek rozrachunkowych, dane o kwocie składek należnych i wpłaconych. dane z wniosków o wydanie zaświadczeń E101 i A1 dane zawarte w zaświadczeniach E101, A1, dokumentach elektronicznych SED serii A, serii H i S Osoby, którym ZUS ustala uprawnienia do tzw. świadczeń krótkoterminowych i wypłaca takie świadczenia płatnicy zasiłków w zakresie w jakim realizują zadania związane z ustalaniem i wypłatą zasiłków z ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego, osoby uprawnione i osoby upoważnione do wystawiania zaświadczeń lekarskich o niezdolności do pracy((lekarz, lekarz dentysta, felczer, starszy felczer lub asystent medyczny), Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) (przekazujemy informacje o Ustalenie uprawnień do zasiłku chorobowego oraz jego wypłata dane w zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA, e - ZLA, zaświadczeniu korygującym ZUS ZLA/K, wydruku wystawianego zaświadczenia lekarskiego e-zla przekazywanego ubezpieczonemu gdy płatnik nie ma profilu PUE lub na żądanie świadczeniobiorcy, zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego (zwane zaświadczeniem lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym, gdy wystawienie e-zla nie jest możliwe, np. brak dostępu do Internetu), zagraniczne zaświadczenie lekarskie potwierdzające niezdolność do pracy z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny, dane w zaświadczeniu płatnika składek Z-3, Z-3a, Z-3b dane we wniosku ZAS-53 o zasiłek chorobowy dane w oświadczeniu Z-10 dane w zaświadczeniu lekarskim ZAS-2 wystawionym w związku z ciążą dane w zaświadczeniu lekarskim ZAS-7 o związku niezdolności do pracy z chorobą zawodową/ wypadkiem dane w zaświadczeniu lekarskim ZAS-9 o związku niezdolności do pracy z wykonaniem badań lekarskich dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów lub poddaniem się zabiegowi ich pobrania dane w skardze/ wniosku ZAS-58 świadczeniobiorcy / płatnika składek w sprawie świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego dane we wniosku płatnika składek ZAS-62 niezobowiązanego do wypłaty zasiłków o Dokumenty, powinny być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc pełne lata kalendarzowe począwszy od pierwszego stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wypłaty zasiłku/świadczenia lub datę wydania decyzji/pisma. art. 6 ust. 1 lit. c) i e), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 645), ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1205), rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2017 r. poz. 87), ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz. U. poz. 2013), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743), ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265), ustawa z dnia 9 października 2015 r. o zmianie ustawy o systemie informacji o ochronie zdrowia oraz niektórych 2 / 6

3 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS Lp. Kategoria osób Odbiorcy danych Cele przetwarzania danych Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych Planowane terminy usunięcia danych Akty prawne stanowiące podstawę prawną przetwarzania danych zaprojektowania zakresu danych i sposobu ich przetwarzania oraz konsekwencje niepodania danych osobach pobierających zasiłki, którym ustalono prawo do zasiłków za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego). podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe w oparciu o przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych lub innych aktów prawnych (sądy; prokuratury; organy podatkowe; minister właściwy do spraw finansów publicznych; Państwowa Inspekcja Pracy; Biuro Nadzoru Wewnętrznego; Policja; Straż Graniczna; komornicy sądowi; organy egzekucyjne w rozumieniu ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; przeprowadzenie kontroli wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy dane we wniosku płatnika składek ZAS-64 o ustalenie okresu zasiłkowego dane we wniosku świadczeniobiorcy/płatnika składek ZAS-65 o udzielenie wyjaśnień w sprawie prawa do świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego dane we wniosku świadczeniobiorcy/płatnika składek ZAS-66 o wydanie decyzji w sprawie ustalenia prawa do świadczenia, do którego wypłaty zobowiązany jest płatnika składek dane we wniosku ZAS-12 Zaświadczenie Płatnika Składek dotyczy: ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres dane we wniosku ZPW o wydanie zaświadczenia w sprawie zasiłku dane we wniosku świadczeniobiorcy ZPW o wydanie zaświadczenia w sprawie zasiłku dane we wniosku świadczeniobiorcy ZUS-EPRZ o wydanie zaświadczenia o prawie do zasiłku chorobowego/świadczenia rehabilitacyjnego dane we wniosku świadczeniobiorcy ZUS-EWNUU o wydanie zaświadczenia o przedłożeniu wniosku o zasiłek/świadczenie rehabilitacyjne za okres po ustaniu ubezpieczenia dane we wniosku świadczeniobiorcy ZUS-EWZU o wydanie zaświadczenia o wypłaconych zasiłkach/świadczeniach (za okresy miesięczne/roczne) dane we wniosku świadczeniobiorcy ZUS-EWZUU o wydanie zaświadczenia o wypłaconych zasiłkach/świadczeniach za okres po ustaniu ubezpieczenia dane we wniosku o zmianę danych osoby zamieszkałej w Polsce Wniosek EZP (wniosek umieszczony na stronie ZUS, na PUE jest wniosek ZUS-ER_WZD-01 - Wniosek osoby zamieszkałej w Polsce o zmianę danych adresowych/nazwiska/imienia/wypłatę świadczenia na rachunek bankowy/zmianę rachunku bankowego), dane we wniosku o zmianę danych osoby zamieszkałej za granicą Wniosek EZZ (wniosek umieszczony na stronie ZUS, na PUE jest wniosek ZUS-RZ-WZD-01 - Wniosek osoby zamieszkałej za granicą o zmianę danych adresowych, zmianę nazwiska/imienia, wypłatę polskiego świadczenia, zmianę rachunku bankowego), dane z dokumentacji związanej z rozpatrywanym wnioskiem (osoba ubiegająca się o świadczenie może innych ustaw (Dz. U. poz. 1991). Pełny wykaz znajdziesz w Załączniku Konsekwencje niepodania danych: odmowa prawa do zasiłku wydłużenie postępowania 3 / 6

4 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS Lp. Kategoria osób Odbiorcy danych Cele przetwarzania danych Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych Planowane terminy usunięcia danych Akty prawne stanowiące podstawę prawną przetwarzania danych zaprojektowania zakresu danych i sposobu ich przetwarzania oraz konsekwencje niepodania danych minister właściwy do spraw gospodarki; minister właściwemu do spraw rodziny; minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego; ośrodki pomocy społecznej; powiatowe centra pomocy rodzinie; publiczne służby zatrudnienia; Komisja Nadzoru Finansowego; wojewodowie; Szef Urzędu Do Spraw Cudzoziemców; minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego; minister złożyć środki dowodowe inne niż wymagane w drukach ZUS, w tym własne oświadczenia, dokumenty urzędowe, prywatne) dane w decyzji wydanej w ZUS po rozpatrzeniu wniosku o zasiłek chorobowy (nie jest możliwe określenie zakresu danych zawartych w decyzji ZUS; w decyzjach zawarte są dane wynikające z ww. dokumentów w danej sprawie, ale także dane zgromadzone w postępowaniach wyjaśniających prowadzonych przez ZUS z podmiotami zewnętrznymi, w tym np. płatnikami składek, osobami uprawnionymi do wystawiania zaświadczeń lekarskich o niezdolności do pracy, US, UKC oraz wewnętrznymi komórkami ZUS) dane zawarte w odwołaniach oraz w wyrokach sądowych, wpływających do ZUS w związku z postępowaniem odwoławczym od decyzji dotyczących decyzji w przedmiocie ustalenia prawa do zasiłku chorobowego i jego wysokości (nie jest możliwe określenie zakresu danych zawartych w odwołaniach od decyzji ZUS oraz w wyrokach sądów; w odwołaniach od decyzji oraz w wyrokach sądów zawarte są dane takie jak w decyzjach ZUS, a dodatkowo mogą być nowe dane wskazane w odwołaniach i zgromadzone przez sądy w toku postępowań sądowych). dane lub informacje przekazane na drukach niesformalizowanych, np. odrębne zaświadczenie stwierdzające stan ciąży, zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku stwierdzające związek niezdolności do pracy z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, dane w oświadczeniach składanych przez wnioskodawców na zwykłych drukach 4 / 6

5 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS Lp. Kategoria osób Odbiorcy danych Cele przetwarzania danych Rodzaj danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych Planowane terminy usunięcia danych Akty prawne stanowiące podstawę prawną przetwarzania danych zaprojektowania zakresu danych i sposobu ich przetwarzania oraz konsekwencje niepodania danych właściwy do spraw pracy; Krajowe Centrum Informacji Kryminalnych; Polski Fundusz Rozwoju S.A.; wójtowie, burmistrzowie oraz prezydenci miast; Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawn ych; Centralne Biuro Antykorupcyjne; Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego; Agencja Wywiadu; Służba Kontrwywiadu Wojskowego; Służba Wywiadu Wojskowego; Służba Ochrony Państwa; marszałek województwa; Państwowa Inspekcja Sanitarna; Generalny Inspektor Informacji Finansowej; Żandarmeria Wojskowa; posłowie i senatorowie; Rzecznik Praw Obywatelskich; Rzecznik Praw Dziecka; Najwyższa Izba Kontroli; podmioty wystawiające zaświadczenia Ustalenie uprawnień do zasiłku opiekuńczego oraz jego wypłata dane w zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA lub e - ZLA, zaświadczeniu korygującym ZUS ZLA/K, wydruku wystawianego zaświadczenia lekarskiego e-zla przekazywanego ubezpieczonemu gdy płatnik nie ma profilu PUE lub na żądanie świadczeniobiorcy, zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego (zwane zaświadczeniem lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym, gdy wystawienie e-zla nie jest możliwe, np. brak dostępu do Internetu), zagraniczne zaświadczenie lekarskie potwierdzające niezdolność do pracy z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny, dane w zaświadczeniu płatnika składek Z-3, Z-3a, Z-3b dane we wniosku ZUS Z-15A o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem dane we wniosku Z-15B o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny dane we wniosku Z-15 składane dla celów wypłaty zasiłku opiekuńczego dane w oświadczeniu ZAS-36 o sprawowaniu opieki nad dzieckiem w wieku do 8 lat dane na zaświadczeniu lekarskim ZAS-38 o okresie, w którym konieczne jest sprawowanie opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat z powodu choroby, porodu lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej małżonka ubezpieczonego stale opiekującego się dzieckiem dane na oświadczeniu ojca dziecka ZAS-39 o pobieraniu zasiłku macierzyńskiego przez matkę dziecka w okresie 8 tygodni po porodzie, w celu ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, dane na zaświadczeniu lekarskim ZAS-40 o okresie pobytu ubezpieczonej matki dziecka w szpitalu skarga/ wniosek ZAS-58 świadczeniobiorcy/ płatnika składek w sprawie świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego dane we wniosku ZAS-59 o wypłatę niezrealizowanych świadczeń po osobie uprawnionej do zasiłków z tytułu choroby, macierzyństwa albo zasiłku pogrzebowego dane we wniosku płatnika składek ZAS-62 niezobowiązanego do wypłaty zasiłków o przeprowadzenie kontroli wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy dane we wniosku świadczeniobiorcy/ płatnika składek ZAS-65 o udzielenie wyjaśnienia w sprawie prawa do świadczeń z tytułu choroby macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego dane we wniosku świadczeniobiorcy/ płatnika składek ZAS- 66 o wydanie decyzji w sprawie ustalenia prawa do świadczenia, do którego wypłaty 5 / 6 zobowiązany jest płatnik składek dane we wniosku o zmianę danych osoby zamieszkałej w Polsce Wniosek EZP Dokumenty, powinny być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc pełne lata kalendarzowe począwszy od pierwszego stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wypłaty zasiłku/świadczenia lub datę wydania decyzji/pisma. art. 6 ust. 1 lit. c) i e), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich Pełny wykaz znajdziesz w Załączniku Konsekwencje niepodania danych: odmowa prawa do zasiłku wydłużenie postępowania

6 Informacje szczegółowe do klauzuli informacyjnej dla klientów ZUS 6 / 6

7 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych PROWADZENIE KONT UBEZPIECZONYCH/ UDOSTĘPNIANIE DANYCH Z KONT 1. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 2. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego 3. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o indywidualnych kontach emerytalnych oraz indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego 4. ustawa z dnia 20 kwietnia r. o pracowniczych programach emerytalnych 5. ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 6. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy 7. ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy 8. ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych 9. ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców 11. ustawa z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych 12. ustawa z dnia 17grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 13. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy 14. ustawa z 23 stycznia 2008 r. o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich 15. ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks Spółek Handlowych 16. ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych 17. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 18. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków 19. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów 20. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 21. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Akty prawa Unii Europejskiej oraz umowy międzynarodowe 1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004r., w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 2. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009r., dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 1

8 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych PROWADZENIE KONT UBEZPIECZONYCH/ UDOSTĘPNIANIE DANYCH Z KONT 3. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r., zmieniające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) 987/2009 dotyczące wykonania rozporządzenia (WE) nr 883/ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r., rozszerzające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo 5. decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej ds. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego z dnia 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników delegowanych i osób wykonujących pracę na własny rachunek, tymczasowo pracujących poza państwem właściwym 6. umowa z dnia 6 kwietnia 2006 r. między Rzeczpospolitą Polską a Republiką Macedonii o zabezpieczeniu 7. umowa z dnia 25 lutego 2009 r. o zabezpieczeniu między Rzeczpospolitą Polską a Republiką Korei 8. umowa z dnia 18 maja 2012 r. między Rzeczpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu 9. rozporządzenie Rady (EWG, EURATOM, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich oraz ustanawiające specjalne środki stosowane tymczasowo wobec urzędników Komisji 10. Ustawa z dnia 23 stycznia 2008 r. o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich 11. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 1080/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. zmieniające regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejski 2

9 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych USTALANIE OKRESÓW PODLEGANIA UBEZPIECZENIOM SPOŁECZNYM ORAZ PODSTAW WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE, ZDROWOTNE, FP, FGŚP, FEP I SFWON 1. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 2. ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 3. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy 4. ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy 5. ustawa z dnia 23 października 2018 r. o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych 6. ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych 7. ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat trzech 8. ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców 9. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego 10. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 11. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny 12. ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego 13. ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych 14. ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych 15. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 16. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków 17. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów 18. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 19. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych 1

10 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych USTALANIE USTAWODAWSTWA WŁAŚCIWEGO 1. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 2. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Akty prawa Unii Europejskiej oraz umowy międzynarodowe 1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r., w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 2. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 3. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r., zmieniające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r., rozszerzające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo 5. rozporządzenie Rady (WE) nr 859/2003 z dnia 14 maja 2003 r. rozszerzające przepisy rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 i rozporządzenia (EWG) nr 574/72 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi przepisami wyłącznie ze względu na ich obywatelstwo 6. rozporządzenie Rady (EWG) nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 r., w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie 7. rozporządzenie Rady (EWG) nr 574/72 z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie 8. decyzja nr A1 Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z dnia 12 czerwca 2009 r. w sprawie ustanowienia procedury dialogu i koncyliacji w zakresie ważności dokumentów określenia ustawodawstwa właściwego oraz udzielania świadczeń na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/ decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z dnia 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników delegowanych i osób wykonujących pracę na własny rachunek, tymczasowo pracujących poza państwem właściwym 10. decyzja nr H5 z dnia 18 marca 2010 r. dotycząca współpracy w zwalczaniu nadużyć i błędów w ramach rozporządzenia Rady (WE) nr 883/2004 i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 11. umowa z dnia 16 stycznia 1958 r. między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Federacyjnej Ludowej Republiki Jugosławii o ubezpieczeniu 12. umowa z dnia 2 grudnia 1985 r. między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Libijską Arabską Dżamahiriją Ludowo Socjalistyczną o ubezpieczeniu 13. umowa z dnia 6 kwietnia 2006 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Macedonii o 1

11 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych USTALANIE USTAWODAWSTWA WŁAŚCIWEGO zabezpieczeniu 14. umowa z dnia 2 kwietnia 2008 r. o zabezpieczeniu między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki 15. umowa z dnia 2 kwietnia 2008 r. o zabezpieczeniu między Rzecząpospolitą Polską a Kanadą 16. umowa z dnia 25 lutego 2009 r. o zabezpieczeniu między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Korei 17. umowa z dnia 7 października 2009 r. między Rzecząpospolitą Polską a Australią o zabezpieczeniu 18. umowa z dnia 18 maja 2012 r. między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu 19. umowa z dnia 9 września 2013 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Mołdawii o ubezpieczeniu 20. porozumienie o zabezpieczeniu między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Quebecu z 3 czerwca 2015 r. 21. umowa między Rzecząpospolitą Polską a Państwem Izrael o zabezpieczeniu z 22 listopada 2016 r. (jeszcze nie weszła w życie - jeszcze nie ratyfikowana). 2

12 podstawy prawne przetwarzania danych osobowych ZASIŁEK CHOROBOWY 1. ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa 2. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego 3. ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych 4. ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 5. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 6. ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego 7. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 8. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy. 9. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich 10. ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę 11. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy 12. ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 13. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokości oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków 14. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim 15. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych 16. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r., w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. 17. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 18. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r., rozszerzające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo. 19. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004; Tekst mający znaczenie dla EOG oraz Umowy między UE a Szwajcarią 20. umowa z dnia 16 stycznia 1958 r. między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Federacyjnej Ludowej Republiki Jugosławii o ubezpieczeniu 21. umowa z dnia 6 kwietnia 2006 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Macedonii o zabezpieczeniu 22. umowa z dnia 18 maja 2012 r. między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu 23. umowa z dnia 24 stycznia 2018 r. między Rzecząpospolitą Polską a Mongolią o zabezpieczeniu 1

13 Załącznik do klauzuli informacyjnej Podstawy prawne przetwarzania danych - zasiłek opiekuńczy 1. ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa 2. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego 3. ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 4. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 5. ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego 6. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 7. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich 8. ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę 9. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokości oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków 10. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim 11. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych 12. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r., w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. 13. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 14. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r., rozszerzające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo. 15. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004; Tekst mający znaczenie dla EOG oraz Umowy między UE a Szwajcarią 16. umowa z dnia 16 stycznia 1958 r. między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Federacyjnej Ludowej Republiki Jugosławii o ubezpieczeniu 17. umowa z dnia 6 kwietnia 2006 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Macedonii o zabezpieczeniu 18. umowa z dnia 18 maja 2012 r. między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu 19. umowa z dnia 24 stycznia 2018 r. między Rzecząpospolitą Polską a Mongolią o zabezpieczeniu 1