Warszawa, dn. 14 marca 2016 r. WYJAŚNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO DOTYCZĄCE TREŚCI SIWZ

Transkrypt

1 Warszawa, dn. 14 marca 2016 r. WYJAŚNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO DOTYCZĄCE TREŚCI SIWZ dot. Postępowania o udzielenie zamówienia na Świadczenie kompleksowej usługi na wydruk, konfekcjonowanie oraz wysyłkę imiennych zaproszeń na badania mammograficzne nr PZP1/2016 Działając na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 PZP oraz punktu 7.8 SIWZ, Zamawiający udziela wyjaśnień na zapytania wykonawcy/ów do treści SIWZ. Ad 1) Wykonawca wnosi o modyfikację 1 lit. d wzoru umowy poprzez wskazanie odwołania do aktualnie obowiązującej ustawy Prawo Pocztowe (Dz.U ). Odpowiedź na pytanie W odpowiedzi na zapytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, że dokonał zmiany zgodnie z wnioskiem Wykonawcy we wzorze umowy i wprowadził odniesienie do ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. Ad 2) a) Czy z uwagi na charakter prawny Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza, by przepisy 8 wzoru umowy odnosiły się odpowiednio również do informacji poufnych dotyczących Wykonawcy? W odpowiedzi na zapytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, że nie dopuszcza zmiany 8 wzoru umowy. b) W odniesieniu do zapisów 8 wzoru umowy Wykonawca wnosi o uwzględnienie w treści Umowy zamkniętego zbioru okoliczności, jakie Zamawiający uzna za naruszenie zobowiązań o których mowa w ust. 12 i wprowadzenie do Umowy jasnej definicji naruszenia. 1

2 Odpowiedź na pytanie Zamawiający informuje, iż zobowiązania dotyczące informacji poufnych zostały wskazane w 8. Za ich naruszenia zgodnie z 8 ust. 12 wzoru umowy uznaje się nieuczynienie zadość wskazanym obowiązkom Wykonawcy wynikającym z treści 8. W związku z powyższym Zamawiający nie zgadza się na określenie zamkniętego zbioru okoliczności. c) Mając na uwadze zapisy dotyczące wysokich kar za naruszenie Wykonawca wnosi o umieszczenie w dokumencie zapisów wskazujących na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, potwierdzającego charakter wystąpienia i winę operatora pocztowego, kwalifikującego do wypłaty kary umownej. Zamawiający nie przewiduje zmiany wzoru umowy zgodnie z propozycją Wykonawcy. d) Jednocześnie pragniemy zauważyć, że kwota wskazana w ust. 12 jest nieadekwatnie wysoka względem wysokości kar umownych stosowanych w takich wypadkach przez innych zamawiających oraz zleceniodawców z sektora prywatnego. Wobec powyższego wnosimy o obniżenie kary do wysokości zł. Odpowiedź na pytanie Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji zgodnie z zapytaniem Wykonawcy. Ad 3) W 14 ust. 1 wzoru umowy określone są kary umowne za poszczególne określone tam naruszenia. W ocenie Wykonawcy kary umowne za okoliczności określone w 14 ust. 1 powinny być obliczane od wartości netto - wysokość kar umownych nie powinna być powiększana o wysokość danin publicznych, czyli środków, które nie stanowią zysku Wykonawcy. Ponadto kara umowna nie powinna być obliczana od całkowitego wynagrodzenia wykonawcy określonego w umowie - wynagrodzenia, które zostało zaoferowane w oparciu o szacunkowe wyliczenia ilości przesyłek (usług) przez Zamawiającego. Nadto, w odniesieniu do wysokości kary umownej, Wykonawca pragnie wskazać na 2

3 orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej; w orzeczeniu KIO/UZP1839/09 z dnia 19 lutego 2012 r. KIO badała ustalenia w zakresie kar umownych i uwzględniła odwołanie, nakazując zamawiającemu dokonanie w tym zakresie modyfikacji treści SIWZ. W ocenie Izby, o karze rażąco wygórowanej można mówić w sytuacji, gdy jej wysokość przekracza granice motywacji wykonawcy do realizacji zamówienia i stanowi przyczynek dla zamawiającego do wzbogacenia się. Podobnie Izba orzekła w sprawie KIO 2631/12 oraz KIO 2655/12: zamawiający może, o ile nie wykracza poza unormowanie art. 353(1)k.c., dowolnie sformułować postanowienia umowne także w zakresie kar umownych, zależnie od sytuacji faktycznej i swoich potrzeb. Jednak, zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, do których w przypadku regulacji dotyczących umowy odwołuje się p.z.p., nie można prawa podmiotowego nadużywać. Tym samym, wobec powyższego, Wykonawca wnosi o: a) Zmniejszenie wysokości kary umownej określonej w 14 ust. 1 lit a z 20% do 10%, b) Zmniejszenie wysokości kary umownej określonej w 14 ust. 1 lit 3 z 3% do 1%, c) Wskazanie, że wysokość kary umownej, o której mowa w 14 ust. 1 lit. a oraz lit. c będzie obliczana na postawie faktycznie uzyskanego przez Wykonawcę całkowitego wynagrodzenia netto na dzień naliczenia kary umownej, np.: Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 10 % wynagrodzenia netto za usługi zrealizowane na dzień odstąpienia. Odpowiedź na pytanie Zamawiający nie przewiduje zmiany wzoru umowy zgodnie z propozycją Wykonawcy. Ad 4) Czy potrącenie, o którym mowa w 14 ust. 2 wzoru umowy będzie poprzedzone wezwaniem Wykonawcy do zapłaty w określonym terminie? Informujemy, że taka czynności pozwoli wyeliminować sytuacje, w których kary umowne zostałyby potrącone nienależnie i niezgodnie z umową, lub z braku wyłącznej winy wykonawcy. Odpowiedź na pytanie W odpowiedzi na zapytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, że potrącenie wskazane w 14 ust. 2 nie będzie poprzedzone wezwaniem do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokonanym potrąceniu. 3

4 Ad 5) Czy Zamawiający dopuszcza dodanie do umowy innych załączników w sposób szczegółowo regulujących aspekty związane ze świadczeniem usług pocztowych, np. protokołu ustaleń operacyjnych lub regulaminu świadczenia usług pocztowych wykonawcy (w zakresie nie sprzecznym z treścią umowy i SIWZ)? Zamawiający informuje, iż nie znając treści załączników regulujących aspekty związane ze świadczeniem usług pocztowych na obecnym etapie postępowania, nie przewiduje ich dodania do umowy. Ad 6) Wykonawca wnioskuje o zmianę terminu płatności faktury VAT o którym mowa 6 ust. 5 wzoru umowy z 30 na 21 dni, z uwagi na system fakturowania stosowany przez wykonawcę. Odpowiedź na pytanie Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji zgodnie z zapytaniem Wykonawcy. Ad 7) Zamawiający w Punkcie , ust. 2) SIWZ określił kryteria posiadanej wiedzy i doświadczenia w formie referencji potwierdzających wykonanie usług z zakresu co najmniej dwóch usług obejmujących wykonanie druku zaproszeń, folderów, broszur lub innych materiałów reklamowych lub promocyjnych oraz konfekcjonowanie wraz z wysyłką za kwotę nie mniejszą niż PLN brutto każda. Czy Zamawiający zakwalifikuje jako spełniające powyższe kryterium wydruki wyciągów bankowych, rachunków, blankietów wpłat, wezwań do zapłaty itp.. W przypadku odpowiedzi odmownej Zamawiający wnioskuje o rozszerzenie zapisu o powyższe typy wydruków. Odpowiedź na pytanie W odpowiedzi na zapytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, iż dopuszcza dowody wykazujące warunki udziału w postępowaniu, które wskazane zostały w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich 4

5 może żądać zamawiający od wykonawcy, o raz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, tj. poświadczenie, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia lub oświadczenie wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia. Ad 8) a) W 14, ust. 1 lit. b wzoru umowy wskazana jest kara umowna z tytułu opóźnienia realizacji usługi. Wykonawca wnosi o umieszczenie definicji opóźnienia realizacji usługi, wskazanie strony dokonującej pomiaru i opisu metodologii pomiaru opóźnienia. Wykonawca zaznacza, że dysponuje narzędziami służącymi do monitorowania procesu produkcji i dystrybucji korespondencji. W odniesieniu do terminów dystrybucji Wykonawca gotowy jest do podjęcia negocjacji co do oczekiwań Zamawiającego w zakresie potwierdzenia terminów realizacji usługi zapisami umowy. Niemniej treść zaproponowana przez Zamawiającego wskazuje nazbyt obszerną i niejasną definicję opóźnienia, która pozwala założyć, że nieterminowe doręczenie 1 przesyłki z partii 150 tysięcy nadanych w danym miesiącu kwalifikuje do obniżenia wysokości faktury (miesięcznej) o 5%. Zamawiający nie przewiduje wprowadzenia definicji opóźnienia, ani zmiany wysokości kar umownych. b) W odniesieniu do 14, ust. 1 lit. c Wykonawca wnosi o rozszerzenie zapisów o wskazujące na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego potwierdzającego naruszenie ochrony danych osobowych. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zgodnie z wnioskiem Wykonawcy. c) Wykonawca wnosi o zmianę zapisów 14 ust. 2 na potwierdzające, że każde potrącenie o którym traktuje 14 musi zostać poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym potwierdzającym wystąpienie. 5

6 Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zgodnie z wnioskiem Wykonawcy. Ad 9) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Załączniku nr 8 do SIWZ Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o świadczenie kompleksowej usługi na wydruk, konfekcjonowanie oraz wysyłkę imiennych zaproszeń na badania mammograficzne 6 ust. 3 i 5 o treści: 3.Podstawę do zapłaty wynagrodzenia za Przedmiot Umowy będzie stanowiła faktura VAT prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę w terminie 7 dni od końca miesiąca, w którym nastąpiła realizacja Przedmiotu Umowy. 5. Termin płatności faktur wynosi 30 dni, licząc od momentu otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT. Proponujemy zapis: 3. Podstawę do zapłaty wynagrodzenia za Przedmiot Umowy będzie stanowiła faktura VAT prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę w terminie do 7 dni od zakończenia miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiła realizacja Przedmiotu Umowy. 5. Termin płatności faktur wynosi 21 dni, od daty jej wystawienia. Zamawiający nie przewiduje zmiany 6 ust. 3 i 5 wzoru umowy. Ad 10) Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zgodnie z wnioskiem Wykonawcy. 6

7 Ad 11) W odpowiedzi na zapytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, że za informacje poufne Zamawiający uważa wszelkie niedostępne publicznie informacje uzyskane przez wykonawcę, o których dowiedział się on w związku z wykonywaniem umowy. Obejmują one w szczególności informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, prawne i organizacyjne dotyczące zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zmiany wysokości kary umownej określonej w 8 wzoru umowy. Ad 12) Wykonawca zwraca uwagę, że zgodnie z art. 91 ust. 2 i 3 ustawy Pzp cena nie może być jedynym kryterium oceny ofert. Dlatego, Wykonawca wnosi o dokonanie modyfikacji treści SIWZ w zakresie kryteriów oceny ofert tj. zastosowanie kryterium społecznego, w ramach którego Zamawiający będzie premiował wykonawców zatrudniających pracowników, którzy będą brali udział w realizacji przedmiotowego zamówienia, na podstawie umowy o pracę. Ponadto podkreślamy, im więcej zatrudnionych, tym lepsza gwarancja należytego wykonania zamówienia, gdyż pracownicy, jako podlegający służbowo pracodawcy, są objęci nadzorem przełożonego, organizacją pracy, szkoleniami itp. Czy w związku z tym Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w pkt 13 SIWZ na 7

8 następującą treść: 13. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający ustala następujące kryteria oceny ofert: 1. Cena wykonania Przedmiotu Zamówienia 2. Liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na roku waga 30 % 70 % 30 % 13.2 Ustala się następujący sposób oceny: Liczba punktów przyznana ofertom zostanie ustalona wg wzoru: C = (Cmin/Cb) x 70 pkt. D = (Db/Dmax) x 30 pkt, gdzie C wartość punktowa w kryterium Cena wykonania Przedmiotu Zamówienia, obliczona z dokładnością do 2 miejsc po przecinku, D liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na roku Cmin najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych, Cb cena oferty badanej. Dmax największa liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na roku Db liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej Wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na roku Przez działalność operacyjną Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z realizacją usług objętych niniejszym postępowaniem w zakresie: wydruku, konfekcjonowania 8

9 oraz wysyłki zaproszeń. Oferta z najwyższą liczbą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełnozatrudnionych otrzyma maksymalną ilość punktów = 30 Oferta w kryterium nr 2 otrzyma zero punktów, jeżeli wykonawca nie zadeklaruje liczby osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełnozatrudnionych. W odpowiedzi na pytanie Wykonawcy, Zamawiający informuje, że nie przewiduje zmiany SIWZ w taki sposób, iż ustali dodatkowe obok ceny kryterium/kryteria oceny ofert. Ad 13) Wykonawca zwraca się z prośbą do Zamawiającego o potwierdzenie, iż w odniesieniu do przesyłek, o których mowa w pkt 4 oraz pkt 5 Załącznika nr 1 do SIWZ, mowa jest o przesyłkach nierejestrowanych. Zamawiający informuje, iż w pkt 4 oraz pkt 5 Załącznika nr 1 do SIWZ mowa jest o przesyłkach nierejestrowanych. 9

10 Ad 14) Zamawiający nie przewiduje zmiany wysokości kar umownych. Ad 15) Dot. III.2.3) s. 3 Ogłoszenia Czy zamawiający dopuszcza spełnienie warunku dot. wiedzy i doświadczenia poprzez udokumentowanie realizacji co najmniej 2 usług polegających na doręczeniu oraz osobno co 10

11 najmniej 2 usług polegających na druku i konfekcjonowaniu materiałów o łącznej wartości wszystkich usług zł. Zamawiający informuje, że nie dopuszcza spełnienia warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia w sposób wskazany przez Wykonawcę. Ad 16) Dot. 1, ust. d) s. 2 Umowy W 1, ust. d) s. 2 Umowy Zamawiający wskazał definicję przesyłki pocztowej z nieobowiązującej już Ustawy. Czy zamawiający miał na myśli definicje podana w art. 3 pkt 21 Ustawy prawo Pocztowe z dn roku. Zamawiający potwierdza, iż na myśli miał ustawę Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku. Ad 17) Dot. 1, ust. e) i f) s. 3 Umowy Zamawiający wymaga wypełnienia kolumny potwierdzenie ilości wysłanych zaproszeń przez operatora pocztowego oraz kolumny potwierdzenie daty wysyłki zaproszeń przez operatora pocztowego, czy zamawiający dopuszcza wypełnienie w/w kolumn poprzez wpisanie zwrotu TAK w przypadku potwierdzenia, lub NIE w przypadku braku potwierdzenia? Zamawiający nie dopuszcza wypełnienia kolumn poprzez wpisanie zwrotu TAK lub NIE. Ad 18) Dot. 1, ust. h) s. 4 Umowy Czy Zamawiający dopuszcza modyfikację definicji poprzez usuniecie treści wymienionej w nawiasie tj. (niebędącego operatorem pocztowym). Ogłoszenie i SIWZ nie wyklucza 11

12 możliwości aby Wykonawcą był Operator pocztowy, a wręcz wymaga aby Operator był wykonawcą lub członkiem konsorcjum poprzez wskazanie wymogu posiadania uprawnień w pkt ust. 1) SIWZ. Jednocześnie druk i konfekcjonowanie nie wchodzi w zakres usług pocztowych, więc nawet w sytuacji gdzie Wykonawca będzie Operatorem pocztowym i jednocześnie realizował usługę wydruku można wyodrębnić moment nadania przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji zgodnie z zapytaniem Wykonawcy. Ad 19) W pkt ust. 1) SIWZ Zamawiający wymaga aby wykonawca posiadał uprawnienia do wykonywania określonej działalności jeżeli przepisy nakładają obowiązek ich posiadania - świadczenie usług pocztowych, będących przedmiotem przetargu, wymaga wpisu do Rejestru Operatorów Pocztowych, wpis do rejestru ma charakter podmiotowy i nie jest przedmiotem mogącym być udostępnianym innemu podmiotowi w postaci udostępnienia potencjału. Jednocześnie w Zał. Nr 8 do SIWZ 3 ust. 1 Zamawiający wskazuje możliwość, w której Wykonawca nie jest Operatorem pocztowym. Prosimy o modyfikacje zapisów dot. wymogu posiadania uprawnień lub zmiany informacji, że Wykonawca może nie być Operatorem. Zamawiający informuje, iż Wykonawca może nie być operatorem, co wyraźnie wynika z dokumentacji przetargowej. Taki wykonawca jest natomiast zobowiązany do zawarcia umowy z operatorem. Ad 20) W Zał. Nr 8 do SIWZ 3 ust. 7 Zamawiający wskazuje możliwość, w której tylko Wykonawca niebędący operatorem pocztowym może zawrzeć umowę z jednym lub więcej Operatorami pocztowymi. Zwracamy się z prośbą o równe traktowanie wykonawców i nie ograniczanie tej możliwości wyłącznie dla Wykonawców niebędących operatorami pocztowymi. Również Operator pocztowy powinien mieć możliwość przekazania części wolumenu do innego Operatora. 12

13 Zamawiający wskazuje, że 3 ust. 7 dotyczy obowiązku zawarcia umowy przez wykonawcę, który nie jest operatorem, z jednym lub więcej operatorem pocztowym. Zamawiający nie nakłada obowiązku zawierania takich umów przez wykonawców, którzy są operatorami. Zamawiający dopuszcza zawieranie umów o podwykonawstwo pomiędzy operatorem pocztowym a innymi operatorami. Ad 21) W Zał. Nr 8 do SIWZ 5 Zamawiający wprowadza wymóg zawarcia osobnych umów z podwykonawcami w zakresie przetwarzania danych osobowych o treści zgodnej z treścią Umowy oraz przekazać kopie podpisanych umów do Zamawiającego. Wykonawca wnioskuje o ograniczenie tego wymogu dla podwykonawcy przetwarzającego dane osobowe w postaci bazy na potrzeby druku i konfekcji korespondencji lub podwykonawców nie stanowiących struktury stanowiących strukturę przedsiębiorstwa, kwestie dostępu do przetwarzania danych osobowych regulują już zapisy umów Wykonawcy z podwykonawcami. Zamawiający nie przewiduje zmiany 5 wzoru umowy. Zamawiający dopuszcza, by za umowę pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą uznać istniejące już porozumienie pomiędzy nimi. Istotne jest jednak spełnienie warunku, że spełnia ono wszelkie wymagania dotyczące umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą wskazane w dokumentacji przetargowej. Ad 22) Prosimy o modyfikację zapisu 4 ust. 6 Umowy o Powierzaniu Przetwarzania Danych Osobowych poprzez dodanie na końcu zdania lub w terminie wynikający z przepisów prawa. Jednocześnie chcielibyśmy podkreślić iż prawo pocztowe nakłada na Operatora obowiązek przechowywania danych w systemach w dłuższym okresie czasu np. na potrzeby ew. reklamacji. Zamawiający dokonuje zmiany 4 ust. 6 Umowy o Powierzeniu Przetwarzania Danych i nadaje mu brzmienie: 13

14 Wykonawca lub podwykonawca Wykonawca po rozwiązaniu Umowy o udzielenia zamówienia, bez względu na tryb lub sposób jej rozwiązania, zobowiązany jest do niezwłocznego trwałego usunięcia ze swoich serwerów lub innych nośników powierzonych mu danych oraz zwrotu Zamawiającemu wszelkich kopii danych i backupów w terminie 7 dni od daty rozwiązania Umowy o udzielenie zamówienia, o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Ad 23) Na zaproszeniach, nad danymi teleadresowymi widnieje napis: kod kreskowy. Co to oznacza? w jakim programie będzie ten kod zapisany? Kod kreskowy generowany jest wewnętrznego systemu Zamawiającego i zawiera ID pacjenta. Kod kreskowy konieczny jest do odnotowywania zwrotów zaproszeń na badania. Zamawiający informuje, że zmodyfikowane załączniki do SIWZ stanowią integralną część niniejszego pisma i są obowiązujące dla wykonawców na dzień 14 marca 2016 r. Załączniki w załączeniu: Załącznik nr 8a do SIWZ po zmianach z dnia 14 marca 2016 r. Załącznik nr 6 do Załącznika nr 8 do SIWZ po zmianach z dnia 14 marca 2016 r. Podpisy Komisji Przetargowej: