UMOWA NA WYKONANIE DIGITALIZACJI STARODRUKÓW

Transkrypt

1 UMOWA NA WYKONANIE DIGITALIZACJI STARODRUKÓW zawarta w dniu r. we Wrocławiu pomiędzy: Fundacją dla Ostrowa Tumskiego we Wrocławiu ul. Katedralna Wrocław, KRS , REGON: , NIP: reprezentowanym przez: Ks. Artura Miazgę Prezesa Zarządu zwaną dalej Zamawiającym a z siedzibą w ul., KRS, REGON, NIP reprezentowaną przez: - Prezesa Zarządu zwaną dalej Wykonawcą, w wyniku rozstrzygnięcia zapytania ofertowego z dnia r. zawarta została umowa, zwana dalej Umową, o następującej treści: 1 Postanowienia ogólne Umowa dotyczy wykonanie digitalizacji 1380 starodruków znajdujących się w zasobach Zamawiającego w ramach projektu Digitalizacja i udostępnienie cennych zasobów kulturowych Fundacji dla Ostrowa Tumskiego we Wrocławiu, Numer projektu: RPDS /16, objętego finansowaniem ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata Przedmiot Umowy Przedmiotem umowy jest digitalizacja 1380 starodruków znajdujących się w zasobach Zamawiającego dokonywana przez Wykonawcę sukcesywnie, w ilości nie mniejszej niż 60 woluminów tygodniowo, polegająca na: 1) wykonaniu skanów 1380 starodruków (woluminów) w formacie TIFF, obróbka i sprawdzenie kompletności i poprawności skanów, przeniesienie skanów do miejsca składowania w zasobach Zamawiającego; 2) utworzenie plików wszystkich skanów w formacie JPG na podstawie plików w formacie TIFF i przeniesienie ich do miejsca składowania w zasobach Zamawiającego. 3 Kryteria jakości wykonania prac 1. Skany powinny spełniać następujące warunki: Format TIFF jednostronicowy, kolor RGB 24-bitowy, rozdzielczość minimalna 400 DPI; rozdzielczość minimalna 600 DPI dla wybranych, wskazanych przez Zmawiającego obiektów nieprzekraczających 10% całości zamówienia; Rozkład tonów w obrazie powinien być w całym zakresie głębi bitowej koloru dla zakresu tonów bitowego koloru obrazów cyfrowych. Temperatura barwowa 6500 K w całym zakresie kolorów. Dla danego woluminu obraz powinien być poziomowany względem tekstu. Skany formatowane do całej strony, jednakowo dla całego woluminu, poza rozkładanymi kartami, które powinny być formatowane do swojego własnego wymiaru. Wyrównanie postrzępionych kart dopuszczalne w minimalnym zakresie, tylko do pierwszej

2 linii ścinającej samą kartę, pod warunkiem braku treści na linii cięcia i poza nią. Wszystkie strony, nawet puste muszą być zeskanowane, skanowane mają być również okładki i wyklejki - należy zachować oryginalny układ stron; Skany w formacie TIFF powinny zachować wymiary skanowanego obiektu. 2. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu możliwość korzystania z systemu repozytorium obiektów cyfrowych, systemu zarządzania procesem digitalizacji oraz systemu długoterminowego przechowywania plików wzorcowych, których minimalne wymagania funkcjonalne określone są w załączniku do umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się digitalizować i przekazywać Zamawiającemu skany (pliki TIFF i JPG) w ilości nie mniejszej niż skany 60 woluminów starodruków tygodniowo. 4. Wykonawca zobowiązuje się numerować kolejno nośniki oraz nazywać i numerować dostarczane na nośnikach skany. Sposób numeracji nośników oraz numeracji i nazewnictwa plików i folderów określi Zamawiający. Do nośników Wykonawca dołączy odpowiednio numerowane listy zawartości, których wzór określi Zamawiający. 5. Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie informować Zamawiającego o wszelkich opóźnieniach, usterkach i innych zakłóceniach w dostawach pocztą elektroniczną na adres fundacja@ostrowtumski.wroc.pl. 6. Wykonawca odpowiada w pełnym zakresie materialnie za zachowanie powierzonych obiektów (zniszczenie, uszkodzenie, zaginiecie, kradzież, etc.). W trakcie świadczenia usługi Wykonawca zadba o właściwe zabezpieczenie przekazanych mu woluminów. 7. W przypadku zagubienia lub zniszczenia obiektów poddawanych digitalizacji Wykonawca ponosi koszty w wysokości wartości antykwarycznej obiektu, ustalonej przez rzeczoznawców wyznaczonych przez Zamawiającego. 8. Wykonawca wykonując usługę digitalizacji zbiorów bibliotecznych nie ma prawa korzystania, rozporządzania, rozpowszechniania oraz opracowywania zbiorów bibliotecznych otrzymanych w wyniku realizacji niniejszej umowy na żadnym polu eksploatacji. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo stałego dostępu do przekazanych do digitalizacji woluminów w celu zapewnienia kontroli przebiegu realizacji przedmiotu umowy. 10. Wykonawca na prawo na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, zwracać się do Zamawiającego z pytaniami lub propozycjami dotyczącymi realizacji przedmiotu zamówienia. Ewentualna realizacja uwag i zaleceń Zamawiającego nie może wpływać na cenę oraz termin wykonania umowy. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawiania swoich uwag i zaleceń dotyczących digitalizacji poszczególnych pozycji z przekazanych zbiorów. Wszystkie uwagi i zalecenia przekazywane będą Wykonawcy na piśmie lub droga elektroniczną, przez upoważnione przez Zamawiającego osoby. 12. Tryb przekazania i odbioru starodruków: 1) Przekazywanie woluminów do skanowania, w ilości nie mniejszej niż 12 woluminów dziennie, odbywać się będzie codziennie w godzinach 09:00 14:00 w budynku przy ul. Kanoniej 12 we Wrocławiu. 2) Każdorazowe przekazanie Wykonawcy partii woluminów potwierdzane będzie protokołami zdawczo - odbiorczymi sporządzanymi przez Zamawiającego i podpisywanymi przez osoby upoważnione przez strony do podpisywania protokołów. 3) Odbiór od Wykonawcy woluminów po ich digitalizacji, w ilości nie mniejszej niż 12 woluminów dziennie, odbywać się będzie codziennie w godzinach 09:00 14:00 w budynku przy ul. Kanoniej 12 we Wrocławiu. 4) Każdorazowy odbiór od Wykonawcy partii zdigitalizowanych woluminów potwierdzany będzie protokołami zdawczo - odbiorczymi sporządzanymi przez Wykonawcę i podpisywanymi przez osoby upoważnione przez strony do podpisywania protokołów. 5) Wykonawcę obciążają wszelkie koszty związane z transportem woluminów z miejsca ich pobrania do miejsca ich digitalizacji oraz z miejsca ich digitalizacji do miejsca ich odbioru przez Zamawiającego, w tym koszty zabezpieczenia i ubezpieczenia woluminów na czas transportu. 13. Wszystkie pomieszczenia, w których będzie realizowane zamówienie powinny być monitorowane przez system kamer przemysłowych zapewniający zapis obrazu, w sposób umożliwiający zdalne

3 zapoznanie się z nim przez zamawiającego oraz powinny być objęte systemem alarmowym, dozorowane całodobowo przez koncesjonowany podmiot zajmujący się profesjonalną ochroną osób i mienia oraz ubezpieczone przez oferenta (z wskazaniem zamawiającego jako uposażonego) od ryzyka kradzieży, zniszczenia i wszelkiej innej utraty starodruków na kwotę nie niższą niż dwie jednostki obliczeniowe, zgodnie z odpowiednio stosowanymi przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. 14. W przypadku realizacji zamówienia poza budynkiem, w którym starodruki są przechowywane wykonawca zobowiązany będzie zapewnić na własny koszt i ryzyko codzienny (dni robocze i soboty) transport starodruków przed i po digitalizacji do/z budynku przy ul. Kanoniej 12 we Wrocławiu organizowany przez koncesjonowany podmiot świadczący profesjonalne usługi w zakresie konwojowania wartości pieniężnych własnymi środkami transportu specjalnie do tego celu przystosowanymi zgodnie z odpowiednio stosowanymi przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (przy przyjęciu wartości przewożonych woluminów nie mniejszej niż 2 jednostki obliczeniowe). Każdy transport powinien być ubezpieczony przez oferenta (z wskazaniem zamawiającego jako uposażonego) od ryzyka kradzieży, zniszczenia i wszelkiej innej utraty starodruków na kwotę nie niższą niż dwie jednostki obliczeniowe. W przypadku transportowania starodruków w ilości większej niż 12 woluminów wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia transportu (z wskazaniem zamawiającego jako uposażonego) od ryzyka kradzieży, zniszczenia i wszelkiej innej utraty starodruków na kwotę nie niższą niż jedna szósta jednostki obliczeniowej (określonej rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne) za każdy transportowany wolumin starodruku. W przypadku transportowania starodruków w ilości większej niż 12 woluminów wykonawca zobowiązany będzie zapewnić na własny koszt i ryzyko codzienny (dni robocze i soboty) transport starodruków przed i po digitalizacji do/z budynku przy ul. Kanoniej 12 we Wrocławiu organizowany przez koncesjonowany podmiot świadczący profesjonalne usługi w zakresie konwojowania wartości pieniężnych własnymi środkami transportu specjalnie do tego celu przystosowanymi zgodnie z odpowiednio stosowanymi przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (przy przyjęciu wartości przewożonych woluminów nie mniejszej niż jedna szósta jednostki obliczeniowej (określonej w/w rozporządzeniem) za każdy transportowany wolumin starodruku. 15. Każdorazowy odbiór od Wykonawcy plików cyfrowych (skanów), w ilości nie mniejszej niż skany 60 woluminów tygodniowo, potwierdzany będzie protokołami zdawczo - odbiorczymi sporządzanymi przez Wykonawcę i podpisywanymi przez osoby upoważnione przez strony do podpisywania protokołów. 4 Wynagrodzenie 1. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację całego przedmiotu umowy wynosi zł brutto (słownie: złotych) tym obowiązujący podatek VAT, tj., (słownie: ), wartość netto zł (słownie: złotych). 2. Wynagrodzenie Wykonawcy jest ostateczne, uwzględnia wykonanie wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i nie może ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia. 3. Zapłata wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 następować będzie sukcesywnie, na postawie faktur VAT częściowych wystawionych przez Wykonawcę nie częściej niż raz w miesiącu, oraz na podstawie faktury VAT końcowej wystawionej przez Wykonawcę po zrealizowaniu przedmiotu zamówienia, w terminie 30 dni od ich każdorazowego otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury.

4 4. Podstawą do wystawienia faktur częściowych będą protokoły odbiorów częściowych przedmiotu zamówienia podpisane przez strony umowy. Podstawą do wystawienia faktury końcowej będzie protokół odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający może wstrzymać zapłatę wymagalnych należności Wykonawcy w przypadku, gdy Wykonawca pozostaje w opóźnieniu lub zwłoce w realizacji przedmiotu umowy wynoszącym przynamniej 7 dni. 5 Prawa autorskie 1. Wykonawca z chwilą podpisania protokołów odbiorów każdej partii skanów przenosi na Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 4 pkt. 1 wszelkie prawa autorskie majątkowe do wykonanych skanów, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U z 2006 r. nr 90 poz. 631 z pózn. zm.), w zakresie określonym w ust W ramach przeniesionych przez Wykonawcę autorskich praw majątkowych Zamawiający ma wyłączne prawo do korzystania, rozporządzania, rozpowszechniania, udostępniania oraz opracowywania dzieł (skanów), otrzymanych w wyniku realizacji przedmiotu niniejszej Umowy na wszystkich polach eksploatacji, w szczególności w wszelkich postaciach cyfrowych, filmowych i drukowanych, w sieci intranet i internet, na wszelkich nośnikach. 3. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca udziela nieodwołalnej i nieograniczonej w czasie licencji na korzystanie z oprogramowania określonego w 3 u s t. 2 u mowy d o c e l ó w z w i ą za n yc h z zarządzaniem procesem digitalizacji, p r o w a d z e n i e m repozytorium obiektów cyfrowych, systemu oraz długoterminowym przechowywaniem plików wzorcowych. Licencja powinna umożliwiać jednoczesne korzystanie z oprogramowania p r zez mini mu m 3 u ż y t ko wni k ó w ze s t r o n y Z a ma wiaj ą c e go. 6 Termin realizacji umowy 1. Rozpoczęcie realizacji przedmiotu umowy powinno nastąpić od dnia następującego po dniu jej zawarcia. 2. Terminy pośrednie realizacji przedmiotu zamówienia przypadać będą w każdą środę począwszy od tygodnia następującego po tygodniu, w którym doszło do zawarcia umowy. 3. Termin końcowy realizacji przedmiotu zamówienia to r W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 2. Niezależnie od sytuacji określonej w ust. 1 Zamawiającemu przysługuje prawo do natychmiastowego odstąpienia od umowy bez obowiązku zapłaty kar umownych: 1) jeżeli Wykonawca bez uzasadnionej przyczyny nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie przez okres kolejnych 3 dni roboczych; 2) jeżeli Wykonawca bez uzasadnionej przyczyny przerwał realizację przedmiotu umowy na okres dłuższy niż 3 dni robocze oraz nie kontynuował prac pomimo wezwania Zamawiającego; 3) jeżeli opóźnienie w realizacji przez Wykonawcę przedmiotu umowy, tj. któregokolwiek z terminów pośrednich lub końcowego przekroczy 7 dni; 4) jeżeli Wykonawca wykonuje swoje umowne obowiązki bez należytej staranności, w sposób zakwestionowany przez Zamawiającego i gdy mimo dodatkowego wezwania Zamawiającego, w wyznaczonym terminie, nie nastąpiła poprawa w wykonywaniu tych obowiązków; 5) jeżeli Wykonawca wykonuje zamówienie przy wykorzystaniu urządzeń innych, niż opisane w zapytaniu ofertowym i zadeklarowane przez Wykonawcę na etapie składania oferty;

5 6) jeżeli Wykonawca realizujący zamówienie poza budynkiem, w którym starodruki są przechowywane, nie zapewnia odpowiednich środków bezpieczeństwa podczas transportu starodruków lub w miejscu ich digitalizacji; 7) jeżeli Wykonawca nie dostarczy Zamawiającemu potwierdzenia objęcia ochroną ubezpieczeniową, o której mowa w 12 ust. 1 umowy; 8) zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy lub zgłoszony wniosek o upadłość Wykonawcy. 3. Odstąpienie od umowy wymaga oświadczenia złożonego w formie pisemnej. 4. Strony zastrzegają sobie możliwość rozwiązaniem umowy za porozumieniem stron zgodnie z zapisami Kodeksu Cywilnego. 8 Reklamacje i kary umowne 1. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że przekazane mu skany zawierają błędy lub ni odpowiadają warunkom zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia poprawnych skanów w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania Zamawiającego.. 2. W przypadku, kiedy stwierdzone przez Zamawiającego błędy lub nieprawidłowości dotyczą więcej niż 10% przekazanych skanów w czterech kolejnych tygodniach, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 10% (dziesięć procent) wartości wynagrodzenia umownego. 3. W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub przy rozwiązaniu umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca wypłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20 % wartości przedmiotu umowy. 4. W przypadku opóźnienia lub zwłoki w realizacji przedmiotu umowy (w odniesieniu do terminów pośrednich i końcowego) Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 1% (jeden procent) wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień opóźnienia lub zwłoki. 5. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę określonych umową (wraz z załącznikami) minimalnych warunków transportowania starodruków, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 5% (pięć procent) wartości przedmiotu zamówienia za każdy stwierdzony przypadek naruszenia. 6. Zamawiający ma prawo do potrącenia należnych mu od Wykonawcy kar umownych z należnym Wykonawcy wynagrodzeniem. 7. Zastrzeżenie kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 8. W przypadku uszkodzenia obiektów poddawanych digitalizacji Wykonawca ponosi wszystkie koszty renowacji i konserwacji. 9. W przypadku zagubienia lub zniszczenia obiektów poddawanych digitalizacji Wykonawca ponosi koszty w wysokości wartości antykwarycznej obiektu, ustalonej przez rzeczoznawców wyznaczonych przez Zamawiającego. 10. Strony umowy ponoszą odpowiedzialność wyłącznie na zasadach określonych w niniejszej umowie oraz Kodeksie Cywilnym. 9 Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy 1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto co stanowi kwotę zł (słownie złotych). 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może zostać wniesione w formie pieniężnej (przelew na rachunek bankowy Zamawiającego, gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy przeznaczone jest na zaspokojenie roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone (lub zwolnione) nie później niż w 15 dniu po należytym wykonaniu przedmiotu umowy. 5. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi i

6 gwarancji w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto co stanowi kwotę zł (słownie złotych). 6. Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji może zostać wniesione w formie pieniężnej (przelew na rachunek bankowy Zamawiającego, gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. 7. Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji przeznaczone jest na zaspokojenie roszczeń Zamawiającego z tytułu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji. 8. Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji zostanie zwrócone (lub zwolnione) nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady i okresu gwarancji. 10 Gwarancja Wykonawca udziela Zamawiającemu rękojmi i gwarancji jakości na przedmiot umowy na okres 36 miesięcy od dnia podpisania przez Zamawiającego końcowego protokołu zdawczo - odbiorczego. 11 Siła wyższa 1. Za siłę wyższą uznane zostają: klęski żywiołowe, huragan, powódź, katastrofy transportowe, pożar, eksplozje, wojna i inne nadzwyczajne wydarzenia, których zaistnienie leży poza zasięgiem i kontrolą układających się Stron. 2. Jeżeli umawiające się Strony nie mają możliwości wywiązania się z uzgodnionych terminów z powodu siły wyższej, to zachowują one prawo do wnioskowania o przesunięcie terminów wykonywania prac, o czas trwania wydarzenia i o czas usunięcia jego skutków. 3. Strony są zobowiązane do powiadomienia się nawzajem w formie pisemnej w ciągu 15 dni o wystąpieniu i zakończeniu zdarzenia określonego jako "siła wyższa", wraz z odpowiednimi dowodami i wnioskami. 4. W przypadku, gdy siła wyższa spowoduje przesunięcie terminu wykonania o więcej niż 3 miesiące, a w umowie brak innego szczegółowego postanowienia regulującego, ta Strona, której prace zostały utrudnione lub opóźnione przez wystąpienie siły wyższej u partnera umownego ma prawo rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. 12 Polisa ubezpieczeniowa 1. Wykonawcy oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniową potwierdzającą, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w zakresie obejmującym przedmiot niniejszej umowy, na kwotę nie mniejszą niż zł (słownie: milion złotych). Kopia polisa stanowi załącznik do niniejszej umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania ochrony ubezpieczeniowej określonej w ust. 1 przez cały okres realizacji przedmiotu umowy oraz do przedkładania Zamawiającemu dowodu objęcia w/w ochroną ubezpieczeniową na każde jego wezwanie. 1 3 Postanowienia końcowe 1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy są: 1) ze strony Zamawiającego, tel., 2) ze strony Wykonawcy, tel., 2. Integralną częścią umowy jest zapytanie ofertowe Zamawiającego, oferta Wykonawcy oraz Minimalne wymagania funkcjonalne, stanowiące załączniki do umowy. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 4. Strony zobowiązują się efektywnie i ugodowo rozwiązywać ewentualne nieporozumienia i problemy, które mogłyby zagrozić realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Wszelkie spory wynikłe z umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

7 6. W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. 7. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca Załączniki: 1) Zapytanie ofertowe 2) Oferta Wykonawcy 3) Minimalne wymagania funkcjonalne 4) Polisa OC (kopia)