Kolekcjonować, Zarządzać, Udostępniać

Transkrypt

1 Kolekcjonować, Zarządzać, Udostępniać

2 TMS Omówienie TMS THE MUSEUM SYSTEM Dlaczego najlepszy wybór to TMS? Wiodące oprogramowanie o światowej reputacji do zarządzania kolekcjami i zbiorami Zindywidualizowane formy i interfejs Zarządzanie zasobami cyfrowymi Zintegrowany menedżer Thesaurusa Zaawansowane narzędzia wprowadzania danych Wielojęzyczne wsparcie Nieograniczony import i eksport danych

3 Moduły TMS MODUŁY TMS Wspiera wszystkie instrumenty zarządzania kolekcjami i zbiorami w Państwa organizacji Obiekty Moduł Obiekty używany jest to gromadzenia i zarządzania informacjami na temat obiektów w Państwa zbiorach. Zawiera m.in. podstawową informację inwentarzową obiektu, w tym na temat: pozyskania obiektu i ewentualnej deakcesji, wymiarów, ustaleń badawczych, proweniencji, miejsca przechowywania, wartości, praw majątkowych, formy zabezpieczenia i ubezpieczenia oraz wiele, wiele innych. Media TMS dysponuje szerokim poziomem wykorzystania systemowego zarządzania danymi cyfrowymi (DAM) i zarządza niemal nieograniczonym rodzajem formatów plików multimedialnych. Wystawy Moduł pozwala planować i zarządzać wystawami i innymi projektami ekspozycyjnymi. Planowanie i zarządzanie odbywa się z poziomu modułu Wystawy, który jest w pełni zintegrowany z funkcjonalnościami TMS: Wypożyczenia i Transport. Pole o nazwie Flex Fields w module Wystawy wspomaga zarządzanie złożonymi przepływami zadań w Państwa instytucji i podnosi wydajność pracy. Bibliografia Importuje dane bibliograficzne ze wszystkich dostępnych publicznie serwerów Z Wypożyczenia Zarządza wypożyczanymi i wszystkimi innymi formami migracji obiektów, z uwzględnieniem wszystkich aspektów prawnych i finansowych. Osoby i instytucje Generuje bazy danych osób i organizacji związanych ze zbiorami, w tym m.in.: artystów, twórców, darczyńców, depozytariuszy, firm przewozowych, zewnętrznych konserwatorów. Dane z tej bazy zawierają odsyłacze do wszystkich pozostałych modułów TMS. Projekty i zadania Zarządza nieograniczoną liczbą projektów i wydarzeń, takich jak wykłady, otwarcia wystaw i ich zapowiedzi, zajęcia edukacyjne. Dane są zintegrowane z innymi modułami TMS. Transport Służy planowaniu i zarządzaniu logistyką instytucji, uwzględniając szerokie spektrum informacji takich jak: terminy wysyłki, dane przesyłek kurierskich, ich wymiary i wartość. Generuje plany transportów, raporty i pokwitowania odbioru. Lokalizacje Zarządza informacjami o lokalizacjach geograficznych, stanowiskach archeologicznych i lokalizacjach związanych z kolekcjami (architektura, kontekst przestrzenny). Ubezpieczenie Funkcja monitoruje i zarządza ubezpieczeniami. Zawiera odnośniki do zintegrowanej bazy obiektów i dokumentów. Prowadzi automatyczne powiadamia o odnowieniu polisy.

4 Funkcje TMS FUNKCJE TMS KOMPATYBILNOŚĆ TMS funkcjonuje w środowisku standardowych systemów zarządzania serwer SQL Server lub Oracle. To sprawia, że integracja z innymi systemami w obrębie instytucji jest łatwa i zapewnia bezproblemowy dostęp do Państwa danych. NIESTANDARDOWE FORMULARZE I ODSŁONY Używając funkcji Flex Fields i Flex Forms w programie TMS, można łatwo tworzyć format zindywidualizowanych danych i funkcje kontrolujące cykle pracy i realizację zadań w Państwa instytucji. ZBIORCZY IMPORT DANYCH Dane w TMS mogą być importowane przy użyciu różnych narzędzi. TMS jest wyposażony w importer obiektu (Object Importer), który działa w połączeniu z arkuszami Excel lub plików XML, dzięki czemu zapewnia szybkie wprowadzanie danych i zbiorczy import danych. ZARZĄDZANIE MEDIAMI TMS posiada funkcjonalność Digital Asset Management (DAM). Odczytuje i zarządza ponad 100. formatami multimedialnymi. Wpisy multimedialne mogą być tworzone szybką metodą przeciągnij i upuść ; metadane mediów automatycznie importowane; dostęp do obrazów uzyskiwany w różnych i kontrolowanych rozdzielczościach. Aplikacja umożliwia transkrypcję dokumentów, w tym indeksowanie zawartości, wyszukiwanie i zarządzanie nimi oraz dostęp do zindeksowanych wizerunków. ZARZĄDZANIE I PLANOWANIE WYSTAW Aplikacja zarządza wszystkimi elementami organizacji wystaw i pokazów od tych posiadających kilka miejsc ekspozycji, wystaw objazdowych, gdzie ważne jest monitorowanie wypożyczeń i zwrotów, po wystawy, które mają tylko jedno miejsce ich prezentacji i są w całości oparte na zbiorach własnych. TMS zapewnia pełne wsparcie dla zintegrowanego zarządzania kwestiami ubezpieczeń, odszkodowań i wysyłki obiektów. ZGODNOŚĆ ZE STANDARDAMI TMS jest zgodny ze standardami wspierającymi zarządzanie zbiorami, w tym ich katalogowania, zarządzania i wymiany informacji o zbiorach. TMS pozostaje w zgodności z następującymi międzynarodowymi standardami: SPECTRUM, CCO, CDWA, DACS, CHIN, LIDO, XMP i innymi standardami międzynarodowymi. SZYBKIE I PROSTE WYSZUKIWANIE Zapewnia błyskawiczne przeszukiwanie całej kolekcji korzystając przy tym z przyjaznych narzędzi TMS. Zapisuje złożone wyszukiwania, by ich użyć po ponownym uruchomieniu programu lub używa prostej funkcji wyszukiwania, by skutecznie znaleźć dokładnie to, co jest potrzebne. DYNAMICZNE RAPORTOWANIE I TRANSFER DANYCH TMS posiada ponad 200 wstępnie skonfigurowanych raportów i druków, w tym umów wypożyczenia, opisów obiektów na wystawy, zestawień stanu zachowania. System generuje także skontra eksponatów znajdujących się na wystawach. Informacje tego typu są łatwo transferowalne do programów Word, Excel i PowerPoint. FUNKCJONALNOŚĆ WIELOJĘZYKOWA TMS oferuje pełną funkcjonalność wielojęzykową i jest całkowicie zgodny z zestawem Unicode. Interfejs TMS można błyskawicznie przełączać między 18. różnymi językami. Wielojęzyczne informacje powiązane z obiektami można łatwo rejestrować i nimi zarządzać.

5 Szkolenie SZKOLENIE Szkolenia kształtowane są tak w treści jak i w swoim zakresie przez potrzeby i oczekiwania użytkowników. Obejmują zaawansowany trening z obsługi samego programu, jak również praktyczne warsztaty z tworzenie raportów. Trenerzy Gallery Systems łączą doświadczenie praktyków i wiedzę muzealną, z głęboką wiedzą o produktach i usługach świadczonych przez Gallery Systems. W trosce o jakość treningów kładziemy nacisk na to, by grupy szkoleniowe nie przekraczały 10. osób, a trenerzy byli otwarci na indywidualne potrzeby uczestników takich zajęć. Administrowanie systemem Dla osób odpowiedzialnych za utrzymanie bazy danych i funkcjonowanie samej aplikacji, oferujemy kurs jednodniowy. Obejmuje on naukę instalacji oprogramowania, jak również zajęcia z bezpieczeństwa, opcji konfigurowania, administrowania TMS oraz zagadnień z tym powiązanych. Najważniejsi użytkownicy TMS Podstawowe szkolenia z TMS są trzydniowe i przeznaczone są dla użytkowników intensywnie korzystających z TMS. Kurs obejmuje zapoznanie się z wszystkimi funkcjami TMS, w tym szkolenie z zakresu zarządzania informacjami związanymi z jego konfiguracją, takich jak m.in. określanie uprawnień użytkowników TMS. Instruktorzy Gallery Systems doradzą również, jak najefektywniej korzystać z TMS w obrębie Państwa instytucji. Zindywidualizowane szkolenie z TMS Zindywidualizowane szkolenia skupiają się na wybranych procesach lub funkcjach. Przykładowo, kuratorzy poznają głównie procedury związane z obiektami i kwestiami dotyczącymi tej funkcjonalności, podczas gdy organizatorzy wystaw pozyskują dogłębną wiedzę z zakresu modułu Wystawy. Crystal Reports w TMS Jest to dwudniowy, praktyczny trening na temat korzystania z Crystal Reports w oparciu o strukturę danych TMS. Uczestnicy takiego szkolenia powinni posiadać doświadczenie w korzystaniu z TMS.

6 Hostingu USŁUGI HOSTINGU USŁUGA HOSTINGU I ZARZĄDZANIA APLIKACJĄ TMS PRZEZ GALLERY SYSTEMS Hosting oferowany przez Gallery Systems, oznacza zarządzanie systemem informatycznym Państwa instytucji przez Gallery Systems. Dzięki temu rozwiązaniu Państwa instytucja może skupić się na realizacji tego, co dla Państwa jest najważniejsze: zarządzaniu zbiorami. Gallery Systems jest idealnym partnerem dla świadczenia usługi hostingu dla TMS. Gwarantuje to dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie, w którym Państwo się w danym momencie znajdujecie. BEZPIECZNA PRZEGLĄDARKA INTERNETOWA Hosting Gallery Systems zapewnia bezpieczny, oparty na łączności internetowej dostęp do TMS i danych o zbiorach. Gallery Systems wykonuje nocny back-up danych, wdraża aktualizacje poprzez Service Pack, monitoruje stan bazy danych i realizuje wszystkie inne, niezbędne obowiązki administratora systemu. Państwo w tym czasie możecie skoncentrować się na zarządzaniu kolekcjami. TMS I OCHRONA PAŃSTWA DANYCH Doskonale rozumiemy, że dane na temat Państwa zbiorów są dla Was więcej niż cenne. Gallery Systems działa w celu ochrony systemu zarządzania kolekcją. Hosting TMS nie zmienia faktu, że Państwa dane zawsze należą do Was i są dostępne wyłącznie dla Państwa pracowników. Mogą być one systematycznie archiwizowane w postaci zapasowych kopii. Gallery Systems wypracuje wspólnie z Państwa instytucją zasady gwarantujące bezpieczeństwo systemu i warunki dostępności. TO TAKIE PROSTE! Nasz personel IT może przenieść Państwa zasoby informacyjne, zgromadzone w TMS, na naszą zabezpieczoną infrastrukturę hostingową umożliwiając Państwu korzystanie z umieszczonych tam danych. OFEROWANY HOSTING ZAWIERA: VIRTUAL PRIVATE SERVERS Wydzielone zasoby serwera dedykowane poszczególnym aplikacjom i to wszystko bez niepotrzebnych kłopotów. Pozostawcie Państwo kwestie sprzętu i monitorowania jego funkcjonowania naszej trosce. INSTALACJI TMS I KONFIGURACJA Szybkie, łatwe i wygodne ustawienia. Instalacja i szybkie uruchomienie TMS. ZARZĄDZANIE PRZECHOWYWANIEM PLIKÓW I KONFIGURACJA Dostępność do wtyczek programowych, Crystal Reports, mediów. OPTYMALIZACJA SERWERA I UTRZYMANIE Okresowe testowanie serwera, optymalizacja Systemu Operacyjnego i analiza uzyskiwanych przez niego osiągów. ZARZĄDZANIE AKTUALIZACJAMI I DODATKI SERVICE PACK Instalowanie najnowszych wersji TMS i pakietów aktualizujących (Service Packs), gdy tylko trafiają na rynek. ZAPASOWE KOPIA BAZY DANYCH I PRZYWRACANIE DANYCH Niezawodne i planowane sesje tworzenia zapasowych kopii baz danych i serwis utrzymania. KONFIGURACJA ZAPORY SIECIOWEJ Ochrona bezpieczeństwa sieci dostosowana do potrzeb Państwa instytucji. SPOTKANIA Z KLIENTEM RAZ NA DWA MIESIĄCE I SYSTEM RAPORTÓW Ciągła obecność i kontrola Państwa danych wraz z właściwym systemem raportowania.

7 Menedżer kodów kreskowych MENEDŻER KODÓW KRESKOWYCH W TMS MONITORUJE MIGRACJE OBIEKTÓW I SŁUŻY CELOM INWENTARYZACJI Menedżer kodu kreskowego jest wtyczką programu TMS, by w maksymalnie wygodny sposób rejestrować miejsce przechowywania lub odnotować migrację obiektu lub ich grupy. Menedżer kodu kreskowego za pomocą różnych rodzajów urządzeń Kompatybilność Menedżer kodu kreskowego TMS obsługuje rozmaite urządzenia do skanowania - od standardowych, ręcznych czytników kodów kreskowych, po czytniki zintegrowane z tabletami i telefonami komórkowymi. skanujących, gromadzi dane na temat wszystkich przemieszczeń obiektów, również bez bezpośredniego dostępu do bazy danych TMS. Wystarczy, że zeskanujemy każdy obiekt zanim zostanie spakowany, rozpakowany lub przeniesiony, zaakceptujemy uzyskane wyniki, a potem w dowolnym dla nas momencie wprowadzimy dane na temat migracji obiektu i jego samego do TMS. Wraz z użyciem menedżera kodu kreskowego, program TMS automatycznie generuje kody kreskowe dla każdego (elementu) obiektu, rejestruje jego położenie, identyfikuje opakowanie w którym się znajduje. Można też wykorzystać starsze, istniejących już oznaczenia kodów kreskowych i wypełnić nimi pola z kodem kreskowym w programie TMS.

8 Nasi klienci NASI KLIENCI NA CAŁYM ŚWIECIE ZAUFAŁO NAM BLISKO 800 TMS i emuseum to fundament w zarządzaniu naszymi zbiorami. - NATIONAL GALLERY, LONDON

9 Wymagania systemowe WYMAGANIA SYSTEMOWE SYSTEM OPERACYJNY DLA BAZY DANYCH I OPROGRAMOWANIA Microsoft SQL Server 2008 lub SQL 2012 (wraz Service Pack SQL Server) Oracle 11gR2 Standard lub Enterprise Edition ( ) Wybór systemu operacyjnego serwera będzie zależny od rodzaju bazy danych. Licencje dla obsługiwanych systemów operacyjnych i serwerów baz danych muszą zostać zakupione i zainstalowane niezależnie przez Klienta przed instalacją TMS. KONFIGURACJA STACJI ROBOCZEJ UŻYTKOWNIKA PROGRAMU Aktualne (minimalne) wymagania stacji roboczej: Procesor 2.5 GHZ jednordzeniowy (lub lepszy) Minimum 1GB pamięci RAM 2 GB wolnego miejsca na dysku twardym 256 MB pamięci karty graficznej dla uzyskiwania rozdzielczości obrazu 1024x768 Karta sieciowa Windows XP Professional, Vista, or Windows 7 Sterowniki ODBC do wspomagania pracy serwera z danymi KONFIGURACJA SERWERA Minimalne wymagania sprzętowe serwera Procesor kwadrat (lub lepszy) 8 GB (lub więcej RAM) Serwer obsługujący bazę danych Windows Server 2008 R2 100GB wolnej pamięci na dysku twardym (dla instalacji oprogramowania) Dodatkowy dysk pamięci (wystarczający do gromadzenia i zarządzania: bazą danych zbiorów, słowników pojęć i definicji, wizerunków obiektów, z uwzględnieniem zabezpieczenia miejsca dla rosnącej liczby danych) 2 MB pamięci karty graficznej pozwalającej na uzyskiwanie 1024x768 lub wyższej rozdzielczości obrazu Karta sieciowa Urządzenie pamięci masowej lub nośniki taśmowe z odpowiednim oprogramowaniem do tworzenia kopii zapasowych