2. realizacja budżetu związanego z organizacją i przeprowadzeniem wyborów (zmiany w budżecie wprowadzane zarządzeniem PMS,

Transkrypt

1 Lp. Nazwa wydziału Załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 marca 2019 r. ramowy podział zadań wyborczych 1. ZKO 1. koordynacja całości zadań związanych z wyborami, zadania 2. realizacja budżetu związanego z organizacją i przeprowadzeniem wyborów (zmiany w budżecie wprowadzane zarządzeniem PMS, opisywanie i wprowadzanie do KSATa faktur, rozliczanie i ewidencjonowanie dokumentacji finansowej, przygotowanie wypłat dla urzędników wyborczych oraz należności wynikających z umów zleceń, przygotowanie wypłat diet dla członków OKW), 3. wprowadzanie do systemu KSAT danych członków OKW niezbędnych do wypłaty diet, 4. finansowa obsługa Urzędników Wyborczych, 5. wypłaty dla pracowników obsługi informatycznej; 6. nadzór nad prawidłowością organizacji pracy zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy (szczególnie w obszarze czasu pracy); 7. przygotowanie umów o dzieło lub umów zleceń dla operatorów OKW oraz osób spoza urzędu zatrudnionych do prac wyborczych oraz wprowadzenie do KSATa beneficjentów tych umów, 8. powołanie zespołu wyborczego (po podaniu terminu wyborów)- zarządzenie PMS, przewodniczenie zespołowi, 9. podział zadań przygotowanie harmonogramu prac z podziałem na wydziały, 10. organizacja i prowadzenie cyklicznych spotkań ww. zespołu, 11. wprowadzanie do KSATa danych osób będących członkami OKW, obsługi informatycznej itp., 12. prowadzenie rejestru zadań wyborczych zgodnie z JRWA, 13. współpraca (każdorazowo) po ogłoszeniu wyborów lub referendów z Komisarzem Wyborczym w zakresie utworzenia na terenie Miasta Słupska odrębnych obwodów głosowania w zarządzonych wyborach lub referendach, 14. bieżąca, całoroczna współpraca z Komisarzem Wyborczym i KBW w zakresie uzgadniania numerów i granic oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych dla stałych obwodów głosowania, które w wyniku restrukturyzacji zachodzących na obszarze miasta podlegają zmianie (np. zmiany w nazwach placówek oświatowych, zmiany geodezyjno-katastralne), 15. przygotowanie zakładki "wybory" w BIP wskazanie osób, które otrzymają uprawnienia do publikacji, 16. prowadzenie szeroko zakrojonych kampanii informacyjnych dla mieszkańców miasta Słupska w sytuacji ewentualnej zmiany siedziby, 1

2 granicy lub nazwy siedziby OKW, 17. podanie do publicznej wiadomości (BIP) wykazu bezpłatnych miejsc do plakatowania urzędowych obwieszczeń wyborczych i plakatów komitetów wyborczych, wyznaczonych na terenie miasta, 18. zabezpieczenie bieżącego plakatowania urzędowych obwieszczeń wyborczych, 19. przygotowanie wykazu materiałów niezbędnych do zakupienia przez AT (zapotrzebowania) celem realizacji, 20. udział w szkoleniach przygotowanych przez KBW, 21. przygotowywanie wszelkich zarządzeń PMS w sprawach związanych z wyborami, 22. przygotowanie projektu obwieszczenia Komisarza Wyborczego o numerach i granicach obwodów głosowania oraz siedzibach obwodowych komisji wyborczych, w tym siedzibach komisji właściwych do głosowania korespondencyjnego i przystosowanych dla wyborców niepełnosprawnych, podanie do publicznej wiadomości ww. obwieszczenia, 23. przygotowanie zbiorczego grafiku dyżurów na dzień głosowania, zaakceptowanego i podpisanego przez Sekretarza Miasta Słupska, ustalenie z jakich pomieszczeń zespół dyżurujący będzie korzystał w dniu wyborów, 24. przygotowanie listy telefonów osób zaangażowanych w wybory, 25. bieżąca współpraca z urzędnikami wyborczymi w zakresie składów OKW, nadzorowania szkoleń dla członków OKW, konstytuowania OKW oraz współpraca w kwestii wyposażania OKW w niezbędne materiały wyborcze, pieczęcie OKW, plomby wyborcze oraz w odpowiednią ilość kart do głosowania, 26. przygotowanie listy sprzętu z zakresu IT niezbędnego do prac wyborczych (kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, drukarki, tonery itd.), 27. przygotowanie w specjalnych teczkach całości wyposażenia dla OKW (materiały podręczne niezbędne do przeprowadzenia głosowania i ustalenia wyników głosowania, materiały biurowe, nakładki prywatyzujące do spisów, obwieszczenia, wytyczne itd.), 28. przygotowanie i zabezpieczenie pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania kart do głosowania i zabezpieczenie kart przyjętych w depozyt z drukarni do czasu ich przekazania składom OKW, 29. powiadomienie policji o miejscu zdeponowania druków kart do głosowania oraz o dyżurach w dniu wyborów, 30. bieżące przekazywanie Komisarzowi Wyborczemu żądanych informacji niezbędnych dla sprawnej organizacji wyborów, 31. sprawdzenie gotowości lokali wyborczych na dzień wyborów i zabezpieczenie środków transportu w dniu wyborów; 32. dyżur w przeddzień głosowania: wydanie kart do głosowania dla OKW celem ich sprawdzenia i przeliczenia, wydanie pieczęci, spisów, 2

3 nośników elektronicznych i innych materiałów wyborczych; ponowne ich zdeponowanie i zabezpieczenie do dnia następnego do ich wydania, 33. w dniu wyborów: 1) wydanie kart do głosowania i materiałów wyborczych i pomoc w ich dostarczeniu do siedzib OKW, 2) całodniowy i nocny dyżur zgodnie z grafikiem (meldunki o gotowości lokalu do prac wyborczych, meldunki o frekwencji, dyżur merytoryczny, itd.), 3) rozliczenie wyborów wraz z urzędnikami wyborczymi, 4) zabezpieczenie w odpowiednim pomieszczeniu zdanych przez OKW materiałów wyborczych, 5) zabezpieczenie wszelkich materiałów po wyborach (materiały biurowe, wyposażenie) i przekazanie do AT. 2. ZKO -Archiwum 1. zapewnienie pomieszczenia na depozyt materiałów wyborczych w przeddzień wyborów i po ich zakończeniu do momentu przewiezienia ich na miejsce docelowe, 2. współpraca z Urzędnikami Wyborczymi w zakresie depozytu oraz przekazania dokumentacji wyborczej do Archiwum Państwowego. 3. ZKO + AT 1. ewentualne zabezpieczenie pomieszczenia dla urzędników wyborczych wyposażenia w pomieszczeniu (meble, komputer, kserokopiarka, telefon), 2. współpraca z urzędnikiem wyborczym w zakresie wyposażenia, zabezpieczenia i dostosowania do potrzeb wyborców niepełnosprawnych siedzib OKW, 3. wydruk obwieszczeń Prezydenta Miasta Słupska o numerach i granicach obwodów głosowania oraz siedzibach obwodowych komisji wyborczych, w tym siedzibach komisji właściwych do głosowania korespondencyjnego i przystosowanych dla wyborców niepełnosprawnych (obwieszczenia przygotowane przez ZKO), 4. sprawdzanie OKW pod kątem wyposażenia oraz dostosowania ich do potrzeb wyborców niepełnosprawnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, 5. sprawdzenie stanu wyposażenia lokali wyborczych na podstawie posiadanych protokołów przekazania środków trwałych i przeanalizowanie konieczności zakupu nowego wyposażenia lub jego odnowienie, 6. wyposażenie obwodowych komisji wyborczych w niezbędne wyposażenie i materiały w porozumieniu z ZKO, 7. zabezpieczenie, udostępnienie i wyposażenie wszelkich pomieszczeń UM w Słupsku niezbędnych do przeprowadzenia wyborów (szkolenia i konstytuowanie OKW), 3

4 8. zorganizowanie transportu w celu przekazania i zwiezienia wyposażenia będącego w dyspozycji Urzędu do/z lokali wyborczych, 9. sprawdzenie gotowości lokali wyborczych na dzień wyborów i zabezpieczenie środków transportu w dniu wyborów, 10. nadzór nad wyposażeniem wyborczym, 11. dyżur pracowników wydziału w trakcie trwania wyborów (wydanie i odbiór materiałów wyborczych, transport dla OKW, nadzór techniczny w budynkach Urzędu Miejskiego), 12. dokonanie zakupów wg. listy przygotowanej przez ZKO, 13. zapewnienie sal 211 i 212 na czas prac wyborczych (szkolenia OKW, konstytuowanie OKW, itd., zapewnienie nagłośnienia i sprzętu teleinformatycznego, 14. przygotowanie sztalug lub miejsc umożliwiających wywieszenie danych dot. składów poszczególnych komisji OKW. 4. AT-RI 1. wprowadzanie na platformę WOW kandydatów na członków OKW oraz na radnych i prezydenta miasta (w wyb. samorządowych), 2. udział w szkoleniach przygotowanych przez KBW, 3. wygenerowanie i wydruk spisów wyborczych dla stałych obwodów głosowania oraz odrębnych obwodów głosowania (po 2 egz.) opatrzonych stosownym nadrukiem zaakceptowanym przez KBW związanym z e-podpisem dyrektora COM, 4. zabezpieczenie obsługi informatycznej wyborów zgodnie z wytycznymi Krajowego Biura Wyborczego dotyczącymi zakresu zadań koordynatora Gminnego, operatora informatycznej obsługi obwodowej komisji wyborczej, 5. zaproponowanie Sekretarzowi Miasta Słupska kandydata na koordynatora gminnego, któremu zadania wyznaczy Komisarz Wyborczy, 6. kompleksowa realizacja zadań dotyczących koordynatora gminnego, 7. ścisła współpraca z Ewidencją Ludności w zakresie programu KSAT oraz sprzętu IT, 8. rekomendowanie osób chętnych do prac w charakterze operatorów informatycznej obsługi OKW, które otrzymają stosowne upoważnienia, 9. nadzorowanie zadań realizowanych przez operatorów informatycznych, 10. sprawdzenie lokali wyborczych pod kątem infrastruktury IT, 11. przygotowanie sprzętu dla operatorów OKW,, 12. dyżur w przeddzień (w razie konieczności) i w trakcie wyborów do ich zakończenia (wyznaczenie osób odpowiedzialnych), 13. wnioskowanie o udzielenie stosownych uprawnień i upoważnień dla pracowników realizujących zadania operatorów informatycznych. 5. COM 1. przygotowanie w oparciu o Kodeks Wyborczy informacji o sposobie dopisywania się do rejestru wyborców, do spisu wyborców o 4

5 możliwości głosowania korespondencyjnego i przez pełnomocnika, opracowanie wniosków i publikacja w BIP -WYBORY, 2. zawnioskowanie do Sekretarza Miasta Słupska o udzielenie stosownych, szczegółowych uprawnień i upoważnień dla pracowników COM m.in. do podpisywania aktualizacji nanoszonych w spisach wyborców, do wydawania zaświadczeń itp., 3. udział w szkoleniach przygotowanych przez KBW, 4. weryfikacja w programie KSAT kandydatów na członków Obwodowych Komisji Wyborczych, 5. weryfikacja w rejestrze wyborców członków Obwodowych Komisji Wyborczych zamieszczonych na Platformie Wyborczej, 6. sprawdzenie wygenerowanych i wydrukowanych przez AT-RI spisów wyborców (pod kątem prawidłowego nazewnictwa ulic), 7. podpisanie spisów wyborców bezpiecznym podpisem elektronicznym, 8. bieżąca aktualizacja spisów wyborców, weryfikacja mieszkańców Słupska (zgony, wymeldowania, przemeldowania, zameldowania), 9. tworzenie list dodatkowych w systemie KSAT i codzienna ich weryfikacja (zgony, wymeldowania, przemeldowania, zameldowania), 10. dopisywanie do spisu wyborców żołnierzy, policjantów i innych funkcjonariuszy odbywających służbę poza miejscem stałego zamieszkania, 11. powiadomienie mieszkańców Słupska o miejscu i czasie wyłożenia do wglądu spisów wyborców, 12. składanie wniosków o dopisanie do spisu, wyborców niepełnosprawnych w wybranym przez siebie obwodzie głosowania, 13. weryfikacja wniosków o wpisanie do rejestru wyborców, kontrola w miejscu zamieszkania wnioskodawcy; przygotowanie decyzji (5 dni), wprowadzenie danych do systemu KSAT i na Platformę Wyborczą, zawiadomienie innej gminy o wpisaniu ich mieszkańca do rejestru wyborców miasta Słupska, 14. wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania dla osób chcących zagłosować w innym miejscu niż są wpisani do rejestru wyborców, 15. przygotowanie pism o sporządzenie wykazów wyborców w obwodach zamkniętych i prowadzenie szczegółowych uzgodnień z osobami odpowiedzialnymi za ich wykonanie, 16. tworzenie spisów wyborców w obwodach zamkniętych na podstawie uzyskanych wcześniej wykazów (weryfikacja osób), 17. przygotowanie pełnomocnictw do głosowania (sporządzenie, odbiór podpisu), 18. przygotowanie pism informujących inne gminy o przebywaniu ich mieszkańców w odwodach zamkniętych na terenie miasta Słupska i ich wysyłanie, 19. przygotowanie danych do meldunku przedwyborczego /ilość wyborców w poszczególnych obwodach zgodnie ze spisem wyborców/, 20. wykonanie meldunku przedwyborczego i wyborczego na Platformie Wyborczej, 5

6 21. przygotowanie kompletnych teczek dla OKW, zawierających spis podstawowy, dodatkowy, wykaz pełnomocników oraz aktualny opis, 22. przekazanie spisów wyborców Obwodowym Komisjom Wyborczym w przeddzień głosowania, 23. dyżur pracowników Referatu Ewidencji Ludności w dniu wyborów od otwarcia do zamknięcia lokali wyborczych. 7. SM 1. zabezpieczenie transportu dla urzędników wyborczych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań wyborczych, 2. sprawdzenie gotowości lokali wyborczych na dzień wyborów i zabezpieczenie środków transportu w dniu wyborów, 3. odbiory przygotowanych do prac wyborczych OKW - ostatni tydzień przed wyborami, 4. ewentualna pomoc w transporcie kart do głosowania w dniu wyborów do siedzib OKW, 5. 2 pojazdy do stałej dyspozycji w dniu wyborów sytuacje awaryjne (informatycy) oraz dla urzędników wyborczych. 8. K 1. sprawozdanie z rozliczenia dotacji, 2. wypłata wynagrodzeń dla operatorów informatycznych, Urzędników Wyborczych i członków OKW 3. zapłata należności z tytułu zakupów (faktury) 4. wypłata należności wynikających z umów i nagród dla pracowników UM, 5. przygotowanie stosownej dokumentacji finansowej, sprawozdania i rozliczenia dotacji. 9. ZiSS 1. podanie do publicznej wiadomości informacji w w/w zakresie (zakładka na stronie miejskiej i w BIP), 2. ewentualne wsparcie i współpraca w zakresie dialogu i uzgodnień z placówkami będącymi siedzibami OKW (żłobki) w kwestii przygotowania lokali wyborczych, 3. zapewnienie transportu dla osób z niepełnosprawnościami 1 pojazd dyżurujący, 4. przekazanie do odpowiednich organizacji i instytucji informacji o możliwości skorzystania z takiego transportu oraz o warunkach skorzystania oraz sposobie umawiania, rezerwacji itd. 10. E wsparcie i współpraca w zakresie uzgodnień z placówkami oświaty, będącymi siedzibami OKW (przedszkola, szkoły). PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Krystyna Danilecka-Wojewódzka 6