Pytania dotyczące CZĘŚCI III DPSN - DOBRE PRAKTYKI CZŁONKÓW RAD NADZORCZYCH

Transkrypt

1 Pytania dotyczące CZĘŚCI III DPSN - DOBRE PRAKTYKI CZŁONKÓW RAD NADZORCZYCH 1. (Ad. III. 1) Jakie informacje powinna zawierać samoocena rady nadzorczej jako odrębny dokument (punkt III.1.2 Dobrych Praktyk) skoro i tak publikowane jest sprawozdanie Rady Nadzorczej wraz z opisem działalności jej komisji. Jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy dokonywaniu przez Radę nadzorczą samooceny? Zgodnie z zasadą II.6 Dobrych Praktyk samoocena rady nadzorczej stanowi uzupełnienie publikowanego na stronie internetowej spółki sprawozdania z działalności rady nadzorczej. Ocena ta powinna stanowić cenne źródło informacji na temat aktywności i jakości nadzoru sprawowanego przez radę. W sporządzeniu tej samooceny pomocne mogą być kryteria zawarte w sekcji II pkt 8 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej). Zgodnie z tym Zaleceniem samoocena taka powinna obejmować ocenę składu, organizacji i działania rady jako grupy; uwzględniać ocenę kompetencji i skuteczności poszczególnych członków rady i komitetów rady oraz ocenę wyników pracy rady w świetle postawionych celów. 2. (Ad. III. 1) Czy rada nadzorcza ma dokonać samooceny za 2007 r. i przedstawić ją walnemu zgromadzeniu, które odbędzie się np. w marcu 2008, czy dopiero za rok 2008 i przedstawić zwyczajnemu walnemu w 2009 r.? Z uwagi na to, że zasady obowiązują od 1 stycznia 2008 r. rada nadzorcza powinna przedstawić zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu, które odbywa się w 2008 roku, ocenę swojej pracy. 3. (Ad. III. 1) Prosimy o sprecyzowanie czy przygotowane przez radę nadzorczą opinie dotyczące poszczególnych projektów uchwał walnego zgromadzenia mają być przekazywane do wiadomości publicznej, czy też powinny pozostać np. do wiadomości rady nadzorczej lub zarządu? Nie. Wynika to wprost z treści zasady w jej końcowej części. Zwrócenie się przez zarząd o uzasadnienie jest równoznaczne ze spełnieniem tej zasady przez zarząd, niezależnie od tego, czy uzasadnienie zostanie złożone. Natomiast korelatem tej zasady jest zasada nr 3 w części IV, która za dobrą praktykę uznaje przedstawianie uzasadnienia przez akcjonariusza występującego z projektem uchwały. 4. (Ad. III. 1) Czy na pewno rada nadzorcza ma dokonać samooceny za 2007 r. i przedstawić ją walnemu zgromadzeniu w 2008, a nie w 2009 r.? Przecież w 2007 r. obowiązywały "Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005", a rada składa sprawozdanie za 2007 r., zgodnie z zasadą 18 "Dobrych praktyk w spółkach publicznych 2005": Rada nadzorcza corocznie przedkłada walnemu zgromadzeniu zwięzłą ocenę sytuacji spółki, a nie samoocenę. Fakt, że zasada zawarta w Dobrych Praktykach, dotycząca dokonywania samooceny pracy rady nadzorczej, nie obowiązywała w 2007 r. nie oznacza, że rada nadzorcza nie może dokonać i przedstawić takiej oceny walnemu zgromadzeniu w 2008 r., zgodnie z obowiązującym obecnie zbiorem Dobrych praktyk. Ponadto, obowiązek dokonywania corocznej samooceny, wynikający z zasady III.1.2) i okoliczność przestrzegania przez radę nadzorczą spółki giełdowej tej zasady w roku 2008, pozostaje bez ścisłego związku z faktem, iż Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005 postulowały dokonywanie przez radę nadzorczą zwięzłej oceny sytuacji spółki.

2 5. (Ad. III. 1) Zgodnie z DPSN, rada nadzorcza powinna raz w roku sporządzać i przedstawiać zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu zwięzłą ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla spółki". W jaki sposób należy przekazać akcjonariuszom sporządzoną przez radę nadzorczą zwięzłą ocenę sytuacji spółki? Zgodnie z zasadą II.1.4 spółka zamieszcza na stronie internetowej dokumenty związane z walnymi zgromadzeniami, co najmniej na 14 dni przed planowaną data walnego zgromadzenia. W taki sam sposób powinna zostać opublikowana sporządzona przez radę nadzorczą zwięzła ocena sytuacji spółki. 6. (Ad. III. 1) Prosimy o sprecyzowanie, czy ocena pracy rady nadzorczej, ocena sytuacji spółki z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla spółki powinna stanowić część rocznego sprawozdania z działalności rady nadzorczej, czy też powinny to być dokumenty niezależne od rocznego sprawozdania rady? Samoocena pracy rady nadzorczej oraz ocena sytuacji spółki z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla spółki powinny być przede wszystkim przedstawione zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu spółki. Samoocena pracy rady nadzorczej o której mowa w zasadzie III.1.2 powinna stanowić element sprawozdania z działalności rady. Odnośnie do sporządzanej przez radę nadzorczą oceny sytuacji spółki, w opinii Giełdy ocena ta powinna być przedstawiona zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu w osobnym dokumencie, wraz z innymi dokumentami udostępnianymi na walne zgromadzenie. 7. (Ad. III. 2) W jakim terminie i w jaki sposób członek rady nadzorczej powinien przekazać spółce informację o powiązaniach z akcjonariuszem, o których mowa w cz. III ust. 2 Dobrych praktyk..? Czy jest jakiś formularz takiej informacji, czy należy ją przekazywać co roku, czy też wystarczy raz? Są to kwestie komunikacji wewnątrz spółki. Istotne jest jednak, aby informacje te były aktualne, to jest aby członek rady nadzorczej informował spółkę o każdym fakcie wystąpienia czy też zmianie charakteru powiązań łączących go ze znacznym akcjonariuszem. 8. (Ad. III. 2) W części III DPSN w pkt 2 użyto nieprecyzyjnego pojęcia dotyczącego powiązania natury innej. Jak szeroko należy to sformułowanie interpretować? Zapis ten dotyczy powiązań natury innej, mogących mieć wpływ na stanowisko członka rady nadzorczej w sprawie rozstrzyganej przez radę. Zidentyfikowanie takich powiązań oraz przekazanie informacji na ten temat należy przede wszystkim do samego zainteresowanego, czyli do członka rady nadzorczej. 9. (Ad. III. 3) Czy członkowie rady nadzorczej powinni uczestniczyć w każdym walnym zgromadzeniu w składzie umożliwiającym udzielenie merytorycznej odpowiedzi? Rodzi się wątpliwość w przypadku zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia na żądanie akcjonariusza, gdyż rada nadzorcza może nie posiadać odpowiedniej wiedzy lub zajętego stanowiska w przedmiotowej sprawie. Dobra praktyka, o której mowa w tym pytaniu, dotyczy zapewnienia możliwości a nie gwarancji udzielenia merytorycznej odpowiedzi. 10. (Ad. III. 6) Czy będzie zachowana niezależność członka rady nadzorczej w przypadku, kiedy jest

3 desygnowany lub zgłoszony przez akcjonariusza mającego prawo do wykonywania powyżej 5% ogólnej liczby głosów na walnym zgromadzeniu? O niezależności członka rady nadzorczej nie decyduje fakt, kto go do rady zgłasza, lecz okoliczność istnienia powiązań ze spółką i z podmiotami z nią powiązanymi. Podczas wyboru członka rady nadzorczej przez walne zgromadzenie fakt istnienia powiązań w kontekście spełniania kryteriów niezależności powinien podlegać również ocenie samego kandydata na członka rady nadzorczej, poprzez złożenie przez niego stosownego oświadczenia. Za osobę spełniającą kryteria niezależności nie może być natomiast z pewnością uznana osoba będąca pracownikiem spółki, podmiotu zależnego lub stowarzyszonego. 11. (Ad. III. 6) W spółce nie jest stosowana zasada 6 dobrych praktyk członków rad nadzorczych (dwóch członków niezależnych), ponieważ już dwa lata temu walne zgromadzenie nie zaleciło stosowania w spółce takiej zasady. Czy będzie prawidłowe stanowisko spółki w raporcie bieżącym o niestosowaniu tej zasady, wraz z wyjaśnieniem, że zmiana należy do kompetencji walnego zgromadzenia akcjonariuszy? Tak. 12. (Ad. III. 6) Bardzo proszę o wyjaśnienie jak należy rozumieć definicję niezależności w kontekście Dobrych Praktyk 2008 i rozporządzeń unijnych na jakie powołują się Dobre Praktyki. Kryteria niezależności zostały sprecyzowane w Załączniku nr II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r., dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej), do którego to Załącznika odwołują się Dobre praktyki. Proszę zwrócić jednak uwagę na to, że Dobre Praktyki nie uznają, odmiennie niż wspomniane zalecenia UE, pracowników spółki za członków niezależnych. 13. (Ad. III. 7) Czy rada nadzorcza, w której zasiada minimalna wymagana przez prawo liczba członków, pełniąca funkcje komitetu audytu musi to w jakiś sposób raportować? Wypełnianie przez radę nadzorczą, w której zasiada minimalna liczba członków wymagana przez prawo, funkcji komitetu audytu nie stanowi naruszenia zasad Dobrych praktyk. Publikacja informacji w kwestii wypełniania przez radę nadzorczą funkcji komitetu audytu nie stanowi obowiązku spółki, jednak z pewnością stanie się dobra praktyką w tym zakresie. 14. (Ad. III. 7) W radzie nadzorczej emitenta zasiada minimalna wymagana przez prawo liczba członków a rada pełni kolegialnie funkcje komitetu audytu. Czy zasada nr III.7 jest przestrzegana, jeśli w skład rady nie wchodzi przynajmniej jeden członek niezależny posiadający kompetencje w dziedzinie finansów i rachunkowości? Nie. W przypadku pełnienia przez radę nadzorczą funkcji komitetu audytu, zastosowanie mają również zasady dotyczące składu tego komitetu oraz jego zadań i funkcjonowania. A więc w przypadku, gdy rada nadzorcza zgodnie z zasadą nr III.7 pełni funkcje komitetu audytu, zgodnie z tą zasadą w jej skład powinien wchodzić przynajmniej jeden członek niezależny posiadający kompetencje w dziedzinie finansów i rachunkowości. 15. (Ad. III. 8) Oficjalne tłumaczenie Zaleceń Komisji Europejskiej dotyczącej roli dyrektorów niewykonawczych ( ) opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 25 lutego 2005 nie przewiduje pojęć takich jak komitet czy też zadania komitetu. Prosimy o potwierdzenie, iż jako synonim komitetu w

4 tłumaczeniu Załącznika nr I należy rozumieć komisję (np. pojęcie komitetu audytowego będzie odpowiednikiem pojęcia komisji rewizyjnej ), natomiast jako zadania komitetu należy rozumieć pojęcie roli komisji. Tak, takie rozumienie jest poprawne. 16. (Ad. III. 8) Jak należy rozumieć określenia zawarte w Załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej), na który powołanie jest w zasadzie 6 w części III Dobrych praktyk... : - dyrektor wykonawczy - dyrektor niewykonawczy - dyrektor zarządzający Pod pojęciem zarówno dyrektora wykonawczego jak i dyrektora zarządzającego należy rozumieć członka zarządu. Z kolei pojęcie dyrektor niewykonawczy oznacza członka rady nadzorczej. 17. (Ad. III. 8) W jaki sposób spółka ma sprawdzać spełnianie przez członków rady nadzorczej kryteriów niezależności? Spółka ma przede wszystkim zapewnić, by członkowie rady nadzorczej przekazywali spółce bieżące informacje dotyczące spełniania przez członków rady nadzorczej kryteriów niezależności. Członkowie rady nadzorczej mogą zobowiązać się do złożenia deklaracji odnośnie do spełniania kryteriów niezależności oraz do informowania spółki o wszelkich zmianach w tym zakresie. Jest to jednak tylko przykładowe rozwiązanie w tym zakresie. 18. (Ad. III. 8) Czy zasada III.8, dotycząca zadań i funkcjonowania komitetów jest bezprzedmiotowa, jeżeli w radzie nadzorczej Emitenta nie funkcjonują komitety rady nadzorczej? W sytuacji, gdy w spółce nie funkcjonują komitety,, wtedy zasada III.8 jest bezprzedmiotowa, z wyjątkiem sytuacji pełnienia funkcji komitetu audytu przez radę nadzorczą w której zasiada minimalna liczba członków. Jeżeli w radzie nadzorczej emitenta zasiada minimalna wymagana przez prawo liczba członków oraz spełnione są kryteria, o których mowa w zasadzie III.7 (przynajmniej jeden członek niezależny posiadający kompetencje w dziedzinie finansów i rachunkowości), to zalecenia Komisji Europejskiej dotyczące zadań i funkcjonowania komitetów o których mowa w zasadzie III.8 mogą mieć zastosowanie w stosunku do całej rady nadzorczej, w zależności od decyzji spółki. W takiej sytuacji w przypadku niestosowania powyższych Zaleceń Komisji Europejskiej Emitent ma obowiązek przekazać stosowny raport o naruszaniu zasady III (Ad. III. 8) Jak należy rozumieć definicję niezależności w kontekście Dobrych Praktyk 2008 i dokumentów Komisji Europejskiej, na jakie powołują się Dobre Praktyki? Kluczowym dokumentem jest zalecenie Komisji Europejskiej dotyczące roli dyrektorów niewykonawczych (dostępna na stronie w języku polskim i angielskim). Dodatkowo granice niezależności wyznaczają same Dobre Praktyki, w Zasadzie nr III.6 Zbioru Dobre praktyki spółek notowanych na GPW. 20. (Ad. III.9) W jaki sposób rada nadzorcza wyraża aprobatę, o której mowa w części II pkt 3 i czy brak

5 aprobaty rady nadzorczej w tym zakresie skutkuje nie przestrzeganiem zasad wymienionych w części II pkt 3 i część III pkt 9 DPSN. O ile statut Spółki nie wskazuje konieczności wyrażenia w formie uchwały zgody na dokonanie transakcji z podmiotem powiązanym, aprobata rady nadzorczej, o której mowa w zasadzie II.3 i III.9, może poza formą uchwały być wyrażona poprzez zapoznanie się rady nadzorczej z transakcją z podmiotem powiązanym. Zapoznanie się rady nadzorczej z planowaną umową/transakcją z podmiotem powiązanym nie musi znaleźć swojego odzwierciedlenia w uchwale - może natomiast znaleźć swoje odzwierciedlenie w protokole z posiedzenia rady nadzorczej. Należy jednak zauważyć, że brak aprobaty rady nadzorczej na umowę/transakcję o której mowa w zasadzie II.3 i III.9 powinien znaleźć swoje odzwierciedlenie w uchwale. W przypadku braku takiej aprobaty niewątpliwie mamy do czynienia z naruszeniem zasady nr III.9, natomiast naruszenie zasady II.3 następuje w sytuacji, gdy zarząd przed zawarciem takiej umowy nie zwróci się do rady nadzorczej o uzyskanie aprobaty