POLITYKA. zarz dzania adem korporacyjnym. w Banku Spó dzielczym w Szczekocinach

Transkrypt

1 Za cznik do Uchwa y Nr 1/10/2018 Zarz du Banku z dnia 13 czerwca 2018 r Za cznik do Uchwa y Nr 4/3/2018 Rady Nadzorczej Banku z dnia 29 czerwca 2018 r POLITYKA zarz dzania adem korporacyjnym w Banku Spó dzielczym w Szczekocinach SZCZEKOCINY, CZERWIEC 2018

2 1 W zwi zku z opublikowaniem przez Komisj Nadzoru Finansowego Zasad adu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych, Bank Spó dzielczy w Szczekocinach, zwany dalej Bankiem opracowa i wprowadza Polityk zarz dzania adem korporacyjnym, zwan dalej Polityk. 2 Polityka zarz dzania adem korporacyjnym, obejmuje nast puj ce obszary: 1. Organizacja i struktura organizacyjna 2. Relacja z udzia owcami, 3. Organ zarz dzaj cy, 4. Organ nadzoruj cy, 5. Polityka wynagradzania, 6. Polityka informacyjna, 7. Dzia alno promocyjna i relacje z klientami, 8. Kluczowe systemy i funkcje wewn trzne, 9. Wykonywanie uprawnie z aktywów nabytych na ryzyko klienta nie dotyczy Banku, poniewa Bank nie prowadzi ww. dzia alno ci. 3 Organizacja i struktura organizacyjna: 1. Organizacja Banku umo liwia osi ganie d ugoterminowych celów prowadzonej dzia alno ci, jest dostosowana do aktualnej oraz planowanej dzia alno ci, 2. Struktura organizacyjna Banku jest dostosowana do specyfiki dzia alno ci oraz skali, z o ono ci i profilu ryzyka wyst puj cego w Banku, 3. Podzia zada, sprawozdawczo ci i zasady kontroli s jasno i jednoznacznie okre lone w procedurach wewn trznych oraz w zakresach obowi zków pracowników Banku, w sposób zapewniaj cy, e zadania nie nak adaj si, a odpowiedzialno za poszczególne obszary dzia ania jest jednoznacznie okre lona, 4. Struktura organizacyjna obejmuje wszystkie poziomy zarz dzania pogrupowane w funkcyjne piony, obejmuj ce wszystkie istotne grupy procesów, realizowanych przez Bank. 5. Struktura organizacyjna znajduje swoje odzwierciedlenie mi dzy innymi w: a. Regulaminie dzia ania Zarz du oraz Regulaminie organizacyjnym w zakresie nadzoru nad poszczególnymi pionami, komórkami i jednostkami organizacyjnymi oraz zasadach odpowiedzialno ci za poszczególne obszary funkcjonowania Banku, b. Regulaminie funkcji kontroli wewn trznej w zakresie organizacji systemu kontroli wewn trznej,

3 c. Instrukcji sporz dzania informacji zarz dczej, gdzie zdefiniowano m.in. zakres informacji, cz stotliwo, komórki sporz dzaj ce i odbiorców informacji, d. Pozosta ych regulacjach Banku, które s okresowo weryfikowane przez Zarz d i Rad Nadzorcz mi dzy innymi pod k tem spójno ci z zatwierdzon struktur organizacyjn. 6. Podstawowa struktura organizacyjna, zatwierdzona przez Zarz d i Rad Nadzorcz jest publikowana na stronie internetowej Banku. 7. Zarz d odpowiada za dobór kadr o odpowiednich do realizowanych zada kwalifikacjach. 8. Bank stosuje plany ci g o ci dzia ania maj ce na celu zapewnianie ci g o ci dzia ania i ograniczenia strat na wypadek powa nych zak óce w dzia alno ci. Plany ci g o ci dzia ania s elementem zarz dzania ryzykiem operacyjnym. 9. W ramach oceny poziomu ryzyka operacyjnego Rada Nadzorcza i Zarz d s informowane o wszystkich stwierdzonych nadu yciach, zg oszonych i zarejestrowanych w Rejestrze zdarze ryzyka operacyjnego. 10. Bank zapewnia pracownikom odpowiedni dost p do informacji o zakresach uprawnie, obowi zkach i odpowiedzialno ci poszczególnych komórek organizacyjnych. Wszyscy pracownicy Banku s powiadamiani o ka dej zmianie regulaminu organizacyjnego, co po wiadczaj w stosownych o wiadczeniach. 11. Bank zapewnia anonimowy system informowania o nieprawid owo ciach. W Banku funkcjonuje system anonimowego zg aszania wskazanemu cz onkowi Zarz du lub cz onkowi Rady Nadzorczej informacji narusze przepisów zewn trznych, regulacji wewn trznych oraz zasad etycznych. 12. Prawa pracowników s nale ycie chronione, a ich interesy nale ycie uwzgl dniane. Powy sze zasady znalaz y odzwierciedlenie w Regulaminie pracy, zakresach obowi zków pracowników, w Regulaminie organizacyjnym oraz w Instrukcji zarz dzania kadrami Banku. 4 Relacja z udzia owcami: 1. Bank dzia a w interesie wszystkich udzia owców z poszanowaniem interesu klientów. 2. Bank zapewnia udzia owcom w a ciwy dost p do informacji, poprzez wywieszanie informacji na tablicach og osze w miejscu wykonywania czynno ci, na stronie internetowej w ramach Polityki informacyjnej, w formie publikacji oraz podczas Zebra Grup Cz onkowskich. 3. Udzia owcy mog wp ywa na funkcjonowanie instytucji nadzorowanej wy cznie poprzez decyzje organu stanowi cego nie naruszaj c kompetencji pozosta ych organów, co wynika ze Statutu Banku.

4 4. Udzia owcy w swych decyzjach powinni kierowa si interesem Banku. 5. Udzia owcy nie powinni wykorzystywa swojej pozycji do podejmowania decyzji prowadz cych do przeniesienia aktywów z Banku do innych podmiotów, a tak e do nabycia lub zbycia albo zawierania innych transakcji powoduj cych rozporz dzenie przez Bank jej maj tkiem na warunkach innych ni rynkowe, czy te z nara eniem bezpiecze stwa lub interesu Banku. 6. Przeprowadzenie transakcji z podmiotem powi zanym jest zawsze uzasadnione interesem Banku, w stosunku do podmiotów powi zanych Bank nie stosuje korzystniejszych warunków obs ugi. 7. Udzielanie kredytów podmiotom powi zanym jest dokonane w sposób transparentny w oparciu o zapisy regulacji wewn trznych Banku, zatwierdzanych przez Rad Nadzorcz. 8. Udzia owcy odpowiadaj za utrzymanie pozycji kapita owej Banku zdefiniowanej w Polityce kapita owej (w tym w Polityce dywidendowej) Banku. 9. Udzia owcy s odpowiedzialni za niezw oczne dokapitalizowanie Banku w sytuacji, gdy jest to niezb dne do utrzymania kapita ów w asnych oraz niezw oczne dostarczenie wsparcia finansowego w sytuacji na poziomie wymaganym przez przepisy prawa lub regulacje nadzorcze, a tak e gdy wymaga tego bezpiecze stwo. 10. W Banku nie stosuje si zasady uprzywilejowania udzia ów. 11. Powy sze zasady maj odzwierciedlenie w regulaminach obejmuj cych zasady dzia ania organów statutowych Banku. Zarz d organ zarz dzaj cy: 5 1. Cz onkowie Zarz du Banku posiadaj odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz daj r kojmi nale ytego wykonywania powierzonych im obowi zków. 2. Zarz d jest jedynym uprawnionym i odpowiedzialnym za zarz dzanie dzia alno ci Banku, w tym za prowadzenie spraw, planowanie, organizowanie, decydowanie, kierowanie oraz kontrolowanie dzia alno ci Banku. 3. Prac Zarz du kieruje Prezes, a wewn trzny podzia obowi zków w Zarz dzie zapewnia unikanie konfliktów interesów. 4. Pe nienie funkcji w Zarz dzie powinno stanowi g ówny obszar aktywno ci zawodowej cz onka Zarz du. 5. Powy sze zasady reguluje Regulamin dzia ania Zarz du i Regulamin organizacyjny. 6. Posiedzenia Zarz du odbywaj si w j zyku polskim. 6 Rada Nadzorcza, Komitet Audytu organ nadzoruj cy:

5 1. Cz onkowie Rady Nadzorczej Banku posiadaj odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz daj r kojmi nale ytego wykonywania powierzonych im obowi zków. 2. Indywidualne kompetencje poszczególnych cz onków Rady Nadzorczej powinny uzupe nia si w taki sposób, aby umo liwia zapewnienie odpowiedniego poziomu kolegialnego sprawowania nadzoru nad wszystkimi obszarami dzia ania. 3. Rada Nadzorcza oraz poszczególni jej cz onkowie przy wykonywaniu nadzoru kieruj si obiektywn ocen i os dem. 4. Okre lony w Statucie sk ad liczebny Rady Nadzorczej jest adekwatny do charakteru i skali prowadzonej przez Bank dzia alno ci. 5. Cz onek Rady Nadzorczej powinien podejmowa aktywno zawodow bez uszczerbku dla dzia alno ci w Radzie Nadzorczej Banku oraz z zachowaniem zasady unikania konfliktów interesów. 6. Powy sze zasady reguluje Regulamin dzia ania Rady Nadzorczej. 7. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywaj si w j zyku polskim. 8. W sk adzie Rady Nadzorczej zapewniony jest odpowiedni udzia cz onków niezale nych, w szczególno ci niezale no ci cechuj si cz onkowie Komitetu Audytu. 9. Komitet Audytu w ramach monitorowania wykonywania czynno ci rewizji finansowej uzgadnia zasady przeprowadzania czynno ci przez podmiot uprawniony do badania sprawozda finansowych. Wspó praca Komitetu Audytu z podmiotem uprawnionym do badania sprawozda finansowych jest udokumentowana. 7 Polityka wynagradzania: 1. Bank wprowadzi transparentn Polityk wynagradzania w Banku Spó dzielczym w Szczekocinach, uwzgl dniaj c zasad proporcjonalno ci oraz sytuacj finansow Banku. 2. Niniejsza Polityka podlega okresowej weryfikacji i ocenie przez Rad Nadzorcz Banku oraz corocznemu/ej audytowi/kontroli wewn trznemu/j. 3. Wyniki oceny przestrzegania Polityki wynagradzania s przekazywane organowi stanowi cemu, tzn. na Zebraniu Przedstawicieli w ramach sprawozdania Rady Nadzorczej. 4. Wynagrodzenia cz onków organu zarz dzaj cego lub osób pe ni cych kluczowe funkcje s finansowane i wyp acane ze rodków Banku, 8 Polityka informacyjna: 1. Bank wdro y Polityk informacyjn, zatwierdzon i co najmniej raz w roku weryfikowan przez Rad Nadzorcz Banku.

6 2. Bank publikuje na tablicy og osze oraz na stronie internetowej wszystkie, wymagane przepisami prawa informacje. 3. Zasady i terminy udzielania odpowiedzi udzia owcom oraz klientom reguluje Instrukcja rozpatrywania reklamacji klientów. 4. Polityka informacyjna Banku zapewnia ochron informacji, zgodnie z przepisami wewn trznymi i zewn trznymi. 9 Dzia alno promocyjna i relacje z klientami: 1. Bank wdro y zasady opracowania materia ów promocyjnych i reklamowych, zgodne z Zasadami adu korporacyjnego w ramach Zasad zarz dzania zmianami. 2. Niniejsze Zasady wprowadzaj wymagania odno nie rzetelno ci, jako ci, poszanowania powszechnie obowi zuj cych przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak równie dobrych obyczajów. 3. Bank rzetelnie i w sposób przyst pny dla przeci tnego odbiorcy informuje o oferowanym produkcie lub us udze, w czasie umo liwiaj cym podj cie decyzji. 4. Bank posiada jasn Instrukcj rozpatrywania reklamacji klientów. Informacja o w/w zasadach znajduje si na tablicach og osze w miejscu wykonywania czynno ci oraz na stronie internetowej Banku. 5. Bank, dochodz c swoich roszcze, w szczególno ci prowadz c dzia ania windykacyjne wobec klientów dzia a profesjonalnie i dba o reputacj instytucji zaufania publicznego. 6. Bank przekazuje klientom wszystkie, niezb dne do podj cia decyzji dokumenty zwi zane z produktami bankowymi. W przypadku, gdyby dokumentacja wymaga a uzupe nienia, zgodnie z przepisami prawa Bank przeka e klientom dokumenty w uzgodniony z nimi sposób. 10 Kluczowe systemy i funkcje wewn trzne: 1. Bank posiada adekwatny, efektywny i skuteczny system kontroli wewn trznej. 2. Zasady przeprowadzania kontroli wewn trznej opisuje, zatwierdzony przez Rad Nadzorcz Regulamin systemu kontroli wewn trznej. 3. System kontroli wewn trznej obejmuje wszystkie poziomy w strukturze organizacyjnej Banku. 4. Rada Nadzorcza okresowo, zgodnie z Systemem Informacji Zarz dczej dokonuje oceny mechanizmów oraz skuteczno ci kontroli wewn trznej w oparciu o oceny wewn trzne i zewn trzne, na podstawie opinii Komitetu Audytu.

7 5. Bank zapewni niezale no funkcji zapewnienia zgodno ci na podstawie zapisów Polityki zgodno ci. 6. Bank zapewnia niezale no audytu wewn trznego. Zadania audytu wewn trznego wykonywane s przez Spó dzielni Systemu Ochrony BPS. 1. Powo ywanie i odwo ywanie osoby kieruj cej osoby kieruj cej komórk do spraw zgodno ci odbywa si za zgod Rady Nadzorczej. 2. W Banku wdro ono adekwatny i skuteczny, dostosowany do skali z o ono ci dzia alno ci i profilu ryzyka, system zarz dzania ryzykiem uwzgl dniaj cy strategi zarz dzania ryzykiem obejmuj c tolerancj na ryzyko okre lon przez Bank. 3. Na proces zarz dzania ryzykiem sk ada si jego identyfikacja, pomiar, szacowanie, monitorowanie oraz stosowanie mechanizmów kontroluj cych i ograniczaj cych zidentyfikowany, zmierzony lub oszacowany poziom ryzyka. 4. Za skuteczno zarz dzania ryzykiem odpowiada Zarz d. Cz onkowie Zarz du, uwzgl dniaj c charakter, skal i z o ono prowadzonej dzia alno ci nie cz odpowiedzialno ci za zarz dzanie danym ryzykiem z odpowiedzialno ci za obszar dzia alno ci generuj cy to ryzyko. 5. Funkcj cz onka Zarz du nadzoruj cego zarz dzanie ryzykiem istotnym pe ni Prezes Zarz du Banku. 6. Rada Nadzorcza zatwierdza i nadzoruje realizacj strategii zarz dzania ryzykiem, sprawuj c nadzór nad skuteczno ci zarz dzania ryzykiem w oparciu o raporty generowane przez sprawny system informacji zarz dczej. 11 Rada Nadzorcza dokonuje regularnej oceny stosowania zasad adu korporacyjnego, w cyklach okre lonych w Instrukcji sporz dzania informacji zarz dczej, a wyniki tej oceny s udost pniane na stronie internetowej Banku oraz przekazywane Zarz dowi i udzia owcom podczas Zebra Grup Cz onkowskich oraz podczas Zebrania Przedstawicieli. 12 Zarz dzanie adem korporacyjnym ma za zadanie m.in. unikanie konfliktów interesów, zdefiniowanych w Polityce zgodno ci. 13 Przestrzeganie Zasad adu korporacyjnego poddawane jest ocenie w ramach systemu kontroli wewn trznej.. 14

8 1. Niniejsza Polityka podlega okresowym przeglądom oraz ocenie jej realizacji przez Radę Nadzorczą, zgodnie z zapisami Instrukcji sporządzania informacji zarządczej. 2. Polityka zarządzania ładem korporacyjnym oraz jej zmiany wchodzą w życie z dniem podjęcia uchwały przez Zarząd i Radę Nadzorczą Banku. Niniejsza Polityka oraz wyniki oceny jej przestrzegania podlegają publikacji na stronie internetowej Banku. Zarząd Banku Rada Nadzorcza Banku