Podział odpowiedzialności współadministratorów, ustalenie podmiotów wchodzących w skład grupy przedsiębiorstw

Transkrypt

1 Podział odpowiedzialności współadministratorów, ustalenie podmiotów wchodzących w skład grupy przedsiębiorstw 1. Stosownie do art. 26 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej: RODO, następujący współadministratorzy, uzgadniają zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO: Iglotex S.A. ul. Leśna 2, Skórcz; Iglotex Dystrybucja sp. ul. Polska 20, Gdynia; Iglotex Centrum Usług Wspólnych ul. Leśna 2, Skórcz; Iglotex Kraków sp. ul. Daszyńskiego 10A, Krzeszowice; Iglotex Łukasz sp. Porosły 99, gmina Choroszcz, powiat białostocki; Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. ul. Sadowa 29, Tarnów; Chłodnia Grudziądz sp. ul. gen J. Kustornia 13, Grudziądz; Przedsiebiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. ul. Sadowa 29, Tarnów; Igloport sp. ul. Polska 20, Gdynia. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 1 z 8

2 2. Poniższa tabelka zawiera podsumowanie przepływów danych w relacjach z CUW sp. w ramach współadministrowanych procesów wraz z określeniem zakresów odpowiedzialności poszczególnych współadministratorów za wypełnianie obowiązków wynikających z RODO, w szczególności w odniesieniu do wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw, oraz obowiązków współadministratorów w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa w art. 13 i 14: Lp. Proces Właściciele / współwłaściciele grupy informacji / właściciel systemu Spółki na rzecz których CUW wykonuje czynności związane z danym procesem Zakres współadministrowania Zakres odpowiedzialności 1 Obsługa prawna (w tym windykacja) Dział Prawny Wszystkie spółki z grupy. 2 Zarządzanie sprzętem chłodniczym 3 Zarządzanie dostępem do środowiska teleinformatycznego Dział Zarządzania Sprzętem Chłodniczym - Logistyka Wtórna IT - Administracja Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. Wszystkie spółki z grupy. Proces związany z obsługą prawną prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz wszystkich podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. współadministruje niniejszym procesem z każdą ze spółek z GK Iglotex. zarządzaniem sprzętem chłodniczym na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami Proces związany z zarządzaniem dostępem do środowiska teleinformatycznego w DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 2 z 8

3 4 Inwestycje 5 Gospodarka nieruchomościami 6 Gospodarka energetyczna Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami Dział Zarządzania Inwestycjami i Nieruchomościami Wszystkie spółki z grupy. Wszystkie spółki z grupy. Wszystkie spółki z grupy. prowadzony jest przez CUW sp. z na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. Proces związany z zarządzaniem nieruchomościami i inwestycjami prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. Proces związany z zarządzaniem nieruchomościami i inwestycjami prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. Proces związany z gospodarką energetyczną prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 3 z 8

4 7 Zarządzanie flotą Flota samochodowa Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. 8 Zarządzanie zasobami ludzkimi Kadry, BHP I HR strategiczny Wszystkie spółki z grupy. 9 Zakupy administracyjne Dział zakupów administracyjnych Wszystkie spółki z grupy. zarządzaniem flotą samochodową na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami Proces związany z zatrudnianiem pracowników i utrzymywaniem stosunku zatrudnienia, szkoleniami BHP i prowadzeniem Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych, przez co należy rozumieć wykonywanie wszystkich obowiązków z zakresu prawa pracy prowadzony jest przez CUW sp. z na rzecz każdego z podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW współadministruje niniejszym procesem z każdą ze spółek z GK Iglotex. Proces związany z dokonywaniem zakupów prowadzony jest przez CUW sp. z na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. w DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 4 z 8

5 10 Wsparcie sprzedaży Biuro wsparcia sprzedaży 11 Wsparcie sprzedaży w tym telesprzedaż Trade detal i gastro - Biuro wsparcia sprzedaży (telesorzedaż) Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. 12 Obsługa finansowa Księgowość - Księgowość Wszystkie spółki z grupy. wsparciem sprzedaży i prowadzony jest na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami wsparciem sprzedaży (w tym telesprzedaż) i prowadzony jest na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami Proces związany z obsługą klientów w zakresie obejmującym rozliczenia (księgowość i kontroling). W zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych klientów i kontrahentów dokonywanym podczas rozliczeń CUW Iglotex. w w DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 5 z 8

6 13 Zakupy Handel - Zakupy Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. Spółki produkcyjne, tj. procesem zakupowym i prowadzony jest na rzecz spółek dystrybucyjnych i w tym zakresie CUW sp procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami w 14 Zakupy Produkcja - Zakupy B2B Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. Chłodnia Grudziądz sp. Iglotex S.A. (dla marki własnej) Przedsiebiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. dokonywaniem zakupów i prowadzony jest na rzecz spółek produkcyjnych i w tym zakresie CUW sp współadministruje niniejszym procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami produkcyjnymi. w produkcyjnymi. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 6 z 8

7 Spółki produkcyjne, tj. 15 Zarządzania jakością Kontrola jakości Przedsiębiorstwo Przemysłu Chłodniczego FRITAR S.A. Chłodnia Grudziądz sp. Iglotex S.A. (dla marki własnej) Przedsiebiorstwo Przemysłu Spożywczego LEWIL IGLOKRAK sp. kontrolą jakości i prowadzony jest na rzecz spółek produkcyjnych i w tym zakresie CUW sp procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami produkcyjnymi. w produkcyjnymi. 16 Zarządzanie zasobami Telefony Wszystkie spółki z grupy 17 Masterdata (Dział do spraw zarządzania danymi podstawowymi). Dział do spraw zarządzania danymi podstawowymi Iglotex Kraków sp. z Iglotex Łukasz sp. Iglotex Dystrybucja sp. Proces związany z zarządzaniem dostępem do środowiska teleinformatycznego (zarządzanie zasobami sprzętowymi) prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz innych podmiotów z GK Iglotex. W tym zakresie CUW sp. Iglotex. Proces związany z zasilaniem jednego wspólnego systemu danymi klientów, ich przedstawicieli, pełnomocników. Proces prowadzony jest przez CUW sp. na rzecz podmiotów dystrybucyjnych. W tym zakresie CUW sp DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 7 z 8

8 procesem wyłącznie ze wskazanymi spółkami 3. Stosownie do art. 26 ust. 3 RODO, niezależnie od niniejszego podziału odpowiedzialności, osoba, której dane dotyczą, może wykonywać przysługujące jej prawa wynikające z RODO, wobec każdego ze współadministratorów. Jeżeli jakikolwiek wniosek lub żądanie trafi do innej spółki z grupy, nie będącej w danym procesie współadministratorem zostaną dołożone należyte starania, aby nadać mu bieg zgodnie z wolą wnioskodawcy. Ostatecznie za realizację żądania odpowiada współadministrator właściwy zgodnie z podziałem odpowiedzialności. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 8 z 8