Załącznik nr 1 Zarządzenie Nr 3/01/2018 z dnia 31 stycznia 2018 r Dyrektora CKU im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Zarządzenie Nr 3/01/2018 z dnia 31 stycznia 2018 r Dyrektora CKU im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie Procedura prowadzenia i postępowania PROCEDURA z dokumentacją pedagogiczną w szkołach dla dorosłych PP_01 w Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie Wydanie PP_01_01 Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r., poz z późn. zm.); 2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 59); 3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.); 4. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 59 i 949); 5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania słuchaczy i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 843); 6. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania słuchaczy i słuchaczy w szkołach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1534); 7. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2017 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2017 r., poz. 170); 8. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2016 r., poz z późn. zm.); 9. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 kwietnia 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie (Dz. U. z 2015 r., poz. 673); 10. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie (Dz. U. z 2017 r., poz. 1663); 11. Statut Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie; 12. Instrukcja kancelaryjna Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie. 1

2 I. Postanowienia ogólne 1. Dokumentację pedagogiczną stanowi dokumentacja przebiegu nauczania oraz pozostała dokumentacja związana z procesem nauczania. 2. Przebieg nauczania dokumentowany jest w szkołach dla dorosłych Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie poprzez prowadzenie: 1) księgi słuchaczy; 2) dzienników lekcyjnych dla każdego oddziału; 3) dzienników innych zajęć; 4) arkuszy ocen słuchacza; 5) księgi arkuszy ocen słuchaczy; 3. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią także: 1) indeksy; 2) uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikacji semestralnej i promowania słuchaczy; 3) uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikacji końcowej słuchaczy; 4) pisemne prace egzaminacyjne słuchaczy; 5) pisemne prace kontrolne słuchaczy liceum ogólnokształcącego 6) pisemne prace kontrolne słuchaczy szkoły policealnej, którzy kończą szkołę w roku 2018 ; 7) protokoły egzaminów: semestralnych, w terminie dodatkowym, poprawkowych, klasyfikacyjnych oraz sprawdzianów wiedzy i umiejętności; 8) protokoły zaliczenia praktyki zawodowej; 9) zezwolenia wydane przez dyrektora placówki na indywidualny program lub tok nauki, 10) zaświadczenia o przebiegu nauczania słuchaczy; 11) dziennika pedagoga/doradcy zawodowego; 12) indywidualne teczki dla słuchaczy objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną; 13) dokumentacja doradcy zawodowego. 4. Dokumentację związaną z procesem nauczania stanowią: 1) protokoły zebrań rady pedagogicznej; 2) protokoły postępowania rekrutacyjnego, 3) rozkłady materiałów (prowadzone zgodnie z Procedurą monitorowania realizacji podstawy programowej); 4) przedmiotowe zasady oceniania. 2

3 5. Dokumentacja pedagogiczna jest własnością placówki i bez pisemnej zgody dyrektora nie wolno jej wynosić poza teren placówki. 6. Osoby posługujące się dokumentacją w trakcie wykonywania swoich obowiązków zobowiązane są do jej ochrony, dbałości i staranności w jej prowadzeniu. 7. Dokumentację przebiegu nauczania prowadzi się w sposób systematyczny i czytelny. 8. Obowiązkiem każdego nauczyciela i uprawnionych pracowników sekretariatu korzystających z dokumentacji nauczania jest zabezpieczenie jej przed zgubieniem i zniszczeniem. 9. Osoby odpowiedzialne za wytwarzanie, przetwarzanie, odtwarzanie oraz posługiwanie się dokumentacją w trakcie czynności związanych z wykonywaniem obowiązków zobowiązane są do ścisłego stosowania zapisów procedury. 10. Osoby uprawnione do dostępu do dokumentacji wytwarzanej w placówce zobowiązane są do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych w niej zawartych, pod odpowiedzialnością karną i dyscyplinarną. 11. Dokumentacja podlega archiwizowaniu, zgodnie z zasadami ujętymi w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, obowiązującym w placówce. II. Postanowienia szczegółowe 1. Księga słuchaczy 1. Księgę słuchaczy zakłada i prowadzi na bieżąco upoważniony pracownik sekretariatu. 2. Księgę słuchaczy przechowuje się w sekretariacie szkoły w zamkniętej na klucz szafie. 3. Do księgi słuchaczy wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania słuchaczy, datę przyjęcia słuchacza do szkoły oraz oddziału, do którego słuchacza przyjęto. W księdze słuchaczy odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez słuchacza. 4. W przypadku, gdy słuchacz nie posiada numeru PESEL, do księgi słuchaczy wpisuje się zamiast numeru PESEL serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. 5. Wpisów w księdze słuchaczy dokonuje się chronologicznie według dat przyjęcia słuchaczy do szkoły. 6. Za prawidłowość sporządzania księgi słuchaczy, zgodność wprowadzonych zapisów z dokumentami źródłowymi i ochronę dokumentu odpowiedzialność służbową i karną ponosi pracownik sekretariatu, któremu powierzono wykonywanie tych czynności. 7. W przypadku popełnienia błędu lub pomyłki sprostowania dokonuje osoba upoważniona przez dyrektora szkoły. Sprostowania dokonujemy kolorem czerwonym poprzez skreślenie 3

4 błędnego zapisu, wpis poprawnych danych, umieszczenie daty i czytelnego podpisu osoby dokonującej korekty. 8. Księga słuchaczy jest dokumentem podlegającym archiwizacji w archiwum zakładowym według kategorii A (hasło: 4210). 2. Dziennik lekcyjny 1. Dziennik lekcyjny odrębny dla każdego oddziału zakłada się na każdy rok szkolny. 2. Dziennik lekcyjny zakłada uprawniony pracownik sekretariatu, najpóźniej do ukończenia pierwszego tygodnia nauki w danym semestrze roku szkolnego. 3. Kartę tytułową dziennika opatruje się podłużną pieczęcią szkoły lub placówki oraz wpisuje oddział, rok szkolny, imię i nazwisko opiekuna oddziału. 4. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora, nazwiska i imiona słuchaczy, daty ich urodzenia, plan nauczania, semestralny plan zajęć (w dziennikach liceum ogólnokształcącego) lub semestralny rozkład zajęć (w dziennikach szkoły policealnej), imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia. Dopuszcza się sporządzenie planu nauczania oraz semestralnego planu zajęć (w dziennikach liceum ogólnokształcącego) lub semestralnego rozkładu zajęć (w dziennikach szkoły policealnej) w postaci wydruku podpisanego przez dyrektora i wklejenie go w wyznaczonym miejscu. 5. Uprawniony pracownik sekretariatu dokonuje zapisów dotyczących zwolnienia słuchacza z zajęć na podstawie decyzji wydanej przez dyrektora placówki i zapisuje numer tej decyzji. 6. Uprawniony pracownik sekretariatu dokonuje skreślenia słuchacza z listy słuchaczy oddziału na podstawie decyzji wydanej przez dyrektora placówki i zapisuje numer tej decyzji. 7. Nauczyciel w dziennikach lekcyjnych odnotowuje: 1) daty i tematy przeprowadzonych zajęć; 2) liczbę przeprowadzonych godzin zajęć; 3) tematy i termin złożenia prac kontrolnych; 4) oceny uzyskane z prac kontrolnych, oceny z ustnych i pisemnych egzaminów semestralnych i egzaminów poprawkowych oraz inne oceny bieżące; 5) informację o dopuszczeniu słuchacza do egzaminu semestralnego. 8. Tematy przeprowadzonych zajęć wpisuje się w formie celu ogólnego (głównego). Niedopuszczalny jest temat jednowyrazowy. 4

5 9. Jednostki lekcyjne numeruje się narastająco. W przypadku zastępstwa merytorycznego wpisuje się kolejny numer lekcji. 10. Nauczyciel potwierdza przeprowadzenie zajęć podpisem złożonym przy wpisanym temacie. Brak podpisu w dzienniku po odbytych zajęciach jest naruszeniem porządku pracy. 11. Termin złożenia pracy kontrolnej powinien przypadać w terminie 3 i 4 zjazdu słuchaczy. 12. W miejscu odnotowania ocen uzyskanych z prac kontrolnych oraz ocen z ustnych i pisemnych egzaminów semestralnych i egzaminów poprawkowych nauczyciel zamieszcza informację o ilości sprawdzonych i zrecenzowanych prac kontrolnych, ilości sprawdzonych pisemnych prac egzaminacyjnych, ilości słuchaczy, którzy przystąpili do egzaminu ustnego, informację o terminie i czasie trwania egzaminów oraz składa swój podpis. 13. Nauczyciel odnotowuje informację o dopuszczeniu słuchacza do egzaminu semestralnego w dzienniku lekcyjnym na karcie Ocena postępów w nauce, zamieszczając wpis dopuszczony do egzaminu. 14. Informację o dopuszczeniu słuchacza do sesji egzaminacyjnej nauczyciel prowadzący zajęcia zamieszcza na miesiąc przed terminem egzaminu semestralnego. 15. Obecność na poszczególnych jednostkach zajęć lekcyjnych słuchacze potwierdzają podpisem w dzienniku lekcyjnym na karcie Wykaz uczęszczania słuchaczy. 16. Nauczyciel na miesiąc przed terminem egzaminu semestralnego oraz w dniu przeprowadzenia ostatnich zajęć dydaktycznych w semestrze dokonuje obliczenia frekwencji poszczególnych słuchaczy na zajęciach oraz frekwencji oddziału na tych zajęciach. Odnotowuje je w dzienniku lekcyjnym na karcie Wykaz uczęszczania słuchaczy. 17. Opiekun oddziału, w terminie do 9 dni od zakończenia zajęć dydaktycznych w danym semestrze dokonuje obliczenia frekwencji dla całego oddziału. Obliczenia odnotowywane są w dzienniku lekcyjnym na karcie Zestawienie obecności słuchaczy na zajęciach. 18. Opiekun oddziału, w terminie 9 dni od zakończenia zajęć dydaktycznych w semestrze zobowiązany jest złożyć kompletnie wypełniony dziennik zajęć dyrektorowi lub wicedyrektorowi szkoły, zgodnie z przydziałem organizacyjnym. Niewywiązanie się z powyższego obowiązku lub złożenie dokumentacji niekompletnej stanowi naruszenie porządku pracy, a nauczyciel podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. 19. Opiekun oddziału wypełnia tabele na potrzeby SIO i GUS oraz zestawienia klasyfikacyjne. 5

6 20. Opiekun oddziału wpisuje ważniejsze wydarzenia. 21. Opiekun oddziału, w terminie 2 dni od zakończenia zajęć dydaktycznych w danym semestrze sporządza pisemne zestawienie słuchaczy dopuszczonych do sesji egzaminacyjnej i składa je w sekretariacie placówki. (Załącznik 1). 22. Opiekun oddziału, w terminie 2 dni od terminu ostatniego egzaminu semestralnego sporządza Zestawienie wyników klasyfikacji (Załącznik 8). 23. Opiekun oddziału, w terminie 2 dni od terminu ostatniego egzaminu w terminie dodatkowym lub egzaminu poprawkowego sporządza pisemne Zestawienie wyników klasyfikacji po egzaminach poprawkowych i w terminie dodatkowym (Załącznik 8a). 24. Opiekun oddziału, w terminie 2 dni od zebrania rady pedagogicznej klasyfikacyjnej zobowiązany jest złożyć kompletnie wypełniony dziennik zajęć dyrektorowi lub wicedyrektorowi placówki, zgodnie z przydziałem organizacyjnym. Niewywiązanie się z powyższego obowiązku lub złożenie dokumentacji niekompletnej stanowi naruszenie porządku pracy, a nauczyciel podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. 25. Dyrektor lub wicedyrektor dokonuje stosownych zapisów dotyczących przeprowadzonych kontroli dokumentacji i obserwacji zajęć. 26. Dyrektor lub wicedyrektor po zakończeniu roku szkolnego dostarcza wypełniony dziennik lekcyjny do sekretariatu placówki. Dzienniki przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum zakładowego. 27. Wszystkich wpisów w dzienniku lekcyjnym dokonuje się w kolorze czarnym lub niebieskim, pismem czytelnym, w języku polskim, starannie, z zachowaniem zasad pisowni i gramatyki języka polskiego. Dopuszcza się sporządzenie tematów przeprowadzonych zajęć w postaci wydruku podpisanego przez nauczyciela prowadzącego dane zajęcia edukacyjne i wklejenie go w miejscu tematyki zajęć edukacyjnych do dziennika lekcyjnego, co jest równoznaczne z wpisem do dziennika lekcyjnego. 28. Wszelkie poprawki i oczywiste pomyłki w dzienniku zajęć innych dokonuje osoba, która je popełniła, z zachowaniem określonych zasad. 29. Niedopuszczalne jest wymazywanie, zamazywanie lub usuwanie zapisów korektorem. 30. Od nauczycieli wymaga się staranności, czytelności zapisów i bieżącego wypełniania dziennika lekcyjnego. 31. Za niesystematyczne wypełnianie dziennika lekcyjnego, pomijania obowiązujących zasad przy jego prowadzeniu nauczyciel podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. 6

7 32. Dziennik lekcyjny przechowywany jest w zamkniętej szafie w wyznaczonym miejscu. Na czas prowadzenia zajęć, zgodnie z planem zajęć, nauczyciel pobiera dziennik z wyznaczonego miejsca. Po zakończonych zajęciach nauczyciel jest zobowiązany dostarczyć dziennik do miejsca jego przechowywania bez zbędnej zwłoki. Zabrania się pozostawiania dziennika w salach lekcyjnych lub przekazywania go do wyznaczonego miejsca przez słuchacza lub inną osobę. 33. Dopuszcza się przekazanie dziennika lekcyjnego przez nauczyciela, nauczycielowi, który rozpoczyna kolejne zajęcia w danym oddziale 34. Za zagubienie dziennika, pozostawienie go bez nadzoru, samowolne wynoszenie poza teren placówki (za wyjątkiem nauczycieli prowadzących zajęcia poza budynkiem szkolnym) ujawnienie danych osobowych osobom nieuprawnionym do dostępu do danych osobowych w nich zawartych nauczyciel ponosi konsekwencje dyscyplinarne. 35. Dzienniki lekcyjne oddziałów pracownik sekretariatu przekazuje do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 36. Dzienniki są dokumentami podlegającymi archiwizacji w archiwum zakładowym według kategorii B5(hasło: 4214). 3. Dziennik zajęć innych 1. W Szkole Policealnej dla Dorosłych prowadzi się dziennik praktyk zawodowych dla oddziałów, które praktyczną naukę zawodu odbywają w Firmie Symulacyjnej. 2. Dziennik praktyk zawodowych odrębny dla każdego oddziału zakłada się na każdy rok szkolny, w którym prowadzona jest praktyka zawodowa. 3. Dziennik praktyk zawodowych zakłada uprawniony pracownik sekretariatu, najpóźniej do ukończenia pierwszego tygodnia praktyki zawodowej w danym roku szkolnym. Kartę tytułową dziennika opatruje się podłużną pieczęcią placówki oraz wpisuje się formę zajęć, rok szkolny, imię i nazwisko opiekuna praktyk. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora placówki nazwiska i imiona słuchaczy, nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia. 4. W dziennikach praktyk zawodowych nauczyciel odnotowuje: 1) daty i tematy przeprowadzonych zajęć; 2) liczbę przeprowadzonych godzin zajęć; 3) obecność słuchaczy na zajęciach. 7

8 5. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem złożonym przy wpisanym temacie. Brak podpisu w dzienniku po odbytych zajęciach jest naruszeniem porządku pracy. 6. Wszelkie poprawki i oczywiste pomyłki w dzienniku praktyk dokonuje osoba, która je popełniła, z zachowaniem określonych zasad. 7. Niedopuszczalne jest wymazywanie, zamazywanie lub usuwanie zapisów korektorem. 8. Od nauczycieli wymaga się staranności, czytelności zapisów i bieżącego wypełniania dziennika zajęć innych. 9. Za niesystematyczne wypełnianie dziennika praktyk, pomijania obowiązujących zasad przy jego prowadzeniu nauczyciel podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. 10. Dzienniki praktyk przechowywane są w wyznaczonych miejscach. 11. Za prowadzenie dziennika odpowiada nauczyciel prowadzący określone zajęcia. 12. Dzienniki praktyk pracownik sekretariatu przekazuje do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 13. Dzienniki są dokumentami podlegającymi archiwizacji w archiwum zakładowym według kategorii B5 A (hasło: 4214). 4. Arkusze ocen 1. Szkoła prowadzi dla każdego słuchacza przez okres jego nauki arkusz ocen słuchacza. Arkusze ocen słuchaczy z danego oddziału wkłada się do opisanej teczki i przechowuje się w sekretariacie placówki. 2. Arkusze ocen prowadzi się na obowiązujących drukach. Arkusze ocen podpisują osoby wskazane na drukach. 3. Arkusze ocen słuchaczy zakłada opiekun oddziału w terminie 7 dni od terminu rozpoczęcia zajęć edukacyjnych w pierwszym semestrze. 4. Arkusze ocen słuchaczy poszczególnych oddziałów umieszczane są w odrębnych teczkach, poukładanych w szafie będącej na wyposażeniu sekretariatu. 5. Wpisów do arkusza ocen słuchaczy można dokonywać pismem komputerowym lub ręcznym. 6. Wpisów w arkuszu ocen dokonuje się na podstawie danych zawartych w: 1) księdze słuchaczy; 2) dzienniku lekcyjnym; 3) protokołach egzaminów semestralnych, klasyfikacyjnych i poprawkowych; 4) protokołach zaliczenia praktyki zawodowej; 8

9 5) protokołach sprawdzianów wiadomości i umiejętności; 6) protokołach zebrań rady pedagogicznej; 7) informacji o wyniku egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie; 8) informacji o wyniku egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie z danej części egzaminu; 9) innych dokumentów potwierdzających dane podlegające wpisowi. 7. Opiekun oddziału wypełniający arkusz słuchaczy potwierdza podpisem zgodność wpisów z dokumentami, na podstawie których ich dokonał. 8. Opiekun oddziału odbiera arkusze ocen z sekretariatu szkoły po zebraniu rady klasyfikacyjnej. 9. Opiekun oddziału, w terminie 7 dni od zebrania rady klasyfikacyjnej zobowiązany jest złożyć kompletnie wypełnione arkusze ocen słuchaczy dyrektorowi lub wicedyrektorowi szkoły zgodnie z przydziałem organizacyjnym. 10. Na czas podpisywania świadectw szkolnych, wychowawca przedstawia wypełnione świadectwa wraz z kompletem wypełnionych arkuszy ocen. 11. Szczegółowe zasady wypełniania arkusza ocen: 1) nazwę szkoły wpisuje się w pełnym brzmieniu zgodnie z nazwą ustaloną w statucie szkoły Liceum Ogólnokształcące, Szkoła Policealna dla Dorosłych ; 2) imię (imiona) i nazwisko, miesiąc i miejsce urodzenia oraz klasę wpisuje się w pełnym brzmieniu; 3) w przypadku gdy słuchacz nie posiada numeru PESEL, w miejscu przeznaczonym na wpisanie tego numeru wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; 4) w odpowiednich miejscach należy wpisać adres zamieszkania słuchaczy; 5) w arkuszach ocen po wpisaniu wyników klasyfikacji rocznej (semestralnej) uzyskanych w klasie programowo najwyższej (semestrze programowo najwyższym) szkoły danego typu w kolejnej kolumnie opiekun tworzy kolumnę klasyfikacja końcowa, do której wpisuje oceny końcowe ze wszystkich przedmiotów wchodzących w skład oddziałowego planu nauczania; 6) w wierszach niewypełnionych stawia się poziome kreski; 7) w przypadku niewypełnienia kilku kolejnych wierszy można je przekreślić ukośną kreską, z wyjątkiem pierwszego i ostatniego wolnego wiersza, w których stawia się poziome kreski; 9

10 8) w przypadku zwolnienia z zajęć wpisuje się zwolniony lub zwolniona, a także podstawę prawną; 9) w przypadku braku możliwości klasyfikowania nieklasyfikowany, niesklasyfikowana ; 10) nie dokonuje się skreśleń w określeniach religia/etyka 11) w części arkusza przeznaczonej na wpisanie oceny z obowiązkowych zajęć edukacyjnych, obok nazwy języka obcego nowożytnego, umieszcza się adnotację o poziomie nauczania tego języka: a) IV.0 dla początkujących; b) IV.1 dla kontynuujących naukę: c) IV.1p. w zakresie podstawowym na podbudowie wymagań poziomu III.0 dla III etapu edukacyjnego, d) IV.1r. w zakresie rozszerzonym na podbudowie wymagań poziomu III.1 dla III etapu edukacyjnego, 12) w przypadku słuchaczy upośledzonych w stopniu lekkim nad tabelą w części dotyczącej wyników klasyfikacji w danym roku szkolnym umieszcza się adnotację słuchacz/uczennica realizował(a) program nauczania dostosowany do indywidualnych możliwości i potrzeb na podstawie orzeczenia wydanego przez zespół orzekający w (nazwa poradni psychologiczno-pedagogicznej, w której orzeczono o potrzebie kształcenia specjalnego); 13) w arkuszu ocen słuchaczy zamieszcza się adnotację o wydaniu świadectwa ukończenia szkoły, duplikatu świadectwa, udzieleniu zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki, wydłużeniu etapu edukacyjnego oraz sporządzeniu odpisu arkusza ocen słuchaczy; 14) w przypadku przejścia słuchaczy do innej szkoły przesyła się do tej szkoły lub wydaje, za pokwitowaniem, rodzicom (prawnym opiekunom) słuchaczy albo pełnoletniemu uczniowi odpis arkusza ocen słuchaczy lub potwierdzoną przez dyrektora za zgodność z oryginałem kopię arkusza ocen słuchaczy; 15) adnotację o wydaniu duplikatu świadectwa oraz sporządzeniu odpisu arkusza ocen dokonuje pracownik sekretariatu, pozostałe wpisy dokonuje opiekun oddziału; 16) w arkuszu ocen słuchaczy wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez słuchaczy; 17) załącznikami do arkusza ocen w szkole są: 10

11 a) protokoły z przeprowadzonych egzaminów semestralnych, klasyfikacyjnych i poprawkowych oraz w terminie dodatkowym, b) protokoły z przeprowadzonych sprawdzianów w przypadku odwołania się słuchaczy od uzyskanej oceny klasyfikacyjnej, c) protokoły z zaliczenia praktyki zawodowej. 18) do arkusza ocen słuchaczy liceum ogólnokształcącego dla dorosłych, przyjętych na semestr trzeci na podstawie świadectwa ukończenia zasadniczej szkoły zawodowej, dołącza się kopię tego świadectwa, poświadczoną za zgodność przez dyrektora CKU. 19) wyniki egzaminów odnotowuje opiekun oddziału we właściwej rubryce. 12. Doraźne wpisy: o przerwaniu nauki, przeniesieniu do innej szkoły, zwolnieniu z zajęć, indywidualnym trybie nauki lub toku nauki upoważniony pracownik sekretariatu dokonuje bezpośrednio po zaistniałej sytuacji. 13. Odpisy arkuszy ocen lub potwierdzoną przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem kopię arkusza ocen słuchaczy sporządza upoważniony pracownik sekretariatu i przekazuje ją do innej szkoły, do której słuchacz został przeniesiony lub wydaje za pokwitowaniem rodzicom słuchaczy/ prawnym opiekunom lub pełnoletniemu uczniowi. W arkuszu ocen pracownik sekretariatu zamieszcza adnotację o sporządzeniu odpisu arkusza ocen wraz z datą. 14. Wszelkich poprawek i oczywistych pomyłek w arkuszach ocen dokonuje upoważniony przez dyrektora szkoły pracownik zgodnie z przyjętymi zasadami. 15. Za prawidłowość wypełniania arkuszy ocen, zgodność wprowadzonych zapisów z dokumentami źródłowymi i ochronę dokumentu odpowiedzialność służbową i karną ponoszą odpowiednio opiekun oddziału i pracownik sekretariatu. 16. Arkusze ocen pozostają w sekretariacie do czasu zakończeniu nauki w szkole przez wszystkich słuchaczy oddziału. 17. Po zakończeniu nauki w szkole przez wszystkich słuchaczy oddziału pracownik sekretariatu przygotowuje księgę arkuszy słuchaczy, dokonuje jej oprawy introligatorskiej i przekazuje do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 18. Arkusze ocen są dokumentami podlegającymi archiwizacji w archiwum zakładowym według kategorii BE50 (hasło: 4212). 11

12 5. Księga arkuszy ocen 1. Księgę arkuszy ocen zakłada pracownik sekretariatu. 2. Księga arkuszy ocen zawiera ułożone w porządku alfabetycznym arkusze ocen słuchaczy, którzy w roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę. 3. Na pierwszej stronie księgi arkuszy ocen umieszcza się adnotację: Księga arkuszy ocen słuchaczy, którzy w... roku ukończyli lub opuścili szkołę". 4. Na końcu księgi arkuszy ocen umieszcza się adnotację: Księga zawiera: 1)... arkuszy ocen słuchaczy, którzy ukończyli szkołę, (podać liczbę ) 2)... arkuszy ocen słuchaczy, którzy z różnych przyczyn opuścili szkołę.", (podać liczbę) 5. Adnotację na końcu księgi arkuszy ocen opatruje się pieczęcią szkoły oraz pieczątką i podpisem dyrektora szkoły. 6. Oprawioną księgę arkuszy ocen przekazuje się do archiwum zakładowym na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 7. Księga arkuszy ocen jest dokumentem podlegającym archiwizacji w archiwum zakładowym według kategorii BE 50 (hasło: 4212). 6. Dziennik pedagoga/psychologa/doradcy zawodowego 1. W każdym roku szkolnym pedagog/psycholog/ doradca zawodowy prowadzi dziennik. 2. Do dziennika wpisuje się: 1) plan pracy w poszczególnych okresach szkolnych; 2) rejestr dziennych zajęć z podaniem godzin ich wykonywania; 3) plan pracy i przebieg indywidualnych zajęć z uczniem; 4) wykaz zespołów, plan pracy z grupą, obecności uczniów na zajęciach; 5) działania podejmowane w zakresie promocji zdrowia; 6) działania i skutki tych działań w zakresie pomocy materialnej uczniom; 7) wyniki przeprowadzanych diagnoz i badań własnych; 8) rejestr słuchaczy objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną w szkole przez zespoły; 9) współpracę z instytucjami działającymi na rzecz pomocy dziecku; 10) odbyte rozmowy z rodzicami/słuchaczami, porady; 11) rejestr opinii o słuchaczach; 12

13 12) formy doskonalenia własnego. 3. Pedagog/psycholog/doradca zawodowy na bieżąco rejestruje w dzienniku wszelkie podejmowane działania oraz zdarzenia naruszeń dyscypliny słuchaczy, nadzoru nad realizacją obowiązku szkolnego/nauki oraz podejmowane działania interwencyjne, odbyte zajęcia w poszczególnych oddziałach, pomoc nauczycielom w rozwiązywaniu sytuacji trudno wychowawczych. 4. Dziennik pedagoga/psychologa/doradcy zawodowego przechowywany jest w gabinecie pedagoga/psychologa/ doradcy zawodowego i przekazywany jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 5. Dziennik jest własnością placówki i podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B 10 (hasło: 441). 7. Indywidualna teczka słuchacza dla osób objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną 1. Indywidualna teczka słuchacza dla osób objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną zawiera: 1) opinie i orzeczenia z Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej; 2) decyzje w sprawie organizacji i form pomocy psychologiczno-pedagogicznej skierowane dla określonego słuchacza; 3) Indywidualne Programy Edukacyjno-Terapeutyczne (IPET); 4) dokumentacje badań i czynności uzupełniających, w szczególności przez pedagoga, lekarza. 2. Teczka przechowywana jest w gabinecie pedagoga/psychologa i przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 3. Teczka jest własnością placówki i podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B 10 (hasło: 440). 8. Indeks 1. Indeksy wydawane są Słuchaczom Liceum Ogólnokształcącego oraz Szkoły Policealnej dla Dorosłych. 2. Indeksy wydaje upoważniony pracownik sekretariatu słuchaczom semestrów I, w terminie 2 dni od otrzymania zestawienia słuchaczy dopuszczonych do sesji egzaminacyjnej, wykorzystując druk określony Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie świadectw, dyplomów i innych druków. 13

14 3. Indeks upoważniony pracownik sekretariatu wpisuje do imiennej ewidencji indeksów i przekazuje słuchaczowi za potwierdzeniem odbioru. 4. Ewidencja indeksów przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 5. Ewidencja jest własnością szkoły i podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B 5 (hasło: 4317). 6. Przy wypełnianiu indeksów stosuje się te same zasady, co w przypadku arkuszy ocen. 7. Nauczyciel dokonuje wpisu swojego nazwiska i imienia, nazwę zajęć, z których przeprowadzany jest egzamin, liczbę godzin zajęć zrealizowanych w danym semestrze, oceny uzyskane z egzaminów. Wpis potwierdza datą i podpisem. 8. Wszystkich wpisów w indeksie dokonuje się w kolorze czarnym lub niebieskim, pismem czytelnym. 9. Wszelkie poprawki i oczywiste pomyłki w indeksie dokonuje osoba, która je popełniła, z zachowaniem określonych zasad. 10. Niedopuszczalne jest wymazywanie, zamazywanie lub usuwanie zapisów korektorem. 11. Od nauczycieli wymaga się staranności, czytelności zapisów. 9. Protokoły zebrań Rady Pedagogicznej 1. Protokoły zebrań Rady Pedagogicznej sporządza się wyłącznie w formie papierowej, pismem odręcznym lub komputerowym. 2. Zasady sporządzania protokołu zebrań Rady Pedagogicznej reguluje regulamin działania Rady Pedagogicznej Centrum Kształcenia Ustawicznego im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie 3. Księga protokołów przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 4. Księga jest własnością placówki i podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii A (hasło: 000). 10. Uchwały Rady Pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania słuchaczy 1. Uchwałom Rady Pedagogicznej nadaje się formę odrębnych dokumentów (Załącznik 9). 2. Uchwała zawiera: 1) oznaczenie numeru uchwały na który składają się cyfry arabskie kolejnego numeru uchwały od początku roku szkolnego łamane rok kalendarzowy podjęcia uchwały; 2) tytuł uchwały; 14

15 3) podstawę prawną upoważniającą radę do podjęcia uchwały; 4) tekst uchwały; 5) podpis przewodniczącego. 3. Uchwały gromadzone są w Księdze uchwał. 4. Uchwały Rady Pedagogicznej dostępne są do wglądu w sekretariacie szkoły. 5. Księga uchwał przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 6. Księga jest własnością placówki i podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii A(hasło: 000). 11. Protokoły postępowania rekrutacyjnego 1. Protokoły postępowania rekrutacyjnego stanowiące dokumentację przyjęć kandydatów do szkoły dla dorosłych regulują odrębne przepisy oraz Regulamin rekrutacji do szkół dla dorosłych i na kwalifikacyjne kursy zawodowe w Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie. 2. Protokoły przekazywane są do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 3. Protokół podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B5 (hasło: 4310). 12. Protokoły egzaminów semestralnych, w terminie dodatkowym, poprawkowych, klasyfikacyjnych oraz sprawdzianów wiedzy i umiejętności 1. Z egzaminu semestralnego, egzaminu semestralnego w terminie dodatkowym oraz egzaminu poprawkowego nauczyciel sporządza protokół (Załącznik 3). 2. Sporządzony protokół nauczyciel przekazuje do sekretariatu w terminie 2 dni od terminu egzaminu. 3. Do protokołu, o którym mowa w ust.1, nauczyciel dołącza: 1) prace egzaminacyjne słuchaczy w przypadku egzaminu w formie pisemnej; 2) wylosowane przez poszczególnych słuchaczy zestawy zadań (Załącznik 2, Załącznik 2a,) wraz ze zwięzłą informacją o odpowiedzi Słuchacza w przypadku egzaminu w formie ustnej lub w formie zadania praktycznego (Załącznik 4); 3) wylosowane przez poszczególnych słuchaczy zadania wraz ze zwięzłą informacją o wykonaniu zadań praktycznych w przypadku egzaminu w formie zadania praktycznego (Załącznik 2b). 4. Protokół stanowi załącznik do arkusza ocen słuchacza. 15

16 5. Protokoły egzaminów semestralnych słuchaczy stanowią dokumentację przebiegu nauczania do czasu ukończenia lub opuszczenia przez nich szkoły 6. Z egzaminu klasyfikacyjnego i sprawdzianu wiedzy i umiejętności sporządza protokół (Załącznik 6). 7. Protokół sporządza Przewodniczący Komisji, która została powołana przez dyrektora (Załącznik 5). 8. Sporządzony protokół Przewodniczący Komisji przekazuje do sekretariatu w terminie 2 dni od terminu egzaminu. 9. Do protokołu, o którym mowa w ust.1, nauczyciel dołączą: 1) prace egzaminacyjne słuchaczy w przypadku egzaminu w formie pisemnej; 2) wylosowane przez poszczególnych słuchaczy zestawy zadań (Załącznik 2, Załącznik 2a, Załącznik 2b) wraz ze zwięzłą informacją o odpowiedzi słuchacza (Załącznik 4) w przypadku egzaminu w formie ustnej lub w formie zadania praktycznego; 10. Protokół stanowi załącznik do arkusza ocen słuchacza. 13. Protokół zaliczenia praktyki zawodowej 1. Protokół zaliczenia praktyki zawodowej sporządza opiekun praktyki i w terminie 7 dni od terminu jej zakończenia i przedkłada go w sekretariacie (Załącznik 7 ). 2. Organizację praktyki zawodowej reguluje Regulamin praktyki zawodowej Centrum Kształcenia Ustawicznego. 3. Protokół zaliczenia praktyki zawodowej przechowywany jest w sekretariacie i przekazywany jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 4. Protokół podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B 10 (hasło: 450). 14. Pisemne prace kontrolne i egzaminacyjne 1. Wszystkie prace kontrolne słuchaczy liceum ogólnokształcącego są własnością szkoły. 2. Prace kontrolne z nauczanego przedmiotu nauczyciel składa do sekretariatu w terminie 2 dni od zakończenia zajęć dydaktycznych w danym semestrze. 3. Składane prace kontrolne zawierają ocenę i krótkie uzasadnienie oceny. 4. Prace kontrolne słuchaczy stanowią dokumentację przebiegu nauczania do czasu ukończenia lub opuszczenia przez nich szkoły, a następnie podlegają brakowaniu. 16

17 5. Prace egzaminacyjne nauczyciel składa do sekretariatu w terminie 2 dni od terminu ostatniego egzaminu z danego przedmiotu. 6. Składane pisemne prace egzaminacyjne zawierają ocenę i krótkie uzasadnienie oceny. 7. Zwięzła informacja o odpowiedziach słuchacza stanowi dokumentację przebiegu nauczania do czasu ukończenia lub opuszczenia przez niego szkoły. 8. Prace egzaminacyjne oraz zwięzłą informacją o odpowiedziach słuchacza dołącza się do protokołu egzaminu. 9. Pisemne prace egzaminacyjne przekazywane są do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 10. Pisemne prace egzaminacyjne słuchaczy stanowią dokumentację przebiegu nauczania i podlegają archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B3 (hasło: 4204). 15. Zaświadczenie o przebiegu nauczania słuchacza 1. Zaświadczenie o przebiegu nauczania słuchacza powinno zawierać: a. imię/imiona i nazwisko słuchacza; b. data i miejsce urodzenia słuchacza; c. PESEL słuchacza; d. imiona rodziców słuchacza; e. miejsce zamieszkania rodziców jeśli jest inne niż miejsce zamieszkania słuchacza; f. data przyjęcia i data skreślenia oraz klasa do której uczęszczał (zawód/profil); g. pełna nazwa szkoły; h. plan nauczania jaki obowiązywał w klasie, do której uczęszczał oraz otrzymane w tym okresie oceny cząstkowe; i. liczba godzin nieobecności z podziałem na usprawiedliwione i nieusprawiedliwione; j. inne istotna informacje o słuchaczu; k. inne informacje zgodne ze stanem faktycznym, na życzenie słuchacza, l. datę wydania zaświadczenia m. pieczątka adresowa szkoły, podpis i pieczęć dyrektora szkoły. 2. Wzór zaświadczenia o przebiegu nauczania stanowi Załącznik Pracownik sekretariatu prowadzi rejestr wydanych zaświadczeń. 4. Rejestr przekazywany jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 17

18 5. Rejestr stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B5 (hasło: 4315). 16. Świadectwa 1. Świadectwa wydaje się na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę. 2. Świadectwa wydaje się na wzorach określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej. 3. Świadectwa szkolne są drukami ścisłego zarachowania. 4. Świadectwa wypełnia się czytelnie bez poprawek, pismem komputerowym lub ręcznie. 5. Imię (imiona) i nazwisko, miesiąc i miejsce urodzenia słuchacza albo absolwenta, semestr, oceny z zajęć edukacyjnych, oraz miesiąc wystawienia świadectwa wpisuje się słowami w pełnym brzmieniu, bez stosowania skrótów. Nazwę szkoły wpisuje się w pełnym brzmieniu, zgodnie z nazwą ustaloną w statucie szkoły. 6. Nazwy zajęć edukacyjnych wpisuje się w pełnym brzmieniu. Dopuszcza się wpisywanie nazwy zajęć edukacyjnych w dwóch wierszach, z tym że w pierwszym wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z zajęć edukacyjnych wstawia się poziomą kreskę. 7. W wierszach, które nie są wypełnione, wstawia się poziomą kreskę, a w przypadku zwolnienia słuchacza z zajęć edukacyjnych w wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny wpisuje się odpowiednio zwolniony albo zwolniona. W przypadku nieklasyfikowania słuchacza z zajęć edukacyjnych w wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z tych zajęć wpisuje się odpowiednio nieklasyfikowany albo nieklasyfikowana. W przypadku niewypełnienia kilku kolejnych wierszy można je przekreślić ukośną kreską, z wyjątkiem pierwszego i ostatniego wolnego wiersza, w których wstawia się poziome kreski. 8. Jako datę wystawienia świadectwa przyjmuje się datę zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych. W przypadku słuchacza, który zdał egzamin poprawkowy lub egzamin klasyfikacyjny po zakończeniu rocznych zajęć dydaktycznowychowawczych, jako datę przyjmuje się datę podjęcia przez radę pedagogiczną uchwały w sprawie odpowiedni promocji albo klasyfikacji i promocji tego słuchacza. 9. Świadectwa opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej. 10. Świadectwa podpisuje dyrektor oraz opiekun oddziału. Pieczęć dyrektora powinna być wyraźna. 11. Świadectwo ukończenia szkoły otrzymuje słuchacz, który ukończył szkołę. 18

19 12. Na świadectwie ukończenia szkoły, w części dotyczącej wyników klasyfikacji końcowej, przeznaczonej na wpisanie zajęć edukacyjnych, wpisuje się obowiązkowe zajęcia edukacyjne i oceny semestralne uzyskane z tych zajęć w semestrze programowo najwyższym oraz te obowiązkowe zajęcia edukacyjne i uzyskane z nich oceny roczne lub semestralne, których realizacja, zgodnie ze szkolnym planem nauczania, zakończyła się w semestrach programowo niższych. 13. Celem sprawdzenia świadectw ukończenia szkoły opiekun oddziału przedkłada je dyrektorowi szkoły wraz z uzupełnionymi arkuszami ocen. 14. Świadectwo dojrzałości otrzymuje absolwent liceum ogólnokształcącego, który zdał egzamin maturalny. 15. Świadectwo dojrzałości wydaje OKE, a przekazuje Słuchaczowi za potwierdzeniem odbioru upoważniony pracownik sekretariatu. 16. W przypadku utraty oryginału świadectwa, uczeń lub absolwent może zwrócić się o wydanie duplikatu. 17. W przypadku sporządzania duplikatu świadectwa, na pierwszej tronie u góry zamieszcza się słowo Duplikat, a na końcu dodać wyrazy oryginał podpisali i wymienić nazwiska osób, które to świadectwo podpisały lub stwierdzić nieczytelność podpisów. Zamieścić datę wydania duplikatu i opieczętować pieczęcią urzędową. Na duplikacie nie zamieszcza się fotografii absolwenta 18. W przypadku, gdy szkoła posiada dokumentację przebiegu nauczania, a brak jest w szkole druku świadectwa według wzoru obowiązującego w dniu jego wydania, sporządza się formularz zgodny z treścią oryginału świadectwa. 17. Ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły i świadectw dojrzałości 1. Do imiennej ewidencji wydanych świadectw ukończenia szkoły wpisuje się: 1) imię /imiona/ i nazwisko słuchacza; 2) numer PESEL słuchacza, a w przypadku jego braku wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) numer wydanego świadectwa; 4) datę odbioru dokumentu; 5) podpis absolwenta. 2. Ewidencja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 19

20 3. Ewidencja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii A (hasło: 4211). 4. Do imiennej ewidencji wydanych świadectw dojrzałości wpisuje się: 3) imię /imiona/ i nazwisko słuchacza; 4) numer PESEL słuchacza, a w przypadku jego braku wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; 6) numer wydanego świadectwa; 7) datę odbioru dokumentu; 8) podpis. 5. Ewidencja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 6. Ewidencja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii A (hasło: 4211). 18. Ewidencja wydanych świadectw potwierdzających kwalifikację w zawodzie 1. Centrum prowadzi ewidencję wydanych świadectw potwierdzających kwalifikację w zawodzie, wydanych przez OKE. 2. Ewidencja zawiera: 1) imię /imiona/ i nazwisko słuchacza; 2) numer PESEL słuchacza, a w przypadku jego braku wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) numer wydanego świadectwa; 4) datę odbioru dokumentu; 5) podpis absolwenta. 3. Ewidencja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 4. Ewidencja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii A (hasło: 4211). 20

21 19. Informacja do OKE - Wykaz osób, które zamierzają przystąpić do egzaminu dojrzałości 1. Wykaz osób, które zamierzają przystąpić do egzaminu dojrzałości, sporządza uprawniony pracownik sekretariatu na podstawie złożonych deklaracji. 2. Zgłoszenie sporządza uprawniony pracownik sekretariatu w formie elektronicznej przez system wymiany plików w terminie do 15 lutego. 3. Wydruk Informacji upoważniony pracownik sekretariatu przedstawia do podpisu Dyrektorowi. 4. Wydruk przechowuje uprawniony pracownik sekretariatu w teczce Organizacja i przebieg egzaminów dojrzałości. 5. Kopię wydruku dołącza się do dokumentacji oddziału. 6. Informacja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 7. Informacja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B3 (hasło: 4202). 7. Na wniosek dyrektora OKE uprawniony pracownik sekretariatu sporządza wstępną informację na podstawie złożonych wstępnych deklaracji. 20. Informacja do OKE - Wykaz osób, które zamierzają przystąpić do egzaminu potwierdzającego kwalifikację w zawodzie 1. Wykaz osób, które zamierzają przystąpić do egzaminu zawodowego, sporządza uprawniony pracownik sekretariatu na podstawie złożonych deklaracji, zgodnie ze wzorem OKE w Warszawie. 2. Wykaz przesyła uprawniony pracownik sekretariatu w formie elektronicznej przez system wymiany plików w terminie 7 dni od upływu terminu składania deklaracji dyrektorowi OKE w Warszawie. 3. Wydruk Informacji uprawniony pracownik sekretariatu przedstawia do podpisu Dyrektorowi. 4. Wydruk przechowuje uprawniony pracownik sekretariatu w teczce Organizacja i przebieg egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. 5. Kopię wydruku dołącza się do dokumentacji oddziału. 6. Informacja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 21

22 8. Informacja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii B3 (hasło: 4203). 21. Wykaz absolwentów, którzy otrzymali świadectwo ukończenia szkoły oraz świadectwo potwierdzające ostatnią kwalifikację wyodrębnioną w zawodzie, w którym kształci szkoła 1. Wykaz zawiera: 1) imię /imiona/ i nazwisko absolwentów; 2) numer PESEL absolwenta, a w przypadku jego braku wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) informację o posiadanych przez absolwenta świadectwach potwierdzających kwalifikacje w zawodzie; 2. Wykaz sporządza upoważniony pracownik sekretariatu. 3. Wykaz dyrektor szkoły przekazuje Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie w terminie 7 dni od zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych. 4. Wydruk dołącza się do dokumentacji teczki Organizacja i przebieg egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. 5. Kopię wydruku dołącza się do dokumentacji oddziału. 6. Informacja przekazywana jest do archiwum zakładowego na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. 9. Informacja stanowi dokumentację, która podlega archiwizacji w archiwum zakładowym wg kategorii (hasło: 4203). III. Sprostowania błędu i oczywistej omyłki. 1. Sprostowania błędu i oczywistej pomyłki w dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych zapisów i czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania. 2. Sprostowania błędu lub oczywistej omyłki w księdze słuchaczy i w księdze ewidencji dokonuje pracownik sekretariatu na podstawie pisemnego upoważnienia dyrektora szkoły lub dyrektor szkoły. 3. Sprostowania błędu lub oczywistej pomyłki w arkuszach ocen dokonują Dyrektor i uprawniony pracownik placówki, po otrzymaniu pisemnego upoważnienia do tej 22

23 czynności. Upoważnienia do sprostowania błędów w dokumentacji przebiegu nauczania są rejestrowane w księdze upoważnień i pełnomocnictw. Nauczyciel własnoręcznym podpisem potwierdza odbiór upoważnienia. Sprostowania błędu w arkuszach ocen może dokonywać również dyrektor szkoły lub pracownik sekretariatu posiadający upoważnienie do wykonania tej czynności. 4. Sprostowania błędu i oczywistej omyłki w pozostałej dokumentacji dokonuje osoba, która błąd popełniła, lub dyrektor bądź osoba upoważniona przez niego na piśmie. 5. Sprostowanie błędu i oczywistej pomyłki dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania. IV. Postępowanie w przypadku utraty lub zniszczenia dokumentacji 1. O zagubieniu, zniszczeniu lub utracie dokumentu stanowiącego dokumentację przebiegu nauczania, wychowania i opieki osoba, która taką wiedzę powzięła jest obowiązana natychmiast powiadomić dyrektora szkoły. 2. W przypadku zniszczenia wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych księgi słuchaczy, arkuszy ocen, księgi ewidencji słuchaczy, protokołów egzaminów klasyfikacyjnych, sprawdzających, poprawkowych dyrektor szkoły powołuje komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji. 3. Odtworzenia dokumentacji dokonuje się na podstawie zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania i innych dokumentów oraz zeznań świadków, w tym zeznań członków komisji egzaminacyjnych. 4. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności: skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. 5. O powołaniu komisji i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zawiadamia kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę. 6. W przypadku zagubienia/zniszczenia dziennika lekcyjnego lub innego dziennika dokumentującego pracę dydaktyczną, wychowawczo opiekuńczą postępuje się zgodnie z procedurą, która stanowi Załącznik

24 V. Udostępnianie dokumentacji i ochrona danych osobowych 1. Postępowanie z danymi osobowymi, zawartymi w dokumentacji prowadzonej w Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie określa Polityka bezpieczeństwa w Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie wprowadzone w życie Zarządzeniem Dyrektora. 2. Dokumentacja przebiegu nauczania w Centrum Kształcenia Ustawicznego zawiera zbiory danych osobowych podlegających ochronie, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Są to: a) dane osobowe słuchaczy i ich rodziców/ prawnych opiekunów (w przypadku słuchaczy niepełnoletnich): imię (imiona) i nazwisko słuchaczy, b) data i miejsce urodzenia, c) adres zamieszkania, d) PESEL oraz imiona i nazwisko rodziców (prawnych opiekunów), e) adres zamieszkania, numer telefonu domowego (w przypadku słuchaczy niepełnoletnich) lub do pracy w zakresach f) informacja dotycząca predyspozycji słuchacza do zdrowotnych do wykonywania i pobierania praktycznej nauki zawodu, g) informacje zawarte w opiniach poradni pedagogiczno- psychologicznej: 1) zakres pierwszy danych tego zbioru: imię (imiona) i nazwisko słuchaczy imiona i nazwisko rodziców (prawnych opiekunów), w przypadku słuchaczy niepełnoletnich data i miejsce urodzenia słuchacza, PESEL, Seria i nr. dokumentu tożsamości oraz adres ich zamieszkania, numery telefonu, adres , przedstawione w podaniach o przyjęcie do szkoły; : imię (imiona) i nazwisko słuchaczy data urodzenia słuchacza, PESEL, informacja o braku lub istnieniu przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania i pobierania praktycznej nauki zawodu zawarte w zaświadczeniu lekarskim dołączanym do podania o przyjęcie do szkoły policealnej i odnosi się do teczek osobowych słuchaczy. Dane w nich zawarte przetwarzają: komisja rekrutacyjna i opiekunowie oddziałów, a dostęp do nich mają również dyrektor i jego zastępca oraz pracownik sekretariatu; 2) zakres drugi danych tego zbioru: numer ewidencyjny słuchaczy, imię (imiona) i nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania oraz imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) słuchaczy obejmuje Księgę słuchaczy i jest dostępny opiekunom oddziałów, dyrektorowi i jego zastępcy oraz pracownikowi sekretariatu; 24

25 3) zakres trzeci danych tego zbioru: imię (imiona) i nazwisko słuchaczy, data i miejsce urodzenia, PESEL, imiona i nazwisko rodziców (prawnych opiekunów) oraz adres ich zamieszkania odnosi się do arkuszy ocen słuchaczy. Dane w nich zawarte przetwarzają opiekunowie oddziałów, a dostęp do nich mają również dyrektor i jego zastępca oraz pracownik sekretariatu; 4) zakres czwarty danych osobowych tego zbioru: imiona i nazwisko słuchaczy, data i miejsce urodzenia, imiona i nazwisko rodziców (prawnych opiekunów) oraz adres zamieszkania i numery telefonów do domu lub do pracy obejmuje dzienniki lekcyjne i jest dostępny nauczycielom prowadzącym zajęcia dyrekcji, oraz praktykantom, odbywającym praktyki pedagogiczne. Nie mają do niej dostępu ani słuchacze, ani ich rodzice, jak również pozostali pracownicy szkoły, poza pracownikiem sekretariatu; 5) zakres piąty danych tego zbioru obejmuje dane słuchaczy (w tym dane wrażliwe), tj. imiona i nazwisko słuchaczy, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, a także ostatnie dane o stanie zdrowia (w tym również zdrowia psychicznego), przedstawione w zaświadczeniach i opiniach poradni psychologicznopedagogicznej, która wnioskuje do dyrektora szkoły o nauczanie indywidualne, indywidualny tok nauki, obniżenie progu wymagań albo dostosowanie warunków egzaminu gimnazjalnego do formy niepełnosprawności słuchaczy. Dostęp do nich ma dyrektor i wicedyrektor, pracownik sekretariatu, pedagog szkolny, doradca zawodowy, opiekun oddziału i nauczyciele prowadzący zajęcia ze słuchaczem; 6) zakres szósty danych tego zbioru: imiona i nazwisko słuchaczy, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu oraz imiona i nazwisko rodziców, dostępny jest dyrektorowi szkoły, jego zastępcy i pracownikowi sekretariatu. Dane te przedstawione są w wersji papierowej w postaci deklaracji, składanej przez słuchaczy, które następnie wprowadzane są za pomocą programu HERMES do systemu informatycznego i przesyłane do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie w celu przetwarzania ich dla potrzeb egzaminu dojrzałości i egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Dostęp do nich jest możliwy po wprowadzeniu odpowiedniego identyfikatora i hasła użytkownika, nadanych przez OKE w Warszawie. 7) zakres siódmy danych tego zbioru: imiona i nazwisko słuchaczy, numer telefonu adres , przedstawione w podaniach o przyjęcie do szkoły. Dane w nich zawarte przetwarzają członkowie komisji do spraw promocji placówki, a dostęp do 25