Regulamin Budżetu Obywatelskiego 2018 w Gminie Skawina. 1 Słowniczek pojęć

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr Burmistrza Miasta i Gminy Skawina z dnia 21 sierpnia 2017 roku Regulamin Budżetu Obywatelskiego 2018 w Gminie Skawina 1. Ilekroć w dalszej części jest mowa o: 1 Słowniczek pojęć 1) Budżecie Obywatelskim należy przez to rozumieć proces konsultacji społecznych mających na celu włączenie mieszkańców w decydowanie o wydatkowaniu określonej części budżetu Miasta i Gminy Skawina, 2) Radzie rozumie się przez to Radę Miejską w Skawinie, 3) Burmistrzu rozumie się przez to Burmistrza Miasta i Gminy Skawina, 4) Gminie rozumie się przez to teren gminy Skawina, 5) zespole należy przez to rozumieć Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego, w skład którego wchodzi co najmniej: 2 przedstawicieli Rady Miejskiej w Skawinie, 2 przedstawicieli wydziałów merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie wskazanych przez Burmistrza, 1 przedstawiciel Skawińskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego, dwóch przedstawicieli sektora pozarządowego działającego na terenie Gminy Skawiny, 1 przedstawiciel sołectw z terenu Gminy Skawina oraz 1 przedstawiciel osiedli z terenu Gminy Skawina, 6) urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Skawinie; 7) koordynatorze ds. budżetu obywatelskiego rozumie się przez to Burmistrza lub pracownika Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie powołanego przez Burmistrza i posiadającego jego upoważnienie, koordynującego proces Budżetu Obywatelskiego, 8) koordynatorze punktu do głosowania osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie procesu głosowania w wyznaczonym punkcie do głosowania, w tym za odbiór urny do głosowania oraz jej oddanie po zakończonym głosowaniu; 9) mieszkańcu rozumie się przez to osobę zamieszkującą na terenie miasta i gminy Skawina, która ukończyła 16 r.ż. i spełnia kryteria pozwalające na udział w procesie konsultacji, 10) projekcie rozumie się przez to propozycję projektu zgłoszonego do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego spełniającego kryteria opisane w 3 niniejszego regulaminu. 11) ogólnodostępność - rozumiana jako dostępność zrealizowanego projektu każdego dnia tygodnia dla wszystkich mieszkańców naszej gminy na zasadach określonych w regulaminie; 12) projektodawcy należy rozumieć osobę, która zamieszkuje na terenie gminy Skawina, która w chwili składania projektu do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego ma ukończone 16 lat,

2 13) koszcie realizacji projektu rozumie się przez to wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją projektu, 14) podaniu do publicznej wiadomości rozumie się przez to zamieszczenie informacji na stronie w zakładce Budżet Obywatelski i Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce Konsultacje, a także na minimum jednej tablicy ogłoszeń tut. Urzędu. 15) lista rankingowa rozumie się przez to listę projektów ustaloną w kolejności od największej do najmniejszej liczby głosów uzyskanych w głosowaniu mieszkańców; 16) projekty rekomendowane do realizacji rozumie się przez to projekty znajdujące się najwyżej na liście rankingowej, których łączny koszt nie przekracza kwoty środków do dyspozycji w ramach Budżetu Obywatelskiego w poszczególnych obszarach. 2 Planowana kwota środków przeznaczona na projekty realizowane w ramach Budżetu Obywatelskiego w 2018 roku wynosi ,00 zł (słownie: sześćset tysięcy złotych). 1. W ramach Budżetu Obywatelskiego 2018 mogą być zgłaszane projekty: 3 1) należące do zadań własnych Gminy, 2) nienaruszające obowiązujących przepisów prawa, 3) zgodne z planem zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku jego braku nienaruszające ustaleń studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, 4) niekolidujące z zadaniami rozpoczętymi lub planowanymi do realizacji przez Gminę, 5) zgodne z kierunkami rozwoju Gminy zawartymi w dokumentach strategicznych Gminy, w tym w szczególności ze Strategią Rozwoju Gminy Skawina na lata przyjętą Uchwałą Nr XLIV/545/14 Rady Miejskiej w Skawinie z dnia 18 czerwca 2014 r., Gminnym Programem Rewitalizacji, Planami Odnowy Miejscowości, Planem Mobilności dla Gminy Skawina, 6) są zlokalizowane na terenie, na którym gmina zgodnie z obowiązującym prawem może wydatkować środki publiczne, 7) spełniające kryterium jednoetapowości 1, 8) spełniające kryterium ogólnodostępności, 9) w przypadku realizacji zadań na terenie nienależącym do gminy, wymagana jest pisemna zgoda właściciela gruntu lub dysponenta na jego udostępnienie na okres min. 10 lat. 2. W przypadku realizacji zadań na terenie jednostek organizacyjnych gminy wymagana jest pisemna zgoda zarządcy nieruchomości. 3. Łączny koszt realizacji jednego projektu realizowanego w ramach budżetu obywatelskiego może wynosić maksymalnie ,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100). 1 Jednoetapowość oznacza, że projekt zrealizowany w ramach procedury winien być możliwy w całości oddany do użytku i być w pełni funkcjonalny.

3 4 1. Etapy realizacji projektu Budżetu Obywatelskiego: 1) zgłaszanie projektów, 2) weryfikacja formalna zgłoszonych projektów, 3) weryfikacja zgłoszonych projektów w poszczególnych wydziałach merytorycznych tut. urzędu, 4) ogłoszenie listy projektów pozytywnie zaopiniowanych przez wydziały merytoryczne, 5) procedura głosowania, 6) realizacja projektów, 7) akcja informacyjna prowadzona przez cały okres realizacji Budżetu Obywatelskiego, 8) ewaluacja prowadzona przez cały okres realizacji Budżetu Obywatelskiego. Harmonogram realizacji Budżetu Obywatelskiego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 5 Zgłaszanie projektów do Budżetu Obywatelskiego 1. Mieszkańcy składają propozycję projektu poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego. Wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 2. Propozycje projektów może zgłaszać projektodawca, który zbierze podpisy z poparciem projektu co najmniej 50 mieszkańców. 3. Formularz uznany zostaje za ważny, jeśli wypełnione są wszystkie pola oznaczone jako obowiązkowe. 4. Do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w ust. 1, należy dołączyć listę osób popierających projekt, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. 5. W przypadku lokalizacji projektu na terenie niestanowiącym własności Gminy do formularza zgłoszeniowego należy dołączyć zgodę dysponenta terenu, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu. W przypadku lokalizacji projektu na terenie jednostek organizacyjnych Gminy do formularza należy dołączyć zgodę zarządcy nieruchomości, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu. 6. Projektodawca ma możliwość zgłoszenia jednego projektu. 7. W przypadku, gdy projektodawcą jest osoba małoletnia do formularza zgłoszeniowego należy dołączyć zgodę rodzica lub opiekuna prawnego. 8. Formularz zgłoszeniowy propozycji projektu do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego dostępny będzie na stronie internetowej w zakładce Budżet Obywatelski oraz w Urzędzie Miasta i Gminy w Skawinie, ul. Rynek 14, pok Formularze zgłoszeniowe propozycji projektów można składać: 1) w wersji pisemnej: a) bezpośrednio w siedzibie Urzędu dziennik podawczy, ul. Rynek 14, pok. 1, w zamkniętej kopercie z oznaczeniem wnioskodawcy i adnotacją: Budżet Obywatelski w godzinach pracy urzędu, b) lub pocztą na adres: Urząd Miasta i Gminy w Skawinie, ul. Rynek 1, Skawina w kopercie z adnotacją Budżet Obywatelski (decyduje data wpływu do siedziby tut. Urzędu),

4 oraz przesłać jego edytowalną wersję drogą elektroniczną na adres 2) lub za pośrednictwem platformy epuap (z zastrzeżeniem iż formularz zgłoszeniowy winien zostać udostępniony w wersji edytowalnej). 10. Formularze zgłoszeniowe propozycji projektów można składać w terminie określonym w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 11. Warunkiem rozpatrzenia projektu jest spełnienie następujących wymogów: 1) projekt powinien być złożony w terminie określonym w regulaminie; 2) projekt powinien być złożony na właściwym formularzu; 3) do projektu należy dołączyć komplet załączników; 4) projekt powinien być zgodny z wytycznymi wskazanymi w Do oferty należy dołączyć: 1) listę z minimum 50 podpisami mieszkańców popierających realizację projektu; 2) zgodę i zobowiązanie wskazanej osoby, organizacji lub instytucji na utrzymanie zrealizowanych projektów inwestycyjnych co najmniej 5 lat, 3) zgodę na dysponowanie lub udostępnienie terenu pod realizację projektu. 13. W trakcie składania projektów mieszkańcy będą mieli możliwość uzyskania pomocy i doradztwa bezpośrednio w wydziałach Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie oraz za pośrednictwem adresu mailowego budzetobywatelski@gminaskawina.pl. 6 Weryfikacja zgłoszonych projektów 1. Zgłoszone projekty podlegają weryfikacji formalnej, którą przeprowadza Zespół. 2. Weryfikacja formalna obejmuje: 1) formę złożenia projektu; 2) kompletność wymaganych załączników; 3) terminowość złożenia projektu; 4) kompletność min. 50 podpisów mieszkańców popierających projekt. 3. Projekty podlegają procedurze uzupełnienia braków formalnych. Koordynator występuje do projektodawcy o uzupełnienie braków, przy czym uzupełnienie to powinno nastąpić w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia otrzymania wezwania, lecz nie później niż w terminie wskazanym w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 4. Projekty, które nie spełnią wymogów formalnych zawartych w ust. 2, po zastosowaniu ust. 3 zostają odrzucone. O odrzuceniu projektów z przyczyn formalnych projektodawca zawiadamiany jest przez Koordynatora w formie pisemnej. Projektodawcy nie przysługuje prawo wniesienia odwołania. 5. Projekty zweryfikowane pozytywnie pod względem formalnym Koordynator przekazuje do weryfikacji (oceny) merytorycznej do wydziałów merytorycznych tut. urzędu. 6. Burmistrz w terminie podanym w harmonogramie będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego regulaminu podaje do publicznej wiadomości listę projektów przekazanych do weryfikacji wydziałom merytorycznym tut. urzędu oraz listę projektów zweryfikowanych negatywnie na etapie formalnym wraz z uzasadnieniem negatywnej weryfikacji. 7. Weryfikacja merytoryczna obejmuje: 1) zgodność z wymogami, o których mowa w 3 ust. 1,

5 2) prawne, techniczne i technologiczne możliwości realizacji projektu, 3) analizę kosztorysu realizacji projektu, 4) analizę kosztów eksploatacji powstałych efektów projektu. 8. Prace związane z merytoryczną weryfikacją projektu nadzoruje koordynator. 9. Jeżeli dokonane oceny, o których mowa w pkt.7 wskazują, że projekt nie będzie mógł być poddany pod głosowanie mieszkańców w zakresie czy koszcie podanym przez projektodawcę, a istnieje możliwość dokonania niezbędnych zmian, wówczas koordynator informuje wnioskodawcę o proponowanym zakresie zmian lub kosztu. 10. Po uzgodnieniu zmiany projektu pracownik właściwego merytorycznie Wydziału w uzgodnieniu z projektodawcą przygotowuje ostateczną wersję projektu. 11. Każda zmiana zakresu projektu musi być potwierdzona pisemnie. 12. Wnioski, w których zostaną dokonane zmiany w zakresie projektu będą wymagały ponownego poparcia 50 mieszkańców. 13. Koordynator w terminie określonym w harmonogramie będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego regulaminu podaje do publicznej wiadomości listę projektów pozytywnie zweryfikowanych oraz listę projektów zweryfikowanych negatywnie wraz z uzasadnieniem. 14. Projektodawcy przysługuje prawo wniesienia odwołania od decyzji negatywnej weryfikacji. Odwołanie należy złożyć, bądź przesłać do siedziby urzędu dziennik podawczy, ul. Rynek 14, pok. 1 w terminie nie później niż 5 dni robocze od terminu, o którym mowa w ust. 13. Odwołanie rozstrzyga Zespół. O rozstrzygnięciu odwołania projektodawca zawiadamiany jest na piśmie w terminie 7 dni roboczych od dnia wniesienia odwołania. 15. Projektodawcy przysługuje prawo wycofania projektu w terminie nie później niż 7 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia głosowania wskazanym w harmonogramie stanowiącym Załącznik nr 2 do regulaminu. Pisemną informację o wycofaniu projektu należy złożyć, bądź przesłać do Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie (decyduje data wpływu do siedziby tut. Urzędu) 16. Koordynator podaje listę projektów poddanych pod głosowanie w terminie określonym w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu. 7 Praca Zespołu 1. Członkowie Zespołu oceniają projekty w systemie elektronicznym oraz biorą udział w spotkaniach. 2. Zespół powołuje Burmistrz w drodze zarządzenia. Pierwsze posiedzenie zespołu zwołuje Burmistrz lub inny wskazany przez Burmistrza pracownik tut. urzędu. 3. Przewodniczący i zastępca przewodniczącego wybierani są wśród członków zespołu zwykłą większością głosów w trakcie pierwszego posiedzenia zespołu. 4. Zespół podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, w tym w obecności Przewodniczącego lub jego Zastępcy. 5. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący Zespołu, Zastępca Przewodniczącego lub inny członek Zespołu wyznaczony przez Przewodniczącego. Podczas posiedzeń omawiane będą projekty, które wymagają konsultacji i decyzji członków Zespołu.

6 6. Posiedzenia zespołu są jawne i protokołowane. Informacja o posiedzeniu zespołu każdorazowo zamieszczana będzie na stronie internetowej w zakładce Budżet Obywatelski. Osobę do sporządzenia protokołu wyznacza Przewodniczący Zespołu. 7. Zespół może zwrócić się do wydziału merytorycznego lub jednostki organizacyjnej Gminy oceniającej projekt pod kątem wykonalności o dodatkowe wyjaśnienia. 8. Zespół może zwrócić się do wnioskodawcy o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienia. 9. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zagadnienia i/lub zbieżnych co do zakresu Zespół może skontaktować się z wnioskodawcami, celem wypracowania projektu wspólnego. W przypadku niewypracowania wspólnego projektu Zespół ma prawo zatwierdzić do dalszego procedowania tylko jeden z nich. 10. Zespół ds. budżetu obywatelskiego monitoruje realizację poszczególnych projektów. 8 Zasady wyboru projektów zgłoszonych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego 1. Głosowanie odbywa się: 1) bezpośrednio poprzez wrzucenie karty do głosowania do urny w punktach wyznaczonych przez burmistrza; 2) elektronicznie poprzez platformę do głosowania. 2. Burmistrz może wyznaczyć punkty do głosowania na wniosek zarządu osiedla, sołtysa lub mieszkańca (grupy mieszkańców) popartego przez zarząd osiedla lub sołtysa w wyznaczonych przez nich miejscu. Wniosek o wyznaczenie lokalu należy złożyć, bądź przesłać do siedziby urzędu (decyduje data wpływu do siedziby tut. Urzędu) nie później niż do dnia określonego w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 8 do niniejszego regulaminu. Miejscem przechowywania urn są lokale wyborcze. 3. Listę punktów do głosowania, o których mowa w ust. 1 i 2 oraz określenie zasad ich funkcjonowania podaje się do publicznej wiadomości do dnia określonego w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu. 4. Punkty do głosowania o których mowa w ust. 1 będą dostępne dla głosujących minimum 4 dni w tygodniu, punkty o których mowa w ust. 2 będą dostępne dla głosujących co najmniej 1 dzień. 5. Karty do głosowania będą dostępne od pierwszego dnia głosowania: 1) w Urzędzie Miasta i Gminy w Skawinie, ul. Rynek 14, pok.1, 2) w wyznaczonych punktach do głosowania, o których mowa w ust. 3, 3) na stronie internetowej Urzędu, w zakładce Budżet Obywatelski. 6. Zapotrzebowanie na karty do głosowania należy zgłosić koordynatorowi ds. budżetu obywatelskiego w terminie wyznaczonym w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 7. W przypadku, gdy głosującym jest osoba małoletnia, do karty do głosowania należy dołączyć zgodę opiekuna prawnego. 8. Głosowanie odbywa się w terminie określonym w harmonogramie będącym załącznikiem nr 2 do regulaminu. 9. Kolejność projektów na karcie do głosowania ustalana jest w drodze losowania przeprowadzonego przez Zespół 10. Wyboru projektów zgłoszonych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego dokonują w drodze głosowania mieszkańcy, którzy najpóźniej w dniu rozpoczęcia głosowania ukończyli 16 r.ż..

7 11. Głosowanie odbywa się za pomocą karty do głosowania, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Głosowanie jest jawne i imienne. 12. Karta do głosowania jest ważna jeżeli: 1) jest zgodna ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszego regulaminu; 2) dane podane na karcie do głosowania są kompletne; 3) karta do głosowania jest podpisana; 4) na karcie do głosowania podane jest miejsce i data oddania głosu, 5) w przypadku oddania głosu przez osobę niepełnoletnią na karcie do głosowania musi być podpis opiekuna prawnego. 13. Karty nieważne nie będą brane pod uwagę przez Zespół podczas ustalania wyników głosowania. 14. Każdy głosujący oddaje głos na jeden projekt. 15. Głos jest nieważny gdy: 1) głosujący oddał głos na więcej niż jednej karcie do głosowania, 2) głosujący zaznaczył więcej niż 1 pole, 3) głosujący nie postawił znaku X w żadnym polu do głosowania. 16. Liczenia punktów dokonuje zespół. 17. Na końcowy wynik głosowania składają się wyniki głosowania bezpośredniego oraz elektronicznego. Suma uzyskanych głosów decyduje o kolejności projektów na liście rankingowej. 18. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa lub więcej projektów, o kolejności na liście rankingowej decyduje losowanie, które przeprowadza zespół. 19. Wyniki zostaną podane do wiadomości publicznej przez zespół bez zbędnej zwłoki, jednakże nie później niż w terminie określonym w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu. 20. Za przeznaczone do realizacji uznaje się projekty, które uzyskały największą liczbę punktów, aż do wyczerpania ogólnej kwoty przeznaczonej na realizację zadań w ramach Budżetu Obywatelskiego. 9 Realizacja projektów 1. Do realizacji mogą zostać przeznaczone projekty, które uzyskały największą liczbę głosów, aż do wyczerpania ogólnej kwoty przeznaczonej na realizację projektów. 2. Jeżeli propozycje, które otrzymały największą liczbę głosów nie wyczerpują całości dostępnego budżetu należy uzupełnić listę projektów do realizacji o te, które otrzymały kolejno najwięcej punktów i mieszczą się w zaplanowanym budżecie, bądź projektodawca zagwarantuje pokrycie pozostałych kosztów ze środków pozostających do dyspozycji sołectw i osiedli lub ze środków ze źródeł zewnętrznych. 3. Jeżeli w toku realizacji projektów poczynione zostaną oszczędności i pozostała kwota będzie wystarczająca na realizację innych projektów, wykonane mogą być kolejne projekty z listy, które zdobyły największą liczbę punktów spośród niezakwalifikowanych aż do wyczerpania puli środków.

8 4. Jeżeli w trakcie realizacji zadań, na etapie udzielania zamówień publicznych, oferowana cena realizacji zamówienia jest wyższa od wyliczonych kosztów projektu, to przyjmuje się następujące zasady postępowania: 1) w przypadku braku możliwości zbilansowania środków na wszystkie projekty, Burmistrz ma prawo odmowy realizacji zadania, którego koszt w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wyższy niż w projekcie i który zajmował niższą pozycję na liście rankingowej, 2) propozycja zmniejszenia zakresu wykonywanych prac, 3) projektodawca zagwarantuje pokrycie pozostałych kosztów ze środków pozostających do dyspozycji sołectw i osiedli lub ze środków ze źródeł zewnętrznych 5. Po zakończonej procedurze wyboru projektów, zmiany w projekcie są możliwie jeżeli: 1) na etapie udzielania zamówień publicznych oferowana cena realizacji zamówienia jest wyższa lub niższa od wyliczonych kosztów projektu; 2) projektodawca złoży wniosek o wniesienie zmian poparty przez min. 50 mieszkańców. 6. Burmistrz podaje do publicznej wiadomości listę projektów, które w wyniku postępowań, o których mowa w ust. 3 zostały odrzucone. 7. Projektodawca informowany jest o terminie odbioru projektu lub jego części. 8. Burmistrz podaje informację zbiorczą dotyczącą projektów zrealizowanych w ramach Budżetu Obywatelskiego. Informacja powinna zawierać m.in. opis projektu, ostateczny kształt oraz koszt wykonania inwestycji, wykonawcę, termin odbioru/wykonania projektu. 10 Przetwarzanie danych osobowych 1. Zgłoszenie projektu w ramach Budżetu Obywatelskiego oraz udział w poparciu projektu (głosowaniu) wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. 2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Budżetu Obywatelskiego jest Burmistrz. 3. Dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane wyłącznie w ramach procedury realizacji budżetu obywatelskiego w celu weryfikacji zgłaszających projekt i głosujących. Osoby zgłaszające projekt lub uczestniczące w głosowaniu mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. 4. Po każdej zrealizowanej edycji karty do głosowania będą niszczone komisyjnie. 11 Postanowienia końcowe 1. Proces realizacji Budżetu Obywatelskiego podlega ewaluacji przez zespół. 2. Rekomendacje zmian w procedurze Budżetu Obywatelskiego dla kolejnych jego edycji będą wypracowywane przy uwzględnieniu wyników przeprowadzonej ewaluacji. 3. Raport z ewaluacji zostanie podany do publicznej wiadomości przed rozpoczęciem kolejnej edycji.