Innowacyjny system zarządzania wiedzą. Instrukcja obsługi dla użytkownika Wersja 1.1

Transkrypt

1 Innowacyjny system zarządzania wiedzą y-box Instrukcja obsługi dla użytkownika Wersja 1.1

2 Spis tres ci Wprowadzenie Zanim rozpoczniesz Ogólne właściwości systemu Budowa i wygląd interfejsu graficznego systemu Podstawowe przyciski oraz ikony w systemie Najczęściej używane i najbardziej przydatne funkcje Zasady gry w systemie Profile pracowników Wizytówka i osiągnięcia Główna tablica aktywności Pulpit Dokumenty i pliki Lista pracowników Projekty i Kalendarz Projekty Zadania Kalendarz Baza wiedzy Podsumowanie... 36

3 Wprowadzenie Niniejsza instrukcja obsługi przeznaczona jest dla każdego użytkownika, który rozpoczyna korzystanie z systemu Y-Box, bądź jest zainteresowany szczegółowo możliwościami jakie daje użytkownikom. Aplikacja Y-Box to narzędzie wspomagające pracę w firmie i służące przede wszystkim do: gromadzenia i dokumentowania wiedzy jaka powstaje w firmie zarządzania i komunikacji wewnętrznej w projektach i zadaniach, zarządzania czasem pracy pracowników oraz terminami i wydarzeniami (spotkaniami). Główny nacisk podczas projektowania systemu położony został na zarządzanie rozproszoną w różnych formach wiedzą. Aby możliwe było gromadzenie jej w jednym miejscu i za pomocą tych samych środków wprowadzono mechanizmy, które mają na celu klasyfikacje wiedzy poprzez system tagów i kategorii wiedzy. Poprzez połączenie systemu zadaniowego i bazy wiedzy każdy rodzaj informacji w szybki i usystematyzowany sposób może zostać zgromadzony i przetworzony. Dzięki temu każdy pracownik ma dostęp do wiedzy firmowej tam gdzie jej naprawdę potrzebuje, czyli podczas wykonywania swojej pracy. System Y-Box pomaga również wykorzystać zasoby wiedzy indywidualnej pracowników, której nie da się łatwo skodyfikować, związanej z jego doświadczeniem i predyspozycjami. Każdy w systemie może określić na czym się zna i w jakim stopniu oraz czym się interesuje i co chciałbym rozwijać. Kompetencje te mogą być potwierdzane przez współpracowników poprzez system doceniania, który stanowi dodatkową motywację do dzielenia się wiedzą, pomagania w pracy innym. W ten sposób budowana jest firmowa baza umiejętności, wiedzy i rekomendacji pracowników, aby w prosty sposób można było odnaleźć osobę o określonych zdolnościach i doświadczeniu. Mechanizm ten może również służyć do planowania rozwoju zawodowego pracownika oraz pomagać w decyzjach o rekrutacji wewnętrznej i awansach. Drugą cechą wyróżniającą Y-Box wśród innych dostępnych na rynku narzędzi jest nowoczesne podejście do pracy poprzez stworzenie środowiska mniej formalnego i bardziej przyjaznego pracownikowi. Aby to było możliwe do systemu zostały wprowadzone mechanizmy grywalizacyjne pozwalające na pewnego rodzaju zabawę (grę), w której każdy pracownik za określone czynności może zdobywać odznaki i punkty oraz jest zachęcany aby osiągać kolejne poziomy zaawansowania. Dzięki temu, wszystkie czynności jakie są codziennym rytuałem każdego pracownika i należą do jego obowiązków mogą stać się czymś bardziej przyjemnym, a wykonywanie ich nie będzie już obowiązkiem lecz stanie się elementem gry. Każda codzienna czynność może zostać nagrodzona przez system, odznaką, punktami lub doceniona przez innych pracowników poprzeć system ocen i nagród. Mechanizm grywalizacji jest również sposobem na motywowanie pracowników i przekazywanie im informacji zwrotnej o ich postępach w rozwoju. W dalszej części podręcznika szczegółowo omówione zostały kolejno wszystkie moduły i mechanizmy obecne w Y-Box. Praktyczne porady z zakresu zarządzania zespołem i wiedzą zostały wyróżnione w niniejszej instrukcji ikoną. Instrukcje krok po kroku znajdziesz obok symbolu, natomiast informacje, które zależą od konfiguracji systemu w Twojej firmie i w razie wątpliwości wymagają konsultacji ze specjalistą zajmującym się systemem Y-Box oznaczono ikoną.

4 1 Zanim rozpoczniesz System Y-Box został przygotowany na urządzenia desktopowe, to znaczy że możesz używać go na poprzez: Komputer stacjonarny Laptop Netbook Do korzystania z systemu wystarczy przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript, interfejs graficzny przygotowano z myślą o najpopularniejszych w Polsce przeglądarkach: Chrome, Firefox, oraz Internet Explorer, przy czym testy nie były do tej pory prowadzone na starszych wersjach przeglądarek dlatego zaleca się korzystanie z: Chrome od wersji 28 wzwyż (zalecana) Firefox od wersji 21 wzwyż Internet Explorer od wersji 9 wzwyż Ekran Twojego komputera powinien zostać ustawiony w tryb rozdzielczości minimum 1024x768 pikseli, przy czym komfortową pracę zapewnia rozdzielczość 1280 x 1024 pikseli, a więc standardowa dla większości obecnie pracujących komputerów firmowych. Dostępność systemu zależna jest od konfiguracji zastosowanej podczas instalacji, standardowo jest to dostęp poprzez sieć wewnętrzną LAN. Będąc podłączonym do sieci, w której udostępniony został system musisz znać adres IP serwera lub lokalną domenę z którą należy się połączyć np.: Osoba zarządzająca systemem Y-Box musi dodać Cię do listy pracowników, aby system skierował do Ciebie mail z danymi dostępowymi. Loginem jest podany przez zarządzającego (prawdopodobnie Twój służbowy), hasło zostaje wygenerowane automatycznie przez system ale dla pełnego bezpieczeństwa zalecamy jego zmianę po pierwszym zalogowaniu na własne.

5 2 Ogólne właściwości systemu 2.1 Budowa i wygląd interfejsu graficznego systemu To co widzisz na ekranie komputera podczas korzystania z różnych narzędzi to interfejs graficzny, w każdym przypadku jest on bardzo ważny gdyż pozwala na interakcję pomiędzy użytkownikiem, a oprogramowaniem. W tym rozdziale omówiony zostanie interfejs systemy Y-Box. Panel logowania Po wpisaniu adresu do systemu Y-Box w pasku adresu przeglądarki pierwszym ekranem jest ekran logowania. Musisz podać adres i hasło aby przejść do systemu. W przypadku zapomnienia hasła pod przyciskiem Zaloguj się znajduje się link, który pozwoli na przypomnienie hasła. Menu główne na górnym pasku (1) Od pierwszego zalogowania na każdej odsłonie aplikacji będę w górnej części, na tzw. belce głównej znajdują się zakładki służące do poruszania się po głównych modułach serwisu: zakładka [nazwa użytkownika] Twoje imię i nazwisko moduł profilu użytkownika zakładka PROJEKTY moduł systemu projektowo - zadaniowego zakładka KALENDARZ kalendarz zbiorczy wszystkich wydarzeń i zadań w systemie zakładka LUDZIE katalog osób i struktura firmy zakładka WIEDZA baza wiedzy firmowej Dodatkowo na belce znajduje się wyszukiwarka, moduł powiadomień oraz moduł ustawień z możliwością wylogowania z systemu. Rysunek 1. Podział interfejsu systemu na sekcje.

6 Menu nawigacyjne - pasek boczny (2) Każdy moduł systemu składa się z paska bocznego na którym znajdują się elementy nawigacyjne do każdego z modułów. Każdy z tych modułów ma inną nawigację boczną. Elementem wspólnym dla wszystkich modułów jest przycisk istnieje możliwość dodania: nowego projektu nowego zadania nowego wydarzenia przypisania uczestnika do projektu dodania dokumentu dodania pliku. Za pomocą tego przycisku Wystarczy nacisnąć przycisk i wybrać jedną z zaprezentowanych opcji. Mechanizm ten jest globalny co oznacza, że z każdego poziomu w systemie masz możliwość skorzystania z tego przycisku w ten sam sposób. Przycisk działa kontekstowo co oznacza, że niektóre pola są uzupełniane automatycznie w zależności od tego w jakiej części systemu się znajdujemy. Na przykład będąc w systemie zadaniowym na projekcie Wdrożenie systemu zadaniowego klikając: Dodaj -> Zadanie, pole wybierz projekt będzie uzupełnione nazwą projektu Wdrożenie systemu zadaniowego. Co nie oznacza, że nie będzie można zmienić tego pola. Drugim elementem wspólnym jest przycisk zwinięcie tej kolumny do wersji z samymi ikonami. znajdujący się u dołu tego paska umożliwiający Obszar roboczy (3) z wydzieloną kolumną dodatkową (4) Jest to obszar znajdujący się na prawo od paska bocznego, w którym wyświetlana jest zasadnicza część informacji. W tej części znajdziesz wszystkie elementy na których wykonywane są operacje np.: zadania, wydarzenia, dokumenty. Dodatkowo, w niektórych widokach, z obszaru roboczego wydzielana jest prawa kolumna służąca do dostosowywania widoku roboczego, głównie zawężania wyświetlania elementów roboczych tylko do określonego parametrów np.: zadania z konkretnego projektu lub osoby z danego działu. Obszarem roboczym są również elementy pokazywane w tzw. lightboxie (podgląd kontekstowy). Podgląd kontekstowy to sposób wyświetlania okienek programu na półprzezroczystym tle ponad głównym obszarem całego systemu. Dzięki takiemu podejściu nie traci się kontekstu w jakim wykonujemy pewne czynności takie jak: tworzenie nowych bytów (zadań, projektów itd.) edycja istniejących bytów podgląd zadań, wydarzeń, dokumentów, plików które są obrazkami, odznak i innych.

7 2.2 Podstawowe przyciski oraz ikony w systemie W poprzednim podrozdziale poznałeś już przycisk, który jest niewątpliwie najważniejszym i najczęściej używanym w systemie. Niemiej warto na wstępnie zapoznać się z kilkoma innymi przyciskami, które używane są w wielu miejscach w systemie, aby łatwiej było poruszać się po kolejnych rozdziałach. - przycisk filtrowania rozwija menu filtrowania, za pomocą którego możesz decydować jakie elementy mają pojawić się na liście - przycisk sortowania, pozwala decydować o kolejności ułożenia elementów na liście. - przycisk przełączania układu listy między alfabetyczną a hierarchiczną, dostępny na niektórych listach. - ikona lub przycisk z kołem zębatym, to bardzo często pojawiający się symbol w systemie Y-Box oznaczający dodatkowe opcje lub ustawienia (edycja, usuwanie itp.) - przycisk obserwuj i obserwujesz (stan przed i po kliknięciu) służy do włączenia opcji obserwowania osoby, projektu, kategorii itd. w celu otrzymywania na bieżących aktywności na swoją tablicę. - ikona prywatności, pojawia się przy treściach i elementach, których widoczność jest ograniczona. - symbole ruchomych elementów, tam gdzie występują oznaczają możliwość zwinięcia, przesunięcia lub przeciągnięcia (drag & drop) elemnetu. - ikona krzyżyka ma standardowe zastosowanie oznacza zamknięcie a w niektórych przypadkach usunięcie elementu. - ikona powiadomień systemowych, w których liczba oznacza ilość nieprzeczytanych powiadomień. - ikonka podrzędności wykorzystywana do oznaczenia podzadań i podprojektów. - ikonki społecznego oddziaływania od lewej pomocne, lubię to, komentarze mierzą jaki wpływ na otoczenie ma dana treść.

8 Prócz ikon i przycisków w systemie przyjęto również jednolite zasady w kwestiach kolorów czcionek ich symboliki i efektów. Np.: kolor zielony oznacza zawsze i wszędzie w systemie element klikalny, w szczególności może to być link. Kolor czerwony czcionki oznacza ostrzeżenie np. o przekroczonym terminie zadania, natomiast czcionka przekreślona oznacza, że dany element został usunięty. 2.3 Najczęściej używane i najbardziej przydatne funkcje Dzięki pewnym usprawnieniom Twoje korzystanie z aplikacje będzie łatwiejsze. Dowiedz się jak działają i gdzie je możesz spotkać, aby w pełni wykorzystać możliwości Y-Box. Sugerowanie (suggest) Niektóre pola w Y-Box posiadają funkcję sugerowania. Takie pole podczas uzupełniania pokazuje sugerowane warianty jakimi możemy uzupełnić dane pole. Do tych pól należą między innymi: pole wybory projektu - sugerowane są projekty które mogę wybrać z uwzględnieniem prywatności i uczestnictwa w danym projekcie pole wyboru zadań sugerowane są zadania które mogę wybrać z uwzględnieniem prywatności i przynależności do danego projektu oraz uczestnictwa w danym projekcie pole wyboru osoby sugerowane są osoby które mogę wybrać z uwzględnieniem prywatności i uczestnictwa w danym projekcie pole dodawania umiejętności sugerowane są istniejące w firmowej bazie umiejętności pole tagów sugerowane są tagi już istniejące w systemie pole kategorii sugerowane są kategorie jakie są w systemie pola dat i godzin możliwość wyboru z kalendarzyka i listy godzin Kontekstowe uzupełnianie O tym wspomniano już wcześniej w przypadku przycisku Dodaj. Polega na uzupełnianiu pewnych pól w zależności od tego jaką czynność wykonujemy i gdzie się znajdujemy. Dzięki temu uzupełnianie formularzy jest szybsze. Przeciągnij i upuść (drag and drop) Mechanizm ten pozwala na przeciąganie zadań i upuszczanie ich biorąc pod uwagę proces przez jaki przechodzi dane zadanie. Dzięki temu można w szybszy sposób decydować na jakim etapie jest dane zadanie oraz brać zadania jak te które dana osoba chce rozwiązać. Ta funkcjonalność jest dostępna na listach zadań.

9 Rysunek 2. Drag & drop - przeciąganie zadań. Dymki podpowiedzi Niektóre elementy oznaczone ikoną pytajnika zawierają wyjaśnienie do czego służą. Inne dymki wskazują kim jest dana osoba (najeżdżając na jego miniaturkę). Również w przypadku ikon akcji w dymkach pokazywana jest informacja na temat danej akcji. Rysunek 3. Podpowiedzi po najechaniu myszką. Tagowanie Mechanizm tagowania, czyli dodawani słów kluczowych (etykiet) pojawia się w wielu częściach systemu. Otagować można: Projekt Zadanie Wydarzenie Dokument Plik (tagi automatycznie są przypisywane od bytu, do którego zostały dodane pliki) Posty na tablicy aktywności (zwykłe posty, pytania)

10 Tag staje się pewnego rodzaju wskazówką która pozwala na szybsze odnajdywanie, na lepszą interpretację oraz na wyższą jakość informacji. Tag jest linkiem łączącym dużą ilość różnych informacji dlatego ważnym jest aby mechanizm ten był wykorzystywany. Klikając w tag możesz zobaczyć wszystko co jest z tym tagiem związane. Zobaczysz również każdą aktywność jaka została dodana do systemu, która została tym tagiem oznaczona. Tag również możesz obserwować. Za pomocą tagów możesz również filtrować większość bytów w systemie takich jak zadania, projekty, dokumenty. Jeśli zachowane zostały domyślne ustawienia punktacji w systemie, za dodawanie tagów do tworzonych przez Ciebie treści (zadań, dokumentów, wiadomości itd.) zdobywasz o jeden punkt więcej! Warto tagować! Odwołania (hashtagi) Wypełniając pola opisowe oraz publikując wiadomości na tablicach aktywności w systemie w prosty sposób można odwołać się do istniejących w systemie danych. Dzięki temu Twoje opisy i informacje będą bardziej precyzyjne. Wystarczy rozpocząć wpisywanie poprzedzając wyraz znakiem # dla tagów dla pozostałych elementów jak osoby, projekty, pliki. Wpisywaniu będzie towarzyszyć podpowiadanie możliwych rozwiązań. Jeśli potwierdzisz sugerowany element stanie się on w tekście linkiem odwołującym się do: osoby zadania projektu wydarzenia dokumentu dyskusji taga Tagowanie poprzez # jest równoznaczne dodaniu taga do danego elementu i zamieszczeniu aktywności z tym związanej na tablicy taga co zostało już wspomniane wyżej. Rysunek 4. Oznaczanie (hashtagowanie) w treści

11 Zaawansowane filtrowanie Dzięki zaawansowanemu filtrowaniu w łatwy sposób możemy znaleźć to co nas w danym momencie interesuje. Duża ilość filtrów pozwala na precyzyjne przeglądanie zawartości. Filtrować można po: datach autorach, uczestnikach tagach kategoriach prywatności projektach i innych parametrach Rysunek 5. Filtrowanie Dodatkowo każde ustawienie filtrów można zapisać dla każdego modułu systemu osobno. Dzięki temu w szybki sposób możemy zaaplikować gotowy zestaw filtrów, uzyskując oczekiwaną zawartość. Często wykonywane czynności możemy zrealizować w bardzo szybki sposób. Kolejnym rozwiązanie związanym z filtrami jest możliwość szybkiego resetowania filtrów i ustawiania tylko tych filtrów które dotyczą osoby zalogowanej do systemu. Operacje pod jednym przyciskiem Dzięki takiemu rozwiązaniu zawsze w jednym miejscu znajdziesz wszystkie możliwe operacje jakie możesz dokonać na danym widoku. Na przykład będąc na konkretnym projekcie pod ikoną trybiku znajdziesz wszystkie operacje jakie możesz zrobić z tym projektem takie jak: edycja zakończenie projektu usunięcie projektu wydrukowanie projektu Rysunek 6. Menu opcji elementu W wielu przypadkach na listach ten przycisk znajduje się również przy każdej pozycji listy. Np. na liście Ludzie w projekcie w konkretnym projekcie, lub na liście zadań.

12 Kolory Dzięki zastosowaniu palety kolorów w łatwy sposób można dokonać identyfikacji elementów w systemie. Kolor odnosi się do projektu. Jeśli w systemie kolor czerwony będzie przyporządkowany do projekty Wdrożenie systemu zadaniowego wtedy każdy element związany z tym projektem będzie miał ten kolor, tj: wydarzenia w kalendarzu będą oznaczone kolorem czerwonym jeśli będą dotyczyły tego projektu zadania podobnie wydarzenia odziedziczą ten kolor po projekcie dokumenty dodane do projektu będą zawierać w sobie oznaczenie koloru projektu wraz z nazwą projektu. Rysunek 7. Działanie kolorów w kalendarzu Wyszukiwanie Mechanizm wyszukiwania znajduje się w belce górnej. Najprawdopodobniej będzie to jedno z tych miejsc, z których najczęściej będziesz korzystał. Dlatego też został on dopracowany tak, aby jak najszybciej pokazać Ci to czego szukasz. Wystarczy, że wpiszesz początek szukanego słowa, a wyszukiwarka zacznie proponować Ci najbardziej zbliżone wyniki do tego co wpisujesz. Każdy element, który pojawi się na liście pod polem wyszukiwania ma swoje rozwinięcie. Wystarczy że najedziesz na nie myszką lub kursorem z klawiatury. Szybko zweryfikujesz czy to jest to czego szukałeś. Jeśli pole zaprezentuje Ci to czego oczekiwałeś wystarczy że w to klikniesz i trafisz do szukanego elementu. Jeśli nie do końca wiesz czego szukasz wpisz co masz na myśli i naciśnij enter lub kliknij lupkę. Trafisz na listę wyników, która pogrupowana jest wg typów elementów systemu, a dodatkowo możliwe jest jej dowolne zwężanie filtrami.

13 Rysunek 8. Podpowiedzi w wyszukiwarce Powiadomienia Najprawdopodobniej spotkałeś się już wcześniej z atakującymi informacjami z wszech stron powiadomieniami np. w serwisach społecznościowych. W systemie Y-Box staraliśmy się aby nie robić tego nachalnie, jednak żebyś wiedział to co powinieneś wiedzieć. Rysunek 9. Powiadomienia - ikona w prawym górnym rogu. Po co? Jak to w każdej firmie bywa, dużo się dzieje. Ważne abyś wiedział w danym momencie co z tych wszystkich wydarzeń dotyczy Ciebie. Dlatego też system automatycznie będzie informował Cię o tym co powinieneś wiedzieć: zaproszeniu Cię do projektu przypisaniu Ci zadania zaproszeniu na wydarzenie innych wydarzeniach związanych z projektami, zadaniami i wydarzeniami Dodatkowo system poinformuje Cię gdy ktoś: oznaczy Cię gdzieś poprzez hashtagi stworzy nową wersję dokumentu z dokumentu którego jesteś autorem lub współautorem oznaczy jako nieaktualny dokument, który (współ)tworzyłeś napisze coś na tablicy zadania, które rozwiązujesz

14 polubi, skomentuje, oznaczy jako pomocne lub jako prawidłowe rozwiązanie twoją wiadomość oraz w wielu innych przypadkach. Jeśli poczujesz, że niektóre powiadomienia są zbędne lub przychodzą zbyt często masz możliwość zmiany ustawień, co zostało opisane poniżej w opisie Ustawień. Wszystkie te powiadomienia znajdziesz w prawym górnym rogu na belce górnej. Numerek wskazuje ile masz nie przeczytanych powiadomień. Kliknij i zobacz co powinieneś wiedzieć. Ustawienia Ikona koła zębatego w prawym górnym rogu na belce górnej to miejsce gdzie znajdziesz ustawienia. Dzięki temu będziesz mógł dostosować niektóre elementy serwisu: Rysunek 10. Ustawienia użytkownika ustawienia konta czyli wszystko dotyczące danych teleadresowych, zdjęcia i hasła. ustawienia powiadomień tutaj możesz zdecydować o czym chcesz być informowany i w jaki sposób. Oprócz tego znajduje się tam opcja Wyloguj.

15 2.4 Zasady gry w systemie W systemie Y-Box istnieją funkcje, które nie są typowe dla narzędzi do pracy nad projektami, ale mogą okazać się dla Ciebie bardzo atrakcyjne, bo wprowadzają do pracy element rozluźnienia i oderwania od codziennej rutyny. Są to tak zwane mechanizmy grywalizacyjne, które w lekkiej i nie absorbującej zanadto uwagi formie współdziałają z podstawowymi funkcjami systemu. Za każdą aktywność zdobywasz punkty zgodnie z poniższymi zasadami. Każdorazowo kiedy zdobędziesz punkty w lewym górnym rogu zamiast Twojego imienia i nazwiska pojawi się liczba punktów dopisana do Twojego profilu. Punkty przekładają się na poziomy osiągane przez użytkowników zgodnie z poniższym rysunkiem, o ile administrator Twojego systemu nie zdecydował inaczej, bowiem przedziały punktowe jak i nazwy osiąganych poziomów można dowolnie modyfikować jeśli jakaś firma będzie miała taką potrzebę. Rysunek 11. Poziomy wiedzy i doświadczenia do osiągnięcia w systemie. Punkty otrzymujesz za swoje zaangażowanie w dzielenie się wiedzą, codzienną pracę i różne aktywności w systemie Y-Box pod warunkiem, że są one dostępne dla wszystkich (punkty nie są przydzielane jeśli Twoja aktywność jest prywatna i nie wszyscy mają do niej dostęp). Dzięki licznikowi w swoim profilu możesz monitorować postępy i obserwować jaki wpływ ma Twoja praca na rozwój całej firmy! Punkty otrzymujesz za: Gromadzenie i klasyfikację wiedzy Dodanie do Bazy Wiedzy nowego dokumentu lub nowej wersji istniejącego dokumentu. + 3 Dodawanie do lub przesuwanie między Kategoriami stworzonych dokumentów. + 2 (jednorazowo za dokument) Oznaczenie dokumentu jako nieaktualny lub oznaczenie jako aktualny (np.: po poprawieniu) + 2 Klasyfikowanie treści za pomocą tagów w celu łatwiejszego ich gromadzenia i wyszukiwania + 1 (jednorazowo za otagowanie elementu) Osiągnięcie przez dokument, którego jesteś autorem 50 otwarć lub oznaczenia jako Pomocne + 5 Osiągnięcie przez dokument, który współtworzyłeś 50 otwarć lub oznaczenia jako Pomocne + 1 Obserwowanie Kategorii wiedzy + 2

16 Aktywność i dzielenie się przydatnymi informacjami Napisanie posta na Tablicy + 0,5 (do 5 pkt dziennie) Zadanie pytania na Tablicy + 1 (do 10 pkt dziennie) Skomentowanie dowolnej aktywności na Tablicy + 1 (do 5 pkt dziennie) Udzielenie odpowiedzi (przez skomentowanie) na pytanie + 2 (do 10 pkt dziennie) Oznaczenie prawidłowej odpowiedzi + 1 (do 5 pkt dziennie) Oznaczenie prawidłowego rozwiązania w zadaniu + 1 (do 5 pkt dziennie) Udzielenie prawidłowej odpowiedzi na pytanie + 5 Zamieszczenie prawidłowego rozwiązania w zadaniu + 3 Kliknięcie Pomocne pod odpowiedzią, pytaniem, rozwiązaniem lub dokumentem. + 1 (do 10 pkt dziennie) Otrzymanie oznaczenia Pomocne pod Twoją odpowiedzią, pytaniem lub rozwiązaniem. + 3 Polubienie dowolnej aktywności na Tablicy + 0,2 (do 2 pkt dziennie) Otrzymanie polubienia aktywności, której jesteś autorem + 0,2 Obserwowanie osoby, projektu, kategorii, taga, + 1 Bycie obserwowanym przez inną osobę + 1 Rozwój Twojego profilu Dodanie obszaru wiedzy i umiejętności Znam się na + 1 Bycie docenionym w obszarze, na którym się znasz + 2 Docenienie obszaru wiedzy i umiejętności innej osoby + 1 Otrzymanie nagrody od kogoś + 5 Nagrodzenie kogoś + 1 (do 5 pkt dziennie) Dodanie swojego zdjęcia do profilu + 5 Uzupełnienie danych w profilu + 2 (za każde uzupełnione pole) Uczestniczenie w projektach firmowych Stworzenie nowego projektu publicznego + 5 Uczestniczenie w projekcie + 1 Dodanie zadania do projektu + 1 Zgłaszanie się do wykonania zadania + 2 Zaraportowanie postępu procentowego w zadaniu + 1 Zakończenie zadania + 2

17 Oprócz punktów zbieranych niemal w każdej chwili pracy w systemie możesz również zbierać odznaki w swoim profilu. Ta forma zabawy polega na wypełnianiu w systemie rożnych Misji i Wyzwań. Misje możesz wykonać raz np.: uzupełnij swoje dane w profilu za taką misję otrzymujesz odznakę Wyjście z cienia. Wyzwania możesz natomiast podejmować wielokrotnie np.: tworzyć bardzo popularne dokumenty w bazie wiedzy i w ten sposób zbierać odznaki Autor bestsellera, aby pochwalić się ilością świetnych artykułów. Wszystkie Misje i Wyzwania do przejścia znajdziesz w swoim profilu po kliknięciu w jedną z odznak lub kiedy ich jeszcze nie masz w link zdobywaj odznaki. Rysunek 12. Odznaki zdobyte i niezdobyte. W y-box istnieje jeszcze jedna funkcja łącząca w sobie zabawę i pracę. Są to nagrody. O ile punkty i odznaki to mechanizm bezduszny, który oblicza Twój wynik na podstawie realizowanych przez Ciebie czynności, o tyle nagrody są całkowicie nieprzewidywalne i dlatego takie ciekawe. Przyznawanie nagród odbywa się bowiem na Tablicy Firmowej i jest formą prezentów dawnych przez pracowników dla pracowników. Wszyscy są równi i każdy każdemu może wręczyć nagrodę pod warunkiem, że będzie miał dobry powód. Dlatego czasem dobrze jest poświęcić chwilę i pomóc bezinteresownie koledze, aby i on równie bezinteresownie podarował Ci Pomocną Dłoń na oczach firmy. Rysunek 13. Pomocna dłoń - jedna z sześciu nagród do zebrania od współpracowników

18 3 Profile pracowników Profil to miejsce, w którym zebrane są wszystkie informacje o pracowniku. Od danych teleadresowych po aktywności w systemie oraz informacje związane z grą i umiejętnościami. Każdy kto wejdzie na Twój profil szybko odnajdzie informacje potrzebne mu do skontaktowania się z Tobą i zlokalizowania Cię w strukturze firmy. Krok po kroku: Czy wiesz jak zdobyć odznakę wyjście z cienia? Wejdź do ustawień swojego konta za pomocą przycisku. W otwartym oknie uzupełnij: telefon stacjonarny telefon komórkowy komunikator lokalizację zdjęcie Kliknij, aby wprowadzić zmiany. TaDa! Odznaka przyznana. 3.1 Wizytówka i osiągnięcia Wcześniej wspomniano o wiedzy i umiejętnościach, które każdy pracownik posiada indywidualnie. W swoim profilu masz miejsce, w którym może dodać te obszary na których się znasz. W ten sposób pokażesz kim jesteś, czym się interesujesz i w czym możesz być pomocny innym. W profilu jest też miejsce na dodanie umiejętności, które chciałbyś rozwinąć. Dzięki temu inna osoba oglądająca Twój profil, która akurat posiada tą umiejętność może pomóc Ci w jej udoskonaleniu. Rysunek 14. Wiedza i umiejętności w profilu (Zna sie na)

19 Umiejętności jakie dana osoba posiada mogą być doceniane przez innych. W ten sposób można od czasu do czasu poczuć się docenionym, lub dać wyraz uznania i podziękowania komuś innemu za jego pracę. Kroku po kroku: Za dodanie umiejętności możesz zdobyć jeden punkt. Każdy kto potwierdzi Twoją umiejętność przyznaje Ci kolejny punkt. Dodatkowo możesz zdobyć odznaki Wszechstronnego Doradcy i Człowieka Encyklopedii. Dodawanie umiejętności jest bardzo proste: 1. Kliknij dodaj w obszarze Znam się na 2. Zacznij wpisywać swoją umiejętność, jeśli podobna jest już w bazie firmy postaraj się wybrać którąś z nich, to ważne aby umiejętności mogły łączyć ludzi w większe grupy. 3. Jeśli wpisałeś już lub wybrałeś z dostępnych umiejętność, opisz ją krótko w polu poniżej. Napisz w czym jesteś dokładnie dobry i na jakim poziomie. 4. Na koniec kliknij przycisk Dodaj. Umiejętność pojawi się na Twoim profilu i od tej pory może być doceniana przez innych. 3.2 Główna tablica aktywności Tablica aktywności to bardzo ważny mechanizm, który występuje w wielu miejscach systemu. Pozwala na szybkie zorientowanie się w tym co dzieje się w danej chwili w tym obszarze. Jest to również mechanizm służący do komunikowania pewnych informacji innym. Aktywności związane z użytkownikiem dzielą się na dwa typy: statusy aktywności tego typu generowane są przez system w momencie wykonywania przez użytkownika różnego typu czynności. Na przykład stworzenie projektu generuje informację na tablicy aktywności Zbyszek Nowak dodał projekt Wdrożenie systemu zadaniowego posty aktywności tego typu generuje sam użytkownik w momencie napisania czegoś na tablicy swojej, tablicy projektu, zadania, kategorii, taga, dokumentu. Do postów również zaliczymy pytania oraz nagrody. Każda z tych aktywności może zostać skomentowana lub polubiona. Na pytania możesz odpowiadać komentując je. Jeśli ktoś odpowiedział na Twoje pytanie możesz oznaczyć odpowiedź jako to jest prawidłowa odpowiedź. Jeśli ktoś w zadaniu, które rozwiązywałeś napisał coś co pomogło Ci je

20 rozwiązać możesz oznaczyć taki komentarz jako pomocny. Dzięki temu nagrodzisz pomocnika punktami i sam takie dostaniesz. Ten sam mechanizm działa również w pytaniach. Rysunek 15. Oznaczanie prawidłowej odpowiedzi w pytaniu Czy wiesz, że za 10 poprawnych odpowiedzi na pytania możesz dostać odznakę Wujek dobra rada? Każdy by chciał ją mieć, trzeba się jednak trochę wykazać, bo o tym która odpowiedź na pytanie jest prawidłowa decyduje autor pytania. Aktywności prezentowane są na tablicach aktywności. Istnieje kilka takich tablic umieszczonych w różnych częściach (modułach) systemu. W profilu znajduje się tablica prezentująca aktywności właściciela profilu oraz tablica aktywności w firmie gdzie prezentowane są tylko ważne aktywności pracowników oraz tablica obserwowanych (osób, projektów, kategorii, tagów). Patrząc na nie-swój profil widzimy tylko tablicę tej osoby, jest to podgląd na temat tego czym dana osoba zajmuje się ostatnio. Innym miejscem, gdzie występuje taka tablica jest każdy projekt, każde zadanie, każda kategoria, każdy tag i każdy dokument. Te tablice związane są z aktywnościami dotyczącymi danego bytu.

21 Obserwowanie Kolejnym elementem profilu są tzw. bloczki prezentujące co dana osoba obserwuje: osoby kategorie projekty tagi oraz bloczek prezentujący kto obserwuje tą osobę. Warto być obserwatorem. Czasem dana osoba może produkować wartościowe treści, które mogą Ci się przydać. Obserwując kategorię na przykład wdrożenia, możesz dowiedzieć się o ciekawych dokumentach związanych z wdrożeniami w firmie, obserwowanie tagów np.: ios pozwoli Ci na bycie na bieżąco ze wszystkimi newsami na ten temat które pojawią się w firmie. Kroku po kroku: Czy wiesz że za obserwowanie również dostajesz punkt? Jak go zdobyć to najprostsze co możesz zrobić: po prostu kliknij. 3.3 Pulpit Drugim ważnym modułem znajdującym się na osobnej zakładce w profilu jest Pulpit. Jest to miejsce w którym znajdziesz wszystko to co Ciebie dotyczy, a związane jest z uczestniczeniem w projektach i rozwiązywaniem zadań. Jest to miejsce gdzie szybkim rzutem oka sprawdzisz jakie zadania czekają na rozwiązanie i zbliża się ich termin końcowy oraz jakie wydarzenia masz w najbliższym czasie. Dowiesz się również ile wszystkich zadań wykonujesz z podziałem na zadania po terminie, zadania które jeszcze nie są rozpoczęte oraz takie które trwają i które już skończyłeś. Znajdziesz tutaj również informacje w jakich projektach bierzesz udział oraz jakie dokumenty ostatnio stworzyłeś. Jednym słowem jest to miejsce gdzie znajdziesz wszystko co potrzebne i dotyczy tylko Ciebie. Rysunek 16. Pulpit pracownika

22 3.4 Dokumenty i pliki Prócz poznanych już przez Ciebie zakładek Aktywności i Pulpit, na swoim profilu zapewne zauważyłeś zakładki Dokumenty i Pliki. Prezentują one te dokumenty i pliki, które stworzyłeś lub aktualizowałeś ostatnio, aby łatwiej było odnaleźć je w jednym miejscu. Dodawanie dokumentu zostanie poruszone w dalszych rozdziałach, natomiast aby przećwiczyć dodawanie plików możesz skorzystać z poniższej instrukcji: Krok po kroku: 1. Kliknij przycisk "Dodaj" w lewym górnym rogu, a następnie wybierz "Plik". Pojawi się okienko do ładowania plików. 2. Ponieważ system Y-Box nakierowany jest na pracę projektową, aby dodać cokolwiek będziesz musiał wybrać jakiś projekt. Jeśli jednak nie uczestniczysz jeszcze w żadnym projekcie skorzystaj z domyślnie wybranego osobistego projektu roboczego, nazwanego Twoim imieniem i nazwiskiem. Każdy użytkownik od początku pracy w systemie ma taki sub-projekt, aby zapisywać w jego obszarze to co nie jest to związane z żadnym firmowym projektem, ale jest mu potrzebne w pracy. 3. Po wybraniu opcji na pozycji projekt musisz dodać jakiś plik ze swojego komputera, możesz przy tym skorzystać z wygodnej funkcji przeciągania (drag&drop). 4. Na koniec zapisz plik i przejdź na listę plików, aby zobaczyć efekty. Aby pobrać plik wystarczy na niego kliknąć. Dodatkowo Y-Box posiada wersjonowanie plików, możesz więc aktualizować dodane pliki. Naciśnij kółeczko opcji obok pliku na liście i wybierz "Aktualizuj" - otworzy się ponownie okienko dodawania pliku z tym, że dodanie nowego pliku spowoduje dopisanie do obecnego pliku nowej wersji (do każdej z wersji pliku będziesz mieć dostęp, więc nie utracisz historycznych danych podczas aktualizacji).

23 3.5 Lista pracowników Moduł ten to najprościej mówiąc katalog ludzi w firmie. Dzięki temu będziesz mógł znaleźć dowolną osobę. Katalog ten pozwala na przeglądanie listy osób wg działów w których pracują. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz znaleźć osobę wg wielu kryteriów np.: tylko z daną umiejętnością, której szukasz. Drugim mechanizmem modułu Ludzie jest struktura firmy. Jeśli interesuje Cię kto jest kim i komu szefuje wystarczy że przejdziesz na tą zakładkę. Rysunek 17. Lista pracowników.

24 4 Projekty i Kalendarz Są to dwa osobne moduły jednak bardzo powiązane są ze sobą. System zadaniowy ( Projekty ) oraz Kalendarz uzupełniają się. Wszystko podporządkowane jest orientacji na projekty co oznacza, że każdy element w systemie musi przynależeć do jakiegoś projektu. Połączenie systemu zadaniowego z kalendarzem daje wiele możliwości. W widoku kalendarza bardziej zwracamy uwagę na czas i rozplanowanie w czasie. W widoku listy zadań zwracamy uwagę na stopień wykonania, oraz które zadanie mogę wykonać, a które wykonuje ktoś inny. Przejdźmy do szczegółów. 4.1 Projekty W tej zakładce masz dostęp do wszystkich projektów publicznych w firmie oraz takich projektów prywatnych, do których masz uprawnienia, czyli jesteś ich twórcą bądź uczestnikiem. Lista projektów dzieli się na projekty otwarte - czyli aktualnie trwające i zakończone - czyli archiwalne, a dodatkowo można je dowolnie sortować, filtrować, pokazać w strukturze drzewiastej, a także wydrukować jeśli zajdzie taka potrzeba. Rysunek 18. Lista projektów w firmie. Każdy użytkownik może w systemie utworzyć projekt i przypisać do niego wybrane osoby, które uczestniczą w jego realizacji. Członkowie zespołu projektowego mogą otrzymać uprawnienia uczestnika projektu bądź administratora, który może zarządzać projektem, a w szczególności decydować o składzie zespołu projektowego. Ponadto osoby spoza grona uczestników projektu mogą stać się jego Obserwatorami, dzięki czemu nawet jeśli nie uczestniczą bezpośrednio w projekcie mogą czerpać wiedzę i otrzymywać informację na temat projektu. System projektowy jak i cały system Y- Box nastawiony jest na dzielenie się wiedzą z tego powodu domyślnie projekty oraz wszystko co zostanie w nich utworzone np.: zadania, wydarzenia, dokumenty czy dyskusje są widoczne dla wszystkich pracowników korzystających z Y-Box. Niemniej istnieje możliwość ograniczenia dostępu do tworzonych treści poprzez tworzenie projektów prywatnych, do których wgląd ma tylko zaproszone grono osób. Należy jednak pamiętać, że tworzenie treści niepublicznych nie wspiera

25 głównego celu systemu, w związku z tym w przypadku projektów prywatnych m.in. wyłączane są mechanizmy motywujące oparte o grywalizację tzn. przyznawanie punktów i odznak. Wszelkie aktywności i utworzone w systemie byty, które nie są dostępne dla wszystkich opatrzone są charakterystyczną ikoną kłódki, a podgląd takich elementów jest możliwy tylko przez osoby o określonych uprawnieniach (chodzi tutaj o osoby, które uczestniczą w takim prywatnym projekcie). Każdy projekt posiada unikalną nazwę, losowo przyznawany kolor pomagający w identyfikacji, autora skrócony opis projektu wraz z załącznikami, status, oznaczenie prywatności (jeśli nie jest publiczny), tagi i czas trwania. Wchodząc w dany projekt, dodatkowo możesz zobaczyć listę uczestników i obserwatorów projektu, aktywności prezentowane za pomocą Tablicy projektu, oraz kolejno w zakładkach projektu zadania, wydarzenia, pliki i dokumenty związane z tym projektem. Uczestnicy otrzymują powiadomienie o nowym projekcie, a w trakcie jego trwania również informacje o nowych zadaniach, komentarzach czy opublikowanych rezultatach. W ramach projektów tworzone są m.in. zadania, do których z kolei przypisywani są ich wykonawcy odpowiedzialni za realizację. 4.2 Zadania Zadania można przeglądać globalnie tzn. z wielu projektów na raz w zakładce Zadania modułu Projekty bądź już wewnątrz danego projektu. Dla przykładu jeśli uczestniczyć będziesz w wielu projektach jednocześnie i będziesz chciał zobaczyć jakie zadania masz do wykonania wygodniejsze będzie oglądanie listy zadań ze wszystkich projektów. Dzięki temu w szybki sposób ocenisz ile pracy masz do wykonania, jeśli natomiast interesują Cię wszystkie zadania ale tylko z jednego projektu np. aby sprawdzić ile pracy zostało do ukończenia projektu, lepiej będzie wejść w określony projekt i tam przeglądać listę zadań. Niezależnie od tego gdzie przegląda się listę zadań możliwości i zasada działania nie zmienia się poza tym, że w pierwszym przypadku użytkownik ma możliwość wyboru projektów, z których chce przeglądać zadania. Zadania prezentowane są w postaci pogrupowanej listy. Grupy stanowią Statusy zadań : Nieprzypisane, Oczekujące, Wykonywane i Zakończone. Statusy zadań reprezentują ich aktualny stan realizacji: Zadania nieprzypisane są zdefiniowane, ale nie posiadają swojego wykonawcy. W opinii ekspertów samodzielny wybór zadania przez wykonawcę znacznie podnosi jego motywację młodych ludzi do jego wykonania. Rekomendowane jest zarządzanie zespołami w taki sposób, aby uczestnicy projektu mogli sami brać odpowiedzialność za wykonanie wybranych zadań. Zadania oczekujące to zadania, które mają swojego wykonawcę jednak czynności związane z jego realizacją nie zostały jeszcze rozpoczęte. Zadania wykonywane to takie, które mają swojego wykonawcę, który rozpoczął ich realizację. Podczas gdy zadanie jest w tym stanie możliwe jest raportowanie postępów realizacji zadania w przedziale 0-99%.

26 Zadania zakończone to zadania, nad którymi praca się zakończyła i ich stopień realizacji wynosi 100%. Warto w tym miejscu przypomnieć, iż zgodnie z zasadą SMART w systemie Y-Box rekomendowane jest tworzenie zadań tak by cele były jasno określone i mierzalne jak wykazują badania przeprowadzone w ramach projektu tak zdefiniowane zadania preferują młodzi ludzie. Rysunek 19. Przeciąganie zadań pomiędzy statusami. Możesz przemieszczać zadania na liście za pomocą przeciągania myszką (drag&drop), w ten sposób zmieniając status zadania. Statusy możesz też zmieniać również za pomocą kliknięcia w przycisk z nazwą statusu pojedynczo, bądź najpierw zaznaczyć klika zadań, a następnie hurtowo zmienić ich status. Pewnie w praktyce takie operacje Ty również wykonujesz seryjnie na początek lub na koniec dnia pracy, operacje hurtowe znacznie usprawniają Ci to zajęcie. Modelowy cykl życia zadania ukazuje poniższy schemat: Rysunek 20. Cykl życia zadania.

27 System wykazuje się dużą elastycznością - możliwe są sytuacje, w której zadanie nie przejdzie przez wszystkie statusy np.: podczas tworzenia zadania od razu zostanie wybrany wykonawca. Można również odwracać kierunek przepływu zadania np.: jeśli użytkownik wykonuje zadanie, ale nie jest sobie dalej z nim w stanie poradzić może je Odrzucić co spowoduje umieszczenie zadania w grupie Nieprzypisanych. Oczywiście to czy w sytuacji trudności z zadaniem pracownik powinien tak postąpić powinno zostać uregulowane w konkretnej firmie lub zespole projektowym, niemniej system Y-Box daje taką możliwość, gdyż w praktyce często zdarza się, że jedno zadanie jest przekazywane między pracownikami zanim zostanie ukończone. Na liście zadań użytkownicy mają możliwość zawężania zakresu wyświetlanych elementów za pomocą opcji filtrowania, zmiany kolejności zadań za pomocą opcji sortowania oraz drukowania listy zadań za pomocą przycisku drukuj. Podobnie jak w przypadku projektu, zadania mają swoje charakterystyki obowiązkowe i nierozerwalne oraz takie, które mogą wystąpić opcjonalnie. Do pierwszej grupy zaliczają się: nazwa zadania krótko podsumowującą jego cel, projekt w którym zadanie będzie realizowane oraz autor. Autor nadawany jest automatycznie podczas tworzenia zadania, natomiast projekt jest podpowiadany użytkownikowi kontekstowo w zależności od tego w jakim projekcie użyta została funkcja dodawania zadania. Dzięki temu jeśli pracownikowi zależy na czasie, zadania można dodawać błyskawicznie za pomocą jednego kliknięcia i wpisaniu kilku słów w nazwie zadania. Rekomendowane jest jednak bardziej szczegółowe opisywanie zadań korzystając z pola dat wyznaczających ramy czasowe dla wykonawcy, załączników pozwalających lepiej zrozumieć cel zadania, czy opisu, który powinien zawierać informacje o tym co należy zrealizować. Warto pamiętać, że zaangażowanie i kreatywność pracowników rośnie kiedy cele zadań są dokładnie opisane jednak nie narzuca się im sposobu realizacji ( co a nie jak ). Z drugiej strony badania ekspertów nad tzw. pokoleniem Y pokazują, że młodzi ludzie w szczególności na początku swojej kariery wymagają od swoich przełożonych częstej informacji zwrotnej i wskazówek podczas realizacji, aby nie stracić motywacji. Wydaje się więc, że najlepszą strategią zlecania zadań jest jasne określenie standardów ( reguł gry ), w ramach których pracownik może już swobodnie wybrać ścieżkę realizacji. System Y-Box nastawiony jest na gromadzenie i dzielenie się wiedzą, dlatego formularz zadania zawiera również pozycję tagi, czyli słowa kluczowe, których uzupełnianie pozwala na łatwiejsze wyszukiwanie i łączenie podobnych zadań w strumienie wiedzy i aktualności na dany temat. Ponadto zadanie może mieć związek z wiedzą zapisaną w postaci ustrukturyzowanej już bazy wiedzy, którą szczegółowo opisano poniżej. Aby szybciej i łatwiej korzystać ze zgromadzonej wiedzy do zadania można dowiązać dowolną liczbę dokumentów np.: Szablon oferty, Procedurę ofertową czy inne pomocne w trakcie realizacji zadania.

28 Rysunek 21 Podgląd zadania Z drugiej strony wykonane zadania mogą rozbudowywać bazę wiedzy. W trakcie wykonywania zadania na Tablicy zadania umieszczane są wiadomości, mogą je zostawiać wszystkie osoby z firmy (pod warunkiem, że projekt nie jest prywatny wtedy zadanie widzą tylko uczestnicy projektu). W szczególności Tablica zadania służyć ma dyskusji wykonawcy ze zlecającym dotyczącej zadania, zamieszczane na niej mogą być próbki rozwiązania lub wersje robocze, pytania uszczegóławiające, wskazówki oraz raporty z realizacji. Choć każde zadanie powinno mieć swojego wykonawcę, który bierze odpowiedzialność za realizację to w praktyce często występuje sytuacja, w której nad rozwiązaniem współpracuje klika osób, często nawet osoby z poza uczestników projektu dają jakiś wkład w rozwiązanie, jakąś podpowiedź lub nawet rozwiązanie podobnego zadania, z którego można skorzystać. Y-Box wspiera i ułatwia pracę grupową nad zadaniem. Rozwiązaniem zadania powinna być jedna wiadomość podsumowująca osiągnięte wyniki, zawierająca odpowiedni załącznik np.: dokument, bądź odnośnik do miejsca w którym sprawdzić można efekty zadania. Może zdarzyć się, że zadanie ma charakter niewymierny i nie można go wprost zamieścić w systemie, ale w ogromnej większości można podać jakieś dane pozwalające w przyszłości zidentyfikować w jaki sposób należy tego typu zadania rozwiązywać np.: można zamieścić, krótką instrukcję w jaki sposób osiągnięto rozwiązanie. Podsumowanie zadania z rozwiązaniem powinno być również odpowiednio wyróżnione służy do tego opcja oznacz jako rozwiązanie dzięki temu nie trzeba przeglądać całej dyskusji w zadaniu żeby zobaczyć jego rozwiązanie. Jeśli rozwiązanie zadania ma charakter uniwersalny lub jak powyżej może stanowić wzór do naśladowania warto umieścić je w bazie wiedzy, aby jeszcze łatwiej można było je w przyszłości odnaleźć i zastosować. W Y-Box rozwiązanie zadania można przekształcić w dokument jednym kliknięciem, służy do tego opcja stwórz dokument dostępna na Tablicy zadania treść dokumentu stanowi treść rozwiązania, którą można jeszcze dodatkowo zmodyfikować i

29 sformatować, aby pozbawiona była kontekstowych informacji, które mogą być w oderwaniu od zadania niezrozumiałe lub niepotrzebne. Zadania natomiast posiadają też klika innych przydanych funkcji m.in. przypomnienia, który każdy pracownik może ustawiać dowolnie dla siebie, cykliczność przydatną w przypadku zadań powtarzalnych czy sygnalizowanie opóźnień poprzez wyróżnienie zadań których termin realizacji został przekroczony ostrzegawczą czerwoną czcionką. Dodatkowo zadania ważne można wyróżniać symbolem wykrzyknika, dzięki czemu będą traktowane priorytetowo. Prócz zadań w ramach projektu tworzone są wydarzenia. Wydarzeniem może być spotkanie, ustalony terminowo punkt kontrolny projektu, dłuższy okres w którym ma miejsce jakieś wydarzenie lub seria wydarzeń np.: wyjazd integracyjny. Wydarzenia mogą być również z powodzeniem wykorzystywane do zaznaczania nieobecności członków zespołu np. w związku z urlopami lub delegacjami. Podobnie jak w przypadku zadań, wydarzenia można oglądać z poziomu konkretnego projektu, bądź w kontekście większej ilości projektów lub całej firmy wybierając zakładkę Kalendarz z poziomu głównego menu z tego powodu dokładniej możliwości Kalendarzy i właściwości Wydarzeń omówione będą w dalszej części tego rozdziału. Podobnie jest w przypadku kolejnych zakładek w projekcie: Pliki oraz Dokumenty. Ta druga to nic innego jak lista dokumentów związanych z tym projektem, bardzo podobna w swoich właściwościach do listy dokumentów w module Wiedza. Moduł ten opisany również w dalszych podrozdziałach pozwala na tworzenie dokumentów tekstowo-graficznych on-line. Baza wiedzy jest uporządkowanym za pomocą kategorii zbiorem zapisanych właśnie takich dokumentów. W obszarze projektu natomiast, lista dokumentów nie jest podzielona na kategorie, stanowi raczej zbiór wykorzystywanych w tym projekcie dokumentów. Architekturę i powiązania między dokumentami w projektach i w bazie Wiedzy opisano poniżej. Wymieniona zakładka Plików służy natomiast do przeglądu wszystkich załączników, które zostały dodane do tego projektów tzn załączniki do zadań, dokumentów, wydarzeń jak oraz do opisu projektu lub zostały dodanie wprost do projektu nie jako załącznik lecz poprzez przycisk dodaj. Zgrupowanie wszystkich załączników w jednym miejscu pozwala na bardzo wygodne i szybkie odszukanie właściwego pliku, pobranie do na komputer bądź zaktualizowanie. System Y-Box pozwala bowiem na wersjonowanie plików tzn., że można dodawać kolejne wersje plików bez obawy o utratę wcześniejszej zwartości. Wystarczy rozwinąć menu przy zaktualizowanym pliku i wskazać, którą wersję pobrać aby sprawdzić co dany plik zawierał wcześniej. Jest to bardzo przydatna funkcjonalność w przypadku zmieniającej się dynamicznie treści dokumentów np.: podczas pracy grupowej bądź kreatywnej można np. dodać grafikę przedstawiającą jakiś produkt w różnych wersjach nie zaśmiecając projektu wieloma plikami, a jednocześnie nie tracąc możliwości powrotu do jednej ze starszych wersji.

30 4.3 Kalendarz Wchodząc w zakładkę Kalendarz, możesz zarządzać wydarzeniami oraz określonymi w czasie zadaniami (zadania bez określenia terminu realizacji nie są wyświetlane w widoku Kalendarza). Możesz samodzielnie decydować o zakresie czasu jaki ma być wyświetlany (dzień, tydzień, miesiąc), w każdym widoku możesz również przeglądać nie tylko bieżący okres czasu ale również przyszłe i przeszłe okresy skok czasu zależy oczywiście od zdefiniowanego zakresu. Rysunek 22. Kalendarz w widoku tygodnia. Wydarzenie na kalendarzu widoczne jest w postaci kolorowego elementu, przy czym kolor zależy od koloru projektu, jak już wspomniano, a rozmiar od czasu trwania wydarzenia. W podobny sposób prezentowane są określone w czasie zadania. Na widoku kalendarza można zdecydować czy jednocześnie pokazywane mają być zadania i wydarzenia czy tylko jeden z typów elementów. Po najechaniu myszką na pokazany w kalendarzu termin można szybko zapoznać się z bardziej szczegółowymi danymi odnośnie poszczególnych wydarzeń i zadań natomiast klikając prawym przyciskiem myszy tak jak w innych częściach systemu można otworzyć pełen podgląd danego elementu. W podglądzie wydarzenia widoczne są dane uzupełnione w trakcie jego tworzenia, obowiązkowo jest to: nazwa wydarzenia oraz data startu i końca. Każde wydarzenie musi mieć również projekt, do którego należy oraz uczestników pierwszym uczestnikiem jest zawsze autor wydarzenia, pozostałych uczestników może on dobrać spośród uczestników projektu, lecz nie jest to wymagane może np. stworzyć wydarzenie, w którym tylko on weźmie udział np.: delegacja lub urlop. Ponadto wydarzenie można opatrzeć opisem szczegółowym, załącznikami, komentarzami (mogą to być komentarze uczestników do wydarzenia). Podobnie jak zadania wydarzenia mogą być wyróżnione, można do nich ustawiać przypomnienia i można również tworzyć cykle wydarzeń. Najważniejszą jednak właściwością wydarzeń jest status akceptacji wydarzenia.

31 Jak wynika z badań użytkownicy zostali przyzwyczajeni przez takie serwisy jak Facebook, Google Plus, a także narzędzia pocztowe marki Microsoft do tego, że kalendarz służy do wzajemnego zapraszania się na wydarzenia i tworzenia list obecności na nich. Umawiając się na spotkanie czy to biznesowe czy prywatne najważniejsze dla użytkowników jest to, by dowiedzieć się czy zaproszone osoby będą w nim uczestniczyły. W systemie Y-Box w tym celu zastosowano mechanizm akceptacji i odrzucania wydarzeń. Jego zasadę działania przedstawia poniższy schemat. Rysunek 23. Akceptacja wydarzeń Uczestnicy systemu Y-Box mogą mieć dostęp do wydarzeń i zadań wyświetlanych na Kalendarzu w różnych rolach: twórcy wydarzenia, uczestnika lub obserwatora zależy to od roli jaką pełnią w projekcie do którego dany kalendarz należy. Obserwator projektu (każdy pracownik) może jedynie skomentować wydarzenie. Uczestnicy projektu, oprócz komentowania mają również możliwość tworzenia wydarzeń w ramach projektu, edycji utworzonych przez siebie wydarzeń, ustawiania przypomnień oraz akceptacji bądź odrzucenia wydarzeń, na które zostaną zaproszeni przez autora wydarzenia. Administratorzy projektu mają większe uprawnienia do projektu i tego co się w nim znajduje, mogą w związku z tym edytować i usuwać utworzone przez innych wydarzenia. Podsumowując opis modułu do zarządzania zadaniami i projektami należy powiedzieć, że stanowi on z założenia centrum aktywności użytkowników i niejako serce systemu Y-Box, które poprzez powiązania zasila pozostałe moduły systemu tzn. Profil pracownika, Bazę wiedzy. Jest to innowacyjne podejście w tego typu programach, łączące zasady zarządzania wiedzą z projektową organizacją pracy w firmie. Powstało w wyniku długoletnich obserwacji procesów biznesowych prowadzonych przez specjalistów tworzących to narzędzie i w ocenie wielu użytkowników jest właściwą odpowiedzią na zmieniające się potrzeby i realia nowoczesnych polskich przedsiębiorstw.

32 5 Baza wiedzy Najprościej rzecz ujmując baza wiedzy to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie dokumenty powstałe podczas pracy w systemie. Katalog dokumentów inaczej wewnętrzna wikipedia. Rysunek 24. Baza wiedzy - lista dokumentów Dokumenty tworzone są dwojako. Jedne powstają bezpośrednio w bazie wiedzy przypisane do odpowiednich kategorii wiedzy. Drugie tworzone są podczas rozwiązywania zadań w projektach przypisane do nich. Każdy dokument może znajdować się w wielu miejscach niezależnie od sposobu w jaki powstał. Dokumenty można aktualizować rozszerzając dokument o nową kategorię, wiązać z innym projektem czy zadaniem. Dzięki temu powstaje sieci informacyjno wiedzowa, która coraz dokładniej dostarcza nowych informacji i sprawia że wiedza rozwijana jest i rozszerzana jest o nowe obszary. Dodatkowo dokumentem może stać się rozwiązanie konkretnego zadania poprzez konwersję rozwiązania na dokument. Każdy z tych mechanizmów ma jedno główne zadanie. Baza wiedzy służy do gromadzenia wiedzy i pielęgnowania jej. Dbania o to aby była aktualna i poszerzana. Baza wiedzy składa się z kategorii w których znajdują się dokumenty powiązane z nimi. Widok kategorii można przeglądać na dwa sposoby. Za pomocą drzewa kategorii dzięki temu łatwiej odnaleźć dokument idąc tropem kategorii, lub za pomocą listy alfabetycznej kategorii gdzie nie ma prezentowanych kategorii nadrzędnych i podrzędnych. Szybsze odnajdywanie dokumentów po kluczu jakim jest nazwa kategorii. Oprócz nazwanych kategorii istnieje jeszcze jednak kategoria Dokumenty nieskategoryzowane. W tym miejscu znajdują się dokumenty które nie mają przypisanej żadnej kategorii jednak zostały stworzone w projektach czyli w dokumencie wybrano projekt (projekty) do których przypisany jest dokument. Jest to ważne z tego względu że nie zawsze dany dokument będzie pasował do odpowiedniej kategorii oraz że powstał jako dokumentacja projektowa. Oczywiście w każdej chwili każdy z użytkowników będzie mógł edytując taki dokument przypisać go do kategorii.

33 Rysunek 25. Odsłona kategorii w bazie wiedzy Cała filozofia bazy wiedzy opiera się na tym aby każdy użytkownik mógł z niej skorzystać, mógł ją zaktualizować przez co staje się aktywnym uczestnikiem całego systemu. Cały system Y-Box stawia na czynny udział w tworzeniu wiedzy która jest wypadkową systemu zadaniowego czyli projektów i zadań oraz problemów i rozwiązań jakie powstają w trakcie realizacji projektów. Tworzenie dokumentu. Może zrobić to każdy. Wystarczy podać kategorię bazy wiedzy lub przypisać do projektu. Aby tworzenie dokumentu było prostsze został wprowadzony mechanizm WYSIWYG oraz zestaw szablonów. WYSIWYG czyli edytor tekstowy pozwala na prostą edycję i formatowanie tekstu. Szablony to schematy dokumentów przygotowane wcześniej zawierające pewne układy i struktury dokumentu które należy wypełnić tylko treścią. Dodatkowym mechanizmem jest automatyczne tworzenie spisu treści bazując na nagłówkach dokumentu.

34 Rysunek 26. Tworzenie dokumentu w bazie wiedzy. Kolejnym mechanizmem usprawniającym tworzenie dokumentów jest możliwość konwersji rozwiązania zadania oraz odpowiedzi do pytania na dokument. W tym przypadku treść rozwiązania zadania (odpowiedzi) kopiowana jest do dokumentu. Taki dokument jest gotowy do zapisu bez konieczności uzupełniania czegokolwiek. Jednak pamiętaj o jakości dokumentów. Lepiej poświęcić chwilę czasu i rozbudować dokument. Ułatwisz pracę innym w przyszłości. Czy wiesz że za dodanie dokumentu dostajesz 3 punkty. Jeśli wybierzesz kategorie dla dokumentu dostajesz dodatkowe 2 punkty. Wersjonowanie Nowo utworzony dokument po zapisaniu staje się jego pierwszą wersją, a Ty stajesz się jej autorem. Co nie oznacza że dokument będzie zawsze aktualny i wyczerpujący. Dlatego w każdej chwili Ty jak i każda inna osoba może przejść do edycji aby zaktualizować dokument lub uzupełnić go o dodatkowe elementy. Każda zmiana treści dokumentu powoduje że powstaje nowa wersja dokumentu, a autor zmian staje się współtwórcą dokumentu.

35 Rysunek 27. Nowa wersja dokumentu. Może się zdarzyć taka sytuacja w której będziesz chciał wrócić do poprzedniej wersji lub po prostu sprawdzić jak ewoluował dokument. Dzięki wersjonowaniu masz tą możliwość. Wystarczy że wybierzesz odpowiednią wersję. Aby przywrócić starszą wersję wystarczy że ją wybierzesz i wyedytujesz. Zapisanie sprawi że zostanie utworzona nowa wersja dokumentu która tak naprawdę będzie starszą wersją rozszerzoną o to co zostało dopisane. Podczas zmiany wersji pierwszą osobą na liście autorów jest autor oglądanej wersji. Jeśli nie masz czasu jednak zauważysz że dany dokument jest nieaktualny lub są w nim błędy masz dodatkowy mechanizm oznaczania dokumentów jako nieaktualne. Oznaczając taki dokument musisz podać powód dla którego uważasz że dokument jest nieaktualny. Takie oznaczenie spowoduje że autorzy dokumentu dostaną informację o tym że dokument został oznaczony w ten sposób. Tak oznaczony dokument może zaktualizować każdy ściągając flagę nieaktualny. Oczywiście powstanie w ten sposób nowa wersja. W wersji starszej wciąż będziesz mógł zobaczyć to oznaczenie i powód. Dzięki temu każdy dokument posiada pełną historię. Od powstania po najnowszą jego wersję.