Innowacyjny system zarządzania wiedzą. Instrukcja obsługi dla użytkownika Wersja 1.1

Transkrypt

1 Innowacyjny system zarządzania wiedzą y-box Instrukcja obsługi dla użytkownika Wersja 1.1

2 Spis tres ci Wprowadzenie Zanim rozpoczniesz Certyfikat SSL Przeglądarka CHROME Przeglądarka Firefox Przeglądarka Internet Explorer Ogólne właściwości systemu Budowa i wygląd interfejsu graficznego systemu Podstawowe przyciski oraz ikony w systemie Najczęściej używane i najbardziej przydatne funkcje Zasady gry w systemie Profile pracowników Wizytówka i osiągnięcia Pojazdy Główna tablica aktywności Pulpit Dokumenty i pliki Urlopy Ludzie Lista pracowników Kierowcy Projekty i Kalendarz Projekty Zadania Kalendarz Baza wiedzy Podsumowanie... 47

3 Wprowadzenie Niniejsza instrukcja obsługi przeznaczona jest dla każdego użytkownika, który rozpoczyna korzystanie z systemu Y-Box, bądź jest zainteresowany możliwościami jakie daje użytkownikom. Aplikacja Y-Box to narzędzie wspomagające pracę w firmie i służące przede wszystkim do: gromadzenia i dokumentowania wiedzy jaka powstaje w firmie, zarządzania i komunikacji wewnętrznej w projektach i zadaniach, zarządzania czasem pracy pracowników oraz terminami i wydarzeniami (spotkaniami). Główny nacisk podczas projektowania systemu położony został na zarządzanie rozproszoną w różnych formach wiedzą. Aby możliwe było gromadzenie jej w jednym miejscu i za pomocą tych samych środków wprowadzono mechanizmy, które mają na celu klasyfikację wiedzy poprzez system tagów i kategorii wiedzy. Połączenie systemu zadaniowego i bazy wiedzy powoduje, że każdy rodzaj informacji w szybki i usystematyzowany sposób może zostać zgromadzony i przetworzony. Dzięki temu każdy pracownik ma dostęp do wiedzy firmowej tam gdzie jej naprawdę potrzebuje, czyli podczas wykonywania swojej pracy. System Y-Box pomaga również wykorzystać zasoby wiedzy indywidualnej pracowników, której nie da się łatwo skodyfikować, związanej z ich doświadczeniem i predyspozycjami. Każdy w systemie może określić na czym się zna i w jakim stopniu, a także czym się interesuje i co chciałby rozwijać. Kompetencje te mogą być potwierdzane przez współpracowników poprzez system doceniania, który stanowi dodatkową motywację do dzielenia się wiedzą, czy pomagania w pracy innym. W ten sposób budowana jest firmowa baza umiejętności, wiedzy i rekomendacji pracowników, aby w prosty sposób można było odnaleźć osobę o określonych zdolnościach i doświadczeniu. Mechanizm ten może również służyć do planowania rozwoju zawodowego pracownika oraz pomagać w decyzjach o rekrutacji wewnętrznej i awansach. Drugą cechą wyróżniającą Y-Box wśród innych dostępnych na rynku narzędzi jest nowoczesne podejście do pracy poprzez stworzenie środowiska mniej formalnego i bardziej przyjaznego pracownikowi. Aby to było możliwe, do systemu zostały wprowadzone mechanizmy grywalizacyjne pozwalające na pewnego rodzaju zabawę (grę), w której każdy pracownik za określone czynności może zdobywać odznaki i punkty oraz jest zachęcany, by osiągać kolejne poziomy zaawansowania. Dzięki temu, wszystkie czynności jakie są codziennym rytuałem każdego pracownika i należą do jego obowiązków mogą stać się czymś bardziej przyjemnym, a wykonywanie ich nie będzie już obowiązkiem, lecz stanie się elementem gry. Każda codzienna czynność może zostać nagrodzona przez system odznaką, punktami lub doceniona przez innych pracowników poprzez system ocen i nagród. Mechanizm grywalizacji jest również sposobem na motywowanie pracowników i przekazywanie informacji zwrotnej o ich postępach w rozwoju.

4 W dalszej części podręcznika szczegółowo omówione zostały kolejno wszystkie moduły i mechanizmy obecne w Y-Box. Praktyczne porady z zakresu zarządzania zespołem i wiedzą zostały wyróżnione w niniejszej instrukcji ikoną. Instrukcje krok po kroku znajdziesz obok symbolu, natomiast informacje, które zależą od konfiguracji systemu w Twojej firmie i w razie wątpliwości wymagają konsultacji ze specjalistą zajmującym się systemem Y-Box oznaczono ikoną. 1 Zanim rozpoczniesz System Y-Box został przygotowany na urządzenia desktopowe, to znaczy, że możesz używać go na : komputerze stacjonarnym, laptopie lub netbooku, innych urządzeniach, pod warunkiem, że spełniają poniższe kryteria. Do korzystania z systemu wystarczy przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript. Interfejs graficzny przygotowano z myślą o najpopularniejszych w Polsce przeglądarkach: Chrome, Firefox oraz Internet Explorer. Ze względu na to, że testy nie były do tej pory prowadzone na starszych wersjach przeglądarek, zaleca się korzystanie z: Chrome od wersji 39 wzwyż (zalecana), Firefox od wersji 33 wzwyż, Internet Explorer od wersji 11 wzwyż. Ekran Twojego komputera powinien zostać ustawiony w tryb rozdzielczości minimum 1024x768 pikseli, przy czym komfortową pracę zapewnia rozdzielczość 1280 x 1024 pikseli, a więc standardowa dla większości obecnie pracujących komputerów firmowych. Dostępność systemu zależna jest od konfiguracji zastosowanej podczas instalacji. Standardowo jest to dostęp poprzez sieć wewnętrzną LAN. Będąc podłączonym do sieci, w której udostępniony został system musisz znać adres IP serwera lub lokalną domenę z którą należy się połączyć np.: Osoba zarządzająca systemem Y-Box musi dodać Cię do listy pracowników, aby system skierował do Ciebie mail z danymi dostępowymi. Loginem jest podany przez zarządzającego (prawdopodobnie Twój służbowy). Hasło zostaje wygenerowane automatycznie przez system. Dla pełnego bezpieczeństwa zalecamy jego zmianę po pierwszym zalogowaniu na własne. 2 Certyfikat SSL Gdy łączysz się z Y-Box za pomocą przeglądarek Chrome, Firefox lub Internet Explorer, pojawia się komunikat informujący o niezaufanym połączeniu. Komunikat ten oznacza, że przeglądarka natrafiła na samo-podpisany certyfikat witryny. Jest on podpisany przez Interia.pl i jest całkowicie bezpieczny. Aby przejść do strony Y-Box należy wykonać kilka kroków.

5 2.1 Przeglądarka CHROME Należy kliknąć w opcje Zaawansowane a następnie Otwórz stronę Y-box (niebezpieczną)

6 Po kliknięciu na linka pojawia się strona logowania systemu Y-box. 2.2 Przeglądarka Firefox Należy kliknąć w komunikat Rozumiem zagrożenie

7 A następnie w Dodaj wątek Pojawia się dodatkowa informacja o potrzebie dodania wyjątku bezpieczeństwa. Należy potwierdzić wyjątek bezpieczeństwa.

8 Po kliknięciu na linka pojawia się strona logowania Y-box. 2.3 Przeglądarka Internet Explorer Należy wybrać komunikat: Kontynuuj przeglądanie tej witryny sieci Web (niezalecane).

9 Po kliknięciu w komunikat pojawia się strona logowania Y-box Aby komunikat o niezaufanym samo-podpisanym certyfikacie zniknął definitywnie należy wykonać następujące kroki: 1. Wybrać Błąd certyfikatu u góry po prawej stronie paska adresowego i wybrać Wyświetl certyfikaty. 2. Wybrać Zainstaluj certyfikat, potem w kreatorze wybrać Dalej. 3. Wybrać opcję Umieść wszystkie certyfikaty w następującym magazynie. 4. Wybrać Przeglądaj i wybrać Zaufane główne urzędy certyfikacji i wybrać OK. 5. W kreatorze wybrać Dalej i następnie Zakończ. 6. W okienku ostrzeżenia wybrać Tak. 7. Pozamykać okienka komunikatów za pomocą OK. 8. Wybrać z menu pozycję Narzędzia -> Opcje Internetowe. 9. Wybrać Zabezpieczenia -> Zaufane witryny > Witryny. 10. Zaznaczyć dodany na początku adres URL strony, wybrać Usuń i następnie Zamknij. 11. Zamknąć wszystkie okienka Internet Explorera i uruchomić go ponownie. 12. Połączyć się ze stroną. Internet Explorer powinien akceptować już certyfikat. 3 Ogólne właściwości systemu 3.1 Budowa i wygląd interfejsu graficznego systemu To co widzisz na ekranie komputera podczas korzystania z różnych narzędzi to interfejs graficzny. W każdym przypadku jest on bardzo ważny, gdyż pozwala na interakcję pomiędzy użytkownikiem, a oprogramowaniem. W tym rozdziale omówiony zostanie interfejs systemu Y-Box.

10 Panel logowania Po wpisaniu adresu systemu Y-Box, w pasku adresu przeglądarki pierwszym widocznym ekranem jest strona logowania. Musisz podać adres i hasło, aby przejść do systemu. W przypadku utraty hasła, pod przyciskiem Zaloguj się znajduje się link, który pozwoli na przypomnienie hasła. Menu główne na górnym pasku (1) Od pierwszego zalogowania na każdej odsłonie aplikacji, w górnej części, na tzw. belce głównej znajdować się będą zakładki służące do poruszania się po głównych modułach serwisu: zakładka [nazwa użytkownika] Twoje imię i nazwisko moduł profilu użytkownika, zakładka PROJEKTY moduł systemu projektowo zadaniowego, zakładka KALENDARZ kalendarz zbiorczy wszystkich wydarzeń i zadań w systemie, zakładka LUDZIE katalog osób i struktura firmy, zakładka WIEDZA baza wiedzy firmowej. Dodatkowo na belce znajduje się: wyszukiwarka, moduł powiadomień oraz moduł ustawień z możliwością wylogowania z systemu. Rysunek 1. Podział interfejsu systemu na sekcje. Menu nawigacyjne - pasek boczny (2) Każdy moduł systemu składa się z paska bocznego, na którym znajdują się elementy nawigacyjne do poszczególnych modułów. Każdy z tych modułów ma inną nawigację boczną.

11 Elementem wspólnym dla wszystkich modułów jest przycisk istnieje możliwość dodania: nowego zadania, nowego wydarzenia, dodania dokumentu, dodania pliku, nowego projektu, przypisania uczestnika do projektu.. Za pomocą tego przycisku Wystarczy nacisnąć przycisk i wybrać jedną z zaprezentowanych opcji. Mechanizm ten jest globalny, co oznacza, że z każdego poziomu w systemie masz możliwość skorzystania z tego przycisku w ten sam sposób. Przycisk działa kontekstowo, co oznacza, że niektóre pola są uzupełniane automatycznie w zależności od tego w jakiej części systemu się znajdujemy. Na przykład będąc w systemie zadaniowym na projekcie Wdrożenie systemu zadaniowego, klikając: Dodaj -> Zadanie, pole wybierz projekt będzie uzupełnione nazwą projektu Wdrożenie systemu zadaniowego. Nie oznacza to jednak, że nie będzie można zmienić tego pola. Drugim elementem wspólnym jest przycisk znajdujący się u dołu paska bocznego. Umożliwia on zwinięcie kolumny menu nawigacyjnego do wersji z samymi ikonami. Obszar roboczy (3) z wydzieloną kolumną dodatkową (4) Jest to obszar znajdujący się na prawo od paska bocznego, w którym wyświetlana jest zasadnicza część informacji. W tej części znajdziesz wszystkie elementy na których wykonywane są operacje np.: zadania, wydarzenia, dokumenty. Dodatkowo, w niektórych widokach, z obszaru roboczego wydzielana jest prawa kolumna. Służy ona do dostosowywania widoku roboczego, głównie zawężania wyświetlania elementów roboczych tylko do określonego parametru np.: zadania z konkretnego projektu lub osoby z danego działu. Obszarem roboczym są również elementy pokazywane w tzw. lightboxie (podgląd kontekstowy). Podgląd kontekstowy to sposób wyświetlania okienek programu na półprzezroczystym tle ponad głównym obszarem całego systemu. Dzięki takiemu podejściu nie traci się kontekstu w jakim wykonujemy pewne czynności takie jak: tworzenie nowych bytów (zadań, projektów itd.), edycja istniejących bytów, podgląd zadań, wydarzeń, dokumentów, obrazków, odznak i innych. 3.2 Podstawowe przyciski oraz ikony w systemie W poprzednim podrozdziale poznałeś już przycisk, który jest niewątpliwie najważniejszym i najczęściej używanym w systemie. Niemiej warto na wstępie zapoznać się z kilkoma

12 innymi przyciskami, które używane są w wielu miejscach w systemie, aby łatwiej było poruszać się po kolejnych rozdziałach. - przycisk filtrowania, rozwija menu filtrowania, za pomocą którego możesz decydować jakie elementy mają pojawić się na liście, - przycisk sortowania, pozwala decydować o kolejności ułożenia elementów na liście, - przycisk przełączania układu listy między alfabetyczną a hierarchiczną, dostępny na niektórych listach, - ikona lub przycisk z kołem zębatym, to bardzo często pojawiający się symbol w systemie Y-Box oznaczający dodatkowe opcje lub ustawienia (edycja, usuwanie itp.), - przycisk obserwuj i obserwujesz (stan przed i po kliknięciu) służy do włączenia opcji obserwowania osoby, projektu, kategorii itd. w celu otrzymywania powiadomień o bieżących aktywnościach na swojej tablicy, - ikona prywatności, pojawia się przy treściach i elementach, których widoczność jest ograniczona, - symbole ruchomych elementów, tam gdzie występują oznaczają możliwość zwinięcia, przesunięcia lub przeciągnięcia (drag & drop) elementu, - ikona krzyżyka ma standardowe zastosowanie, oznacza zamknięcie, a w niektórych przypadkach usunięcie elementu, - ikona powiadomień systemowych, na której wyświetlana jest liczba nieprzeczytanych powiadomień, - ikonka podrzędności, wykorzystywana jest do oznaczenia podzadań i podprojektów, - ikonki społecznego oddziaływania, od lewej pomocne, lubię to, komentarze mierzą jaki wpływ na otoczenie ma dana treść. Prócz ikon i przycisków w systemie przyjęto również jednolite zasady w kwestiach kolorów czcionek, ich symboliki i efektów. Np.: kolor zielony oznacza zawsze i wszędzie w systemie element klikalny, w szczególności może to być link. Kolor czerwony czcionki oznacza ostrzeżenie np. o przekroczonym terminie zadania, natomiast czcionka przekreślona oznacza, że dany element został usunięty. 3.3 Najczęściej używane i najbardziej przydatne funkcje Dzięki pewnym usprawnieniom Twoje korzystanie z aplikacji będzie łatwiejsze. Dowiedz się jak działają i gdzie możesz je spotkać, aby w pełni wykorzystać możliwości Y-Box.

13 Sugerowanie (suggest) Niektóre pola w Y-Box posiadają funkcję sugerowania. Takie pole podczas uzupełniania pokazuje sugerowane warianty jakimi możemy je uzupełnić. Do tych pól należą między innymi: pole wyboru projektu - sugerowane są projekty, które możesz wybrać z uwzględnieniem prywatności i uczestnictwa w danym projekcie, pole wyboru zadań sugerowane są zadania, które możesz wybrać z uwzględnieniem prywatności i uczestnictwa w danym projekcie, pole wyboru osoby sugerowane są osoby, które możesz wybrać z uwzględnieniem prywatności i uczestnictwa w danym projekcie, pole dodawania umiejętności sugerowane są istniejące w firmowej bazie umiejętności, pole tagów sugerowane są tagi już istniejące w systemie, pole kategorii sugerowane są kategorie jakie są w systemie, pola dat i godzin możliwość wyboru z kalendarza i listy godzin. Kontekstowe uzupełnianie O tym wspomniano już wcześniej w przypadku przycisku Dodaj. Polega na uzupełnianiu pewnych pól w zależności od tego jaką czynność wykonujemy i gdzie się znajdujemy. Dzięki temu uzupełnianie formularzy jest szybsze. Przeciągnij i upuść (drag and drop) Mechanizm ten pozwala na przeciąganie zadań i upuszczanie ich biorąc pod uwagę proces przez jaki przechodzi dane zadanie. Dzięki temu można w szybszy sposób decydować na jakim etapie jest dane zadanie oraz wybrać te zadania, nad którymi aktualnie chcemy pracować. Ta funkcjonalność jest dostępna na listach zadań. Rysunek 2. Drag & drop - przeciąganie zadań.

14 Dymki podpowiedzi Niektóre elementy (np. takie jak ikonka komunikatora, przyciski sortowania, odznaki itp.) zawierają wyjaśnienie do czego służą. Inne dymki wskazują kim jest dana osoba (najeżdżając na miniaturkę zdjęcia wyświetlane jest nazwisko). Również w przypadku ikon akcji w dymkach pokazywana jest informacja na temat danej akcji. Rysunek 3. Podpowiedzi po najechaniu myszką. Tagowanie Mechanizm tagowania, czyli dodawania słów kluczowych (etykiet) pojawia się w wielu częściach systemu. Otagować można: projekt, zadanie, wydarzenie, dokument, plik (tagi automatycznie są przypisywane od bytu, do którego zostały dodane pliki), posty na tablicy aktywności (zwykłe posty, pytania), osobę. Tag staje się pewnego rodzaju wskazówką, która pozwala na szybsze odnajdywanie, na lepszą interpretację oraz na wyższą jakość informacji. Tag jest linkiem łączącym dużą ilość różnych informacji dlatego ważne jest, aby mechanizm ten był wykorzystywany. Klikając w tag możesz zobaczyć wszystko co jest z tym tagiem związane. Zobaczysz również każdą dodaną do systemu aktywność, która została tym tagiem oznaczona. Jeśli chcesz być na bieżąco z aktualnościami pojawiającymi się na tablicy taga możesz kliknąć na ikonę obserwowania. Za pomocą tagów możesz również filtrować większość bytów w systemie takich jak: zadania, projekty, dokumenty.

15 Jeśli zachowane zostały domyślne ustawienia punktacji w systemie, za dodawanie tagów do tworzonych przez Ciebie treści (zadań, dokumentów, wiadomości itd.) zdobywasz o jeden punkt więcej! Warto tagować! Odwołania (hasztagi) Wypełniając pola opisowe oraz publikując wiadomości na tablicach aktywności, w prosty sposób można odwołać się do istniejących w systemie danych. Dzięki temu Twoje opisy i informacje będą bardziej precyzyjne. Wystarczy poprzedzić wpisywany wyraz znakiem # dla tagów dla pozostałych elementów takich jak: osoby, projekty, pliki. Wpisywaniu będzie towarzyszyć podpowiadanie możliwych rozwiązań. Jeśli potwierdzisz sugerowany element stanie się on w tekście linkiem odwołującym się do: osoby, zadania, projektu, wydarzenia, dokumentu, taga. Tagowanie poprzez # jest równoznaczne z dodaniem taga do danego elementu i zamieszczeniem z tym związanej aktywności na tablicy taga co zostało już wspomniane wyżej. Rysunek 4. Oznaczanie (hasztagowanie) w treści postu.

16 Lista najbardziej popularnych tagów Lista jest umiejscowiona w prawej szpalcie profilu użytkownika, na samym dole. Popularność tagów określana poprzez ilość osób obserwujących danego taga, odświeżanie listy następuje przy każdym przejściu na stronę główną profilu użytkownika. Rysunek 5. Popularne tagi. Ankiety Funkcjonalność ankiety polega na tworzeniu pytań z gotowymi odpowiedziami, z możliwością zaznaczenia przez użytkowników wybranej odpowiedzi. Ankiety występują w każdym miejscu w systemie, gdzie pojawiają się pytania. W oknie pytania, w lewym dolnym rogu (Rysunek 6.) znajduje się przycisk Dodaj opcje ankiety (tekst na zielono), jego kliknięcie spowoduje (Rysunek 7.): pojawienie się 3 inputów dla odpowiedzi z napisem + Dodaj odpowiedź. Inputy pojawią się pomiędzy bloczkiem Przeciągnij i upuść lub Dodaj plik z załącznika, a inputem przeznaczonym dla tagów, zmianę przycisku Dodaj opcję ankiety na Usuń opcję ankiety Rysunek 6. Dodawanie opcji ankiety.

17 Rysunek 7. Widok ankiety. Rysunek 8. Widok ankiety z walla. Zaawansowane filtrowanie Dzięki zaawansowanemu filtrowaniu w łatwy sposób możesz znaleźć to co Cię w danym momencie interesuje. Duża ilość filtrów pozwala na precyzyjne przeglądanie zawartości. Filtrować można m.in. po: Rysunek 9. Filtrowanie. datach, autorach, uczestnikach, tagach, kategoriach, prywatności, projektach, i innych parametrach.

18 Dodatkowo każde ustawienie filtrów można zapisać dla każdego modułu systemu osobno. Dzięki temu w szybki sposób możemy zaaplikować gotowy zestaw filtrów, uzyskując oczekiwaną zawartość. Często wykonywane czynności możemy zrealizować w bardzo szybki sposób. Kolejnym rozwiązaniem związanym z filtrami jest możliwość szybkiego czyszczenia filtrów (za pomocą przycisku ) i ustawiania tylko tych filtrów, które dotyczą osoby zalogowanej do systemu. Operacje pod jednym przyciskiem Dzięki takiemu rozwiązaniu zawsze w jednym miejscu znajdziesz wszystkie możliwe operacje jakie możesz dokonać na danym widoku. Na przykład będąc na konkretnym projekcie pod ikoną kółka zębatego znajdziesz wszystkie operacje jakie możesz zrobić z tym projektem, takie jak: Rysunek 10. Menu opcji elementu. dodanie uczestnika, edycja projektu, kopiowanie projektu, zakończenie projektu, usunięcie projektu, wydrukowanie projektu. W wielu przypadkach na listach ten przycisk znajduje się również przy każdej pozycji listy. Np. na liście Ludzie w projekcie w konkretnym projekcie lub na liście zadań. Kolory Dzięki zastosowaniu palety kolorów w łatwy sposób można dokonać identyfikacji elementów w systemie. Kolor odnosi się do projektu. Jeśli w systemie kolor czerwony będzie przyporządkowany do projektu Wdrożenie systemu zadaniowego wtedy każdy element związany z tym projektem będzie miał ten kolor, tj.: wydarzenia w kalendarzu będą oznaczone kolorem czerwonym jeśli będą dotyczyły tego projektu, zadania podobnie wydarzenia odziedziczą ten kolor po projekcie, dokumenty dodane do projektu będą zawierać w sobie oznaczenie koloru projektu wraz z nazwą projektu.

19 Rysunek 11. Działanie kolorów w kalendarzu. Wyszukiwanie Mechanizm wyszukiwania znajduje się na belce górnej. Najprawdopodobniej będzie to jedno z tych miejsc, z których najczęściej będziesz korzystać. Dlatego też został on dopracowany tak, aby jak najszybciej pokazać Ci to czego szukasz. Wystarczy, że wpiszesz początek szukanego słowa (imię, nazwisko, projekt, tag, etc.), a wyszukiwarka zacznie proponować Ci najbardziej zbliżone wyniki do tego co wpisujesz. Każdy element, który pojawi się na liście pod polem wyszukiwania ma swoje rozwinięcie. Wystarczy że najedziesz na nie myszką lub kursorem z klawiatury. Szybko zweryfikujesz, czy to jest to czego szukałeś. Jeśli pole zaprezentuje Ci to czego oczekiwałeś wystarczy, że w to klikniesz i trafisz do szukanego elementu. Jeśli nie do końca wiesz czego szukasz, wpisz co masz na myśli i naciśnij enter lub kliknij lupę. Trafisz na listę wyników, która pogrupowana jest wg typów elementów systemu. Dodatkowo możliwe jest jej dowolne zwężanie filtrami. Rysunek 12. Podpowiedzi w wyszukiwarce.

20 Powiadomienia Najprawdopodobniej spotkałeś się już wcześniej z atakującymi Cię ze wszystkich stron informacjami, jak np. powiadomienia na serwisach społecznościowych. W systemie Y-Box staraliśmy się, aby nie robić tego nachalnie, a zarazem tak żeby żadna ważna informacja Cię nie ominęła. Rysunek 13. Powiadomienia - ikona w prawym górnym rogu. Jak to w każdej firmie bywa, dużo się dzieje. Ważne abyś wiedział w danym momencie co z tych wszystkich wydarzeń dotyczy Ciebie. Dlatego też system automatycznie będzie informował Cię o tym co powinieneś wiedzieć: zaproszeniu Cię do projektu, przypisaniu Ci zadania, zaproszeniu na wydarzenie, innych wydarzeniach związanych z projektami, zadaniami i wydarzeniami, w których uczestniczysz. Dodatkowo system poinformuje Cię gdy ktoś: oznaczy Cię gdzieś poprzez stworzy nową wersję dokumentu, z dokumentu którego jesteś autorem lub współautorem, oznaczy jako nieaktualny dokument, który (współ)tworzyłeś, napisze coś na tablicy zadania, które rozwiązujesz, polubi, skomentuje, oznaczy jako pomocne lub jako prawidłowe rozwiązanie twoją wiadomość, oraz w wielu innych przypadkach. Jeśli poczujesz, że niektóre powiadomienia są zbędne lub przychodzą zbyt często masz możliwość zmiany ustawień, co zostało opisane poniżej w opisie Ustawień. Wszystkie te powiadomienia znajdziesz w prawym górnym rogu na belce górnej. Numerek na czerwonym tle wskazuje ile masz nieprzeczytanych powiadomień.

21 Ustawienia Ikona koła zębatego w prawym górnym rogu na belce górnej to miejsce gdzie znajdziesz ustawienia. Dzięki temu będziesz mógł dostosować niektóre elementy serwisu: Rysunek 14. Ustawienia użytkownika. ustawienia konta czyli wszystko dotyczące danych teleadresowych, zdjęcia i hasła. ustawienia powiadomień tutaj możesz zdecydować o czym chcesz być informowany i w jaki sposób. Oprócz tego znajduje się tam opcja Wyloguj. 3.4 Zasady gry w systemie W systemie Y-Box istnieją funkcje, które nie są typowe dla narzędzi do pracy nad projektami, ale mogą okazać się dla Ciebie bardzo atrakcyjne, ponieważ wprowadzają do pracy element rozluźnienia i oderwania od codziennej rutyny. Są to tak zwane mechanizmy grywalizacyjne, które w lekkiej i nieabsorbującej zanadto uwagi formie współdziałają z podstawowymi funkcjami systemu. Za każdą aktywność zdobywasz punkty zgodnie z poniższymi zasadami. Każdorazowo kiedy zdobędziesz punkty w lewym górnym rogu zamiast Twojego imienia i nazwiska pojawi się liczba punktów dopisana do Twojego profilu. Punkty przekładają się na poziomy osiągane przez użytkowników zgodnie z poniższym rysunkiem (o ile administrator Twojego systemu nie zdecydował inaczej). Przedziały punktowe jak i nazwy osiąganych poziomów można dowolnie modyfikować. Rysunek 15. Poziomy wiedzy i doświadczenia do osiągnięcia w systemie. Punkty otrzymujesz za swoje zaangażowanie w dzielenie się wiedzą, codzienną pracę i różne aktywności w systemie Y-Box, pod warunkiem, że są one dostępne dla wszystkich (punkty nie są przydzielane jeśli Twoja aktywność jest prywatna i nie wszyscy mają do niej dostęp). Dzięki licznikowi w swoim profilu możesz monitorować postępy i obserwować jaki wpływ ma Twoja praca na rozwój całej firmy!

22 Punkty otrzymujesz za: Gromadzenie i klasyfikację wiedzy Dodanie do Bazy Wiedzy nowego dokumentu lub nowej wersji istniejącego dokumentu. + 3 Dodawanie do lub przesuwanie między Kategoriami stworzonych dokumentów. + 2 (jednorazowo za dokument) Oznaczenie dokumentu jako nieaktualny lub oznaczenie jako aktualny (np. po poprawieniu). + 2 Klasyfikowanie treści za pomocą tagów w celu łatwiejszego ich gromadzenia i wyszukiwania. + 1 (jednorazowo za otagowanie elementu) Osiągnięcie przez dokument, którego jesteś autorem 50 otwarć lub oznaczeń jako Pomocne. + 5 Osiągnięcie przez dokument, który współtworzyłeś 50 otwarć lub oznaczeń jako Pomocne. + 1 Obserwowanie Kategorii wiedzy. + 2 Aktywność i dzielenie się przydatnymi informacjami Napisanie posta na Tablicy. + 0,5 (do 5 pkt dziennie) Zadanie pytania na Tablicy. + 1 (do 10 pkt dziennie) Skomentowanie dowolnej aktywności na Tablicy. + 1 (do 5 pkt dziennie) Udzielenie odpowiedzi (przez skomentowanie) na pytanie. + 2 (do 10 pkt dziennie) Oznaczenie prawidłowej odpowiedzi. + 1 (do 5 pkt dziennie) Oznaczenie prawidłowego rozwiązania w zadaniu. + 1 (do 5 pkt dziennie) Udzielenie prawidłowej odpowiedzi na pytanie. + 5 Zamieszczenie prawidłowego rozwiązania w zadaniu. + 3 Kliknięcie Pomocne pod odpowiedzią, pytaniem, rozwiązaniem lub dokumentem. + 1 (do 10 pkt dziennie) Otrzymanie oznaczenia Pomocne pod Twoją odpowiedzią, pytaniem lub rozwiązaniem. + 3 Polubienie dowolnej aktywności na Tablicy. + 0,2 (do 2 pkt dziennie) Otrzymanie polubienia aktywności, której jesteś autorem. + 0,2 Obserwowanie osoby, projektu, kategorii, taga. + 1 Bycie obserwowanym przez inną osobę. + 1 Rozwój Twojego profilu Dodanie obszaru wiedzy i umiejętności Znam się na. + 1 Bycie docenionym w obszarze, na którym się znasz. + 2 Docenienie obszaru wiedzy i umiejętności innej osoby. + 1 Otrzymanie nagrody od kogoś. + 5

23 Nagrodzenie kogoś. + 1 (do 5 pkt dziennie) Dodanie swojego zdjęcia do profilu. + 5 Uzupełnienie danych w profilu. + 2 (za każde uzupełnione pole) Uczestniczenie w projektach firmowych Stworzenie nowego projektu publicznego. + 5 Uczestniczenie w projekcie. + 1 Dodanie zadania do projektu. + 1 Zgłaszanie się do wykonania zadania. + 2 Zaraportowanie postępu procentowego w zadaniu. + 1 Zakończenie zadania. + 2 Oprócz punktów zbieranych niemal w każdej chwili pracy w systemie możesz również zbierać odznaki w swoim profilu. Ta forma zabawy polega na wypełnianiu w systemie rożnych Misji i Wyzwań. Misje możesz wykonać raz np. uzupełnij swoje dane w profilu za taką misję otrzymujesz odznakę Wyjście z cienia. Wyzwania możesz natomiast podejmować wielokrotnie np. tworzyć bardzo popularne dokumenty w bazie wiedzy i w ten sposób zbierać odznaki Autor bestsellera, aby pochwalić się ilością świetnych artykułów. Wszystkie Misje i Wyzwania do przejścia znajdziesz w swoim profilu po kliknięciu w jedną z odznak lub kiedy ich jeszcze nie masz w link zdobywaj odznaki. Rysunek 16. Odznaki zdobyte i niezdobyte. W y-box istnieje jeszcze jedna funkcja łącząca w sobie zabawę i pracę. Są to nagrody. O ile punkty i odznaki to mechanizm bezduszny, który oblicza Twój wynik na podstawie realizowanych przez Ciebie czynności, o tyle nagrody są całkowicie nieprzewidywalne i dlatego takie ciekawe. Przyznawanie nagród odbywa się bowiem na Tablicy Firmowej i jest formą prezentów wręczanych przez pracowników dla pracowników. Wszyscy są równi i każdy każdemu może wręczyć nagrodę pod warunkiem, że będzie miał dobry powód. Dlatego czasem dobrze jest poświęcić chwilę i pomóc bezinteresownie koledze, aby i on równie bezinteresownie podarował Ci Pomocną Dłoń na oczach firmy.

24 Rysunek 17. Pomocna dłoń - jedna z sześciu nagród do zebrania od współpracowników. 4 Profile pracowników Profil to miejsce, w którym zebrane są wszystkie informacje o pracowniku. Od danych teleadresowych po aktywności w systemie oraz informacje związane z grą i umiejętnościami. Każdy kto wejdzie na Twój profil szybko odnajdzie informacje potrzebne mu do skontaktowania się z Tobą i zlokalizowania Cię w strukturze firmy. Krok po kroku: Czy wiesz jak zdobyć odznakę Wyjście z cienia? Wejdź do ustawień swojego konta za pomocą przycisku uzupełnij:. W otwartym oknie telefon stacjonarny, telefon komórkowy, komunikator, lokalizację, zdjęcie. Kliknij, aby wprowadzić zmiany. Odznaka przyznana. Dobrą praktyką (ułatwiającą innym użytkownikom odnalezienie Cię) jest podanie wszystkich danych. 4.1 Wizytówka i osiągnięcia Wcześniej wspomniano o wiedzy i umiejętnościach, które każdy pracownik posiada indywidualnie. W swoim profilu masz miejsce, w którym możesz dodać te obszary na których się znasz. W ten sposób pokażesz kim jesteś, czym się interesujesz i w czym możesz być pomocny innym. W profilu jest też

25 miejsce na dodanie umiejętności, które chciałbyś rozwinąć. Dzięki temu inna osoba oglądająca Twój profil, która akurat posiada tą umiejętność może pomóc Ci w jej udoskonaleniu. Umiejętność, którą opanowałeś możesz przenieść do listy Znam się na, wystarczy wybrać odpowiednią opcję, klikając w ikonę koła zębatego znajdującą się przy każdej umiejętności. Rysunek 18. Wiedza i umiejętności w profilu (Zna się na). Umiejętności jakie dana osoba posiada mogą być doceniane przez innych. W ten sposób można od czasu do czasu poczuć się docenionym lub dać wyraz uznania i podziękowania komuś innemu za jego pracę. Kroku po kroku: Za dodanie umiejętności możesz zdobyć jeden punkt. Każdy kto potwierdzi Twoją umiejętność przyznaje Ci kolejny punkt. Dodatkowo możesz zdobyć odznaki Wszechstronnego Doradcy i Człowieka Encyklopedii. Dodawanie umiejętności jest bardzo proste: 1. Kliknij Dodaj w obszarze Znam się na 2. Zacznij wpisywać swoją umiejętność. Jeżeli umiejętność podobna jest już w bazie firmy postaraj się wybrać którąś z nich, to ważne aby umiejętności mogły łączyć ludzi w większe grupy. 3. Jeśli wpisałeś już lub wybrałeś z dostępnych umiejętność, opisz ją krótko w polu poniżej. Napisz w czym jesteś dokładnie specjalistą i na jakim poziomie. 4. Na koniec kliknij przycisk Dodaj. Umiejętność pojawi się na Twoim profilu i od tej pory może być doceniana przez innych.

26 4.2 Pojazdy Jeżeli posiadasz samochód, którym przyjeżdżasz do firmy, wówczas uzupełnij w swoim profilu (poprzez okno edycji ustawień) następujące informacje: kolor, marka, model, numer rejestracyjny. Możesz podać również kierunek, w którym jedziesz (np. Zielonki, Myślenice, etc.). Dzięki temu osoby jeżdżące w tych samych kierunkach mogą się wzajemnie podwozić do pracy. Rysunek 19. Pojazdy. 4.3 Główna tablica aktywności Tablica aktywności to bardzo ważny mechanizm, który występuje w wielu miejscach systemu. Pozwala na szybkie zorientowanie się w tym co dzieje się w danej chwili w tym obszarze. Jest to również mechanizm służący do komunikowania pewnych informacji innym. Aktywności związane z użytkownikiem dzielą się na dwa typy: statusy aktywności tego typu generowane są przez system w momencie wykonywania przez użytkownika różnego typu czynności. Na przykład stworzenie projektu generuje informację na tablicy aktywności: Zbyszek Nowak dodał projekt Wdrożenie systemu zadaniowego,

27 posty aktywności tego typu generuje sam użytkownik w momencie napisania czegoś na: tablicy swojej, tablicy projektu, zadania, kategorii, taga, dokumentu. Do postów również zaliczymy pytania oraz nagrody. Każda z tych aktywności może zostać skomentowana lub polubiona. Na pytania możesz odpowiadać komentując je. Jeśli ktoś odpowiedział na Twoje pytanie możesz oznaczyć odpowiedź jako prawidłową, poprzez kliknięcie na link: to jest prawidłowa odpowiedź. Jeśli ktoś w zadaniu, które rozwiązywałeś napisał coś co pomogło Ci je rozwiązać możesz oznaczyć taki komentarz jako pomocny. Dzięki temu nagrodzisz pomocnika punktami i sam takie dostaniesz. Ten sam mechanizm działa również w pytaniach. Rysunek 20. Oznaczanie prawidłowej odpowiedzi w pytaniu. Czy wiesz, że za 10 poprawnych odpowiedzi na pytania możesz dostać odznakę Wujek dobra rada? Każdy chciałby ją mieć, trzeba się jednak trochę wykazać, bo o tym która odpowiedź na pytanie jest prawidłowa decyduje autor pytania.

28 Aktywności prezentowane są na tablicach aktywności. Istnieje kilka takich tablic umieszczonych w różnych częściach (modułach) systemu. W profilu znajduje się tablica prezentująca aktywności właściciela profilu oraz tablica aktywności w firmie gdzie prezentowane są tylko ważne aktywności pracowników oraz tablica obserwowanych (osób, projektów, kategorii, tagów). Patrząc na profil innych widzimy tylko tablicę danej osoby, jest to podgląd tego czym ta osoba zajmowała się ostatnio. Innym miejscem, gdzie występuje taka tablica jest: projekt, zadanie, kategoria, tag i dokument. Tablice te związane są z aktywnościami dotyczącymi danego bytu. Obserwowanie Kolejnym elementem profilu są tzw. bloczki prezentujące co dana osoba obserwuje: osoby, projekty, tagi, kategorie oraz bloczek prezentujący kto obserwuje tę osobę. Warto być obserwatorem. Czasem dana osoba może produkować wartościowe treści, które mogą Ci się przydać. Obserwując kategorię na przykład wdrożenia, możesz dowiedzieć się o ciekawych dokumentach związanych z wdrożeniami w firmie. Obserwowanie tagów np. ios pozwoli Ci na bycie na bieżąco ze wszystkimi newsami na ten temat, które pojawią się w firmie. Kroku po kroku: Czy wiesz, że za obserwowanie również dostajesz punkt? Jak go zdobyć? To najprostsze co możesz zrobić: po prostu kliknij. 4.4 Pulpit Drugim ważnym modułem znajdującym się na osobnej zakładce w profilu jest Pulpit. Jest to miejsce, w którym znajdziesz wszystko to co dotyczy Ciebie, a związane jest z uczestniczeniem w projektach i rozwiązywaniem zadań. Jest to miejsce, gdzie szybkim rzutem oka sprawdzisz jakie zadania oczekują na rozwiązanie i zbliża się ich termin końcowy oraz jakie wydarzenia czekają Cię w najbliższym czasie. Dowiesz się również ile zadań wykonujesz z podziałem na zadania po terminie, zadania które jeszcze nie są rozpoczęte oraz takie, które trwają i które już skończyłeś. Znajdziesz tutaj również informacje w jakich projektach bierzesz udział oraz jakie dokumenty ostatnio stworzyłeś. Jednym słowem jest to miejsce, gdzie znajdziesz wszystko co potrzebne i dotyczy tylko Ciebie.

29 Rysunek 21. Pulpit pracownika. 4.5 Dokumenty i pliki Prócz poznanych już przez Ciebie zakładek Aktywności i Pulpit, na swoim profilu zapewne zauważyłeś zakładki Dokumenty i Pliki. Prezentują one te dokumenty i pliki, które stworzyłeś lub aktualizowałeś ostatnio, aby łatwiej było odnaleźć je w jednym miejscu. Dodawanie dokumentu zostanie poruszone w dalszych rozdziałach, natomiast aby przećwiczyć dodawanie plików możesz skorzystać z poniższej instrukcji: Krok po kroku: 1. Kliknij przycisk "Dodaj" w lewym górnym rogu, a następnie wybierz "Plik". Pojawi się okienko do ładowania plików. 2. Ponieważ system Y-Box nakierowany jest na pracę projektową, aby dodać cokolwiek będziesz musiał wybrać jakiś projekt. Jeśli jednak nie uczestniczysz jeszcze w żadnym projekcie skorzystaj z domyślnie wybranego osobistego projektu roboczego, nazwanego Twoim imieniem i nazwiskiem. Każdy użytkownik od początku pracy w systemie ma taki sub-projekt, aby zapisywać w jego obszarze to co nie jest związane z żadnym firmowym projektem, ale jest mu potrzebne w pracy. 3. Możesz przypisać także dodawany plik do istniejących kategorii wiedzy. W tym celu wpisz nazwę kategorii lub wybierz ją z drzewa kategorii.

30 4. Następnie musisz dodać jakiś plik ze swojego komputera, możesz przy tym skorzystać z wygodnej funkcji przeciągania (drag&drop). 5. Na koniec zapisz plik i przejdź na listę plików, żeby zobaczyć efekty. Aby pobrać plik wystarczy na niego kliknąć. Y-Box posiada funkcję wersjonowania plików, możesz więc aktualizować dodane pliki. Naciśnij kółeczko opcji obok pliku na liście i wybierz "Aktualizuj" - otworzy się ponownie okienko dodawania pliku z tym, że dodanie nowego pliku spowoduje dopisanie do obecnego pliku nowej wersji (do każdej z wersji pliku będziesz mieć dostęp, więc nie utracisz historycznych danych podczas aktualizacji). 4.6 Urlopy Moduł powstał z myślą o uproszczeniu procedur związanych z planowaniem urlopu wypoczynkowego i innych nieobecności. Dzięki niemu możesz: sprawdzić ile dni urlopu pozostało Ci do wykorzystania w bieżącym roku, zapisać w systemie swój urlop lub inną nieobecności, wydrukować wypełnioną Kartę Urlopową zgodną z szablonem dla Działu Kadr, powiadomić o swojej nieobecności (wysyłany jest automatycznie na ustawiony przez administratora adres), sprawdzić listę urlopów konkretnego pracownika lub listę wszystkich pracowników wybierających się na urlop w danym okresie czasu. W module Urlopy znajdują się trzy zakładki: Moje, Podwładnych oraz Wszystkich. W każdej z zakładek znajduje się lista w zakładce Moje widnieje lista Twoich urlopów, w zakładce Podwładni lista urlopu Twoich podwładnych, a w zakładce Wszyscy lista urlopów wszystkich pracowników firmy. Dodatkowo w zakładce Moje widzisz informacje o wykorzystanych i pozostałych dniach urlopu tzw. licznik dni urlopu. Licznik ten jest widoczny wyłącznie dla Ciebie, po wejściu na Twój profil przez inne osoby informacja ta nie jest prezentowana. Rysunek 22. Widok moje urlopy.

31 Krok po kroku: Planowanie urlopu 1. Przycisk Zgłoś, znajdujący się po prawej stronie otwiera okno dodawania urlopu. 2. Należy wybrać rodzaj urlopu (urlop wypoczynkowy, delegacja, zwolnienie L4, urlop okolicznościowy, urlop na żądanie, inna nieobecność) 3. Następnie musisz podać datę trwania urlopu (od do), możesz go także skomentować (np. napisać co będziesz robić lub w jaki sposób, jeżeli w ogóle, firma może się z Tobą skontaktować). Możesz także zaproponować zastępcę. 4. Status: jeżeli już wiesz, że masz zgodę na wzięcie urlopu, możesz ustawić status na zatwierdzony. W innym przypadku możesz wybrać opcję planowany. 5. Przycisk Zapisz powoduje dodanie urlopu do systemu. 6. Jeżeli z jakiś powodów zmienisz zdanie, możesz anulować (zatwierdzony) lub usunąć (planowany) urlop. Wystarczy, że klikniesz przycisk koła zębatego, znajdujący się przy każdym urlopie na liście i wybierzesz odpowiednią opcję. Rysunek 23. Planowanie urlopu. Aby zanieść Kartę Urlopową do działu kadr wystarczy kliknąć zielony przycisk drukuj, który znajduje się po prawej stronie na liście urlopów. W nowej karcie otworzy się plik pdf z Kartą Urlopową, którą wystarczy wydrukować, podpisać i zanieść do działu kadr.

32 Rysunek 24. Karta Urlopowa. 5 Ludzie 5.1 Lista pracowników Moduł Ludzie to katalog osób w firmie. Dzięki temu będziesz mógł znaleźć dowolnego pracownika. Katalog ten pozwala na przeglądanie listy osób wg działów, w których pracują oraz przeglądanie listy osób, które posiadają samochody. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz znaleźć osobę wg wielu kryteriów, np. tylko z daną umiejętnością, której szukasz lub przez konkretną tablicę rejestracyjną. Drugim mechanizmem modułu Ludzie jest struktura firmy. Jeśli interesuje Cię kto jest kim i komu szefuje wystarczy, że przejdziesz na tą zakładkę.

33 Rysunek 25. Lista pracowników. 5.2 Kierowcy W tym miejscu znajdziesz listę osób, które posiadają samochody. Tutaj możesz odnaleźć kierowców jeżeli, na przykład ktoś Cię zastawił na parkingu firmowym lub gdy szukasz kogoś, kto mógłby Cię podwieźć w konkretnym kierunku. Rysunek 26. Lista kierowców.

34 6 Projekty i Kalendarz Są to dwa osobne moduły jednak bardzo powiązane są ze sobą. System zadaniowy ( Projekty ) oraz Kalendarz uzupełniają się. Wszystko podporządkowane jest orientacji na projekty co oznacza, że każdy element w systemie musi przynależeć do jakiegoś projektu. Połączenie systemu zadaniowego z kalendarzem daje wiele możliwości. W widoku kalendarza bardziej zwracasz uwagę na czas i rozplanowanie w czasie. W widoku listy zadań zwracasz uwagę na stopień wykonania oraz informacji, które zadanie możesz wykonać, a które wykonuje ktoś inny. Przejdźmy do szczegółów. 6.1 Projekty W tej zakładce masz dostęp do wszystkich projektów publicznych w firmie oraz takich projektów prywatnych, do których masz odpowiednie uprawnienia dostępu, czyli jesteś ich twórcą bądź uczestnikiem. Lista projektów dzieli się na projekty otwarte - czyli aktualnie trwające i zakończone - czyli archiwalne, a dodatkowo można je dowolnie: sortować, filtrować, pokazać w strukturze, a także wydrukować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Rysunek 27. Lista projektów w firmie. Każdy użytkownik może w systemie utworzyć projekt i przypisać do niego wybrane osoby, które uczestniczą w jego realizacji. Członkowie zespołu projektowego mogą otrzymać uprawnienia uczestnika projektu bądź administratora, który może zarządzać projektem, a w szczególności decydować o składzie zespołu projektowego. Ponadto osoby spoza grona uczestników projektu mogą stać się jego Obserwatorami, dzięki czemu nawet jeśli nie uczestniczą bezpośrednio w projekcie mogą czerpać wiedzę i otrzymywać informacje na temat projektu. System projektowy jak i cały system Y-Box nastawiony jest na dzielenie się wiedzą, z tego powodu domyślnie projekty oraz wszystko co zostanie w nich utworzone, np.: zadania, wydarzenia, dokumenty czy dyskusje są widoczne dla

35 wszystkich pracowników korzystających z Y-Box. Niemniej istnieje możliwość ograniczenia dostępu do tworzonych treści poprzez tworzenie projektów prywatnych, do których wgląd ma tylko zaproszone grono osób. Należy jednak pamiętać, że tworzenie treści niepublicznych nie wspiera głównego celu systemu, w związku z tym, w przypadku projektów prywatnych m.in. wyłączane są mechanizmy motywujące oparte o grywalizację tzn. przyznawanie punktów i odznak. Wszelkie aktywności i utworzone w systemie byty, które nie są dostępne dla wszystkich opatrzone są charakterystyczną ikoną kłódki, a podgląd takich elementów jest możliwy tylko przez osoby o określonych uprawnieniach (chodzi tutaj o osoby, które uczestniczą w takim prywatnym projekcie). Każdy projekt posiada: unikalną nazwę, losowo przyznawany kolor pomagający w identyfikacji, autora, skrócony opis projektu wraz z załącznikami, status, oznaczenie prywatności (jeśli nie jest publiczny), tagi i czas trwania. Wchodząc na stronę danego projektu, dodatkowo możesz zobaczyć listę uczestników projektu, aktywności prezentowane za pomocą Tablicy projektu oraz kolejno, w zakładkach: zadania, wydarzenia, pliki i dokumenty związane z tym projektem. Uczestnicy otrzymują powiadomienie o nowym projekcie, a w trakcie jego trwania również informacje o nowych zadaniach, komentarzach czy opublikowanych rezultatach. W ramach projektów tworzone są m.in. zadania, do których z kolei przypisywani są ich wykonawcy, odpowiedzialni za realizację. Kopiowanie projektów Jeśli rozpoczynasz nowy projekt, który jest podobny do już istniejącego w Y-box możesz skopiować ten projekt. W tym celu kliknij w ikonkę koła zębatego (w prawym, górnym rogu). Znajduje się tam opcja Kopiuj ten projekt. Po jej kliknięciu otworzy się pop-up Kopiuj Projekt: Nazwa projektu kopiowanego. Poniżej nazwy kopiowanego projektu musisz wpisać nazwę nowego projektu. Kliknięcie przycisku Zapisz spowoduje zamknięcie okna pop-up oraz przeniesie Cię na stronę nowego projektu (kopii). Rysunek 28. Kopiowanie projektu.

36 Jeżeli szablonowy projekt jest projektem prywatnym jego kopia również będzie projektem prywatnym. Jeżeli w projekcie szablonowym uczestniczyła osoba, której status został zmieniony na usunięty to osoba ta nie przekopiuje się do nowego projektu. Również posty opublikowane w zadaniach (z zakładki rozwiązania) podczas kopiowania nie przeniosą się. Jeżeli projekt szablonowy lub jakiś byt z nim powiązany jest stworzony przez użytkownika, który posiada status usunięty, we wszystkich tych bytach autora zastępisz Ty, jako osoba tworząca kopię projektu. Jeżeli zadania wprowadzone do projektu szablonowego posiadają stan wykonania, bądź osobę wykonującą informacje na ten temat nie przeniosą się do kopii projektu. Wszystkie inne dane dotyczące zadań: daty, opisy nazwy, załączniki itp. znajdą się także w kopii projektu. Kopiując projekt stajesz się automatycznie administratorem kopii projektu, tak abyś do kopii projektu mógł zapraszać innych użytkowników, edytować projekt lub go usunąć. 6.2 Zadania Zadania można przeglądać globalnie tzn. z wielu projektów na raz w zakładce Zadania modułu Projekty, bądź już wewnątrz danego projektu. Dla przykładu, jeśli uczestniczyć będziesz w wielu projektach jednocześnie i będziesz chciał zobaczyć jakie zadania masz do wykonania, wygodniejsze będzie oglądanie listy zadań ze wszystkich projektów. Dzięki temu w szybki sposób ocenisz ile pracy masz do wykonania, jeśli natomiast interesują Cię wszystkie zadania, ale tylko z jednego projektu, np. aby sprawdzić ile pracy zostało do ukończenia projektu, lepiej będzie wejść w określony projekt i tam przeglądać listę zadań. Niezależnie od tego gdzie przeglądasz listę zadań, możliwości i zasada działania nie zmienia się poza tym, że w pierwszym przypadku masz możliwość wyboru projektów, z których chcesz przeglądać zadania. Zadania prezentowane są w postaci pogrupowanej listy. Grupy stanowią Statusy zadań: Nieprzypisane, Oczekujące, Wykonywane i Zakończone. Statusy zadań reprezentują ich aktualny stan realizacji: Zadania nieprzypisane są zdefiniowane, ale nie posiadają swojego wykonawcy. W opinii ekspertów samodzielny wybór zadania przez wykonawcę znacznie podnosi motywację (zjawisko zaobserwowane wśród młodych ludzi) do jego wykonania. Rekomendowane jest zarządzanie zespołami w taki sposób, aby uczestnicy projektu mogli sami brać odpowiedzialność za wykonanie wybranych zadań. Zadania oczekujące to zadania, które mają swojego wykonawcę (lub wykonawców) jednak czynności związane z jego realizacją nie zostały jeszcze rozpoczęte. Zadania wykonywane to takie, które mają swojego wykonawcę (lub wykonawców), który rozpoczął ich realizację. Podczas gdy zadanie jest w tym stanie możliwe jest raportowanie postępów realizacji zadania w przedziale 0-99%. Zadania zakończone to zadania, nad którymi praca się zakończyła i ich stopień realizacji wynosi 100%.

37 Warto w tym miejscu przypomnieć, iż zgodnie z zasadą SMART w systemie Y-Box rekomendowane jest tworzenie zadań tak, by cele były jasno określone i mierzalne jak wykazują badania przeprowadzone w ramach projektu, tak zdefiniowane zadania preferują młodzi ludzie. Rysunek 29. Przeciąganie zadań pomiędzy statusami. Możesz przemieszczać zadania na liście za pomocą przeciągania myszką (drag&drop), w ten sposób zmieniając status zadania. Statusy możesz też zmieniać również za pomocą kliknięcia w przycisk z nazwą statusu pojedynczo, bądź najpierw zaznaczyć klika zadań, a następnie hurtowo zmienić ich status. Pewnie w praktyce takie operacje Ty również wykonujesz seryjnie na początek lub na koniec dnia pracy, operacje hurtowe znacznie usprawniają Ci to zajęcie. Modelowy cykl życia zadania ukazuje poniższy schemat: Rysunek 30. Cykl życia zadania. System wykazuje się dużą elastycznością - możliwe są sytuacje, w której zadanie nie przejdzie przez wszystkie statusy np. podczas tworzenia zadania od razu zostanie wybrany wykonawca. Można

38 również odwracać kierunek przepływu zadania, np. jeśli użytkownik wykonuje zadanie, ale nie jest sobie dalej z nim w stanie poradzić może je Odrzucić co spowoduje umieszczenie zadania w grupie Nieprzypisanych. Oczywiście to, czy w sytuacji trudności z zadaniem pracownik powinien tak postąpić powinno zostać uregulowane w konkretnej firmie lub zespole projektowym, niemniej system Y-Box daje taką możliwość, gdyż w praktyce często zdarza się, że jedno zadanie jest przekazywane między pracownikami zanim zostanie ukończone. Na liście zadań użytkownicy mają możliwość zawężania zakresu wyświetlanych elementów za pomocą opcji filtrowania, zmiany kolejności zadań za pomocą opcji sortowania oraz drukowania listy zadań za pomocą przycisku drukuj. Podobnie jak w przypadku projektu, zadania mają swoje charakterystyki obowiązkowe i nierozerwalne oraz takie, które mogą wystąpić opcjonalnie. Do pierwszej grupy zaliczają się: nazwa zadania krótko podsumowującą jego cel, projekt w którym zadanie będzie realizowane oraz autor. Autor nadawany jest automatycznie podczas tworzenia zadania, natomiast projekt jest podpowiadany użytkownikowi kontekstowo w zależności od tego w jakim projekcie użyta została funkcja dodawania zadania. Dzięki temu jeśli pracownikowi zależy na czasie, zadania można dodawać błyskawicznie za pomocą jednego kliknięcia i wpisaniu kilku słów w nazwie zadania. Rekomendowane jest jednak bardziej szczegółowe opisywanie zadań korzystając z: pola dat wyznaczających ramy czasowe dla wykonawcy, załączników pozwalających lepiej zrozumieć cel zadania, czy opisu, który powinien zawierać informacje o tym co należy zrealizować. Warto pamiętać, że zaangażowanie i kreatywność pracowników rośnie kiedy cele zadań są dokładnie opisane jednak nie narzuca się im sposobu realizacji ( co a nie jak ). Z drugiej strony badania ekspertów nad tzw. pokoleniem Y pokazują, że młodzi ludzie w szczególności na początku swojej kariery wymagają od swoich przełożonych częstej informacji zwrotnej i wskazówek podczas realizacji, aby nie stracić motywacji. Wydaje się więc, że najlepszą strategią zlecania zadań jest jasne określenie standardów ( reguł gry ), w ramach których pracownik może już swobodnie wybrać ścieżkę realizacji. System Y-Box nastawiony jest na gromadzenie i dzielenie się wiedzą, dlatego formularz zadania zawiera również pozycję tagi, czyli słowa kluczowe, których uzupełnianie pozwala na łatwiejsze wyszukiwanie i łączenie podobnych zadań w strumienie wiedzy i aktualności na dany temat. Ponadto zadanie może mieć związek z wiedzą zapisaną w postaci ustrukturyzowanej już bazy wiedzy, którą szczegółowo opisano poniżej. Aby szybciej i łatwiej korzystać ze zgromadzonej wiedzy do zadania można dowiązać dowolną liczbę dokumentów np.: Szablon oferty, Procedurę ofertową czy inne pomocne w trakcie realizacji zadania.

39 Rysunek 31. Podgląd zadania. Z drugiej strony wykonane zadania mogą rozbudowywać bazę wiedzy. W trakcie wykonywania zadania na Tablicy zadania umieszczane są wiadomości, mogą je zostawiać wszystkie osoby z firmy (pod warunkiem, że projekt nie jest prywatny wtedy zadanie widzą tylko uczestnicy projektu). W szczególności Tablica zadania służyć ma dyskusji wykonawcy ze zlecającym dotyczącej zadania, zamieszczane na niej mogą być próbki rozwiązania lub wersje robocze, pytania uszczegóławiające, wskazówki oraz raporty z realizacji. Choć każde zadanie powinno mieć swojego wykonawcę, który bierze odpowiedzialność za realizację, to w praktyce często występuje sytuacja, w której nad rozwiązaniem współpracuje klika osób. Często osoby spoza uczestników projektu dają jakiś wkład w rozwiązanie, jakąś podpowiedź lub nawet rozwiązanie podobnego zadania, z którego można skorzystać. Y-Box wspiera i ułatwia pracę grupową nad zadaniem. Rozwiązaniem zadania powinna być jedna wiadomość podsumowująca osiągnięte wyniki, zawierająca odpowiedni załącznik np. dokument, bądź odnośnik do miejsca, w którym sprawdzić można efekty zadania. Może zdarzyć się, że zadanie ma charakter niewymierny i nie można go wprost zamieścić w systemie, ale w ogromnej większości można podać dane pozwalające w przyszłości zidentyfikować w jaki sposób należy tego typu zadania rozwiązywać np. można zamieścić krótką instrukcję, w jaki sposób osiągnięto rozwiązanie. Podsumowanie zadania z rozwiązaniem powinno być również odpowiednio wyróżnione. Służy do tego opcja oznacz jako rozwiązanie. Dzięki temu, nie trzeba przeglądać całej dyskusji w zadaniu żeby zobaczyć jego rozwiązanie. Jeśli rozwiązanie zadania ma charakter uniwersalny lub jak powyżej może stanowić wzór do naśladowania warto umieścić je w bazie wiedzy, aby jeszcze łatwiej można było je w przyszłości odnaleźć i zastosować. W Y-Box rozwiązanie zadania można przekształcić w dokument

40 jednym kliknięciem. Służy do tego opcja stwórz dokument dostępna na Tablicy zadania treść dokumentu stanowi treść rozwiązania, którą można jeszcze dodatkowo zmodyfikować i sformatować, aby pozbawiona była kontekstowych informacji, które mogą być w oderwaniu od zadania niezrozumiałe lub niepotrzebne. Zadania posiadają też klika innych przydanych funkcji m.in. przypomnienia, które każdy może ustawiać dowolnie dla siebie, cykliczność przydatną w przypadku zadań powtarzalnych, czy sygnalizowanie opóźnień poprzez wyróżnienie zadań których termin realizacji został przekroczony ostrzegawczą czerwoną czcionką. Dodatkowo zadania ważne można wyróżniać symbolem wykrzyknika, dzięki czemu będą traktowane priorytetowo. Prócz zadań w ramach projektu mogą być tworzone wydarzenia. Wydarzeniem może być: spotkanie lub ustalony terminowo punkt kontrolny projektu. Wydarzenia mogą być również z powodzeniem wykorzystywane do zaznaczania nieobecności członków zespołu, np. w związku z urlopami lub delegacjami. Podobnie jak w przypadku zadań, wydarzenia można oglądać z poziomu konkretnego projektu, bądź w kontekście większej ilości projektów lub całej firmy wybierając zakładkę Kalendarz z poziomu głównego menu. Z tego powodu dokładniej możliwości kalendarzy i właściwości wydarzeń omówione będą w dalszej części tego rozdziału. Podobnie jest w przypadku kolejnych zakładek w projekcie: Pliki oraz Dokumenty. Ta druga to nic innego jak lista dokumentów związanych z tym projektem, bardzo podobna w swoich właściwościach do listy dokumentów w module Wiedza. Moduł ten (opisany również w dalszych podrozdziałach) pozwala na tworzenie dokumentów tekstowo-graficznych on-line. Baza wiedzy jest uporządkowanym za pomocą kategorii zbiorem zapisanych właśnie takich dokumentów. W obszarze projektu natomiast, lista dokumentów nie jest podzielona na kategorie. Stanowi ona raczej zbiór wykorzystywanych w tym projekcie dokumentów. Architekturę i powiązania między dokumentami w projektach i w bazie Wiedzy opisano poniżej. Wymieniona zakładka Plików służy natomiast do przeglądu wszystkich załączników, które zostały dodane do tego projektu tzn.: załączników do zadań, dokumentów, wydarzeń lub wgrywanych bezpośrednio jako plik do projektu poprzez przycisk Dodaj. Zgrupowanie wszystkich załączników w jednym miejscu pozwala na bardzo wygodne i szybkie odszukanie właściwego pliku, pobranie go na komputer, bądź zaktualizowanie. System Y-Box pozwala bowiem na wersjonowanie plików tzn., że można dodawać kolejne wersje plików bez obawy o utratę wcześniejszej zwartości. Wystarczy rozwinąć menu przy zaktualizowanym pliku i wskazać, którą wersję pobrać, aby sprawdzić co dany plik zawierał wcześniej. Jest to bardzo przydatna funkcjonalność w przypadku zmieniającej się dynamicznie treści dokumentów np.: podczas pracy grupowej bądź kreatywnej można dodać grafikę przedstawiającą jakiś produkt w różnych wersjach nie zaśmiecając projektu wieloma plikami, a jednocześnie nie tracąc możliwości powrotu do jednej ze starszych wersji.

41 6.3 Kalendarz Wchodząc w zakładkę Kalendarz możesz zarządzać wydarzeniami oraz określonymi w czasie zadaniami (zadania bez określonego terminu realizacji nie są wyświetlane w widoku Kalendarza). Możesz samodzielnie decydować o zakresie czasu jaki ma być wyświetlany (dzień, tydzień, miesiąc), w każdym widoku możesz również przeglądać nie tylko bieżący okres czasu, ale również przyszłe i przeszłe okresy skok czasu zależy oczywiście od zdefiniowanego zakresu. Rysunek 32. Kalendarz w widoku tygodnia. Wydarzenie w kalendarzu widoczne jest w postaci kolorowego elementu, przy czym kolor zależy od koloru projektu, a rozmiar od czasu trwania wydarzenia. W podobny sposób prezentowane są określone w czasie zadania. Na widoku kalendarza można zdecydować czy jednocześnie pokazywane mają być zadania i wydarzenia, czy tylko jeden z typów elementów. Po najechaniu myszką na pokazany w kalendarzu termin można szybko zapoznać się z bardziej szczegółowymi danymi odnośnie poszczególnych wydarzeń i zadań. Klikając lewym przyciskiem myszy, tak jak w innych częściach systemu można otworzyć pełen podgląd danego elementu. W podglądzie wydarzenia widoczne są dane uzupełnione w trakcie jego tworzenia. Obowiązkowo jest to: nazwa wydarzenia oraz data startu i końca. Każde wydarzenie musi mieć również projekt, do którego należy oraz uczestników pierwszym uczestnikiem jest zawsze autor wydarzenia, pozostałych uczestników może on dobrać spośród uczestników projektu, lecz nie jest to wymagane. Autor projektu może przykładowo stworzyć wydarzenie, w którym tylko on weźmie udział np.: delegacja lub urlop. Ponadto wydarzenie można opatrzeć opisem szczegółowym, załącznikami, komentarzami (mogą to być komentarze uczestników do wydarzenia). Podobnie jak zadania wydarzenia mogą być wyróżnione. Można do nich ustawiać przypomnienia i można również tworzyć cykle wydarzeń. Najważniejszą jednak właściwością wydarzeń jest status akceptacji wydarzenia.

42 Jak wynika z badań użytkownicy zostali przyzwyczajeni przez takie serwisy jak Facebook, Google Plus, a także narzędzia pocztowe marki Microsoft do tego, że kalendarz służy do wzajemnego zapraszania się na wydarzenia i tworzenia list obecności na nich. Umawiając się na spotkanie czy to biznesowe, czy prywatne najważniejsze dla użytkowników jest to, by dowiedzieć się, czy zaproszone osoby będą w nim uczestniczyły. W systemie Y-Box w tym celu zastosowano mechanizm akceptacji i odrzucania wydarzeń. Jego zasadę działania przedstawia poniższy schemat. Rysunek 33. Akceptacja wydarzeń. Uczestnicy systemu Y-Box mogą mieć dostęp do wydarzeń i zadań wyświetlanych na Kalendarzu w różnych rolach: twórcy wydarzenia, uczestnika lub obserwatora zależy to od roli jaką pełnią w projekcie do którego dany kalendarz należy. Obserwator projektu (każdy pracownik) może jedynie skomentować wydarzenie. Uczestnicy projektu, oprócz komentowania mają również możliwość: tworzenia wydarzeń w ramach projektu, edycji utworzonych przez siebie wydarzeń, ustawiania przypomnień oraz akceptacji bądź odrzucenia wydarzeń, na które zostaną zaproszeni przez autora wydarzenia. Administratorzy projektu mają większe uprawnienia do projektu i tego co się w nim znajduje, mogą w związku z tym edytować i usuwać utworzone przez innych wydarzenia. Podsumowując opis modułu do zarządzania zadaniami i projektami należy powiedzieć, że stanowi on z założenia centrum aktywności użytkowników i niejako serce systemu Y-Box, które poprzez powiązania zasila pozostałe moduły systemu tzn. Profil pracownika i Bazę wiedzy. Jest to innowacyjne podejście w tego typu programach, łączące zasady zarządzania wiedzą z projektową organizacją pracy w firmie. Powstałe w wyniku długoletnich obserwacji procesów biznesowych prowadzonych przez specjalistów tworzących to narzędzie i w ocenie wielu użytkowników jest właściwą odpowiedzią na zmieniające się potrzeby i realia nowoczesnych polskich przedsiębiorstw.

43 7 Baza wiedzy Najprościej rzecz ujmując baza wiedzy to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie dokumenty powstałe podczas pracy w systemie. Katalog dokumentów inaczej wewnętrzna wikipedia. Rysunek 34. Baza wiedzy - lista dokumentów. Dokumenty tworzone są dwojako. Jedne powstają bezpośrednio w bazie wiedzy przypisane do odpowiednich kategorii wiedzy. Drugie tworzone są podczas rozwiązywania zadań w projektach. Każdy dokument może znajdować się w wielu miejscach niezależnie od sposobu w jaki powstał. Dokumenty można aktualizować rozszerzając je o nową kategorię, wiązać z innym projektem, czy zadaniem. Dzięki temu powstaje sieć informacyjno wiedzowa, która coraz dokładniej dostarcza nowych informacji i sprawia, że wiedza jest rozwijana i rozszerzana o nowe obszary. Dodatkowo dokumentem może stać się rozwiązanie konkretnego zadania poprzez konwersję rozwiązania na dokument. Każdy z tych mechanizmów ma jedno główne zadanie. Baza wiedzy służy do gromadzenia wiedzy i pielęgnowania jej. Dbania o to, aby była aktualna i poszerzana. Baza wiedzy składa się z kategorii, w których znajdują się dokumenty powiązane z nimi. Widok kategorii można przeglądać na dwa sposoby. Za pomocą drzewa kategorii dzięki temu łatwiej odnaleźć dokument idąc tropem kategorii lub za pomocą listy alfabetycznej. Oprócz nazwanych kategorii istnieje jeszcze kategoria specjalna Dokumenty nieskategoryzowane. W tym miejscu znajdują się dokumenty, które nie mają przypisanej żadnej kategorii, jednak zostały stworzone i były wykorzystywane np. w projektach. Aby je uporządkować i przypisać do kategorii wystarczy edytować dokument i wybrać do jakiej kategorii ma być przypisany. Dzięki temu nawet jeśli w czasie trwania projektu i powstawania dokumentów ktoś zapomni lub nie będzie wiedział jaką kategorię nadać, później dokument ten zostanie w bazie wiedzy uporządkowany.

44 Rysunek 35. Odsłona kategorii w bazie wiedzy. Cała filozofia bazy wiedzy opiera się na tym, aby każdy użytkownik mógł z niej skorzystać, mógł ją zaktualizować przez co staje się aktywnym uczestnikiem całego systemu. System Y-Box stawia na czynny udział w tworzeniu wiedzy, która jest wypadkową systemu zadaniowego czyli projektów i zadań oraz problemów i rozwiązań jakie powstają w trakcie realizacji projektów. Tworzenie dokumentu. Może zrobić to każdy. Wystarczy podać kategorię bazy wiedzy lub przypisać do projektu. Aby tworzenie dokumentu było prostsze został wprowadzony mechanizm WYSIWYG oraz zestaw szablonów. WYSIWYG czyli edytor tekstowy pozwala na prostą edycję i formatowanie tekstu. Szablony to schematy dokumentów przygotowane wcześniej zawierające pewne układy i struktury dokumentu, które należy wypełnić tylko treścią. Dodatkowym mechanizmem jest automatyczne tworzenie spisu treści bazując na nagłówkach dokumentu.

45 Rysunek 36. Tworzenie dokumentu w bazie wiedzy. Kolejnym mechanizmem usprawniającym tworzenie dokumentów jest możliwość konwersji rozwiązania zadania oraz odpowiedzi do pytania na dokument. W tym przypadku treść rozwiązania zadania (odpowiedzi) kopiowana jest do dokumentu. Taki dokument jest gotowy do zapisu bez konieczności uzupełniania czegokolwiek. Jednak pamiętaj o jakości dokumentów. Lepiej poświęcić chwilę czasu i rozbudować dokument. Ułatwisz pracę innym w przyszłości. Czy wiesz, że za dodanie dokumentu dostajesz 3 punkty? Jeśli wybierzesz kategorie dla dokumentu dostajesz dodatkowe 2 punkty. Wersjonowanie Nowo utworzony dokument po zapisaniu staje się jego pierwszą wersją, a Ty stajesz się jej autorem. Co nie oznacza, że dokument będzie zawsze aktualny i wyczerpujący. Dlatego w każdej chwili Ty, jak i każda inna osoba może przejść do edycji, aby zaktualizować dokument lub uzupełnić go o dodatkowe elementy. Każda zmiana treści dokumentu powoduje, że powstaje nowa wersja dokumentu, a autor zmian staje się współtwórcą dokumentu.

46 Rysunek 37. Nowa wersja dokumentu. Może się zdarzyć taka sytuacja, w której będziesz chciał wrócić do poprzedniej wersji lub po prostu sprawdzić jak ewoluował dokument. Dzięki wersjonowaniu masz tą możliwość. Wystarczy, że wybierzesz odpowiednią wersję. Aby przywrócić starszą wersję wystarczy, że ją wybierzesz i wyedytujesz. Zapisanie sprawi, że zostanie utworzona nowa wersja dokumentu, która tak naprawdę będzie starszą wersją rozszerzoną o to co zostało dopisane. Podczas zmiany wersji pierwszą osobą na liście autorów jest autor oglądanej wersji. Jeśli nie masz czasu, a jednak zauważysz, że dany dokument jest nieaktualny lub są w nim błędy, masz dodatkowy mechanizm oznaczania dokumentów jako nieaktualne. Oznaczając taki dokument musisz podać powód dla którego uważasz, że dokument jest nieaktualny. Takie oznaczenie spowoduje że autorzy dokumentu dostaną informację o tym, że dokument został oznaczony w ten sposób. Tak oznaczony dokument może zaktualizować każdy ściągając flagę nieaktualny. Oczywiście powstanie w ten sposób nowa wersja. W wersji starszej wciąż będziesz mógł zobaczyć to oznaczenie i powód. Dzięki temu każdy dokument posiada pełną historię. Od powstania po najnowszą jego wersję.