ZARZĄDZENIE NR Burmistrza Miasta Jawora z dnia 28 stycznia 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR Burmistrza Miasta Jawora z dnia 28 stycznia 2015 r. o wprowadzeniu instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Jaworze Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Jaworze instrukcję w sprawie gospodarki kasowej stanowiącą załącznik do zarządzenia. 2. Traci moc postanowienie nr Burmistrza Miasta Jawora z dnia 7 czerwca 2011 r. o wprowadzeniu instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Emilian Bera

2 Załącznik do zarządzenia Nr Burmistrza Miasta Jawora z dnia 28 stycznia 2015 r. Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej

3 INSTRUKCJA w sprawie gospodarki kasowej Część I Postanowienia ogólne 1. Instrukcja określa zasady i warunki, jakie powinny być spełnione przy prowadzeniu gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Jaworze oraz warunki zabezpieczenia i przechowywania wartości pieniężnych. 2. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki kasowej, a w szczególności na podstawie następujących aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), 2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), 3) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r. Nr 166, poz. 1128), 4) zarządzenie Prezesa Narodowego Banku Polskiego Nr 31/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. NBP z 2013 r. poz. 23).

4 Część II - Wprowadzenie Przez użyte w instrukcji określenia rozumie się: 1. wartości pieniężne krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę, 2. jednostka obliczeniowa kwota pieniężna do wysokości zł. Rozdział I - Pomieszczenie kasy 1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone, zamykane na klucz. W pomieszczeniu kasy powinno znajdować się okienko, przez które dokonywane są wpłaty i wypłaty. Pomieszczenie powinno być tak umiejscowione i zabezpieczone, aby uniemożliwiło wejście jakiejkolwiek osoby do wnętrza kasy. W pomieszczeniu kasy winno być zainstalowane urządzenie alarmowe. Pomieszczenie kasowe powinno być wyposażone w kasetkę metalową do przechowywania środków pieniężnych. Rozdział II - Kasjer 1. Kasjerem może być wyłącznie osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer jest osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych. 3. Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów, stanowiący załącznik nr 1 do instrukcji. 4. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokości kwot przechowywanych oraz transportowanych wartości pieniężnych. 5. Przejęcie - przekazanie kasy przez kasjera, lub czasowo przez inną osobę może nastąpić wyłącznie protokolarnie w obecności naczelnika wydziału, w którym kasa funkcjonuje lub osoby go zastępującej. Protokół przekazania kasy stanowi załącznik nr 2 do instrukcji. Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów w tym względzie obowiązujących, stanowiące załącznik nr 3 do instrukcji. Rozdział III - Ochrona wartości pieniężnych 1. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Wartości pieniężne winny być przechowywane: 1) w kasecie stalowej, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,3 jednostki obliczeniowej, tj zł, 2) w skarbcu przymocowanym trwale do podłoża, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 1.0 jednostki obliczeniowej, tj zł.

5 Rozdział IV - Transport wartości pieniężnych 1. Transport wartości pieniężnych w kwocie nieprzekraczającej zł może być wykonywany pieszo przy ochronie dodatkowego pracownika urzędu. Jeżeli transport pieszy ze względu na odległość między jednostką organizacyjną a bankiem lub urzędem pocztowym nie daje gwarancji bezpieczeństwa należy dokonywać transportu samochodem. Samochody używane w tym celu powinny być w miarę możliwości wyposażone w urządzenia zabezpieczające i alarmowe utrudniające zagarnięcie wartości pieniężnych. 2. Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej zł podlega ochronie przez dodatkowego pracownika urzędu oraz przenoszeniu w specjalnej torbie przeznaczonej do tego celu. 3. W samochodach przewożących wartości pieniężne nie mogą być równocześnie transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewożone osoby postronne nieuczestniczące w tym transporcie. Rozdział V - Gospodarka Kasowa 1. W kasie może być: 1) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki, 2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, 3) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki, 4) gotówka przechowywana w formie depozytu, otrzymana od osób prawnych i fizycznych. 2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalona przez Burmistrza Miasta w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki i możliwości jej odprowadzenia na rachunek bankowy. 3. Przy ustalaniu wysokości zapasu gotówki należy uwzględnić minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego. 4. Niezbędny zapas gotówki w kasie urzędu w miarę wykorzystania może być uzupełniany do ustalonej wysokości (weryfikowanej w razie potrzeb przez Burmistrza Miasta) ze środków podjętych z rachunku bankowego. 5. Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, odprowadza się w dniu powstania nadwyżki, a jeżeli są warunki do odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanej gotówki w dniu następnym na rachunek bankowy urzędu. 6. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków urząd powinien przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Niewykorzystaną część tej gotówki (niepodjęte należności oraz zwroty wypłaconych z niej zaliczek lub nienależnie pobranych kwot) urząd może również przeznaczyć na inne cele aniżeli określone przy podjęciu gotówki z rachunków bankowych. 7. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie urzędu przez okres 7 dni pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. 8. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego dla urzędu niezbędnego zapasu, o którym mowa w pkt Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub osobie fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na

6 pokrycie wydatków jednostki, jak również do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki i nie jest wliczana do ustalonej dla urzędu wielkości tego zapasu. 10. Urząd nie dokonuje wypłat gotówkowych z bieżących wpływów własnych do kasy urzędu, odprowadza te wpływy na właściwe rachunki bankowe w dniu przyjęcia wpływów w kasie urzędu.

7 Część III - Dokumentacja kasowa 1. W Urzędzie Miejskim w Jaworze dokumentację kasy stanowią: 1) dokumenty operacyjne kasy: a) raport kasowy RK, b) dowód wpłaty KP Kasa przyjmie, c) dowód wypłaty KW Kasa wypłaci, d) czek gotówkowy, e) bankowy dowód wpłaty, f) dowód wpłaty-kwitariusz przychodowy K-103, g) pokwitowanie komputerowe z programów komputerowych dopuszczonych do stosowania załącznikiem nr 7 do postanowienia nr Burmistrza Miasta Jawora z dnia 12 listopada 2014 roku w sprawie ustalenia zasad rachunkowości, h) dowód wpłaty należności za wodę i ścieki, i) dowód wpłaty opłaty za gospodarowanie odpadami; 2) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne: a) dowody zakupu faktury, rachunki, b) dowody sprzedaży, c) wnioski o zaliczkę, d) rozliczenie zaliczki, e) rozliczenie delegacji służbowej, f) listy płac, g) listy wypłat zasiłków, premii, nagród, stypendiów, diet i innych świadczeń, h) rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło, i) oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych j) inne dokumenty o podobnym charakterze, akceptowane na bieżąco przez Skarbnika Gminy; 3) dokumenty organizacyjne kasy: a) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, b) oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, c) zakres czynności kasjera, d) wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych z wzorami podpisów, e) protokoły przyjęcia przekazania kasy, f) protokoły kontroli kasy; 4) dokumenty sporządzane przez kasjera: a) zestawienie niepodjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac (karta niepodjętych wynagrodzeń lub innych należności stanowi załącznik nr 4 do instrukcji) b) inne zestawienia lub rejestry. 2. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: 1) wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, 2) wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. Zastępcze dowody wypłat wystawiane są na podstawie wcześniej przygotowanego dowodu wypłaty zatwierdzonego przez Burmistrza Miasta lub osoby upoważnione. Zastępczym dowodem kasowym jest dowód wypłaty KW.

8 3. Dowód wpłaty kwitariusz przychodowy K-103 jest drukiem ścisłego zarachowania i przyjmuje się na nim podatki i opłaty lokalne oraz inne należności niepodatkowe. 4. Przychodowe dowody kasowe - kwitariusz przychodowy K wystawia się w trzech egzemplarzach. Oryginał stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki zostaje wręczony wpłacającemu. Jedna kopia przeznaczona jest dla księgowości podatkowej, a druga kopia pozostaje w kasie w grzbiecie kwitariusza. 5. Przychodowe dowody kasowe - pokwitowania komputerowe - są wystawiane w dwóch egzemplarzach. Oryginał stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki zostaje wręczony wpłacającemu. Kopia przeznaczona jest dla księgowości podatkowej. Celem sprawdzenia na koniec każdego dnia zostaje sporządzona kontrolka wpłat z poszczególnych należności, zawierająca zestawienie wpłat z numerami wpłat, nazwiskami wpłacających oraz wpłaconymi kwotami. 6. Dowodem wpłaty należności za wodę i ścieki jest pokwitowanie załączone do faktury VAT. Jeden egzemplarz ( dowód wpłaty) pozostaje przy fakturze i stanowi pokwitowanie wpłaty dla wpłacającego. Drugi egzemplarz (dla posiadacza rachunku) przeznaczony jest dla Referatu Wodociągów i Kanalizacji. Trzeci egzemplarz ( dla poczty lub banku) jest dołączany do dziennego zestawienia wpłat za wodę i ścieki. Na koniec dnia sporządzane jest zestawienie wpłat za wodę i ścieki zawierające numer faktury i kwotę wpłaty. 7. Dowodem wpłaty opłaty za gospodarowanie odpadami jest pokwitowanie drukowane przez Referat Gospodarki Odpadami. Jeden egzemplarz ( dowód wpłaty) stanowi pokwitowanie wpłaty dla wpłacającego. Drugi egzemplarz (dla posiadacza rachunku) przeznaczony jest dla Referatu Gospodarowania Odpadami. Trzeci egzemplarz ( dla poczty lub banku) jest dołączany do dziennego zestawienia wpłat za gospodarowanie odpadami. Na koniec dnia sporządzane jest zestawienie wpłat za odpady zawierające numer dowodu wpłaty i kwotę wpłaty. 8. Wszystkie przychodowe dowody wpłaty są podpisywane przez osoby je wystawiające oraz parafowane i stemplowane przez kasjera. 9. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłaty lub wpłaty. Dowody księgowe niepodpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. 10. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek: kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słowami, dat, nazw lub nazwisk. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłaty lub wypłaty gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. 11. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych. Na dowodzie wpłat gotówki należy wpisać słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i jej tytuł. 12. Formularze dowodów wpłat powinny być połączone w bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, które należy ponumerować przed oddaniem ich do użytku. Formularze przychodowych dowodów kasowych należy ponumerować, zachowując ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Na okładce każdego bloku należy odnotować: - numer kolejny bloku formularzy, - numer kart bloku formularzy (od nr...do nr...), - okres, w którym korzystano z bloku formularzy ( od dnia...do dnia...).

9 13. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy. Powyższe zostało uregulowane instrukcją w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 14. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie: 1) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzać stempel banku na dowodzie wpłaty, 2) rachunków (faktur), 3) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych, nagród, stypendiów oraz zbiorczych zestawień wypłat sporządzonych na podstawie rejestru niepodjętych płac, 4) własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów i usług), 5) dowodów wypłat kasa wypłaci (dotyczy niepodjętych płac). Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia w tym także zaliczek na koszty podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. 15. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Burmistrz Miasta i Skarbnik Gminy lub osoby przez nich upoważnione. 16. Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez Burmistrza Miasta i Skarbnika Gminy lub osoby przez nich upoważnione (np. wypłaty wynagrodzeń niepodjętych w terminie). 17. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat). Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż na jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie niemogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać się inna osoba (z wyjątkiem pracownika zlecającego wypłatę), stwierdzając, jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej się, jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie niemogącej się podpisać. 18. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnieniem stanowiące załącznik nr 5 do instrukcji, powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.

10 Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości, własnoręczności podpisu wystawiającego (zakład pracy zatrudniający osobę, organ administracji państwowej lub samorządowej, notariusz, itp.). 19. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi raporty kasowe znormalizowane RK. Wypłaty z list płac mogą być ewidencjonowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującą sumę poszczególnych wypłat dokonywanych w danym dniu lub też w kwocie równej sumie ogółem wypłat przekazanych do wypłacenia płatnikom. Kasjer może być traktowany, jako płatnik listy płac. Gotówka znajdująca się w kasie do wypłaty z listy płac oraz listy wypłaty stypendiów w okresie nieprzekraczającym 14 dni traktowana jest, jako depozyt. W razie nie dokonania pełnego rozchodu gotówki z kasy, kasjer jest zobowiązany przyjąć niepodjęte wypłaty z listy na podstawie przychodowego dowodu kasowego oraz wpisać go do raportu kasowego. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. 20. Raport kasowy sporządza się i zamyka codziennie. Obroty kasowe kasjer rejestruje w raporcie kasowym, wypełnionym z kopią. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie kasjer podpisuje raport i przekazuje oryginał i kopie wraz z dowodami kasowymi do sprawdzenia naczelnikowi Wydziału Finansowo- Podatkowego lub osobie go zastępującej. Następnie oryginał raportu wraz z dowodami kasjer przekazuje do Wydziału Księgowości Urzędu, a kopię pozostawia w kasie. Prowadzi się raporty kasowe do każdego rachunku bankowego. Kasjerzy prowadzący kasy w Urzędzie Miejskim i w Referacie Wodociągów i Kanalizacji sporządzają odrębne raporty kasowe. 21. Rozchodu gotówki nieudokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 22. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu na dochody budżetowe w ciągu 30 dniu od daty jej stwierdzenia.

11 Część IV - Objaśnienia dotyczące sposobu i zasad wypełniania formularzy i druków kasowych 1. Czek gotówkowy - jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go po pobraniu z banku. Prawidłowo wypełniony czek podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione. Wzory podpisów osób upoważnionych, oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów, która jest złożona w banku prowadzącym obsługę bankową Gminy Jawor. Zabrania się podpisywania czeków in blanco. Osoby podpisujące czeki są odpowiedzialne za zgodność ich treści z dowodami stanowiącymi podstawę do ich wystawienia. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści nie można przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób. W przypadku pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet należy anulować. Czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, z tym, że do obliczenia ilości dni ważności, nie wlicza się dnia wystawienia. Dowodem księgowym jest mały odcinek czeku zwany zawiadomieniem o księgowaniu. 2. Dowód wpłaty - kasa przyjmie KP jest drukiem dokumentującym wpłaty gotówkowe dokonywane bezpośrednio w kasie urzędu. Wystawiany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach, z których oryginał dołącza się do raportu kasowego, zaś kopia pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli. W przypadku pomyłki, należy wszystkie egzemplarze anulować. Osoba wystawiająca dowód KP określa w nim: - datę wpłaty, - dokładne określenie tytułu wpłaty, - kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty. Dowód jest sprawdzany przez naczelnika Wydziału Finansowo-Podatkowego lub osobę go zastępującą oraz podlega zatwierdzeniu przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego wskazaną. 3. Dowód wypłaty kasa wypłaci KW jest zastępczym dowodem wypłaty dokumentującym wypłaty gotówkowe dokonywane bezpośrednio z kasy, np. niepodjęte płace lub inne należności. Wystawiany jest na podstawie wcześniej przygotowanego źródłowego dowodu wypłaty zatwierdzonego przez Burmistrza Miasta lub osoby upoważnione w trzech egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje odbierający gotówkę, jedna kopia dołączana jest do raportu kasowego a druga pozostaje w bloku do rozliczeń i kontroli. W przypadku pomyłki wszystkie egzemplarze należy anulować. Dowód wypłaty KW podpisuje osoba wystawiająca, kasjer, jako osoba wypłacają oraz osoba, która otrzymuje należność. Osoba wystawiająca dowód KW wpisuje następujące dane: - datę wypłaty, - nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby na rzecz, której dokonuje się wypłaty, - tytuł wypłaty, - kwotę wypłaty cyframi i słownie. 4. Raport kasowy RK jest drukiem sporządzanym przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty. W celu ułatwienia i przejrzystości dokonywanych operacji kasowych prowadzi się odrębne raporty kasowe dla każdego rachunku bankowego, np. dochodów, wydatków, depozytów, ZFŚS. Raport kasowy sporządza kasjer w sposób następujący: - w lewym górnym rogu raportu zamieszcza się pieczęć firmową, a w wierszu kasa wpisuje się oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzany,

12 - po prawej stronie, w górnej rubryce, wpisuje się numer raportu kasowego; numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego, - w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol dokumentu wraz z jego numerem, - w dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach wpisuje się ilość dowodów KP, KW, i łączne kwoty operacji gotówkowych. Każdą stronę raportu kasowego podlicza się oddzielnie, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego. Po wypełnieniu raportu kasowego kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje oryginał i kopię wraz z dowodami kasowymi do sprawdzenia naczelnikowi Wydziału Finansowo-Podatkowego lub osobie go zastępującej. Następnie oryginał raportu wraz z dowodami kasjer przekazuje do Wydziału Księgowości Urzędu, a kopię pozostawia w kasie. 5. Czeki określone w pkt. 1 są ewidencjonowane, jako druki ścisłego zarachowania w oddzielnie założonych ewidencjach. Pozostałe druki kasowe są ewidencjonowane w oddzielnie prowadzonych ewidencjach lub rejestrach. 6. Bankowy dowód wpłaty - wystawia się przy przekazaniu na rachunek bankowy środków pieniężnych przekraczających ustalone pogotowie kasowe lub przyjęte inne wpłaty. Dokument wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach. Wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty osoba wpłacająca gotówkę składa wraz z gotówką w banku. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał dowodu dla siebie, obie kopie otrzymuje osoba wpłacająca. Jedna kopia jest wklejana do kwitariusza lub dołączana do kontrolki wpłat bądź zestawienia wpłat za wodę i ścieki. Drugą kopię otrzymuje osoba księgująca wyciągi bankowe. 7. Rejestr depozytów - prowadzi się w jednym egzemplarzu. Ewidencja ta musi zawierać, co najmniej następujące dane: - numer kolejny depozytu, - określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę, - określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, - datę i godzinę przyjęcia depozytu, - datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis naczelnika Wydziału Księgowości Urzędu lub osoby go zastępującej. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka, nie może być łączona z gotówką jednostki. Rejestr ten obejmuje także wykaz papierów wartościowych posiadanych przez jednostkę według ustaleń jednostki. 8. Zestawienie niepodjętych poborów - zestawienie służy do udokumentowania niepodjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac. Zestawienie sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach. Zestawienie powinno zawierać następujące dane: - numer kolejny (liczbę porządkową), - nazwisko i imię i stanowisko zajmowane przez osobę, - data przyjęcia gotówki wg dowodu KP, - kwotę, - podpis sporządzającego zestawienie. Oryginał zestawienia niepodjętych poborów kasjer załącza do dowodu KP, a na liście płac w miejscu przeznaczonym na pokwitowanie odbioru gotówki wpisuje numer i datę przychodowego dowodu kasowego KP oraz składa swój podpis.

13 Część V Zasady postępowania z fałszywymi oraz uszkodzonymi lub zużytymi znakami pieniężnymi 1. W przypadku otrzymania, przy wpłacie gotówki, fałszywego znaku pieniężnego kasjer: zatrzymuje wręczony znak pieniężny, co, do którego powziął podejrzenie, że jest fałszywy i żąda od wpłacającej go osoby okazania dowodu osobistego, zawiadamia Skarbnika Gminy, zawiadamia Komendę Powiatową Policji, sporządza w trzech egzemplarzach protokół w sprawie zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego stanowiący załącznik nr 6 do instrukcji. 2. W razie ujawnienia przez kasjera znaku pieniężnego sfałszowanego lub budzącego wątpliwości, co do autentyczności i w razie niemożności ustalenia, przez kogo znak został wpłacony, kasjer zobowiązany jest znak zatrzymać i sporządzić protokół o zatrzymaniu sfałszowanego znaku pieniężnego w dwóch egzemplarzach. 3. Protokół zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego powinien zawierać: numer protokołu, datę i miejsce sporządzenia, wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a ponadto serie i numery, jeżeli zatrzymanym znakiem pieniężnym jest banknot, podpis osoby zatrzymującej znak pieniężny, podpis i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. 4. Sfałszowane znaki pieniężne są depozytem, nie stanowią podstawy do wystawienia dowodu KP. 5. Zużyte lub uszkodzone znaki pieniężne należy złożyć w banku obsługującym jednostkę w celu wymiany. 6. Wymianie podlegają: banknoty postrzępione, naddarte, podklejone, przerwane, nadmiernie zabrudzone, zaplamione, odbarwione lub uszkodzone w inny sposób, w tym również wskutek umieszczenia na nich trwałego napisu, nadruku, rysunku lub innego znaku; monety i ich elementy (rdzeń i pierścień), mające w szczególności uszkodzenia typu mechanicznego, wytarte, o zmienionej barwie, skorodowane, w tym również uszkodzone w skutek umieszczenia na nich trwałego napisu, rysunku lub innego znaku. 7. Bank przyjmuje we wpłatach lub wymienia w pełnej wartości nominalnej zużyte znaki pieniężne, których autentyczność nie budzi wątpliwości, jeżeli odpowiadają następującym warunkom: banknoty: a. posiadające 100% pierwotnej powierzchni, w tym również uszkodzone wskutek umieszczenia trwałego napisu, nadruku, rysunku lub innego znaku, a także zabrudzone, poplamione, itp., b. przerwane na dwie części, sklejone ze sobą lub niesklejone, jeżeli obie części pochodzą z tego samego banknotu, nie posiadają ubytków powierzchni w miejscu przerwania i łącznie stanowią 100% pierwotnej powierzchni, c. jeżeli zachowały ponad 75% swej pierwotnej powierzchni w jednym fragmencie, d. w razie zatarcia elementów graficznych posiadają cechy umożliwiające rozpoznanie ich wartości nominalnej; monety, a także dwa rozłączne elementy (rdzeń i pierścień) jeżeli pochodzą z monety o tej samej wartości nominalnej.

14 8. W przypadku otrzymania od wpłacających uszkodzonych znaków pieniężnych w zakresie uszkodzeń na tyle znacznych, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż bank ich nie wymieni lub nie zwróci pełnej wartości nominalnej kasjer może odmówić przyjęcia banknotu lub monety.

15 Część VI Kontrola i inwentaryzacja kasy 1. Nadzór nad kasą i kasjerem sprawuje naczelnik wydziału, w którym kasa funkcjonuje. 2. Kasa urzędu podlega kontroli bieżącej i okresowej prowadzonej przez komisję wyznaczoną przez Skarbnika Gminy. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem stanowiącym załącznik nr 7 do instrukcji. 3. Kontrola bieżąca może ograniczać się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej dokonywanej przez naczelnika Wydziału Finansowo-Podatkowego oraz naczelnika Wydziału Księgowości Urzędu. 4. Inwentaryzację kasy przeprowadza się: - w dniach ustalonych przez Burmistrza Miasta, - w ostatnim dniu roboczym każdego roku kalendarzowego. 5. W toku inwentaryzacji poza gotówką podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe. 6. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza Burmistrz Miasta. Gdy konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji w czasie nieobecności kasjera, zespół spisowy składa się co najmniej z trzech osób. 7. Z wyników inwentaryzacji sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół stanowiący załącznik do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Jaworze, podpisany przez członków zespołu spisowego i kasjera. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, z wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 8. Protokół inwentaryzacji otrzymują: - oryginał Wydział Księgowości Urzędu - kopię kasjer. 9. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie Burmistrza Miasta. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokółem. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, jak też przy interpretacji jej postanowień wiążące decyzje podejmuje Skarbnik Gminy.

16 Załącznik Nr 1 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej Wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych I. DYSPONOWANIE GOTÓWKĄ Lp. Stanowisko służbowe Nazwisko i imię Podpis 1. Burmistrz Bera Emilian 2. Doradca Burmistrza Żmijewska Monika 3. Skarbnik Gminy Kołodziej Anna 4. Naczelnik Wydziału Gronostal Dorota Księgowości Urzędu 5. Podinspektor Kamińska Irena II. ZATWIERDZANIE DOWODÓW KASOWYCH Lp. Stanowisko służbowe Nazwisko i imię Podpis 1. Burmistrz Bera Emilian 2. Doradca Burmistrza Żmijewska Monika 3. Skarbnik Gminy Kołodziej Anna 4. Naczelnik Wydziału Gronostal Dorota Księgowości Urzędu 5. Podinspektor Kamińska Irena

17 Załącznik Nr 2 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej PROTOKÓŁ NR Spisany w dniu na okoliczność zdania kasy Urzędu Miejskiego w Jaworze / Referatu Wodociągów i Kanalizacji przez.. dla.. w obecności. Gotówka w kasie Razem gotówka Zdający:..... Przyjmujący:.... W obecności:...

18 Załącznik Nr 3 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej OŚWIADCZENIE W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w... nazwa jednostki organizacyjnej przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. data i podpis przyjmującego oświadczenie.. data i podpis kasjera

19 Załącznik Nr 4 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej CZĘŚĆ I KARTA NIEPODJĘTYCH WYNAGRODZEŃ LUB INNYCH NALEŻNOŚCI Stwierdzam, że Pan/Pani... nie podjął należnego mu... z Raportu Kasowego Nr...z dnia.. w wysokości słownie:... płatnik CZĘŚĆ II Dnia wypłacono wyżej wymienionemu z tytułu niepodjętego złotych... słownie:... odbierający.. kasjer

20 Załącznik Nr 5 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej.dnia UPOWAŻNIENIE Ja niżej podpisany...upoważniam Pana/Panią... (data i nr dowody osobistego lub legitymacji służbowej) do pobrania z kasy.należnego mi. za miesiąc oraz (podpis upoważnionego).. (podpis upoważniającego) Autentyczność podpisu stwierdzam.

21 Załącznik Nr 6 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej PROTOKÓŁ NR Spisany w dniu. na zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego. Zatrzymano następujące znaki pieniężne: Banknoty: 200 zł - ilość wartość seria. numer data emisji 100 zł - ilość wartość seria. numer data emisji 50 zł - ilość wartość seria. numer data emisji 20 zł - ilość wartość seria. numer data emisji 10 zł - ilość wartość seria. numer data emisji Monety: 5 zł - ilość wartość data emisji 2 zł - ilość wartość data emisji 1 zł - ilość wartość data emisji 0,50 zł ilość wartość data emisji 0,20 zł ilość wartość data emisji 0,10 zł ilość wartość data emisji 0,05 zł ilość wartość data emisji 0,02 zł ilość. wartość. data emisji 0,01 zł ilość wartość data emisji (podpis osoby zatrzymującej znak).. (numer dowodu osobistego i podpis osoby przedstawiającej znak)

22 Załącznik Nr 7 Do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej PROTOKÓŁ Z przeprowadzonej kontroli w kasie Urzędu Miejskiego w Jaworze / Referatu Wodociągów i Kanalizacji W dniu przez.... Kontrolę przeprowadzono w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. Rzeczywisty stan gotówki: 200 zł - ilość wartość 100 zł - ilość wartość 50 zł - ilość wartość 20 zł - ilość wartość 10 zł - ilość wartość 5 zł - ilość wartość 2 zł - ilość wartość 1 zł - ilość wartość 0,50 zł ilość wartość 0,20 zł ilość wartość 0,10 zł ilość wartość 0,05 zł ilość wartość 0,02 zł ilość wartość 0,01 zł ilość wartość W wysokości jest / nie jest zgodny z raportem kasowym nr.. z dnia Ostatnie dowody przychodu i rozchodu: 1. Czek gotówkowy. 2. KP 3. KW 4. Kwitariusze Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. W związku z ustaleniami zawartymi w protokole osoba materialnie odpowiedzialna wniosła / nie wniosła następujące zastrzeżenia: Podpisy: Kasjer. Kontrolujący. Osoby obecne przy kontroli..